Поки що настільки поширені у Росії, як у Заході, де вони стали невід'ємною частиною корпоративної культури. Їх написання ще не стало загальним правилом, і точно робити це необов'язково. І все ж вони набувають все більшого поширення.
Залежно від ситуації, прощальний лист складається по-різному: відносини з колегами можуть бути різного ступеня близькості, та й, окрім звільнення, причиною для написання іноді стає переведення в інший відділ усередині компанії, і таке інше. Щоб скласти лист правильно, ознайомимося з тим, як це зробити, якою може бути форма та зміст такого листа, кому його варто надсилати.
Комусь така практика може здатися незвичайною та сумнівною. Це й не дивно, адже в нашій країні вона в новинку, та й загалом корпоративна культура у нас тільки розвивається, і здається дивним надсилати листа такій великій кількості людей, коли на роботі ми зазвичай спілкуємося лише з малою частиною з них.
Зрозуміло, складати його ніхто не примушуватиме, адже це необов'язково, але все-таки це стає важливим правилом гарного тону. Тому для корпоративного співробітника, який бажає підтримати високу думку про себе, важливо вміти правильно йти з роботи, тим більше, що в майбутньому можуть знадобитися рекомендації. І написання прощального листа стає дедалі важливішим елементом догляду.
Психологи теж рекомендують писати прощальні листи: вони допоможуть підбити внутрішній підсумок своєї роботи, зробити висновки та впорядкувати думки, після чого підійти до чергових викликів вже оновлених. Це допоможе ще раз згадати, які відносини у вас склалися з колегами та начальством, що ви робили правильно, а що ні, і не допускати помилок на наступному місці роботи. Крім цього, – у будь-якому випадку стрес, і розсилання листів буде додатковою гарантією від потрапляння в незручну ситуацію за особистого прощання. Адже не з усіма хочеться спілкуватись.
При цьому послання, крім перерахованого, має і суто утилітарні завдання – в ньому наводиться інформація про ваше звільнення та нове місце роботи, що може допомогти у підтримці ділових контактів у майбутньому. Якщо ви знайомі з тим, хто приходить на ваше місце, і хочете його відрекомендувати – варто зробити і це.
Як написати прощальний лист: форма та зміст
Незалежно від того, в якій формі складається послання, важливо скласти його так, щоб воно легко сприймалося і могло бути швидко прочитане.
Простота та зрозумілість тексту – найважливіші пріоритети, і змістовна частина повинна повідомляти про ваше.
Потім може бути розповідь про мотиви і про наступника. Але й те, й інше необов'язково.
Хоча приводом є інформування колег про звільнення, найважливішою частиною листа, безсумнівно, є слова подяки, які допоможуть залишити про себе приємне враження. Це означає, що думки слід викладати позитивно та не захоплюватися аналізом причин догляду та критикою компанії. І що зовсім точно не можна робити, то це викладати домисли і переходити на особистості. Не слід дозволяти негативним емоціям виплеснутися в текст листа, інакше ефект буде протилежний задуманому, і ви виставите себе не в кращому світлі серед колег.
Допоможуть справити гарне враження як просто добрі побажання та напуття, так і їхнє вираження у креативній формі – нерідко прийнято оформляти такі послання з гумором, щоб колеги могли наостанок посміятися, вітається іронія, особливо самоіронія. Хоча ніхто не змушує вигадувати щось особливе і прощальний лист при звільненні може бути складений у стандартній стилістиці. І навіть якщо воно витримане у неформальній чи гумористичній манері, все одно варто утриматися від грубостей на адресу колег – нехай навіть вони здаються вам дружніми, але варто пам'ятати, що адресоване послання колективу, і його члени можуть по-різному трактувати деякі формулювання.
Залежати стиль може від . Так, якщо все-таки хочеться висловити невдоволення, допустимо зробити це у прощальному посланні – як вказують психологи, це один із способів зменшити стрес. І все ж таки важливо не скочуватися до образ, а негатив вдягнути в чітку конструктивну форму і при всіх стараннях висловлюватися обережно, навряд чи в цьому випадку варто розраховувати на добрі стосунки з екс-колегами в майбутньому. Цей прощальний лист призначається вже не для колективу, а для співробітника, що самого звільняється. Все ж таки, якщо ви не знаходите в собі сил скласти позитивне послання, яке могло б підняти настрій, або не вважаєте за потрібне робити це, краще обмежитися стандартним листом або навіть його скороченою формою – без емоцій.
Чи варто надсилати прощальний лист начальникові?
Окремий лист може бути складено начальника.
Якщо ви взялися за складання листа для колег, то оформити окреме послання до начальника вкрай бажано, адже це підкреслить шанобливе ставлення, навіть якщо насправді у вас з ним був конфлікт. Тим більше, прощальний лист – доречний спосіб визнати помилки і вирішити конфлікт, і так залишити про себе позитивніші спогади, ніж були б без нього. Як знати – раптом це відіграє свою роль у майбутньому?
Зрозуміло, написати прощальне послання колегам простіше, ніж начальнику, якщо відносини із не були безхмарними, і більше, якщо звільнення якось пов'язані з ним. Проте це важливий спосіб наголосити на професіоналізмі, яким не варто нехтувати.
Лист начальнику повинен мати відмінності від послання колегам у змістовному плані: так, якщо існує безліч різних способів звернення до колег, у тому числі і неформальні, а ось у листі начальнику все ж таки важливо чітко витримати субординацію і написати його в суворій стилістиці. Як правило, у тексті виражається подяка за сприяння та всіляку підтримку, допомогу у підвищенні навичок: навіть якщо насправді ви її не відчуваєте і не вважаєте, що начальник надавав вам допомогу, слід зберігати максимально доброзичливий тон. Якщо можете проілюструвати слова підтримки конкретним прикладом, варто зробити це, так лист стане вагоміше.
Слід також підкреслити, що ви багато чого навчилися і стали досвідченішими завдяки його керівництву, перерахувати заслуги та позитивні якості, якими ви хотіли б також мати. Форма звернення - персональна, розсилка начальнику того ж листа, що й решта колег є помилкою.
Приклади прощального листа колегам
Суворого, чітко встановленого та офіційно затвердженого зразка, звичайно ж, немає – адже сам лист неофіційний. І все ж таки можна виділити загальні правила і навести приклади.
Спочатку коротко позначимо основні частини листа та підсумуємо правила їх написання:
- Форма звернення до колег має бути ввічливою, наприклад «шановні колеги». Втім, як буде показано у прикладах, іноді від цього можна відступати – за відповідної атмосфери в колективі.
- Після звернення потрібно повідомити їх про факт вашого відходу з роботи - якщо відомий наступник, то тут же вказується і його ім'я. Можна розповісти про причини звільнення, але не обов'язково.
- Потім слідують подяки колегам та побажання їм – як правило, пов'язані з роботою.
- Також тут можуть бути висловлені пропозиції на майбутнє, щоб покращити роботу у колективі – але робиться це рідко, і, зрозуміло, у максимально м'якій та дружній манері. Все ж таки прощальний лист – не надто доречне місце для критики.
