Росстат утвердил приказ от 15.07.2019 № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками. В 2020 году сильно меняется перечень того, какие отчеты нужно делать специалисту отдела кадров.
Один раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо сдавать обновленные данные по формам:
- № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
- № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
- № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
- № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала».
Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодателям предстоит заполнять и отсылать в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:
- № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».
Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:
- № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
- № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
- № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».
Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что 1 раз в 3 года придется подавать дополнительные кадровые отчеты:
- № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
- № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».
Какие отчеты надо сдавать уже сейчас
«Одноразовые» кадровые отчеты в 2020 году
МВД
Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны . Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД России от 04.06.2019 № 363.
Военкомат
Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, . В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового работника. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение № 9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (приложение № 13).
Служба занятости
Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, какие отчеты сдает отдел кадров? Первым делом об этом необходимо . Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.
Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из .
Росстат
С января 2020 года перечень отчетов отдела кадров в Росстат дополнится ежемесячной формой № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (приложение № 14 к приказу от 15.07.2019 № 404). Но в выборку попадут организации, где проводились забастовки в результате коллективного трудового спора или возобновление работы трудовым коллективом (окончание забастовки). Если наблюдаемого события не было, отчитываться не надо.
Ежемесячные отчеты
Служба занятости
Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.
Росстат
До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать , готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.
ПФР
Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать . Если работник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ предоставляют в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то предоставляют форму СЗВ-СТАЖ в ПФР в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.
Сам отчет утвержден постановлением правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.
Росстат
До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут . Ее не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с приказом Росстата от 15.07.2019 № 404 и изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая дату, когда работа не велась.
Проверочный лист
Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2020 году.
Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.
Таблица: сроки сдачи кадровой отчетности в 2020 году
|
Последняя дата сдачи |
Наименование отчета, кто и куда сдает |
|
|---|---|---|
|
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала (форма № 1-Т (ГМС) — в Росстат за прошлый год. Сдают только государственные органы, органы местного самоуправления и избирательные комиссии муниципальных образований. |
||
|
Форма № 1-Т (условия труда) за прошлый год — в Росстат. |
||
|
Форма № 7-травматизм за прошлый год — в Росстат. |
||
|
Данные о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций (форма № 1-кадры). Отчет сдают 1 раз в 3-4 года! |
||
|
Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов РФ (форма № 2-ГС (ГЗ)) — в Росстат за прошлый год. Сдают только государственные органы. |
||
|
Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих (форма № 2-МС) — в Росстат за прошлый год. Сдают только органы местного самоуправления, избирательные комиссии муниципальных образований. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форму СЗВ-СТАЖ) — в ПФР по итогам года. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала (форма № ЗП-образование) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала (форма № ЗП-наука) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала (№ ЗП-здрав) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала (форма № ЗП-соц) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала (форма № ЗП-культура) — в Росстат за первый квартал. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
||
|
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за второй квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала (форма № ЗП-образование) — в Росстат за второй квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие образовательную деятельность. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала (форма № ЗП-наука) — в Росстат за второй квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие научные исследования и разработки. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала (№ ЗП-здрав) — в Росстат за второй квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в области здравоохранения. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала (форма № ЗП-соц) — в Росстат за второй квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, предоставляющие социальные услуги. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала (форма № ЗП-культура) — в Росстат за второй квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в сферах культуры, искусства и кинематографии. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
||
|
Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сентябрь |
В течение месяца |
Направить в военкомат списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста. |
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4 (НЗ)) — в Росстат за третий квартал. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала (форма № ЗП-образование) — в Росстат за третий квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие образовательную деятельность. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала (форма № ЗП-наука) — в Росстат за третий квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие научные исследования и разработки. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала (№ ЗП-здрав) — в Росстат за третий квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в области здравоохранения. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала (форма № ЗП-соц) — в Росстат за третий квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, предоставляющие социальные услуги. |
||
|
Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала (форма № ЗП-культура) — в Росстат за третий квартал. Сдают только государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в сферах культуры, искусства и кинематографии. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат. Отчет сдают:
|
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Направить списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Данные о наличии свободных мест — в службу занятости. |
||
|
Подготовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата. |
||
|
Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, — в военкомат. |
||
|
Сведения о просроченной задолженности по заработной плате — в Росстат. Форма № 3-Ф и порядок заполнения представлены в приказе ведомства от 15.07.2019 № 404. |
||
|
Сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД) — в ПФР за прошлый месяц. |
||
|
Данные о численности и заработной плате работников (форма П-4) — в Росстат за прошлый месяц. |
||
|
Сведения о наличии свободных мест — в службу занятости. |
На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.
Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов. Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них. В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.
Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:
- Оценка состояния структуры персонала.
Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
- Квалификационный состав.
- Динамика приёма на работу.
- Возрастной состав.
- Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность - невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
- Изучение движения персонала:
- Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров - это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
- Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих - оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
- Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.
Есть решение
Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы. Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных. Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных. Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.
Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…
Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности
Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.
Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.
Изучение движения персонала
Между сроком работы людей в компании и причинами их увольнения существует зависимость, которую можно обнаружить, исследуя диаграммы увольнений.
Стадия подтверждения. Исходя из статистических данных, наибольшее число увольнений приходится на начальный этап работы (от одного года до полутора лет). Основные причины высокой текучести кадров – некомпетентность персонала (отсутствие знаний, опыта, навыков), непринятие организационной или корпоративной структуры, неадекватное введение в должность. В большинстве случаев на данном этапе уходят сотрудники со слабой мотивацией и низким потенциалом развития.
Стадия консолидации. В течение второго и третьего года работы причинами увольнения являются: неудовлетворённость техническими ресурсами, системами материального и морального стимулирования, отсутствие перспектив карьерного роста. На этом этапе уходят сотрудники с высоким потенциалом развития в данной компании.
Стадия нового импульса. Из организации уходят сотрудники, чьи долгосрочные планы не были реализованы, нет повышения в должности, увеличения заработка, оплата труда ниже, чем в других компаниях, занимающихся аналогичным бизнесом. Потери персонала в этот период особенно не желательны, так как компанию покидают ключевые работники, в развитие которых уже были вложены немалые силы и средства.
Анализ коэффициента текучести позволит формировать структуру кадров исходя из:
- отраслевой специфики;
- квалификации персонала;
- сезонности производства;
- особенностей структуры организации (стиля управления, кадровой политики, отношения к найму и увольнению персонала со стороны руководства).
Коэффициент текучести даёт лишь обобщённый результат по всей организации. Более детальный анализ позволяет определить, характеризует ли коэффициент всю компанию, охватывая должности и сотрудников, или на его формирование в большей мере оказывает влияние лишь небольшая категория работников.
Такой анализ поможет руководителю выявить должности, на которых проявляется наибольшая текучесть. Аналогично можно оценить, сотрудники какого возраста и с какой квалификацией чаще других покидают компанию. Всё это позволит принять своевременные меры по удержанию наиболее ценных служащих.
Благодаря полученным графикам можно сделать выводы о том, когда вероятность увольнений максимальна.
Для прогноза поведения сотрудника используется параметр интенсивности увольнений или функция риска, которая показывает вероятность того, что служащий уволится в следующем отчетном периоде при условии, что в начале он работал в компании.
Определение экономического ущерба, вызванного текучестью персонала
Для определения величины экономического ущерба от текучести кадров используют следующие рассчеты.
Потери, вызванные проведением процедуры увольнения
Выплаты выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат, производимых по разным основаниям увольнения. При сокращении штатов и при увольнении по собственному желанию суммы выплат будут разными. Консультацию по данным вопросам может дать юридическая служба (юрист) предприятия. Исходя из полученной информации, можно рассчитать "переплаченные" средства и включить их в потери.
Потери от судебных издержек, связанных с незаконным увольнением, последующим восстановлением и оплатой времени вынужденного прогула
Если увольнение или перевод на другую должность будут признанны незаконными, то работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор. Он же может принять решение о выплате сотруднику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработной плате за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.
Эта статья потерь может быть весьма значительной, т.к. шансы на восстановление на прежнем рабочем месте весьма велики.
Потери, вызванные проведением процедуры найма работников на вакантное рабочее место
- затраты на поиск кандидатов (объявления в средствах массовой информации, на рекламных щитах и др.);
- расходы на отбор кандидатов (затраты рабочего времени на проведение процедуры отбора - тестирование, собеседование, просмотр анкет и др. и на подбор персонала, в том числе размещение объявлений о наборе и оплата услуг кадровых агентств, т. е. финансовые, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, если в результате этих мероприятий сотрудники не будут набраны);
- издержки, вызванные оформлением принятых на работу (затраты рабочего времени сотрудников отдела кадров и финансовые расходы на эту процедуру);
- прямые затраты по поиску, отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг консалтинговых, кадровых, рекрутинговых агентств.
Потери при перерыве в работе
Они обусловлены простоем рабочего места между увольнением сотрудника и принятием нового. Они определяются как произведение трех показателей: среднедневной выработки, приходящейся на одного работника, средней продолжительности перерывов в работе, вызванных текучестью, и числа работников, выбывших по причине текучести:
N пр = В*Т*Ч т,
где В - среднедневная выработка на одного человека;
Т - средняя продолжительность перерыва, вызванного текучестью;
Ч т - число выбывших по причине текучести.
Потери, обусловленные необходимостью обучения и переобучения новых служащих
Эти потери показывают затраты на проведение трудовой адаптации сотрудника, обучение на рабочем месте, расходы на обучение с отрывом от производства. Рассчитываются как произведение количество средств, потраченные на обучение, доли текучести в общем числе выбывших, деленное на коэффициент изменения численности работников в отчетном году по сравнению с базовым:
П о = З о *Д и *К и,
где З о - затраты на обучение и переобучение;
Д и - доля излишнего оборота текучести;
К и - коэффициент изменения численности работников в отчетном периоде.
Потери, вызванные снижением производительности труда у рабочих перед увольнением
Они определяют стоимость недополученной продукции и рассчитываются как произведение коэффициента снижения производительности труда, ее среднедневного уровня, числа дней перед увольнением сотрудников, выбывших по причине текучести:
П спт = С рв *К сп *Ч у,
где С рв - средняя выработка;
К сп - коэффициент снижения производительности труда перед увольнением;
Ч у - число дней перед увольнением, когда наблюдается падение производительности труда.
Потери, вызванные недостаточным уровнем производительности труда вновь принятых рабочих
Определяются как произведение числа работников, выбывших по причине текучести, суммы произведений показателей среднедневной выработки служащего в каждом месяце периода адаптации, помесячных коэффициентов снижения производительности труда и числа дней в соответствующем месяце:
N пр = С рва *К м *Ч м,
где С рва - среднедневная выработка рабочего в каждом месяце периода адаптации;
К м - помесячный коэффициент снижения производительности труда за период адаптации;
Ч м - число дней в соответствующем месяце.
Затраты по проведению набора персонала в результате текучести
З орг =(З н *Д т)*К изм,
где З н - затраты на набор;
К изм - коэффициент изменения численности работников, равный отношению численности на конец периода к численности на начало периода;
Д т - доля текучести.
Потери от брака у вновь поступивших работников
Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:
П бн =(О б *Д бр)/К изм,
где П бн - потери от брака у новичков;
О б - общие потери от брака;
Д бр - доля потерь от брака у лиц, проработавших менее одного года;
Разработка таких систем не отделима от изучения специфики работы конкретной организации. Кроме того, использование KPI позволит вовремя обнаружить отклонения, выявить "слабые места" бизнес-процессов. Динамическая модель показателей поможет скорректировать направление развития компании.
Выводы
Такой анализ поможет предупредить выше озвученную проблему, создать более эффективную и целостную кадровую стратегию, направленную на удержание специалистов. Текучесть персонала можно спрогнозировать, что позволит своевременно принять меры для сохранения ценных сотрудников. При этом предоставляется случай наиболее эффективных кадровых перестановок. Изучение отчетности дает возможность определить, что общего между сотрудниками, опаздывающими на работу, или каковы причины временной нетрудоспособности, какие черты объединяют хороших топ-менеджеров. Тщательный анализ предыдущего опыта позволит, например, выявить, к чему приводят задержки заработной платы. Знания, полученные при таком исследовании, помогут лучше подбирать кандидатов на вакантные должности, вкладывать деньги в обучение наиболее перспективных сотрудников.
По состоянию на 31.12.2016 года общая численность работников Центра составила 119 человек при штатной численности 114 человек. 88 специалистов списочного состава Центра имеет высшее образование, средний возраст которых оставляет 45 лет. Штатным расписанием Центра предусмотрено 77 единиц должностей «специалист по социальной работе», фактически на 31.12.2016 года их численность составляет 81 единица, средний возраст которых 44 года. Из числа специалистов по социальной работе 62 человека имеют высшее образование, это: «специалист по социальной работе» — 5 работников, «социальная работа» — 2, педагогическое – 21, преподавательское – 4, юридическое – 5, экономическое — 8, менеджмент – 5, 12 специалистов по социальной работе Центра имеют высшее образование по другим направлениям. В 2016 году выбыло 54 человека, из которых 24 специалисты, в их числе 16 специалистов по социальной работе.
КемГУ, обучающихся на юридическом факультете: Время прохождения Курс Кол-во студентов, чел. Структурное подразделение администрации города 04.07-17.07.2013 3 1 Юридический отдел комитета строительного контроля 1 Юридический комитет Итого: 2 18.07-31.07.2013 3 1 Юридический комитет Итого: 1 Всего: 3 26.12.2013 года заключен договор о прохождении практики студентов Кемеровского института (филиала) Российского государственного торгово-экономического университета, действующий в течение трех лет с момента подписания договора (специальности/ направления подготовки: менеджмент организации (специализация инновационный менеджмент); управление персоналом; гражданско-правовая специализация; государственно-правовая специализация; бухгалтерский учет, анализ и аудит; финансовый менеджмент).
Взаимодействие администрации с вузами г.
Отчет о проделанной работе: образец
Предотвращение мошенничества с пластиковыми картами Игорь Анатольевич Дощенко, главный экономист отдела платежных систем и расчетов ГУ Банка России по Кемеровской области 2.Банковские продукты: вклады и кредиты Юрий Леонидович Коленко, начальник отдела сводно-экономического управления ГУ Банка России по Кемеровской области 10. 05.12.2013 1. Дистанционные каналы обслуживания ВТБ 24 Елена Владимировна Толстенко, директор Операционного офиса «Площадь Советов» Банка ВТБ24 (ЗАО) 2.
Ипотека как эффективный инструмент улучшения жилищных условий. Механизмы снижения платежной нагрузки для ипотечных заемщиков Ирина Юрьевна Клещенок, начальник отдела реализации ипотечных продуктов ОАО «Агентство по ипотечному жилищному кредитованию Кемеровской области» 11.
Отчет отдела кадров о проделанной работе за день
Т.Ф.Горбачева по предоставлению мест для прохождения ознакомительной, экономической, управленческой, преддипломной практики студентов, действующий в течение 3-х лет, с общим количеством на учебный год 40 студентов. 05.12.2011 г. заключен договор с Кемеровским государственным университетом на проведение учебной, производственной, преддипломной практики студентов по специальности и направлению «Государственное и муниципальное управление», действующий до 31.12.2014 г. В 2013 году студентами пройдена ознакомительная, производственная и преддипломная практика в структурных подразделениях администрации города: — КузГТУ (специализация «Государственное и муниципальное управление»): Время прохождения Курс Кол-во студентов, чел.
Пример отчета отдела кадров о работе
Оформление всех видов отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и поощрений, сверка и внесение изменений в личные карточки и личные дела муниципальных служащих и программу «Кадры» (2670 приказов), в том числе: ·Дисциплинарные взыскания – 26 человек; ·Командировочные удостоверения – 60 штук; · Материальная помощь – 21 протокол и приказ; 7. Учет и анализ движения личного состава, обеспечение обработки информации о муниципальных служащих с помощью автоматизированной программы «Кадры».
4. Аттестация На основании распоряжения администрации города от 14.06.2013 г. № 328 «Об аттестации муниципальных служащих» на 01.08.2013 года были подготовлены списки аттестуемых и сформированы аттестационные комиссии.
Сейте доброе, разумное, вечное…
Кедровка, Промышленновский 1 1 ТУ ж.р. Лесная Поляна 3 2 1 ТУ ж.р.Ягуновский, Пионер 2 2 ИТОГО по КУМИ; УЗ; ТУ 49 25 24 ВСЕГО 141 81 60
- Из них прошли курсы повышения квалификации — 65 чел.:
— 29 человек за счет областных средств на общую сумму 142 833 руб. По темам: 1. Кадровая работа в органах местного самоуправления (КузГТУ) 2.
Основы местного самоуправления и муниципальной службы (КузГТУ) 3. Бюджетный учет и отчетность (КузГТУ) 4. Электронное правительство (КузГТУ) 5.
Инфо
Организация и направления деятельности архивной службы в органах местного самоуправления (КемГУ) 6. Управление государственными и муниципальными заказами (КемРИПК) 7.
Противодействие коррупции (РГТЭУ) — 36 человек за счет средств городского бюджета на общую сумму – 469 510 руб. (от 36 до 120 час.). По темам: 1.
Четверговые занятия В 2013 году была продолжена работа по ознакомлению руководителей структурных подразделений и их заместителей, а также, по отдельным темам, с приглашением специалистов муниципальной службы по вопросам: финансовой грамотности; контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд; оформления справок о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера; нововведений в Пенсионном законодательстве; предоставления всех видов отпусков; дополнительного медицинского страхования; предоставления услуг по принципу «Одно окно»; повышения антитеррористической защищенности и обеспечения безопасности населения; культурного наследия кемеровчан; создания благоприятного социально-психологического климата в коллективе и др.
Отчет работы отдела кадров по итогам работы за год
Численность работающих пенсионеров 2012 год 2013 год 2014 год 27 (16%), 25 — по возрасту, 1 – по выслуге лет, 1 – по инвалидности 31 (20%) 30 – по возрасту, 1 – по инвалидности 33 (23%) 32 – по возрасту 1 – по инвалидности Из 33 работающих пенсионеров 7% составляют педагогические работники, остальные — специалисты, технический и обслуживающий персонал. Оформлены документы и вышли на пенсию по возрасту: 2012 год 2013 год 2014 год Документы для выхода пенсию 4 (по возрасту) 7 (по возрасту) 8 (по возрасту) Макеты документов для выхода на пенсию 6 6 6 Оформлены представления на награждение в Министерство образования РС (Я): 2012 год 2013 год 2014 год Всего оформлено: 18, получено 18 наград: В связи с юбилейными мероприятиями представлены ходатайства в 21 ведомство и учреждения.
Получена 61 награда.
Внимание
В течение 2013 года в среднем ежемесячно закрывалось около 27 вакансий (прием новых сотрудников, осуществление внутреннего перевода) и открывалось около 10 вакансий (увольнение, внутренний перевод), по продолжительности более 6 месяцев — 21 вакансия. Большая работа проведена в части подбора персонала: — в соответствии с требованиями законодательства об информировании населения о вакансиях в органах государственной власти и органах местного самоуправления в разделе «Вакансии» на официальном сайте публикуются сведения о вакансиях; — подбор персонала осуществляется через рекрутинговые сайты интернета по подбору персонала, что позволяет получать непосредственно резюме от самих соискателей и способствует быстрому поиску кандидатов.
Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.
Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…
ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД
Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.
Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.
Например , график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.
Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.
Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
- обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
- оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.
При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.
Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.
Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.
ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ
Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.
Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:
1. форма № 1-Т ).
В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.
2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4 ).
Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:
- средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
- средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.
3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ) ).
Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:
- работали неполное рабочее время или находились в простое;
- находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
- были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,
а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.
Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.
Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).
Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).
В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком , а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.
ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД
Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.
Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.
Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях , утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.
В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.
Например , в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.
ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.
Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).
Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2017 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет) .
Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД
Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.
Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.
ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.
Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.
Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).
ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ
Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.
Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).
ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ
Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.
Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.
Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.
Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.
Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).
Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.
Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).
2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).
Важно проверить:
- содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
- все ли трудовые договоры содержат актуальные условия - то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
- есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.
Кроме того, стоит проверить:
- приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
- приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
- табели учета рабочего времени;
- личные карточки работников;
- трудовые книжки работников;
- документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
- приказы о направлении в командировку (при наличии);
- приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
- приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
- гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).
- документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).
ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ
Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.
Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:
где Т — текучесть персонала;
У — количество работников, уволившихся за определенный период;
Ч — среднесписочная численность за тот же период.
Например , если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).
Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?
Так, можно указать, сколько:
- кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
- ЛНА оформлено или доработано;
- работников подобрано (при наличии функции подбора);
- трудовых конфликтов предотвращено;
- работников обучено и т. д.
Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю. Готовим документы к хранению //Кадровые решения. 2016. № 3. С. 64-73; Жижерина Ю. Ю. Организация хранения кадровых документов //Кадровые решения. 2016. № 4. С. 71-77. — Прим. редакции .
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением общества и подчиняется непосредственно директору общества и, опираясь на действующее законодательство, указания и инструкции директора и вышестоящих организаций, действующие стандарты, политику ОАО «Элема» по обеспечению качества разрабатываемых и выпускаемых изделий, осуществляет непосредственную работу с персоналом предприятия.
Объектом управления отдела кадров являются все подразделения общества в области административного и функционального руководства в части организации планомерной работы по подбору, расстановке, изучению, воспитанию кадров, своевременного обеспечения подразделений общества необходимыми специалистами, служащими и рабочими требуемых специальностей и квалификации в пределах штатного расписания и лимитов по труду, учета и анализа использования кадров.
К основным функциям отдела кадров следует отнести:
Подготовка проектов и оформление приказов по приему, переводу, увольнению и другим кадровым вопросам, касающихся специалистов, служащих и работников всех категорий с применением средств вычислительной техники;
Ведение книг учета, оформление личных дел, карточек специалистов, а также учет и хранение трудовых книжек, их выдачу уволенным работникам;
Ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, обеспечение необходимыми инструктажами через работников соответствующих служб (техника безопасности);
Составление проекта резерва на выдвижение руководящих и инженерно-технических кадров;
Обеспечение контроля над правильным использованием рабочего времени всеми работниками общества и организация его учета;
Ведение табельного учета.
Полный список функций приведен в приложении Б «Положении об отделе кадров ОАО «Элема».
По распоряжению руководителя организации отдел кадров может выполнять и другие функции.
Рисунок 9 - Структура отдела кадров ОАО «Элема»
Отдел кадров возглавляет начальник. Начальник отдела кадров назначается и освобождается от работы приказом директора общества. На должность начальника ОК назначен специалист, имеющий высшее экономическое образование и стаж работы на руководящих должностях более пять лет. Исходя из должностной инструкции, он выполняет следующие функции:
Руководство отделом кадров;
Руководство работой по обеспечению предприятия необходимыми кадрами;
Прием работников по вопросам найма, увольнения, перевода, участие в аттестации;
Изучение и обобщение итогов работы с кадрами, составление установленной отчетности;
Организация работы по повышению квалификации сотрудников отдела;
Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда;
Реализация политики ОАО «Элема» в области качества.
В подчинении начальника отдела находятся специалист по кадрам, старший табельщик и экономист I категории.
На специалиста по кадрам возложены следующие функции:
Оформление приема, перевода и увольнения работников Общества, а также оформление отпусков и пенсий;
Формирование личных дел;
Ведение делопроизводства, заполнение трудовых книжек;
Подготовка и сдача документов в архив;
Реализация политики организации в области качества.
Вместе с тем, исходя из тех профессиональных знаний, которые предъявляются в должностной инструкцией, специалист по кадрам должен выполнять следующие должностные обязанности:
Принимать участие в работе по комплектованию общества кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
Принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
Совместно с руководителем принимать участие в работе по изучению и анализу должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала общества и ее подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценка их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;
Принимать участие в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контрактов с организациями аналогичного профиля;
Принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;
Участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;
Организация работы, методическое и информационное обеспечение квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформление их решения;
Анализ состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками общества правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участие в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
Осуществление своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок о настоящей трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале общества;
Составление установленной отчетности;
Ведение учета военнообязанных и призывников;
Подготовка документов для сдачи в архив общества в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
Выполнение требований документов системы менеджмента качества.
Функции, которые должен выполнять экономист в отделе кадров, сводятся к следующим:
Осуществлять подготовку данных для обработки информации с применением средств вычислительной техники;
Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале общества, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
Контролировать сроки представления и подготовку к машинной обработке информации по кадрам, ее сохранность и кодирование;
Контролировать правильность заполнения и наличие всех необходимых данных в документах;
Ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
Участвовать в составлении новых задач для отдела кадров, формулировать организационно-экономическую постановку задач для отдела кадров;
Исследовать возможность внедрения новых технических решений в отдел кадров;
Изучение и анализ действующих форм документов.
Старший табельщик осуществляет ведение табельного учета на предприятии и в установленном порядке предоставляет сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
Как видно из представленных сведений, функции работников отдела кадров распределены равномерно, не дублируются, но в то же время тесно взаимосвязаны.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из отдела кадров в подразделения направляются: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников; копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка; сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины и др.
Стоит отметить, что в действительности работа отдела кадров по большей части связана с правовой и социальной ответственностью, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственной функцией кадровой службы, то есть закрепление этой ответственности «на бумаге».
При анализе работы отдела кадров по выбранной теме дипломного проекта были выявлены следующие особенности:
Определение текущей и перспективной потребности в персонале согласовывается отделом кадров с отделом экономики в зависимости от трудоемкости производственной программы, нормы выработки или количества рабочих мест;
Анализ текучести кадров - среди вновь принятых на работу операторов швейного оборудования текучесть кадров в течение первого года работы составляет около 50%. Опрос среди работников показал, что причины ухода преимущественно экономического характера. Хотя не следует забывать о сложности и монотонности выполняемых операций;
Ведение отчетности по соискателям, как таковой, не ведется. Предприятие в основном запрашивает молодых специалистов из учебных заведений, предоставляет сведения в орган по труду, занятости и социальной защите о наличии свободных мест;
Проводя анализ рынка труда, мониторинг по уровню заработной платы конкурентов, предприятие придерживается средних показателей;
Определение требований к должности, составление профиля кандидата специально не проводится. В данном случае руководствуются должностными инструкциями;
Подбор, отбор и найм новых сотрудников проводится по простой схеме: рассматривается резюме, в случае заинтересованности, назначается собеседование. Преимущественно рассматриваются профессиональные качества кандидата.
Сведений о вакантной позиции в каком-либо подразделении предприятия поступают в отдел кадров. При запланированном высвобождении рабочего места, поиск работника начинается заранее, для того, чтобы не создавались «пробелы» в трудовом процессе. Поиск работника начинается среди персонала предприятия (в случаях замещения на управляющую должность рассматриваются кандидатуры из собственного резерва). Затем формируются заявки в центр социальной занятости по району, а также начинается самостоятельный поиск по собственным источникам: размещение объявлений на специализированных интернет-сайтах, расклейка объявлений в окрестностях предприятия (чаще всего к последнему способу прибегают для поиска простых рабочих). Специальных средств на поиск кандидатов не выделяется, поэтому преимущественно рассматриваться свободные источники. К услугам специальных компаний предприятие не прибегает. Как правило, в объявлениях указывается контактная информация (номер телефона отдела кадров), по которому и происходит первое знакомство с претендентами.
В ходе телефонного собеседования выясняются профессиональные знания кандидата и, при успешном прохождении этого этапа, следует приглашение на устное собеседование. На устном собеседовании разъясняются правовые и социальные вопросы, как со стороны нанимателя, так и со стороны кандидата. При успешном прохождении устного собеседования, кандидат оформляет документы о трудоустройстве, проходит инструктаж по охране труда, а также, если это требуется, проходит медицинское обследование. Далее направляется в подразделение, от которого поступила заявка.
Согласно Трудовому Кодексу Республики Беларусь обязательным для нового работника является испытательный срок не более трех месяцев (за исключением отдельных случаев, предусмотренных статья 28 Трудового Кодекса Республики Беларусь). За этот период работник знакомится со своими должностными обязанностями на новом рабочем месте, трудовым коллективом, нормативными документами предприятия, организационной культурой и другими особенностями нового места работы. По истечению испытательного срока по соглашению сторон подписывается контракт о продлении трудовой деятельности на общих основаниях.
Введением в должность нового работника занимается начальник того подразделения, в которое он поступил. Адаптацией рабочих на предприятии занимается группа подготовки кадров. В ее обязанности входит информирование рабочего с особенностями организации и нормирования труда, профессиональная подготовка, также возможно переподготовка. Для рабочих назначается наставник на производстве, который обучает и помогает адаптироваться на новом месте. Специально разработанного порядка адаптации нового сотрудника на предприятии не существует. Больший уклон, как и на множестве отечественных предприятий, делается в профессиональную сферу.
Исследуя проблему подбора и адаптации на предприятии можно сказать о «советском» подходе в кадровой политике. Этот подход, который существует в организации, обусловлен в основном оформлением, регистрацией трудовых отношений, не касающийся управления кадрами. Кадровая служба не выполняет и многие другие функции. В силу этого их работа не соответствует потребностям новых социально-экономических отношений.
Стоит отметить, что это критический фактор не только этого предприятия, но и многих других организаций страны. Большинство структур недооценивают значение кадровой работы, что является причиной неэффективной системы управления предприятиями. Во многих кадровых службах работают прекрасные люди, но они не имеют необходимой подготовки для работы с персоналом. Следовательно, имеет актуальность разработка комплекса мероприятий, направленных на подбор и адаптацию персонала.
