Незважаючи на простоту оформлення, товарний чек (ТЧ) є важливим документом для учасників торговельних відносин та органів, які контролюють ці відносини.
Існує думка, що товарний чек – це марний папір, що йде у минуле внаслідок появи сучасних контрольно-касових машин, які друкують на касовому чеку потрібну інформацію про оплату. Можливо, колись товарний чек втратить значення. Але на сьогоднішній день обов'язок його мати закріплений за більшістю підприємців законодавчо. І на це є низка причин.
Що являє собою ТЧ
Це документ, що засвідчує факт оплати покупки. Він може бути доповненням до касового чека або бути основним платіжним документом, який видається як заміна касового чека. Товарний чек видається з метою захисту прав покупців та доказу цільового витрачання грошей, отриманих підзвіт.
Він не належить до бланків суворої звітності, оскільки грає допоміжну роль і містить докладні відомості про оплату товару: назву продавця, номер платника податків (ІПН), дату продажу, назву товару, кількість одиниць та ін.
Форма та обов'язкові реквізити
Цей чек немає уніфікованої форми. Тому ІП має право розробити для свого підприємства особливий зразок цього документа.
Головне, у ньому мають бути такі реквізити:
- назва документу;
- дата оплати;
- порядковий номер;
- назва організації (ПІБ ІП);
- ідентифікаційний номер платника податків (організації чи ІП);
- назва кожного проданого товару;
- кількість одиниць проданого товару;
- вартість одиниці товару;
- підсумкову суму платежу;
- посада, ПІБ та розпис продавця.
Правила заповнення
Цей документ не є бланком суворої звітності, але стосується фінансової документації, тому належне оформлення товарного чека дуже важливе.
У відповідних графах бланка розписують докладну інформацію про оплачені товари, послуги чи роботи. Якщо найменування не вміщається в один рядок, роблять перенесення на наступний.
Підсумкову суму покупки вказують цифрами та прописом. Для цього в нижній частині бланка відведено спеціальний рядок.
Останній рядок призначений для зазначення посади, прізвища, ініціалів та особистого підпису продавця.
Якщо в один бланк не вміщуються дані про купівлю, то продавець продовжує записи на іншому аркуші, потім скріплює бланки, вказує результат на останній сторінці і робить запис, що це єдиний документ. Або поділяє покупку на два чека, кожен із яких містить окрему підсумкову суму.
Якщо після внесення даних залишилися порожні рядки, їх перекреслюють, щоб виключити подальше внесення неправдивої інформації.
При допущенні помилки потрібно заповнити новий бланк, а не вносити виправлення. Оскільки тут, як і інших фінансових паперах, виправлення не допускаються.
Приклад правильного заповнення
У графі "Найменування товару" вказують конкретне найменування кожної позиції. Ця вимога є обов'язковою.
Не можна узагальнювати товари одну групу. Так, при торгівлі побутовою хімією, не пишуть узагальнюючу назву «Побутова хімія», а виділяють кожну позицію: пральний порошок «Чистюля», засіб для миття посуду «Крапелька», склоочисник «Блиск» та ін.
Приклад неправильного заповнення
Чи потрібна друк?
Про проставлення печатки на цьому виді чека в законодавстві нічого не сказано. Цей документ не має уніфікованої форми, тому має включати дані, наведені у п.2 ст.9 ФЗ №129, друк у цьому пункті не значиться. Отже, чек без друку може бути прийнято до обліку. Але нормативні правила зобов'язують організації застосовувати у своїй діяльності печатку, тому деякі юристи дотримуються думки, що на чеках, виданих юридичною особою, друк має бути присутнім.
Для ІП вимоги про наявність друку не передбачено, тому і на виданих ним документах вона необов'язкова.
Хоча, для самого підприємця відбиток печатки – це гарантія того, що у разі повернення товару чи виникнення іншої спірної ситуації буде впевненість, що товар придбаний у нього.
У яких випадках ІП має виписати ТЧ?
Індивідуальні підприємці та організації, які працюють із використанням ККМ, зобов'язані надавати товарний чек на додаток до касового, якщо цього вимагає покупець.
А для ІП та юридичних осіб, які є платниками ЕНВД заповнення товарного чека — основне підтвердження вчинення правочину. Теж стосується і підприємців, які перебувають на Патенті, але тільки у сфері торгівлі та надання інших послуг, коли йдеться про підтвердження надання послуг населенню, видається бланк суворої звітності.
За невидачу товарного чека, підприємцю, як і юридичній особі, загрожує штраф.
Контроль за виконанням обов'язків із видачі цього документа веде податкова інспекція. Ця сама організація накладає штрафи за невиконання підприємцями цих зобов'язань.
Сума штрафу за невидачу товарного чека, за статтею 14.5 КоАП, становить громадян 1500 — 2000 рублів, для посадових осіб — 3000 — 4000 рублів, юридичних — 30000 — 40000 рублів.
Товарний чек для авансового звіту
Часто підприємці запитують необхідність розглянутого чека для прийняття витрат. Здавалося б, навіщо необхідний цей документ, коли сучасні ККМ друкують касові чеки з докладним описом виробленої між покупцем і продавцем угоди, тобто. включають найменування товарів, ціну за одиницю, кількість та інші реквізити.
Справа в тому, що за 252 статтею НК РФ до витрат відносять лише обґрунтовані та підтверджені документами витрати. А у ФЗ №129 говориться, що первинні документи приймаються до обліку, якщо вони мають стандартну форму або містять такі дані: назва документа, номер бланка, дата видачі, назва компанії, суть операції, кількісний та грошовий вимір угоди, посада та розпис відповідальної особи .
Реквізити товарного чека відповідають цим вимогам, і він є первинним документом, отже, він також потрібний, як і касовий чек, що підтверджує факт оплати. Крім того, його наявність допоможе не лише в обґрунтуванні ухвалення витрат до обліку, а й у вирішенні спірних моментів при проведенні податкової перевірки.
Термін зберігання
Зберігати цей чек має і покупець, і продавець. Але, оскільки його виписують в єдиному екземплярі, то оригінал видається покупцю, а продавець, як правило, залишає копію.
Якщо чек використовується для підтвердження витрат і прикладається до авансового звіту, термін зберігання, як первинного документа, становить не менше 5 років.
Фізичній особі зберігати цей документ бажано протягом гарантійного строку, встановленого на придбаний товар.
Продавець не має суворого обов'язку щодо зберігання цих документів. Але, зберігаючи копії чеків, ІП полегшить ведення обліку на своєму підприємстві та забезпечить суворий контроль за витрачанням товарів, що важливо при торгівлі без ККМ.
Крім того, копії товарних чеків та регістри їх обліку допоможуть уникнути неприємних ситуацій, пов'язаних із податковою перевіркою. Так, згідно з п.41 Адміністративного регламенту №133н податкові інспектори мають право вимагати копії чеків, журнали їх реєстрації та інші види звітності, пов'язані із провадженням підприємницької діяльності. Тому ІП на Патенті та ЕНВД правильніше забезпечити зберігання копій цих документів, а також вести журнал обліку, щоб уникнути можливого накладення штрафу.
Таким чином, стає зрозумілим, що товарний чек, незважаючи на простоту оформлення, дуже важливий для учасників торговельних відносин та контролюючих цих відносин органів. Тому до його оформлення та зберігання потрібно підходити вкрай уважно.
