Як оформляється зовнішня доповідна записка: 9 правил

У цілому нині доповідна записка необхідна збереження для підприємства порядку й належного перебігу робочого процесу. Нерідко під час роботи відбуваються форс-мажорні ситуації, виною яким можуть бути різні обставини та особи.

Це документ, що має інформаційно-довідковий характер, який може призначатися для передачі тільки вгору службовим ланцюжком до вищого фахівця.

Призначення цього документа – повідомлення про обставини, що склалися, організаціям, що займаються вирішенням подібних питань. Формується зовнішній папір у разі неможливості вирішення питання усередині підприємства.

Даний тип доповідної записки зустрічається вкрай рідко, проте він є допустимим як офіційне спілкування з вищими інстанціями. ви дізнаєтеся, за якими правилами складається доповідна записка про некоректну поведінку співробітника.

Важливо: для спілкування між організаціями використовується офіційний лист.

У чому різниця між доповідними та службовими записками – дивіться у цьому відео:

Відмінність документа від внутрішньої записки

Різниця цих двох документів полягає у невеликому переліку:

• По-перше, внутрішня доповідна записка при складанні повинна містити найменування підрозділу, з якого адресована, тоді як зовнішня містить реквізити організацій одержувача та відправника, місце складання та вихідний реєстраційний номер;
• По-друге, підписи на документах – внутрішню підписує, упорядник, якщо вона призначена безпосередньому начальству, якщо ж на голову вище, то засвідчувати її має начальник упорядника, а ось зовнішня завжди підписується керівництвом організації;
• По-третє, призначення – зовнішня призначена для доповіді за межами організації, з метою залучення до вирішення питання фахівців ззовні, тоді як внутрішня закликає керівництво підприємства вирішити питання у його межах;
• По-четверте, внутрішня записка доповіді може мати вільну форму, а ось зовнішня складається тільки згідно зразка.

Хто є упорядником

Упорядником документа може бути будь-який із працівників підприємства, при цьому необхідні підстави для її складання, які можуть полягати в наступному:

• Погіршення виробничих процесів з чиєїсь вини. Як складається – читайте на засланні;
• Поліпшення виробничих показників завдяки чиїйось роботі;
• Звіт про виконану роботу, відряджену людиною або співробітником, якому ставилося взнаки виконання будь-яких процесів;
• Виклад погляду з спірного питання, що має відношення до робочого процесу;
• Вираз незгоди, пов'язаної з необхідністю виконувати поставлене завдання.

Форма та реквізити зовнішньої доповідної

Форма документа може трохи видозмінюватися в залежності від заснування її складання, оскільки вона може бути:

• Звітної – коли укладач зобов'язаний звітувати за результати дорученої виконання роботи;
• Інформативна – зазвичай вона застосовується для клопотання у заохочення когось із співробітників за досягнення у праці;
• Інформаційна – призначена для прохань та вимог до покарання порушників трудової дисципліни () або проведення додаткових заходів щодо виявлення недостач, недоліків та інших порушень.

Ви дізнаєтесь, як правильно скласти та оформити доповідну записку про відсутність працівника на робочому місці.

Але загалом зовнішня форма документа має містити:

• Найменування організації, до якої надсилається документ з повними реквізитами та ПІБ керівника;
• Відомості про укладача – ПІБ, посада;
• Місце складання та дату;
• Вихідний реєстраційний номер;
• Назва записки з основою, де частково розкривається тема написання;
• Виклад суті;
• Вимоги до вжиття заходів чи пропозиції щодо усунення недоліків;
• Перелік наявних додатків;
• Дата та підпис із розшифровкою керівника підприємства.

Покрокова інструкція складання

Для складання зовнішнього документа завжди використовується фірмовий бланк з логотипом.

По центру слід вказати назву документа з підставою, щоб спочатку стало зрозумілим у чому суть справи.

Сам виклад необхідно писати стисло в офіційній формі, причому якщо відбувається скарга необхідно вказати на факт, чому дії, наприклад, начальства були образливі. Вимоги чи пропозиції необхідно підкріпити посиланнями на статті закону.

Порада: при цьому не варто використовувати пафосні, громіздкі і неписьменно побудовані фрази, неприпустимо вживання нецензурної лексики або виливання свого обурення.

Усі свої виклади необхідно підкріплювати документальними доказами як додатка до записки.

Викладаючи свої вимоги, необхідно бути гранично лаконічними, з вживанням слів типу «Прошу» та інше.

При складанні записки на кількох аркушах їх необхідно нумерувати. Формується зовнішній документ, як правило, машинописним способом.

Як уникнути помилок

Починаючи складати подібний документ, особливо якщо він стосується покарання будь-кого або стягнень з нього, необхідно насамперед усе добре зважити – чи існує достатня кількість доказів, підстав і при необхідності свідків, щоб записка не здалася фальшю.

Адже, якщо начальство визнає її брехнею, укладач ризикує отримати не лише догану, а й втратити місце, притягтися до адміністративної відповідальності.

Непогано підкріпити документ не тільки додатками, а й показаннями свідків або відеозйомками, фотографіями.