ขายส่งเครื่องเขียนราคาถูก ซื้อเครื่องเขียนขายส่ง เครื่องเขียน โปรแกรมสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

คุณสมบัติที่โดดเด่น เครื่องเขียนอิเล็คทรอนิคส์ของ Olymp เป็นฟังก์ชันที่หลากหลายซึ่งมีต้นกำเนิดมาจากงานสำนักงานแบบคลาสสิก

บนขนาดใหญ่ วิสาหกิจอุตสาหกรรมงานของเลขานุการ (เสมียน) ไม่ได้เป็นเพียงการลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น แต่ยังเป็นงานอื่น ๆ อีกมากมาย:

• การกำหนดหัวหน้าที่จะโอนเอกสารที่เข้ามาเพื่อการแก้ปัญหา
• การเตรียมมติล่วงหน้า
• จัดส่งเอกสารให้ผู้รับเหมา
• การควบคุมการส่งคืนเดิม
• การวิเคราะห์สรุปผลการปฏิบัติงาน
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง
• การก่อตัวของการรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงานที่ค้างอยู่
• การส่งเอกสารออก
• ค้นหาเอกสารที่ต้องการตามคำขอ
• พิมพ์ สแกน
• และแม้กระทั่งการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก เสมียนที่ดีมีหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดนี้

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์โอลิมปัสสามารถทำงานได้ คนดีง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น!

การลงทะเบียนอัตโนมัติ:

ควบคุมเอกสารเข้าใหม่โดยอัตโนมัติ

ระบบจะจับเอกสารที่กลับเข้ามาในองค์กรอีกครั้งและเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้

การแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการส่งคืนต้นฉบับ

ระบบได้จัดทำแผนผังการเคลื่อนที่ของต้นฉบับ และหากไม่ส่งคืนตามกำหนดเวลา จะแจ้งให้นายทะเบียนทราบ

ระบบสื่อสารที่สะดวก

ลิงก์ของเอกสารในโอลิมปัสแนะนำความเป็นไปได้ในการรับประวัติโดยละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงเอกสารที่เก็บถาวร สร้างขึ้นเพิ่มเติม ในการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลง

ผู้ออกแบบรายงาน

ด้วยการใช้ผู้ออกแบบรายงานของระบบ Olympus พนักงานสามารถสร้างรายงานที่เขาต้องการได้โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบหรือโปรแกรมเมอร์ นี่คือวิธีสร้างรายงานในเอกสารที่ไม่ได้รับการตอบสนองหรือเอกสารควบคุมบ่อยครั้ง

ระบบการกรองที่ยืดหยุ่น

ระบบโอลิมปัสให้ความสามารถในการดำเนินการคำขอเพื่อค้นหาเอกสารโดยใช้สตริงตัวกรอง บรรทัดตัวกรองช่วยให้คุณกำหนดเงื่อนไขการค้นหาตัวแปรต่างๆ สำหรับเอกสารที่ต้องการได้

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ในระบบโอลิมปัสเป็นเครื่องมือในการจัดระเบียบงานสำนักงานดิจิทัล ส่วนนี้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารขององค์กร มีประวัติการทำงานของผู้ใช้ เก็บลิงค์ของเอกสารทั้งหมด แจ้งกำหนดเวลา; รวมไฟล์ทั้งหมดที่สร้างด้วยเอกสาร ให้คำตอบสำหรับคำถามของผู้บริหารและผู้รับผิดชอบเอกสารตลอดจนผลงานของพวกเขา

การควบคุมการดำเนินการ

การควบคุมการดำเนินการในระบบโอลิมปัส- นี่คือฟังก์ชันเชิงลึกที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลา ขั้นตอน และผลลัพธ์ของการดำเนินการตามคำสั่ง ฟังก์ชันนี้มีอยู่ในระบบ ตั้งแต่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้าง ฟังก์ชันการทำงานสร้างขึ้นตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารและคำแนะนำ และแจ้งเกี่ยวกับความล้มเหลวของกำหนดเวลาเหล่านี้

การแสดงภาพการควบคุมการดำเนินการ

1. ตัวบ่งชี้สีและข้อความจากระบบโอลิมปัสเกี่ยวกับความล้มเหลวของเส้นตาย
2. โหมดเฉพาะด้วย ทั้งหมดงานที่ได้รับ, เข้างาน, เสร็จตรงเวลา, เสร็จช้าตามระยะเวลา, ไม่เสร็จตรงเวลา
3. รายงานทั้งระบบเกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่งในบริบทของเอกสาร ผู้ดำเนินการ ผู้ควบคุม

การควบคุมพิเศษ

เพื่อการปฏิบัติงานที่ทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง Olympus มีระบบการควบคุมพิเศษ สาระสำคัญของมันคืองานที่สำคัญที่สุดทั้งหมดที่อยู่ภายใต้การควบคุมจะต้องผ่านขั้นตอนการกำจัดจากการควบคุมเช่น ปิด ในบางกรณี ในการนำงานออกจากการควบคุม จำเป็นต้องมีการประเมินคุณภาพของงานที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถ จากนั้นระบบสามารถใช้ขั้นตอนการยืนยันเพิ่มเติมได้

การก่อตัวของคำสั่งควบคุม

1. การออกคำสั่งควบคุมจะมาพร้อมกับการแต่งตั้งผู้ควบคุมดูแล และหากจำเป็น ให้ยืนยันประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่มีคุณภาพสูง
2. สำหรับคำสั่งควบคุม ค่าสัมประสิทธิ์การปฏิบัติวินัยจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ
3. โหมดพิเศษ "การวิเคราะห์การปฏิบัติงานควบคุม" แสดงข้อมูลเกี่ยวกับความตรงต่อเวลาของการปฏิบัติงานควบคุม
4. แผงการวิเคราะห์บนเดสก์ท็อปจะแปลงข้อมูลนี้ให้อยู่ในรูปแบบกราฟิก

การจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารที่เหมาะสมคือกุญแจสำคัญ งานที่มีประสิทธิภาพแผนก แผนก บริการ และองค์กรโดยรวม "การจัดการเอกสาร" ในระบบโอลิมปัสเป็นเครื่องมือที่ทันสมัยสำหรับการจัดการองค์กรขนาดใหญ่ โดยมุ่งเน้นที่กระบวนการทางธุรกิจระดับสูงโดยเฉพาะ

"การจัดการเอกสาร" เป็นกลุ่มของโมดูลการจัดการเอกสาร - Olympus สร้างขึ้นบนหลักการของตัวจัดกำหนดการ เช่น งานและเอกสารทั้งหมดที่พนักงานได้รับจะรวมอยู่ในรายการเดียว

รายการแสดงประเภทของงาน หัวข้อ เนื้อหา วันที่รับ วันที่ครบกำหนด ที่มา รายการนี้สามารถเสริมได้อย่างง่ายดายด้วยคอลัมน์ที่ต้องการ

พื้นหลังสีแดงแสดงถึงงานที่ค้างชำระ ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ลืมที่จะทำงานให้เสร็จ ระบบมีการควบคุมขั้นสูง เมื่อตัวระบุสีแจ้งเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ใกล้จะถึงของเอกสาร

ใต้รายการบนบุ๊กมาร์ก คุณสามารถดูทั้งหมด ข้อมูลเพิ่มเติมจำเป็นต้องตัดสินใจ นี่คือข้อความของเอกสาร งานโดยละเอียด ประวัติการเคลื่อนไหว และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมหาง่าย เอกสารที่ต้องการพร้อมทั้งยกประวัติการทำงานกับมัน ยิ่งกว่านั้น ในประวัติศาสตร์ คุณสามารถดูได้ว่ามีกี่แวดวงที่เอกสารนั้นกำลังเดินอยู่ ใครรับเข้าทำงาน และใครที่ยังไม่ได้

การรับข้อมูลทันที:

• ผู้ริเริ่มเอกสาร
• ใครเห็นด้วย;
• ที่มีในขณะนี้;
• ความคิดเห็นที่ได้รับและใครในเอกสาร
• เอกสารนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารอื่น ๆ หรือไม่ และอย่างไร ด้วยความสามารถในการเปิดรวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• สำหรับพนักงาน บริการ แผนก หรือทั้งองค์กร โปรดดูรูปภาพของคำสั่งที่ดำเนินการแล้วและยังไม่สำเร็จ

สะดวกในการทำงานกับเอกสารจำนวนมาก:

• ระบบสร้างรายการเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณา
• ระบบแจ้งว่าจำเป็นต้องทำการตัดสินใจอย่างเร่งด่วนในเอกสาร
• ระบบจะแจ้งระยะเวลาที่ใกล้จะสิ้นสุด
• ระบบทำให้สามารถมอบหมายงานของคุณและควบคุมการดำเนินการตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย
• ระบบช่วยให้คุณได้รับประวัติการทำงานในเอกสารใด ๆ
• ระบบจะอนุญาตให้คุณแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ในระหว่างที่คุณไม่อยู่และดูว่ารองผู้ว่าการทำงานอย่างไร

ความสะดวกในการจัดการเอกสาร:

• เพิ่มความเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูล
• การเพิ่มระดับวินัยผู้บริหารของพนักงาน
• การปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการทำสัญญา
• ความสามารถในการรับข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องลุกจากที่ทำงาน

โครงสร้างการจัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารที่มีโครงสร้างของระบบโอลิมปัสไม่ได้เป็นเพียงห้องสมุดที่มีการเข้าถึงโฟลเดอร์อย่างจำกัด แต่เป็น "ฐานความรู้" ส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคน หลักการสร้างที่เก็บของ Olympus ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ในส่วนต่างๆ โฟลเดอร์ เอกสาร ไฟล์ ระบบจะสร้างโครงสร้างเก็บถาวรสำหรับพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้เห็นเฉพาะส่วนและเอกสารที่เขามีสิทธิ์

นอกจากนี้ พนักงานยังมีโอกาสคัดลอกส่วนหนึ่งของโครงสร้างของไฟล์เก็บถาวร โฟลเดอร์ เอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลส่วนตัว คุณลักษณะนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลที่ต้องการ เอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น

เติมห้องนิรภัย

ที่เก็บข้อมูลในระบบโอลิมปัสจะเต็มไปด้วยเอกสารโดยอัตโนมัติอันเป็นผลมาจากการสิ้นสุดรอบการทำงานกับเอกสาร เทคโนโลยีนี้ช่วยให้คุณรวบรวมเอกสารที่จำเป็นในส่วนที่เหมาะสมโดยไม่ต้องจัดสรรเวลาสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ

เมื่อมีเอกสารใหม่ปรากฏในที่เก็บ ระบบจะแจ้งให้พนักงานทราบหากสมัครรับการแจ้งเตือนดังกล่าว

ง่ายต่อการทำงานกับเอกสาร

ที่เก็บข้อมูลของ Olympus โดดเด่นด้วยบริการด้านฟังก์ชันที่กำหนดความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร:

• การกำหนดเวอร์ชัน;
• ลิงค์ของเอกสาร (ยกเลิก, ใช้งานไม่ได้, นอกจากนี้);
• แยกจากไฟล์เก็บถาวร;
• ฉบับต้นฉบับ;
• แอ็ตทริบิวต์พื้นที่เก็บข้อมูล (หมายเลขสินค้าคงคลัง การจัดเก็บ ชั้นวาง ชั้นวาง จำนวนสำเนา)

โดยทั่วไปแล้ว ภาระในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเคลื่อนย้ายเอกสาร "กระดาษ" และการตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่งจะตกอยู่ที่แผนกขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงาน ได้แก่ สำนักงาน การจัดการกรณีศึกษา และผู้รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกโครงสร้าง สำหรับพวกเขาที่โมดูล "Office" ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DIRECTUM และระบบการจัดการปฏิสัมพันธ์นั้นมีไว้สำหรับพวกเขา โมดูลนี้ช่วยให้ดำเนินการตามขั้นตอนในการประมวลผลเอกสารที่เป็นกระดาษได้ง่ายขึ้นตามข้อกำหนดของ GSDOU ซึ่งใช้เทคโนโลยีสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย:

• การลงทะเบียนแบบรวมของการติดต่อขาเข้าและขาออกทั้งหมด รวมถึงเอกสารภายในโดยใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม (RCC)
• การลงทะเบียนที่ตั้งของเอกสารกระดาษในขั้นตอนใดของ วงจรชีวิต: การพิจารณาโดยฝ่ายบริหาร การอนุมัติร่างเอกสาร การดำเนินการ ฯลฯ
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง มติ และคำสั่งของฝ่ายบริหารในเวลาที่เหมาะสม
• การตัดจำหน่ายเอกสารในกรณีตามระบบการตั้งชื่อของคดีที่นำมาใช้ในองค์กร
• ค้นหาอย่างรวดเร็วสำหรับข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานะ ความพร้อมใช้งาน การเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษ
• การได้รับแบบฟอร์มและวารสารมาตรฐานที่จำเป็น ตลอดจนรายงานทางสถิติเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ขององค์กร

นอกจากนี้ โมดูล "Office" ยังช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนระหว่าง องค์กรต่างๆ. ด้วยการแลกเปลี่ยนนี้ สามารถใช้ได้ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์(ES) และกลไกพิเศษของระบบช่วยให้คุณควบคุมการส่งเอกสารได้ หลักการแลกเปลี่ยนเป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "ปฏิสัมพันธ์ของระบบอัตโนมัติ เอกสารสนับสนุนการจัดการ" ได้รับการอนุมัติจาก Guild of Records Managers

การรักษาระบบการตั้งชื่อของคดีและบันทึกการลงทะเบียน

ระบบที่ยืดหยุ่นการกำหนดหมายเลขช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในส่วน วารสารอิเล็กทรอนิกส์การลงทะเบียน สำหรับแต่ละวารสาร จะมีการกำหนดวิธีการกำหนดหมายเลขอัตโนมัติของเอกสารภายในวารสารโดยพลการ ตัวเลขอาจรวมถึงรหัสแผนก รหัสวารสาร และรายละเอียดอื่นๆ ที่จำเป็น

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับการโอนย้ายไปยังที่เก็บถาวรสำหรับกรณีการตั้งชื่อแต่ละกรณี คุณสามารถพิมพ์ปกกรณีเช่นเดียวกับสินค้าคงคลังของเอกสารกรณี ซึ่งช่วยลดเวลาในการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุได้อย่างมาก

การลงทะเบียนของเอกสาร

ในการลงทะเบียนเอกสารในโมดูล "Office" จะใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม (RCC) ซึ่งมีข้อมูลหลักทั้งหมด (ผู้สื่อข่าว, หน่วยขององค์กร, ตัวแทนขององค์กร, วันที่ลงทะเบียน, หมายเลขลงทะเบียน, เรื่องและ สรุปเอกสาร วิธีการจัดส่ง ฯลฯ ) รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานะของเอกสารที่เป็นเอกสารขององค์กร (สถานที่ สถานะการดำเนินการ ฯลฯ) สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถระบุรายชื่อการแจกจ่ายสำหรับองค์กรได้

ระบบจะใช้ความเป็นไปได้ในการลงทะเบียนเอกสารจากทั้งองค์กรและพลเมือง

สำหรับองค์กรที่ใช้การลงทะเบียนเอกสารแบบกระจายอำนาจ ระบบจะใช้สถานที่ลงทะเบียน - สถานที่ทำงานของเลขานุการและเจ้าหน้าที่สำนักงาน สถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่งสามารถให้บริการได้ตั้งแต่หนึ่งแผนกขึ้นไป ตามสถานที่ลงทะเบียนสามารถแยกแยะสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้

เมื่อย้ายเอกสารระหว่างแผนก สถานที่จดทะเบียนแต่ละแห่งสามารถมี RSC ของตนเองได้ ดังนั้น ห่วงโซ่ RKK จึงปรากฏขึ้น ซึ่งเป็นไปได้ที่จะติดตามการเคลื่อนไหวของเอกสารที่เป็นกระดาษ ไม่เพียงแต่ระหว่างพนักงานภายในแผนกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงระหว่างแผนกด้วย นอกจากนี้ผ่าน RSC การเชื่อมต่อระหว่างกันของเอกสารที่ลงทะเบียนของระบบจะดำเนินการกันเองเช่น: "ในการตอบสนองต่อ", "ในการดำเนินการ" เป็นต้น

ขั้นตอนการลงทะเบียนนั้นเรียบง่ายและประกอบด้วยการกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นของ RKK ในขณะที่หมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ

เมื่อลงทะเบียนโดยตรงจาก RKK คุณสามารถป้อนเอกสารที่สแกน (อิเล็กทรอนิกส์) ลงในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" พร้อมไฟล์แนบอัตโนมัติกับ RKK สำหรับการป้อนเอกสารจำนวนมากในทันที ระบบจะใช้บริการป้อนข้อมูลของระบบ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่ามีการป้อนเอกสารในบรรทัดลงในโมดูล ในอนาคต RKK รวมถึงการจดทะเบียน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์, สามารถพบได้ง่ายโดยบาร์โค้ดบนกระดาษอะนาล็อกของเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีการระบุตัวตนที่รวดเร็วที่มีอยู่ในระบบ

ตาม RKK บันทึกของเอกสารขาเข้าและขาออกจะถูกพิมพ์ สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถสร้างและพิมพ์สติกเกอร์บนซองจดหมายได้โดยอัตโนมัติ

การเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสาร

หลังจากลงทะเบียนแล้ว เอกสารขาเข้าจะเข้าสู่ขั้นตอนการพิจารณา การแก้ปัญหา การควบคุม และการดำเนินการของเอกสาร ในเวลาเดียวกันงานเพิ่มเติมของผู้ดำเนินการกับเอกสารสามารถดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์ใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. ซึ่งช่วยลดเวลาที่นักแสดงใช้ไปอย่างมากและป้องกันการสูญเสียต้นฉบับโดยไม่ได้ตั้งใจ

ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของผู้จัดการ เอกสารจะถูกพิจารณาโดยเขาทั้งในรูปแบบกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตามมติที่ออกโดยหัวหน้าเอกสารสามารถควบคุมได้ด้วยการแต่งตั้งผู้บริหารคำแนะนำและกำหนดเวลา สำหรับผู้บริหารที่ทำงานกับโมดูล Business Process Management เลขานุการหรือผู้จัดการเองสามารถสร้างงานได้โดยตรงจาก RKK การทำงานกับงานทำให้สามารถใช้ความเป็นไปได้ดังกล่าวของระบบอย่างเต็มที่เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่ง เช่น การแก้ไขการโต้ตอบทั้งหมดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำสั่ง ความเป็นไปได้ของการส่งการแก้ไข การตั้งค่าการกำหนดเส้นทางที่ยืดหยุ่น ฯลฯ

จากนั้น สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับ RSC คุณสามารถสร้างประวัติการทำงานในเอกสาร ขั้นตอนการอนุมัติ และเหตุผลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

หากใช้โมดูล "Office" อย่างอิสระ เลขานุการจะป้อนคำแนะนำทั้งหมดที่ออกให้กับนักแสดงใน RSC ของเอกสาร หลังจากนั้นจะมีการตรวจสอบการดำเนินการตามกำหนดเวลา ในเวลาเดียวกัน สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่อัตโนมัติ สามารถพิมพ์คำแนะนำได้

เมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเคลื่อนไหวของเอกสารทั้งหมดจะดำเนินการผ่านงานต่างๆ ในขณะที่ตำแหน่งของเอกสารที่เป็นกระดาษจะถูกบันทึกไว้ในแท็บพิเศษของ RKK ในเวลาใดก็ได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณค้นหาต้นฉบับที่เป็นกระดาษของเอกสารผ่าน RKK ได้อย่างรวดเร็ว การทำงานกับเอกสารขาออกและภายในเป็นไปตามหลักการเดียวกัน

การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบ

ด้วยความช่วยเหลือของระบบ เป็นไปได้ที่จะจัดให้มีการแลกเปลี่ยนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นทางการและมีความสำคัญทางกฎหมายระหว่างองค์กร การแลกเปลี่ยนเอกสารขึ้นอยู่กับการใช้มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "การโต้ตอบของระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดการเอกสาร" ซึ่งได้รับการอนุมัติจากสมาคมผู้จัดการเอกสาร

สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารได้ระหว่าง แผนกโครงสร้างบริษัทเดียว (ถือหุ้น) และระหว่างองค์กรพันธมิตรอิสระ ในเวลาเดียวกัน ฝ่ายที่แลกเปลี่ยนอาจใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แตกต่างกัน หรือไม่ทำงานกับระบบดังกล่าวเลย

หากมีการแลกเปลี่ยนระหว่างแผนกของบริษัทหนึ่ง (โฮลดิ้ง) การทำงานกับเอกสารจะเกิดขึ้นในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" หากมีการแลกเปลี่ยนระหว่างบุคคลที่สาม เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งออกจากระบบไปยังไฟล์ ESD ฝ่ายที่สองสามารถนำเข้าเอกสาร ESD ลงในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของตนเองได้ (หากระบบรองรับรูปแบบนี้ รูปแบบ ESD จะเปิดอยู่) หรือใช้โปรแกรม DIRECTUM OverDoc ที่แจกจ่ายฟรีเพื่อทำงานกับเอกสาร ESD DIRECTUM OverDoc ช่วยให้คุณดูเอกสาร คุณลักษณะ และ ES ทั้งหมดที่ลงนามในเอกสาร รวมทั้งเครื่องหมายรับรองความถูกต้อง

ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

จากช่วงเวลาที่ลงทะเบียนเอกสารใดๆ ในระบบ คุณจะพบทั้งบัตรลงทะเบียนพร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและขั้นตอนการดำเนินการของเอกสาร และตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบจะค้นหาตามหมายเลขทะเบียน ผู้สื่อข่าว ผู้เขียนมติ ตลอดจนรายละเอียดทั้งหมดของ RKK และการรวมตามอำเภอใจ

นอกจากนี้ ระบบยังจัดทำรายงานเฉพาะทางที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้ได้อย่างมาก ได้แก่ เอกสารที่อยู่ระหว่างการพิจารณา ใบสั่งที่ค้างชำระ เอกสารที่ต้องส่งคืน เป็นต้น

เว็บโมดูล "Office"

เว็บโมดูล "Office" ได้รับการออกแบบมาให้ทำงานโดยอัตโนมัติกับเอกสารที่เป็นกระดาษอย่างเป็นทางการ เช่น เอกสารการดูแลระบบ จดหมายขาเข้าและขาออก คำแนะนำ บันทึกและบันทึกช่วยจำ อำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ

การประมวลผลเอกสารกระดาษดำเนินการตามข้อกำหนดของ GSDOU ซึ่งใช้เทคโนโลยีสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย

เว็บโมดูล "Office" มีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขงานต่อไปนี้:

• การลงทะเบียนรวมของจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมด ตลอดจนเอกสารภายใน โดยใช้บัตรลงทะเบียนและควบคุม
• ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง มติ และคำสั่งของฝ่ายบริหารในเวลาที่เหมาะสม
• ค้นหาอย่างรวดเร็วสำหรับข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานะ ความพร้อมใช้งาน การเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษ
• การได้รับแบบฟอร์มและวารสารมาตรฐานที่จำเป็น ตลอดจนรายงานทางสถิติเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ขององค์กร

พื้นฐานของโมดูลเว็บ "Chancery" ประกอบด้วยหนังสืออ้างอิง "การลงทะเบียนและการ์ดควบคุม", "การมอบหมายสำหรับ RRC", "การตั้งชื่อกรณี"

ประโยชน์ของการรวมโมดูล Office เข้ากับโมดูลระบบอื่นๆ

ดังนั้น ด้วยการทำงานร่วมกันของโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" ภายใน ระบบครบวงจรการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรนั้นสอดคล้องกับประเพณีในประเทศและมาตรฐานการทำงานในสำนักงานอย่างสมบูรณ์ กลไกทั้งหมดที่มีให้โดยแต่ละโมดูลสามารถใช้ในขั้นตอน "กระดาษ" และ "อิเล็กทรอนิกส์" ในการทำงานกับเอกสารต่างๆ ในขณะเดียวกันงาน "กระดาษ" แบบดั้งเดิมก็เข้ากันได้อย่างลงตัว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์องค์กรที่มีการเชื่อมต่อในแนวนอนที่พัฒนาแล้ว

เมื่อซื้อส่วนประกอบต่างๆ สำหรับอุปกรณ์พกพาและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภคในร้าน Sotovik-M เราขอแนะนำให้ตุนเครื่องเขียนไว้ตลอดระหว่างทาง กระบวนการทำงานของธุรกิจหรือสถาบันที่ไม่แสวงหาผลกำไรจะไม่สามารถทำได้หากไม่มีส่วนประกอบเหล่านี้ หากคุณต้องการซื้อเครื่องเขียนจำนวนมาก โปรดดูช่วงของเรา

ซื้อเครื่องเขียนขายส่งจากผู้ผลิต (ขายส่งเครื่องเขียน, ขายส่งเครื่องเขียนมอสโก) คือ วิธีที่มีประสิทธิภาพประหยัดอย่างมากในการจัดหาสำนักงานของ บริษัท ด้วยเครื่องเขียนขายส่ง ต้องการขายส่งเครื่องเขียนราคาถูก? การสั่งซื้อปากกา ดินสอ คลิปหนีบกระดาษ สมุดจด และสิ่งของชิ้นเล็กๆ จำนวนมากๆ ละครั้งหรือครึ่งปีครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไปกับการจัดส่งใหม่ทุกเดือน การซื้อเครื่องเขียนจำนวนมากก็มีประโยชน์เช่นกันสำหรับ หน่วยงานราชการ- หลายหน่วยงาน สถาบันการศึกษาซื้อเครื่องเขียนจำนวนมากสำหรับโรงเรียน โรงเรียนอนุบาลหรือมหาวิทยาลัย บริษัทขายส่งเครื่องเขียนมีนโยบายการกำหนดราคาที่เพียงพอ ดังนั้น Sotovik-M จึงขายอุปกรณ์เครื่องเขียนในราคาถูก - เครื่องเขียนขายส่งมีราคาถูก ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโก (ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโก เครื่องเขียนขายส่งในมอสโก) ในร้านค้าออนไลน์ของเรา

ขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกมาก ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโก

เครื่องเขียนจำนวนมากในร้านของเราสำหรับหนึ่งมากที่สุด ราคาดี. หากคุณวางแผนที่จะขายส่งเครื่องเขียนโรงเรียน เครื่องเขียนขายส่งในราคาถูก หรือสั่งซื้อเครื่องเขียนขายส่งที่ผิดปกติสำหรับร้านขายของกระจุกกระจิก Sotovik-M คือสิ่งที่คุณต้องการ! ซื้อเครื่องเขียนจำนวนมาก ตั้งแต่สมุดโน้ตธรรมดาไปจนถึงผลิตภัณฑ์แสตมป์และนามบัตร ในราคาที่น่าดึงดูด พร้อมจัดส่งที่รวดเร็วทั่วรัสเซีย เราขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกมาก!

ที่ บริษัทขนาดใหญ่มีการติดต่อกับคู่สัญญาหลายหมื่นรายต่อปี และพนักงานหลายพันคนสร้างเอกสารภายใน ส่วนหนึ่งของการติดต่อสามารถรับและดำเนินการได้ใน แบบฟอร์มกระดาษ. ระบบ งานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้บริษัทเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้หลายครั้ง และสร้างที่เก็บเอกสารทั้งหมดเพียงแห่งเดียว

"Office" ครอบคลุมวงจรการทำงานทั้งหมดด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษ: ตั้งแต่การป้อนข้อมูลและการลงทะเบียนไปจนถึงการส่งไปยังที่เก็บถาวร ฟังก์ชันการทำงานมีความสอดคล้องกันอย่างเต็มที่ มาตรฐานรัสเซียงานในสำนักงาน ช่วยให้คุณดำเนินการ "ด้วยตนเอง" ได้เกือบทั้งหมด

การรักษาระบบการตั้งชื่อของคดีและบันทึกการลงทะเบียน

องค์ประกอบที่ได้รับอนุมัติของการตั้งชื่อของกรณีและปัญหาจะถูกเก็บไว้ในไดเร็กทอรีพิเศษของระบบ ในกรณีของการบัญชีกระจายอำนาจของเอกสารจะมีการจัดเตรียมสถานที่ลงทะเบียนภายในแผนกโครงสร้าง

ศัพท์เฉพาะกรณี

เมื่อเตรียมเอกสารสำหรับการโอนย้ายไปยังที่เก็บถาวรสำหรับกรณีการตั้งชื่อแต่ละกรณี คุณสามารถพิมพ์ปกของเคสโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับสินค้าคงคลังของเอกสาร เวลาในการเตรียมการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารสำคัญในไฟล์เก็บถาวรจะลดลงหลายครั้ง

การลงทะเบียนของเอกสาร

ในการป้อนเอกสารใน DIRECTUM ให้กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นของการ์ดควบคุมการลงทะเบียน (RCC) และหมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ ระบบการกำหนดหมายเลขที่ยืดหยุ่นช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในบริบทของบันทึกการลงทะเบียนแต่ละรายการได้โดยอัตโนมัติและตามอำเภอใจ ตัวเลขอาจรวมถึงรหัสแผนก รหัสวารสาร และรายละเอียดที่จำเป็น เมื่อใช้โซลูชันนี้ เวลาเฉลี่ยในการลงทะเบียนเอกสารจะลดลง 35-50%

ตัวอย่าง RKK

RKK ประกอบด้วยข้อมูลหลัก (ส่วนย่อย วันที่ลงทะเบียน หมายเลขทะเบียน ฯลฯ) รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของเอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น ตำแหน่ง เมื่อย้ายเอกสารระหว่างแผนก สถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่งจะมี RSC ของตัวเอง คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวของเอกสารที่เป็นกระดาษภายในบริษัทได้ตลอดห่วงโซ่ของ RCM ที่สร้างขึ้น

คุณยังสามารถแนบเอกสารหรือรูปภาพที่สแกนไปยัง RKK สำหรับการป้อนเอกสารปริมาณมากอย่างรวดเร็ว จะใช้บริการสตรีมอินพุต DIRECTUM Capture Service เธอสนับสนุน วิธีต่างๆรายการเอกสาร: จับจาก อีเมลหรือจากระบบไฟล์ (เช่น จากเครื่องสแกน)

ฟังก์ชั่นการสร้าง RCM และการกรอกข้อมูลสามารถถ่ายโอนไปยังกลไกอัจฉริยะของ Ario เมื่อได้รับเอกสารแล้ว พวกเขาแยกประเภท จดจำข้อความ และกรอก RKK ด้วยข้อมูลที่มีความหมายที่ดึงออกมา เสมียนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบรรจุเท่านั้น นี้ช่วยให้คุณลดเวลาในการลงทะเบียนเพิ่มเติมและลดจำนวนการดำเนินการตามปกติ

การพิจารณาและการดำเนินการของเอกสารขาเข้า

หลังจากลงทะเบียน เอกสารขาเข้าเสมียนในสองสามคลิกส่งไปที่หัวหน้าเพื่อพิจารณา จากผลการพิจารณาเอกสาร เลขาฯ หรือหัวหน้าจะสั่งการเอกสารนั้นเอง

หากผู้นำมีผู้ช่วย ผู้ช่วยของเขาจะเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบเอกสารเบื้องต้นพร้อมเตรียมร่างมติ ผู้นำสามารถอนุมัติร่างมติและส่งคำแนะนำในการดำเนินการเท่านั้น

ในกระบวนการดำเนินการตามคำสั่ง มีดังต่อไปนี้:

• แก้ไขการติดต่อในการดำเนินการ
• ความเป็นไปได้ของการมอบหมายและส่งการแก้ไข
• การควบคุมกำหนดเวลาการขอกำหนดเส้นตายใหม่

หัวหน้างานติดตามประสิทธิภาพด้วยสายตา ผู้เข้าร่วมงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลสรุปสั้นๆ ที่สะท้อนถึงสถานะของงานที่เกี่ยวข้องได้

ต้นไม้เควส

การส่งจดหมายถึงผู้สื่อข่าว

โซลูชันนี้ผสานรวมกับโมดูล "แลกเปลี่ยนกับคู่สัญญา" อย่างใกล้ชิด เมื่อจดหมายขาออกได้รับการอนุมัติแล้ว ง่ายต่อการส่งไปยังผู้รับผ่านระบบแลกเปลี่ยนเอกสาร ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารหลายฉบับและลดต้นทุนในการจัดส่ง

นอกจากนี้ สำหรับเอกสารขาออก คุณสามารถระบุรายชื่อผู้รับจดหมายสำหรับองค์กรและส่งอีเมลไปยังผู้รับโดยอัตโนมัติหรือพิมพ์ซองจดหมายที่ตรงตามมาตรฐานของ Russian Post

การพิมพ์ซองจดหมาย

การจัดเตรียมและทำความคุ้นเคยกับเอกสารขององค์กรและการบริหาร

การลงทะเบียนและส่งเพื่อขออนุมัติเอกสารการบริหารเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ การกรอกข้อมูลที่จำเป็นในตัวช่วยสร้างการดำเนินการก็เพียงพอแล้วหลังจากนั้นระบบจะสร้างเอกสารและส่ง พนักงานที่เหมาะสมเพื่อขออนุมัติและลงนาม:

หลังจากลงนามแล้ว สามารถส่งเอกสารขององค์กรและธุรการไปยังพนักงานที่สนใจเพื่อตรวจสอบได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องกรอกรายชื่อผู้รับจดหมายใน RKK รายการนี้สามารถใช้ในอนาคตเพื่อแจกจ่ายเอกสารอื่น

พนักงานจากรายชื่อผู้รับจดหมายจะได้รับงานเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสาร ในระบบ DIRECTUM เพื่อยืนยันการทำความคุ้นเคยก็เพียงพอแล้วที่จะทำงานให้เสร็จ และถ้างานถูกส่งไปเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่ไม่ได้เข้าสู่ระบบก็จะแสดงอยู่ในข้อความของงานและนักแสดงจะทำความคุ้นเคยกับเอกสารในรูปแบบกระดาษ

ค้นหาและวิเคราะห์

ตามรายละเอียดที่ทราบ ทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และ RKK สามารถพบได้พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและขั้นตอนการดำเนินการของเอกสาร

ค้นหาโดย RKK

คุณยังสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการพร้อมกับ RKK ได้อย่างรวดเร็วด้วยบาร์โค้ดบนกระดาษอะนาล็อกของเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีการระบุตัวตนที่รวดเร็ว บาร์โค้ดจะถูกอ่านโดยเครื่องสแกนพิเศษ หลังจากนั้นระบบจะค้นหาเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

หน้าต่างการดำเนินการสำหรับเอกสารที่พบ

เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้ ระบบจะจัดทำรายงานเฉพาะทาง: "รายการทำความคุ้นเคย", "การควบคุมระยะเวลาของการดำเนินการตามคำสั่ง", "สถิติการดำเนินการตามคำสั่ง", "เอกสารที่จะส่งคืน" เป็นต้น

ตัวอย่างรายงาน

เว็บไคลเอ็นต์สามารถใช้ได้ใน สำนักงานระยะไกลองค์กรที่กระจายตามภูมิศาสตร์หรือในฐานะลูกค้าหลัก โดยให้บริการข้ามแพลตฟอร์มและบริหารจัดการได้ง่าย สิ่งที่คุณต้องมีคือการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเพื่อทำงาน

RKK ขาเข้าใน Web Office

ผลการดำเนินการ

การใช้โซลูชันนี้ พนักงานจะได้รับคำสั่งและคำแนะนำในการดำเนินการอย่างทันท่วงที การควบคุมการดำเนินการ การตัดสินใจของผู้บริหารกลายเป็นโปร่งใสอย่างสมบูรณ์

• ให้น้อยที่สุดลดความเสี่ยงเอกสารหาย
• 2 ครั้งเวลาในการจัดเตรียมและอนุมัติจดหมายขาออกจะลดลง
• 12 ครั้งเร่งค้นหาตำแหน่งเอกสารกระดาษ
• 2 ครั้งเร่งเตรียมข้อมูลให้ฝ่ายบริหารดำเนินการตามคำสั่งให้เร็วขึ้น
• โดย 20%เพิ่มการดำเนินการตามคำสั่งของผู้บริหาร