Якщо організація працює з великою кількістю документів, які збереження має велике значення, то простого зберігання необхідно якимось чином систематизувати документи. В цьому випадку корисною буде прошивка документації. Після скріплення паперів можна бути впевненим, що документ не загубиться. Розглянемо які документи підшиваються і для чого це відбувається.
Для чого зшивати документи нитками
Прошивка документів потрібна Законом, і це не одна причина, через яку слід прошнурувати документацію. Постанова Уряду №439 включає керівництво як зшивати документи за стандартами ГОСТ.
Крім цього, зшивання документації потрібно для її правильної передачі в якусь установу, щоб у подальшому не виникало питань про нестачу якихось листків. Також для всіх установ діє єдине правило, що при передачі не одного аркуша підшити документацію доведеться обов'язково. Іноді потрібно робити пошиття документів у банку співробітницям відповідних відділів і писати на них номер відділу, також документація прошивається в суді і вставляється у файл.
Як прошити документи
Тепер постає питання, як правильно це робити. Деякі співробітники починають панікувати і думають, що прошивка має дуже суворі правила, що скріпляючий листок обов'язково має бути підписаний друкованими літерами, нитка тільки з нейлону і т.д.
Однак, чітких вказівок щодо того, яким чином слід підшивати документацію не існує. Головне, що має бути дотримано – це не втратити потрібні папери до прошивки, адже їх збереження є основним завданням скріплення документації. А іноді трапляється, що треті особи з метою шахрайства або приховування інформації можуть підмінити аркуші в папці, або викласти їх.
Щоб перевірити, що відсутніх паперів немає, всі прошиті листки мають бути пронумеровані. На звороті зшитої документації приклеюють невеликий аркуш паперу, де проставляється друк організації. З метою безпеки існує вимога, щоб штамп виходив за межі наклеєного паперу.
На приклеєному папері робиться відповідний запис: прошито, пронумеровано (проте кількість сторінок пишуться прописом та числами), прошнуровано, скріплено печаткою. Засвідчує документацію керівник чи працівник, який підготував документи для зшивання.
Зразок оформлення прошитої документації
Регулювання прошивки документів у справовиробникстві
Відповідно до вимог Мін'юсту Росії систематизація документації необхідна у тому, щоб увесь пакет паперів був у порядку, за стандартами зданий у архів тощо. буд. На даний момент практично в кожній компанії є велика кількість паперів. Для правильного збереження документів їх передають до архіву, звідки за заявою можна отримати архівовані аркуші, папери, що використовуються в роботі, залишаються у відкритому доступі для співробітників.
Важливо!Необхідно знати, які документи зшиваються, і на підставі яких законних актів відбувається цей процес.
Документи, що підлягають прошивці
Кожен співробітник фірми, який має справу з великою кількістю документації, повинен розуміти, що не вся вона підлягає зшиванню. Документ необхідно зброшурувати, якщо він складається не менше ніж із двох аркушів.
Працівники кадрового відділу прошивають такі оригінали:
- затверджені штати;
- склад особистого та загального наказу.
Бухгалтери повинні зшивати:
- задаткові звіти;
- накладні;
- рахунок фактури;
- технічні паспорти;
- книги доходів;
- відомість по оборотах та залишків на рахунку;
- акти проведення робіт;
- якщо зарплата готівкою у касі підприємства – відомості на з/п.
Зверніть увагу!Як прошивати документи повинні знати працівники, які мають справу з юридичними особами, однак у цьому випадку документи – копії, тому друк не обов'язково ставиться. Якщо сказати загалом, то майже всі підприємства мають справу з прошивкою документів, відмінність лише в процесі виконання роботи.
Hormatative акти, що регулюють прошивку документів
На законодавчому рівні не визначено стандарти прошивки документації кожними структурами фірми, але існують загальні правила зшивки листів. Наказ Росархіву «Діловодство та архівна справа» №76, наказ Мінкультури №536 мають рекомендації щодо того, яким чином відбувається скріплення документів, стандартна інструкція з діловодства.
Постанова Уряди РФ №439 має загальну теорію, навіщо це потрібно, і як це відбувається, проте закон РФ «Про архівну справу» визначає лише обов'язок всіх організацій зберігати документацію, але у законі, як слід це робити не зазначено. Наказ № 02 – 213 «По діловодству в ЦБ» також визначає стандарти зберігання документів у архіві переважають у всіх банках. Як прошити статут для податкової , диктує умови податкової інспекції. Податкова служба також контролює збереження документів для фізичних осіб, які займаються підприємницькою діяльністю.
Варіант скріплення документів за ГОСТом
Методика підготовки конфіденційних документів до прошивки
Перед тим, як пошити документи, їх потрібно пропустити через деякі підготовчі до прошивки етапи. Правильний процес прошивки регулюється Наказом Росархіву №76. Спочатку листи треба пронумерувати, це запобіжить від можливої втрати листа або приховування інформації. Листи нумеруються всі, крім сторінки опису. Якщо при прошивці є конверт, спочатку йде нумерація конверта, а після вкладених в нього документів.
Чисті листки не вкладаються у прошивку – їх знищують. Якщо вкладені будь-які картинки, діаграми і т.д., то номер проставляється зі зворотного боку зверху ліворуч. Якщо вкладено аркуш великого формату, то праворуч у верхньому куті ставиться номер по черзі аркуша. Завіряє напис відповідальний співробітник, вказує на свою посаду, підпис, дату формування, кількість аркушів.
Прошита документація повинна мати опис, на якому не проставляється порядковий номер. На описі має бути зазначена така інформація:
- назва документа; дата;
- перелік усіх підшитих документів, їх кількість, підпис керівника.
Пройшовши перший етап, можна розпочинати головний етап прошивки.
Покрокова інструкція прошивки документів
Розберемо, як правильно прошити документи нитками покрокову інструкцію. Спочатку потрібно розуміти, що прошивка документів передбачає прошивку в дві, три дірки, і навіть чотири і п'ять. Ознайомимося з кожним варіантом докладніше.
У дві дірки
Документи, які не мають великої важливості, зшиваються одним із найпростіших варіантів – у дві дірки. Але навіть за такого простого способу багато співробітників запитують, як прошити документи правильно. Щоб не наплутати, можна дотримуватись наступних правил:
- перед тим, як діркати листи, їх потрібно порівняти. Щоб зробити два отвори можна використовувати дирокол або звичайну голку;
- потім потрібно нитку (бажано використовувати міцну) пропустити через два отвори таким чином, щоб кінці її зустрілися з тильного боку;
- нитки потрібно зв'язати. На вузол наклеюється міцний папір, найчастіше у вигляді трикутника. На наклеєному папері ставиться друк.
Це один із найпростіших способів прошивки документації. Інші варіанти зустрічаються частіше, але за виконанням складніше.
Зверніть увагу!Склеюють вузол для того, щоб не сталася втрата листів. Також прописується кількість аркушів, дані фахівця, який здійснював процедуру. Для тих документів, у яких термін давності більше 10 років рекомендується використовувати для склеювання вузла цигарковий папір.
У три дірки
Використовується методика прошивки така сама, як і при двох дірках, проте прокол робиться на три дірки. Відстань між отворами не повинна бути більшою за 3 см:
- з іншого боку необхідно провести нитку, але через середній отвір. Тобто кінець має бути з початкового аркуша, слід залишати приблизно 7 см у запасі;
- потім слід з лиця просунути нитку та голку, направивши в нижній отвір з іншого боку документа;
- після цього слід знову нитку провести через середній отвір, утворюючи таким чином прошиті два вузлики;
- тепер треба відрізати нитку та зберегти 7 см, як при першому обороті нитки. Кінчики слід зв'язати між собою.
Для збереження документів відповідальний співробітник клеїть лист прямокутної форми, на ньому треба написати ім'я співробітника, підпис, а також кількість прошитих листів.
У чотири дірки
Необхідно зробити чотири дірки, відстань між якими має становити 1,5 см. Далі треба вставити нитку у другий отвір з тильного боку, протягнути її в перший отвір, потім провести через другий, третій та четвертий отвір.
Зразок прошивки у 4 дірки
У п'ять дірок
Найчастіше прошивання в п'ять отворів використовують у бухгалтерських звітах, тому що комплект такої документації досягає набагато більшої товщини порівняно з рештою. Між п'ятьма дірками відстань повинна становити до 5 см. У цій схемі можна використовувати зшивач документів або прес зі свердлами. Щоб у такому разі листи не були пошкоджені, слід використовувати картонки як обкладинки.
Як покроково прошити документ у 5 дірок:
- у середній отвір потрібно просунути нитку, залишаючи 10 см. Потім нитка проходить через другий отвір зверху;
- з тильного боку нитка виходить у перший отвір, а потім знову входить в другий отвір. Зробивши це – один край готовий;
- з тильного боку в середню дірку знову вставляється нитка та виводиться через четверту;
- тепер знову нитка треба просунути в нижній отвір і з лицьового боку направити в четверту дірку;
- таким чином, з тильного боку виходить два шматочки нитки, які необхідно з'єднати між собою.
Як прошити конверт із секретними документами
Секретна документація під час передачі повинна зберігатися у світлонепроникних пакетах. На секретному пакеті прописується, що його потрібно віддати особисто до рук, або зазначено, що це секретна інформація.
Такі документи зшиваються навхрест.
Як завірити прошиті документи
Завірити документацію зобов'язаний відповідальний співробітник, без цього не вдасться віддати документацію на перевірку або надіслати на збереження. При цьому не можна припускатися помилок, адже під час перевірки може виникнути багато проблем. Тому краще не упускати даний момент.
Важливо!Співробітник, який підписує документацію, бере на себе всю відповідальність за її подання та зміст. Відповідальність можна перекласти іншого співробітника, але тільки за наявності окремого наказу.
Засвідчення документів
У цілому нині прошивка документації є гарним захистом цінних паперів і підтверджує, що це підшиті документи справжні. Розібравшись, як правильно нумерувати документи при підшивці та як відбувається цей процес, можна не переживати за повернення документів та необхідність їх повторної систематизації.
