ถึงสัญญาเลขที่ลงวันที่"____" ___________ 2015

ในการเข้าร่วมอิเล็กทรอนิกส์

เวิร์กโฟลว์ "บทสนทนา"
กฎระเบียบ

การใช้ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"ไดอะล็อก"

ซิมเฟอโรโพล "____" ___________ 2015

1. บทบัญญัติทั่วไป

   1. 
      ระเบียบนี้กำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Dialog (ต่อไปนี้จะเรียกว่า Dialog EDMS)
   2. 
      EDMS "Dialog" เป็นระบบข้อมูลที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อรับรองการทำงานเต็มรูปแบบของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดการเอกสารที่มีข้อมูลการบริการของการแจกจ่ายอย่างจำกัด คณะผู้บริหารหน่วยงานของรัฐของสาธารณรัฐไครเมียและรัฐบาลท้องถิ่น เทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย
   3. 
      EDMS "Dialogue" กำลังดำเนินการเพื่อจัดระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้กระดาษและเปลี่ยนเป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยใช้ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ฟรี เพื่อให้บริการใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวของหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมียและรัฐบาลท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย
   4. 
      EDMS "Dialogue" เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมเอกสาร การเปลี่ยนเส้นทางและคำสั่ง ตลอดจนการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งที่มีความเป็นไปได้ที่จะใช้ข้อความที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์บนพื้นฐานของศูนย์การรับรองซึ่งทำงานตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบัน
   5. 
      EDMS "Dialogue" เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายหลักและเอกสารระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีในด้านกฎระเบียบ ระบบข้อมูลใช้ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
      1. 
         EDMS "Dialogue" เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายดังต่อไปนี้:

• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลาง สหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 N 125-FZ "ในจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย";
• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 59-FZ วันที่ 2 พฤษภาคม 2549 "ในขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย" (แก้ไขเพิ่มเติม);
• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2547 N 98-FZ, "ในความลับทางการค้า";
• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "ในข้อมูลส่วนบุคคล";
• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการปกป้องข้อมูล";
• 
  กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 6 เมษายน 2554 N 63-FZ "บนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์"

1. 
   EDMS "Dialogue" เป็นไปตามมาตรฐานต่อไปนี้:

• 
  GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ
• 
  GOST R 6.30-2003 ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร
• 
  GOST R ISO 15489-1-2007 ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล บรรณารักษ์ และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป
• 
  GOST R 34.10-2001 “เทคโนโลยีสารสนเทศ การป้องกันการเข้ารหัสข้อมูล กระบวนการสร้างและยืนยันลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

1. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

เอกสาร - เอกสารราชการที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ฝ่ายกฎหมาย หรือ รายบุคคลร่างในลักษณะที่กำหนดและรวมอยู่ในการไหลของเอกสารของหน่วยงานบริหารระดับภูมิภาค

การไหลของเอกสาร- การเคลื่อนไหวของเอกสารตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือได้รับจนถึงการดำเนินการเสร็จสิ้นการจัดวางในไฟล์และ (หรือ) การส่ง

เมโด- ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ- เอกสารที่ลงนามโดย ES ซึ่งเดิมสร้างขึ้นในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไม่มีต้นฉบับที่เป็นกระดาษ

ผู้ใช้ EDMS- เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการรวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ รัฐมนตรี รัฐมนตรีช่วยว่าการคนแรก รัฐมนตรีช่วยว่าการ หัวหน้าแผนก ผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการทำงานใน EDMS

เลขทะเบียนเอกสาร- การกำหนดดิจิทัลหรือตัวอักษรและตัวเลขของเอกสารที่กำหนดให้กับเอกสารในระหว่างการลงทะเบียน

ทะเบียนเอกสาร- บันทึกข้อมูลประจำตัวเกี่ยวกับเอกสารตามแบบที่กำหนด แก้ไขข้อเท็จจริงในการสร้าง ส่ง หรือรับ

ปณิธาน- ตัดสินใจแล้ว เป็นทางการ. มีข้อมูลเกี่ยวกับงาน (คำสั่ง) ที่มอบให้แก่ผู้ดำเนินการเอกสาร ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียน ผู้ดำเนินการ ผู้ควบคุม กำหนดเวลา เครื่องหมายควบคุม

อุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร- องค์ประกอบของการลงทะเบียนของเอกสารให้บังคับตามกฎหมาย;

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)- ระบบสารสนเทศที่ให้การรวบรวมเอกสาร (การรวมเอกสารในระบบ) การประมวลผล การจัดการเอกสาร และการเข้าถึง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์- เอกสารราชการ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น นิติบุคคลหรือบุคคล ดำเนินการในลักษณะที่กำหนดและรวมอยู่ใน EDMS ของหน่วยงานบริหารระดับภูมิภาค

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- การไหลของเอกสารโดยใช้ระบบข้อมูล

ภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร- สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่ทำบนกระดาษ

EP- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แอตทริบิวต์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จากการปลอมแปลง ได้มาจากการแปลงรหัสลับของข้อมูลโดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และอนุญาตให้ระบุเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็น เช่น รวมทั้งเพื่อสร้างการบิดเบือนข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- เอกสารที่ได้รับจากการพิมพ์ต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ที่มีชื่อเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรับรองโดยผู้มีอำนาจรับรอง เอกสารนี้.

1. ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับบุคลากรที่ใช้งานระบบ

   1. 
      การทำงานของระบบต้องดำเนินการโดยบุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรมพิเศษ
   2. 
      ผู้ใช้ "บทสนทนา" ของ EDMS จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับคู่มือผู้ใช้ของ EDMS มีทักษะในการทำงานกับ "ไดอะล็อก" ของ EDMS และปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้

2. วัตถุประสงค์ของระบบ EDMS "บทสนทนา"

   1. 
      ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Dialog ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขงานต่อไปนี้:

• 
  การลงทะเบียนการติดต่อขาเข้า ขาออก และภายใน รวมถึงการอุทธรณ์ของพลเมือง องค์กร และการอุทธรณ์โดยรวมของประชาชน
• 
  การสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารกระดาษขาเข้าและขาออกโดยการสแกน ป้อนเอกสารที่ได้รับทางอินเทอร์เน็ต MEDO จากระบบข้อมูลอื่น ๆ รวมถึงการสร้างเอกสารในระบบโดยตรง
• 
  แก้ไขเอกสารในระบบ
• 
  นำเอกสารไปยังผู้ใช้ระบบ
• 
  การเจรจาและการกำหนดมติ
• 
  การก่อตัวของงานและคำแนะนำตามมติ
• 
  การเตรียมเอกสารร่วมกัน
• 
  การอนุมัติเอกสารโดยใช้ ES
• 
  ส่งเอกสาร;
• 
  การก่อตัวของคำขอและรายงานการวิเคราะห์เกี่ยวกับสถานะของเวิร์กโฟลว์
• 
  การจัดเก็บและการบัญชีของเอกสาร
• 
  การสร้างสำเนากระดาษของเอกสาร

1. 
   เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกสร้างขึ้น ประมวลผล และจัดเก็บไว้ใน EDMS เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นใน EDMS ตามระเบียบข้อบังคับเหล่านี้มีผลบังคับทางกฎหมายและมีผลทางกฎหมายตามที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารนี้
2. 
   เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลังจากดำเนินการแล้ว จะถูกจัดเก็บใน EDMS ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดสำหรับเอกสารที่คล้ายคลึงกันบนกระดาษ
3. 
   EDMS จะเก็บบันทึกเอกสารขาเข้า สร้าง และส่งทางอิเล็กทรอนิกส์
4. 
   เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดำเนินการจะถูกจัดระบบเป็นกรณี ๆ ตามระบบการตั้งชื่อ
5. 
   ในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน EDMS จะใช้ข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร):

• 
  ผู้ส่ง;
• 
  ปลายทาง;
• 
  ตำแหน่ง ชื่อย่อ และนามสกุลของผู้ลงนามในเอกสาร
• 
  ประเภทของเอกสาร
• 
  ประเภทเอกสาร;
• 
  วันที่ลงทะเบียนเอกสาร
• 
  หมายเลขทะเบียนของเอกสาร
• 
  วันที่สร้างเอกสาร
• 
  วันที่และหมายเลขของเอกสารขาออก
• 
  ผู้บริหาร

1. 
   ผู้เข้าร่วม EDMS มีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบันเกี่ยวกับการใช้ ES
2. 
   เมื่อดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะได้รับอนุญาตให้แลกเปลี่ยนข้อความข้อมูลที่มีเฉพาะข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะเท่านั้น ไม่อนุญาตให้แลกเปลี่ยนข้อความข้อมูลที่มีข้อมูลการใช้งานอย่างเป็นทางการหรือจำกัด

1. ฟังก์ชันที่ดำเนินการโดย EDMS "Dialogue"

   1. 
      EDMS "Dialogue" ให้ระบบอัตโนมัติของขั้นตอนต่อไปนี้ของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

• 
  การเตรียมเอกสาร
• 
  การแปลเอกสารบนกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
• 
  การประสานงานและการอนุมัติจากผู้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• 
  การสร้างมติเกี่ยวกับเอกสาร
• 
  การประสานงานและการอนุมัติโดยผู้ใช้ความละเอียดในเอกสาร
• 
  การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้รับ
• 
  การแจ้งผู้รับเหมาเกี่ยวกับการรับเอกสารและกำหนดเวลาในการดำเนินการ
• 
  การรักษาไดเรกทอรีขององค์กร พนักงาน และโครงสร้างองค์กร - ผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์
• 
  การรักษาไดเร็กทอรีของการตั้งชื่อเอกสาร
• 
  การควบคุมวินัยผู้บริหารตามเอกสารจดทะเบียน
• 
  การรักษาสถิติการดำเนินการตามคำสั่ง;
• 
  การอนุญาตผู้ใช้;
• 
  ความแตกต่างของการเข้าถึงเอกสาร
• 
  ค้นหาตามเนื้อหาเอกสาร
• 
  ความแตกต่างของการเข้าถึงฟังก์ชันระบบของผู้ใช้

1. 
   EDMS "Dialogue" ให้การดำเนินการต่อไปนี้ในเอกสาร:

• 
  การสร้างบัตรลงทะเบียนเอกสาร
• 
  การลบบัตรลงทะเบียนของเอกสาร
• 
  แก้ไขบัตรลงทะเบียนของเอกสาร
• 
  การเพิ่ม ลบ แทนที่ เปลี่ยนลำดับของหน้าเอกสาร
• 
  การลงทะเบียน (การกำหนดหมายเลขทะเบียนและวันที่) ของเอกสาร
• 
  การดูบัตรลงทะเบียน หน้า และแผนผังความละเอียดของเอกสาร
• 
  ผลลัพธ์ของบัตรลงทะเบียน หน้า และแผนผังความละเอียดของเอกสารบนกระดาษ
• 
  ลงนามในเอกสาร ES;
• 
  ดูประวัติการทำงานกับเอกสาร

1. 
   ประวัติการทำงานบนเอกสารสะท้อนถึงการดำเนินการหลักที่ผู้ใช้ดำเนินการกับเอกสาร รายการในประวัติการทำงานกับเอกสารประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

• 
  วันที่และเวลาของการดำเนินการ
• 
  ประเภทของการดำเนินการ (การสร้าง, การลบ, การดู, การแก้ไข);
• 
  นามสกุล ชื่อย่อ องค์กรของผู้ใช้
• 
  ที่อยู่ IP เวิร์กสเตชันของผู้ใช้

1. 
   ระบบให้การดำเนินการต่อไปนี้ในการแก้ปัญหา:

• 
  การสร้างความละเอียดของเอกสารเฉพาะ
• 
  ดูความละเอียด;
• 
  ความละเอียดในการแก้ไข;
• 
  การกำจัดความละเอียด
• 
  การลงนามในมติ EP;
• 
  ดูประวัติการทำงานพร้อมความละเอียด

1. 
   EDMS "Dialogue" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้ตามทิศทางของเอกสาร:

• 
  การสร้างทิศทางระบุผู้ส่ง, ผู้รับ, บันทึก;
• 
  แก้ไขทิศทาง;
• 
  มุมมองทิศทาง;
• 
  การกำจัดทิศทาง

1. 
   EDMS "Dialog" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้กับเครื่องหมายของการดำเนินการเอกสาร:

• 
  การสร้างเครื่องหมายแสดงนักแสดง ประเภทของเครื่องหมาย (สำเร็จสมบูรณ์ ผลลัพธ์ขั้นกลาง);
• 
  แก้ไขเครื่องหมายประสิทธิภาพ
• 
  ดูเครื่องหมายการดำเนินการ
• 
  การลบเครื่องหมายดำเนินการ

1. 
   EDMS "Dialogue" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้กับเอกสารฉบับร่าง:

• 
  การสร้าง การดูเอกสารร่างเวอร์ชันต่างๆ
• 
  การสร้างใบอนุมัติสำหรับรุ่นของเอกสารร่างโดยผู้ริเริ่มด้วยการกำหนดลำดับของเส้นทางสำหรับการอนุมัติแบบคู่ขนานและตามลำดับโดยผู้เข้าร่วม
• 
  การอนุมัติร่างเอกสารโดยผู้เข้าร่วมรายการอนุมัติ
• 
  การเพิ่มเส้นทางการอนุมัติไปยังรายการอนุมัติโดยผู้เข้าร่วม
• 
  ดูสถานะของใบอนุมัติที่ระบุขั้นตอนปัจจุบันของการอนุมัติและระยะเวลาของขั้นตอน
• 
  การส่งคืนเอกสารร่างเพื่อแก้ไขพร้อมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมใบอนุมัติ
• 
  การยกเลิกและเริ่มกระบวนการอนุมัติใหม่โดยผู้ริเริ่ม
• 
  การลงนามในร่างเอกสาร EP

1. 
   EDMS "Dialogue" ให้การดำเนินการต่อไปนี้ในการ์ดควบคุมของเอกสาร:

• 
  กำหนดเส้นตายสำหรับผู้ดำเนินการคำสั่งและเอกสาร
• 
  การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาสำหรับคำแนะนำและเอกสาร
• 
  การลบคำสั่งและเอกสารออกจากการควบคุม
• 
  การดูการ์ดควบคุมพร้อมบันทึกการกำหนดเส้นตายและการถอดออกจากการควบคุม

1. 
   รายการการ์ดควบคุมประกอบด้วย:

• 
  วันที่และเวลาที่สร้างบันทึก
• 
  ประเภทของการทำงาน (การตั้งค่า การเปลี่ยนระยะเวลาการควบคุม หรือการลบออกจากการควบคุม)
• 
  บันทึกลงในบันทึก (ถ้าจำเป็น);
• 
  จำนวนการขยายระยะเวลาควบคุม
• 
  นามสกุล ชื่อย่อ องค์กรของผู้ใช้ที่ดำเนินการ
• 
  ที่อยู่ IP เวิร์กสเตชันของผู้ใช้

1. 
   ผู้ใช้เข้าถึงฟังก์ชันของระบบตามสิทธิ์การเข้าถึงที่ตั้งไว้ ระบบมีกลุ่มสิทธิ์การเข้าถึงดังต่อไปนี้:

• 
  ผู้ใช้ (สิทธิ์เริ่มต้น);
• 
  ผู้บริหารองค์กร
• 
  ผู้ดูแลระบบ

1. 
   ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เริ่มต้นสามารถดำเนินการต่อไปนี้บนระบบ:

• 
  ดูเอกสารที่ส่งถึงเขา
• 
  สร้างและแก้ไขความละเอียดและเครื่องหมายการดำเนินการในเอกสารที่ผู้ใช้เป็นผู้เขียน
• 
  ลบความละเอียดและเครื่องหมายของการดำเนินการที่สร้างขึ้นโดยเขาจนกว่าเอกสารนี้จะได้รับการพิจารณาโดยพนักงานระดับล่างรวมทั้งลบเครื่องหมายการดำเนินการของเขา
• 
  กำหนด ขยายกำหนดเวลา และถอดออกจากการควบคุมผู้ดำเนินการตามมติของตน

1. 
   สิทธิ์ผู้ดูแลระบบขององค์กรมีให้สำหรับผู้ใช้ที่ลงทะเบียนและดูแลเอกสารในองค์กรของตน ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการต่อไปนี้บนระบบ:

• 
  ดูบัตรลงทะเบียนและหน้าเอกสารขององค์กรของคุณ
• 
  สร้าง แก้ไข และลบ (ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับเอกสาร) เอกสารขององค์กรของคุณ
• 
  เอกสารการลงทะเบียนขององค์กร
• 
  สร้าง แก้ไข และลบความละเอียดของเอกสารองค์กร
• 
  ควบคุมและลบออกจากเอกสารควบคุมขององค์กร
• 
  สร้างและดูรายงานที่มีอยู่ขององค์กร
• 
  สร้าง แก้ไข และลบรายชื่อผู้รับจดหมายขององค์กร
• 
  สร้างและแก้ไขโครงสร้างองค์กร (แผนกและพนักงาน) ขององค์กร

1. 
   สิทธิ์ผู้ดูแลระบบช่วยให้คุณสามารถดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าระบบและการสนับสนุนทางเทคนิค และมีไว้สำหรับนักพัฒนาระบบและพนักงานสนับสนุนด้านเทคนิค ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้:

• 
  กำหนดค่าสิทธิ์ผู้ใช้ในระบบ
• 
  สร้างและแก้ไขรายการในไดเร็กทอรีขององค์กรและผู้ใช้ระบบ
• 
  ดูเอกสารทั้งหมดในระบบ
• 
  แก้ไขสถานะของเอกสารทั้งหมดในระบบ
• 
  สร้าง แก้ไข และลบเอกสารทุกประเภท
• 
  ลงทะเบียนเอกสารทุกประเภท
• 
  สร้าง แก้ไข และลบความละเอียดทั้งหมด
• 
  ดูขั้นตอนการพิจารณาเอกสารสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด
• 
  ควบคุมและลบออกจากความละเอียดการควบคุม
• 
  ดูและสร้างรายงานทางสถิติที่มีอยู่ทั้งหมด
• 
  สร้างและแก้ไขโครงสร้างองค์กร
• 
  ดูบันทึกในระบบย่อยการลงทะเบียนและการบัญชี

1. ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการจัดการเอกสารบนแพลตฟอร์ม EDMS Dialog

   1. 
      เอกสารที่กำหนดขั้นตอนการทำงานกับระบบ ได้แก่

• 
  ระเบียบนี้
• 
  คู่มือผู้ใช้สำหรับ EDMS "ไดอะล็อก";
• 
  คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานของหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมีย, หน่วยงานปกครองตนเองของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย;
• 
  คำสั่งและคำแนะนำของหัวหน้าหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมีย, หน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย, บุคคลที่ได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการจัดระเบียบและบำรุงรักษางานสำนักงาน

1. 
   ขั้นตอนการป้อนเอกสารของผู้ใช้ควรรวมถึงขั้นตอนการลงทะเบียน การสแกน และสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารบนกระดาษหรือแก้ไขเนื้อหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยห้ามไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง
2. 
   เมื่อป้อนเอกสารลงใน "Dialogue" ของ EDMS ผู้ใช้ต้องใช้เครื่องมือการกำหนดค่าและการจัดการแบบโต้ตอบ
3. 
   ในกรณีที่คำแนะนำเกี่ยวกับงานในสำนักงานกำหนดรายการเอกสารบนกระดาษซึ่งมีการห้ามไม่ให้สร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการป้อนข้อมูลควรรวมเฉพาะการลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น
4. 
   สำหรับร่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติหรือลงนาม เนื้อหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการแก้ไขโดยระบบในแต่ละขั้นตอนของการอนุมัติ การลงนาม และการลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภายหลังโดยผู้ใช้
5. 
   เอกสารจะต้องลงทะเบียนใน "Dialogue" ของ EDMS โดยแก้ไขรายละเอียดของเอกสารซึ่งให้การยืนยันคุณสมบัติต่อไปนี้ของเอกสาร:

• 
  เอกสารถูกสร้างขึ้นตามคำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน
• 
  เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือส่งโดยบุคคลที่ถูกระบุว่าเป็นผู้สร้างหรือผู้ส่ง
• 
  เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือส่งตรงเวลาที่กำหนดไปยังผู้รับที่ระบุ
• 
  เอกสารเสร็จสมบูรณ์
• 
  เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร) สามารถค้นหา แยก นำเสนอ และตีความใน Dialog EDMS ได้ ยกเว้นเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งคำสั่งของเสมียนห้ามไม่ให้สร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์

1. 
   การสร้างและการประมวลผลเอกสารใน "กล่องโต้ตอบ" ของ EDMS ดำเนินการในลักษณะที่กำหนดโดยกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติจากพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477
2. 
   เพื่อให้แน่ใจว่าการป้อนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ลงใน "กล่องโต้ตอบ" ของ EDMS อย่างถูกต้องเมื่อเข้าสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกอบด้วยส่วนประกอบหลายอย่างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ส่วนที่แยกจากกันซึ่งเป็นอิสระหรือร่วมกับส่วนอื่น ๆ ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แยกต่างหากผู้ใช้ ของ EDMS "ไดอะล็อก" จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการป้อนส่วนประกอบทั้งหมด
3. 
   พนักงานที่รับผิดชอบ รายละเอียดงานสำหรับขั้นตอนการเตรียมการ การลงทะเบียน การอนุมัติ หรือการดำเนินการของเอกสาร หากจำเป็น แต่อย่างน้อยทุกๆ 3 ชั่วโมง จะต้องเข้าสู่ระบบเพื่อออกคำสั่ง ตรวจสอบ และดำเนินงานที่เข้ามา
4. 
   ขั้นตอนการโอน (ส่ง) เอกสารไปยังผู้รับผ่าน SED "Dialogue" ดำเนินการตามคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานเท่านั้น

1. ความปลอดภัยของข้อมูล

   1. 
      วิธีการหลักในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลคือการใช้การป้องกันข้อมูลเข้ารหัสลับ
   2. 
      การรับรองระดับความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสมของ "บทสนทนา" ของ EDMS ยังหมายถึงการใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์และมาตรการป้องกันองค์กรโดยผู้ดูแลระบบของ "บทสนทนา" ของ EDMS และผู้ใช้ (ผู้เข้าร่วม) ของ "บทสนทนา" ของ EDMS ภายในขอบเขตอำนาจหน้าที่ .
   3. 
      เครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูลซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย:

• 
  วิธีการระบุผู้ใช้ในระบบ

• 
  วิธีการตรวจสอบผู้ใช้และการควบคุมการเข้าถึง
• 
  วิธีการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• 
  การป้องกันไวรัส
• 
  วิธีการป้องกันการโจมตีเครือข่าย
• 
  หมายถึงการรับรองความทนทานต่อข้อผิดพลาดและการสำรองข้อมูลของระบบ

1. 
   มาตรการขององค์กรเพื่อปกป้องข้อมูลรวมถึง:

• 
  การจัดวางวิธีการทางเทคนิคในการเข้าถึง EDMS ในห้องที่มีการควบคุมการเข้าถึง
• 
  การจำกัดการเข้าถึงวิธีการทางเทคนิคของ EDMS
• 
  การตั้งค่าโหมดสำหรับการรับและใช้ข้อมูลการอนุญาตโดยผู้ใช้เพื่อเข้าถึง Dialog EDMS
• 
  การรับเข้าทำงานใน EDMS ของผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมและผ่านการฝึกอบรมมาเป็นพิเศษ
• 
  รักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ EDMS ให้อยู่ในสภาพดี
• 
  ความซ้ำซ้อนของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ EDMS
• 
  การปกป้องฮาร์ดแวร์ EDMS จากอิทธิพลภายนอกที่สร้างความเสียหาย

1. กฎการทำงานกับ EP

   1. 
      อนุญาตให้ใช้เฉพาะเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับอนุญาตจาก Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย (FSB แห่งรัสเซีย) ซึ่งอนุญาตให้ระบุเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นได้ ข้อมูลที่มีอยู่ในข้อมูลสถิติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
   2. 
      ผู้ออกใบรับรองจะต้องป้อนใบรับรองคีย์ลายเซ็นลงในการลงทะเบียนใบรับรองคีย์ลายเซ็นไม่ช้ากว่าวันที่มีผลบังคับใช้ของใบรับรองคีย์ลายเซ็น
   3. 
      ใบรับรองคีย์การลงนามต้องมีข้อมูลบังคับต่อไปนี้:

• 
  เจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็น (นามสกุล ชื่อและนามสกุลของบุคคล);

• 
  กุญแจสาธารณะ ES;
• 
  หมายเลขลงทะเบียนเฉพาะของใบรับรองคีย์ลายเซ็น;
• 
  วันที่เริ่มต้นและวันหมดอายุของใบรับรองคีย์ลายเซ็น ซึ่งอยู่ในทะเบียนของหน่วยงานออกใบรับรอง (CA)
• 
  ชื่อและที่ตั้งของ CA ที่ออกใบรับรองคีย์ลายเซ็น
• 
  ชื่อของเครื่องมือ ES ที่ใช้กุญแจสาธารณะ ES นี้
• 
  ข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการดำเนินการซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีความสำคัญทางกฎหมาย
• 
  พื้นที่ (พื้นที่) ของการใช้ใบรับรองคีย์ลายเซ็นซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีความสำคัญทางกฎหมาย
• 
  จุดแจกจ่ายสำหรับรายการใบรับรองคีย์ลายเซ็นที่ถูกเพิกถอน (เพิกถอน) ที่ออกโดยผู้ออกใบรับรอง

1. 
   ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นอาจรวมอยู่ในใบรับรองคีย์ลายเซ็นได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น
2. 
   ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์) ช่วยให้มั่นใจถึงการใช้งานฟังก์ชั่นต่อไปนี้:

• 
  การสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• 
  การยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้คีย์สาธารณะของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ใบรับรองคีย์ลายเซ็น)
• 
  การสร้างคีย์ส่วนตัวและคีย์สาธารณะของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

1. 
   การใช้ ES โดยหน่วยงานการรายงานในกรอบการทำงานกับ Dialog EDMS ไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตพิเศษ
2. 
   ตามมาตรา 12 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 10 มกราคม 2545 หมายเลข 1-FZ "ในลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" เจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นจำเป็นต้องเก็บคีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) ไว้เป็นความลับ
3. 
   ผู้ให้บริการข้อมูลที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES อยู่ในความดูแลอย่างปลอดภัยกับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็น (ผู้ใช้ของผู้ออกใบรับรอง) และต้องถูกเก็บไว้ในเงื่อนไขที่ไม่รวมถึงความเป็นไปได้ของการประนีประนอม
4. 
   ห้ามโอนคีย์ส่วนตัว ES ไปให้บุคคลอื่น การจัดการผู้ให้บริการข้อมูลที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES จะต้องดำเนินการตามเอกสารการปฏิบัติงานสำหรับวิธีการลงลายมือชื่อดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์และตามข้อกำหนดของศูนย์การรับรอง (CA) เขียนลงสื่อไม่ได้ ข้อมูลสำคัญข้อมูลภายนอก
5. 
   จำเป็นต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลขององค์กร รวมถึงการจำกัดการเข้าถึงเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWP) ซึ่งใช้ในการสร้าง ES สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ควรติดตั้งซอฟต์แวร์ (ซอฟต์แวร์) ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของพนักงานที่ทำงานบนเวิร์กสเตชันเหล่านี้บนเวิร์กสเตชันเหล่านี้ ความรับผิดชอบในการประนีประนอมหรือการสูญเสียคีย์ส่วนตัว ES จะขึ้นอยู่กับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นเท่านั้น
6. 
   การประนีประนอมคีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) หมายถึงการสูญหาย การโจรกรรม การเปิดเผย การคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต การเลิกจ้างพนักงานที่มีสิทธิ์เข้าถึงคีย์ส่วนตัวของ ES การเปิดเผยคีย์ส่วนตัวของ ES ประเภทอื่นๆ เช่นเดียวกับกรณีดังกล่าวเมื่อไม่สามารถระบุสิ่งที่เกิดขึ้นกับผู้ให้บริการที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES ได้อย่างน่าเชื่อถือ ในกรณีที่มีการประนีประนอมและสงสัยว่าเป็นการประนีประนอมของคีย์ส่วนตัวของ ES ของผู้ใช้ของผู้ออกใบรับรอง (CA) เขาต้องหยุดใช้คีย์ส่วนตัวของ ES นี้ทันทีเพื่อทำงานกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และแจ้ง CA ที่ออกไพรเวตคีย์ของ ES เกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการประนีประนอม (หรือสงสัยว่าจะมีการประนีประนอม)

1. ผลการชนและการชน

   1. 
      ท่ามกลางสถานการณ์ที่สามารถใช้เป็นเหตุฉุกเฉินได้ เหตุฉุกเฉินรวมถึงความล้มเหลวทางเทคนิค อาจรวมถึงสถานการณ์ที่ทำให้หรืออาจทำให้เป็นไปไม่ได้หรือขัดขวางการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้งานชั่วคราวหรือไม่มีกำหนด สถานการณ์ดังกล่าวอาจรวมถึง:

• 
  อัคคีภัย น้ำท่วม ภัยธรรมชาติอื่น ๆ หรือที่มนุษย์สร้างขึ้น
• 
  ความไม่เสถียรหรือไฟฟ้าดับ ซึ่งไม่สามารถทำให้เป็นกลางโดยวิธีการทางเทคนิคที่มีอยู่
• 
  การยอมรับหรือการแก้ไขกฎหมายหรือการกระทำอื่น ๆ เจ้าหน้าที่รัฐบาลของสหพันธรัฐรัสเซียหรือคำสั่งของหน่วยงานเหล่านี้โดยตรงหรือโดยอ้อมที่ขัดขวางการดำเนินการต่อไปของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ดำเนินการก่อนการดำเนินการเหล่านี้
ฉันเห็นด้วยกับระเบียบนี้เกี่ยวกับการใช้ Dialog EDMS สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฉันยอมรับเงื่อนไขของข้อบังคับเหล่านี้


ตัวดำเนินการ SED SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	สมาชิกของ SED ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
ผู้อำนวยการ ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

เอกสารองค์กร PayDox และระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์




กฎเกณฑ์ที่เป็นแบบอย่าง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

โดยใช้ระบบจัดการเอกสารองค์กรpaydox

Paybot LLC
สารบัญ

1. ทั่วไป 3

2. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ 3

3. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับระบบ 6

4. การป้อนเอกสารลงในระบบ 6

5. การลงทะเบียนเอกสารในบันทึกการลงทะเบียน 6

6. ค้นหาเอกสาร 6

6.1. วิธีค้นหาเอกสาร 6

6.2. ค้นหาตามช่วงเวลา สถานะเอกสาร ขาเข้า/ขาออก 6

6.3. ค้นหาตามค่าจากไดเร็กทอรีมาตรฐานของผู้รับเหมา หมวดเอกสาร สถานประกอบการ/แผนก ประเภทกิจกรรม และตามค่าจากไดเร็กทอรีผู้ใช้ 7

6.4. รายการเอกสารที่ใช้บ่อย 7

6.5. ค้นหาบริบทอย่างรวดเร็ว8

6.6. การเรียกไดเร็กทอรีเพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์การค้นหา 8

6.7. ค้นหาในความคิดเห็นและผู้ติดต่อ 8

6.8. ค้นหาข้อความแบบเต็มในไฟล์เอกสาร 9

6.9. การก่อตัวของรายการเอกสารที่จำเป็นจากการแจ้งเตือนทางอีเมลของระบบ9

7. การทำงานกับบัตรเอกสาร 9

7.1. ข้อมูลทั่วไป 9

7.1. การดำเนินการกับบัตรเอกสาร 9

9. เอกสารที่ส่งออกใน MS WORD 11

11. การประสานงานและการอนุมัติเอกสาร 12

12. การดำเนินการของเอกสาร 14

13. การควบคุมการดำเนินการของเอกสารและคำสั่ง 15

14. การอ่านเอกสาร 16

15. การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร 16

16. รักษาสถานะการชำระเงินของเอกสาร 16

17. การใช้ไดเรกทอรี 18

18. กำหนดการ 18

19. การรักษาการตั้งชื่อของคดี 19

18.1. ไดเรกทอรี "ศัพท์ของคดี" 19

19.1. การดำเนินการกับคำอธิบายกรณี 20

19.2. ปุ่ม การลงทะเบียนการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งทางกายภาพของเอกสารต้นฉบับ การออกและส่งคืนกรณี 21

20. รายงาน 21


1. บทบัญญัติทั่วไป

ระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าระเบียบ) มีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมขั้นตอนการทำงานกับเอกสารในองค์กรโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารองค์กรของ PayDox (ต่อไปนี้จะเรียกว่าระบบ)


ระเบียบกำหนดข้อกำหนดทั่วไปสำหรับองค์กรของการทำงานกับเอกสารที่องค์กรโดยใช้ระบบ

เมื่อจัดทำข้อบังคับใช้สิ่งต่อไปนี้:

• 
  คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานเอกสารในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง(ฉบับที่ N 2508 ในกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2543)
• 
  GOST R 51141-98 การผลิตสำนักงานและธุรกิจเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

2.ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ – การดำเนินการตามกระแสเอกสารขององค์กรโดยใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์


ระบบ – ระบบองค์กรการจัดการเอกสาร PayDox

ผู้ใช้ระบบ– พนักงานที่ลงทะเบียนในระบบที่มีสิทธิทำงานกับระบบ

เอกสาร ; เอกสารข้อมูล - ข้อมูลที่บันทึกไว้ในผู้ให้บริการวัสดุพร้อมรายละเอียดที่สามารถระบุได้

แบบฟอร์มเอกสาร - ชุดรายละเอียดของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ เรียงตามลำดับ

บัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ชุดรายละเอียดของเอกสารที่นำเสนอในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แอนะล็อกอิเล็กทรอนิกส์ของแบบฟอร์มเอกสาร

ไฟล์เอกสาร - ไฟล์คอมพิวเตอร์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร - ข้อความและ / หรือกราฟิก

จำเป็นต้องแยกความแตกต่างระหว่างตัวเอกสารซึ่งตามกฎแล้วนำเสนอในรูปแบบกระดาษและมีผลบังคับตามกฎหมายและบัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์เอกสารที่นำเสนอในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎไม่มีอำนาจตามกฎหมาย แต่สามารถใช้เป็นข้อโต้แย้งที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายและใช้ในการส่งข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ร่างเอกสาร - เอกสารที่เขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ดีดที่สะท้อนถึงงานของผู้แต่งหรือบรรณาธิการในข้อความ

ต้นฉบับ (อย่างเป็นทางการ) เอกสาร - สำเนาเอกสารราชการฉบับแรกหรือฉบับเดียว

เอกสารซ้ำ - สำเนาเอกสารต้นฉบับซึ่งมีผลบังคับตามกฎหมาย

สำเนาเอกสาร - เอกสารที่ทำซ้ำข้อมูลของเอกสารของแท้และคุณสมบัติภายนอกทั้งหมดหรือบางส่วนซึ่งไม่มีอำนาจตามกฎหมาย

รับรองสำเนาเอกสาร - สำเนาเอกสารซึ่งแนบรายละเอียดที่จำเป็นตามขั้นตอนที่กำหนดไว้เพื่อให้มีผลบังคับตามกฎหมาย

อุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร - องค์ประกอบบังคับของการทำให้เป็นทางการของเอกสารทางการ

เอกสารที่ไม่ใช้งาน - บัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเครื่องหมาย "ไม่ใช้งาน" ซึ่งหมายความว่าเอกสารนี้อยู่ในขั้นตอนของการก่อตัวครั้งแรกและไม่ต้องการให้ผู้ดำเนินการอื่นทำงานด้วย ยกเว้นผู้สร้างเอกสาร อะนาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารร่าง

ผู้ดูแลระบบ - ผู้ใช้ที่รับผิดชอบในการดูแลระบบ การตั้งค่าพารามิเตอร์ของการทำงานของระบบและไดเรกทอรีระบบ การสร้างผู้ใช้ในระบบ และการกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้

ผู้รับเหมาที่รับผิดชอบเอกสาร - ผู้ใช้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสารนี้

ผู้สร้างเอกสาร - ผู้ใช้ที่สร้างบัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แอตทริบิวต์นี้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและมีอยู่ในเอกสารทุกประเภท

ผู้อนุมัติเอกสาร - ผู้ใช้ที่เข้าร่วมขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร

คุณลักษณะนี้ปรับแต่งได้และอาจไม่ปรากฏในเอกสารบางประเภท

ผู้อนุมัติเอกสาร - ผู้ใช้ที่อนุมัติเอกสาร

คุณลักษณะนี้ปรับแต่งได้และอาจไม่ปรากฏในเอกสารบางประเภท

ผู้ควบคุมเอกสาร - ผู้ใช้ที่ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

คุณลักษณะนี้ปรับแต่งได้และอาจไม่ปรากฏในเอกสารบางประเภท
หมวดหมู่ (ประเภท) ของเอกสาร - เอกสารที่นำมารวมกันทั้งหมด แบบพิมพ์และรายการรายละเอียด เช่น ใบแจ้งหนี้ขาเข้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น

รายการประเภทเอกสารสามารถปรับแต่งได้และรวบรวมตามความต้องการขององค์กร

งาน (คำสั่ง งาน) – หมวดหมู่เอกสารที่พนักงานควรดำเนินการบางอย่าง
การประสานงาน - ขั้นตอนการทำงานกลุ่มแบบคู่ขนานของผู้ใช้ในเอกสาร ในระหว่างที่ผู้ใช้ตกลง (อนุมัติ) เอกสาร หรือปฏิเสธที่จะอนุมัติเอกสาร
คำแถลง – ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารอย่างเป็นทางการโดยผู้ใช้ที่มีอำนาจดังกล่าว
บันทึกการลงทะเบียนเอกสาร – รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อนาล็อก นิตยสารกระดาษการลงทะเบียนเอกสารที่มีวัตถุประสงค์เพื่อดำเนินการตามความเป็นจริงของการลงทะเบียนการรับเอกสาร

จำนวนวารสารการลงทะเบียนเอกสารรายการและลำดับของรายละเอียดได้รับการกำหนดค่าตามกฎสำหรับการลงทะเบียนเอกสารที่นำมาใช้โดยองค์กร
ดัชนีการลงทะเบียนของเอกสาร เลขทะเบียนเอกสาร - การกำหนดตัวเลขหรือตัวอักษรและตัวเลขที่กำหนดให้กับเอกสารในระหว่างการลงทะเบียน
ความต้องการของเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือความต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าดัชนีเอกสารมีความเป็นเอกลักษณ์ เอกลักษณ์ของดัชนีเอกสารหมายถึงความเป็นเอกลักษณ์ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้มั่นใจถึงความเป็นเอกลักษณ์ของดัชนีเอกสารในองค์กร จำเป็นต้องใช้ระบบการจัดทำดัชนีเอกสารที่เหมาะสม ซึ่งรับประกันความเป็นเอกลักษณ์ของดัชนีเอกสาร แม้ว่าจะมีระบบการลงทะเบียนเอกสารแบบกระจายศูนย์ (กระจาย) ในแผนกองค์กร

ตัวแปรที่เป็นไปได้ของระบบดังกล่าวอาจใช้รหัสส่วนย่อย รหัสหมวดหมู่เอกสาร และจุดในดัชนีเอกสาร เช่น โดยใช้รูปแบบดัชนีเอกสารในรูปแบบ XZZYYMMDD/NN โดยที่

XX - รหัสแผนก เช่น ตกลง - แผนกบุคคล

YY - ปี เช่น 04,

MM - เดือน เช่น 09,

DD - วันเช่น 25

NN - หมายเลขซีเรียลของเอกสารสำหรับวันนั้น เช่น 12

เหล่านั้น. ดัชนีเอกสารใน กรณีนี้จะมีลักษณะดังนี้: OKSCh040925/12

ระบบการจัดทำดัชนีเอกสารดังกล่าวทำให้สามารถระบุประเภท สถานที่ และเวลาที่สร้างด้วยหมายเลขเอกสารได้อย่างชัดเจน


การควบคุมการดำเนินการเอกสาร - ชุดของการกระทำที่รับประกันการดำเนินการเอกสารในเวลาที่เหมาะสม
กำหนดส่งเอกสาร - ระยะเวลาที่กำหนดโดยกฎหมายกำกับดูแล เอกสารขององค์กรและการบริหารหรือมติ
ธุรกิจ - ชุดเอกสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นหรือพื้นที่ของกิจกรรมหนึ่งชุดในปกแยกต่างหาก
ศัพท์เฉพาะกรณี - รายการจัดระบบของชื่อกรณีที่ยื่นในองค์กร, ระบุเงื่อนไขของการจัดเก็บของพวกเขา, ร่างขึ้นในลักษณะที่กำหนด
อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร - ทรัพย์สินของเอกสารราชการที่แจ้งโดยกฎหมายปัจจุบัน ความสามารถของหน่วยงานที่ออกและขั้นตอนการลงทะเบียนที่กำหนดไว้
ข้อกำหนดและคำจำกัดความทั้งหมดในข้อบังคับนี้ใช้ตามเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์paydox .

3.ระบบทั่วไป

ระบบการจัดการเอกสารองค์กร PayDox ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร ระบบรวมถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับการจัดระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจรขององค์กร และยังมีวิธีการจัดการเอกสารการชำระเงินและวิธีการจัดกลุ่มงานสำหรับผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ขั้นสูงสามารถสร้างเอกสารและรายงานประเภทใหม่ได้อย่างอิสระ

4. การป้อนเอกสารเข้าสู่ระบบ

เอกสารจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบเมื่อได้รับหรือสร้าง

สำหรับเอกสารขาเข้า ระบบสามารถมี Electronic Document Card และแนบไฟล์ภาพเอกสารที่สแกนแล้วหนึ่งไฟล์ขึ้นไปในการ์ด

สำหรับเอกสารขาออกและภายใน นอกจากนี้ยังสามารถแนบไฟล์เอกสารอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ในรูปแบบ MS Word/ MS Excel เข้ากับการ์ดได้

ในกระบวนการทำงานกับเอกสาร สามารถสร้างความคิดเห็นประเภทต่างๆ ได้ในการ์ดเอกสาร (คำถาม การอภิปรายเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานในเอกสาร ความละเอียด ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อและเหตุการณ์) ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับการอนุมัติ การอนุมัติและการดำเนินการของเอกสาร

กระทรวงเกษตรของสหพันธรัฐรัสเซีย


คำสั่ง


ในการอนุมัติกฎระเบียบสำหรับการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรของงานสำนักงานในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย


เพื่อให้แน่ใจว่าการผ่านและการดำเนินการเอกสารในเวลาที่เหมาะสมในกระทรวงเกษตรของรัสเซียโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ฉันสั่ง:


1. อนุมัติข้อบังคับที่แนบมาสำหรับการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรของงานสำนักงานในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย


2. เพื่อกำหนดการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้ต่อรัฐมนตรีช่วยว่าการ Semenov P.V.



รัฐมนตรี
N.V. Fedorov


แอปพลิเคชัน. ระเบียบการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรงานสำนักงานในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ระเบียบนี้กำหนดขั้นตอนการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เมื่อจัดระเบียบงานสำนักงานในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากระทรวง)


1.2. ระเบียบนี้ใช้ไม่ได้กับองค์กรของการทำงานกับเอกสารที่มีข้อมูลที่จัดเป็นความลับของรัฐ


1.3. เพื่อวัตถุประสงค์ของระเบียบนี้ มีการใช้ข้อกำหนดและคำจำกัดความต่อไปนี้:

ผู้ดูแลระบบ SEDO - ลูกจ้างของกระทรวงที่รับผิดชอบการดำเนินงานของ SEDO

ผู้ใช้ - พนักงานของกระทรวงที่เข้าถึง EDMS รวมถึงผู้ที่ลงทะเบียนเอกสาร (ผู้ลงทะเบียน) สร้างและอนุมัติมติและปฏิบัติตามคำแนะนำ (ผู้บริหาร)

นายทะเบียน - ผู้ใช้ EDMS ที่ลงทะเบียนขาเข้า ขาออก และ (หรือ) เอกสารภายใน (พนักงานของกรมการปกครองและจดหมายโต้ตอบทั่วไป กรมควบคุมการตรวจสอบการดำเนินการและเอกสารสำคัญของกรมการปกครองและ งานองค์กร(ต่อไปนี้จะเรียกว่าเดปูปราฟเดลามี) และพนักงานที่รับผิดชอบการเก็บบันทึกในแผนกต่างๆ)

บัตรลงทะเบียนของเอกสาร - ชุดข้อมูลบังคับเกี่ยวกับเอกสารที่นำเสนอเป็นวัตถุทางบัญชีเดียว ใช้สำหรับบันทึกและค้นหาเอกสารใน EDMS

ความละเอียด - ข้อมูลการบริหารเกี่ยวกับคำแนะนำสำหรับเอกสาร (รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียน, วันที่ที่มีการกำหนดความละเอียด, นักแสดง, เนื้อหาของคำสั่ง, กำหนดเวลาในการดำเนินการ, การควบคุม);

ไฟล์แนบ - ไฟล์ข้อความหรือกราฟิกของเอกสารขาเข้า ขาออก หรือภายในที่แนบมากับบัตรลงทะเบียนของเอกสาร

การลงทะเบียนเอกสาร - การมอบหมายโดยนายทะเบียนเอกสารหมายเลขทะเบียนถาวรพร้อมการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารลงในบัตรลงทะเบียน


1.4. สำหรับการดำเนินการโดยพนักงานของกระทรวงตามหน้าที่ที่กำหนดโดยระเบียบเหล่านี้ ได้มีการจัดทำและบำรุงรักษาสถานที่ทำงานของผู้ใช้ SEDO อย่างเหมาะสม


1.5. พนักงานของกระทรวง (ผู้ใช้ EDMS) ต้องทำความคุ้นเคยกับคู่มือผู้ใช้ EDMS (อยู่ใน EDMS และในพอร์ทัลข้อมูลองค์กร (พอร์ทัลอินทราเน็ต) ของกระทรวง) มีทักษะในการทำงานกับ EDMS และปฏิบัติตามสิ่งเหล่านี้ ข้อบังคับ


1.6. การจัดระเบียบงานสำนักงานในกระทรวงโดยใช้ SEDO ดำเนินการโดยกระทรวงยุติธรรม



2. การยอมรับและการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าใน SEDO

2.1. การรับและลงทะเบียนที่กระทรวงเอกสารขาเข้า (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งที่ได้รับผ่านระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและบนกระดาษ) ดำเนินการโดยกระทรวงการคลังและจดหมายโต้ตอบทั่วไปของกระทรวงยุติธรรม (ต่อไปนี้จะเรียกว่า กรมการปกครองและสารบรรณทั่วไป) โดยใช้ EDMS (ในวันทำการ เร่งด่วน-ภายในหนึ่งชั่วโมง) การลงทะเบียนของเอกสารขาเข้าที่ได้รับในแผนกเป็นกระดาษ ทางโทรสาร หรือโดยผู้จัดส่ง ดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกในแผนกโดยใช้ EDMS (ระหว่างวันทำการ เร่งด่วน - ภายในหนึ่งชั่วโมง)


2.2. ระหว่างการลงทะเบียน เอกสารขาเข้าดำเนินการดังต่อไปนี้: การสร้างบัตรลงทะเบียนใน EDMS พร้อมการกำหนดหมายเลขการลงทะเบียนให้กับเอกสารโดยอัตโนมัติ, ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารลงในบัตรลงทะเบียน, สแกนเอกสาร (หากกระทรวงได้รับเอกสารบนกระดาษ) จาก บัตรเอกสารและแนบรูปภาพอิเล็กทรอนิกส์ (ไฟล์) ของเอกสารกับบัตรลงทะเบียนใน EDMS (หากได้รับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) หากเอกสารมีข้อมูลเกี่ยวกับคำแนะนำที่ได้รับก่อนหน้านี้ (เอกสารที่ส่งก่อนหน้านี้) จะมีการเชื่อมต่อกับบัตรลงทะเบียนของเอกสารที่เกี่ยวข้อง เมื่อลงทะเบียนเอกสาร "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ" จะมีการจดบันทึกที่เกี่ยวข้องในช่อง "อีแร้ง" ระบุหมายเลขของสำเนา


2.3. รูปภาพอิเล็กทรอนิกส์ (ไฟล์) ของเอกสารต่อไปนี้จะไม่ถูกสแกนและแนบมากับบัตรลงทะเบียน EDMS:

ทำเครื่องหมาย "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ";

มีข้อมูลส่วนบุคคล

รับรองเช่นเดียวกับเอกสารผูกพันรับรองโดยลายเซ็นของเจ้าหน้าที่และตราประทับขององค์กร

เอกสารแนบจำนวนมาก (โบรชัวร์ หนังสือ หนังสือชี้ชวน ฯลฯ)


2.4. กระทรวงการคลังและจดหมายโต้ตอบทั่วไป เอกสารที่ลงทะเบียนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และหากมี ให้โอนเป็นกระดาษไปที่:

ในนามของรัฐมนตรี - ถึงผู้ช่วยรัฐมนตรีเพื่อรายงานต่อรัฐมนตรี, ต่อกระทรวง, ในนามของรัฐมนตรีและรัฐมนตรีช่วยว่าการ - ถึงกรมเพื่อประกันกิจกรรมการเป็นผู้นำของกระทรวง แห่งความยุติธรรม (ต่อไปนี้ - แผนกเพื่อประกันกิจกรรมของการเป็นผู้นำของกระทรวง) และตรงไปยังหน่วยงาน


2.5. การอุทธรณ์ของพลเมืองจะถูกโอนจากกระทรวงรัฐบาลและจดหมายโต้ตอบทั่วไปและหน่วยงานต่างๆ ไปยังกรมควบคุม การตรวจสอบการดำเนินการ และเอกสารสำคัญของกระทรวงยุติธรรมเพื่อลงทะเบียนใน SEDO และองค์กรการดำเนินการ



๓. ลำดับการพิจารณาเอกสารขาเข้าในหน่วยงานราชการและจดหมายโต้ตอบทั่วไป และในหน่วยงานเพื่อประกันการดำเนินกิจกรรมของผู้นำกระทรวง

3.1. ลูกจ้างของกระทรวงการคลังและจดหมายโต้ตอบทั่วไปเตรียมร่างมติของรัฐมนตรีใน SEDO สำหรับเอกสารลงทะเบียนขาเข้าที่ส่งถึงรัฐมนตรีตามรายการเอกสารที่จะยื่นต่อรัฐมนตรี (ภาคผนวกของระเบียบเหล่านี้) เอกสารรายงานต่อรัฐมนตรีจะมอบให้แก่ผู้ช่วยรัฐมนตรี เอกสารที่ไม่ได้อยู่ในอำนาจหน้าที่ของรัฐมนตรีจะแจกจ่ายโดยลูกจ้างของกรมการปกครองและจดหมายโต้ตอบทั่วไประหว่างรัฐมนตรีช่วยว่าการตามการแบ่งหน้าที่


3.2. พนักงานของกรมเพื่อประกันกิจกรรมของการเป็นผู้นำของกระทรวงเตรียมร่างมติรัฐมนตรีช่วยว่าการสำหรับเอกสารการลงทะเบียนที่เข้ามาที่ส่งถึงกระทรวงจ่าหน้าถึงรัฐมนตรีและรัฐมนตรีช่วยว่าการตามการกระจายความรับผิดชอบระหว่างพวกเขาไปยังหน่วยงาน สำหรับเอกสารเกี่ยวกับรัฐมนตรีช่วยว่าการฯ ขาดงานชั่วคราว ร่างมติจัดทำขึ้นโดยรัฐมนตรีช่วยว่าการฯ ตามโครงการปฏิบัติหน้าที่ชั่วคราวของรัฐมนตรีช่วยว่าการฯ


3.3. เอกสารจะถูกพิจารณาโดยพนักงานของหน่วยงานของรัฐและการติดต่อโต้ตอบทั่วไปและโอนไปยังพนักงานของแผนกเพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมของผู้นำของกระทรวงรวมถึงหน่วยงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และหากมีให้ลงกระดาษในระหว่าง วันทำการ ด่วน-ภายในหนึ่งชั่วโมง


3.4. ลูกจ้างของกรมการปกครองและสารบรรณทั่วไป และกรมสนับสนุนกิจกรรมการบริหารของกระทรวง มีหน้าที่จัดทำร่างมติรัฐมนตรีและรัฐมนตรีช่วยว่าการมีหน้าที่หลัก ดังต่อไปนี้

การตรวจสอบเอกสารที่ได้รับในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ของรัฐมนตรี รัฐมนตรีช่วยว่าการใน SEDO (ระหว่างวันทำการ) และการรับเอกสารบนกระดาษอย่างทันท่วงที (ถ้ามี) จากกระทรวงการคลังและจดหมายโต้ตอบทั่วไป

การพิจารณาเอกสารอย่างทันท่วงที (ภายในวันทำการ เร่งด่วน - ภายในหนึ่งชั่วโมง) และการจัดทำร่างมติรัฐมนตรีในสถ. กระทรวง, อำนาจของบริการของรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของกระทรวง;

การตั้งค่าในคำแนะนำ SEDO สำหรับ "การควบคุมในกระทรวง" ตามรายการที่กำหนดโดยระเบียบสำหรับองค์กรของการทำงานเพื่อควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งและการพิจารณาอุทธรณ์ของประชาชนในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย

การอนุมัติมติใน SEDO หลังจากการลงนามและโอนเอกสารที่ได้รับบนกระดาษไปยังแผนกของรัฐบาลและจดหมายโต้ตอบทั่วไปเพื่อส่งการดำเนินการไปยังหน่วยงานและผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังกระทรวงบริการของรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐบาลกลาง


3.5. หัวหน้าส่วนราชการและจดหมายโต้ตอบทั่วไปมีหน้าที่ดังต่อไปนี้:

ทำงานเกี่ยวกับการพิจารณาเอกสารอย่างทันท่วงทีและการสร้างร่างมติของรัฐมนตรีใน SEDO

การรายงานเอกสารพร้อมร่างมติเพื่อพิจารณาและลงนามต่อรัฐมนตรีในเวลาที่เหมาะสม


3.6. มอบหมายหน้าที่ต่อไปนี้ให้กับพนักงานของแผนกเพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมของผู้นำของกระทรวง:

ทำงานเกี่ยวกับการพิจารณาเอกสารอย่างทันท่วงทีและการสร้างร่างมติรัฐมนตรีช่วยว่าการใน SEDO

การรายงานเอกสารพร้อมร่างมติเพื่อพิจารณาและลงนามต่อรัฐมนตรีช่วยว่าการตามกำหนดเวลา


3.7. ในกรณีที่ปัญหาที่ไม่ได้ควบคุมโดยการกระทำเชิงบรรทัดฐานของกระทรวงเกี่ยวกับการกำหนดผู้บริหารหลักและผู้บริหารร่วมในเอกสารขาเข้าพนักงานของแผนกเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของผู้นำของกระทรวงจะต้องดำเนินมาตรการทั้งหมดเพื่อแก้ไข และรีบรายงานรัฐมนตรีช่วยว่าการฯ ความเห็นไม่ตรงกันระหว่างรัฐมนตรีช่วยว่าการในเรื่องการกำหนดผู้บริหารหลักและผู้ดำเนินการร่วมจะรายงานต่อรัฐมนตรี


3.8. ในกรณีพิเศษ ให้ส่งเอกสารแทนรัฐมนตรี รัฐมนตรีช่วยว่าการฯ ได้ โดยมีมติลงนามโดยเจ้าพนักงานผู้มีอำนาจลงนามโดยชอบ


3.9. การลงมติต้องได้รับอนุมัติจาก SEDO เมื่อมติได้รับการอนุมัติใน SEDO คำแนะนำจะถูกโอนโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ของแผนกที่ระบุในความละเอียดโดยผู้ดำเนินการ


3.10. มีการสื่อสารคำสั่งไปยังผู้บริหาร (แผนก) โดยโอนไปยังโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมและโอนสำเนาบนกระดาษ (ถ้ามี)



4. ลำดับการพิจารณาเอกสารในหน่วยงาน

4.1. พนักงานแผนกที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนก:

ตรวจสอบเอกสารที่ได้รับในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ของแผนกใน SEDO (ระหว่างวันทำการ) และรับเอกสารทางจดหมายจากหน่วยงานราชการและเอกสารทางจดหมายทั่วไปตามกำหนดเวลา (ถ้ามี) ส่งตรงไปยังแผนกรวมถึงเอกสารด้วย คำแนะนำสำหรับการดำเนินการ ( มติ);

พิจารณาเอกสารอย่างทันท่วงที (ภายในวันทำการ เร่งด่วน - ภายในหนึ่งชั่วโมง) และสร้างร่างมติสำหรับผู้อำนวยการแผนก รองผู้อำนวยการแผนกใน SEDO

ดำเนินการกำหนดคำแนะนำสำหรับ "การควบคุมในหน่วยงานของกระทรวง" ใน SEDO ตามระเบียบสำหรับองค์กรในการทำงานเพื่อควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งและพิจารณาการอุทธรณ์ของพลเมืองในกระทรวงเกษตรของรัสเซีย

อนุมัติมติใน SEDO หลังจากที่ลงนามโดยผู้อำนวยการแผนก รองผู้อำนวยการแผนก

ตรวจสอบการจัดส่งเอกสารบนกระดาษ (ถ้ามี) ให้กับผู้บริหารที่รับผิดชอบ (รองผู้อำนวยการแผนก, หัวหน้าแผนก, รองหัวหน้าแผนก, พนักงานอื่น ๆ );

ลงในบัตรลงทะเบียนข้อมูลเอกสารเกี่ยวกับการตัดจำหน่ายเอกสารที่ดำเนินการในกรณี


4.2. เอกสารที่มีความละเอียดที่ได้รับอนุมัติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะถือว่าส่งไปยังผู้ใช้ EDMS ทันทีที่ได้รับในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องของ EDMS หรือได้รับเอกสารที่มีความละเอียดดังกล่าวบนกระดาษ (ถ้ามี)


4.3. สิทธิ์การเข้าถึง EDMS สำหรับการสร้างและอนุมัติมติในแผนกต่างๆ ตกเป็นของ:

ผู้อำนวยการแผนกและเจ้าหน้าที่

หัวหน้าแผนกและเจ้าหน้าที่

ผู้ใช้ EDMS รายอื่นตามคำสั่งของผู้อำนวยการแผนก

พนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกต่างๆ


4.4. หน้าที่ของผู้รับเหมาในการทำงานใน SEDO รวมถึง: การตรวจสอบและตรวจสอบเอกสาร (คำสั่ง) ที่ได้รับในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับเหมา

การสร้างบัตรลงทะเบียนของเอกสารขาออกหรือเอกสารภายในที่เตรียมไว้

กรอกข้อมูลในฟิลด์ของบัตรลงทะเบียนของเอกสาร

เชื่อมโยงบัตรลงทะเบียนของเอกสารที่เตรียมไว้กับบัตรลงทะเบียนอื่น ๆ

เพิ่มไฟล์เอกสารที่เตรียมไว้ (ยกเว้นเอกสารที่ระบุไว้ในวรรค 2.3 ของข้อบังคับเหล่านี้)

กรอกข้อมูลในฟิลด์ "รายงานการดำเนินการ" ของเอกสารที่ได้รับ และหากจำเป็น ฟิลด์ของแท็บ "วารสาร" ของบัตรลงทะเบียนของเอกสารที่เตรียมไว้


4.5. ผู้รับเหมามีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เอกสารที่แนบมากับบัตรลงทะเบียนใน SEDO นั้นสอดคล้องกับต้นฉบับ



5. ขั้นตอนการส่งเอกสารภายในใน SEDO

5.1. เอกสารภายในที่จัดทำโดยผู้บริหารร่วม (แผนก) จะถูกส่งไปที่หัวหน้าผู้บริหาร (แผนก) หลังจากลงทะเบียนใน SEDO โดยพนักงานแผนกที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนก


5.2. การลงทะเบียนและรับรองเอกสารภายในใน EDMS สามารถทำได้โดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) ซึ่งได้รับการยอมรับว่าเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารที่เป็นกระดาษ การใช้ ES ใน EDMS เป็นไปได้หลังจากการติดตั้งและกำหนดค่าซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในที่ทำงานของผู้ใช้ ขั้นตอนการใช้ ES ใน EDMS กำหนดโดยข้อบังคับแยกต่างหาก



6. การลงทะเบียนใน EDMS ของเอกสารขาออก

6.1. ลูกจ้างของกระทรวงการคลังและจดหมายโต้ตอบทั่วไปและกรมเพื่อประกันกิจกรรมการเป็นผู้นำของกระทรวงเมื่อรับลายเซ็นหรืออนุมัติร่างเอกสารขาออกให้ตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการปฏิบัติตามระเบียบของกระทรวงที่ได้รับอนุมัติ ตามคำสั่งของวันที่ 5 ตุลาคม 2554 N 351 คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในกระทรวงได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของวันที่ 23 มีนาคม 2550 N 175 และการดำเนินการทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ของกระทรวง หากมีข้อคิดเห็น ร่างเอกสารจะถูกส่งคืนให้ผู้รับเหมาแก้ไข


6.2. หากมีข้อขัดแย้งกับหน่วยงานที่ร่วมดำเนินการเช่นเดียวกับหน่วยงานของรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของกระทรวงในเรื่องความสามารถ รัฐมนตรีช่วยว่าการหรือผู้อำนวยการแผนกที่รับผิดชอบในการเตรียมวัสดุโดยตกลงกับหัวหน้างาน รัฐมนตรีช่วยว่าการจะรายงานต่อรัฐมนตรีเกี่ยวกับสาระสำคัญของความขัดแย้งตลอดจนผลการดำเนินการประนีประนอมในรูปแบบของบันทึกช่วยจำและปฏิบัติตามคำแนะนำของรัฐมนตรี


6.3. เมื่อโอนร่างเอกสารขาออกที่เตรียมไว้เพื่อลงนามให้รัฐมนตรี รัฐมนตรีช่วยว่าการ ผู้บังคับบัญชา และลูกจ้างของกรมเพื่อประกันกิจกรรมของผู้นำของกระทรวงที่รับเอกสารให้กรอกช่อง "วารสาร" ในบัตรลงทะเบียนของเอกสาร ใน.


6.4. เอกสารขาออกลงนามโดยรัฐมนตรี, รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงรับรองโดยลูกจ้างของกรมการปกครองและจดหมายโต้ตอบทั่วไป, ฝ่ายรับรองกิจกรรมการเป็นผู้นำของกระทรวง ผู้รับเหมาเพื่อขึ้นทะเบียนและส่งให้หน่วยงานราชการและจดหมายโต้ตอบทั่วไป เมื่อได้รับเอกสารขาออกที่ลงนามแล้ว พนักงานของรัฐบาลและฝ่ายจดหมายโต้ตอบทั่วไปจะตรวจสอบการมีอยู่ของวีซ่าอนุมัติในเอกสาร กรอกข้อมูลในฟิลด์ของบัตรลงทะเบียนชั่วคราวใน EDMS โดยผู้รับเหมา ลงทะเบียนเอกสารใน EDMS ด้วย a แนบไฟล์หรือส่งคืนเอกสารที่ดำเนินการไม่ถูกต้องให้กับผู้รับเหมา


6.5. เอกสารขาออกที่ลงนามโดยผู้อำนวยการแผนกได้รับการลงทะเบียนใน EDMS โดยพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกในแผนกต่างๆ ก่อนส่งไปยังกรมการปกครองและจดหมายโต้ตอบทั่วไป



7. การบัญชีสำหรับจำนวนเอกสารที่ลงทะเบียนใน EDMS

7.1. กระทรวงติดตามจำนวนเอกสารขาเข้า ขาออก และภายในสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง (ปี, เดือน) ตามบัตรลงทะเบียนในแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจากผู้อำนวยการ Depupravdely


7.2. กระทรวงยุติธรรมส่งข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณการไหลของเอกสารไปยังผู้นำของกระทรวง



8. ความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบ EDMS

หน้าที่ของผู้ดูแลระบบ SEDO รวมถึงการประสานงานและควบคุมการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ซับซ้อนของ SEDO ตลอดจนการรับรองประสิทธิภาพของฟังก์ชันต่อไปนี้:

ให้คำแนะนำผู้ใช้ในการทำงาน EDMS ทางโทรศัพท์ อีเมลรวมทั้งเป็นรายบุคคลในที่ทำงาน

อบรมผู้ใช้ให้ทำงานใน EDMS เมื่อสมัครงานตลอดจนเมื่อเปลี่ยน ฟังก์ชั่นระบบ;

การกำหนดค่าระยะไกลผ่านคอนโซลผู้ดูแลระบบของซอฟต์แวร์เวิร์กสเตชันไคลเอ็นต์ รวมถึงการสร้าง การแก้ไข การเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ผู้ใช้ ตลอดจนการตั้งค่ารายงานเพื่อรับข้อมูลสถิติจาก EDMS

ปรับปรุงไดเรกทอรีพนักงานของกระทรวงตามคำสั่งของบุคลากร

กรอกไดเรกทอรีขององค์กรและลบรายการที่ซ้ำกัน

เข้าสู่ระบบการตั้งชื่อกรณีของแผนกโครงสร้างของกระทรวงเข้าสู่ SEDO;

การบำรุงรักษาไดเรกทอรีระบบของ SEDO

ติดตามการทำงานของผู้ใช้ใน EDMS และนำผลการตรวจสอบมาสู่การจัดการแผนกโครงสร้าง

ควบคุมความถูกต้องของการป้อนข้อมูลลงใน EDMS



9. ความรับผิดชอบในการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของระเบียบนี้

พนักงานของกระทรวง (ผู้ใช้ SEDO) คือ ความรับผิดชอบทางวินัยสำหรับการละเมิดบทบัญญัติของข้อบังคับเหล่านี้



แอปพลิเคชัน. รายการเอกสารที่จะยื่นต่อรัฐมนตรี

	ประเภทของเอกสาร	สถานะศิลปิน
	คำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย	หัวหน้า ผู้ร่วมปฏิบัติการ
	คำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียที่มีคำสั่งไปยังกระทรวง	หัวหน้า ผู้ร่วมปฏิบัติการ
	คำสั่งของประธานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย	หัวหน้า ผู้ร่วมปฏิบัติการ
	คำสั่งของรัฐมนตรีช่วยว่าการที่หนึ่งและรองนายกรัฐมนตรีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย	หัวหน้า ผู้ร่วมปฏิบัติการ
	รายงานการประชุมคณะกรรมาธิการของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งรัฐมนตรีเป็นสมาชิกของคณะกรรมาธิการ*
	การส่งจากการนำของสำนักงานอัยการสูงสุดแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย*
	การกระทำของประธานและผู้ตรวจสอบบัญชี ห้องบัญชีสหพันธรัฐรัสเซีย*
	อุทธรณ์รัฐมนตรีต่างประเทศที่รับผิดชอบ เกษตรกรรมและ (หรือ) การค้าต่างประเทศ*
	เอกสารประเภทอื่นตามคำสั่งเป็นหนังสือของรัฐมนตรี

_______________
* เอกสารที่รัฐมนตรีช่วยพิจารณาตามการกระจายความรับผิดชอบ



ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร
จัดทำโดย CJSC "Kodeks" และตรวจสอบกับ:
เว็บไซต์ทางการของกระทรวงเกษตรรัสเซีย
www.mcx.ru (สแกนเนอร์-คัดลอก)
ณ วันที่ 01/16/2013


ภาคผนวก №1

ถึงข้อตกลงเลขที่ ลงวันที่ "____" ___________ 2015

ในการเข้าร่วมอิเล็กทรอนิกส์

เวิร์กโฟลว์ "บทสนทนา"

กฎระเบียบ

การใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "Dialog"

ซิมเฟอโรโพล "____" ___________ 2015

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ระเบียบนี้กำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Dialog (ต่อไปนี้จะเรียกว่า Dialog EDMS)

1.2. EDMS "Dialogue" เป็นระบบข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อรับรองการทำงานที่สมบูรณ์ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดการเอกสารที่มีข้อมูลการบริการของการแจกจ่ายอย่างจำกัดโดยหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมียและรัฐบาลท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐ ของแหลมไครเมีย

1.3. EDMS "Dialog" กำลังดำเนินการเพื่อจัดระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้กระดาษและเปลี่ยนเป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยใช้ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ฟรี ให้บริการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวสำหรับหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐ ของแหลมไครเมียและหน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย

1.4. EDMS "Dialogue" เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสาร การเปลี่ยนเส้นทางและการออกคำสั่ง ตลอดจนการควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่งด้วยความเป็นไปได้ของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายตามศูนย์การรับรองซึ่งดำเนินการตามข้อกำหนดของ กฎหมายปัจจุบัน

1.5. EDMS "Dialogue" เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายหลักและเอกสารระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีในด้านกฎระเบียบของระบบข้อมูลที่ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

1.5.1. EDMS "Dialogue" เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายดังต่อไปนี้:

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "ในข้อมูลส่วนบุคคล";

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย 01.01.01 N 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการปกป้องข้อมูล";

กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 6 เมษายน 2554 N 63-FZ "บนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์"

1.5.2. EDMS "Dialogue" เป็นไปตามมาตรฐานต่อไปนี้:

GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

GOST R 6.30-2003 ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

GOST R ISO 15489-1-2007 ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล บรรณารักษ์ และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป

GOST R 34.10-2001 “เทคโนโลยีสารสนเทศ การป้องกันการเข้ารหัสข้อมูล กระบวนการสร้างและยืนยันลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

2. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

งานสำนักงาน- กิจกรรมที่รับรองการสร้างเอกสารทางการและองค์กรของการทำงานกับพวกเขาในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและระดับภูมิภาค

เอกสาร- เอกสารอย่างเป็นทางการที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น นิติบุคคลหรือบุคคล ซึ่งจัดทำขึ้นในลักษณะที่กำหนดและรวมอยู่ในลำดับเอกสารของหน่วยงานบริหารระดับภูมิภาค

การไหลของเอกสาร- การเคลื่อนไหวของเอกสารตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือได้รับจนถึงการดำเนินการเสร็จสิ้นการจัดวางในไฟล์และ (หรือ) การส่ง

เมโด- ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ- เอกสารที่ลงนามโดย ES ซึ่งเดิมสร้างขึ้นในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไม่มีต้นฉบับที่เป็นกระดาษ

ผู้ใช้ EDMS- เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการรวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ รัฐมนตรี รัฐมนตรีช่วยว่าการคนแรก รัฐมนตรีช่วยว่าการ หัวหน้าแผนก ผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการทำงานใน EDMS

เลขทะเบียนเอกสาร- การกำหนดดิจิทัลหรือตัวอักษรและตัวเลขของเอกสารที่กำหนดให้กับเอกสารในระหว่างการลงทะเบียน

ทะเบียนเอกสาร- บันทึกข้อมูลประจำตัวเกี่ยวกับเอกสารตามแบบที่กำหนด แก้ไขข้อเท็จจริงในการสร้าง ส่ง หรือรับ

ปณิธาน- การตัดสินใจโดยเจ้าหน้าที่ มีข้อมูลเกี่ยวกับงาน (คำสั่ง) ที่มอบให้แก่ผู้ดำเนินการเอกสาร ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียน ผู้ดำเนินการ ผู้ควบคุม กำหนดเวลา เครื่องหมายควบคุม

อุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร- องค์ประกอบของการลงทะเบียนของเอกสารให้บังคับตามกฎหมาย;

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)- ระบบสารสนเทศที่ให้การรวบรวมเอกสาร (การรวมเอกสารในระบบ) การประมวลผล การจัดการเอกสาร และการเข้าถึง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์- เอกสารอย่างเป็นทางการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น นิติบุคคลหรือบุคคล ซึ่งดำเนินการในลักษณะที่กำหนดและรวมอยู่ใน EDMS ของหน่วยงานบริหารระดับภูมิภาค

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- การไหลของเอกสารโดยใช้ระบบข้อมูล

ภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร- สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่ทำบนกระดาษ

EP- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แอตทริบิวต์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จากการปลอมแปลง ได้มาจากการแปลงรหัสลับของข้อมูลโดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และอนุญาตให้ระบุเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็น เช่น รวมทั้งเพื่อสร้างการบิดเบือนข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์- เอกสารที่ได้รับจากการพิมพ์ต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ที่มีชื่อเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรับรองโดยผู้มีอำนาจรับรองเอกสารนี้

3. ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับบุคลากรที่ใช้งานระบบ

3.1. การทำงานของระบบต้องดำเนินการโดยบุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรมพิเศษ

3.2. ผู้ใช้ "บทสนทนา" ของ EDMS จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับคู่มือผู้ใช้ของ EDMS มีทักษะในการทำงานกับ "ไดอะล็อก" ของ EDMS และปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้

4. วัตถุประสงค์ของระบบ EDMS "บทสนทนา"

4.1. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Dialog ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขงานต่อไปนี้:

การลงทะเบียนการติดต่อสื่อสารขาเข้า ขาออก และภายใน รวมถึงการอุทธรณ์ของพลเมือง องค์กร และการอุทธรณ์โดยรวมของประชาชน

การสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารกระดาษขาเข้าและขาออกโดยการสแกน ป้อนเอกสารที่ได้รับทางอินเทอร์เน็ต MEDO จากระบบข้อมูลอื่น ๆ รวมถึงการสร้างเอกสารในระบบโดยตรง

แก้ไขเอกสารในระบบ

การนำเอกสารไปยังผู้ใช้ระบบ

การประสานงานและการกำหนดมติ

การก่อตัวของงานและคำแนะนำตามมติ

การเตรียมเอกสารร่วมกัน

ตำแหน่ง ชื่อย่อ และนามสกุลของผู้ลงนามในเอกสาร

ประเภทของเอกสาร

ประเภทเอกสาร;

วันที่ลงทะเบียนของเอกสาร;

หมายเลขทะเบียนของเอกสาร

วันที่สร้างเอกสาร

วันที่และหมายเลขของเอกสารขาออก

เพชฌฆาต.

4.7. ผู้เข้าร่วม EDMS มีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบันเกี่ยวกับการใช้ ES

4.8. เมื่อดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะได้รับอนุญาตให้แลกเปลี่ยนข้อความข้อมูลที่มีเฉพาะข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะเท่านั้น ไม่อนุญาตให้แลกเปลี่ยนข้อความข้อมูลที่มีข้อมูลการใช้งานอย่างเป็นทางการหรือจำกัด

5. ฟังก์ชั่นที่ดำเนินการEDMS "บทสนทนา"

5.1. EDMS "Dialogue" ให้ระบบอัตโนมัติของขั้นตอนต่อไปนี้ของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

การเตรียมเอกสาร

การแปลเอกสารบนกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

ประสานงานและอนุมัติโดยผู้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การสร้างมติเกี่ยวกับเอกสาร

ประสานงานและอนุมัติโดยผู้ใช้ความละเอียดในเอกสาร

การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้รับ

แจ้งผู้รับเหมาเกี่ยวกับการรับเอกสารและกำหนดเวลาในการดำเนินการ

การรักษาไดเรกทอรีขององค์กร พนักงาน และโครงสร้างองค์กร - ผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์

การรักษาไดเร็กทอรีของระบบการตั้งชื่อของเอกสาร

ควบคุมวินัยผู้บริหารตามเอกสารจดทะเบียน

การรักษาสถิติการดำเนินการตามคำสั่ง;

ความแตกต่างของการเข้าถึงเอกสาร

ค้นหาตามเนื้อหาเอกสาร

ความแตกต่างของการเข้าถึงฟังก์ชันระบบของผู้ใช้

5.2. EDMS "Dialogue" ให้การดำเนินการต่อไปนี้ในเอกสาร:

การสร้างบัตรลงทะเบียนเอกสาร

การลบบัตรลงทะเบียนของเอกสาร

แก้ไขบัตรลงทะเบียนของเอกสาร

การเพิ่ม การลบ การเปลี่ยน การเปลี่ยนลำดับของหน้าเอกสาร

การลงทะเบียน (การกำหนดหมายเลขทะเบียนและวันที่) ของเอกสาร

การดูบัตรลงทะเบียน หน้า และแผนผังความละเอียดของเอกสาร

การออกบัตรลงทะเบียน หน้า และแผนผังความละเอียดของเอกสารบนกระดาษ

ลงนามในเอกสาร ES;

การดูประวัติการทำงานกับเอกสาร

5.3. ประวัติการทำงานบนเอกสารสะท้อนถึงการดำเนินการหลักที่ผู้ใช้ดำเนินการกับเอกสาร รายการในประวัติการทำงานกับเอกสารประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

วันที่และเวลาของการดำเนินการ

ประเภทของการดำเนินการ (การสร้าง การลบ การดู การแก้ไข);

นามสกุล ชื่อย่อ องค์กรของผู้ใช้

ที่อยู่ IP เวิร์กสเตชันของผู้ใช้

5.4. ระบบให้การดำเนินการต่อไปนี้ในการแก้ปัญหา:

การสร้างความละเอียดของเอกสารเฉพาะ

ดูความละเอียด;

การแก้ไขความละเอียด;

การลบความละเอียด;

การลงนามในมติ EP;

ดูประวัติการทำงานพร้อมความละเอียด

5.5. EDMS "Dialogue" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้ตามทิศทางของเอกสาร:

การสร้างทิศทางระบุผู้ส่ง ผู้รับ บันทึก;

แก้ไขทิศทาง;

มุมมองทิศทาง;

การลบทิศทาง

5.6. EDMS "Dialog" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้กับเครื่องหมายของการดำเนินการเอกสาร:

การสร้างเครื่องหมายแสดงผลงาน ประเภทของเครื่องหมาย (สำเร็จสมบูรณ์ ผลลัพธ์ขั้นกลาง)

แก้ไขเครื่องหมายดำเนินการ

กำลังดูเครื่องหมายดำเนินการ

การลบเครื่องหมายเสร็จสิ้น

5.7. EDMS "Dialogue" ให้ความสามารถในการดำเนินการต่อไปนี้กับเอกสารฉบับร่าง:

การสร้าง การดูเอกสารร่างฉบับต่างๆ

การสร้างใบอนุมัติสำหรับรุ่นของเอกสารร่างโดยผู้ริเริ่มด้วยการกำหนดลำดับของเส้นทางสำหรับการอนุมัติแบบคู่ขนานและตามลำดับโดยผู้เข้าร่วม

การอนุมัติร่างเอกสารโดยผู้เข้าร่วมใบอนุมัติ

การเพิ่มเส้นทางการอนุมัติไปยังรายการอนุมัติโดยผู้เข้าร่วม

การดูสถานะของใบอนุมัติที่ระบุขั้นตอนปัจจุบันของการอนุมัติและระยะเวลาของขั้นตอน

การส่งคืนเอกสารร่างเพื่อแก้ไขพร้อมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมใบอนุมัติ

การยกเลิกและเริ่มกระบวนการอนุมัติใหม่โดยผู้ริเริ่ม

การลงนามในร่างเอกสาร EP

5.8. EDMS "Dialogue" ให้การดำเนินการต่อไปนี้ในการ์ดควบคุมของเอกสาร:

กำหนดเส้นตายสำหรับผู้ดำเนินการคำสั่งและเอกสาร

การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาสำหรับคำแนะนำและเอกสาร

การนำคำสั่งและเอกสารออกจากการควบคุม

การดูการ์ดควบคุมพร้อมบันทึกการกำหนดเส้นตายและการยกเลิกการลงทะเบียน

5.9. รายการการ์ดควบคุมประกอบด้วย:

วันที่และเวลาที่สร้างรายการ

ประเภทของการดำเนินการ (การตั้งค่า การเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา หรือการลบออกจากการควบคุม)

หมายเหตุถึงรายการ (ถ้าจำเป็น);

จำนวนการขยายระยะเวลาควบคุม

นามสกุล ชื่อย่อ องค์กรของผู้ใช้ที่ดำเนินการ

ที่อยู่ IP เวิร์กสเตชันของผู้ใช้

5.10. ผู้ใช้เข้าถึงฟังก์ชันของระบบตามสิทธิ์การเข้าถึงที่ตั้งไว้ ระบบมีกลุ่มสิทธิ์การเข้าถึงดังต่อไปนี้:

ผู้ใช้ (สิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้น);

ผู้บริหารองค์กร

ผู้ดูแลระบบ.

5.11. ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เริ่มต้นสามารถดำเนินการต่อไปนี้บนระบบ:

ดูเอกสารที่ส่งถึงเขา

สร้างและแก้ไขความละเอียดและเครื่องหมายการดำเนินการในเอกสารที่ผู้ใช้เป็นผู้เขียน

ลบมติและเครื่องหมายของการดำเนินการที่สร้างขึ้นโดยเขาจนกว่าพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาจะพิจารณาเอกสารนี้และลบเครื่องหมายการดำเนินการของเขาด้วย

กำหนด ขยายกำหนดเวลา และลบออกจากการควบคุมผู้ดำเนินการตามมติของตน

5.12. สิทธิ์ผู้ดูแลระบบขององค์กรมีให้สำหรับผู้ใช้ที่ลงทะเบียนและดูแลเอกสารในองค์กรของตน ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการต่อไปนี้บนระบบ:

ดูบัตรลงทะเบียนและหน้าเอกสารขององค์กรของคุณ

สร้าง แก้ไข และลบ (ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับเอกสาร) เอกสารขององค์กรของคุณ

ลงทะเบียนเอกสารขององค์กร

สร้าง แก้ไข และลบความละเอียดของเอกสารองค์กร

ควบคุมและลบออกจากเอกสารควบคุมขององค์กร

สร้างและดูรายงานที่มีอยู่ขององค์กร

สร้าง แก้ไข และลบรายชื่อผู้รับจดหมายขององค์กร

สร้างและแก้ไขโครงสร้างองค์กร (แผนกและพนักงาน) ขององค์กร

5.13. สิทธิ์ผู้ดูแลระบบช่วยให้คุณสามารถดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าระบบและการสนับสนุนทางเทคนิค และมีไว้สำหรับนักพัฒนาระบบและพนักงานสนับสนุนด้านเทคนิค ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้:

ตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้ในระบบ

สร้างและแก้ไขรายการในไดเร็กทอรีขององค์กรและผู้ใช้ระบบ

ดูเอกสารทั้งหมดในระบบ

แก้ไขสถานะของเอกสารทั้งหมดในระบบ

สร้าง แก้ไข และลบเอกสารทุกประเภท

ลงทะเบียนเอกสารทุกประเภท

สร้าง แก้ไข และลบความละเอียดทั้งหมด

ดูขั้นตอนการพิจารณาเอกสารสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด

ควบคุมและลบออกจากความละเอียดการควบคุม

ดูและสร้างรายงานทางสถิติที่มีอยู่ทั้งหมด

สร้างและแก้ไขโครงสร้างองค์กร

ดูบันทึกในระบบย่อยการลงทะเบียนและการบัญชี

6. ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการจัดการเอกสารบนแพลตฟอร์ม EDMS Dialog

6.1. เอกสารที่กำหนดขั้นตอนการทำงานกับระบบ ได้แก่

ระเบียบนี้

คู่มือผู้ใช้ EDMS "Dialogue";

คำแนะนำเกี่ยวกับงานสำนักงานของผู้บริหารระดับสูงของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมีย, หน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย;

คำสั่งและคำแนะนำของหัวหน้าหน่วยงานบริหารของอำนาจรัฐของสาธารณรัฐไครเมีย, หน่วยงานปกครองตนเองในท้องถิ่นของเทศบาลในสาธารณรัฐไครเมีย, บุคคลที่ได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการจัดระเบียบและบำรุงรักษางานสำนักงาน

6.2. ขั้นตอนการป้อนเอกสารของผู้ใช้ควรรวมถึงขั้นตอนการลงทะเบียน การสแกน และสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารบนกระดาษหรือแก้ไขเนื้อหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยห้ามไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลง

6.3. เมื่อป้อนเอกสารลงใน "Dialogue" ของ EDMS ผู้ใช้ต้องใช้เครื่องมือการกำหนดค่าและการจัดการแบบโต้ตอบ

6.4. ในกรณีที่คำแนะนำเกี่ยวกับงานในสำนักงานกำหนดรายการเอกสารบนกระดาษซึ่งมีการห้ามไม่ให้สร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการป้อนข้อมูลควรรวมเฉพาะการลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น

6.5. สำหรับร่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในขั้นตอนการอนุมัติหรือลงนาม เนื้อหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการแก้ไขโดยระบบในแต่ละขั้นตอนของการอนุมัติ การลงนาม และการลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภายหลังโดยผู้ใช้

6.6. เอกสารจะต้องลงทะเบียนใน "Dialogue" ของ EDMS โดยแก้ไขรายละเอียดของเอกสารซึ่งให้การยืนยันคุณสมบัติต่อไปนี้ของเอกสาร:

เอกสารถูกสร้างขึ้นตามคำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน

เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือส่งโดยบุคคลที่ระบุว่าเป็นผู้สร้างหรือผู้ส่ง

เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือส่งตรงเวลาที่กำหนดไปยังผู้รับที่ระบุ

เอกสารเสร็จสมบูรณ์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร) สามารถค้นหา แยก นำเสนอ และตีความใน Dialog EDMS ได้ ยกเว้นเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งคำสั่งของเสมียนห้ามไม่ให้สร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์

6.7. การสร้างและการประมวลผลเอกสารใน "กล่องโต้ตอบ" ของ EDMS ดำเนินการในลักษณะที่กำหนดโดยกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติจากพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477

6.8. เพื่อให้แน่ใจว่าการป้อนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ลงใน "กล่องโต้ตอบ" ของ EDMS อย่างถูกต้องเมื่อเข้าสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกอบด้วยส่วนประกอบหลายอย่างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ส่วนที่แยกจากกันซึ่งเป็นอิสระหรือร่วมกับส่วนอื่น ๆ ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แยกต่างหากผู้ใช้ ของ EDMS "ไดอะล็อก" จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการป้อนส่วนประกอบทั้งหมด

6.9. พนักงานที่รับผิดชอบตามรายละเอียดงานสำหรับขั้นตอนการเตรียมการ การลงทะเบียน การอนุมัติ หรือการดำเนินการของเอกสาร หากจำเป็น แต่อย่างน้อยทุกๆ 3 ชั่วโมง เข้าสู่ระบบเพื่อออกคำสั่ง ตรวจสอบ และดำเนินงานที่เข้ามา

6.10. ขั้นตอนการโอน (ส่ง) เอกสารไปยังผู้รับผ่าน SED "Dialogue" ดำเนินการตามคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานเท่านั้น

7. ความปลอดภัยของข้อมูล

7.1. วิธีการหลักในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลคือการใช้การป้องกันข้อมูลเข้ารหัสลับ

7.2. การรับรองระดับความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสมของ "บทสนทนา" ของ EDMS ยังหมายถึงการใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์และมาตรการป้องกันองค์กรโดยผู้ดูแลระบบของ "บทสนทนา" ของ EDMS และผู้ใช้ (ผู้เข้าร่วม) ของ "บทสนทนา" ของ EDMS ภายในขอบเขตอำนาจหน้าที่ .

7.3. เครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูลซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย:

วิธีการระบุผู้ใช้ในระบบ

วิธีการตรวจสอบผู้ใช้และการควบคุมการเข้าถึง

วิธีการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

เครื่องมือป้องกันไวรัส

วิธีการป้องกันการโจมตีเครือข่าย

หมายถึงการรับรองความทนทานต่อข้อผิดพลาดและการสำรองข้อมูลของระบบ

7.4. มาตรการขององค์กรเพื่อปกป้องข้อมูลรวมถึง:

การจัดวางวิธีการทางเทคนิคในการเข้าถึง EDMS ในห้องที่มีการควบคุมการเข้าถึง

การจำกัดการเข้าถึงวิธีการทางเทคนิคของ EDMS

การตั้งค่าโหมดสำหรับการรับและใช้ข้อมูลการอนุญาตโดยผู้ใช้สำหรับการเข้าถึง EDMS "Dialog";

การรับเข้าทำงานใน EDS ของบุคคลที่ได้รับการฝึกอบรมและผ่านการฝึกอบรมมาเป็นพิเศษ

การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ EDMS ให้อยู่ในสภาพดี

การจองซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ EDMS

การปกป้องฮาร์ดแวร์ EDMS จากอิทธิพลภายนอกที่สร้างความเสียหาย

8. กฎการทำงานกับ EP

8.1. อนุญาตให้ใช้เฉพาะเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรองโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับอนุญาตจาก Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย (FSB แห่งรัสเซีย) ซึ่งอนุญาตให้ระบุเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นได้ ข้อมูลที่มีอยู่ในข้อมูลสถิติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

8.2. ผู้ออกใบรับรองจะต้องป้อนใบรับรองคีย์ลายเซ็นลงในการลงทะเบียนใบรับรองคีย์ลายเซ็นไม่ช้ากว่าวันที่มีผลบังคับใช้ของใบรับรองคีย์ลายเซ็น

8.3. ใบรับรองคีย์การลงนามต้องมีข้อมูลบังคับต่อไปนี้:

กุญแจสาธารณะ ES;

หมายเลขการลงทะเบียนที่ไม่ซ้ำกันของใบรับรองคีย์การลงนาม;

วันที่เริ่มต้นและวันหมดอายุของใบรับรองคีย์ลายเซ็น ซึ่งอยู่ในทะเบียนของหน่วยงานออกใบรับรอง (CA)

ชื่อและที่ตั้งของ CA ที่ออกใบรับรองคีย์ลายเซ็น

ชื่อของเครื่องมือ ES ที่ใช้กุญแจสาธารณะ ES นี้

ข้อมูลเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการดำเนินการซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีความสำคัญทางกฎหมาย

พื้นที่ของการใช้ใบรับรองคีย์ลายเซ็น ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีความสำคัญทางกฎหมาย

จุดแจกจ่ายสำหรับรายการใบรับรองคีย์ลายเซ็นที่ถูกเพิกถอน (เพิกถอน) ที่ออกโดยผู้ออกใบรับรอง

8.4. ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นอาจรวมอยู่ในใบรับรองคีย์ลายเซ็นได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น

8.5. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์) ช่วยให้มั่นใจถึงการใช้งานฟังก์ชั่นต่อไปนี้:

การสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้กุญแจสาธารณะของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ใบรับรองคีย์ลายเซ็น)

การสร้างคีย์ส่วนตัวและคีย์สาธารณะของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

8.6. การใช้ ES โดยหน่วยงานการรายงานในกรอบการทำงานกับ Dialog EDMS ไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตพิเศษ

8.7. ตามมาตรา 12 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2544 "ในลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" เจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นมีหน้าที่เก็บคีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) ไว้เป็นความลับ

8.8. ผู้ให้บริการข้อมูลที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES อยู่ในความดูแลอย่างปลอดภัยกับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็น (ผู้ใช้ของผู้ออกใบรับรอง) และต้องถูกเก็บไว้ในเงื่อนไขที่ไม่รวมถึงความเป็นไปได้ของการประนีประนอม

8.9. ห้ามโอนคีย์ส่วนตัว ES ไปให้บุคคลอื่น การจัดการผู้ให้บริการข้อมูลที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES จะต้องดำเนินการตามเอกสารการปฏิบัติงานสำหรับวิธีการลงลายมือชื่อดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์และตามข้อกำหนดของศูนย์การรับรอง (CA) ไม่อนุญาตให้บันทึกข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องในผู้ให้บริการข้อมูลสำคัญ

8.10. จำเป็นต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลขององค์กร รวมถึงการจำกัดการเข้าถึงเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWP) ซึ่งใช้ในการสร้าง ES สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ควรติดตั้งซอฟต์แวร์ (ซอฟต์แวร์) ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของพนักงานที่ทำงานบนเวิร์กสเตชันเหล่านี้บนเวิร์กสเตชันเหล่านี้ ความรับผิดชอบในการประนีประนอมหรือการสูญเสียคีย์ส่วนตัว ES จะขึ้นอยู่กับเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นเท่านั้น

8.11. การประนีประนอมคีย์ส่วนตัวของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) หมายถึงการสูญหาย การโจรกรรม การเปิดเผย การคัดลอกโดยไม่ได้รับอนุญาต การเลิกจ้างพนักงานที่มีสิทธิ์เข้าถึงคีย์ส่วนตัวของ ES การเปิดเผยคีย์ส่วนตัวของ ES ประเภทอื่นๆ เช่นเดียวกับกรณีดังกล่าวเมื่อไม่สามารถระบุสิ่งที่เกิดขึ้นกับผู้ให้บริการที่มีคีย์ส่วนตัวของ ES ได้อย่างน่าเชื่อถือ ในกรณีที่มีการประนีประนอมและสงสัยว่ามีการประนีประนอมคีย์ ES ส่วนตัวของผู้ใช้ของผู้ออกใบรับรอง (CA) เขาต้องหยุดใช้คีย์ ES ส่วนตัวนี้ทันทีเพื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแจ้ง CA ที่ออกคีย์ ES ส่วนตัวนี้เกี่ยวกับ ข้อเท็จจริงของการประนีประนอม (หรือสงสัยว่าประนีประนอม)

9. ผลการชนและการชน

9.1. สถานการณ์ที่อาจทำให้เกิดเหตุฉุกเฉิน สถานการณ์ฉุกเฉิน รวมถึงความล้มเหลวทางเทคนิค อาจรวมถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นชั่วคราวหรือไม่มีกำหนด หรืออาจทำให้การดำเนินการการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปไม่ได้หรือซับซ้อนอย่างมีนัยสำคัญ สถานการณ์ดังกล่าวอาจรวมถึง:

อัคคีภัย น้ำท่วม ภัยธรรมชาติอื่นๆ หรือภัยที่มนุษย์สร้างขึ้น

ความไม่เสถียรหรือไฟฟ้าดับที่ไม่สามารถทำให้เป็นกลางโดยวิธีการทางเทคนิคที่มีอยู่

การยอมรับหรือการแก้ไขกฎหมายหรือการกระทำอื่น ๆ ของหน่วยงานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียหรือคำสั่งขององค์กรเหล่านี้โดยตรงหรือโดยอ้อมที่ขัดขวางการดำเนินการต่อไปของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ดำเนินการก่อนที่จะมีการนำการกระทำเหล่านี้ไปใช้

สถานการณ์อื่นที่คล้ายคลึงกันที่อาจซับซ้อนอย่างมากหรือทำให้ไม่สามารถดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้

9.2. สถานการณ์อื่นๆ ที่ไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบและวิธีออกจากสถานการณ์เหล่านี้มีการระบุไว้และอธิบายไว้ในคู่มือผู้ใช้สำหรับ EDMS "DIALOGUE"

9.3. เพื่อให้การสนับสนุนด้านเทคนิคและการให้คำปรึกษาแก่ผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง จึงมีการจัดบริการสนับสนุนด้านเทคนิค DIALOGUE EDMS

9.4. เวลาทำการของบริการสนับสนุนด้านเทคนิค: จันทร์-ศุกร์ ตั้งแต่ 9:00 ถึง 19:00 น.

9.5. การติดต่อบริการสนับสนุนด้านเทคนิคสามารถทำได้ผ่านอินเทอร์เฟซระบบโดยใช้ปุ่มที่เกี่ยวข้องบนแถบเครื่องมือ

10. การระงับข้อพิพาท

10.1. ในกรณีที่มีข้อพิพาทเกิดขึ้นระหว่างคู่สัญญาที่เกี่ยวข้องกับการใช้กฎเหล่านี้ คู่สัญญาจะใช้มาตรการทั้งหมดเพื่อแก้ไขผ่านการเจรจา

ฉันเห็นด้วยกับระเบียบนี้เกี่ยวกับการใช้ Dialog EDMS สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฉันยอมรับเงื่อนไขของข้อบังคับเหล่านี้

ตัวดำเนินการ SED SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	สมาชิกของ SED ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
ผู้อำนวยการ ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

ในระบบเอกสารองค์กรและกฎหมายขององค์กร เอกสารจะแยกความแตกต่างที่กำหนดขั้นตอนและวิธีการสำหรับการดำเนินงานเฉพาะ: กฎระเบียบและคำแนะนำ ในทางปฏิบัติ มีการใช้ชื่อต่างๆ ของเอกสารเหล่านี้: ข้อบังคับ มาตรฐาน ข้อบังคับ คำแนะนำ คำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธี คำแนะนำในการทำงาน ฯลฯ เนื่องจากไม่มีคำศัพท์ที่ยอมรับกันโดยทั่วไป เราจะใช้คำจำกัดความการทำงานต่อไปนี้:

คำแนะนำตามระเบียบ- เอกสารที่กำหนดกฎแบบรวมและวิธีการสำหรับการดำเนินการบางอย่าง (ฟังก์ชัน) โดยไม่ขึ้นกับนักแสดง คำพ้องความหมายที่ใช้: คำแนะนำระเบียบวิธี, แนวทาง, แนวทาง, วิธีการ ฯลฯ

ระเบียบกระบวนการ (หรือเพียงแค่ระเบียบ)- เอกสารที่กำหนดลำดับการโต้ตอบระหว่างแผนกและพนักงานขององค์กรภายในกระบวนการบางอย่าง คำพ้องความหมายที่ใช้: มาตรฐานกระบวนการ คำชี้แจงกระบวนการ ขั้นตอน ฯลฯ

คำแนะนำในการทำงาน- เอกสารที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการดำเนินการของแต่ละบุคคลหรือการกระทำที่เกี่ยวข้องกัน (หน้าที่) ที่ดำเนินการโดยหน่วยงานเฉพาะหรือพนักงานขององค์กรภายในกระบวนการบางอย่าง คำพ้องความหมายที่ใช้: คำแนะนำในการผลิต, คู่มือการใช้งาน, การเรียนการสอนเทคโนโลยี, คู่มือ ฯลฯ .

มาอธิบายความแตกต่างด้วยตัวอย่างต่อไปนี้ เอาเป็นว่าเรากำลังพูดถึง การวางแผนการลงทุนในองค์กร. กระบวนการคือการที่ความคิดริเริ่มการลงทุนของหน่วยแสดงในรูปแบบมาตรฐาน โครงการลงทุนซึ่งหลังจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบในแผนกวางแผนจะถูกส่งให้คณะกรรมการการลงทุนขององค์กรพิจารณา

กฎและสูตรการคำนวณตัวชี้วัดของโครงการลงทุนคือเนื้อหา การสอนแบบแผน เนื่องจากไม่ได้ขึ้นอยู่กับ (และเพื่อให้แน่ใจว่าเปรียบเทียบได้ พวกเขาไม่ควรขึ้นอยู่กับเนื้อหาของโครงการลงทุน หรือในแผนกหรือตำแหน่งของผู้เชี่ยวชาญที่ทำการคำนวณ

คำอธิบายกระบวนการยื่นคำร้อง อภิปรายเบื้องต้นเกี่ยวกับโครงการลงทุน การเตรียมโครงการลงทุนตามระเบียบวิธีที่กำหนดไว้ และนำเสนอต่อฝ่ายวางแผนและคณะกรรมการการลงทุน - เรื่อง กฎระเบียบเนื่องจากที่นี่เรากำลังพูดถึงลำดับการโต้ตอบของแผนกเฉพาะขององค์กร เงื่อนไขสำหรับการย้ายเอกสารจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง ระยะเวลาในการส่งผ่านเอกสาร

ข้อความที่ตัดตอนมาจากข้อบังคับพร้อมด้วยคำชี้แจงวิธีการวิเคราะห์เปรียบเทียบโครงการลงทุน (หรือลิงก์ไปยังโครงการเหล่านี้) ระบุลำดับและวิธีการดำเนินการของพนักงานแผนกวางแผนเมื่อเปรียบเทียบโครงการลงทุนที่ได้รับ คำแนะนำในการทำงาน คนงานคนนี้

ในทางปฏิบัติ คำสั่งทั่วไปของกระบวนการ วิธีการสำหรับการดำเนินการส่วนบุคคล รายละเอียดของกระบวนการในสถานที่ทำงานแต่ละแห่งมักจะรวมอยู่ในเอกสารฉบับเดียวที่มีความยาว บางครั้งนี่เป็นผลมาจากความล้าหลังของระบบเอกสารภายในขององค์กร แต่มักจะมีเหตุผลว่าคำอธิบายของรายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการสามารถอ่านได้ในเอกสารฉบับเดียว

เอกสารต่างๆ เช่น ระเบียบการจ่ายเงินหรือข้อบังคับด้านงบประมาณ เป็นตัวอย่างที่ครอบคลุมตามธรรมเนียม ที่ บริษัทขนาดใหญ่ปริมาณของพวกเขาสามารถเข้าถึงหลายร้อยหน้า

ผู้เขียนซึ่งได้รับมอบหมายจากสถาบันวิจัยแห่งใดแห่งหนึ่ง ได้จัดทำระเบียบที่มีความยาวเกี่ยวกับการจัดการงานวิจัยและพัฒนา (R&D) ซึ่งครอบคลุมประเด็นด้านคำศัพท์ ขั้นตอนการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ และการปิดการวิจัยและพัฒนา ประเด็นการคุ้มครองทางกฎหมาย และ การบัญชีผลการวิจัยและพัฒนา ตลอดจนหลักการของสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญสำหรับผู้เข้าร่วม R&D และวิธีการคำนวณค่าธรรมเนียมใบอนุญาต

ข้อเสียของวิธีการนำเสนอนี้ค่อนข้างจะมีลักษณะทางจิตวิทยา: มีข้อความหลายร้อยหน้าพร้อมตาราง แบบฟอร์ม ไดอะแกรม สูตร ฯลฯ ผลกระทบที่ตกต่ำต่อนักแสดงแม้ว่าแต่ละคนจะกังวลเพียงส่วนเล็ก ๆ ของคำอธิบายของกระบวนการ

ข้อเสียของการกระจายคำอธิบายกระบวนการในเอกสารหลายฉบับรวมถึงความยากลำบาก (ในกรณีที่ไม่มีเครื่องมือพิเศษ) ในการติดตามความสมบูรณ์ของชุดเอกสาร โดยความซื่อสัตย์ เราหมายถึงความสามัคคีของคำศัพท์ ความสอดคล้องของการกระทำ (รวมถึงเงื่อนไข ขั้นตอน และกำหนดเวลา) ที่อธิบายไว้ในเอกสารต่าง ๆ ความสม่ำเสมอของรูปแบบของเอกสารที่ใช้ในกรอบของกระบวนการที่อธิบายไว้ ความถูกต้องของการอ้างอิงเหล่านี้ เอกสารถึงกัน

ดังนั้นการเลือกรูปแบบในการอธิบายวิธีการและลำดับงานจึงเป็นเรื่องของธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กรเป็นส่วนใหญ่

เนื่องจากเอกสารที่มีเนื้อหาหลากหลายมากสามารถเรียกได้ว่าเป็นข้อบังคับ จึงไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายทั่วไปสำหรับโครงสร้างและเนื้อหาของข้อบังคับ ข้อยกเว้นคือข้อบังคับทางปกครองซึ่งมีกฎเกณฑ์สำหรับการพัฒนาและการอนุมัติ (ไม่มีผลบังคับใช้ในขณะที่เขียน) และแนวทางที่เกี่ยวข้อง

ในทางกลับกัน ในวรรณคดีเกี่ยวกับการวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ มีคำแนะนำที่ไม่เพียงแต่กล่าวถึงประเด็นในการเขียนข้อความของเอกสารการกำกับดูแลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเลือกกระบวนการสำหรับการควบคุมตลอดจนการปรับปรุง ในบรรดาคำแนะนำดังกล่าวเราสังเกตหนังสือ ,,,,,

หลักการทั่วไปสำหรับการพัฒนาเอกสารกำกับดูแลสำหรับระบบมาตรฐานของรัฐ (GOST) มีกำหนดไว้ใน GOST R 1.0-92 " ระบบรัฐมาตรฐานของสหพันธรัฐรัสเซีย บทบัญญัติพื้นฐาน "และ GOST R 1.5-92" ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการก่อสร้าง การนำเสนอ การออกแบบและเนื้อหาของมาตรฐาน " ตัวอย่างที่ดีการใช้เอกสารเหล่านี้เกี่ยวกับการพัฒนามาตรฐานอุตสาหกรรมในด้านการสื่อสารคือ “PR 45.02-97 กฎเกณฑ์มาตรฐาน ระบบมาตรฐานอุตสาหกรรม หลักการพัฒนาเอกสารกำกับดูแล". เมื่อมีการพัฒนาข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร GOST เหล่านี้สามารถใช้อ้างอิงได้

ควรสังเกตว่าหลักการของการควบคุมกระบวนการซึ่งจะกล่าวถึงในบทความนี้สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาข้อความของข้อตกลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคู่สัญญาในข้อตกลง

2. สิ่งที่อยู่ภายใต้ข้อบังคับ?

เพื่อที่จะตอบคำถามได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องกำหนดเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของกฎระเบียบของกระบวนการก่อน (cf.)

ภายใต้ข้อบังคับ เราจะเข้าใจคำอธิบายของกระบวนการที่ดำเนินการโดยองค์กรในข้อบังคับท้องถิ่น ควรสังเกตว่าข้อบังคับไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเอกสารเดียวที่เรียกว่า "ระเบียบ" หรือ "มาตรฐาน" เสมอไป

ตัวอย่างเช่น เพื่อควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานด้านเทคนิคของเรือในบริษัทขนส่ง เอกสารต่อไปนี้ได้รับการพัฒนา:

1. มาตรฐาน "องค์กรของการซ่อมแซมเรือตามกำหนดเวลา"
2. มาตรฐาน "การจัดระเบียบของการซ่อมแซมเรือที่ไม่ได้กำหนดไว้"
3. มาตรฐาน "องค์กร การซ่อมบำรุงศาล",
4. มาตรฐาน "องค์กรของการใช้เทคนิคของเรือ"
5. มาตรฐาน "องค์กรแห่งความทันสมัยของเรือ"
6. มาตรฐาน "การรับรองทางเทคนิคของเรือ"
7. มาตรฐาน "การตรวจสอบ เงื่อนไขทางเทคนิคศาล",
8. มาตรฐาน "มาตรฐานของกระบวนการปฏิบัติการทางเทคนิคของเรือ"
9. ระเบียบว่าด้วยบริการปฏิบัติการทางเทคนิคของกองเรือ
10. รายละเอียดงานของหัวหน้าฝ่ายบริการบำรุงรักษากองเรือ
11. รายละเอียดงานของผู้จัดการกลุ่มปฏิบัติการของเรือ
12. ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทนการบริการของผู้จัดการกลุ่มปฏิบัติการของเรือ
13. ตัวแยกประเภท หนังสืออ้างอิง และส่วนที่เกี่ยวข้องของข้อบังคับ คำแนะนำ และมาตรฐานอื่นๆ

ระเบียบข้อบังคับ (เป็นเอกสาร) มีบทบาทประมาณเดียวกันสำหรับองค์กรเช่นเดียวกับคะแนนสำหรับวงออเคสตรา เป้าหมายในทั้งสองกรณีเหมือนกัน - เพื่อให้บรรลุ ความสอดคล้องนักแสดงแต่ละคน "การเชื่อมโยงกัน" ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการหมายความว่า:

• นักแสดงมุ่งเป้าไปที่การบรรลุผลบางอย่าง ซึ่งผลรวมทั้งหมดจะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายของกระบวนการควบคุม
• การกระทำของนักแสดงจะซิงโครไนซ์
• ความสามัคคีของกระบวนการจะไม่ถูกละเมิดเมื่อการควบคุมผ่านจากผู้ปฏิบัติงานไปยังผู้ปฏิบัติงานและจากหน่วยหนึ่งไปอีกหน่วยหนึ่ง

ความสอดคล้องกันเกิดขึ้นได้ ประการแรก เนื่องมาจากแนวคิดด้านเดียวสำหรับนักแสดงทุกคน ข้อกำหนดที่ตกลงกันสำหรับอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการย่อย เวลาหรือเหตุการณ์ที่ประสานกันของการกระทำ และความพร้อมใช้งานของข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของกระบวนการ

ระเบียบเป็นชุด กฎการตัดสินใจนักแสดงใน สถานการณ์ต่างๆ. ในเวลาเดียวกัน เอกสารกำกับดูแลระดับบนประกอบด้วยหลักการทั่วไป เป้าหมาย และขอบเขตสำหรับการตัดสินใจ ในขณะที่เอกสารระดับล่างจะกำหนดการตัดสินใจแบบสำเร็จรูป (หรือตัวเลือกสำหรับการตัดสินใจแบบสำเร็จรูป) ที่แสดงในจำนวนรวมของ การกระทำบางอย่าง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ "ภาระทางปัญญา" ที่กำหนดให้กับนักแสดง บรรเทาพวกเขาจากการคิดถึงการกระทำที่เป็นกิจวัตรเพื่อแก้ปัญหาที่ซับซ้อนและไม่ได้มาตรฐานมากขึ้น อย่างน้อยที่สุด มาตรฐานจะเพิ่มระดับความสามารถของคนงานโดยเฉลี่ย มาตรฐานของการกระทำมีส่วนทำให้เกิดการเร่งความเร็วที่เห็นได้ชัดเจนเพิ่มคุณภาพและลดต้นทุนของกระบวนการ - การบรรลุเป้าหมาย " การผลิตแบบลีน» .

จากมุมมองทางกฎหมาย กฎระเบียบ "ทำให้ถูกต้องตามกฎหมาย" ปฏิสัมพันธ์ในแนวนอนหน่วยงานและ/หรือพนักงานขององค์กรซึ่งอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการองค์กรอย่างมาก แท้จริงแล้ว ในองค์กรที่ไม่มีระเบียบข้อบังคับสำหรับกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ มีเพียงวิธีเดียวในการโต้ตอบระหว่างพนักงานของแผนกต่างๆ - ผ่านผู้จัดการ: พนักงานที่เริ่มต้นเขียนบันทึกช่วยจำถึงผู้จัดการของเขาซึ่งได้รับรองแล้ว ส่งให้ผู้จัดการของเขา เป็นต้น จนกว่าความคิดริเริ่มจะไปถึงผู้นำซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงคือแผนกและพนักงานทั้งหมดที่ต้องร่วมกันปฏิบัติงานที่ริเริ่ม หากพระราชบัญญัติกฎเกณฑ์ท้องถิ่นกำหนดความเป็นไปได้และกำหนดขั้นตอนสำหรับการโต้ตอบโดยตรงระหว่างแผนก ดังนั้น "การไกล่เกลี่ย" ของผู้จัดการระดับต่างๆ จะเป็นทางเลือก

กระบวนการควบคุมทำให้มั่นใจ การรับข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ได้ (รวมถึงระดับกลาง) และความคืบหน้าของกระบวนการ และนี่หมายความว่ากฎระเบียบดังกล่าวให้การสนับสนุนข้อมูลสำหรับการจัดการ เข้าใจโดย A. Failoy: "การมองการณ์ไกล - องค์กร - คำสั่ง - การประสานงาน - การควบคุม" โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กฎระเบียบช่วย การวิเคราะห์เปรียบเทียบ(การเปรียบเทียบ) และ ตรวจสอบภายในกระบวนการ.

ระเบียบกระบวนการเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของทุนทางปัญญาขององค์กร กระบวนการควบคุมช่วยให้สามารถทำซ้ำ วิเคราะห์ และปรับปรุง อำนวยความสะดวกในการสรรหาและฝึกอบรมบุคลากร การมีอยู่ของกฎระเบียบทำหน้าที่เป็นเครื่องพิสูจน์ความโปร่งใสของงานขององค์กร และดังนั้นจึงมีส่วนสนับสนุนอย่างแท้จริงต่อการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ขององค์กร ตาม S.P. Nikanorov "วิธีที่องค์กรดำเนินการมีมูลค่าสูงกว่าเป้าหมายปัจจุบัน" .

อย่างไรก็ตาม การควบคุมกระบวนการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณภาพต่ำ มีค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงบางประการ (cf.):

• ค่าใช้จ่ายจำเป็นสำหรับการพัฒนาและเพื่อรักษาความเกี่ยวข้องของเอกสารกำกับดูแล
• กฎระเบียบที่มากเกินไปจะลดความยืดหยุ่นของธุรกิจ: คำพูดเป็นเงิน ไม่พูดคือทอง
• ความเข้มข้นในที่เดียวของความรู้ด้านการจัดการขององค์กรสามารถนำไปสู่การรั่วไหล
• การนำกฎระเบียบมาใช้อาจทำให้เกิดการต่อต้านได้ เนื่องจากพนักงานไม่ได้ต้องการกฎระเบียบใดๆ เลย หลายคนยังคงอยู่ในองค์กรผ่านการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการสร้างและรักษาความโกลาหล

องค์กร "แทรกซึม" กับกฎระเบียบเป็นองค์กรที่เข้มแข็งแต่เปราะบางมาก อิทธิพลภายนอกใดๆ ที่เปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและเป้าหมายของกิจกรรมขององค์กรนำไปสู่ความจำเป็นในการแก้ไขส่วนสำคัญของกรอบการกำกับดูแล การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในทีมขององค์กรที่ต้องมีการกระจายความรับผิดชอบจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสมบูรณ์ของระบบกฎระเบียบ

องค์กรที่ปราศจากหลักการใดๆ และยิ่งกว่านั้นจากเอกสารการกำกับดูแลอย่างเป็นทางการ มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการจัดการที่เกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการตัดสินใจไปยังผู้บริหาร อธิบายวิธีการทำงานและควบคุมกิจกรรมของพวกเขาให้พวกเขาฟัง ตามมาด้วยว่าจะต้องมีการควบคุมกิจกรรมขององค์กรในระดับที่เหมาะสมที่สุด

จากที่กล่าวมาสรุปได้ว่าสิ่งต่อไปนี้อยู่ภายใต้บังคับ:

ควรสังเกตว่าขนาดหรือความซับซ้อนของกระบวนการในตัวเองไม่สามารถทำหน้าที่เป็นเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับความจำเป็นในการควบคุม การพูดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่เกิดจากการขาดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการจะถูกต้องกว่า ดังนั้น หลายบริษัทจึงใช้ "โฟลเดอร์ปลุก" ซึ่งเป็นชุดของการดำเนินการทั่วไปสำหรับเหตุการณ์ต่างๆ ตามกฎแล้ว กระบวนการที่อธิบายไว้นั้นเรียบง่าย แต่ความเร็วและความถูกต้องของการดำเนินการนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความอยู่รอดขององค์กร

ในองค์กรตามกฎแล้ว กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับ:

• บริการลูกค้า พัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้า
• องค์กร ทรัพยากรที่จำเป็น: การจัดการการชำระเงิน การจัดการสัญญากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมา การจัดทำงบประมาณ การจัดการบุคลากร การจัดการอุปกรณ์หลัก
• รับรองชีวิตขององค์กร: รับรองความปลอดภัย การไหลของเอกสาร การทำงานของฝ่ายบริหารและหน่วยงานควบคุม

โชคไม่ดีที่กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาองค์กรนั้นถูกควบคุมไม่บ่อยนัก

หากองค์กรได้รับการรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานใดๆ ที่บ่งบอกถึงการมีอยู่ของกระบวนการควบคุม (ISO, OHSAS, SA เป็นต้น) องค์ประกอบของกระบวนการดังกล่าวจะถูกกำหนดโดยตรงโดยข้อกำหนดของมาตรฐานเหล่านี้หรือแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้ในการดำเนินการ .

สัญญามักจะควบคุมขั้นตอนสำหรับการส่งและประสานงานคำสั่งซื้อ การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การรับและการส่งผลลัพธ์ของการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ (สินค้า งาน บริการ) การชำระเงินสำหรับคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์ ข้อเสนอแนะ, การปรับปริมาณและราคา, การตรวจสอบเหตุการณ์, การรายงาน, การตรวจสอบโดยเพื่อน ฯลฯ

เนื่องจาก จุดเริ่มองค์กรสามารถใช้แบบจำลองอ้างอิงกระบวนการเพื่อควบคุม ตัวอย่างของแบบจำลองดังกล่าวสำหรับกิจกรรมภายในองค์กร ได้แก่ Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) และ Design Chain Operations Reference model (DCOR) โดยชุมชน Supply-Chain Council หรือแบบจำลองหลายอุตสาหกรรมโดย IDS Scheer และมอบให้กับ ผู้ใช้แพ็คเกจการสร้างแบบจำลองกระบวนการ ARIS

3. โครงสร้างข้อบังคับ

เป้าหมายของกฎระเบียบที่ระบุไว้ข้างต้นช่วยให้เราสามารถกำหนดเฉพาะข้อกำหนดทั่วไปส่วนใหญ่สำหรับโครงสร้างของเอกสาร:

ชื่อ
	เนื้อหา
1.	บทบัญญัติทั่วไป
1.1.	วัตถุประสงค์
1.2.	พื้นที่สมัคร
1.3.	การอ้างอิงเชิงบรรทัดฐาน
1.4.
2.
2.1.	ข้อกำหนดและคำจำกัดความ
2.2.	ตัวย่อ
3.
4.	ความรับผิดชอบ
5.	ควบคุม
6.	แอปพลิเคชั่น
6.1.	ลักษณนามและหนังสืออ้างอิง
6.2.
6.3.	ไดอะแกรมกระบวนการ
6.4.	อัลกอริทึมการคำนวณ
6.5.	ประมวลผลตารางบทบาทผู้ดำเนินการ

ในเวลาเดียวกัน ส่วน "คำอธิบายข้อกำหนด กระบวนการ วิธีการทำงาน" มีโครงสร้างภายในที่สอดคล้องกับโครงสร้างของกระบวนการควบคุม: อธิบายลำดับชั้นของกระบวนการย่อย จุดควบคุม ข้อกำหนดสำหรับวัตถุที่ประมวลผล ฯลฯ

4. แบบระเบียบ

รายละเอียดบังคับของข้อบังคับคือ: ชื่อองค์กร, ชื่อประเภทเอกสารอนุมัติ, วันที่และหมายเลข, สถานที่รวบรวม, แสตมป์อนุมัติ วางไว้ที่จุดเริ่มต้นของข้อความในข้อบังคับ

ลายเซ็นของผู้อนุมัติร่างข้อบังคับจะอยู่ที่ท้ายข้อความของเอกสารหรือในใบอนุมัติแยกต่างหาก โดยรายละเอียดจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการอนุมัติแล้ว

ในตอนท้ายของข้อความของข้อบังคับหรือในเอกสารการทำความคุ้นเคยแยกต่างหาก พนักงานที่สนใจจะลงลายมือชื่อเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารและรับสำเนาเอกสารในมือ

ในส่วนนี้ เราจะพิจารณารายละเอียดเนื้อหาของส่วนต่างๆ ของระเบียบข้อบังคับของกระบวนการ

ชื่อของข้อบังคับ

ชื่อของระเบียบข้อบังคับควรกระชับ กำหนดลักษณะเฉพาะของกระบวนการควบคุมอย่างถูกต้อง รับรองการจัดประเภทที่ถูกต้องของกฎระเบียบในระบบข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร ตามกฎข้อบังคับแล้ว ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ เลขโรมัน เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ตัวอักษรกรีก ยกเว้นสัญลักษณ์ผลิตภัณฑ์

ตามกฎแล้ว ชื่อของข้อบังคับจะระบุ: กระบวนการ วัตถุหลักของกระบวนการ สถานการณ์ของกระบวนการ ตัวอย่างเช่น:

หลักเกณฑ์การขายสภาพคล่องที่ไม่มีผู้อ้างสิทธิ์
กฎระเบียบสำหรับการรับรองความพร้อมทางเทคนิคของอุปกรณ์บ่อน้ำมัน
ระเบียบการยื่นคำขอวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคตามหน่วยธุรกิจระดับภูมิภาค
ระเบียบการซ่อมบำรุงเรือในช่วงฤดู ​​หนาว

ควรจำไว้ว่าคำว่า "ระเบียบ" มาจากคำภาษาฝรั่งเศส reglement หมายถึง "การจัดลำดับ" ซึ่งในทางกลับกันมาจากคำว่า regle ซึ่งหมายถึง "ระเบียบ", "กฎ" ดังนั้นชื่อเอกสารประเภท "ระเบียบปฏิบัติในการยื่นคำร้อง" หรือ แย่กว่านั้น, "ระเบียบวิธีการยื่นคำร้อง" ชื่อที่ถูกต้องคือ "ระเบียบการยื่นคำร้อง"

ข้อกำหนดหลักสำหรับเนื้อหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่อธิบายกระบวนการและวิธีการทำงาน คือ ความสม่ำเสมอของส่วนหัวในระดับเดียวกัน ข้อกำหนดของความกระชับในชื่อหัวข้อก็มีความสำคัญเช่นกัน การปฏิบัติตามนี้ยังสะท้อนถึงระดับของการพัฒนาของกระบวนการควบคุม: การปรากฏตัวของชื่อที่ยาวและสับสนมักจะบ่งบอกถึงการตั้งค่าที่ไม่ถูกต้องของเป้าหมายของกระบวนการหรือคำจำกัดความที่ไม่ถูกต้องของขอบเขตระหว่างพวกเขา

หมวดที่ 1 "บทบัญญัติทั่วไป"

ส่วนนี้อธิบายวัตถุประสงค์ ขอบเขตของข้อบังคับ การอ้างอิงถึงเอกสารข้อบังคับ (รวมถึงภายใน) บนพื้นฐานของการพัฒนากฎระเบียบ ขั้นตอนการอนุมัติ การแก้ไขและเพิ่มเติมข้อความของข้อบังคับ ข้อมูลอื่น ๆ ที่กระตุ้นให้เกิดระเบียบ ตัวเองและแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับกระบวนการควบคุม

มาตรา 1.1. "ปลายทาง"

ระเบียบนี้กำหนดขั้นตอน<дается наименование или คำอธิบายสั้นกระบวนการ> ใน<дается полное наименование организации>(ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริษัท)

มาตรา 1.2. "พื้นที่รับสมัคร"

ขอบเขต (หัวเรื่อง) ของกฎระเบียบได้อธิบายไว้:

ข้อกำหนดและกฎของข้อบังคับนี้ใช้กับ<описывается область применения Регламента>.

เพื่ออธิบายขอบเขต มักจะสั้น แต่ระบุไว้ค่อนข้างแน่นอน:

• วัตถุหลักที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการควบคุม (เช่น ค่าใช้จ่าย อุปกรณ์พื้นฐาน สิ่งอำนวยความสะดวกด้านโครงสร้างพื้นฐานทางสังคม ฯลฯ)
• กระบวนการที่ครอบคลุมโดยข้อบังคับ
• พนักงานขององค์กรที่เกี่ยวข้องเป็นวิชาหรือวัตถุของกระบวนการควบคุม

สำหรับการกำหนดลักษณะขอบเขตที่แม่นยำยิ่งขึ้น การอ้างอิงถึงการใช้งานสามารถทำได้ (ดูหัวข้อ 6.1 ด้านล่าง) ตัวอย่างเช่น:

ข้อกำหนดและกฎข้อบังคับของข้อบังคับเหล่านี้มีผลบังคับใช้กับพนักงานของบริษัทซึ่งมีตำแหน่งและอาชีพที่ระบุไว้ในภาคผนวกที่ 6.1.1 ของข้อบังคับเหล่านี้

หากรายการของวัตถุ กระบวนการ หรือผู้ปฏิบัติงานที่ครอบคลุมโดยข้อบังคับถูกกำหนดโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ก็จำเป็นต้องระบุแหล่งที่มาของรายการดังกล่าว ตัวอย่างเช่น:

ข้อกำหนดและกฎของข้อบังคับเหล่านี้ใช้กับแผนกโครงสร้างของบริษัท ซึ่งรายการจะถูกกำหนดโดยคำสั่ง ผู้บริหารสูงสุดสังคม.

หากกระบวนการที่อธิบายไว้ในข้อบังคับค่อนข้างกว้างขวาง ดังนั้นในหัวข้อ "ขอบเขต" เพื่อความสะดวกในการรับรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับกระบวนการนี้ จุดประสงค์ของแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่น:

ข้อกำหนดและกฎของข้อบังคับเหล่านี้ใช้กับกิจกรรมการวิจัยของ JSC "NII ... " (ต่อไปนี้จะเรียกว่าสถาบัน)

กิจกรรมการวิจัยของสถาบันมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างใหม่และ/หรือปรับปรุงที่มีอยู่ กระบวนการทางเทคโนโลยี, อุปกรณ์และอุปกรณ์, ผลิตภัณฑ์, รีเอเจนต์, วัสดุในด้านการเตรียม, การขนส่งและการแปรรูปก๊าซ, คอนเดนเสทของก๊าซและน้ำมัน, ผลิตภัณฑ์จากการแปรรูป, เช่นเดียวกับการค้นหาพื้นที่ใหม่ของการประยุกต์ใช้ความรู้ที่ได้รับ

ระเบียบนี้อธิบายขั้นตอน ขอบเขตอำนาจหน้าที่ หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานและฝ่ายโครงสร้างของสถาบัน ในกระบวนการจัดการกิจกรรมการวิจัยดังต่อไปนี้

• การวางแผน R&D ประจำปี
• การจัดการประสิทธิภาพการวิจัยและพัฒนา;
• การจัดการผลลัพธ์ของกิจกรรมทางปัญญาที่ได้รับจากการวิจัยและพัฒนา
• การบัญชีสำหรับต้นทุน R&D และผลลัพธ์

วงกลมของแผนกและ / หรือพนักงานขององค์กรที่ข้อบังคับบังคับสำหรับการดำเนินการระบุไว้:

ระเบียบนี้มีผลผูกพันกับทุกคน แผนกโครงสร้างสังคม.

มาตรา 1.3. "การอ้างอิงเชิงบรรทัดฐาน"

ส่วนนี้ระบุเอกสารพื้นฐานสำหรับการพัฒนากฎระเบียบ:

ระเบียบนี้ได้รับการพัฒนาตาม:<указываются документы-основания>.

เอกสารประกอบได้แก่

• เอกสารที่ระบุรายละเอียดทั้งหมด กำหนดหรือกำหนดให้มีการพัฒนากฎระเบียบ (เช่น กฎหมาย ข้อบังคับ คำสั่งของหัวหน้าองค์กร หรือข้อกำหนดของมาตรฐาน)
• เอกสารที่เป็น พื้นฐานระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนากฎระเบียบ (เช่น: เอกสารกฎระเบียบภายนอกหรือภายใน เอกสารระเบียบวิธีพิเศษ);
• เอกสารอธิบายกระบวนการที่เกี่ยวข้อง วัตถุ และหัวข้อที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบของกระบวนการควบคุม

กฎสำหรับการออกแบบการอ้างอิงบรรณานุกรมมีอยู่ใน GOST 7.0.5-2008 "การอ้างอิงบรรณานุกรม"

มาตรา 1.4. "ขั้นตอนการอนุมัติ แก้ไข และเพิ่มเติม"

ส่วนนี้กำหนดขั้นตอนในการอนุมัติกฎระเบียบ การเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติม:

ข้อบังคับนี้ การเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมทั้งหมดได้รับการอนุมัติ<указывается название утверждающего органа управления>และนำไปปฏิบัติ<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

อาจระบุได้ว่าพนักงานขององค์กรคนใดมีสิทธิ์ที่จะริเริ่มเปลี่ยนแปลง เพิ่มเติม หรือยกเลิกระเบียบข้อบังคับ ขั้นตอนการพิจารณาความคิดริเริ่มดังกล่าวสามารถกำหนดไว้ในข้อบังคับได้ แต่ควรอธิบายคำสั่งดังกล่าวในเอกสารแยกต่างหากเพื่อควบคุมขั้นตอนการพัฒนาข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กร

หากองค์กรมีกฎระเบียบสำหรับการพัฒนาข้อบังคับท้องถิ่น (รวมถึงข้อบังคับ) ประเด็นที่ควบคุมโดยส่วนนี้ควรสะท้อนให้เห็นในข้อบังคับที่ระบุ ส่วนนี้จะไม่รวมอยู่ในข้อความของข้อบังคับ

ส่วนที่ 2 "ข้อกำหนด คำจำกัดความ และคำย่อ"

ในความเห็นของเรา ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากเป็นลักษณะเฉพาะของหัวข้อที่กระบวนการควบคุมกำลังถูกเปิดเผย ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับคำศัพท์ช่วยให้มั่นใจถึงความสอดคล้องของการกระทำของนักแสดงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของกระบวนการควบคุม โปรดทราบว่ากฎสำหรับการพัฒนากฎระเบียบด้านการบริหารไม่ได้กำหนดไว้สำหรับส่วนดังกล่าว

ในบางองค์กร พจนานุกรมคำศัพท์และคำย่อ (อภิธานศัพท์หรืออรรถาภิธาน) จะถูกสร้างขึ้นเป็นเอกสารแยกต่างหาก หากมี ข้อบังคับในส่วนนี้อาจถูกละเว้นหากใช้ข้อกำหนดจากพจนานุกรมฉบับปัจจุบัน หากกฎข้อบังคับใช้แนวคิดที่ไม่รวมอยู่ในพจนานุกรมปัจจุบัน ก็ควรอธิบายโดยตรงในเนื้อหาของข้อบังคับ

ข้อกำหนดที่จะกำหนดในส่วนนี้ของข้อบังคับรวมถึง:

• ข้อกำหนดที่นำมาใช้และใช้ในข้อบังคับเป็นครั้งแรก
• ข้อกำหนดที่ใช้เฉพาะภายในกรอบของข้อบังคับนี้ รวมถึงข้อกำหนดที่ใช้ในการย่อข้อความ
• คำศัพท์ที่ใช้กันทั่วไป ความหมายเฉพาะหรือเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่กำหนดหรือกระบวนการที่กำหนด
• คำศัพท์ที่ใช้กันทั่วไปแต่ไม่ค่อยใช้ในข้อบังคับ
• คำที่ใช้กันทั่วไป หากคำจำกัดความนั้นจำเป็นสำหรับความสมบูรณ์และ / หรือการปิดพจนานุกรมในเชิงตรรกะโดยรวมหรือเพื่อให้เข้าใจคำศัพท์อื่นๆ ได้ดีขึ้น

เงื่อนไขมักจะแสดงตามลำดับตัวอักษร ในบางกรณี ข้อกำหนดจะแสดงตามลำดับความสำคัญสำหรับกระบวนการที่อธิบายไว้ (เช่น หากข้อบังคับนั้นเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คำว่า "การซื้อ" จะได้รับก่อน ตามด้วยคำว่า "ใบรับรองการยอมรับ" เท่านั้น และ “สัญญา”) วิธีการสั่งซื้อนี้สะดวกหากอ่านส่วน "พจนานุกรม" ของข้อบังคับก่อนตามลำดับ แต่จะไม่สะดวกหากต้องเข้าถึงพจนานุกรมขณะอ่านเอกสาร เพื่อเป็นการประนีประนอม คุณสามารถใช้การจัดกลุ่มคำศัพท์ใน "ส่วน" ที่แยกจากกันของหัวข้อโดยเรียงตามตัวอักษรของคำศัพท์ภายในกลุ่ม ตัวอย่างเช่น คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร R&D สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้:

• ประเภทงานวิจัย
• ประเภทของทรัพย์สินทางปัญญา
• สิทธิในผลของกิจกรรมทางปัญญา
• การคุ้มครองทางกฎหมายของผลลัพธ์ของกิจกรรมทางปัญญา
• การบัญชี R&D
• องค์กรของกระบวนการจัดการ R&D

ตามกฎแล้วคำนี้จะแสดงด้วยคำนามเอกพจน์: การกระทำ, ข้อตกลง, คู่สัญญา ฯลฯ พหูพจน์สามารถใช้เมื่อไม่มีคำในเอกพจน์หรือเมื่อพูดถึงชุดของวัตถุที่กำหนดไว้อย่างดี ตัวอย่างเช่น

เอกสารสัญญา - เอกสารที่แสดงถึงการเกิดขึ้น, การดำเนินการ, การสิ้นสุดของภาระผูกพันภายใต้สัญญา: สัญญา, ข้อตกลงเพิ่มเติม, สัญญาช่วง, โปรโตคอล, การกระทำ, ใบแจ้งหนี้, คำสั่งชำระเงิน, ใบแจ้งหนี้, ใบตราส่งสินค้า, จดหมาย ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากความซับซ้อนเล็กน้อยหรือการเปลี่ยนแปลงในคำศัพท์ จึงเป็นไปได้ที่จะปฏิบัติตาม "กฎของเอกพจน์":

ชุดเอกสารสัญญา - ชุดเอกสารที่แสดงถึงการเกิดขึ้น, การดำเนินการ, การบอกเลิกภาระผูกพันภายใต้สัญญา: ...

Dossier of the contract - ชุดเอกสารที่แสดงถึงการเกิดขึ้น, การดำเนินการ, การบอกเลิกภาระผูกพันภายใต้สัญญา: ...

เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะใช้พหูพจน์เมื่อกำหนดวัตถุเดียว แทน

เอกสารหลัก - เอกสารยืนยันการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้ข้อตกลงที่สรุป

ควรเขียน:

เอกสารหลัก - เอกสารยืนยันการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญาที่สรุป

หากคำนั้นเป็นวลี ตามกฎแล้ว คำทั่วไปส่วนใหญ่อยู่ที่จุดเริ่มต้นของวลี จากนั้นจะมีคำที่บ่งบอกถึงความหลากหลาย คุณลักษณะ หรือสถานะของวัตถุที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น:

• ซ่อมแซม - …
• กระแสซ่อม - ...
• ยกเครื่อง - ....
หรือ
• เอกสาร - ...
• อนุมัติเอกสาร...
• อนุมัติเอกสาร...

สำหรับคำที่กำหนดไว้ เป็นไปได้ที่จะระบุคำพ้องความหมายหรือคำที่มีความหมายสั้น (ไม่อนุญาตให้ใช้ศัพท์แสงและภาษาพื้นถิ่น) อย่างไรก็ตาม เพื่อรักษาความเข้มงวดในการนำเสนอ ขอแนะนำให้ใช้คำรุ่นเดียวเท่านั้น

แหล่งที่มาของคำจำกัดความควรเป็น:

• กฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงปัจจุบัน มาตรฐานของรัฐ, ข้อบังคับอุตสาหกรรม;
• พจนานุกรมทั่วไป ศัพท์พิเศษ (คล้ายกับ) คำต่างประเทศ ฯลฯ
• หนังสือเรียนที่ตีพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก
• ศุลกากรที่นำมาใช้ในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง

เป็นรูปแบบที่ดีในการบ่งชี้ที่มาของคำนิยาม ในเวลาเดียวกัน สำหรับข้อกำหนดที่นำมาใช้เป็นครั้งแรกและ/หรือใช้เฉพาะภายในกรอบของข้อบังคับนี้ เช่นเดียวกับข้อกำหนดที่ใช้กันทั่วไป ซึ่งมีความหมายเฉพาะหรือเปลี่ยนแปลงในส่วนที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่กำหนดหรือกระบวนการที่กำหนด ต่อไปนี้ถูกระบุ:<Термин>– ในข้อบังคับเหล่านี้ –<определение термина>.

อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่าคำเดียวกันในเอกสารกำกับดูแลที่แตกต่างกัน รวมถึง GOST อาจได้รับคำจำกัดความที่แตกต่างกัน (เช่น คำว่า "กระบวนการ" หรือ "คุณภาพ") ดังนั้น องค์กรที่ดูแลระบบการจัดการคุณภาพควรเลือกคำจำกัดความของคำศัพท์จาก GOST R ISO 9000-2008 และ GOST R ISO 9001-2008

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้พัฒนากฎเกณฑ์จะแนะนำคำศัพท์ใหม่ด้วยตัวเอง ในสถานการณ์นี้ ควรปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้ (cf., §67):

โปรดทราบว่าการมีอยู่ของอ็อบเจ็กต์ที่กำหนดไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามคำจำกัดความโดยตรง และในบางกรณีจำเป็นต้องมีการพิสูจน์แยกต่างหาก

เพื่อให้เป็นไปตามกฎของ "ความเข้าใจ" หลังจากกำหนดคำจำกัดความที่เข้มงวดแล้ว สามารถให้คำอธิบายเพิ่มเติมที่เป็นทางการน้อยกว่าหรือให้ตัวอย่างการใช้คำศัพท์ที่ถูกต้องได้ ไม่แนะนำให้ใช้ตัวอย่างการใช้คำที่ไม่ถูกต้อง

หากพจนานุกรมสร้างขึ้นบนหลักการของอรรถาภิธาน หลังจากกำหนดคำจำกัดความแล้ว ก็จำเป็นต้องอธิบายโครงสร้างภายในของแนวคิดและความสัมพันธ์ของแนวคิดที่อธิบายกับแนวคิดอื่นๆ ตัวอย่างเช่น:

เงินทุนหมุนเวียนของอุปกรณ์คือกองทุนของอุปกรณ์ที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานของคอมเพล็กซ์การขุดเจาะและมีวัตถุประสงค์เพื่อแทนที่อุปกรณ์การขุดเจาะที่ล้มเหลวในกรณีฉุกเฉินหรือนำออกไปซ่อมแซมในลักษณะที่วางแผนไว้

กองทุนหมุนเวียนประกอบด้วย ส่วนต่อไปนี้: สต็อกขั้นต่ำฉุกเฉิน, อุปกรณ์ทดแทนสำหรับงานบำรุงรักษาและซ่อมแซมตามกำหนดเวลา, อุปกรณ์ในการทำงาน, อุปกรณ์ที่กำลังซ่อมแซม

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การแนะนำคำศัพท์พิเศษสามารถทำให้ข้อความสั้นลงและทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เพื่อลดความซับซ้อนของคำอธิบายของการสนับสนุนด้านวิศวกรรม กิจการขนส่งทางรถยนต์ภายในกรอบของเอกสารการกำกับดูแล มีการแนะนำคำเดียว:

วัตถุ - ในข้อบังคับนี้ - เครื่องกล รวมทั้งอุปกรณ์ยกและอุปกรณ์ไฟฟ้า อุปกรณ์แรงดัน เครือข่ายไฟฟ้า แก๊สและความร้อนของบริษัท ตลอดจนอุปกรณ์ด้านบนของยานพาหนะพิเศษของบริษัท

คำศัพท์มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อนโยบายขององค์กร

ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงในบริษัทเดินเรือ Volgotanker คำว่า "การซ่อมเรือ" ถูกถอนออกจากการหมุนเวียนและแทนที่ด้วยวลี "การซ่อมเรือ" ระยะแรกแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงการรณรงค์แบบดั้งเดิม: งบประมาณการซ่อมแซมทั้งหมดสำหรับกองเรือทั้งหมด ด้วยความไม่แน่นอนทั่วไปของเวลาและผลลัพธ์ ระยะที่สอง ซึ่งบ่งชี้ว่าการนำเรือลำหนึ่งไปสู่สภาพทางเทคนิคที่กำหนดไว้ภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลาและต้นทุนที่กำหนด กลายเป็น "แบนเนอร์" ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงอย่างจริงจังในกระบวนการซ่อมแซมและเปลี่ยนทัศนคติของพนักงานต่อกระบวนการนี้ .

สำหรับคำอธิบายที่ถูกต้องของกระบวนการควบคุม คำจำกัดความนั้นไม่ได้มีความสำคัญมากนัก แต่เป็นระบบของคำจำกัดความโดยรวม ระบบนี้ควรมีความสมบูรณ์ สม่ำเสมอ และควรมีน้อยที่สุด เพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านี้ที่นักพัฒนาต้องกรอก "terminological vacuum" หรือทำการปรับเปลี่ยนคำศัพท์ที่มีอยู่แล้ว ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการง่ายๆ ในการรับระบบคำจำกัดความที่ถูกต้อง ดังนั้นการสร้างระบบคำจำกัดความที่สะดวกและถูกต้องสำหรับสาขาวิชาที่กำหนดจึงควรถือเป็นศิลปะ

• ภายในกรอบของกระบวนการควบคุม หากวัตถุบางอย่างเปลี่ยนสถานะของมัน (เช่น เอกสารผ่านขั้นตอนจากแบบร่างเป็นใบสมัครเป็นคำสั่ง หรือผลรวมจาก กองทุนหมุนเวียนหมุนเวียนเปลี่ยนสถานะ "ในการดำเนินงาน" - "อยู่ระหว่างการซ่อมแซม" - "ในสต็อก") จากนั้นรัฐเหล่านี้ควรอธิบายไว้ในพจนานุกรมหรือในตัวแยกประเภท (ดูความคิดเห็นในหัวข้อ 6.1 ด้านล่าง) มันจะมีประโยชน์ในการอธิบายสถานะของวัตถุภายในทั้งหมด วงจรชีวิต. ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของกระบวนการควบคุมได้ดีขึ้น
• จำเป็นต้องสังเกตความสมบูรณ์ของทางเลือก: หากวัตถุที่กำหนดถูกแบ่งย่อยตามคุณสมบัติบางอย่าง ควรพิจารณาตัวเลือกทั้งหมดสำหรับการรวมคุณลักษณะ หรือหลังจากเน้นตัวเลือกที่สำคัญที่สุด ส่วนที่เหลือควรกำหนดใน "อื่นๆ" หมวดหมู่. ตัวอย่างเช่น:

  การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้ - การซ่อมแซมที่ดำเนินการนอกกำหนดเวลาการซ่อมแซมและบำรุงรักษาอุปกรณ์ตามกำหนดเวลา การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้รวมถึง:

  • การซ่อมแซมฉุกเฉิน - การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้ดำเนินการเพื่อขจัดความเสียหายที่เกิดจากอุบัติเหตุหรือเหตุการณ์อื่น ๆ ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซียและข้อบังคับของหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจ
  • การตกแต่งใหม่ - การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้ดำเนินการเพื่อขจัดความเสียหายที่เกิดจากเหตุสุดวิสัย (ภัยธรรมชาติ ความขัดแย้งทางสังคมหรือสถานการณ์อื่น ๆ ที่เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจรับรู้เช่นนั้น)
  • การรับประกันการซ่อม- การซ่อมแซมที่ไม่ได้กำหนดไว้ซึ่งดำเนินการโดยผู้รับเหมาซ่อมแซมและรับผิดชอบค่าใช้จ่าย รวมถึงงานเพื่อขจัดข้อบกพร่องที่ยอมรับโดยความผิดพลาดของผู้รับเหมาและระบุในระหว่างระยะเวลาการรับประกัน
  • การซ่อมแซมอื่นๆ ที่ไม่ได้กำหนดไว้ - รวมถึงงานประจำและการซ่อมแซมที่เกิดจากเหตุผลที่ไม่ได้ระบุไว้ข้างต้น
• สร้างไดอะแกรมการเปลี่ยนแปลงของวัตถุจากสถานะเป็นสถานะ ไดอะแกรมของความสัมพันธ์ของแนวคิด สะท้อนความสัมพันธ์เหล่านี้ในพจนานุกรม ตัวอย่างเช่น:

  การดำเนินการทางเทคนิคของอุปกรณ์คือชุดของมาตรการทางองค์กรและทางเทคนิคที่ดำเนินการเพื่อบำรุงรักษาอุปกรณ์ให้อยู่ในสภาพดีตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด ซึ่งรวมถึง:

  • การจัดการทางเทคนิค
  • การใช้งานทางเทคนิค
  • การซ่อมบำรุง,
  • ซ่อมแซม,
  • ความทันสมัย

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของอ็อบเจ็กต์จากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่งเกิดขึ้นจากกระบวนการบางอย่าง ผู้พัฒนาจึงได้รับรายการกระบวนการจากโครงร่างการเปลี่ยนแปลงสถานะของอ็อบเจ็กต์ ซึ่งควรอธิบายไว้ในระเบียบข้อบังคับ แน่นอน หลังจากกำหนดเงื่อนไขแล้ว ในข้อความของข้อบังคับ นอกเหนือจากข้อกำหนดที่ใช้กันทั่วไปแล้ว ควรใช้เฉพาะคำบางคำเท่านั้น

ตัวย่อมักจะให้แยกต่างหากจากคำที่กำหนดไว้และแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรหรือจัดกลุ่มไว้ล่วงหน้าตามหัวข้อ อนุญาตให้รวมคำย่อในอภิธานศัพท์ในรูปแบบต่อไปนี้:

การบำรุงรักษาเชิงป้องกันตามกำหนดเวลา (PPR) เป็นวิธีการบำรุงรักษาและซ่อมแซมอุปกรณ์ ซึ่งให้ประสิทธิภาพการทำงานที่เกี่ยวข้องตามกำหนดการที่ได้รับอนุมัติ

ในกรณีนี้ รายการตัวย่อจะมีรายการ:

PPR - การบำรุงรักษาเชิงป้องกันตามกำหนดเวลา

หมวดที่ 3 "คำอธิบายข้อกำหนด กระบวนการ วิธีการทำงาน"

ส่วนนี้อธิบาย:

• ข้อกำหนดสำหรับวัตถุที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ
• กระบวนการย่อยแต่ละรายการ หน้าที่ (การกระทำ) ของกระบวนการควบคุม
• กฎเกณฑ์และวิธีการทำงาน
สำหรับคำอธิบายที่ถูกต้องของกระบวนการ คุณต้องระบุ:
• วัตถุประสงค์ของกระบวนการ
• ผลลัพธ์ของกระบวนการ
• อินพุตกระบวนการ
• พารามิเตอร์ กฎ และวิธีการดำเนินการตามกระบวนการ
• เหตุการณ์ที่เริ่มกระบวนการ
• เหตุการณ์ที่ยุติกระบวนการ
• เวลาเสร็จสิ้นกระบวนการ
• สถานที่ดำเนินการตามกระบวนการ
• ฟังก์ชั่น (การกระทำ) ที่ดำเนินการภายในกระบวนการ
• ผู้ดำเนินการตามกระบวนการ (บางครั้งก็มีประโยชน์ในการระบุถึงสิทธิ์และความรับผิดชอบของผู้ดำเนินการ)
• เครื่องมือเอกสารกระบวนการ
• เครื่องมือควบคุมกระบวนการ

ลักษณะที่ปรากฏของกระบวนการแสดงว่ากระบวนการแผ่ออกไปในพื้นที่ทางกายภาพ ในเวลา ในโครงสร้างองค์กร ในฟิลด์ข้อมูล ในวัตถุต่าง ๆ ฯลฯ ดังนั้น สำหรับคำอธิบายที่ถูกต้องของกระบวนการ จำเป็นต้องระบุขอบเขตของกระบวนการในช่องว่างเหล่านี้ทั้งหมด คำจำกัดความที่ถูกต้องของขอบเขตกระบวนการช่วยอำนวยความสะดวกให้กับงานขององค์กรอย่างมาก การระบุขอบเขตกระบวนการที่ไม่สมบูรณ์เป็นข้อผิดพลาดทั่วไป ซึ่งมักจะทำให้เอกสารการกำกับดูแลเป็นโมฆะ

ให้เราแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับลักษณะที่ปรากฏของกระบวนการ

วัตถุประสงค์ของกระบวนการกระบวนการต้องมีวัตถุประสงค์เฉพาะ ตามกฎแล้ว เป้าหมายของกระบวนการถูกกำหนดให้เป็นปัญหาการปรับให้เหมาะสม: จำเป็นต้องค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดภายใต้ข้อจำกัดที่กำหนด ตัวอย่างเช่น:

สำหรับกระบวนการ แผนการผลิต- เพิ่มประสิทธิภาพการโหลด โรงงานผลิตด้วยโปรแกรมการผลิตที่กำหนดและปริมาณงานที่กำหนด
สำหรับกระบวนการโลจิสติกส์ - เพื่อให้หน่วยการผลิตขององค์กรมีวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคตามระบบการตั้งชื่อและภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยโปรแกรมการผลิต

แม้ว่าเป้าหมายของกระบวนการจะไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในส่วนที่เกี่ยวข้องของข้อบังคับ ผู้พัฒนาต้องกำหนดเป้าหมายนี้ก่อนที่จะดำเนินการตามคำอธิบายของกระบวนการ

ผลลัพธ์ของกระบวนการ- ชุดของวัตถุที่เป็นผลลัพธ์ของกระบวนการ: สินทรัพย์วัสดุ เอกสาร ฯลฯ ผลลัพธ์ของกระบวนการควรมีลักษณะตามข้อกำหนดที่ผู้บริโภคของผลลัพธ์ของกระบวนการที่อยู่ระหว่างการพิจารณากำหนด

ขอบเขตของกระบวนการจะถูกกำหนดอย่างถูกต้องหากผลลัพธ์เป็นชุดของวัตถุที่สามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้บริโภคได้อย่างอิสระ ในทางตรงกันข้าม หากข้อกำหนดสำหรับวัตถุที่ส่งออกของกระบวนการไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนหรือไม่สามารถตรวจสอบอย่างเป็นรูปธรรมได้ การเปลี่ยนจากกระบวนการนี้เป็นขั้นตอนถัดไปจะเต็มไปด้วยความขัดแย้งระหว่างนักแสดง การสูญเสียคุณภาพของผลลัพธ์ของ กระบวนการทั้งหมด และผลที่ไม่พึงประสงค์อื่นๆ

ดังนั้นเราจะให้ความสนใจอีกครั้งกับความสำคัญของการกำหนดสถานะของวัตถุที่ถูกถ่ายโอนจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่งอย่างถูกต้อง สถานะเหล่านี้ควรได้รับการแก้ไขที่ระดับของข้อกำหนดที่ใช้ในข้อบังคับ: ไม่ว่าจะอ้างอิงถึงสถานะที่มีอยู่ กฎระเบียบหรือกำหนดโดยระเบียบ

ให้เราอธิบายสิ่งที่พูดในตัวอย่างของบริษัทที่ให้บริการ - บริษัทที่จัดหาอุปกรณ์พร้อมลูกเรือ (ลูกเรือ) ให้กับลูกค้า เพื่อให้บริการเป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้าตลอดจนข้อกำหนดทางกฎหมาย อุปกรณ์ต้องได้รับสถานะต่อไปนี้ตามลำดับ:

ความพร้อมทางกฎหมาย - สถานะของอุปกรณ์ซึ่งมีเอกสารรับรองสิทธิ์ของบริษัททั้งหมดอยู่ การทำงานที่ปลอดภัยจากใบหน้าของคุณ

ความพร้อมทางเทคนิค - สถานะของอุปกรณ์ซึ่งชิ้นส่วนและอุปกรณ์ทั้งหมดอยู่ในสภาพดี ได้รับเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันความเป็นไปได้ในการใช้งานอุปกรณ์ในโหมดที่ลูกค้าต้องการแล้ว

ความพร้อมในการปฏิบัติงาน - สถานะของอุปกรณ์ซึ่งอุปกรณ์ในความพร้อมทางเทคนิคจะมาพร้อมกับสินค้าคงคลังที่จำเป็นซึ่งให้พลังงานโดยทีมงาน (ลูกเรือ) ซึ่งสมาชิก (ใคร) มีเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันความเป็นไปได้ในการใช้งาน อุปกรณ์ในโหมดที่ลูกค้ากำหนด

สถานะการทำงาน - สถานะของอุปกรณ์ซึ่งอุปกรณ์อยู่ในความพร้อมในการปฏิบัติงานตรงตามความต้องการของลูกค้าและดำเนินการ งานที่จำเป็น(ให้บริการ).

การกำหนดขั้นตอนของบริษัทที่ให้บริการในลักษณะที่อธิบายนั้นมีผลในวงกว้างสำหรับการกำหนดงบประมาณที่เหมาะสม การกระจายหน้าที่ สิทธิและความรับผิดชอบของนักแสดง โครงสร้างองค์กรบริษัท ฯลฯ .

อย่าสับสนระหว่างวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ของกระบวนการ ตัวอย่างเช่น สำหรับขั้นตอนการวางแผนการผลิต วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ข้างต้น ผลลัพธ์จะเป็นเอกสารที่เรียกว่า "ตารางการผลิต"

อินพุตกระบวนการ- ชุดของวัตถุที่ใช้หรือแปลงในระหว่างกระบวนการ: สินทรัพย์วัสดุ เอกสาร ฯลฯ ข้อกำหนดสำหรับวัตถุอินพุตควรกำหนดขึ้นจากมุมมองของกระบวนการที่ใช้

เนื่องจากอินพุตของโปรเซสหนึ่งตามกฎแล้วจะเป็นเอาต์พุตของโปรเซสอื่น คำแนะนำและความคิดเห็นที่ให้ไว้ข้างต้นจึงใช้ได้กับออบเจ็กต์อินพุต โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่ออธิบายกระบวนการบางอย่าง ผู้พัฒนาต้องกำหนดข้อกำหนดสำหรับวัตถุอินพุตของกระบวนการนี้

โปรดทราบว่ากระบวนการควรมีกลไกในตัวสำหรับตรวจสอบวัตถุอินพุตที่ได้รับจริงเทียบกับข้อกำหนดที่กำหนดไว้และกฎการดำเนินการในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน ตามกฎของระบบการผลิตของโตโยต้า ผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องไม่สามารถยอมรับสำหรับการประมวลผลเพิ่มเติม หรือดังที่แสดงในตัวอย่างด้านล่าง ไม่อนุญาตให้ใช้อุปกรณ์ที่ทำให้เกิดความกังวล:

พนักงานรับมอบอำนาจของผู้เช่าที่รับอุปกรณ์จากผู้ให้เช่ามีสิทธิโดยไม่ต้องรื้ออุปกรณ์ ตรวจสอบ วัดขนาดภายนอกของอุปกรณ์ ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน (หากการตรวจสอบดังกล่าวไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่พนักงานผู้รับไม่อนุญาต) มีหรือใช้วิธีการที่พนักงานผู้รับไม่ได้รับการฝึกอบรม) หากผลจากการตรวจสอบที่ระบุและการตรวจสอบอุปกรณ์พบว่ามีสัญญาณบ่งชี้ความเป็นไปไม่ได้ของการทำงานที่ปราศจากปัญหาของอุปกรณ์ ไม่ควรใช้อุปกรณ์ที่จัดส่ง และพนักงานของผู้เช่าที่ได้รับอุปกรณ์จำเป็นต้องแจ้ง นักเทคโนโลยีกะของไซต์ภูมิภาคของผู้เช่าเกี่ยวกับเหตุการณ์

พารามิเตอร์ กฎ และวิธีการดำเนินการตามกระบวนการ- สิ่งเหล่านี้เป็นวัตถุ (ตามกฎของลักษณะข้อมูล: ข้อบังคับ วิธีการ เทคโนโลยี หนังสืออ้างอิง ฯลฯ) ที่ใช้ แต่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการตามกระบวนการ

… ดำเนินการ<действие>ตาม<наименование документа>

หากมีการระบุเอกสารเฉพาะหรือ

… ดำเนินการ<действие>ตามความต้องการในปัจจุบัน กฎหมายแรงงานสหพันธรัฐรัสเซีย

หากองค์ประกอบของเอกสารนั้นกว้างขวางหรืออาจมีการเปลี่ยนแปลง

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง:

เทคโนโลยีสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละประเภท (การบำรุงรักษา, การซ่อมบำรุง, ยกเครื่อง, ทดสอบ) กำหนดโดยหนังสือเดินทางหรือคู่มือการใช้งานอุปกรณ์ ในกรณีที่ไม่มีคำอธิบายของเทคโนโลยีที่ระบุ จะใช้เทคโนโลยีที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าวิศวกร

หากมีการดำเนินการหลายขั้นตอนตามเอกสารกำกับดูแลฉบับเดียว แน่นอนว่าไม่จำเป็นต้องกล่าวถึงเอกสารนี้ในแต่ละข้อของข้อบังคับ - เพียงครั้งเดียวก็เพียงพอแล้ว

ในกรณีที่แหล่งที่มาของกฎหรือข้อกำหนดชัดเจนจากบริบท อนุญาตให้ใช้ถ้อยคำว่า "ในระยะเวลาอันควร" "ของคุณภาพดี"

เหตุการณ์ที่เริ่มต้นกระบวนการการดำเนินการของกระบวนการจะเริ่มขึ้นเมื่อเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้นเท่านั้น (ตรงตามเงื่อนไขบางประการ) เหตุการณ์เหล่านี้มักรวมถึง:

เหตุการณ์ที่ยุติกระบวนการมักจะได้รับวัตถุเอาท์พุทที่จำเป็นทั้งหมดและความสำเร็จของเป้าหมายของกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น:

วิศวกรเครื่องกลรับอุปกรณ์เข้าโกดังความพร้อมทางเทคนิคโดยมีเงื่อนไขว่า

• การปฏิบัติงานทั้งหมดที่กำหนดโดยรายการซ่อม
• การปรากฏตัวของบันทึกในรูปแบบการซ่อมแซมหนังสือเดินทางของอุปกรณ์เกี่ยวกับงานที่ทำและการทดสอบ
• เอกสารอื่น ๆ ที่ให้ไว้ในภาคผนวกที่ 6.1.2 ของข้อบังคับและสัญญาเหล่านี้กับลูกค้า
บันทึกความเป็นจริงของการยอมรับอุปกรณ์ไปยังคลังสินค้าพร้อมทางเทคนิค:
• วิศวกรเครื่องกลในรายการซ่อมและในบันทึกการซ่อมแซมอุปกรณ์
• ตัวดำเนินการในบันทึกการเคลื่อนไหวของอุปกรณ์

โปรดทราบว่าเหตุการณ์ที่เริ่มต้นและสิ้นสุดกระบวนการต้องสอดคล้องกับความพร้อมของอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการ กระบวนการไม่สามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้องหากกล่าวคือกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการมาถึงแล้ว แต่วัตถุอินพุตไม่ได้เตรียมไว้อย่างเต็มที่

ช่วงเวลาของเหตุการณ์ที่เสร็จสิ้นกระบวนการตามกฎนั้นเชื่อมโยงอย่างเคร่งครัดกับช่วงเวลาของการบัญชีสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการนี้ (การรับรู้ธุรกรรมทางธุรกิจ) ในระบบบัญชีขององค์กร

เวลานำกระบวนการมักจะได้รับ:

เพื่อบัญชีสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการโดยเฉพาะเพื่อควบคุมเวลาของการดำเนินการจำเป็นต้องบันทึกในเอกสารและ / หรือในระบบข้อมูลอัตโนมัติ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า AIS) ช่วงเวลาของการเริ่มต้นและ เสร็จสิ้นกระบวนการและเปรียบเทียบกับกำหนดเวลามาตรฐานสำหรับการทำให้เสร็จ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดลักษณะเงื่อนไขสำหรับจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการให้ชัดเจน

ที่ตั้งของกระบวนการต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการและวิธีการดำเนินการตามกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น การบำรุงรักษา การซ่อมแซม หรือการทดสอบบางประเภทจะต้องดำเนินการในพื้นที่การผลิตที่มีอุปกรณ์พิเศษ การปฏิบัติงานในสถานที่อื่นนำไปสู่การละเมิดเทคโนโลยีที่จัดตั้งขึ้น ดังนั้นจึงไม่ได้คุณภาพที่ต้องการ ดังนั้นบุคคลที่กระทำการละเมิดจะต้องได้รับโทษ

ฟังก์ชั่น (การกระทำ) ที่ดำเนินการภายในกระบวนการ, ต้องปฏิบัติตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ในรายละเอียดงาน, ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนก, ข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยงานของวิทยาลัย

ฟังก์ชั่น (การกระทำ) อธิบายโดยกริยา: พัฒนา รูปแบบ จัดเตรียม จัดระเบียบ ตรวจสอบ ควบคุม ฯลฯ

ผู้ดำเนินการกระบวนการการบ่งชี้ของผู้ดำเนินการตามกระบวนการถือเป็นหนึ่งในจุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดของระเบียบนี้ ผู้ดำเนินการกระบวนการสามารถ:

• พนักงานที่ดำรงตำแหน่งบางอย่าง (มีอาชีพบางอย่าง);
• แผนกย่อยขององค์กร (โดยมีเงื่อนไขว่าขั้นตอนในการกำหนดผู้รับเหมาเฉพาะเป็นที่รู้จักหรือกำหนดไว้ในข้อบังคับ)
• คณะวิทยาลัยขององค์กร (คณะกรรมการ คณะกรรมการ วิทยาลัย สภา ผู้เชี่ยวชาญ หรือคณะทำงาน ฯลฯ)

หากไม่สามารถระบุผู้ดำเนินการเฉพาะได้ ให้กำหนดบทบาท (ชุดของหน้าที่ สิทธิและความรับผิดชอบ) ที่จำเป็นในการดำเนินการตามกระบวนการที่อธิบายไว้ในข้อบังคับอย่างน้อยหนึ่งกระบวนการภายในกรอบของข้อบังคับ นอกจากนี้ เพื่อดำเนินการตามกระบวนการที่อธิบายไว้ในข้อบังคับ การกระทำของผู้บริหารของผู้จัดการที่เกี่ยวข้องจะระบุผู้ปฏิบัติงานเฉพาะของบทบาทที่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น หากต้องการทดสอบพนักงานของเวิร์กช็อปที่อยู่ห่างไกลจากสำนักงานกลางของบริษัท จะมีการสร้างหน่วยงานชั่วคราวขึ้น:

การทดสอบคนงาน ณ ที่ตั้งกองพลน้อยของการประชุมเชิงปฏิบัติการระยะไกลดำเนินการโดยหน่วยงานทดสอบซึ่งประกอบด้วย:

• หัวหน้าลิงค์แต่งตั้งโดยคำสั่งของอธิบดี
• ตัวแทนวิศวกร ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้าร้าน

ตัวดำเนินการที่ระบุต้องสอดคล้องกับขนาดของกระบวนการ ดังนั้นจึงอนุญาตให้พูดว่า:

การตรวจสอบสภาพทางเทคนิคของอุปกรณ์ ร้านผลิตสังคมผลิตโดยแผนกหัวหน้าช่าง

อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงอุปกรณ์บางประเภท จำเป็นต้องระบุพนักงานคนใดคนหนึ่ง:

การควบคุมสภาพทางเทคนิคของอุปกรณ์รอกของร้านผลิตของบริษัทนั้นดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแผนกหัวหน้าช่าง

หากกำหนดผู้ดำเนินการเฉพาะของกระบวนการทันทีก่อนดำเนินการตามกระบวนการ (เช่น ผู้ดำเนินการในธนาคาร) กฎระเบียบหรือการดำเนินการด้านกฎระเบียบอื่นๆ ควรกำหนดขั้นตอนในการกำหนดพนักงานเฉพาะที่ดำเนินการตามกระบวนการนี้

กฎระเบียบควรบันทึกช่วงเวลาของการถ่ายโอนการควบคุมกระบวนการ (หรือการถ่ายโอนวัตถุในกระบวนการ) จากนักแสดงคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งอย่างชัดเจน

กฎระเบียบ นอกเหนือจากที่อธิบายไว้ในรายละเอียดงาน ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกหรือหน่วยงานของวิทยาลัย อาจกำหนด:

• หน้าที่ของพนักงาน หน่วยงาน องค์กรวิทยาลัย
• สิทธิแรงงาน
• ความรับผิดชอบของพนักงาน
ที่จำเป็นในการดำเนินการตามกระบวนการที่อธิบายไว้

นักพัฒนาต้องแน่ใจว่าหน้าที่เพิ่มเติม สิทธิและความรับผิดชอบของนักแสดงไม่ขัดแย้งกับหน้าที่ที่มีอยู่ และหากจำเป็น ให้ริเริ่มที่จะเปลี่ยนแปลงข้อบังคับท้องถิ่นที่มีอยู่

ในบรรดาผู้ดำเนินการกระบวนการ ผู้จัดการ (หรือเจ้าของ) ของกระบวนการมีความโดดเด่น - พนักงานที่จัดระเบียบการดำเนินการตามกระบวนการตามกฎที่กำหนดไว้: ตัดสินใจที่จุดสำคัญในกระบวนการทำให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ของกระบวนการตรงตาม ข้อกำหนดและเป้าหมายของกระบวนการ

เพื่อให้กระบวนการทำงานได้อย่างถูกต้อง จำเป็นที่:

• การตัดสินใจของผู้จัดการกระบวนการนั้นถูกต้องตามกฎหมาย (พนักงานมีสิทธิ์ที่จะให้คำแนะนำโดยตรงกับผู้ดำเนินการกระบวนการอื่น ๆ หรือมีกลไกทางกฎหมายอื่นในการเปลี่ยนความคิดริเริ่มในการบริหารของผู้จัดการให้เป็นคำสั่งที่มีผลผูกพัน);
• ผู้จัดการกระบวนการมีสิทธิ์ในการจัดการทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จัดการงบประมาณของกระบวนการ มีอิทธิพลต่อการเลือกนักแสดง เริ่มการดำเนินการบางอย่างภายในกระบวนการ ฯลฯ)
• ผู้จัดการกระบวนการสนใจที่จะบรรลุผลตามที่ต้องการ (เนื่องจากความสมดุลของแรงจูงใจเชิงบวกและเชิงลบ (ความรับผิดชอบ))

เอกสารกระบวนการหลักสูตรของกระบวนการที่แสดงใน:

• เริ่ม, หยุดชั่วคราว, สิ้นสุดกระบวนการ,
• การรับและส่งวัตถุอินพุตและเอาต์พุต
• การเปลี่ยนสถานะของวัตถุอินพุตและเอาต์พุต
• การตัดสินใจที่จุดแตกแขนงของกระบวนการ
• การแต่งตั้งผู้บริหารกระบวนการ
• กำหนดสถานที่ดำเนินการของกระบวนการ ฯลฯ
ควรสะท้อนให้เห็นในเอกสารและ/หรือในฐานข้อมูลของเอไอเอส

รายละเอียดของข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการถูกกำหนดโดยเป้าหมายเดียวกันกับที่มีการควบคุมกระบวนการนี้ โปรดทราบว่าการดำเนินการเอกสารและ / หรือการป้อนข้อมูลลงใน AIS จะเพิ่มเวลาของกระบวนการและทำให้ผู้รับเหมามีความต้องการเพิ่มขึ้น ในทางกลับกัน ความสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับการขาดข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการอาจร้ายแรงกว่า เนื่องจากตามกฎแล้ว การวิเคราะห์ข้อมูลที่สะสมเกี่ยวกับการดำเนินการตามกระบวนการจะนำไปสู่การนำไปใช้ การตัดสินใจลงทุนที่เกี่ยวข้องกับปริมาณมากและ/หรือเน้นในระยะยาว เมื่อดำเนินการตามกฎระเบียบจำเป็นต้องอธิบายให้ผู้ดำเนินการทราบถึงเป้าหมายของการกระทำเหล่านั้นที่ทำหน้าที่รวบรวมความจำเป็น ข้อมูลการวิเคราะห์เกี่ยวกับกระบวนการ

เมื่ออธิบายกระบวนการ ควรแสดงรายการเอกสารที่สะท้อนถึงความคืบหน้าของการดำเนินการ เช่นเดียวกับเอกสารที่ประมวลผลและสร้างขึ้นในระหว่างกระบวนการ รูปแบบของเอกสารสามารถรวมกันเป็นหนึ่งได้ (เช่น ในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิค) และไม่เป็นเอกภาพ - องค์กรพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ ในกรณีหลัง มีความจำเป็น (และในกรณีเดิมเป็นที่พึงปรารถนา) ภาคผนวกของระเบียบข้อบังคับประกอบด้วยรูปแบบของเอกสาร กฎเกณฑ์ และ/หรือตัวอย่างความสมบูรณ์ (ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง) ในเวลาเดียวกัน การอ้างอิงถึงภาคผนวกที่เกี่ยวข้องจะระบุไว้ในเนื้อหาของข้อบังคับ

นักพัฒนาซอฟต์แวร์ต้องเข้าใจการเคลื่อนไหวของเอกสารที่ใช้ในกระบวนการควบคุมอย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สิ่งนี้จะช่วยจัดโครงสร้างกระบวนการให้ดีขึ้น

หมายถึงการควบคุมการดำเนินการของกระบวนการ สำหรับกระบวนการที่มีการควบคุม ทั้งองค์กรของการดำเนินการตามกระบวนการ (ต้องเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ) และผลลัพธ์ที่แท้จริงของการดำเนินการตามกระบวนการนั้นอยู่ภายใต้การควบคุม และหากกระบวนการนั้นซับซ้อน ใช้เวลานานหรือมีราคาแพง ข้อมูลระดับกลางในหลักสูตร ของกระบวนการ

การควบคุมกระบวนการ หมายถึงการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้จริง (หรือขั้นกลาง) ของกระบวนการกับการวางแผนและ/หรือกำหนดโดยกฎหมายที่เกี่ยวข้อง งาน เกณฑ์ ฯลฯ (ในโหมดปัจจุบัน เป็นระยะ ๆ เฉพาะเจาะจง) เช่นเดียวกับการดำเนินการหรือการเริ่มต้นของการกระทำที่มุ่งลดความเบี่ยงเบนที่ระบุให้น้อยที่สุด รวมถึงการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขกฎการดำเนินการตามกระบวนการ

ดังนั้นเมื่ออธิบายวิธีการควบคุมในข้อบังคับควรระบุสิ่งต่อไปนี้:

• เกณฑ์มาตรฐาน (รวมถึงกฎสำหรับการคำนวณค่า, ความถี่ของการคำนวณ, โซนวิกฤตของค่า, กฎสำหรับการดำเนินการเมื่อถึงโซนวิกฤต);
• ผู้ปฏิบัติงานที่ทำหน้าที่ควบคุม (แน่นอนว่าควรมีสิทธิเพียงพอที่จะมีอิทธิพลต่อกระบวนการควบคุม)

ดังนั้น ฟังก์ชันการควบคุมจึงเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของวงจรการปรับปรุงกระบวนการ

ตามกฎแล้ว การดำเนินการควบคุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขกระบวนการ ควบคู่ไปกับการจัดกระบวนการดำเนินการตามกระบวนการตามกฎที่ระบุ จะดำเนินการโดยผู้จัดการกระบวนการ ฟังก์ชั่นการควบคุมที่เต็มเปี่ยมควรดำเนินการโดยผู้จัดการระดับสูง

ตัวอย่าง: กระบวนการทำงานตามสัญญาได้รับการจัดการโดยภัณฑารักษ์สัญญา (หน้าที่ของพวกเขารวมถึงการจัดทำร่างสัญญา, มีส่วนร่วมในการเจรจากับคู่สัญญา, การจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามสัญญา, การตรวจสอบการปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา ฯลฯ ) และควบคุมงานสัญญาจ้างให้กับองค์กรประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

อีกตัวอย่างหนึ่ง: กำลังทดสอบพนักงานฝ่ายผลิตขององค์กร ความรู้ทางวิชาชีพผ่านการทดสอบ กระบวนการนี้จัดการโดยหัวหน้าแผนกบุคคลการควบคุมดำเนินการโดยหัวหน้าวิศวกร - รองผู้อำนวยการทั่วไปคนแรกเนื่องจากในองค์กรนี้เขารับผิดชอบการจัดการกิจกรรมการผลิต

คำอธิบายของวิธีการควบคุมของกระบวนการควบคุมทั้งหมดสามารถวางไว้ในส่วนอิสระของกฎระเบียบ (ดูด้านล่างคำอธิบายในส่วน "การควบคุม")

ดังนั้นเราจึงได้ระบุลักษณะของกระบวนการซึ่งบ่งชี้ว่าจำเป็นสำหรับการควบคุมที่ถูกต้อง ตอนนี้เรามาพูดถึงรูปแบบของข้อกำหนดเหล่านี้ในข้อความของข้อบังคับกัน

การสร้างข้อความมาตรา

ส่วนกระบวนการย่อยของข้อบังคับกระบวนการมักจะแบ่งออกเป็นส่วนย่อย หนึ่งส่วนสำหรับแต่ละกระบวนการย่อย ที่จุดเริ่มต้นของส่วนย่อย วัตถุประสงค์ของกระบวนการย่อยและเงื่อนไขสำหรับการเริ่มกระบวนการจะถูกกำหนดขึ้น เพิ่มเติมตามสูตร:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

อธิบายการกระทำ ลำดับที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการย่อย เนื่องจากภาษารัสเซียค่อนข้างยืดหยุ่นและไม่ได้กำหนดลำดับของคำในประโยค วลีที่อธิบายการกระทำเบื้องต้นสามารถนำมาพิจารณาได้ สถานการณ์ต่างๆ. ตัวอย่างเช่น หากการมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ของกระบวนการเป็นสิ่งสำคัญ จุดเริ่มต้นของวลีจะอ้างอิงถึงผลลัพธ์:

ใบรับรองลูกหนี้ ณ สิ้นเดือนที่รายงาน (ตามรูปแบบของข้อ ... ของภาคผนวกของระเบียบนี้) จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของข้อมูลการบัญชีโดยหัวหน้า ฝ่ายการเงินบริษัทไม่เกินวันที่ 3 ของเดือนถัดจากวันที่รายงาน

หากส่วนของข้อบังคับมีโครงสร้างเพื่อให้ย่อหน้าสอดคล้องกับตำแหน่งพนักงานของแผนกการเงิน กฎข้างต้นจะมีลักษณะดังนี้:

ไม่เกินวันที่ 3 ของเดือนถัดจากเดือนที่รายงาน หัวหน้าฝ่ายการเงินของบริษัท บนพื้นฐานของข้อมูลทางบัญชี เตรียมหนังสือรับรองลูกหนี้ ณ สิ้นเดือนที่รายงาน (ในรูปแบบข้อ . ..ของภาคผนวกระเบียบนี้).

ไม่ว่าในกรณีใด นักพัฒนาซอฟต์แวร์จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุคุณลักษณะที่สำคัญทั้งหมดของกระบวนการไว้ในคำอธิบาย แต่คำอธิบายโดยรวมไม่ได้กลายเป็นสิ่งที่เข้าใจยาก

ที่ส่วนท้ายของส่วนย่อย เงื่อนไขสำหรับการยุติกระบวนการ การดำเนินการที่จำเป็นในการบัญชีสำหรับการดำเนินการของกระบวนการ และวิธีการควบคุมการดำเนินการของกระบวนการมักจะระบุ

ควรอธิบายกระบวนการนี้ด้วยความเก่งกาจสูงสุด สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งโครงสร้างของกระบวนการและกับพารามิเตอร์ของกระบวนการ

น่าเสียดายที่กฎข้อบังคับมักจะอธิบายเฉพาะสถานการณ์ปกติเท่านั้น ซึ่งไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องมีข้อบังคับ ในทางตรงกันข้าม ความขัดแย้งที่ต้องแก้ไขเกิดขึ้นตามกฎเมื่อกระบวนการเบี่ยงเบนไปจาก "ถนนสายหลัก" ดังนั้น ระเบียบข้อบังคับควรคล้ายกับโปรแกรมสำหรับคอมพิวเตอร์: กระบวนการไม่ควร "หยุด" ในสถานการณ์ต่างๆ

แต่ถ้าในการเขียนโปรแกรม วิธีเดียวในการต่อสู้กับ "การหยุดนิ่ง" คือคำอธิบายอย่างละเอียดของกรณีที่เป็นไปได้ทั้งหมดของความคืบหน้าในการคำนวณ เมื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ วิธีการดังกล่าวไม่สามารถทำได้ในหลักการเสมอไป ดังนั้น คำแนะนำสำหรับนักพัฒนาคือ กฎข้อบังคับจะอธิบายตัวเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับกระบวนการนี้ และพฤติกรรมในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ไม่ค่อยเกิดขึ้นจะถูกควบคุมโดยพนักงานที่รับผิดชอบหรือคณะทำงาน (อาจสร้างและประชุมกันโดยเฉพาะเพื่อแก้ไข สถานการณ์ฉุกเฉินในกระบวนการนี้) ตามคำแนะนำนี้ เราไม่ควรมองข้ามความจริงที่ว่าการยอมรับการตัดสินใจผิดปรกติโดยพนักงานที่รับผิดชอบ และยิ่งกว่านั้นโดยคณะทำงานของวิทยาลัย จะต้องใช้เวลาเพิ่มเติม การดำเนินการของโซลูชันที่ได้มาตรฐานในข้อบังคับสามารถดำเนินการได้ทันที

เพื่ออำนวยความสะดวกในการรับรู้ข้อความของกฎระเบียบในส่วนหลักสามารถอธิบายได้เฉพาะสถานการณ์ปกติที่มีความเบี่ยงเบนที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด คำอธิบายของสถานการณ์ฉุกเฉินที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นพร้อมกับกฎของการดำเนินการสามารถรวมอยู่ในภาคผนวก (เปรียบเทียบกับการสร้างคำแนะนำสำหรับการทำงานของเครื่องใช้ในครัวเรือน); หากจำเป็นต้องสร้างคณะทำงาน บทบัญญัติในนั้นจะถูกพัฒนาแยกกัน ควบคู่ไปกับข้อความของข้อบังคับ

สำหรับพารามิเตอร์ของกระบวนการควบคุม: รายการต่าง ๆ ตารางที่มีค่าตัวเลข ฯลฯ ขอแนะนำให้รวมไว้ในภาคผนวกของกฎระเบียบหรือแม้กระทั่งแยกออกเป็นการดำเนินการด้านกฎระเบียบและการบริหารที่แยกจากกัน สิ่งนี้จะเพิ่ม "อายุขัย" ของกฎระเบียบ: ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบและ / หรือค่าของพารามิเตอร์ การเปลี่ยนแปลงจะต้องทำในภาคผนวกเท่านั้น มิฉะนั้นข้อความของกฎระเบียบจะไม่เปลี่ยนแปลงเลย .

ควรอธิบายกระบวนการย่อยของกระบวนการควบคุมในลำดับใด ที่เป็นธรรมชาติที่สุดคือคำอธิบายของกระบวนการย่อยตามขั้นตอนของวงจรชีวิตของวัตถุหลักซึ่งประมวลผลโดยกระบวนการที่อธิบายไว้

ตัวอย่างเช่น ในกฎระเบียบสำหรับการพัฒนาเอกสารกำกับดูแล อาจมีส่วนต่อไปนี้:

• การเริ่มต้นของการพัฒนาเอกสารกำกับดูแล
• การพัฒนาร่างเอกสารกำกับดูแล
• การอนุมัติร่างเอกสารกำกับดูแล
• การอนุมัติเอกสารกำกับดูแล
• การดำเนินการตามเอกสารกำกับดูแล
• แจ้งพนักงานเกี่ยวกับเอกสารกำกับดูแล
• ตรวจสอบการดำเนินการตามเอกสารกำกับดูแล
• การเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมเอกสารการกำกับดูแล
• การยกเลิกเอกสารกำกับดูแล
• การจัดเก็บเอกสารกำกับดูแล

หากวงจรชีวิตเป็นชุดของวงจรที่ซ้อนกัน แบบต่อเนื่อง หรือแบบคู่ขนาน คำอธิบายจะเริ่มต้นด้วยวงจรที่เร็วที่สุด

ตัวอย่างเช่น กฎระเบียบสำหรับการจัดการอุปกรณ์และเครื่องมือสำหรับ ยกเครื่องบ่อน้ำ (ภายใน เอกสารกฎเกณฑ์ผู้ให้เช่าอุปกรณ์) แบ่งออกเป็นสามส่วนหลัก:

• การปฏิบัติตามคำสั่งสำหรับอุปกรณ์และเครื่องมือ (รอบการทำงานแรก - อธิบายปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เช่าและผู้ให้เช่า)
• สร้างความมั่นใจในความพร้อมทางเทคนิคของอุปกรณ์และเครื่องมือ (รอบการทำงานที่สอง - อธิบายกระบวนการวินิจฉัย บำรุงรักษา และซ่อมแซมที่ดำเนินการโดยผู้ให้เช่า)
• การจัดการเงินทุนหมุนเวียนของอุปกรณ์และเครื่องมือและการตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (วงจรการลงทุน - อธิบายวงจรการตัดสินใจโดยเจ้าของผู้ให้เช่า)

ในส่วนข้อความของข้อบังคับ (ส่วนที่ 1 - 5) ตาราง ตัวเลข แผนภาพ ฯลฯ หากมีค่อนข้างมาก มักจะไม่ให้ - ให้ใส่ไว้ในภาคผนวกของระเบียบ (ส่วนที่ 6) . สามารถวางตารางหรือองค์ประกอบกราฟิกสองสามรายการในข้อความได้

ส่วนที่ 4 ความรับผิด

ส่วนนี้กำหนดความรับผิดชอบของนักแสดงสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ:

การไม่ปฏิบัติ (การปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม) ของกฎระเบียบเหล่านี้โดยพนักงานของบริษัทถือเป็นการละเมิดโดยพวกเขา หน้าที่ราชการ. พนักงานของ บริษัท ต้องรับผิดชอบต่อการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ (การปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม) ตามกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

หมวด 5 การควบคุม

ส่วนนี้อธิบายวิธีการติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยทั่วไป:

การควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ได้รับมอบหมายให้<наименование должности>.

หมวด 6 การสมัคร

ข้อบังคับส่วนนี้ให้บริการและข้อมูลเสริมเกี่ยวกับกระบวนการควบคุม องค์ประกอบของข้อมูลนี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเนื้อหาของกฎระเบียบ เราจะให้ความเห็นเกี่ยวกับประเภทของแอปพลิเคชันที่พบบ่อยที่สุด

ส่วนที่ 6.1. "ลักษณนามและหนังสืออ้างอิง"

แอปพลิเคชั่นนี้มีข้อมูลอ้างอิง รวมถึงตัวแยกประเภทและหนังสืออ้างอิง: รายการ ตารางค่า ฯลฯ

การพัฒนาตัวแยกประเภทและหนังสืออ้างอิงเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในการพัฒนากฎระเบียบ การจำแนกประเภทควรเริ่มกระบวนการพัฒนาข้อบังคับ หากนักพัฒนาแสดงความเร่งรีบ (และสิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง - คุณต้องการแสดงผลทันที) ผลที่ตามมาก็น่าเสียดายมาก ตามแนวทางปฏิบัติ เราต้องกลับไปใช้ตัวแยกประเภทในเกือบทุกขั้นตอนของการออกแบบองค์กร จนถึงขั้นสุดท้าย

การจำแนกประเภทเดียวมีส่วนช่วยในการรวมมุมมองของนักแสดงในกระบวนการควบคุม ประสิทธิภาพของการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามกระบวนการควบคุมนั้นขึ้นอยู่กับการจำแนกประเภทที่ประสบความสำเร็จ

ข้อมูลอ้างอิงกำหนดความเชื่อมโยงระหว่างออบเจกต์การจำแนกประเภทที่จัดโครงสร้างหัวเรื่องและกำหนดเส้นทางของกระบวนการควบคุมในระดับหนึ่ง

ลักษณนามควรมีความอเนกประสงค์มากที่สุด ข้อกำหนดขั้นต่ำคือความสอดคล้องของตัวแยกประเภทนักแสดงและผู้บริโภคของผลลัพธ์ของกระบวนการ

ระบบการจำแนกประเภทสำหรับวัตถุบางประเภทต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้ (cf.):

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุที่จัดอยู่ในหมวดหมู่การจำแนกประเภทเดียว
• มีความยืดหยุ่นและความสามารถเพียงพอและมีความครบถ้วนที่จำเป็น
• มีความลึกเพียงพอและสมเหตุสมผลทางเศรษฐกิจ
• จัดเตรียมอินเทอร์เฟซ (ถ้าเป็นไปได้) กับการจัดประเภทอื่น ๆ ของวัตถุเดียวกัน
• รับรองความเรียบง่ายของกระบวนการรักษาลักษณนาม
• ให้การประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัตถุที่จัดประเภทโดยอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการพัฒนาลักษณนามสำหรับความต้องการของการควบคุมกระบวนการ ผู้บริโภคของข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการซึ่ง "ทำเครื่องหมาย" ตามลักษณนามที่ยอมรับได้หลากหลาย หน่วยงานที่ทำหน้าที่. ดังนั้นตัวแยกประเภทต้องมีระดับของรายละเอียดที่ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการสามารถประมวลผลโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกัน

องค์กรเช่าอุปกรณ์จากกองทุนหมุนเวียน เพื่อกำหนดการลงทุนในการเติมเต็มเงินทุนหมุนเวียนจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาของการหมุนเวียนของอุปกรณ์

ในกรณีที่ง่ายที่สุด เวลาที่ต้องการจะถูกวัดเป็นระยะเวลาจากช่วงเวลาหนึ่งของการยอมรับและการส่งอุปกรณ์ไปยังผู้เช่าไปยังอีกช่วงเวลาหนึ่ง จากมุมมองทางเศรษฐกิจ ภายในกรอบระยะเวลาการหมุนเวียนทั่วไป เราควรแยกความแตกต่างระหว่างระยะเวลาที่อุปกรณ์อยู่กับผู้เช่า - เมื่ออุปกรณ์นำรายได้มาสู่องค์กร และระยะเวลาที่อุปกรณ์อยู่ที่องค์กร เมื่อ อุปกรณ์ทำให้เกิดค่าใช้จ่าย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม การวิเคราะห์โดยละเอียดค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่อุปกรณ์อยู่ที่องค์กรจำเป็นต้องแยกแยะอุปกรณ์สามสถานะ: อุปกรณ์ที่อยู่ระหว่างการซ่อมแซม, อุปกรณ์ในคลังสินค้าในสถานะความพร้อมทางเทคนิค, อุปกรณ์ระหว่างทาง

ดังนั้น สำหรับการวิเคราะห์ทางเทคนิคและเศรษฐกิจที่ถูกต้องของกระบวนการเช่าอุปกรณ์ จำเป็นต้องระบุและบันทึกในเอกสารที่มาพร้อมกับกระบวนการอย่างน้อยสี่สถานะของอุปกรณ์

หากการกำหนดวัตถุจัดประเภทให้กับประเภทการจัดประเภทมีความคลุมเครือ หรือการมอบหมายไปยังประเภทการจำแนกประเภทที่แตกต่างกันไม่นำไปสู่ผลที่ต่างกัน อย่างน้อยการจัดประเภทดังกล่าวก็ไร้ประโยชน์อย่างน้อย

ผู้เชี่ยวชาญในแนวทางกระบวนการได้ทำลายสำเนาหลายชุดเมื่อตัดสินใจว่าจะจัดประเภทกระบวนการเป็นพื้นฐาน เสริม การจัดการ ฯลฯ อย่างไรก็ตาม การจำแนกประเภทนี้ไม่มีผลที่ตามมาจากพื้นฐานที่แตกต่างกันในวิธีการอธิบาย การนำไปใช้ การควบคุม การจัดทำงบประมาณ (อยู่ที่ไหน กระบวนการจัดทำงบประมาณ...) นอกจากนี้ ความคลุมเครือของการจำแนกกระบวนการและการแบ่งแยกออกเป็นหมวดหมู่เหล่านี้สามารถนำไปสู่การละเมิดกฎหมายแรงงาน ดังนั้นการจัดประเภทดังกล่าวจึงไม่เพียงแต่ไม่ได้ผลเท่านั้น แต่ยัง (อาจ) ผิดกฎหมายด้วย

คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการจำแนกประเภทและวิธีการจัดประเภทที่มีอยู่จาก , , , , , เป็นตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ในการพิจารณา

ตัวแยกประเภทรัสเซียทั้งหมด ตัวแยกประเภทอุตสาหกรรม ตัวแยกประเภทที่ใช้โดยซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาควรใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างตัวแยกประเภท หากไม่สามารถทำซ้ำการจำแนกประเภทขององค์กรภายนอกแบบคำต่อคำได้ ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยง "ความยากในการแปล" จึงควรจัดให้มีวิธีการเปลี่ยนการจำแนกประเภทหนึ่งเป็นอีกประเภทหนึ่ง แม้จะมีสิ่งเล็กน้อยที่ไม่สำคัญ มาตรฐาน ISO 15926 ระบบอัตโนมัติทางอุตสาหกรรมและการบูรณาการ การรวมข้อมูลวงจรชีวิตของโรงงานผลิตต่อเนื่อง รวมถึงอุปกรณ์การผลิตน้ำมันและก๊าซ จะดีกว่าที่จะมอบหมายงานของการบูรณาการตัวแยกประเภทและไดเรกทอรีให้กับผู้เชี่ยวชาญ

หากตัวแยกประเภทและไดเร็กทอรีต่างกันเชื่อมต่อกัน กฎการปรับฐานข้อมูลให้เป็นมาตรฐานจะถูกใช้

หากตัวแยกประเภทและหนังสืออ้างอิงที่ใช้ในกระบวนการควบคุมสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ควรมีการกำหนดขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมในหนังสืออ้างอิงและตัวแยกประเภทในกฎข้อบังคับเองหรือในเอกสารแยกต่างหาก

ส่วนที่ 6.2. "แบบฟอร์มและกฎสำหรับการประมวลผลเอกสาร"

ภาคผนวกนี้ให้แบบฟอร์มและอธิบายกฎสำหรับการประมวลผลเอกสารที่มาพร้อมกับการดำเนินการตามกระบวนการควบคุม

ตามกฎแล้วจะได้รับ:

• แบบฟอร์มเอกสาร (ยังไม่สมบูรณ์);
• ตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร
• กฎการกรอกแบบฟอร์ม (หากมีตัวเลือกการกรอกที่ไม่เหมาะสมที่จะนำเสนอในรูปแบบของตัวอย่าง)
• กฎการนับเอกสาร

กติกาการกรอกแบบฟอร์ม เอกสารรวมกำหนดกฎหมายปัจจุบัน ในกรณีนี้ ให้อ้างอิงถึงพระราชบัญญัติที่มีการกำหนดกฎเกณฑ์ดังกล่าวไว้ในข้อบังคับก็เพียงพอแล้ว รูปแบบของเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐาน (เช่น รูปแบบของเอกสารที่พัฒนาโดยองค์กรเอง) ควรอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในภาคผนวกของกฎระเบียบ

ให้เราอาศัยหลักการของการพัฒนารูปแบบเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐาน เอกสารที่มาพร้อมกับกระบวนการทำหน้าที่หลายอย่าง (cf.):

• หลักฐาน - ยืนยันความเป็นจริงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
• ข้อมูล - ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับกระบวนการบัญชีและการวิเคราะห์
• ควบคุม - ทำให้สามารถควบคุมการดำเนินการของกระบวนการทำงาน บุคคลฯลฯ ;
• สะสม - เป็นผู้ให้บริการวัสดุและการจัดเก็บข้อมูล (ฟังก์ชั่นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่มีการจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ)

ฟังก์ชันเหล่านี้จะกำหนดข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มและเนื้อหาของเอกสาร

ข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดบังคับของเอกสารหลักเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีนั้นกำหนดไว้ในข้อ 13 ของระเบียบว่าด้วยการบัญชีและ งบการเงินในสหพันธรัฐรัสเซีย :

เอกสารทางบัญชีหลักต้องมีรายละเอียดบังคับดังต่อไปนี้: ชื่อของเอกสาร (แบบฟอร์ม), รหัสแบบฟอร์ม; วันที่รวบรวม; ชื่อขององค์กรที่ร่างเอกสาร; เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจ เมตรธุรกรรมทางธุรกิจ (ในแง่กายภาพและการเงิน); ชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจและความถูกต้องของการดำเนินการ ลายเซ็นส่วนตัวและการถอดเสียงของพวกเขา (รวมถึงกรณีของการสร้างเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์)

ข้อกำหนดเหล่านี้พร้อมการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมควรนำมาพิจารณาเมื่อทำการพัฒนาเอกสารรูปแบบอื่นที่ไม่ได้มาตรฐาน (ไม่จำเป็นต้องทำบัญชี)

• ความสะดวกและเข้าใจง่ายของพนักงานในการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร หลักเกณฑ์การกรอกแบบฟอร์มเอกสาร และความหมายของรายการที่ทำ
• ความสามารถทางกายภาพในการอ่านข้อความของเอกสารและป้อนข้อความที่จำเป็นในรูปแบบของเอกสาร (แบบอักษรต้องมี "ขนาดที่อ่านได้" ฟิลด์สำหรับรายการที่เขียนด้วยลายมือต้องมีขนาดเพียงพอ)
• ความเร็วในการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร
• ความสามารถในการสแกน คัดลอก ส่งโดยแฟกซ์เอกสารโดยไม่บิดเบือนและ / หรือสูญเสียเนื้อหา
• ต้นทุนขั้นต่ำสำหรับการผลิตแบบฟอร์มเอกสาร: ความกะทัดรัด, การขาดองค์ประกอบกราฟิกที่ไม่จำเป็น;
• การปฏิบัติตามเอกสารบนกระดาษพร้อมแบบฟอร์มบนหน้าจอใน AIS (ถ้าใช้)

ตามหลักการแล้ว รูปแบบของเอกสารควรเป็นที่เข้าใจสำหรับพนักงานที่กรอกข้อมูลโดยไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม ในการดำเนินการนี้ แบบฟอร์มอาจมี "คำใบ้" เช่น "ขีดเส้นใต้สิ่งที่คุณต้องการ" "เลือกจากไดเรกทอรี ... " เป็นต้น คำแนะนำสำหรับการพัฒนาแบบฟอร์มมีให้ในวินาที 2.3, 4.5.

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจัดวางลายเซ็นของผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ การวางลายเซ็นทั้งหมดไว้ในที่เดียวในเอกสารไม่ถูกต้อง เนื่องจากพนักงานที่ลงนามในเอกสารมักจะรับผิดชอบต่อเนื้อหาของเอกสารเพียงบางส่วนที่สอดคล้องกับส่วนของกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสาร

ไม่ได้อยู่ในรูปแบบเอกสารที่จะให้วลีที่อธิบายว่าพนักงานกำลังเซ็นชื่อเพื่ออะไร ตัวอย่างเช่น:

ส่งมอบอุปกรณ์จากการซ่อม
ช่างทำกุญแจ ________________ (ชื่อเต็ม)
รับอุปกรณ์จากการซ่อมแซมและตรวจสอบว่าอุปกรณ์ใช้งานได้ดี, เอกสารที่ต้องใช้มีบันทึกการซ่อมแซมและทดสอบในหนังสือเดินทางของอุปกรณ์และมีใบอนุญาตสำหรับการดำเนินงาน
วิศวกรเครื่องกล ________________ (ชื่อเต็ม)

หากคำอธิบายดังกล่าวไม่ได้ให้ในรูปแบบของเอกสาร จะต้องระบุในข้อความของข้อบังคับ

ตัวอย่างของการกรอกแบบฟอร์มเอกสารที่ให้ไว้ในภาคผนวกของข้อบังคับนั้นสอดคล้องกับสถานการณ์ทั่วไปที่สุด

หากมีตัวเลือกการกรอกจำนวนมาก ขอแนะนำให้ระบุกฎสำหรับการกรอกแบบฟอร์มเอกสารในรูปแบบของตาราง คอลัมน์หนึ่งแสดงรายการเขตข้อมูลของเอกสาร และอีกคอลัมน์หนึ่งมีกฎสำหรับการกรอก: แหล่งที่มาของค่า (เช่น หนังสืออ้างอิงที่ได้รับอนุมัติหรือการอ่านเครื่องมือ) การพึ่งพาค่าที่ระบุในค่าของฟิลด์เอกสารอื่นๆ (เช่น สูตร) หากเอกสารถูกกรอกโดยนักแสดงหลายคน คอลัมน์ที่สามของตารางจะระบุพนักงานที่รับผิดชอบในการกรอกข้อมูลในฟิลด์นี้

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกฎการกำหนดหมายเลขเอกสาร เนื่องจากจะต้องตรวจสอบความสัมพันธ์ของเอกสารกับอ็อบเจ็กต์และการดำเนินการ ตลอดจนความสมบูรณ์ของการอ้างอิงของระบบเอกสาร ตัวอย่างเช่น:

จำนวนสัญญาซ่อมแซมเรือที่สรุประหว่างสถานประกอบการและผู้รับจ้างจะแสดงเป็น:

DR-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
ที่ไหน
XXX – รหัสตัวเลขสามหลักของ Operation Enterprise;
YYY - รหัสตัวเลขสามหลักของผู้รับเหมาตามที่กำหนดไว้ในรายชื่อผู้รับเหมาที่ได้รับอนุญาต
SS-NNN – รหัสเรือ ซึ่งอักขระสองตัวแรก (ตัวอักษร) ระบุประเภทเรือ อักขระสามตัวสุดท้าย - หมายเลขซีเรียลของเรือในชุดที่กำหนด (ประเภท)
DD - หมายเลขซีเรียลสองหลักของสัญญาซ่อมเรือ

จำนวนหนังสือรับรองการรับงานซ่อมแซมตามสัญญาซ่อมเรือแสดงในรูปแบบ:

อาร์-<Номер договора>/ซซ
ที่ไหน
ZZ - หมายเลขซีเรียลสองหลักของใบรับรองการยอมรับงานซ่อม

การเข้ารหัสเอกสาร "ด้วยตนเอง" ดังกล่าวมีความสำคัญหากมีการแนะนำเอกสารเช่นในโหมดทดสอบโดยไม่มีการสนับสนุนใน AIS หาก AIS รองรับเวิร์กโฟลว์ การเข้ารหัสที่ชาญฉลาดจะไม่เกี่ยวข้อง สัญญาณทั้งหมดของการดำเนินการที่ใส่ลงในโค้ด (ดังในตัวอย่างด้านบน) จะปรากฏในรูปแบบขยายในฟิลด์ของเอกสารและในฟิลด์ของฐานข้อมูล ดังนั้นจึงมีการเลือกเอกสารจากฐานข้อมูลตามค่าฟิลด์ที่ระบุ

บางครั้งรูปแบบของเอกสารจะแบ่งออกเป็นแบบบังคับและแบบแนะนำ ไม่อนุญาตให้เบี่ยงเบนจากกฎสำหรับการกรอกแบบฟอร์มบังคับ ตามแบบฟอร์มที่แนะนำ นักแสดงสามารถสร้างและใช้แบบฟอร์มของตนเองได้ ซึ่งสามารถให้รายละเอียดและ/หรือเพิ่มเติมข้อมูลที่อยู่ในแบบฟอร์มที่แนะนำได้โดยไม่ละเมิดโครงสร้าง

หากข้อบังคับไม่สามารถกำหนดรูปแบบของเอกสารได้ แต่มีข้อกำหนดบางประการสำหรับเนื้อหาของเอกสาร ขอแนะนำให้กำหนดข้อกำหนดเหล่านี้ในภาคผนวกของข้อบังคับ สถานการณ์ที่อธิบายไว้เกิดขึ้น เช่น เมื่อทำสัญญาในรูปแบบที่คู่สัญญาเสนอ ในกรณีนี้ ข้อบังคับมีข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของสัญญาหรือถ้อยคำโดยประมาณของข้อกำหนดที่องค์กรต้องยืนยันที่จะรวมไว้ในข้อความของสัญญา

นักพัฒนาซอฟต์แวร์ต้องเข้าใจวงจรชีวิตทั้งหมดของเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐานอย่างชัดเจน (การสร้าง การประมวลผล การเก็บถาวร การทำลาย)

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าเอกสารที่มีโครงสร้างดีสามารถปรับปรุงกระบวนการที่สะท้อนให้เห็นในเอกสารนี้ได้ ในแง่นี้ "วัตถุสำคัญกว่ากระบวนการ"

ส่วนที่ 6.3. "แผนภาพกระบวนการ"

ภาคผนวกนี้มีไดอะแกรมของกระบวนการที่อธิบายไว้ในข้อบังคับ

ไดอะแกรมกระบวนการมีไว้เพื่อเป็นตัวอย่าง เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจกฎระเบียบ และจะไม่แทนที่ข้อความของข้อบังคับ จากนี้ไปดังต่อไปนี้:

• เป็นการสมควรที่จะรวมไว้ในแผนภาพภาคผนวกนี้เฉพาะที่ซ้ำบ่อยและ/หรือส่วนใหญ่เท่านั้น กระบวนการที่สำคัญ; คุณไม่ควรทาสีตัวเลือกทั้งหมดสำหรับกระบวนการและยิ่งกว่านั้น - พยายามอธิบายไว้ในไดอะแกรมเดียว
• การเลือกภาษาของแผนงานควรถูกกำหนดโดยเป้าหมายของการสื่อสารที่สะดวกและชัดเจนที่สุดไปยังผู้อ่านข้อกำหนดของคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของการดำเนินการตามกระบวนการควบคุม เป็นการดีกว่าที่จะให้ "การประมาณการ" หลายขั้นตอนของกระบวนการหนึ่งๆ แทนที่จะพยายามอธิบายข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการในไดอะแกรมเดียวในคราวเดียว

หากนโยบายการกำหนดมาตรฐานภายในขององค์กรเรียกร้องให้ใช้ภาษาที่มีการกำหนดกระบวนการบางอย่าง องค์กรควรมีระเบียบวิธีที่เป็นเอกสารสำหรับการใช้ภาษาเหล่านั้น (เรียกว่า "แบบแผนการสร้างแบบจำลอง") เอกสารนี้กำหนดโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความหมายของสัญลักษณ์ที่ใช้ในไดอะแกรม ในกรณีที่ไม่มีเอกสารดังกล่าว ความหมายของการกำหนดควรกำหนดไว้ในข้อความของแอปพลิเคชัน

ภาษาที่เข้าใจง่ายที่สุดและเข้าใจง่ายที่สุดคือภาษาผังงาน (แนะนำโดยปริยายสำหรับใช้เมื่อเขียนข้อบังคับด้านการดูแลระบบ) ซึ่งสะท้อนถึงการกระทำและการแตกแขนง (การเปลี่ยนเงื่อนไข) อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับกระบวนการ (ดูความคิดเห็นข้างต้นในส่วน "คำอธิบายข้อกำหนด กระบวนการ วิธีการทำงาน")

มีการแนะนำเทคนิคคำอธิบายกระบวนการที่ดีใน คำแนะนำด้วยภาพและการปฏิบัติจาก

ไดอะแกรมสามารถแทนที่ข้อความของข้อบังคับได้หรือไม่? การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าโครงการที่มีรายละเอียดไม่เพียงพอจำเป็นต้องมีการชี้แจง แผนภาพที่มีรายละเอียดมากเกินไปไม่สามารถอ่านได้ นอกจากนี้ ไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กรที่ "ก้าวหน้า" มากเท่านั้นที่จะสามารถอ่านไดอะแกรมได้อย่างถูกต้อง ปัญหาหลักประการหนึ่งคือคำอธิบายในภาษา (ใด ๆ ) ของแผนงานของสาขาต่าง ๆ กฎที่มีข้อยกเว้น ฯลฯ ปรากฏการณ์ทั่วไปในธุรกิจภายในประเทศ ข้อความที่มีโครงสร้างดีย่อมจะรับมือกับการแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ แต่รูปแบบที่ดีจะไม่ฟุ่มเฟือย

มาตรา 6.4. "อัลกอริทึมของการคำนวณ"

อัลกอริธึมการคำนวณที่ใช้ในข้อบังคับสามารถวางไว้ในภาคผนวกนี้ อีกทางเลือกหนึ่งคือระบุอัลกอริธึมการคำนวณในคำแนะนำระเบียบวิธีและให้ลิงก์ในข้อบังคับ

เมื่ออธิบายอัลกอริธึมการคำนวณ จำเป็นต้องกำหนดสถานการณ์ที่ทำการคำนวณ วัตถุประสงค์ของการคำนวณ อธิบายตัวแปรอินพุตและเอาต์พุต รวมถึงค่าคงที่ ซึ่งระบุสำหรับแต่ละค่า:

• การกำหนด
• ชื่อ,
• ความหมาย,
• หน่วยวัด
• แหล่งข้อมูล (สำหรับค่าคงที่ ค่า)

เมื่ออธิบายแหล่งข้อมูลจำเป็นต้องตรวจสอบการซิงโครไนซ์ของค่าที่ใช้สำหรับการคำนวณ

มาตรา 6.5. "ตารางบทบาทของผู้ดำเนินการกระบวนการ"

ภาคผนวกนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อการอ้างอิงเนื่องจากสะดวกแสดงถึงโครงสร้างบทบาทของกระบวนการ

สามารถใช้บทบาทเพื่ออธิบาย:

• เมทริกซ์ความรับผิดชอบ
• ตาราง "กระบวนการ - ผู้ดำเนินการ - ฟังก์ชั่น - สิทธิ์ - ความรับผิดชอบ"

เมทริกซ์ความรับผิดชอบคือตารางที่แสดงรายการหน้าที่ที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น (ตามแถว) และตำแหน่งของตัวดำเนินการกระบวนการ (ตามคอลัมน์) และที่จุดตัดของแถวและคอลัมน์ บทบาทของผู้ดำเนินการนี้ใน ประสิทธิภาพของฟังก์ชันนี้ถูกระบุ: เริ่มต้น จัดระเบียบ เข้าร่วม จัดเตรียม ดำเนินการอย่างอิสระ ควบคุม ฯลฯ

ตาราง "กระบวนการ - ผู้ดำเนินการ - ฟังก์ชั่น - สิทธิ์ - ความรับผิดชอบ" เป็นตารางที่มีคอลัมน์ที่ระบุชื่อของกระบวนการ, ผู้ดำเนินการ, หน้าที่ของเขาภายในกระบวนการนี้, สิทธิ์ที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้, ความรับผิดชอบของผู้ดำเนินการ

ตารางทั้งสองจะให้ความช่วยเหลืออันล้ำค่าแก่ผู้พัฒนารายละเอียดงาน ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนก ข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยงานของวิทยาลัย เนื่องจาก "ภาระหน้าที่" ทั้งหมดของพนักงาน แผนก หรือหน่วยงานของวิทยาลัยประกอบด้วยหน้าที่ที่เขาทำภายในกระบวนการทั้งหมดของ องค์กร.

6. การสอนแบบมีระเบียบ

คำสั่งระเบียบวิธีกำหนดกฎแบบรวมและวิธีการสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการบางอย่างโดยไม่ขึ้นกับผู้ปฏิบัติงาน

โครงสร้างโดยประมาณของวิธีการสอนมีดังนี้:

• คำอธิบายโดยละเอียดเพียงพอของสาขาวิชาที่ใช้กฎและวิธีการที่อธิบายไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ขอแนะนำให้กำหนดหลักการของการจำแนกประเภทหรือรายการวัตถุที่ใช้ในกฎและวิธีการเหล่านี้อย่างเป็นระบบ
• คำอธิบายของเป้าหมายและกฎสำหรับการวิเคราะห์และการตีความผลลัพธ์ที่ได้รับตามวิธีการที่ระบุไว้
• ตัวอย่างการใช้กฎและวิธีการที่อธิบายไว้เอกสารประกอบการสมัคร

คำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธี (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของตัวแยกประเภทและรูปแบบของเอกสาร) ควรมีการพัฒนาและตกลงก่อนที่จะเขียนข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง คำแนะนำสำหรับการเขียนหัวข้อของการสอนระเบียบวิธีมีความคล้ายคลึงกับคำแนะนำข้างต้น

7. คำแนะนำในการทำงาน

คำแนะนำในการทำงานกำหนดขั้นตอนสำหรับการดำเนินการของแต่ละบุคคลหรือการกระทำที่สัมพันธ์กัน (หน้าที่) ดำเนินการโดยหน่วยงานเฉพาะหรือพนักงานขององค์กรภายในกระบวนการบางอย่าง

ตัวอย่างโครงสร้างการสอนงานมีดังนี้

ชื่อ
	เนื้อหา
1.	บทบัญญัติทั่วไป
1.1.	วัตถุประสงค์
1.2.	พื้นที่สมัคร
1.3.	การอ้างอิงเชิงบรรทัดฐาน
1.4.	ขั้นตอนการอนุมัติ แก้ไข และเพิ่มเติม
2.	ข้อกำหนด คำจำกัดความ และตัวย่อ
2.1.	ข้อกำหนดและคำจำกัดความ
2.2.	ตัวย่อ
3.	คำอธิบายข้อกำหนด กระบวนการ วิธีการทำงาน
4.	ความรับผิดชอบ
5.	ควบคุม
6.	แอปพลิเคชั่น
6.1.	หนังสืออ้างอิง
6.2.	แบบฟอร์มและกฎการประมวลผลเอกสาร
6.3.	ไดอะแกรมกระบวนการ
6.4.	อัลกอริทึมการคำนวณ

ขอแนะนำให้รวมตัวอย่างการดำเนินการแต่ละอย่าง (ฟังก์ชัน) โดยใช้แบบฟอร์มเอกสาร ฯลฯ ในคำแนะนำการทำงาน แนวปฏิบัติในการเขียนส่วนการสอนงานจะเหมือนกับข้างบน คำแนะนำในการทำงานควรเขียนขึ้นหลังจากที่ได้ตกลงกันเกี่ยวกับกฎระเบียบของกระบวนการแล้ว โดยส่วนที่ควรจะอธิบายไว้ในคำแนะนำในการทำงาน

8. องค์กรพัฒนาและปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ระเบียบเป็น "สัญญาทางสังคม" ของพนักงานขององค์กร มันเกิดขึ้นที่ไหนและเมื่อมีความจำเป็นอย่างมีสติสำหรับการแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบอย่างมีเหตุผล ความสามัคคีของความพยายามเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ร่วมกัน

สำหรับการควบคุมกระบวนการที่ประสบความสำเร็จ ผู้เข้าร่วมในกระบวนการและผู้บริโภคของผลลัพธ์จำเป็นต้องพยายามบรรลุตำแหน่งที่เป็นประโยชน์ร่วมกันในกระบวนการนี้ ดังนั้นข้อกำหนดเบื้องต้นทางจิตวิทยาสำหรับการควบคุมจะเป็นทั้งการปรากฏตัวของ "กลุ่มวิกฤต" ของคนงานที่ต้องการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ในกระบวนการหรือเจตจำนงที่มั่นคงของฝ่ายบริหาร ในทั้งสองกรณี การตัดสินใจที่ถูกต้องจะไม่เกิดขึ้นทันที และจะต้องใช้เวลาในการหาผู้สนับสนุน

องค์กรของการพัฒนาเอกสารกำกับดูแลได้อธิบายไว้อย่างละเอียดในวรรณกรรมเฉพาะทาง , , , , ดังนั้นเราจึงจำกัดตัวเองให้อยู่ในข้อสังเกตสองสามข้อที่สำคัญในความเห็นของเรา

• ผู้บริโภคผลลัพธ์ของกระบวนการควรระบุข้อกำหนดสำหรับผลลัพธ์เหล่านี้อย่างชัดเจน
• วัตถุประสงค์ของกระบวนการจะต้องกำหนดขึ้นจากภายนอกกระบวนการ
• คณะทำงานของผู้พัฒนากฎระเบียบ (หรือชุดเอกสารกำกับดูแล) จะต้องกำหนดวัตถุที่เกี่ยวข้องในกระบวนการและขอบเขตของกระบวนการอย่างถูกต้อง ในขั้นตอนนี้ จะเป็นประโยชน์ในการวาดไดอะแกรม แผนภูมิ และตารางต่างๆ ความสำเร็จสูงสุดของพวกเขา - สิ่งที่สะท้อนถึงสาระสำคัญและคุณสมบัติของกระบวนการที่อธิบายไว้ - ควรรวมอยู่ในภาคผนวกของข้อบังคับ
• ตัวแยกประเภทและหนังสืออ้างอิงที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการต้องได้รับการออกแบบอย่างระมัดระวัง
• รูปแบบของเอกสารที่ไม่สอดคล้องต้องได้รับการออกแบบด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่ง

คณะทำงานของผู้พัฒนาข้อบังคับควรประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการ เช่นเดียวกับผู้บริโภคของผลลัพธ์ของกระบวนการ หากก่อนกฎระเบียบมีความขัดแย้งในการดำเนินการ ตัวแทนของฝ่ายที่ขัดแย้งควรรวมอยู่ในคณะทำงานหรืออย่างน้อยควรได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมการทำงาน คำแนะนำระเบียบวิธีทั่วไปเกี่ยวกับการพัฒนากฎระเบียบสามารถดำเนินการโดยแผนกเฉพาะทางขององค์กร (มักจะเรียกว่าแผนกพัฒนาองค์กร แผนกเทคโนโลยีองค์กร แผนกการจัดการคุณภาพแบบบูรณาการ ฯลฯ)

การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะเพื่ออธิบายกระบวนการจะช่วยในการทำงานด้านกฎระเบียบหรือไม่? ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะช่วยให้คุณระบุการตัดสินใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับองค์กรของกระบวนการได้อย่างถูกต้อง แต่ไม่น่าจะช่วยให้คุณค้นพบได้ ข้อยกเว้นคือกรณีที่ต้องใช้การคำนวณจำนวนมากเพื่อค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งเป็นไปไม่ได้อีกต่อไปที่จะหลีกเลี่ยงการสร้างแบบจำลองกระบวนการในสภาพแวดล้อมซอฟต์แวร์พิเศษ ประโยชน์ที่ไม่อาจปฏิเสธได้ของซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการอธิบายกระบวนการคือการควบคุมความสมบูรณ์ของการอ้างอิงของคำอธิบายโดยอัตโนมัติ

เริ่มต้น "ทันที" เพื่อพัฒนากระบวนการในสภาพแวดล้อมพิเศษและเลือกภาษาที่เป็นทางการเพื่อเป็นตัวแทนของกระบวนการ คุณอาจพบว่าความสามารถในการแสดงออกของภาษานี้ไม่เพียงพอที่จะสะท้อนถึงคุณลักษณะของกระบวนการ ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ใช้ภาษาคำอธิบายที่ง่ายที่สุดในตอนเริ่มงานและเมื่อมีการเปิดเผยคุณสมบัติของกระบวนการเพื่อดูรายละเอียดคำอธิบาย "การฉายภาพ" ที่ดีที่สุดของกระบวนการและภาษาที่ดีที่สุด (หรือหลายภาษา) ของคำอธิบายจะถูกเปิดเผยเมื่อสิ้นสุดการทำงาน มันคือ "การฉายภาพ" และภาษาที่ควรใช้

หลังจากบรรลุความชัดเจนเกี่ยวกับองค์ประกอบที่ระบุไว้ของข้อบังคับแล้ว คุณสามารถเตรียมฉบับร่างของข้อความและดำเนินการอนุมัติได้ คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าแนวคิดเกี่ยวกับกระบวนการที่อธิบายไว้และเนื้อหาของข้อบังคับอาจมีการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงที่สุด

หลังจากได้รับความยินยอมจากผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่ายแล้ว ควรจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แผนนี้สามารถสะท้อนให้เห็นในคำสั่งในการอนุมัติกฎระเบียบ (หรือกลายเป็นภาคผนวกของคำสั่ง) กิจกรรมอาจรวมถึง:

• การยอมรับว่าเป็นโมฆะของข้อบังคับท้องถิ่นซึ่งก่อนหน้านี้ได้ควบคุมกระบวนการที่อธิบายไว้ในข้อบังคับใหม่
• การเพิ่มเติมและเปลี่ยนแปลงข้อบังคับท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติระเบียบใหม่
• การพัฒนาข้อบังคับท้องถิ่นใหม่ที่จำเป็นสำหรับการทำงานภายใต้ระเบียบใหม่
• การปรับแต่งหรือแนะนำโมดูลใหม่ของระบบข้อมูลอัตโนมัติ
• การผลิตแบบฟอร์มเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐานที่ใช้ตามระเบียบใหม่
• การเปลี่ยนแปลงและ/หรือการเพิ่มรายชื่อพนักงาน
• ค้นหาผู้สมัครตำแหน่งใหม่ การแต่งตั้งหรือย้ายพนักงานไปยังตำแหน่งใหม่
• ผู้ดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ใหม่ในการทำงาน
• งานอธิบายระหว่างผู้ดำเนินการกระบวนการ
• การสนับสนุนจากสมาชิกของคณะทำงาน (ผู้พัฒนาข้อบังคับ) ของงานของนักแสดงภายในกรอบของกระบวนการใหม่ (เช่น "การดำเนินการนำร่อง" ของกฎระเบียบใหม่)
• การปรับข้อความของข้อบังคับตามผลของ "การดำเนินการนำร่อง"
• การแนะนำฉบับแก้ไขของข้อบังคับ
• คำจำกัดความของขั้นตอนการควบคุมคุณภาพของกฎระเบียบ

เมื่อได้ตัดสินใจเกี่ยวกับมาตรการดำเนินการแล้ว หัวหน้าองค์กรจึงออกคำสั่งอนุมัติและบังคับใช้กฎระเบียบใหม่นี้ โปรดทราบว่าหากมีเหตุการณ์ระยะยาว วันที่สำหรับการอนุมัติกฎระเบียบและการมีผลบังคับใช้จะแตกต่างกัน

ตามกฎแล้ว การทำงานด้านกฎระเบียบจะไม่สิ้นสุดในขณะที่เวอร์ชันของข้อบังคับซึ่งปรับตามผลลัพธ์ของ "การดำเนินการนำร่อง" จะมีผลบังคับใช้ ธุรกิจขององค์กรกำลังเปลี่ยนไป แนวปฏิบัติในการใช้กฎระเบียบเผยให้เห็นความไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาด ตลอดจนรายละเอียดที่ผู้พัฒนาไม่สังเกตเห็นหรือ "ถูกกฎหมาย" ในกฎระเบียบในลักษณะที่ไม่เหมาะสม ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมข้อบังคับจึงค่อนข้างเป็นธรรมชาติ เมื่อปริมาณของการเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเหล่านี้มีขนาดใหญ่เพียงพอ เอกสารฉบับใหม่ควรได้รับการเผยแพร่ เริ่มการแก้ไขข้อบังคับเหล่านี้ก่อนอื่นควรเป็นพนักงานซึ่งมีหน้าที่รวมถึงการติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การทำงานกับข้อความของเอกสารควรดำเนินการโดย "ผู้ถือ" ของเอกสารนี้ซึ่งมีความรู้เพียงพอทั้งในสาระสำคัญของกระบวนการควบคุมและในหลักการทำงานเกี่ยวกับข้อความของกฎหมายท้องถิ่น “ผู้ถือ” ดังกล่าวสามารถเป็นหนึ่งในรองผู้จัดการกระบวนการหรือพนักงานของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการพัฒนาและรักษาความเกี่ยวข้องของเอกสารระบบการจัดการ (ถ้ามีหน่วยงานดังกล่าวอยู่)

องค์กรสามารถอนุมัติ "ระเบียบข้อบังคับเมตา" ซึ่งเป็นเอกสารที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการพัฒนากฎระเบียบและข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ ต้นแบบของเอกสารดังกล่าวสามารถให้บริการได้

9. การสมัคร

เพื่อความสะดวกของผู้อ่าน เราได้จัดทำแม่แบบของข้อบังคับไว้ในภาคผนวก แต่ละองค์กรสามารถและควรพัฒนาแม่แบบของกฎระเบียบและคำแนะนำของตนเอง โดยที่ไม่เบี่ยงเบนไปจากคำแนะนำที่เสนอ

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. วัตถุประสงค์

1.1.1. ระเบียบนี้กำหนดขั้นตอน<дается наименование или краткое описание процесса>ใน<дается полное наименование организации>(ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริษัท)

1.2. พื้นที่สมัคร

1.2.1. ข้อกำหนดและกฎของข้อบังคับนี้ใช้กับ<описывается область применения Регламента>.

1.2.2. ข้อบังคับเหล่านี้มีผลบังคับสำหรับการดำเนินการโดยแผนกโครงสร้างทั้งหมดของบริษัท

1.3.1. ระเบียบนี้ได้รับการพัฒนาตาม:<указываются документы-основания>.

1.4. ขั้นตอนการอนุมัติ แก้ไข และเพิ่มเติม

1.4.1. ข้อบังคับนี้ การเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมทั้งหมดได้รับการอนุมัติ<указывается название утверждающего органа управления>และนำไปปฏิบัติ<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. ข้อกำหนด คำจำกัดความ และคำย่อ

2.1. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. ตัวย่อ

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. คำอธิบายของข้อกำหนด กระบวนการ วิธีการทำงาน

3.1. กระบวนการย่อย 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. กระบวนการย่อย2

4. ความรับผิดชอบ

4.1. การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ (การปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม) โดยพนักงานของบริษัทถือเป็นการละเมิดหน้าที่ราชการ พนักงานของ บริษัท ต้องรับผิดชอบต่อการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ (การปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม) ตามกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

5. การควบคุม

5.1. การควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้ได้รับมอบหมายให้<наименование должности>.

6. APPS

6.1. ลักษณนามและหนังสืออ้างอิง

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. แบบฟอร์มและกฎการประมวลผลเอกสาร

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. ไดอะแกรมกระบวนการ

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. อัลกอริทึมการคำนวณ

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. ตารางบทบาทผู้ดำเนินการกระบวนการ

6.5.1. เมทริกซ์ความรับผิดชอบ

6.5.2. ตาราง "กระบวนการ - ผู้ดำเนินการ - ฟังก์ชั่น - สิทธิ์ - ความรับผิดชอบ"

วรรณกรรม

1. Andersen B. กระบวนการทางธุรกิจ เครื่องมือปรับปรุง – ม.: RIA “มาตรฐานและคุณภาพ”. - 2548. - 272 น.

2. บิ๊ก พจนานุกรมเงื่อนไขอย่างเป็นทางการ / คอม Yu.I. Fedinsky - M.: Astrel Publishing House LLC. - 2547. - 1165 น.

3. Borisov A.B. อะไรดีและอะไรไม่ดีในการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจ หรือจะสร้างระเบียบที่ "ถูกต้อง" ได้อย่างไร / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2552

4. Borges H.L. ภาษาวิเคราะห์ของ John Wilkins จากหนังสือ "การสืบสวนใหม่" (1952) / ในหนังสือ Borges H.L. ร้อยแก้วของปีต่างๆ ม.: เรนโบว์. - 2532. - 320 น.

5. GOST 3.1130-93 สธ. ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับแบบฟอร์มและรูปแบบของเอกสาร (มีผลบังคับใช้โดยมติของคณะกรรมการสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อการมาตรฐานมาตรวิทยาและการรับรองเมื่อวันที่ 31 มกราคม 2538 ฉบับที่ 28)

7. GOST R 1.0-92 ระบบมาตรฐานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย บทบัญญัติพื้นฐาน (ประกาศใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 1 กรกฎาคม 1992 ฉบับที่ 7)

8. GOST R 1.5-92 ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการก่อสร้าง การนำเสนอ การออกแบบและเนื้อหาของมาตรฐาน (มีผลบังคับใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 1 กรกฎาคม 1992 ฉบับที่ 7)

9. GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

10. GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร (มีผลบังคับใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 03.03.2003 ฉบับที่ 65-st)

11. GOST R ISO 9000-2008 ระบบการจัดการคุณภาพ บทบัญญัติพื้นฐานและพจนานุกรม (อนุมัติโดยคำสั่งของหน่วยงานกลางสำหรับกฎระเบียบทางเทคนิคและมาตรวิทยา ลงวันที่ 18 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 470-st)

12. GOST R ISO 9001-2008 ระบบการจัดการคุณภาพ ข้อกำหนด (อนุมัติโดยคำสั่งของหน่วยงานกลางสำหรับกฎระเบียบทางเทคนิคและมาตรวิทยา ลงวันที่ 18 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 471-st)

13. GOST R ISO 15926-1-2008 อุตสาหกรรม ระบบอัตโนมัติและบูรณาการ การรวมข้อมูลวงจรชีวิตสำหรับโรงงานแปรรูป รวมถึงน้ำมันและก๊าซ สถานประกอบการผลิต. ส่วนที่ 1 ภาพรวมและหลักการพื้นฐาน (อนุมัติและบังคับใช้โดยคำสั่งของหน่วยงานกลางด้านกฎระเบียบทางเทคนิคและมาตรวิทยา ลงวันที่ 18 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 619-st)

14. Demidov E.E. โมเดลบริบทของฐานข้อมูล / ทบทวนคณิตศาสตร์ประยุกต์และคณิตศาสตร์อุตสาหกรรม. - 2546. - ข้อ 10, เลขที่. 2. - หน้า 641 - 642.

15. Demidov E.E. การสร้างระบบบริหารจัดการให้กับบริษัทที่ให้บริการ - การควบคุม - 2550. - ลำดับที่ 22. - หน้า. 40 - 50.

16. Demidov E.E. , Berezhkov S.I. เกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการที่ปรึกษาหรือ Memory of Volgotanker - ที่ปรึกษา - 2553. - ฉบับที่ 9 - หน้า. 30 - 34.

17. ศัพท์เฉพาะสำหรับการจัดการ การวางแผน การผลิตภาคอุตสาหกรรมและการปันส่วน ทรัพยากรวัสดุ(โครงการ). – ม.: กอสแพลน. - 2514. - 95 น.

18. Eliferov V.G. , Repin V.V. กระบวนการทางธุรกิจ. ระเบียบและการจัดการ – ม.: อินฟารา-เอ็ม. - 2552. - 320 น.

20. Kalashyan A.N. , Kalyanov G.N. โมเดลธุรกิจโครงสร้าง: เทคโนโลยี DFD – ม.: การเงินและสถิติ. - 2546. - 256 น.

21. Kondratiev V.V. , Kuznetsov M.N. เราแสดงกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่รูปแบบกระบวนการของบริษัทไปจนถึงระเบียบปฏิบัติขั้นตอน – ม.: เอกสโม. - 2551. - 256 น.

22. Kuznetsov S.D. พื้นฐานของฐานข้อมูล - ม.: Internet University of Information Technologies; ทวินาม ห้องปฏิบัติการความรู้ - 2550. - 484 น.

23. Nikanorov S.P. วิธีการคิด – ม.: แนวคิด. - 2545. - 30 น.

24. การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร : ตำรา / กศน. ศ. วีเอ คูดรีเยฟ. - ครั้งที่ 2 แก้ไข และเพิ่มเติม – ม.: INFRA-M, 2002. – 592 น.

25. อสม. 13-85. เอกสารแนะแนวอุตสาหกรรม แนวปฏิบัติ. องค์ประกอบและเนื้อหาของงานในขั้นตอนต่างๆ (ขั้นตอน) ของการพัฒนาตัวจำแนกประเภทอุตสาหกรรมของข้อมูลทางการแพทย์และทางเทคนิคและเศรษฐกิจ (อนุมัติโดยกรมสถิติการแพทย์และเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ของกระทรวงสาธารณสุขของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 03.01.1986)

26. ข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซีย (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34n ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 24 ธันวาคม 2553)

27. พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 พฤษภาคม 2554 ฉบับที่ 373 “ว่าด้วยการพัฒนาและการอนุมัติกฎระเบียบทางปกครองสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและระเบียบการบริหารสำหรับบทบัญญัติ บริการสาธารณะ».

28. ประชาสัมพันธ์ 45.02-97. กฎเกณฑ์มาตรฐาน ระบบมาตรฐานอุตสาหกรรม หลักการพัฒนาเอกสารกำกับดูแล (อนุมัติและมีผลบังคับใช้ตามจดหมายของคณะกรรมการการสื่อสารแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 26 ธันวาคม 1997 ฉบับที่ 7181)

29. ประชาสัมพันธ์ 50.1.019-2000. กฎเกณฑ์มาตรฐาน บทบัญญัติพื้นฐาน ระบบครบวงจรการจำแนกประเภทและการเข้ารหัสข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคม และระบบเอกสารรวมในสหพันธรัฐรัสเซีย (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2543 ฉบับที่ 409-st หมดอายุเมื่อวันที่ 1 เมษายน 2549)

30. ประชาสัมพันธ์ 50.1.020-2000. กฎเกณฑ์มาตรฐาน ลำดับการพัฒนา ตัวแยกประเภทรัสเซียทั้งหมด(ได้รับการอนุมัติและมีผลบังคับใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 25 ธันวาคม 2543 ฉบับที่ 409-st)

31. PR 50.1.024-2005. กฎเกณฑ์มาตรฐาน บทบัญญัติและขั้นตอนพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานเกี่ยวกับการพัฒนา การแนะนำและการประยุกต์ใช้ตัวจำแนกประเภทรัสเซียทั้งหมด (อนุมัติและมีผลบังคับใช้ตามคำสั่งของหน่วยงานกลางด้านกฎระเบียบทางเทคนิคและมาตรวิทยา ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2548 ฉบับที่ 311-st)

32. การออกแบบระบบสารสนเทศ : หลักสูตรการบรรยาย / Grekul V.I. , Denishchenko G.N. , Korovkina N.L. - M .: มหาวิทยาลัยอินเทอร์เน็ต เทคโนโลยีสารสนเทศ. - 2548. - 304 น.

33. Rasskazova-Nikolaeva S.A. , Shebek S.V. มาตรฐานองค์กร จากแนวคิดสู่การสอน – ม.: โลกหนังสือ. - 2551. - 320 น.

34. Rakhmanin L.V. โวหาร คำพูดทางธุรกิจและแก้ไขเอกสารสำนักงาน – ม.: ม. - 2531. - 239 น.

35. ถ 50-699-90. แนวปฏิบัติ. ความน่าเชื่อถือในเทคโนโลยี กฎทั่วไปการจำแนกประเภทของความล้มเหลวและสถานะขีด จำกัด (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการการจัดการคุณภาพและมาตรฐานแห่งสหภาพโซเวียตของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 29 ธันวาคม 2533 ฉบับที่ 3551)

36. คำแนะนำสำหรับการพัฒนาขั้นตอนสำหรับการพัฒนาและการอนุมัติกฎระเบียบด้านการบริหารของผู้บริหารระดับสูงของอำนาจรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและการให้บริการสาธารณะ อนุมัติโดยคณะกรรมการรัฐบาลเพื่อการปฏิรูปการปกครอง 23 พฤศจิกายน 2553 ฉบับที่ 109

37. Repin V.V. “ข้อดี” จากการกำกับดูแลกระบวนการทางธุรกิจ / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741 - 2554.

38. Repin V.V. “ข้อเสีย” จากการกำกับดูแลกระบวนการทางธุรกิจ? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736 - 2554.

39. Repin V.V. กระบวนการทางธุรกิจของบริษัท: การก่อสร้าง การวิเคราะห์ ระเบียบข้อบังคับ – ม.: มาตรฐานและคุณภาพ. - 2550. - 240 น.

40. เรพิน วี.วี. คุณสมบัติของการสร้างโครงร่างกระบวนการทางธุรกิจที่ถูกต้อง / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708 - 2554.

41. Rother M. , Shook J. เรียนรู้ที่จะเห็นกระบวนการทางธุรกิจ: แนวทางปฏิบัติของการทำแผนที่สตรีมคุณค่า – ม.: หนังสือธุรกิจ Alpina. - 2551. - 144 น.

42. การรวมข้อความของเอกสารการจัดการ แนวทางปฏิบัติ (อนุมัติโดยเอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียต) ม.: เอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียต; All-Union Research Institute of Documentation and Archiving, 1982.

43. Fayol A. การจัดการทั่วไปและอุตสาหกรรม. – ม.: การควบคุม, 2535. – 111 น.

44. ฟูโกต์ เอ็ม. คำพูดและสิ่งของ. โบราณคดีของมนุษยศาสตร์. เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: A-cad. - 1994. - 408 น.

45. Eco W. Vertigo: การหมุนเวียนของภาพ แนวคิด วัตถุ ม.สโลโว - 2552. - 406 น.

46. ​​​​สารานุกรมงานสำนักงาน / ศูนย์ความสามารถด้านเอกสารการจัดการ. http://www.edou.ru

47. Yamoleev R. ข้อกำหนดสำหรับคลังคำศัพท์ที่ใช้ในแบบจำลองกระบวนการและในการสร้างมาตรฐานของกิจกรรมการผลิต วิสาหกิจสร้างเครื่องจักร. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel94_nogo - 2555

คำศัพท์ (จากภาษาละติน terminus - limit, border) เป็นคำหรือวลีที่เป็นชื่อแนวความคิดบางอย่างของวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี ศิลปะ เป็นต้น ซึ่งต่างจากคำศัพท์ทั่วไปที่มักมีพหุความหมายและมี การระบายสีตามอารมณ์ เงื่อนไขภายในขอบเขตของการใช้งานมีความชัดเจนและไร้ซึ่งการแสดงออก

W. Herschel: "เป็นไปไม่ได้ที่จะนำความกระจ่างมาสู่การให้เหตุผลหากไม่ได้นำมาใช้ในคำจำกัดความในตอนแรก"

อภิธานศัพท์ (lat. glossarium - "collection of glosses") - พจนานุกรมคำศัพท์เฉพาะทางสูงในสาขาความรู้ใด ๆ ที่มีการตีความ บางครั้งแปลเป็นภาษาอื่น ความคิดเห็นและตัวอย่าง

อรรถาภิธาน (จากภาษากรีก - สมบัติ) เป็นพจนานุกรมที่อธิบายลักษณะของเงื่อนไขของหัวเรื่อง ไม่เพียงแต่ผ่านคำจำกัดความ แต่ยังรวมถึงการเชื่อมโยงของคำศัพท์นี้กับคำศัพท์อื่นๆ และกลุ่มคำเหล่านี้ด้วย

จากมุมมองของการจัดการฐานข้อมูล โดยใช้ตัวเลขเดียว เรากำหนดลักษณะของวัตถุเดียว (รายการในตาราง) นอกจากนี้ คำว่า "เอกสารยืนยันการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญาที่สรุป" เราระบุว่าเอกสารหลักหนึ่งฉบับสามารถนำมาประกอบกับสัญญาเพียงฉบับเดียวเพื่อยืนยันการปฏิบัติตามภาระผูกพันหนึ่งฉบับ การใช้พหูพจน์ต้องสอดคล้องกับประเภทของความสัมพันธ์ "หนึ่งต่อกลุ่ม" ถ้อยคำที่เสนอในขั้นต้นนั้นปราศจากทั้งการโหลดข้อมูลเพิ่มเติมและความแน่นอนที่จำเป็น: ไม่ชัดเจนว่าจะอนุญาตให้ "ปิด" ภาระผูกพันหลายประการภายใต้สัญญาหลายฉบับด้วยเอกสารหลักฉบับเดียวหรือไม่ไม่ว่าจะจำเป็นต้องจัดระบบและจัดเก็บ เอกสารต้นทางเชื่อมโยงกับสัญญาที่พวกเขาอ้างถึงหรืออาจถูกเก็บไว้ใน "ฮีป" ด้วยตัวเอง

ใน GOST คำศัพท์จำนวนหนึ่ง คำพ้องความหมายที่ยอมรับไม่ได้สำหรับการใช้งาน (ทำเครื่องหมาย "NDP") จะได้รับเป็นการเฉพาะ

ดังนั้นใน GOST R 51141-98 “งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” เราอ่านด้วยความเสียใจ: “39 รายละเอียดเอกสาร: องค์ประกอบบังคับของการทำให้เป็นทางการของเอกสารอย่างเป็นทางการ”; "49 การดำเนินการเอกสาร: การวางรายละเอียดที่จำเป็นที่กำหนดโดยกฎของเอกสาร"

ส่วนหนึ่งของระบบของกฎเหล่านี้จะเป็นกฎของการทำให้ฐานข้อมูลเป็นปกติ โดยทั่วไป พจนานุกรมที่สร้างขึ้นอย่างถูกต้อง พร้อมด้วยตัวแยกประเภทและหนังสืออ้างอิง ควรเพียงพอที่จะอธิบายฐานข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสนับสนุนข้อมูลของกระบวนการควบคุม

ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ www.sokr.ru สำหรับตัวย่อภาษารัสเซีย

ไม่มีคำจำกัดความที่ยอมรับโดยทั่วไปของแนวคิดของ "กระบวนการ" หรือ "กระบวนการทางธุรกิจ" เห็นได้ชัดว่าคำจำกัดความที่ถูกต้องของแนวคิดนี้สามารถกำหนดได้โดยการแสดงรายการคุณลักษณะที่จำเป็นและอธิบายความเชื่อมโยงระหว่างกันในเบื้องต้นดังที่ทำด้านล่าง ข้อความของ "คำจำกัดความ" ดังกล่าวจะยาวเกินห้ามใจ แต่ถูกต้อง ต่อไปนี้สามารถใช้เป็นคำจำกัดความฮิวริสติกสั้นๆ ได้: กระบวนการทางธุรกิจเป็นกิจกรรมที่มีจุดประสงค์และจัดระเบียบในลักษณะเฉพาะภายในสาขาวิชาหนึ่งๆ

คำว่า "เหตุการณ์" ถูกกำหนดไว้ในเอกสารที่อ้างถึง เอกสารเดียวกันนี้อธิบายขั้นตอนสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เช่าและผู้ให้เช่าในกรณีที่เกิดเหตุการณ์

ในศัพท์เฉพาะของ IDEF0 วัตถุดังกล่าวที่สัมพันธ์กับกระบวนการที่อยู่ระหว่างการพิจารณา (ให้แม่นยำยิ่งขึ้น กับฟังก์ชัน) เรียกว่า "ข้อจำกัด"

ตัวอย่างเช่น ตั้งแต่เริ่มใช้งานอุปกรณ์ชิ้นนี้

จำได้ว่าถ้าในข้อความของบรรทัดฐานกระทำเงื่อนไขปริมาณ ฯลฯ ถูกระบุเป็นตัวเลข แล้วตามด้วยเครื่องหมายวงเล็บโดยระบุค่าที่สอดคล้องกันด้วยคำว่า ตัวพิมพ์ใหญ่: "...ไม่เกิน 2 (สอง) วันทำการ...", "... จำนวน 10 (สิบ) หน่วย...".

ควรใช้ความระมัดระวังในการระบุหน่วยเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งควรแยกความแตกต่างระหว่างวันทำงานและวันตามปฏิทิน

เพื่อกำหนดในข้อบังคับหรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ คุณลักษณะเพิ่มเติม, สิทธิและความรับผิดชอบไม่ขัดแย้งกับรายละเอียดงาน แต่ก็เพียงพอแล้วที่จะแทรกข้อกำหนดในรายละเอียดงานว่า: "พนักงาน ... ได้รับคำแนะนำจาก ... ข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ของบริษัท", "พนักงานปฏิบัติหน้าที่ ... ที่ได้รับมอบหมายจากข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ของบริษัท”, “พนักงานมีสิทธิที่กำหนดโดยข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ของบริษัท”, “พนักงานต้องรับผิดชอบ ... ความรับผิดชอบในกรณีที่กำหนดโดยข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ของบริษัท ” เป็นต้น เป็นที่ชัดเจนว่าจำเป็นต้องระบุไว้ในรายละเอียดงานหรือในข้อบังคับเกี่ยวกับระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่นทั้งหมดที่มีอยู่ในบริษัท "ตามชื่อ" ในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น

ในระหว่างการตรวจสอบ (การตรวจสอบ) จะมีการตรวจสอบว่าผลลัพธ์ที่เป็นเอกสารของการดำเนินการตามกระบวนการนั้นสอดคล้องกับผลลัพธ์จริง ดังนั้นเอกสารประกอบกระบวนการควรอนุญาตให้ตรวจสอบดังกล่าวได้

เพื่อจำกัดเวลานี้ ข้อความของข้อบังคับระบุว่า: “ทำการตัดสินใจ<характеризуется вопрос, по которому принимается решение>ตรงเวลาไม่เกิน<указывается срок>เนื่องจาก<дается описание события, инициировавшего процесс>».

ลักษณนาม - เอกสารกำกับดูแลที่แสดงถึงชุดชื่อและรหัสของกลุ่มการจำแนกประเภทและ / หรือวัตถุของการจำแนกอย่างเป็นระบบ

ไดเร็กทอรี - เอกสาร (ในองค์กร - เชิงบรรทัดฐาน) ซึ่งแสดงข้อมูลบางอย่างในรูปแบบที่เป็นระบบซึ่งกำหนดโดยคุณสมบัติการจำแนกประเภทของข้อมูล

การจำแนกประเภทเป็นก้าวแรกสู่การสร้างความรู้ทางวิทยาศาสตร์อย่างแท้จริง H. L. Borges หมายถึง "สารานุกรมจีนเล่มหนึ่ง" ซึ่งระบุว่า "สัตว์แบ่งออกเป็น: a) เป็นของจักรพรรดิ b) ดอง c) เชื่อง d) สุกรดูดนม e) ไซเรน f) เหลือเชื่อ g) สุนัขจรจัด h) รวมอยู่ในหมวดหมู่ของเรา i) อาละวาดราวกับว่าอยู่ในความบ้าคลั่ง j) นับไม่ถ้วน k) วาดด้วยแปรงขนอูฐที่บางมาก m) และอื่น ๆ n) แค่แตกเหยือก o) ดูเหมือนแมลงวัน ระยะทาง " (ดูเพิ่มเติม , )

ตัวอย่างจะได้รับเมื่อคณะทำงานเกี่ยวกับการรวมกระบวนการทางธุรกิจของการถือครอง "ลด" รายการกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปให้กับองค์กรที่ได้รับการจัดการซึ่ง ได้แก่ "การจัดการกระบวนการทางเทคโนโลยี" โดยไม่มีความคิดเห็นใด ๆ บนพื้นดิน "กระบวนการทางเทคโนโลยี" ถูกตีความในรูปแบบต่างๆ: การจัดการของ main อุปกรณ์การผลิต, การพัฒนากระบวนการทางเทคโนโลยี, องค์กรการผลิต.

ค่าของแอตทริบิวต์ของวัตถุถูกกำหนดโดยบริบทในการดูวัตถุนั้น ดังนั้น เพื่อที่จะป้อนค่าแอททริบิวต์ลงในเอกสารได้อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องกำหนดลักษณะบริบท รายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อองค์กร สถานที่ เวลาเตรียมเอกสาร สถานที่ และเวลาของการดำเนินการที่เป็นเอกสาร กำหนดบริบททั่วไปที่สุด นอกจากนี้ ตัวอย่างเช่น มีการกำหนดขีดจำกัดต้นทุนสำหรับแผนกเฉพาะ ช่วงเวลาหนึ่งสำหรับรายการต้นทุนเฉพาะ ทั้งหมดนี้จะเป็นบริบทสำหรับมูลค่าของออบเจ็กต์ "ขีดจำกัดต้นทุน" ดังนั้น รูปแบบของเอกสารที่กำหนดขีดจำกัดต้นทุนจะต้องมีการบ่งชี้ของออบเจ็กต์ทั้งหมดที่ประกอบเป็นบริบท: แผนก รอบระยะเวลา รายการต้นทุน

ข้อกำหนดทั่วไปที่สุดสำหรับแบบฟอร์มเอกสารมีอยู่ใน GOST 3.1130-93 "สธ. ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับแบบฟอร์มและรูปแบบของเอกสาร " เช่นเดียวกับ GOST R 6.30-2003" ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร".