Документи зшивають для забезпечення їхньої цілісності. Послідовна нумерація, а також скріплення листів шнурком або нитками вирішують це завдання.
Іноді шнурування необхідне згідно з правилами, встановленими в організації, іноді — згідно із законодавством. У цій статті ми розглянемо, як правильно прошити документи у діловодстві.
Які документи потрібно зшивати?
У діловодстві найчастіше зшивають документацію для того, щоб передати її в архів, або при наданні її до банку та інших фінансових установ. Також прошивка документів потрібна при здачі звітності до позабюджетних фондів та у ФНП. Документ необхідно не лише прошити, а й пронумерувати. Зшиваються папери або ниткою або стрічкою або за допомогою спеціальних верстатів.
Підлягають прошивці такі види документації:
- накази (як загальні, і особисті);
- штатний розклад;
- звіти (наприклад, авансовий звіт);
- рахунок фактури;
- акти виконаних робіт;
- касова книга;
- відомості.
Також прошивати аркуші документації необхідно при поданні заявки на участь у тендері та в інших випадках.
Відео - як зшивати справи перед здаванням до архіву:
Нормативні акти
Нормативна база, яка сьогодні регламентує порядок прошивки документації, дуже широка, проте більшість із нормативних актів уже давно не оновлювалися.
Так, основним актом, який регламентує процес прошивки документації, є наказ Міністерства РФ з податків і зборів від 18.04.2003, що містить загальні вказівки щодо заповнення окремих видів паперів, у тому числі їх прошивки.
Крім цього документа, можна виділити такі нормативні акти:
- ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".
- Наказ Федеральної податкової служби від 25 січня 2012 р. N ММВ-7-6/25. Згідно з цим наказом скасовується обов'язкова прошивка документації при подачі документів на реєстрацію організації або ІП, проте, ФНП все ж таки вважає за краще приймати прошиті листи.
Відео - як правильно підшивати справи:
Прошивка документації у деяких сферах ведення діяльності регламентується окремими ухвалами відповідальних за сферу організацій. Так, прошивку у банківській сфері регулює Інструкція ЦБ РФ «По діловодству у Центральному банку РФ».
Вимоги до державних установ
Вимоги при поданні документації до державних установ відрізняються від вимог, які пред'являються до паперів при здачі, наприклад, до архіву. Так, для того щоб подати папери до суду або податкової інспекції необхідно дотримуватися нижченаведених правил:
- документи необхідно скріпити у 3 дірки;
- відстань між проколами не повинна перевищувати 3 см;
- зшивається папір ниткою або тонким шпагатом;
- на останню сторінку клеїться папір розміром 3х5 см, на який ставляться підпис і друк.
Особливі вимоги пред'являють до бухгалтерських звітів, при цьому вузол на останній сторінці має бути заклеєний цигарковим папером.
Як правильно прошивати документи
Документи можна прошити як нитками, так і шнурком чи стрічкою. До цього процесу необхідно поставитися відповідально, адже якщо прошивка буде неякісна, слабка, то папери можна буде легко роз'єднати, чого допускати не можна, адже зшиваються вони щоб не можна було підкласти до них інший документ або втратити його частину.
Більше того, якщо ви прошиваєте папери для надання в державні органи, то неправильно виконана прошивка може призвести до того, що ФНП, позабюджетні фонди або суд просто відмовляться прийняти їх.
У 2 проколи
Прошивка в 2 дірки найпростіша. Дірки можна зробити або за допомогою голки, або за допомогою дірокола. Звичайно, простіше пропустити нитку, стрічку або шнурок через отвори зроблені діроколом.
Проколи повинні бути з лівого краю листа (як у звичайної книги) приблизно за 1-2 см від нього. Після того, як ви проколете папір, необхідно кілька разів пропустити нитку через отвір і зав'язати кінці нитки вузликом на останній сторінці.
Відео, в якому показано як зшиваються документи нитками через 2 дірки:
У верхньому правому куті кожного аркуша потрібно встановити порядковий номер сторінки.
Після цього прошитий документацію необхідно скріпити, наклеївши на кінчики нитки папір розміром 3х5 см. так, щоб кінчики виглядали з-під нього. На папері ставиться напис «Прошито і пронумеровано», а також кількість сторінок. Після, залежно від цього, куди папери будуть надані, на папері ставляться такі реквізити як підпис посадової особи, друк, дата.
На 3 дірки
Дещо складніше справи з прошивкою в три проколи, особливо якщо ви відразу проколюватимете листи ниткою з голкою, а не скористаєтеся дироколом. Щоб прошити папери в три дірки, виконайте нижченаведену покрокову інструкцію зі схемою:
- Зробіть перший прокол голкою з ниткою з тильного боку документа, що прошивається, посередині листа
- Другий прокол голкою робиться з лицьового боку документа
- Наступний прокол слід зробити з тильного боку третьої дірки
- На наступному кроці пропускаємо голку з ниткою в першу дірку - посередині документа з лицьового боку
- Після чого слід підтягнути нитки, щоб вони щільно стягнули прошиті листи і зав'язати вузлик, як показано на фото.
Відео наочно пояснює як пошити документи на 3 дірки:
На 4 дірки
Такий вид прошивки робиться тільки для документів, які мають особливий статус важливості.
Щоб пошити документацію в 4 дірки, дотримуйтесь наступної схеми та покрокової інструкції:
Якщо документ, що зшивається, містить багато аркушів, то можна попередньо підготувати чотири дірки за допомогою дірокола, дриля або спеціального верстата.
- Починати протягувати нитку слід із тильного боку другої від краю дірки.
- Далі нитка протягується в дірку, яка найближче розташована до краю і раніше пройденої дірки.
- Після чого знову продаємо нитку так само як і на першому кроці.
- Далі - з лицьового боку в наступну від дірку
- У крайній прокол із тильного боку
- З лицьового боку дірки, яку ми проходили на четвертому кроці
- І з'єднуємо кінці нитки
- При цьому намагаємось натягувати нитку так, щоб вона щільно стискала аркуші документів.
- Залишається зав'язати нитку вузлом
- Обрізати зайву довжину кінців нитки
Якщо прошивку документів зроблено правильно, залишається пронумерувати аркуші та наклеїти зверху вузлика папір з написом «Прошито, пронумеровано та скріплено печаткою ______ (_____________) аркушів» та проставити необхідні реквізити засвідчуючого (посада, підпис та ПІБ).
Відео - як пошити справу на 4 дірки:
На куточок
Деякі папери можуть бути пошиті на куточок, тобто у верхньому лівому кутку. Для цього необхідно зробити один або два отвори в куточку і кілька разів пропустити через них нитку.
Відео - зразок зшивки документів через куточок:
Аркуш паперу також, як і інших випадках, клеїться на вузлик нитки, нею ставляться необхідні запевнення реквізити.
Як пронумерувати листи
У більшості випадків нумерація листів при прошивці не викликає труднощів, проте необхідно брати до уваги деякі нюанси:
- найчастіше номери сторінок ставляться арабськими цифрами зростання;
- номер листа проставляється праворуч нагорі. Цифра має заходити вміст аркуша;
- якщо є програми, то вони також мають бути пронумеровані (використовується наскрізна нумерація);
- якщо до документації додаються листи з конвертами, то насамперед ставиться номер на конверті, а потім лише на листах листа;
- якщо ви нумеруєте справу, де кілька томів, то кожен із них нумерується окремо;
- за необхідності нумерації аркуша нестандартного формату номер також ставиться у верхньому правому кутку. Якщо лист виходить поза рамки документа, він згинається і підшивається у порядку;
- якщо на аркуші знаходиться кілька сканів невеликих фрагментів (наприклад, чеків), то рекомендується скласти до аркуша опис та додати його до пакета документації, пронумерувавши у загальному порядку.
Як завірити прошитий документ
Після прошивки та нумерації аркушів пакет документації необхідно завірити. Для його запевнення на вузол ниток на тильній стороні клеїться папір так, щоб залишити кінці нитки вільними.
На папері необхідно вказати кількість аркушів (як цифрами, і прописом). Якщо у прошитому документі є порвані або пошкоджені аркуші, це також можна вказати на завірювальному папері.
Далі на ній зазначаються ПІБ, посада та підпис особи, яка прошила листи або запевняє їх (наприклад, керівника). Зверху на папір ставиться друк таким чином, щоб його відбиток був як на папері завірювальної, так і на останньому аркуші.
Виправлення
При прошивці діловод може припуститися цілої низки помилок, які, на щастя, можна виправити. Розглянемо найпоширеніші їх:
- не вкладено частину паперів. Трапляється, що вже прошитий документ діловод не прикріпив якусь його частину. У цьому випадку є два рішення: можна підшити частину, що бракує, у вигляді окремого тому, або ж перепрошити документ заново. У жодному разі не можна просто вкласти недостатню частину в уже прошитий пакет паперів;
- припущено помилку в нумерації. Якщо в нумерації пропущено аркуш, то можна вдатися до літературної нумерації, тобто після цифри написати букву, наприклад, 14, 15, 15а, 16. Якщо ж допущені серйозні помилки в нумерації, то можна закреслити невірні цифри і написати їх заново. Якщо збилося кількість аркушів, вказаних на завірювальному папері, то в ньому теж потрібно виправити число аркушів на правильне.
Прошивка документів потрібна для того, щоб унеможливити підміну або вставлення в нього аркушів. Залежно від важливості документа він може бути прошитий у 2, 3 і навіть 4 дірки. Після прошивки листи нумеруються і на вузол кріпиться засвідчувальний папір із зазначенням кількості листів та ПІБ засвідчувача. Зверху на папір ставиться друк, дата та інші необхідні реквізити.
Відео — прошивка документів для архіву та виготовлення твердої палітурки:
