Підприємці та співробітники офісів у роботі стикаються з необхідністю правильного оформлення багатосторінкових документів. Контролюючі органи та вищі організації, як відомо, прискіпливо ставляться до оформлення ділових паперів, а тому іноді виникають складнощі. Давайте розберемося, як правильно прошити та пронумерувати документи, щоб при їх подачі не виникало непотрібних питань.
Хто опікується оформленням документів?
Здається, що нічого складного в тому, щоб прошити папери, немає. Але насправді не все так просто. Є певні правила, якими це робиться. Якщо ви хочете зробити підшивку газет чи журналів для користування всередині організації, це одне. А от якщо перед вами стоїть завдання підготувати документи до архіву чи податкової, чи ще кудись, то тут потрібно підійти до роботи з усією відповідальністю, інакше ви ризикуєте отримати папери назад. Причиною відмови може бути неправильне оформлення.
Таких випадків дуже багато. А все через те, що не знаємо, як правильно прошити та пронумерувати документи. Зразок оформлення навряд чи нададуть у податковій чи архіві.
Зараз працює достатня кількість фірм, які займаються прошивкою документів. Ви можете вдатися до їхніх послуг. Вони, безумовно, мають великий досвід роботи. Вони запропонують великий асортимент обкладинок. Але це завжди зручно. Справа в тому, що друкарні бувають переповнені замовленнями. А вам, припустимо, потрібно терміново зробити роботу. Як бути тоді? Залишається лише самому зайнятися цим питанням.
Крім того, в умовах економії керівництво не завжди готове сплачувати зайві витрати, а тому такий вид роботи лягає на плечі секретарів, бухгалтерів. Отже, краще один раз розібратися самому, щоби надалі не було проблем. Ці знання можуть стати в нагоді.
На допомогу початківцям
Хочемо наголосити, що немає єдиних стандартів щодо того, як прошити документи. До речі, державні структури теж не дають жодних роз'яснень щодо цього. Отже, доведеться самим у всьому розібратися. У цьому нам допоможуть методичні рекомендації діловодства (наказ Росархіву від 23.12.09).
Що потрібне для того, щоб прошити документи?
Перед тим, як розпочати саму роботу, потрібно підготуватися. Вам знадобляться такі матеріали:
- Самі документи.
- Клей.
- Папір.
- Голка.
- Шило.
- Діркопробивач.
- Спеціальні нитки.
- Друк фірми.
Взагалі весь процес можна умовно розбити на три етапи. Перший – підготовка, другий – безпосередньо сама прошивка, третій – засвідчення готового документа.
Яку вибрати обкладинку?
Говорячи про те, як прошити документи, треба згадати про такий нюанс, як оформлення обкладинки. Безумовно, у друкарні вам запропонують гарні варіанти, але вони не завжди потрібні, якщо не йдеться про дипломну роботу.
Для невеликої підшивки цілком вистачить паперової обкладинки. Якщо передбачається тривале використання підшивки (наприклад, зберігання в архіві понад 25 років), використовують щільний картон.
Обкладинка може бути стандартного розміру (формат А4) та нестандартного. Це вже залежить від формату листів, що підшиваються. Обкладинка має відповідати за розмірами документа.
Нумерація сторінок
Під час підготовки паперів до прошивання необхідно пронумерувати сторінки. Наявність нумерації є обов'язковою умовою оформлення. "Для чого це потрібно?" - Запитайте ви. Щоб неможливо було непомітно вирвати, прибрати частину листів. Цей момент дуже важливий. Тому давайте поговоримо про те, як прошити та пронумерувати документи. Тут є свої нюанси.
При проставленні нумерації слід пам'ятати правила:
- Нумеруються листи, а не сторінки.
- Користуються лише арабськими цифрами.
- Сам опис документів немає номера.
- Якщо потрібно пронумерувати лист, то спочатку надається порядковий номер конверту, а потім і кожному листочку.
- Якщо справа дуже велика (як правило, такі здають до архіву), то вона може складатися з томів, кожен з яких матиме свою нумерацію.
- За наявності всередині підшивки паперів, на яких вже проставлені цифри, слід повторно пронумерувати їх у єдиному форматі.
- Якщо є вкладені аркуші великих розмірів (А3), їх необхідно розгорнути та поставити цифру у верхньому правому куточку. Потім знову скласти. Підшиватиметься він лише за один край.
- Буває, що на листи наклеюють дрібні документи (чеки, довідки тощо). У цьому випадку аркушу дається один номер, але внизу перераховується список приклеєних паперів.
- Коли невеликі документи приклеєні лише за куточок, можна кожному з них дати свій номер.
- Креслення, схеми, фотографії, плани також нумеруються.
Щоб розуміти, як правильно прошити та пронумерувати документи (зразок наведено у статті), потрібно покроково розглянути послідовність дій.
Що робити, якщо в нумерації допущені помилки?
Перед тим, як прошити документи, слід переконатися в правильності оформлення підшивки. Особливо ретельно перегляньте номери сторінок. Якщо виявилося, що деякі з них пропущені, можна ввести додаткову літерну нумерацію. Усі листочки залишаться під своїми номерами, а на пропущених слід написати цифру з попереднього листа та літеру.
При найгрубіших помилках є сенс акуратно закреслити написане і поруч зробити правильний запис. Усі зроблені зміни мають бути відображені у завірювальній записці.
Опис документа
Перед тим як прошити документи нитками, краще перевірити правильність оформлення справи. Не хотілося б його потім розшивати. Як правило, всередині нього є кілька пакетів паперів. Абсолютно весь перелік має бути перерахований в описі. Її складає відповідальна особа, вказуючи на дату. Опис не нумерується.
Як прошити документи нитками у три дірки?
Якщо всі документи підготовлені, можна приступати до прошивання. Для цього знадобляться спеціальні нитки або можна скористатися шпагатом. Безумовно, кілька листочків немає сенсу шити суворою ниткою, можна взяти звичайну, складену вдвічі.
Отже, переходимо безпосередньо до питання, як прошити документи нитками. Фотографії з докладним описом послужать наочним доповненням до алгоритму дій. Почнемо з того, що скріпити листи треба так, щоб потім можна було легко прочитати викладену на них інформацію. Для цього проколюють отвори з лівого краю, приблизно на відстані півтора сантиметра. Дірочок має бути три. Розташовуються вони один з одного. Проколи можна зробити діроколом, коли пачка листів невелика. Для товстих томів знадобиться шило. Приготуйте нитку, але не робіть її надто довгою, достатньо буде сімдесят сантиметрів.
Як правильно прошити документи? Зразок виконання роботи наведено нижче. Для зручності пояснення надамо номери отворам: верхнє - 1, середнє - 2, нижнє - 3.
Шити потрібно починати з тильного боку Справи, просувши голку крізь отвір 2 на передню сторону. При цьому один кінчик нитки залишиться позаду. Потім через 1 дірочку голку знову виводять на тильний бік. У той момент, коли голочка і вільний кінчик нитки виявиться ззаду документа, потрібно знову переміститися на лицьову сторону, а потім знову на зворотну.
Як прошити документи ми практично розібралися. Залишилася справа за малим. Якщо всі листи скріплені, можна сміливо зав'язати нитки на вузол з тильного боку Справи.
Він має бути сильно затягнутий, щоб потім його можна було заклеїти завірювальною запискою. Кінці ниток потрібно залишити такими, що вільно звисають з-під наклейки.
Як засвідчуються документи?
Що ж, як бачите, немає нічого складного у вирішенні питання, як прошити документи нитками. Фото, представлені до вашої уваги, - пряме тому підтвердження. Нам залишається лише завірити оформлені листи.
Називається це «завірювальним підписом». Щоб її зробити, потрібно взяти невеликий шматочок паперу розміром 5х6 сантиметрів і приклеїти його на тильній стороні так, щоб він закрив вузол. Кінчики нитки повинні виходити з-під нього і вільно звисати.
На цій записці потрібно вказати, скільки сторінок було прошито. Потім на ній ставиться підпис директора, дата та печатка організації. Взагалі засвідчувальний підпис робиться або директором фірми, або одним із заступників. Сама печатка ставиться так, щоб одна частина її припадала на останній аркуш пачки, а інша – на записку.
Навіщо прошивають документи?
Ми вже згадували про те, що підшиті документи здаються в архів для зберігання, крім того, у повсякденній діяльності підприємства часто виникає необхідність скріпити пачки аркушів. Це можуть бути і договори, і звіти до податкової чи інших контролюючих органів. До речі, у податкової взагалі дуже жорсткі вимоги щодо цього. Користуватися степлером не дозволяється. Це вважається грубим порушенням.
Взагалі, Мінфін навіть дає власні рекомендації, як прошити документи. Так, підшивка не може бути об'ємною. Оптимальний розмір – до п'ятдесяти сторінок. Якщо документів багато, краще розбити їх у кілька Справ. Обов'язково має бути суцільна нумерація арабськими цифрами. Прошиваються листочки грубою ниткою, яка обов'язково зав'язується на тильній стороні готового документа. Зверху вузол заклеюється завірювальною запискою, яка має бути оформлена за всіма правилами. Не забувайте, що на ній проставляється кількість аркушів Справи. Для контролюючих органів дуже важливий підпис у завірювальній записці. Її має право ставити лише директор чи інша особа, яка має на це повноваження. Усе це засвідчується печаткою. Відбиток її повинен лягти так, щоб захопити частину аркуша та записки. По суті всі ці рекомендації повторюють викладену нами вище інформацію. Ми вважали за потрібне привести їх, щоб ви змогли переконатися, що все робите правильно, відповідно до вказівок вищих інстанцій.
Податкова пред'являє однозначну вимогу до цілісності та збереження як самих документів, а й копій. Причому ксерокопії також підшиваються в окрему пачку.
Замість післямови
Ми поговорили у статті про те, як правильно прошити документи нитками для подання до архіву та контролюючих органів. Виникають іноді суперечки щодо оформлення підшивок, адже немає документа, який би давав точні роз'яснення з цього питання, та ще й із коментарями. Тому орієнтуватися посідає стандарти, прийняті у діловодстві. Потрібно пам'ятати про те, що в держструктурах, куди ви подаєте папери, можуть бути свої вимоги до їх оформлення. Тому краще завжди заздалегідь уточнювати таку інформацію, щоб уникнути помилок і повернення документації на доопрацювання. Адже всюди можуть бути свої нюанси.
