Керувати, тобто приймати рішення щодо розподілу ресурсів, можна лише на основі достовірної та своєчасної інформації. Ця інформація має бути коректною та надходити досить оперативно. Саме для цього і служить офіційний документ під назвою «доповідна записка», про яку ви дізнаєтесь далі.
Що за записка?
Доповідна записка є стандартною канцелярською формою передачі інформації «знизу-вгору» – від співробітників до керівництва. У доповідних записках описуються критичні події, заходи, що відбуваються, і загальний стан фірми. Спираючись на доповідні, менеджер може зробити більш точний аналіз стану справ в організації та віддавати адекватні команди.
Створення доповідної може бути задумом і підлеглого, і його безпосереднього керівництва. Якщо ініціатива походить від менеджменту, то часто вказівку виконати роботу доводиться до підлеглого в усній формі.
Існують інші види записок для ділового спілкування. Не можна плутати їх з доповідної, тому розглянемо їх популярні види:
- Службова записка – використовується передачі інформації між відділами чи співробітниками, які перебувають у прямому підпорядкуванні одне одному. Так можуть висловлюватися деякі прохання про співробітництво або повідомлення про події, що відбуваються всередині організації, тому таку форму не можна вважати доповідною запискою.
- , в якій зазвичай співробітник пояснює керівництву свої дії, найчастіше такі, що призвели до порушення нормальної роботи організації. Це також не є докладною.
Нижче ви зможете переглянути ролик, в якому пояснюється, в чому різниця між доповідними та службовими записками:
Слід зважати на те, що доповідна записка є серйозним юридичним документом. Можливо, що в майбутньому вам доведеться посилатися на неї при судових розглядах, тому уважно ставтеся до її вмісту.
Види доповідної записки
Існує умовний поділ доповідних за тематикою, зразковий напрямок яких зрозумілий з назви:
- Звітні. Найчастіше застосовують саме такі доповідні. Їх складання заздалегідь регламентується вищою структурою для контролю над параметрами, які регулярно потребують нескладного, але безперервного контролю.
- Ініціативні. Подаються керівництву нерегулярно у випадках, коли у підлеглих є пропозиція щодо раціоналізації чи оптимізації процесів на підприємстві.
- Інформативні. Пишуться для повідомлення вищих співробітників про певні різкі зміни (часто негативні) у налагодженій роботі відділу або фірми. У таких випадках зазвичай потрібна швидка реакція керівництва, щоб не зазнати втрат або не упустити можливий прибуток.
Незалежно від тематики, документ може бути:
- внутрішнім. Для вирішення питань, що виникають усередині установи, застосовуються внутрішні доповідні. Рішення після розгляду приймають власні співробітники організації.
- Зовнішнім. Зовнішня доповідна складається для сторонньої організації, яку прагнуть залучити до процесів, які у своєму установі.
Як складаються такі записи, розглянемо далі.
Як написати внутрішню доповідну?
Внутрішні доповідні зазвичай пишуть на простих аркушах паперу. Перерахуємо обов'язкові складові та вкажемо їх традиційне розташування:
- Кому призначена доповідна (хто повинен буде приймати рішення) – справа вгорі, в давальному відмінку.
- Інформація про особу, яка склала документ із неодмінною вказівкою відділу (підрозділу). Вказується також праворуч, нижче попередньої частини, в давальному відмінку.
- Назва документа – «Докладна записка» – у центрі аркуша (після назви точка, двокрапка та інші розділові знаки не ставляться). Якщо тема доповідної стандартна (про прогулі, про пропозицію, про преміювання) - можна відразу її додати під назвою.
- Реєстраційний номер та дата (якщо цього вимагає внутрішнє діловодство).
- Можлива згадка спонукань, що викликали складання записки.
- З абзацу – констатація, тобто виклад ситуації, що склалася в якомусь процесі, з точки зору респондента (факти, події, обставини, хронологія, причинно-наслідкові зв'язки).
- З нового абзацу – аналітика, тобто точний опис проблем, які вже існують чи можливі в майбутньому, як це видається доповідачеві (іноді наводяться потенційні можливості, які поки що не використовуються, проте можуть послужити на благо організації).
- З нового рядка - рекомендації, тобто шляхи усунення проблем або пропозиції щодо мінімізації втрат, якщо уникнути негативного впливу деяких факторів неможливо (або оптимальний шлях освоєння незадіяних ресурсів).
- Дата, число, персональні дані доповідача – підпис, посада, ініціали (ПІБ).
Порожній бланк документа можна завантажити.
Найбільш популярні форми такої доповідної записки розглянемо нижче.
Про порушення трудової дисципліни
Такий документ є дуже серйозним, адже на його підставі може бути:
- винесено (догану);
- зниження співробітника на посаді;
- запущено процедуру звільнення співробітника за відповідною статтею Трудового Кодексу РФ;
- відкрито судовий розгляд.
Звісно ж, така інформація є внутрішньою, тому небажано її проникнення за межі установи.
В основному тексті має бути чітко і конкретно зазначено, у чому завинив працівник. Ще краще, якщо прямо наводяться статті Трудового Кодексу РФ та правила внутрішнього розпорядку, порушені співробітником.
У тексті зазвичай є згадка про те, що співробітник дав пояснення своїй поведінці в пояснювальній записці, із зазначенням номера, дати та інших ідентифікаторів цього документа. Якщо ж такої пояснювальної немає, це також вказується.
Приклад внутрішньої доповідної записки про те, що працівник порушив трудову дисципліну, оскільки не був на робочому місці, можна завантажити.
Про невиконання посадових обов'язків
Як правило, за невиконання посадових обов'язків слідує покарання працівника у вигляді притягнення до дисциплінарної відповідальності. Його формами можуть бути:
- невиплата премії;
- штраф;
- догана;
- зниження на займаній посаді.
Зразок доповідної записки про невиконання посадових обов'язків пропонується завантажити.
Співробітник має право подати до суду на роботодавця, якщо вважатиме покарання несправедливим або надмірним, тому при складанні доповідної необхідна точність формулювань і вивіреність вимог, наприклад, з посиланням на внутрішній розпорядок робіт.
Про преміювання
Така форма доповідної застосовується у разі, коли співробітнику призначається премія. Здебільшого тексті розписується, яку роботу призначається премія у якому розмірі. Завантажити зразок такого документа можна.
Як скласти зовнішню доповідну?
Такі документи оформляються на фірмовому бланку із обов'язковим зазначенням реквізитів та контактних даних компанії. Емблема на бланку допоможе одержувачу швидше зрозуміти, з ким він має справу. Для підтвердження достовірності документа має бути поставлений синій друк підприємства.
Оскільки діловий папір вирушатиме у зовнішній світ, то вимоги до його наповнення такі:
- Назва організації-одержувача. Скорочення та пропуски не допускаються (праворуч вгорі).
- Посадова особа, якій надсилається документ (зазвичай «Генеральному директору» чи щось подібне) – під попередньою частиною.
- Назва організації-відправника, також без скорочень та перепусток (зліва вгорі).
- Повна офіційна назва документа (доповідна записка про відрядження співробітника, наприклад) – у центрі документа.
- Суть справи, що викладається у діловій формі коротко та ясно.
- Посада, сигнатура та ініціали керівника організації-відправника (у центрі нижньої частини).
- Дані про виконавця – посада, ініціали, номер контактного (службового) телефону (нижче від попередньої частини).
Ось зразок такої записки:
5 вимог до форми доповідної
Доповідна записка не має строго обов'язкової форми, проте вона є канцелярським повідомленням, тому пишеться у негласному форматі, який має такі обов'язкові елементи:
- Необхідна інформація має бути обов'язково чітко прописана.
- Грубі помилки та пропуск важливих даних неприпустимі, інакше надалі доповідна може бути визнана недійсною.
- Емоційні оцінки і особисте ставлення до описуваної ситуації зазвичай не вітається, оскільки сприяє прийняття адміністративного рішення.
- При описі обставин необхідно вказувати всі важливі деталі ситуації. Неістотні дрібниці можна не згадувати.
- Наприкінці документа обов'язково прописується посада укладача та його ПІБ.
Вище ви ознайомилися з різними видами доповідних, тому тепер набагато краще розумієте, як їх складати і що в них має бути написано. Особливо корисно знати службовцям державних установ, начальники яких зобов'язуються писати доповідні записки.
