Після видання наказу прийому працювати. Для цього немає уніфікованої форми, тому розробте її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва та з інших документів, які є, наприклад, з посвідчення водія, медичної довідки.
На першій сторінці має бути описано всі документи, які є на момент працевлаштування, і які будуть з'являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, будь-які додаткові угоди до трудового договору.
У внутрішньому описі вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання та номер аркуша в особистій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача та дату складання. Для спрощення надання інформації складіть опис у табличному вигляді.
Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх у хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (№1). Далі оформіть обкладинку особистої справи. Обов'язково вкажіть найменування організації згідно із установчими документами, порядковий номер особистої справи, дату складання. Залиште поле під вказівки дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.
Не забудьте вказати і заголовок справи – прізвище, ім'я та по батькові співробітника повністю. Також ви можете написати посаду працевлаштованого співробітника. Після звільнення справа прошивається та здається до архіву.
Особисті справи зберігаються у кадрового працівника чи іншої особи, яка виконує його обов'язки. Доступ до даних обмежений. Щорічно співробітники повинні отримувати інформацію про ведення справ; краще, якщо після ознайомлення вони підписуватимуть.
У процесі своєї діяльності облікового працівника чи підприємця доводиться обробляти безліч документів. Потік документів збільшується прямо пропорційно до успішності розвитку бізнесу. Багато прийомів роботи широко відомі, проте бізнесменам-початківцям всю технологію навряд чи хто розповідатиме. З цієї інструкції ви дізнаєтесь, як підшивати документищоб вони не плуталися і не губилися.
Інструкція
Використовувати прозорі файли не дуже. Краще підшити документи, використовуючи дірокол. Звичайно, прозорі файли стануть у нагоді для зберігання документів, які діроколити не можна: документи, які виготовлені на бланках Держзнаку, документиз голограмами та інші папери, захищені від підробки. Для інших документів файли використовувати недоцільно.
Щоб діроколити прицільно, можна скористатися , вирівнюючи кожен документ попереднього. В одній папці документибудуть вирівняні, однак якщо потрібно перемістити будь-який документ в іншу папку, велика ймовірність того, що він виступатиме за межі пачки.
Найкращий спосіб підшивки документів – використання з обмежувачем. Тоді у кожного документа отвори розташовуватимуться на тому самому місці. Документи, прошиті таким чином, матимуть найакуратніший вигляд і додаткових отворів у них не доведеться.
Для з'єднання документів часто застосовують дужки степлера або скріпки. Щоправда, є у них недолік: скріплена за допомогою скоб або скріпок пачка документів у місцях кріплення має опуклість, що утруднює з паперами. Поєднувати багатосторінкового документа краще крапелькою клею ПВА. Найчастіше це займає менше, та й пачка документів немає потовщень.
Якщо документ за розміром менше, ніж стандартний аркуш, його потрібно спочатку наклеїти на стандартний аркуш, після чого його можна з іншими документами.
Документація у деяких компаніях зберігається десятиліттями. Щоб важливі папери не пом'ялися і не загубилися, їх потрібно підшивати до папок із твердого картону чи пластмаси. Для ідентифікації давайте кожному договору окремий номер.
Інструкція
Щоб потрібне було легко знайти, заведіть книгу . Привласнюйте номер та заносите його до цього журналу. Крім номера, вписуйте дату укладання договору. Запис у журналі має виглядати так: 1. договір №123ТП від 22.02.2011. У примітках можна вказати суть договору, коли цього вимагає корпоративний стиль документації.
Якщо у компанії є кілька юридичних осіб, заведіть для кожного свою книгу обліку договорів. Використовуйте символи символів. Наприклад, договори ВАТ "Маша та ведмеді" записуйте як 123ММ. А цінні папери від ЗАТ "Три порося" помічайте 123ТП. Номери надавайте по порядку, щоб не виникло плутанини.
Перед тим, як документ в папку, акуратно видаліть скріпку, що тримає . Візьміть дірокол і пробийте нові отвори. Вкладіть документ у папку та закріпіть його спеціальними вусиками. Відокремте один договір від іншого чистим листом А4.
Підшивати договори можна й іншим способом. Для цього потрібні прозорі файли. Кожен документ вкладайте в окремий файл та закріплюйте у папці.
Не зберігайте в одній папці надто багато договорів – вони можуть пом'ятися. Папка повинна легко закриватися, окремі листи не повинні стирчати назовні.
Папки з договорами трирічної давності немає потреби завжди тримати під рукою. Розкладіть їх у картонні коробки, підписавши рік та юридичну особу, на яку оформлені документи. Коробки надішліть на склад. Вибирайте сухе місце для зберігання. Вологість згубна для паперу.
Особисті відносини всіх співробітників, що звільнилися і вийшли на пенсію, необхідно відправити для зберігання в архів (стаття № 17 Федерального закону № 125-Ф3). Співробітник відділу кадрів зобов'язаний підготувати папки з документами та передати їх уповноваженому співробітнику архівз рук в руки.
