Документообіг будь-якого підприємства є сукупністю паперів різного характеру, систематизованих певним чином. Одним із документів є доповідна записка.
Загальна характеристика та призначення документа
Спочатку слід зазначити, що доповідна записка - це діловий папір, який носить інформативний і водночас рекомендаційний характер. Вона призначена для надання керівнику підприємства чи безпосередньому начальнику. Цей документ може бути складений будь-яким із двох причин:
- З ініціативи самого працівника.
- За завданням керівництва.
У будь-якому випадку такий папір містить докладну інформацію щодо конкретного, окремо взятого питання. По суті, це думка співробітника, висловлена в письмовій формі. Трапляються випадки, коли для прийняття рішення керівнику необхідно знати міркування своїх підлеглих щодо обставин будь-якої справи. Тоді працівник повинен скласти аргументовану відповідь, а на закінчення додати свою особисту думку у вигляді конкретних пропозицій та рекомендацій. Відповідно, така записка стає приватною думкою конкретної людини.
Не варто плутати
Приймаючись за складання тієї чи іншої документа, необхідно точно знати, що потрібно надати. Деякі види дуже схожі один з одним, і їх можна легко переплутати. Наприклад, ділові записки бувають трьох видів: службові, доповідні та пояснювальні. У той же час між ними є три суттєві відмінності, які не дозволяють знаючій людині зробити цю помилку. Ці документи відрізняються:
1. За адресатом, тобто за тим, для кого вони призначені. На відміну від службової, пояснювальна записка пишеться на ім'я безпосереднього керівника, а доповідна також може бути складена прямо на директора підприємства.
2. За темою та смисловим навантаженням інформації, що викладається. Тема пояснювальної зрозуміла безпосередньо з назви. Службове є частиною ділового листування між структурними підрозділами компанії. Тема доповідної може бути різною:
- періодична звітність;
- разове надання інформації з питання, що цікавить.
3. Якщо службова і пояснювальна є для використання всередині підприємства, то доповідна записка може бути як внутрішнього, так і зовнішнього характеру. У першому випадку вона призначена для директора компанії, а в другому – для вищої інстанції.
Коли складається документ
Доповідна записка - це вимушений захід. Вона складається тоді, коли ситуація, що склалася, виходить з-під контролю і загрожує підприємству серйозними неприємностями. Іншими словами, стан справ має бути критичним. У цей момент співробітник доводить інформацію до керівництва та докладно викладає відомі йому факти. Це може бути загроза виконанню плану або отримання очікуваного прибутку. Документ спрямований на те, щоб привернути увагу керівників до проблеми, що виникла, і спробувати виправити становище, що склалося. Кожен фахівець по-своєму представляє вирішення ситуації. У доповідній він докладно описує свій варіант і викладає власні міркування щодо цього. Для зручності сприйняття інформації цей документ складається у цілком вільній формі. Такий стиль дозволяє абсолютно будь-якому працівникові викласти свою точку зору з конкретного питання, окремо взятого, не побоюючись бути незрозумілим іншими.
Причини складання документа
Існує ряд причин, через які може бути складена доповідна записка. Зразок або унікальний шаблон для всіх можливих випадків скласти, звісно, можна. Але будь-який конкретно взятий привід потребує індивідуальної манери викладу. Причини можуть бути різні:
- запізнення працювати;
- прогул;
- невиконання обов'язків;
- конфлікт між співробітниками;
- виклад результатів проведеної перевірки;
- доведення до відома інформації про допущену помилку;
- загроза зриву виконання планового завдання;
- інформація про неприпустиму поведінку працівника.
Причин багато і кожна їх вимагає індивідуального підходу і конкретного розгляду. Отримавши інформацію з перших рук, начальник повинен її всебічно дослідити та ухвалити компетентне рішення. Часто виникає потреба отримати додатково інформацію і з інших учасників проблеми. Вони змушені будуть надати керівництву свої роз'яснення щодо поставленого питання.
Якщо хтось щось порушив
Порушення в умовах виробництва – не рідкість. Без них робочий процес та спілкування між людьми неможливі. Найчастіше зустрічається доповідна записка про порушення. Поведінка співробітника на робочому місці завжди неоднозначна. Будь-яке відхилення загальноприйнятої норми зазвичай сприймається як порушення і тягне у себе відповідне покарання. Накласти стягнення має право лише керівник підприємства, тому інші співробітники, включаючи безпосереднього керівника, можуть лише інформувати його про те, що трапилося, і запропонувати свій варіант впливу на недбайливого колегу. Алгоритм складання такої доповідної виглядає так.
- Найменування служби чи підрозділи. Вказується у лівій верхній частині листа.
- Адресат (керівник компанії). Вказується праворуч угорі.
- Назва документу. Пишеться трохи нижче за великі літери з червоного рядка.
- Номер документа.
- Місце складання.
- Заголовок.
- Текст документа: П.І.Б. та посада порушника, дата порушення, вид порушення, причина того, що сталося, пропозиція про стягнення.
- Посада, П.І.Б. та підпис співробітника, який склав документ.
Якщо завинив колега
Доповідна записка на працівника може бути складена безпосереднім керівником чи колегою. Найчастіше причини її складання мають негативний характер: порушення, провина, негідна поведінка. У цьому випадку записка спрямована на те, щоб того, що трапилося, і припинити повторення подібного надалі. Отримавши такий документ, керівник має розібратися у ситуації та ухвалити рішення. В даному випадку від нього залежить, чи буде накладено на працівника якесь стягнення чи ні.
Якщо негативний випадок стався вперше, можна обмежитися попередженням і повчальною розмовою. Якщо ж порушення перейшло в систему, то буде покарання відповідно до трудового законодавства. Керівник зобов'язаний накласти візу, в якій буде зафіксовано ухвалене рішення. Доповідні можуть складатися на працівників та з інших приводів. Наприклад, керівник підрозділу має право скласти записку на ім'я директора про заохочення підлеглого за сумлінну роботу чи добре виконане завдання. Принцип складання - той самий, лише текст має позитивний характер.
Чи важко написати доповідну?
Скласти доповідну записку не складно. Зразок написання у разі потреби завжди можна взяти у секретаря. Через його руки проходить багато таких документів. Головне у тому, щоб ясно викласти суть того, що сталося. Прочитавши такий документ, керівник повинен мати чітке уявлення про те, що хотів сказати упорядник цього «послання». Факти мають бути описані в хронологічній послідовності, крок за кроком, щоб загалом вимальовувалась яскрава та зрозуміла картина.
Необхідно також пам'ятати, що для внутрішнього використання доповідна зазвичай складається на звичайному аркуші формату А4 (або А5). Якщо ж інформація надається у організацію, то текст має бути надрукований на фірмовому бланку підприємства. Такий документ обов'язково необхідно дати на підпис керівнику. У результаті він буде підписаний двома представниками від підприємства: перший – укладач, другий – директор. Інформація може бути підтверджена додатковою інформацією. Вони зазвичай надаються разом із основним документом як пронумерованих додатків.
Щоб зробити все правильно
Для того, щоб інформація була почута, необхідно знати, як написати доповідну записку. Такий документ зазвичай складається із трьох основних частин.
- Причина, яка стала приводом для написання такої записки. Тут необхідно чітко описати ситуацію та перерахувати всі відомі факти.
- Думка укладача щодо того, що відбувається. Потрібно всебічно проаналізувати ситуацію і запропонувати своє вирішення проблеми.
- Узагальнюючий висновок та конкретні кроки.
Інформацію необхідно по можливості викладати коротко і зрозуміло, щоб при читанні адресат не втратив думки. А якщо ні, то викладені факти можуть бути неправильно витлумачені, і прийняте рішення не принесе бажаних результатів. У тексті не варто висловлювати свої домисли чи спотворювати дійсність. Такий прийом суперечить правилам. Якщо виникне така необхідність, то адресат сам поцікавиться думкою укладача, щоб розібратися в тому, що сталося, і ухвалити остаточне рішення.
Послідовність дій
Приклад можна розглянути конкретний випадок невиконання службових обов'язків. Доповідна записка на співробітника складається безпосереднім начальником надання керівництву підприємства. Спочатку працівнику дається час для виправлення своїх прорахунків. В іншому випадку керівник відповідної служби у присутності 3 свідків про те, що цей працівник не виконав завдання у запропоновані терміни. Порушник повинен після цього написати пояснення у всій формі із зазначенням причин.
Співробітник може цього й не робити. У такому разі він втрачає останню можливість захисту. Пояснювальна записка передається керівнику для ознайомлення. Своє остаточне рішення він висловлює як резолюції. Інформація надходить до відділу кадрів для складання наказу про стягнення. Ступінь покарання визначається відповідно до законодавства. Якщо провина виявилася досить серйозною, до того ж неодноразовою, то результатом може бути звільнення з роботи за відповідною статтею.
