Доповідні записки можуть мати позитивний характер, якщо необхідно виділити робочі досягнення співробітника організації, а також негативний, з метою покарання того, хто провинився, завдав образи, образи, рукоприкладства або за хамську поведінку.
Упорядником документа є працівник підприємства, у тому числі й керівництво, формується на основі звернення до особи, вищої за посадою.
Причини для оформлення можуть бути пов'язані з скаргами чи звітами за проведену роботу. Найчастіше підставами є образливі висловлювання для підприємства під час роботи, хамські вчинки, які враховують із особливою увагою під час її створення.
Різновиди та форми
Відповідно до змісту поділяються на:
Відповідно до адресата, записки бувають:
- внутрішніми: торкаються питань, пов'язаних з неприємними ситуаціями на виробництві
- Зовнішніми: призначені для вищих інстанцій.
Законодавчі засади
За законодавством не виділяють різні відомості службового характеру, таким чином згадка про доповідну записку не зустрічається у розділах Трудового Кодексу та нормативних актах. Її порівнюють із внутрішнім кодом, який застосовується з метою зручної передачі інформаційних відомостей різним посадовим особам одного підприємства, також як пояснювальні або службові записки.
За загальноросійським класифікатором управлінської документації має номер 0286041.
Доповідна документ, що надає службову інформацію проти іншими паперами, направляється безпосередньо особам, котрі обіймають високу посаду, їх представникам, керівникам підрозділів, всім, хто уповноважений зробити істотні действия.
Доповідна записка відрізняється від службової призначенням. Перша передає відомості від підлеглого до керівника, друга інформує рівних за статусом працівників. Ще одна відмінність службової - відсутність належності до загальноросійського класифікатора управлінської діяльності, тому оформляється у вільній формі.
Порівняно з пояснювальною доповідна не пояснює подія для обвинувачення чи виправдання дій працівника, хоча обидві призначені керівному ланці. У документах мається на увазі спонукання керівництва прийняти відповідні рішення щодо дисциплінарних порушень. Запискам присвоєно код за ОКУД, складаються на прохання начальника.
Документ про поведінку співробітника виконує основну функцію — передати інформацію вищій посадовій особі, стимулюючи її до ухвалення відповідного рішення. З її допомогою можна:
- вирішити сформовані виробничі, адміністративні чи господарські проблеми;
- удосконалити рекомендації, пов'язані з покращенням виробничого процесу;
- донести до керівника ідеї, відповідно до прийнятого рішення, найчастіше співробітник висловлює свою незгоду;
- пояснити власну думку, якщо виникає конфліктна ситуація між працівниками чи з начальником відповідного підрозділу;
- регулярно надавати звіти про діяльність підприємства;
- поскаржитися на співробітника, який не виконує вказівки керівної особи;
- розібратися з неправомірним делегуванням зобов'язань;
- повідомити керівника з приводу порушення дисципліни службовцями при виконанні трудових обов'язків та робочого розпорядку;
- надати відомості, що стосуються подій, що вплинули на виникнення фінансових втрат чи фізичної шкоди;
- викласти сприятливу інформацію, яка потребує реакції керівної ланки.
Класифікація та авторство
Відповідно до фактів відомості, адресовані керівнику, потребують термінового ухвалення рішень. Зазвичай вони негативні, але можуть бути позитивними, якщо співробітник успішно виявив себе на роботі і потрібно сповістити керівництво. Особи, вищі за посадою, вживають заохочувальних заходів щодо службовця матеріальним чи іншим способом.
Існують типи, пов'язаних з:
- порушенням робочого порядку та дисципліни;
- невиконанням чи поганим виконанням трудових зобов'язань;
- допущенням використання образливих фраз належним чином іншому службовцю, неприпустимих вчинків у поведінці, провокацією конфліктних ситуацій;
- робочими досягненнями, гідними нагородження.
Записки, які доповідають про заслуги чи провини працівників, має право написати кожну посадову особу підприємства. Найчастіше її подають підлеглі начальнику, дотримуючись субординації. Він, у свою чергу, ухвалює рішення про доведення відомостей до гендиректора.
Керівник певного відділу, складаючи документ, може адресувати його Генеральному директору. Співробітник має можливість оформити доповідну безпосередньо на чолі компанії, але перед передачею необхідно підписати її у начальника підрозділу.
Як виняток, папери, що несуть інформаційний характер, оформляються у вигляді скарги на керівника відділу. Працівник надсилає записку із претензіями безпосередньо гендиректору.
В оформленні необхідно дотримуватися обов'язкові вимоги. Зазвичай документ складається з трьох самостійних частин.
- Події, факти, причини. Розкриття суті події.
- Ідеї укладача щодо обставин, що склалися, що він пропонує, які рішення бачить.
- Підбиття підсумків та рекомендації.
Доповідна записка — офіційний та діловий документ, отже, її складають відповідно до вимог, встановлених державним стандартом №6.30-2003про уніфіковані системи документів, включаючи організаційно-розпорядчі папери.
Оформлення внутрішньої записки полягає у використанні аркуша формату А4, при цьому допускається рукописний або надрукований текст. Спеціального бланку тут не передбачено. Обов'язково вказати:
- зверху, зліва та в кутку найменування структурного підрозділу, дані укладача;
- праворуч, зверху та в кутку прізвище, ім'я, по батькові, посада адресата;
- назва офіційного паперу, за допомогою великих літер, розташовуючи його в центрі аркуша, іноді воно розміщене в лівому полі аркуша, по краю;
- під назвою дату, місяць та рік підписання, використовуючи арабські цифри;
- короткі відомості про зміст;
- текст із відокремлених блоків.
Останній рядок складається з підпису укладача, а також розташованих поруч прізвища, ініціалів та посади.
Зовнішньою доповідною запискою вважається вихідний офіційний папір, Складена за допомогою фірмового бланка підприємства. Крім основних відомостей, документ містить:
- найменування, контактну інформацію про компанію - укладача;
- номер;
- назва міста, де вона була сформована;
- заголовка, розташованого за назвою документа, наприклад, «Про порушення дисципліни».
Вимоги щодо інших елементів - найменування даного паперу, інформації про одержувача, тексту та підпису укладача - залишаються, як і при написанні внутрішніх доповідних.
Преміювання
Доповідна з преміювання має заохочувальний напрям, з метою спонукати особу, вищу за посадою, нагородити співробітника за виконані трудових обов'язків чи інші досягнення.
Прогул
Документ представляє звинувачення щодо порушення трудового порядку зі своїми особливостями щодо оформлення, адже він викладає поведінку певного службовця, якому може загрожувати звільнення через відсутність на місці робочих днів.
Для грамотного формування паперу важливими є наступні моменти:
- До прогулу відноситься неявка на місце виконання трудової діяльності понад три години. Коли працівник відсутній менше зазначеного часу, навіть на хвилини, порушення не вважатиметься прогулом, і працівник виправдовує дії у вигляді пояснювальної записки.
- Щоб розпочати складання, одержують від провинившегося пояснення у письмовій формах чи іншу підтверджуючу документацію. Перелічені папери укладач вказує у доповідній. У результаті вона закінчується вимогами застосувати до покарання, що провинилося, або проханням по пом'якшенню.
Комерційний відділ
Генеральному директору ТОВ «Слава»
В.С. Лапіну
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 3
від 11.03.2016
про відсутність на робочому місці
Справжнім доводжу до керівництва, що вчора, 10 березня 2016 року, менеджера з продажу Клімова Іллі Сергійовича не було на місці виконання трудових обов'язків протягом усієї робочої зміни, а саме з 10.00 до 19.00 години.
Клімов І.С. не надав інформації для підтвердження шанобливих обґрунтувань свого вчинку.
Прошу Вас почати щодо менеджера з продажу Клімова І.С. дисциплінарне стягнення.
Начальник комерційного відділу/Совцов/В.П. Совцов
Крадіжка
Крадіжка при виконанні службових обов'язків вважається безпосередньою причиною для припинення співпраці з працівником. Документ формується з метою звільнення винного службовця. Проведення процедури на законній підставі супроводжується:
- отриманням письмового звернення співробітника, де він визнається у скоєнні провини;
- наданням необхідної документації, що підтверджує вчинені дії.
Іноді у справі беруть участь органи правоохоронної діяльності, тому розкрадання є серйозним правопорушенням.
Відділ охорони
Директору ТОВ «Джерельце»
Бєлову І.С.
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА №5
від 07.06.2017
про розкрадання майна
01 червня 2017 року о 16 годині 40 хвилин вантажник складу готової продукції, Савельєв Микола Степанович, намагався винести за межі території ТОВ «Джерельце» каву-машину. Цей факт було виявлено начальником охоронної служби Горьких Л.А.
Савельєв Н.С. не зміг пояснити цей вчинок, відмовляючись від свідчень.
Прошу Вас призначити комісію та здійснити інвентаризацію складського приміщення, де зберігається готова продукція, та усунути Савельєва Миколу Степановича від робочої діяльності, доки не буде з'ясовано обставини та визначено ступінь його провини.
Начальник відділу охорони / підпис / Горьких Л.О.
Порушення дисципліни
Доповідна формується передачі інформації щодо порушення трудового порядку і належить до внутрішньої документації, яка виходить поза межі певної підприємства. Вона має точно описувати порушення співробітника, згадуючи, чи від нього відповідні відповідні обґрунтування вчинків.
Важливі моменти оформлення:
- інформаційний характер без емоційних тверджень, абсолютно нейтральний стиль;
- повідомляє керівництво підприємства, у тому числі виходячи за його межі (для кожного варіанта прийнято певні умови щодо оформлення).
Доповідна записка складається з причин передачі, висловлення власної незгоди, надання одержувачу рекомендацій, залежно від ситуації.
Відділ постачання
Генеральному директору ТОВ «Скеля»
Б.Л. Воронову
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 3
від 07.08.2017
про порушення трудової дисципліни
Доводжу до Вашого відома, що 05 серпня 2017 р. співробітниця відділу постачання Кудряшова Олена Михайлівна припустилася серйозного відступу від трудового порядку.
Після закінчення перерви на обід, що закінчується о 13:00, Олена Михайлівна не повернулася на місце роботи і не була присутня на ньому до кінця робочої зміни, а саме до 17:00. Співробітниця на даний момент не пред'явила документи, які могли б виправдати та пояснити її вчинок.
З огляду на допущені грубі порушення трудового порядку виношу свою пропозицію оголосити догану Кудряшової Олені Михайлівні та занести інформацію до даних особистої картки.
Начальник відділу постачання / підпис / О.Л. Градів
Невиконання працівником посадових обов'язків
Доповідна записка такого характеру дозволяє повідомити керівникапро невиконання або неналежне здійснення посадових функцій співробітником, відповідно до професійних обов'язків.
Документ закінчується проханням надати дисциплінарний вплив на працівника. Допустимо вжити заходів покарання, визнаючи їх обґрунтованими.
Відділ бухгалтерії
Генеральному директору ТОВ «Схід»
Кулікова В. А.
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА №1
від 13.04.2017
про невиконання посадових обов'язків
Прошу Вас взяти до відома, що співробітниця відділу бухгалтерії Драгуніна Катерина Петрівна допустила грубий недолік при складанні квартального звіту згідно з показниками попереднього кварталу. Не перевіривши сформований звіт, надала його до податкової служби, в результаті податковий інспектор виставив штраф організації у розмірі 500 рублів.
Через допущене порушення, вимагаю винести Є.П. Драгуніною суворе попередження з наступним зазначенням його в особистій картці, а також позбавити співробітницю преміальної виплати відповідно до суми штрафного стягнення, виставленого податковим органом.
Головний бухгалтер/підпис/С.І. Попова
Некоректна поведінка співробітника
З метою надання інформації керівництву, щодо образливих дій певного працівника стосовно іншого під час виконання робочих обов'язків формується офіційний папір та передається начальнику. Керівництво, згідно з отриманою доповіддю, робить відповідні заходищодо покарання винного з метою виключити таку поведінку у майбутньому.
Виробничий відділ
Генеральному директору ТОВ «Піраміда»
Стовповий Л.М.
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА №5
від 07.06.2017
про некоректну поведінку співробітника
Доповідаю Вам, що 06 червня 2016 року технолог Зуєв Є.С. допустив некоректні дії стосовно заступника начальника виробничого відділу Клюєвої Ніни Василівни. Зуєв Є.С. вжив нетактовні зауваження щодо зовнішнього образу Клюєвої Н.В., додаючи нецензурні фрази образливого характеру.
Хочу наголосити, що співробітник виробничого відділу Зуєв Євген Семенович не вперше допустив грубі висловлювання, звертаючись до інших працівників, при цьому порушуючи трудову дисципліну та провокуючи на конфлікт у робочому колективі.
У зв'язку з цим, пропоную провести із Зуєвим Є.С. виховну розмову та оголосити догану через неприпустиму поведінку на місці трудової зайнятості.
Керівник виробничого відділу / підпис / Гришаєв К.І.
Реакції адресата
Після отримання документа з інформацією щодо дій певного співробітника адресат, враховуючи перелічені події, застосовує відповідні заходи.
Намір керівник представляє у вигляді резолюції, оформленої на тому аркуші, де розташований текст доповідної. Відповідно до викладеної резолюції, реалізовуються заходи щодо прийнятого рішення.
Підсумки
Доповідна записка дозволяє керівнику організації знати подій, взаємодіяти з робочим колективом і підтримувати трудову дисципліну. Від грамотного та точного оформлення залежить рішення, яке робить голова компанії щодо певної посадової особи.
На відміну від службової записки представлено відео.
