Канцелярські товари оптом за низькими цінами. Купити канцтовари оптом. Канцелярія Електронна канцелярія програма

Відмінна особливість електронної канцелярії Олімп - це її багата функціональність, яка почала класичного діловодства.

На великому промислове підприємствоЗавданнями секретаря (діловода) є не тільки реєстрація документів, а й безліч інших завдань:

• визначення керівника, кому передати на резолюцію вхідний документ
• підготовка передрезолюцій
• доставка документа до виконавця
• контроль повернення оригіналу
• зведений аналіз виконання завдань
• контроль виконання доручень
• формування підсумкової звітності за невиконаними завданнями
• відправлення вихідних документів
• пошук потрібного документа на запит
• друк, сканування
• і навіть зберігання величезної кількості документів. За все це відповідає добрий діловод.

Електронна канцеляріяОлімп здатна зробити роботу добрих людейлегше та ефективніше!

Автоматична реєстрація:

Автоматичний контроль документів, що повторно надійшли

Система сама відловлює документи, що повторно входять до організації та попереджає про це.

Автосповіщення про повернення оригіналу

Система надає схему руху оригіналу, а при не своєчасному його поверненні повідомить реєстратора.

Зручна система зв'язків

Зв'язки документів в Олімп передбачають можливість отримання розгорнутої історії про всі взаємопов'язані документи, зокрема архівні, створені на додаток, скасування або зміну.

Конструктор звітів

Використовуючи конструктор звітів системи Олімп, співробітник може створювати необхідні звіти, не вдаючись до допомоги адміністратора або програміста. Так часто формуються звіти щодо не виконаних чи контрольних документів.

Гнучка система фільтрації

Система Олімп надає можливість виконувати запит на пошук документів, використовуючи рядок фільтрації. Рядок фільтрації дозволяє сформулювати багато варіативних умов пошуку потрібного документа.

Електронна канцелярія в системі Олімп- Це інструмент організації цифрового діловодства. Цей сегмент акумулює всю інформацію, що стосується документів підприємства. Він містить історію роботи користувачів; зберігає всі зв'язки документів; інформує про термін виконання; включає всі файли, які створюються з документом; дає відповіді на запитання виконавців та відповідальних за документом, а також результати їх роботи.

Контроль виконання

Контроль виконання у системі Олімп- це глибокий функціонал надає інформацію про терміни, стадії та результати виконання доручень. Цей функціонал присутній у всій системі, починаючи від електронної канцелярії і закінчуючи структурованим сховищем. Функціонал побудований на термінах виконання документа та доручень та інформуванням про зрив цих термінів.

Візуалізація контролю виконання

1. Колірна індикація та повідомлення від системи Олімп про зрив терміну.
2. Спеціалізований режим з загальною кількістюнадійшли завдань, взятих у роботу, виконаних своєчасно, виконаних із затримкою за періодами, не виконаними вчасно.
3. Ціла система звітів щодо виконання доручень у розрізі документа, виконавців, які контролюють.

Спеціальний контроль

Для своєчасного та якісного виконання завдань, в Олімпі присутня система особливого контролю. Суть їх у цьому, що це найважливіші завдання, поставлені контроль, повинні пройти процедуру зняття з контролю тобто. закриття. У деяких випадках для зняття завдання з контролю потрібна оцінка якості виконаної роботи компетентним спеціалістом. Тоді в системі можна додатково застосувати процедуру підтвердження.

Формування контрольного доручення

1. Видача контрольних доручень супроводжується призначенням контролюючого, а за потреби і підтверджує якісне виконання співробітника.
2. За контрольними дорученнями автоматично вважається коефіцієнт виконавчої дисципліни.
3. Спеціальний режим "Аналіз виконання контрольних завдань" показує інформацію про своєчасність виконання контрольних завдань.
4. Аналітичні панелі на робочому столі перетворять цю інформацію на графічний вигляд.

Управління документами

Грамотне управління документами – це застава ефективної роботивідділу, підрозділи, служби та організацією в цілому. "Управління документами" в системі Олімп- це сучасний інструмент управління масштабним підприємством, що спеціально орієнтований на високорівневі бізнес-процеси.

"Управління документами" це Сегмент модуля Документообіг - Олімп, побудований за принципом планувальника, тобто. всі завдання та документи, що надходять співробітнику, вишиковуються в один список.

У списку видно тип завдання, тему, зміст, дату вступу, термін виконання, від кого прийшов. Цей список може бути легко доповнений потрібною колонкою.

Червоне тло сигналізує про прострочене завдання, що допоможе не забути про його виконання. У системі є випереджальний контроль, коли колірна індикація повідомляє про наближення терміну виконання документа.

Під списком на закладках видно всю додаткова інформація, яка буде потрібна для прийняття рішення. Це текст документа, розгорнуте завдання, історія руху та пов'язані документи.

У програмі легко знайти потрібний документ, і навіть підняти історію роботи з ним. Мало того, в історії видно, скільки кіл уже ходить документ, хто взяв у роботу, а хто ще ні.

Оперативне отримання інформації:

• хто ініціював документ;
• хто погоджував;
• у кого він перебуває зараз;
• які зауваження було дано і ким за документом;
• чи пов'язаний цей документ з іншими документами та яким чином, з можливістю відкрити у тому числі й пов'язані документи;
• по співробітнику, службі, підрозділу чи всьому підприємству загалом бачити картину виконаних і не виконаних доручень.

Зручність роботи з великим масивом документів:

• система сама формує перелік документів на розгляд;
• система нагадує за якими документами необхідно терміново приймати рішення;
• система інформує про термін, що добігає кінця;
• система дає можливість делегувати свою роботу та легко контролювати своєчасне виконання;
• система дозволяє одержати історію роботи над будь-яким документом;
• система дозволить призначати заступників на час своєї відсутності та бачити, як спрацював заступник.

Легкість керування документами:

• підвищення швидкості обміну;
• підвищення рівня виконавчої дисципліни працівників;
• дотримання термінів виконання контрактів;
• можливість отримання необхідної інформації, швидко не встаючи з робочого місця.

Структура сховища

Структуроване сховище документів Олімп - це не просто бібліотека з розмежованим доступом до папок, це індивідуальна «база знань» кожного співробітника. Принцип побудови сховища Олімп заснований на правах доступу до розділів, папок, документів, файлів, що є у користувача. Система автоматично вибудовує індивідуальну структуру архіву кожного співробітника. Користувач бачить лише ті розділи та документи, на які він має права.

Мало того співробітник може скопіювати частину структури архіву, папок, документів в приватне сховище. Така можливість дозволить користувачеві швидше отримати потрібну йому інформацію, документ.

Наповнення сховища

Сховище в системі Олімп наповнюється документами автоматично за результатами завершення роботи з документом. Така технологія дозволяє накопичувати потрібні документи у відповідних розділах, спеціально не виділяючи для роботи час.

З появою нового документа в сховищі система повідомляє співробітника, якщо він підписаний на такі повідомлення.

Зручність роботи з документами

Сховище Олімп відрізняє функціональні сервіси, які визначають зручність роботи з документами:

• Версійність;
• Зв'язки документів (скасований, втратив чинність, на додаток);
• Витяг з архіву;
• Видача оригіналу;
• Атрибути зберігання (номер опису, сховище, стелаж, полиця, кількість екземплярів).

Зазвичай навантаження із забезпечення " паперового " документообігу та контролю виконання доручень лягає на підрозділи організації, які займаються діловодством: канцелярію, управління справами, і навіть відповідальних за діловодство у структурних підрозділах. Саме для них і призначений модуль «Канцелярія» системи електронного документообігу та управління взаємодією DIRECTUM. Цей модуль полегшує виконання рутинних операцій з обробки паперових документів відповідно до вимог ДСДОУ, на яких базується традиційна російська технологія діловодства:

• єдина реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів із використанням реєстраційно-контрольних карток (РКК);
• реєстрація місця знаходження паперового документа на будь-якому етапі його життєвого циклу: розгляд керівництвом, погодження проекту документа, виконання тощо;
• здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій та вказівок керівництва;
• списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
• швидкий пошук необхідної інформації щодо стану, наявності, руху паперових документів;
• отримання необхідних стандартних форм та журналів, а також статистичних звітів з документообігу організації.

Крім того, модуль "Канцелярія" дозволяє організувати обмін між різними організаціями. За такого обміну можливе використання електронного підпису(ЕП), а спеціальні механізми системи дають змогу здійснювати контроль доставки документів. Принципи обміну ґрунтуються на галузевому стандарті обміну електронними документами "Взаємодія систем автоматизації документаційного забезпеченняуправління", затвердженому Гільдією Керуючих Документацією.

Ведення номенклатури справ та журналів реєстрації

Гнучка системанумерації дозволяє надавати номер документу в розрізі електронного журналуреєстрації. До кожного журналу задається довільний спосіб автоматичної нумерації документів усередині журналу. Номер може включати код підрозділу, код журналу, а також будь-який інший необхідний реквізит.

При підготовці документів для передачі до архіву по кожній номенклатурній справі можна надрукувати обкладинку справи, а також опис документів справи, що значно скорочує час на підготовку документів для архівного зберігання.

Реєстрація документів

Для реєстрації документів у модулі «Канцелярія» використовуються реєстраційно-контрольні картки (РКК), які містять усі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації, реєстраційний номер, тема та короткий змістдокумента, спосіб доставки і т.д.), а також необхідну інформацію про стан будь-якого паперового документа організації (місцезнаходження, стан виконання тощо). Для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціям.

У системі реалізовано можливість реєстрації документів як від організацій, так і від громадян.

Для організацій, які використовують децентралізовану реєстрацію документів, у системі використовуються місця реєстрації – робочі місця секретарів та співробітників канцелярії. Кожне місце реєстрації може обслуговувати один чи кілька підрозділів. За місцями реєстрації можливе розмежування прав доступу до даних.

При переміщенні документа між підрозділами кожному місці реєстрації може заводитися своя РКК. Таким чином, з'являється ланцюжок РКК, яким можна відстежити рух паперового документа як між співробітниками всередині підрозділи, а й між підрозділами. Крім того, через РКК здійснюється взаємозв'язок зареєстрованих документів системи між собою, а саме: «У відповідь на», «На виконання» тощо.

Процедура реєстрації проста і полягає у заповненні необхідних полів РКК, при цьому реєстраційний номер надається автоматично.

Під час реєстрації безпосередньо з РКК можливе занесення відсканованого (електронного) документа до модуля «Управління електронними документами» з автоматичним приєднанням його до РКК. Для оперативного занесення великого обсягу документів використовуються служби введення системи, що забезпечують потокове занесення документів модуль. Надалі РКК, як і занесений електронний документ, легко може бути знайдена за штрих-кодом на паперовому аналогу документа, завдяки вбудованій в систему технології швидкої ідентифікації.

За даними РКК роздруковуються журнали вхідних та вихідних документів. Для вихідних документів можна автоматично сформувати та роздрукувати наклейку на конверт.

Рух та виконання документів

Після реєстрації вхідний документ проходить етапи розгляду, винесення резолюції, постановки на контроль та виконання документа. При цьому подальша робота виконавців з документом може вестись повністю у електронному вигляді. Це значно скорочує витрати часу виконавців та запобігає випадковій втраті оригіналу.

Залежно від стилю роботи керівника, документ розглядається ним або в паперовому, або в електронному вигляді.

На підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль із призначенням виконавців, доручень та строків. Для виконавців, які працюють із модулем «Управління діловими процесами», секретар чи сам керівник може швидко створити завдання безпосередньо з РКК. Робота із завданнями дозволяє максимально повно використовувати такі можливості системи контролю виконання доручень, як: фіксація повного листування щодо виконання доручень; можливість відправки на доопрацювання; гнучке налаштування маршрутизації тощо.

Згодом із завдань, пов'язаних з РКК, можна швидко відтворити історію роботи над документом, процедуру узгодження, обґрунтування прийнятого рішення.

Якщо модуль «Канцелярія» використовується самостійно, всі доручення, видані виконавцям, заносяться секретарем в РКК документа, після чого відстежується їх своєчасне виконання. При цьому для неавтоматизованих користувачів доручення можна надрукувати.

Працюючи з електронними документами все переміщення документів здійснюються через завдання, у своїй на спеціальній закладці РКК фіксується місцезнаходження паперового документа у час. Це дозволяє оперативно знаходити паперовий оригінал документа через РКК. За тими самими принципами будується і з вихідними і внутрішніми документами.

Обмін електронними документами між системами

З допомогою системи можна організувати обмін офіційними, юридично значимими електронними документами між організаціями. Обмін документами ґрунтується на використанні галузевого стандарту обміну електронними документами "Взаємодія систем автоматизації документаційного забезпечення управління", затвердженого Гільдією Керуючих Документацією.

Обмін документами може здійснюватися як між структурними підрозділамиоднієї компанії (холдингу), і між незалежними организациями–партнерами. При цьому сторони обміну можуть використовувати різні системи електронного документообігу або взагалі працювати з такими системами.

Якщо обмін здійснюється між підрозділами однієї компанії (холдингу), то робота з документами відбувається у модулях «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами» та «Канцелярія». Якщо обмін здійснюється між сторонніми організаціями, то електронний документ експортується із системи до файлу ESD-формату. Друга сторона може або імпортувати ESD-документ у систему електронного документообігу (за умови, що цей формат підтримується даною системою; формат ESD є відкритим), або використовувати для роботи з ESD-документом вільно розповсюджувану програму DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc дозволяє переглядати документ, його атрибути та всі ЕП, якими документ було підписано, включаючи маркер достовірності.

Пошук та аналіз інформації

З моменту реєстрації будь-якого документа в системі можна знайти як його реєстраційну картку разом з інформацією про місцезнаходження та процес виконання документа, так і сам електронний документ.

Система здійснює пошук за реєстраційними номерами, кореспондентом, автором резолюції, а також за всіма реквізитами РКК та їх довільним поєднанням.

Крім того, в системі передбачені спеціалізовані звіти, які суттєво підвищують ефективність роботи користувачів: Документи на розгляді, Прострочені доручення, Документи, що підлягають поверненню тощо.

Веб-модуль "Канцелярія"

Веб-модуль «Канцелярія» призначений для автоматизації роботи з офіційними паперовими документами, наприклад, з розпорядчими документами, вхідними та вихідними листами, дорученнями, доповідними та службовими записками. Полегшує обробку паперових документів.

Обробка паперових документів здійснюється відповідно до вимог ДСДОУ, на яких базується традиційна російська технологія діловодства.

Веб-модуль «Канцелярія» спрямований на розв'язання задач:

• єдиної реєстрації всієї вхідної та вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток;
• контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій та вказівок керівництва;
• швидкого пошуку необхідної інформації щодо стану, наявності, руху паперових документів;
• отримання необхідних стандартних форм та журналів, а також статистичних звітів з документообігу організації.

Основу веб-модуля «Канцелярія» складають довідники «Реєстраційно-контрольні картки», «Доручення з РКК», «Номенклатура справ».

Переваги інтеграції модуля "Канцелярія" з іншими модулями системи

Таким чином, завдяки взаємодії модулів «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами» та «Канцелярія» у рамках єдиної системизабезпечується підвищення ефективності роботи організації за повної відповідності вітчизняним традиціям та стандартам діловодства. Усі механізми, що надаються кожним модулем, можуть використовуватись у різних комбінаціях «паперових» та «електронних» етапів роботи з документами. При цьому традиційне «паперове» діловодство гармонійно вписується в електронний документооберторганізації із розвиненими горизонтальними зв'язками.

Купуючи різноманітні комплектуючі для мобільної та побутової електроніки в магазині «Сотовик-М», принагідно рекомендуємо запастися канцелярським приладдям – без них не обходяться робочі процеси будь-якого бізнесу чи некомерційної установи. Якщо ви хочете купити канцтовари оптом, то перегляньте наш асортимент.

Купити канцтовари оптом від виробника (канцелярія оптом, канцтовари опт москва) – це дієвий спосібсуттєво заощадити на постійному забезпеченні офісу компанії канцелярськими товарами оптом. Бажаєте канцтовари оптом дешево? Замовивши велику партію ручок, олівців, скріпок, блокнотів та інших дрібниць раз на квартал чи півроку, вам не доведеться витрачати час на оформлення чергового щомісячного постачання. Оптові закупівлі канцелярії оптом корисні і для державних організацій- багато адміністрації освітніх установкупують канцтовари оптом для школи, дитячого садкачи університету. Оптові компанії канцтоварів ведуть адекватну цінову політику, тому «Сотовик-М» реалізує письмові приналежності за вигідною вартістю – канцтовари оптом дешево. Канцелярські товари оптом у Москві (канцтовари оптом Москва, канцтовари опт Москва) у нашому інтернет-магазині.

Канцтовари оптом дуже дешево. Канцелярські товари оптом у Києві

Канцелярія оптом у нашому магазині по одним із самих вигідних цін. Якщо ви плануєте купити шкільні канцтовари оптом, канцелярські товари оптом за низькими цінами чи замовити для сувенірного магазину оптом незвичайні канцтовари, «Сотовик-М» – це те, що вам потрібно! Купуйте канцелярські товари оптом, від звичайних зошитів до штемпельної продукції та візиток, за привабливою ціною з оперативною доставкою по Росії. У нас канцтовари оптом дуже дешево!

У великих компаніяхщорічно ведеться листування із десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити та оброблятися в паперовому вигляді. Системи електронного діловодствадопомагають компаніям підвищити ефективність роботи у кілька разів та сформувати єдине сховище всіх документів.

"Канцелярія" охоплює весь цикл роботи з паперовими документами: від введення та реєстрації до здачі в архів. Функціональність повністю відповідає російським стандартамділоводства, дозволяючи автоматизувати більшість «ручних» операцій.

Ведення номенклатури справ та журналів реєстрації

Затверджений склад номенклатури справ ведеться у спеціальному довіднику системи. У разі децентралізованого обліку документів передбачено місця реєстрації всередині структурних підрозділів.

Номенклатура справ

Під час підготовки документів для передачі до архіву по кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи та опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання та пошук в архіві скорочується у кілька разів.

Реєстрація документів

Щоб занести документ у DIRECTUM, заповніть необхідні поля реєстраційно-контрольної картки (РКК), а реєстраційний номер надається автоматично. Гнучка система нумерації дозволяє надавати номер документу в розрізі кожного журналу реєстрації довільно та автоматично. Номер може включати код підрозділу, код журналу, і будь-який необхідний реквізит. З впровадженням рішення середній час реєстрації документів скорочується на 35-50%.

Приклад РКК

РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер тощо), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.

Також до РКК можна прикріпити документ або його скан-образ. Для оперативного внесення великого обсягу документів використовується служба потокового введення DIRECTUM Capture Service. Вона підтримує різні способизанесення документів: захоплення з електронної поштиабо із файлової системи (наприклад, зі сканера).

Функцію створення РКК та заповнення даних можна передати інтелектуальним механізмам Ario. Отримавши документ, вони самостійно класифікують його, розпізнають текст і заповнюють РКК одержаної значущою інформацією. Діловоду залишається лише перевірити коректність заповнення. Це дозволяє додатково скоротити час на реєстрацію та зменшити кількість рутинних операцій.

Розгляд та виконання вхідних документів

Після реєстрації вхідного документаділовод у кілька кліків відправляє його на розгляд керівнику. За підсумками розгляду документа секретар чи сам керівник формують доручення документу.

Якщо керівник має помічника, попередній розгляд документа з підготовкою проекту резолюції виконує його помічник. Керівнику залишається лише затвердити проект резолюції та надіслати доручення на виконання.

У процесі виконання доручень забезпечується:

• фіксація листування щодо виконання;
• можливість делегування та відправлення на доопрацювання;
• контроль термінів; запити нового терміну.

Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступне коротке зведення, що відображає ситуацію щодо пов'язаних доручень.

Дерево доручень

Надсилання листів кореспондентам

Рішення тісно інтегроване з модулем «Обмін із контрагентами» . Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами - це позбавляє необхідності багаторазового друку документа і скорочує витрати на доставку.

Крім цього, для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціях і автоматично надіслати електронні листи адресатам або роздрукувати конверти, що відповідають стандартам Пошти Росії.

Друк конвертів

Оформлення та ознайомлення з організаційно-розпорядчими документами

Оформлення та надсилання на узгодження розпорядчих документів повністю автоматизовано. Достатньо заповнити необхідні дані у майстрі дій, після чого система сформує документ та надішле його потрібним співробітникамна погодження та підписання:

Після підписання організаційно-розпорядчого документа можна розіслати заінтересованим співробітникам для ознайомлення. Для цього необхідно заповнити перелік розсилки в РКК. Цей список також можна використовувати для розсилки іншого документа.

Співробітники зі списку розсилки одержують завдання на ознайомлення з документом. У системі DIRECTUM для підтвердження ознайомлення достатньо виконати завдання. А якщо надсилається завдання на ознайомлення з документом, який не занесений до системи, то це вказується в тексті завдання та виконавці знайомляться з документом у паперовому вигляді.

Пошук та аналіз

За відомими реквізитами може бути знайдено як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження та стадію виконання документа.

Пошук по РКК

Швидко знайти потрібний документ разом з РКК також можна за штрих-кодом на паперовому аналогу документа. Завдяки технології швидкої ідентифікації штрих-код зчитується спеціальним сканером, після чого система автоматично знаходить документ і пов'язані з ним завдання.

Вікно дій над знайденим документом

Для аналізу ефективності роботи користувачів у системі передбачені спеціалізовані звіти: "Список ознайомлення", "Контроль термінів виконання доручень", "Статистика виконання доручень", "Документи, що підлягають поверненню" та ін.

Приклад звіту

Веб-клієнт може використовуватися в віддалених офісахтериторіально розподіленої організації або як основний клієнт, що забезпечує крос-платформність та зручність адміністрування. Для роботи потрібен лише доступ до Інтернету.

РКК, що входить у веб-канцелярії

Ефект від застосування

З використанням рішення співробітники будуть своєчасно отримувати накази та розпорядження для виконання. Контроль виконання управлінських рішеньстане повністю прозорий.

• До мінімумузводиться ризик втрати документів
• В 2 разискоротиться час на підготовку та погодження вихідного листа
• У 12 разівприскориться пошук місцезнаходження паперових документів
• В 2 разиприскориться підготовка інформації до керівництва з виконання доручень
• на 20%збільшиться виконання доручень керівництва