ตัวอย่างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร องค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการนำระบบธุรกิจอัตโนมัติแบบบูรณาการมาใช้

ในองค์กรสมัยใหม่ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) กำลังกลายเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา เพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทการค้าและ ผู้ประกอบการอุตสาหกรรมและในสถาบันสาธารณะ บนพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานของการจัดการภายใน ปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก และปฏิสัมพันธ์กับประชากรจะได้รับการแก้ไข ตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ EDMS แม้ว่าจะใช้ CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) และ SADO (Document Management System) ควบคู่ไปด้วย

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เป็นระบบองค์กรและทางเทคนิคที่ให้กระบวนการสร้าง จัดการการเข้าถึง และแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ตลอดจนควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กร

ในขั้นต้น ระบบของคลาสนี้ถือเป็นเครื่องมือสำหรับทำงานอัตโนมัติในสำนักงานแบบคลาสสิกเท่านั้น แต่เมื่อเวลาผ่านไป ระบบก็เริ่มครอบคลุมงานที่หลากหลายขึ้นเรื่อยๆ ทุกวันนี้ นักพัฒนา EDMS ปรับทิศทางผลิตภัณฑ์ให้ทำงานไม่เพียงแต่กับการติดต่อและ ORD (เอกสารองค์กรและการบริหาร) แต่ยังรวมถึงเอกสารภายในต่างๆ (สัญญา ระเบียบข้อบังคับ เอกสารอ้างอิงและโครงการ เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมของบุคลากร ฯลฯ) นอกจากนี้ EDMS ยังใช้ในการแก้ปัญหาซึ่งการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นองค์ประกอบสำคัญ: การจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า การประมวลผลการอุทธรณ์ของพลเมือง การทำงานอัตโนมัติของแผนกบริการ การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของโครงการ ฯลฯ อันที่จริง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเรียกว่าระบบข้อมูลใด ๆ ที่ให้การทำงานกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ตลาด EDMS ใน ปีที่แล้วเป็นหนึ่งในกลุ่มอุตสาหกรรมไอทีในประเทศที่มีการพัฒนาแบบไดนามิกมากที่สุด ในปี 2009 IDC ระบุ โดยเทียบกับการลดลงเกือบ 50% ในตลาดซอฟต์แวร์โดยรวมในรัสเซีย ส่วนนี้มีความมั่นคงสูง ตามข้อมูลสำหรับปี 2552 การลดลงไม่เกิน 20-25% ในแง่ตัวเลข ปริมาณของตลาด EDMS ในปัจจุบันตาม CNews Analytics อยู่ที่ประมาณ 220-250 ล้านดอลลาร์

ผู้บริโภคเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือองค์กรที่มีขนาดและลักษณะเฉพาะที่หลากหลาย ตามเนื้อผ้า ภาครัฐยังคงเป็นผู้บริโภคหลักของ EDMS ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าประมาณ 30% ของโครงการสำหรับการแนะนำเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นหน่วยงานของรัฐ ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือความสนใจจากรัฐที่กลายเป็นพื้นฐานสำหรับความยั่งยืนของตลาด EDMS ซึ่งแม้ในยามวิกฤตก็ยังได้รับแรงผลักดันในการพัฒนาที่สำคัญ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เรียกว่าองค์ประกอบสำคัญของแนวคิด "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะช่วยขจัดอุปสรรคของระบบราชการในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างรัฐ ประชากร และธุรกิจ ตลอดจนลดการทุจริต ในฐานะที่เป็นคุณลักษณะของการดำเนินโครงการในหน่วยงานสาธารณะและสถาบันของรัฐขนาดใหญ่ จึงควรสังเกตข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นสำหรับ ความปลอดภัยของข้อมูล. มันเป็นเรื่องของเกี่ยวกับการก่อสร้าง (การพัฒนา) บนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ทำซ้ำของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย

แนวคิดและหลักการพื้นฐาน

การไหลของเอกสาร - การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนถึงการดำเนินการหรือจัดส่งเสร็จสิ้น ความซับซ้อนของงานกับเอกสาร: การยอมรับ, การลงทะเบียน, การแจกจ่าย, การควบคุมการดำเนินการ, การก่อตัวของคดี, การจัดเก็บและการนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่, งานอ้างอิง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) เป็นกลไกเดียวสำหรับการทำงานกับเอกสารที่ส่งไปยัง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการนำแนวคิด "งานสำนักงานไร้กระดาษ" ไปปฏิบัติ

เอกสารที่เครื่องสามารถอ่านได้คือเอกสารที่เหมาะสำหรับการอ่านข้อมูลที่อยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติ บันทึกบนตัวพาแม่เหล็ก ออปติคัล และข้อมูลอื่นๆ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ED) คือเอกสารที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่สามารถเซ็นชื่อด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) และจัดเก็บไว้ในสื่อเครื่องในรูปแบบของไฟล์ที่มีรูปแบบที่เหมาะสม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) เป็นอะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ซึ่งเป็นเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ให้ความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์และรับรองความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

· การลงทะเบียนเอกสารเพียงครั้งเดียว ซึ่งช่วยให้ระบุเอกสารได้ไม่ซ้ำกัน

· ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบขนานซึ่งช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

· ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสารซึ่งทำให้สามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

· ฐานข้อมูลเดียว (หรือแบบกระจายประสานงาน) ของข้อมูลเอกสาร ซึ่งทำให้สามารถแยกเอกสารที่ซ้ำกันออกได้

· ระบบค้นหาเอกสารที่มีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด

· ระบบการรายงานขั้นสูงสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆ ของเอกสาร ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์และยอมรับ การตัดสินใจของผู้บริหารตามข้อมูลจากรายงาน

ประวัติความเป็นมาของการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเพิ่งปรากฏเมื่อไม่นานมานี้ได้เข้ามาแทนที่โครงสร้างข้อมูลขององค์กรแล้ว ในขั้นต้น งานของพวกเขารวมถึงการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ง่ายมาก นั่นคือ ช่วยเหลือพนักงาน แต่ไม่มีทางแทนที่โฟลว์เอกสารที่หมุนเวียนอยู่ในองค์กร

หลายอย่างเปลี่ยนไปเมื่อผู้ผลิต EDMS เริ่มคัดลอกกระบวนการขององค์กรที่รับรองการเคลื่อนไหวของเอกสารที่เป็นกระดาษเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงงานที่ต้องเผชิญกับกระบวนการเหล่านี้โดยเฉพาะและเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดโดยทั่วไป

ความเข้าใจที่ว่าโฟลว์เอกสารขององค์กรมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนระบบการจัดการไม่ได้มาที่ EDMS ในทันที นอกจากนี้ หน่วยงานของรัฐบาลกลางและเทศบาลที่ทันสมัยหลายแห่งและ ช่วงเวลานี้ใช้ EDMS ที่ง่ายที่สุด ซึ่งงานมีเพียงการทำเวิร์กโฟลว์กระดาษที่ซ้ำกัน แต่ไม่ได้แทนที่ และไม่เพิ่มประสิทธิภาพและสนับสนุนโครงสร้างการจัดการ

การแบ่งขั้นตอนของวิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามลำดับเวลานั้น จำเป็นต้องแยกส่วนแรกออกก่อน ซึ่งเริ่มขึ้นในยุค 80 ของศตวรรษที่ XX และดำเนินต่อไปจนถึงจุดสิ้นสุด ช่วงเวลานี้มีลักษณะเฉพาะด้วยโซลูชันที่กระจัดกระจาย ซึ่งปรากฏเนื่องจากองค์กรที่ผู้บริหารเข้าใจถึงความจำเป็นในการทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังไม่มีชุดเครื่องมือแบบครบวงจรที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหาประเภทนี้

พิจารณาเหตุผลที่เริ่มแรกนำไปสู่ความจำเป็นในการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ ในช่วงไตรมาสสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 ปริมาณเอกสารการจัดการของวิสาหกิจยังไม่ถึงระดับวิกฤต อย่างไรก็ตาม การกระจายตัวของอาณาเขตที่มีอยู่ แผนกโครงสร้างนำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้จัดการระดับต่างๆ อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และในบางกรณีอาจถึงเป็นเดือน การแนะนำบริการริงเมล์ในองค์กรดังกล่าวทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพเฉพาะกลไกของการประสานงานตามลำดับในขณะที่การประสานงานแบบขนานหรือที่เรียกกันว่ารูปพัดนั้นต้องใช้เวลามากซึ่งเป็นผลมาจากการใช้งาน ถูกย่อให้เล็กสุดและนำไปใช้ ถ้าเป็นไปได้ เฉพาะภายในอาคารเดียวกันเท่านั้น

เมื่อปริมาณของเวิร์กโฟลว์เริ่มเข้าใกล้ค่าวิกฤตในองค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่หลายแห่ง เป็นที่ชัดเจนว่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องได้รับการรื้อปรับระบบใหม่ กล่าวคือ การปรับโครงสร้างใหม่ อันเป็นผลมาจากการที่ยังคงรักษาไว้ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการ กระบวนการเองต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม และด้วยเหตุนี้ เนื้อหาจึงควรใช้เวลาน้อยลงมาก

ดังนั้น EDMS แรกจึงได้รับการปรับแต่งเป็นรายบุคคลโดยสมบูรณ์ พัฒนาขึ้นโดยตรงในองค์กรที่สร้างขึ้นโดยทรัพยากรภายใน ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของแนวทางนี้ (การปฏิบัติตาม EDMS ที่สร้างขึ้นอย่างชัดเจนด้วยกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่มีการควบคุมจริง การผสานรวมทั่วไปเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านข้อมูลขององค์กร) มีมากกว่าข้อเสียเปรียบพื้นฐานเพียงประการเดียว: ระบบดังกล่าวที่พัฒนาขึ้นในองค์กรนั้นมักไม่ ปรับขนาดได้ และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งนำไปสู่ความเป็นไปไม่ได้ในการพัฒนาระบบดังกล่าว และเนื่องจาก EDMS ที่ได้รับในลักษณะนี้เชื่อมโยงกับรูปแบบการจัดการขององค์กรอย่างแยกไม่ออก จึงมีช่วงเวลาหนึ่งที่การพัฒนาของบริษัทหยุดลงอย่างสิ้นเชิง เนื่องจากระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้ตัวเองทำให้สิ่งที่ควรปรับปรุงช้าลง: ประสิทธิผลของระบบการจัดการที่นำมาใช้ในองค์กรเริ่มลดลงอย่างรวดเร็ว และบริษัทถูกบังคับให้พยายามสร้าง EDMS ที่เพียงพอซึ่งสามารถรองรับการจัดการและทำให้การพัฒนาของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การแก้ปัญหาของงานเหล่านี้ดำเนินการพร้อมกันโดยบริษัทหลายแห่งที่ก่อตั้งขึ้นในช่วงกลางทศวรรษที่ 90: พวกเขาเริ่มสร้าง EDMS สากลที่ปรับขนาดได้อย่างง่ายดายตามความต้องการของลูกค้าเกือบทุกคน และเทคโนโลยีสำหรับการสร้างโซลูชัน EDMS ขั้นสุดท้ายกลายเป็นสองขั้นตอน: ที่ ขั้นตอนแรก บริษัท ได้สร้าง EDMS หลักแบบครบวงจร ในขั้นตอนที่สองมีการดำเนินการ - การปรับกระบวนการตามความต้องการของลูกค้าเฉพาะ แนวทางนี้ทำให้สามารถลดต้นทุนของโซลูชันขั้นสุดท้าย และในขณะเดียวกันก็ใช้งานได้มากขึ้น โดยให้ความเป็นไปได้ของการปรับขนาดองค์กรและการทำงานของระบบ

ตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 20 แนวทางของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเริ่มเปลี่ยนแปลงในเชิงคุณภาพ: แนวทางใหม่ในการจัดการมาถึงรัสเซีย ซึ่งทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพตามวิธีการได้ นี่คือวิธีที่แนวคิดของการจัดการคุณภาพมาถึงเรา และด้วยสิ่งนี้ - แนวทางกระบวนการเพื่อการจัดการ ระบบสารสนเทศตอบสนองต่อแนวโน้มเหล่านี้เกือบจะในทันที ส่งผลให้ได้รับแนวคิดเวิร์กโฟลว์ - เวิร์กโฟลว์ซึ่งเป็นอินสแตนซ์เดียวของกระบวนการเชิงเอกสารทางธุรกิจ EDMS สมัยใหม่ตอบสนองต่อการเกิดขึ้นด้วยการนำเอ็นจิ้นเชิงกระบวนการมาใช้ (WorkFlow-engines) ซึ่งในขณะเดียวกันก็เป็นขั้นตอนระเบียบวิธีใหม่ที่ช่วยให้ EDMS สมัยใหม่ปรับตัวได้เร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกับความต้องการของบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว กำลังมา ตลาดรัสเซียนักพัฒนาชาวตะวันตก (IBM Lotus, Documentum) ซึ่งเป็นผู้ผลิตแพลตฟอร์มสำหรับระบบเหล่านี้ ได้แนะนำแนวคิดของ ECM - การจัดการเนื้อหาระดับองค์กร (การจัดการข้อมูลองค์กร) อย่างเป็นระบบ EDMS ที่อยู่ในหมวดหมู่ ECM นั้นแตกต่างจากที่อื่นโดยมีการแบ่งที่ชัดเจน: ตัวเอกสารเอง ส่วนประกอบข้อมูล (เนื้อหา) ระบบ ECM ทำงานกับเนื้อหาของเอกสารผ่านข้อมูลเมตา - ข้อมูลที่เลือกซึ่งมีความสำคัญบางอย่างสำหรับองค์กร ดังนั้น สำหรับจดหมายขาออก ข้อมูลเมตาอาจเป็นผู้รับ วันที่ลงนามและผู้ลงนามอย่างเป็นทางการ หมายเลขทะเบียนและข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางและการส่งมอบ

การใช้เวิร์กโฟลว์ทำให้ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทต่างๆ ที่ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กร แน่นอนว่ามันเป็นการก้าวกระโดดครั้งใหญ่

สถาปัตยกรรมของโซลูชันก็เปลี่ยนไปเช่นกัน: ถ้าในตอนแรก EDMS เป็นตัวอย่างของสถาปัตยกรรมสองชั้น (DBMS - แอปพลิเคชัน) จากนั้นในปี 2548 ข้อกำหนดสำหรับสถาปัตยกรรมสามระดับของ DBMS - เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน - ส่วนต่อประสานผู้ใช้กลายเป็นส่วนต่อประสานผู้ใช้ มาตรฐานอุตสาหกรรมตามข้อเท็จจริง และองค์กรที่ดำเนินการประกวดราคาเพื่อจัดหา EDMS ได้ระบุถึงข้อกำหนดดังกล่าวสำหรับสถาปัตยกรรมระบบว่าเป็นที่ต้องการหรือบังคับ

สถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่เอื้ออำนวยในสมัยนั้นมีส่วนทำให้วิสาหกิจเติบโตอย่างรวดเร็วในทุกอุตสาหกรรมพร้อมทั้งสร้าง เงื่อนไขที่เอื้ออำนวยเพื่อนำโซลูชันผลิตภัณฑ์ EDMS ใหม่ออกสู่ตลาด ในเวลานี้ วงกลมของผู้ผลิต EDMS ที่ดำเนินงานในตลาดรัสเซียและตลาดของประเทศเพื่อนบ้านก็ก่อตัวขึ้นในที่สุด

ฟังก์ชัน EDMS ที่ทันสมัย

โดยเฉพาะระบบข้อมูลองค์กรและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อจัดการทรัพยากรข้อมูลขององค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่โดยเฉพาะ เหตุผลหลักสำหรับการแบ่งชั้นนี้คือ ประการแรก ราคาค่อนข้างสูงของ "ตั๋วเข้าชม" สำหรับตลาดนี้ การได้มาซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่สมบูรณ์ มีคุณภาพสูงและปลอดภัย วิธีการที่ทันสมัยการปกป้องข้อมูลด้วยการเข้ารหัสลับตลอดจนความจำเป็นในการให้นักวิเคราะห์ ที่ปรึกษา และผู้ดำเนินการที่มีคุณวุฒิสูงในโครงการดำเนินการ นำไปสู่ความจริงที่ว่าบริษัทที่ต้องการได้รับเครื่องมือการจัดการเนื้อหาองค์กรที่ทรงพลังเช่น EDMS ถูกบังคับให้ต้อง มีค่าใช้จ่ายทางการเงินค่อนข้างมากในแต่ละครั้ง ซึ่งไม่สามารถจ่ายได้ ผู้ประกอบการรายบุคคลและธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้น EDMS จึงกลายเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงการจัดการในบริษัทขนาดใหญ่ และโครงสร้างการค้าแบบการถือครองแบบกระจายตามอาณาเขตสามารถให้ผลตอบแทนสูงสุดจากการดำเนินการ

การพัฒนาฟังก์ชัน EDMS ได้นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการจัดการที่เน้นเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อยๆ และส่วนต่างๆ ของกิจกรรมประจำวันของบริษัทต่างๆ ก็ครอบคลุมไปด้วยฟังก์ชันการทำงานของพวกเขา

จนถึงปัจจุบัน กิจกรรมต่อไปนี้เป็นมาตรฐานที่แท้จริงของ EDMS สมัยใหม่:

· งานสำนักงานทั่วไป - การประมวลผลจดหมายขาเข้าและการอุทธรณ์ของพลเมือง การเตรียมจดหมายและเอกสารขาออก เอกสารภายในและองค์กรและการบริหาร การควบคุมการปฏิบัติตามคำสั่ง

· การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นพื้นที่ที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดในการจัดการเอกสารส่วนตัว ซึ่งช่วยให้สนับสนุนขั้นตอนการว่าจ้างและไล่พนักงานออก ส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ ให้การลาตามแผนและวันหยุดพักผ่อนประเภทอื่นๆ ระบบดังกล่าวรับประกันการบำรุงรักษารูปแบบการจัดการบันทึกบุคลากรที่ได้รับอนุมัติทั้งหมด: คำสั่งจ้างพนักงาน (f. T-1) คำสั่งเลิกจ้าง สัญญาจ้าง(f. T-8, T-8a) คำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานอื่น (f. T-5), บัตรประจำตัวพนักงาน (f. T-2, T-2GS, T-2MS), พนักงาน (f. . T-3), ตารางวันหยุด (f. T-7);

· งานสำนักงานจดหมายเหตุ - พื้นที่ของงานสำนักงานส่วนตัวที่ครบวงจรชีวิตของเอกสารขององค์กรและสนับสนุนขั้นตอนต่อไปนี้: การก่อตัวของสินค้าคงเหลือตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ, การถ่ายโอนไฟล์สำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุ, การตรวจสอบมูลค่าของ เอกสารและไฟล์โดยทั่วไป, การทำลายเอกสารและไฟล์ที่ไม่มีคุณค่าต่อองค์กร, พนักงาน, รัฐและสังคม, การส่งไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับการจัดเก็บไปยังโครงสร้างของหน่วยงานเก็บถาวรของรัฐบาลกลาง (Rosarchiv);

· งานระดับวิทยาลัย - ช่วยให้คุณสามารถสนับสนุนเอกสารของกิจกรรมของผู้บริหารระดับสูงได้โดยอัตโนมัติ - การประชุม, การประชุม, คณะกรรมการ, การประชุมผู้ถือหุ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจัดเตรียม ประสานงาน และอนุมัติระเบียบวาระการประชุม (เอกสารการวางแผน) และระเบียบการ (เอกสารผลลัพธ์)

· การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ - ฟังก์ชันของ CRM (การจัดการความสัมพันธ์แบบลูกค้า) ถูกนำไปใช้ในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นใน EDMS ทั้งหมด ยกเว้นฟังก์ชันที่เก่าที่สุด ซึ่งผู้ใช้ไม่ต้องการฟังก์ชันดังกล่าวเป็นพิเศษ

ลักษณะของตลาด EDMS ของรัสเซีย

ตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในแง่ของเงินปัจจุบันประมาณการโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 170 ล้านดอลลาร์และมีอัตราการเติบโตสูง - จาก 25 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ต่อปีตามการประมาณการต่างๆ ทำให้มีความน่าสนใจมาก รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีอำนาจ ดังนั้นสถานการณ์ในอุตสาหกรรมจึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย แน่นอน ในตลาดที่ไม่อิ่มตัว ซัพพลายเออร์ทุกรายที่มีกิจกรรมเพียงพอแล้ว โดยหลักการแล้วมีโอกาสที่ดีในการพัฒนา แต่ในทางกลับกัน ตอนนี้เราสามารถพูดได้ว่ากลุ่มผู้เล่นหลักได้ก่อตัวขึ้นแล้ว

นักพัฒนาซอฟต์แวร์จากต่างประเทศและรัสเซียได้แบ่งตลาดออกเป็นเงินเท่าๆ กันโดยประมาณ แต่ในแง่ของจำนวนการใช้งาน อัตราส่วนนี้ไม่ชัดเจนสำหรับการพัฒนาในต่างประเทศ เนื่องจากใบอนุญาตสำหรับโปรแกรมต่างประเทศมีค่าใช้จ่ายสูงรวมถึงการปรับตัวที่มีราคาแพงและใช้เวลานานตามข้อกำหนดของมาตรฐานรัสเซีย ส่วนใหญ่จะใช้ใน บริษัท ขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐซึ่งปัญหาเรื่องราคาไม่รุนแรงนัก วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมีแนวโน้มที่จะใช้การพัฒนาในประเทศมากกว่าเนื่องจากมีความยืดหยุ่นและราคาถูก และสถานการณ์ที่นี่ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม, บริษัทขนาดใหญ่กำลังเปลี่ยนไปใช้ EDMS ของรัสเซียมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ส่วนใหญ่ของตลาดอาจถูกยึดโดยระบบภายในประเทศ: ทุก ๆ ปีพวกเขาจะใช้งานได้ดีกว่า มีราคาไม่แพงมากในการติดตั้ง และซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมาก พวกมันได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะสำหรับความเป็นจริงของรัสเซีย

ส่วนแบ่งของนักพัฒนาแพลตฟอร์มและโซลูชันจากต่างประเทศคิดเป็นสัดส่วนมากกว่า 50% ของตลาด EDMS ส่วนแบ่งตลาด EDMS ขนาดใหญ่ (ประมาณหนึ่งในสาม) ถูกครอบครองโดยโซลูชันที่ใช้แพลตฟอร์ม Documentum บริษัทที่เข้าร่วมการศึกษานี้พัฒนาระบบของตนโดยใช้แพลตฟอร์ม IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) ถือหุ้น 12–15% ของตลาด ในบรรดาบริษัทรัสเซีย ตำแหน่งที่สำคัญในตลาดถูกครอบครองโดย: EOS, Lanit, Directum และ Cognitive Technologies ส่วนแบ่งของระบบที่พัฒนาโดยแต่ละบริษัทเหล่านี้มีสัดส่วนมากกว่า 5% ของตลาด EDMS Upscale Soft, Docsvision และ Naumen ก็มีตำแหน่งที่ค่อนข้างแข็งแกร่ง EDMS ไม่ได้คำนึงถึงโซลูชันอื่นๆ ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม IBM ที่ใช้ในการพัฒนาโซลูชัน ECM (Lotus Notes, Content Manager เป็นต้น) รวมถึงโซลูชันที่ใช้แพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชัน ECM จากบริษัทและโซลูชันของ Microsoft และ Oracle จากนักพัฒนาชาวรัสเซียที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการศึกษา CNA ส่วนที่ระบุของตลาด EDMS ของรัสเซียนั้นประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 45-55 ล้านดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากแพลตฟอร์มของ IBM ที่ใช้ในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการนำเสนออย่างกว้างขวางในรัสเซีย เทคโนโลยีของไอบีเอ็มอาจกลายเป็นว่าสูงกว่าส่วนแบ่งทั้งหมดของบริษัทที่สำรวจโดย CNA อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งรวมถึง พัฒนาการของตัวเอง. โดยทั่วไป การเติบโตของตลาดมีสามด้านหลัก ซึ่งผู้เล่นใหม่และที่มีอยู่สามารถแข่งขันได้ ประการแรก คาดว่าอุปสงค์จะเพิ่มขึ้นจาก สถาบันสาธารณะหลังการพัฒนากรอบการกำกับดูแลที่เหมาะสม เนื่องจากภาครัฐเป็นผู้บริโภคที่กำหนดของ EDMS ในรัสเซีย ซึ่งคิดเป็นสัดส่วนประมาณ 40% ของตลาด มากขึ้นอยู่กับเส้นทางที่รัฐเลือกเมื่อสร้างโครงสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกที่พัฒนาแล้ว ประการที่สอง โครงสร้างเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ที่ใช้ EDMS อย่างจริงจังมาเป็นเวลานาน แต่มีเพียงบางหน่วยงานเท่านั้น ที่พยายามรวมสาขาที่กระจายออกเป็นพื้นที่ข้อมูลเดียว และขยายแนวปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จไปยังองค์กรโดยรวม และประการที่สาม ในช่วงสองหรือสามปีที่ผ่านมา ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กได้แนะนำระบบมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดเวิร์กโฟลว์ และตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับ

ปริมาณการตลาดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ในรัสเซียในปี 2551 มีจำนวน ประมาณการเบื้องต้น CNews Analytics ประมาณ 210 ล้านดอลลาร์ ภาครัฐยังคงเป็นลูกค้ารายใหญ่ที่สุดสำหรับ EDMS ในรัสเซีย และความหวังสำหรับการเติบโตต่อไปก็เกี่ยวข้องกับการริเริ่มของรัฐบาลด้วยเช่นกัน ความหวังสำหรับการพัฒนาเพิ่มเติมยังคงเกี่ยวข้องกับภาครัฐ ธนาคาร โทรคมนาคม และน้ำมันและก๊าซ ซึ่งในขั้นต้น "ยก" ตลาดนี้ในรัสเซีย ในการประเมินปริมาณของตลาด EDMS ในรัสเซีย ผู้เชี่ยวชาญของ CNews Analytics และผู้ตอบแบบสำรวจ - บริษัทพัฒนาและผู้รวมระบบ - คำนึงถึงต้นทุนของส่วนประกอบระบบ บริการให้คำปรึกษา การติดตั้งและอัปเดตระบบ ตลอดจนการฝึกอบรมและการสนับสนุนทางเทคนิค หากจากการสำรวจในปี 2550 ส่วนแบ่งของบริการการนำไปปฏิบัติมีค่าประมาณเท่ากับต้นทุนของระบบ (ประมาณ 36%) จากนั้นในปี 2551 ผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าส่วนแบ่งของการดำเนินการเพิ่มขึ้นเล็กน้อย - 40% เทียบกับ 35% (ต้นทุนระบบ ). ส่วนหนึ่ง การเปลี่ยนแปลงนี้เกิดจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของภาคบริการด้านไอทีในประเทศโดยรวม ซึ่งเทียบกับค่าใช้จ่ายของงานที่ปรึกษาเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและรวดเร็ว เมื่อเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงวิกฤตในประเทศ ลูกค้าต่างตั้งตารออย่างใจจดใจจ่อว่าราคาสำหรับบริการเหล่านี้จะลดลงในไม่ช้า อย่างไรก็ตาม ที่จริงแล้ว การลดต้นทุนการบริการด้านไอทีแบบมืออาชีพนั้นยังไม่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว แม้ว่าตลาดแห่งนี้จะเป็นตลาดแรกๆ ที่ตกอยู่ในเขตเสี่ยงก็ตาม

ข้าว. 1. โครงสร้างต้นทุนสำหรับ การนำ EDMS ไปปฏิบัติ.

ภาพรวมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัย

พิจารณาแปด EDMS ที่พบบ่อยที่สุดในรัสเซีย: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: การจัดการเอกสาร (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group), DELO ( EOS), EUFRATS (เทคโนโลยีความรู้ความเข้าใจ). มุมมองที่นำเสนอของ EDMS เป็นความพยายามในการประเมินความสามารถและความพร้อมของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อแก้ไขงานจริงของการจัดระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

เกณฑ์ที่เน้นในการทบทวนจะช่วยวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโซลูชันที่อยู่ระหว่างการพิจารณาจากมุมมองของการใช้งานด้านเทคนิคของงาน EDMS บางอย่าง ความเป็นไปได้ทั้งหมดแบ่งออกเป็นเจ็ดส่วนของระบบอัตโนมัติ:

งานสำนักงาน

โฟลว์เอกสารทั่วไป

การจัดการสัญญา

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานกับการอุทธรณ์ของพลเมือง

การจัดการโครงการ

การทำงานกับเอกสาร QMS

ตารางที่ 1 แสดงเกณฑ์ที่ชัดเจนจำนวนหนึ่งซึ่งมีอยู่ในทุกระบบที่อยู่ในการพิจารณา (และโดยหลักการแล้วทุกระบบของคลาส EDMS) และเกณฑ์ที่ทำให้สามารถแยกแยะวิธีแก้ปัญหาออกจากกันได้ โดยทั่วไป ความสามารถในการทำงานของระบบจะเหมือนกัน และมีเพียงข้อมูลจำเพาะโดยละเอียดของงานหลักบางอย่างของเวิร์กโฟลว์และคุณลักษณะของการนำไปใช้งานเท่านั้นที่ทำให้สามารถเปรียบเทียบโซลูชันที่แตกต่างกันได้ ควรสังเกตว่าสำหรับระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการตรวจสอบ มีแนวทางปฏิบัติที่ค่อนข้างใหญ่ องค์กรหลายร้อยแห่งใช้ระบบเหล่านี้เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ นอกจากโซลูชันเหล่านี้แล้ว ยังมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากกว่า 50 รายการในตลาดที่ไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย

หากเราวิเคราะห์เวอร์ชันใหม่ของระบบที่ครองตำแหน่งผู้นำในตลาด เป็นที่น่าสังเกตว่าในช่วงสามปีที่ผ่านมาการพัฒนาของพวกเขามุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงความสามารถในการให้บริการเป็นหลัก เนื่องจากความสามารถพื้นฐานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งได้ถูกนำไปใช้ก่อนหน้านี้แล้ว . หากเราพูดถึงความสามารถทางเทคนิคใหม่ เราสามารถสังเกตศักยภาพในการพัฒนา EDMS ในทิศทางของการจัดการเนื้อหาประเภทต่างๆ (มัลติมีเดีย) การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลอัตโนมัติและการแยกวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสาร แต่จนถึงตอนนี้ ฟังก์ชันดังกล่าวสำหรับ EDMS นั้นไม่ได้บังคับ และที่สำคัญที่สุด ความต้องการในรัสเซียยังไม่ได้รับการสร้างขึ้นอย่างสมบูรณ์

ตารางที่ 1. ลักษณะทั่วไป EDMS ยอดนิยม

พิจารณา EDMS ที่นำเสนอตามความสัมพันธ์ที่ทุกคนเข้าใจได้" ราคา / ฟังก์ชั่น" [12]:

ข้าว. 2. "ราคา / ฟังก์ชั่นที่เหมาะสมที่สุด" EDMS (แผนภาพ Gartner)

แผนภูมินี้สร้างขึ้นบนหลักการของ "จตุภาควิเศษ Gartner ” ซึ่งอัตราส่วนที่เหมาะสมตามเกณฑ์ “ราคา / ฟังก์ชั่นที่เหมาะสม” นั้นจัดทำโดยระบบที่อยู่ในฉันจตุภาค ใน II และ IV จตุภาคของไดอะแกรมเป็นระบบที่ไม่มีราคาและการทำงานที่สมดุล

เกณฑ์ที่เลือกสำหรับการศึกษานี้ทำให้สามารถประเมิน EDMS ต่างๆ ได้จากมุมมองของความพร้อมในการแก้ปัญหาที่แท้จริงของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรสมัยใหม่ กลุ่มผู้นำรวมระบบ Directum, DocsVision และยูเฟรติส ระบบที่เหลืออยู่ในจตุภาค II และ IV

กฎระเบียบและมาตรฐานด้าน EDMS

ทุกวันนี้ กิจกรรมของนักพัฒนา EDMS ไม่ได้รับการควบคุมในทางปฏิบัติ เมื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และดำเนินโครงการดำเนินการ นักพัฒนาและซัพพลายเออร์จะได้รับคำแนะนำจากเอกสารด้านกฎระเบียบและกฎหมายดังต่อไปนี้:

GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

กฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 10 มกราคม 2545 ฉบับที่ 1-FZ "ในลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" (แก้ไขเมื่อวันที่ 8 พฤศจิกายน 2550);

GOST R 6.30-2003 ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 3 มีนาคม 2546 N 65-st);

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 "ในการอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก";

กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 ฉบับที่ 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการปกป้องข้อมูล"

เมื่อดำเนินโครงการเพื่อดำเนินการ EDMS ในกรณีที่ทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางในวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล" และวันที่ 27 ธันวาคม 2009 N 363-FZ "ในการแก้ไขมาตรา 19 และ 25 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในข้อมูลส่วนบุคคล"

เนื่องจาก GOST เป็นคำแนะนำในลักษณะ นักพัฒนาจึงรวมความยืดหยุ่นสูงสุดในโซลูชันของตน เพื่อให้สามารถใช้แผนงานต่างๆ ในการทำงานกับเอกสารบนพื้นฐานของระบบได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลูกค้า บ่อยครั้งที่สถาปัตยกรรมและตรรกะของระบบต้องจัดเตรียมแนวทางที่แตกต่างและบางครั้งตรงกันข้ามกับระบบอัตโนมัติของโฟลว์เอกสาร การขาดมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปนั้นไม่ใช่ปัญหาสำหรับนักพัฒนาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย เนื่องจากการเลือกข้อกำหนดสำหรับ EDMS กลายเป็นเรื่องส่วนตัวมากเกินไป กฎและข้อบังคับสำหรับการทำงานกับเอกสารอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ไม่เพียงแต่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน แต่ยังอยู่ในกลุ่มบริษัทเดียวกันด้วย และแม้ว่าโดยทั่วไปงานที่ซับซ้อนของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างชัดเจน แต่วิธีการดำเนินการนั้นแตกต่างกันอย่างมาก ปรากฎว่าหนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับนักพัฒนา EDMS สมัยใหม่คือการนำเสนอโซลูชันที่เพียงพอในแง่ของราคา คุณภาพ และเวลาดำเนินการ โดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานของลูกค้า (กล่าวคือ ตอบสนองความต้องการเฉพาะใดๆ)

บรรณานุกรม

1. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน «การไหลของเอกสารองค์กร หลักการ เทคโนโลยี วิธีการดำเนินการ” - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: อัซบูก้า, 2002

หนังสือเล่มนี้ประกอบด้วย แนวคิดทางทฤษฎีและอีกมายมาย คำแนะนำการปฏิบัติในการเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมของระบบการจัดการเอกสาร การกระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคทั้งในขั้นตอนการสร้างและระหว่างการทำงานของระบบ การจัดระเบียบการจัดเก็บที่ประหยัดและการค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง และอื่นๆ อีกมากมาย เคล็ดลับทั้งหมดนี้มาจากความร่ำรวย ประสบการณ์จริงผู้เขียนเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแคนาดาในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งทำงานตามคำสั่งจากหน่วยงานรัฐบาลในประเทศของเขาและบริษัทชั้นนำระดับโลกแนวคิดหลักคือระบบเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างดีนั้นไม่ใช้ทรัพยากรมากนัก แต่ช่วยในการรับ โซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรเนื่องจากข้อมูลที่จำเป็นเข้าถึงได้ง่ายและ "อยู่ในมือ" เสมอ เทคโนโลยีสำหรับการสร้างระบบเวิร์กโฟลว์ขององค์กรที่มีประสิทธิภาพได้อธิบายไว้ในหนังสือเล่มนี้

2. วิธีการและวิธีการทำงานกับเอกสาร กวีนิพนธ์ - บทบรรณาธิการ URSS, 2000

คอลเลกชันนำเสนอผลงานในด้านทฤษฎีและประยุกต์ของเวิร์กโฟลว์และงานที่เกี่ยวข้องของการรู้จำข้อความ การโต้ตอบกับฐานข้อมูล ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้คอลเลกชันนี้ส่งถึงนักวิจัยและผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสาร

3. Klimenko S.V. , Krokhin I.V. , Kushch V.M. , Lagutin Yu.L. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน เครือข่ายองค์กร. – ม.: Ankey-Ecotrends, 1999

เอกสารสรุปข้อมูลพื้นฐานและประเด็นในการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติในสำนักงานในสถาบัน รวมถึงปัญหาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีไร้กระดาษ พิจารณาหลักการของการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัย ​​(EDMS) และแนวโน้มในการพัฒนา คำอธิบายผลิตภัณฑ์ต่างประเทศขั้นสูงสุดในด้าน SUD จะได้รับ กำหนดมาตรฐานในด้านการเข้ารหัส การบีบอัด การแลกเปลี่ยน การรวมข้อมูลประเภทต่างๆ

4. V. Zherebenkova เอกสารในองค์กร - ท็อป ปี 2548

หนังสือเล่มนี้พิจารณาขั้นตอนการทำงานจากตำแหน่งการบัญชีและการบัญชีภาษี ขั้นตอนการรวบรวมองค์กรและ เอกสารทางปกครอง. ตัวอย่างแบบฟอร์มรวมที่ใช้ในการชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบ ธุรกรรมเงินสด ธุรกรรมในบัญชีกระแสรายวัน การบัญชีสำหรับสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน สินทรัพย์ถาวร แรงงานและ ค่าจ้าง. มีการนำเสนอทะเบียนการบัญชีภาษีที่พัฒนาโดยผู้เขียน

5. Chernov V.N. ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ม: RAGS, 2009. - 84p.

หลักการและคุณสมบัติของการสร้างสรรค์ ระบบอัตโนมัติ เอกสารสนับสนุนการจัดการ. การเลือกเกณฑ์และการเปรียบเทียบลักษณะของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนเอกสารของผู้บริหารของ บริษัท พัฒนาซึ่งดำเนินงานในตลาดรัสเซียมาเป็นเวลานานและมีการใช้งานจริงที่ประสบความสำเร็จเป็นจำนวนมาก ประเด็นของการสนับสนุนด้านกฎระเบียบและกฎหมายของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณา

6. EDMS (ตลาดรัสเซีย)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

ลักษณะของตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7 เลย์นา ฟิชเชอร์ นวัตกรรมและความเป็นเลิศในกระบวนการเวิร์กโฟลว์และการจัดการความรู้ – Future Strategies Inc., 2000

คำอธิบายโครงการที่โดดเด่นที่สุดในด้านการปรับโครงสร้างองค์กรและการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการนำระบบเวิร์กโฟลว์ไปใช้ลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจด้วยเทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์และโซลูชั่นเอกซ์ทราเน็ต เทคโนโลยีสำหรับองค์กรเสมือน กลยุทธ์เวิร์กโฟลว์และกรุ๊ปแวร์ กลยุทธ์ทางธุรกิจสมัยใหม่และการสนับสนุนกระบวนการ ตลาดเวิร์กโฟลว์ การรวมระบบเวิร์กโฟลว์สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินและภาพกราฟิกของเอกสาร

8. Sapkov V.V. เทคโนโลยีสารสนเทศและการใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: สถาบันการศึกษา 2549 -288 หน้า

พิจารณาเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในงานคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน สำหรับการได้มาซึ่งทักษะเชิงปฏิบัติ จะมีการยกตัวอย่างพร้อมการวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน ได้ให้เทคโนโลยีในการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูล พิจารณาการทำงานกับระบบสิ่งพิมพ์

9. กลินสกี้ อเล็กซานเดอร์ ตลาดโลกของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ข้อมูลเครื่องบิน ครั้งที่ 8 (พ.ศ. 2545)

http://www.jetinfo.ru/2002

แนวคิดพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ ความทันสมัยตลาด EDMS ทั่วโลก ตลาด EDMS ของรัสเซีย ตัวอย่างการใช้ EDMS ในโลก การบูรณาการ EDMS กับแอปพลิเคชันอื่นๆ: ระบบ ERP และระบบ CRM คุณสมบัติของทางเลือกและการใช้งาน EDMS ผู้เข้าร่วมหลักในตลาด EDMS ทั่วโลกและตลาด EDMS ของรัสเซีย สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรคือประเด็นของการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมเวิร์กโฟลว์และการควบคุมการประมวลผลข้อมูล

10. Kunyaev N.N. , Demushkin A.S. , Fabrichnov A.G. งานในสำนักงานที่เป็นความลับและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย - M: โลโก้, 2554. -452 น.

มีการเปิดเผยสาระสำคัญและคุณสมบัติของงานในสำนักงานที่เป็นความลับ ประเด็นการจัดทำเอกสารข้อมูลที่เป็นความลับ การลงทะเบียนเอกสารที่เป็นความลับ การบัญชี การจัดลำดับเอกสารที่เป็นความลับ การจัดประเภทและการจัดระบบเอกสารที่เป็นความลับ การจัดหาระบบอนุญาตการเข้าถึงและระเบียบการของข้อมูลที่เป็นความลับ การเตรียมเอกสารที่เป็นความลับเพื่อโอนไปยังที่เก็บถาวร และทำลายล้าง การวิเคราะห์กฎหมายเชิงบรรทัดฐานสมัยใหม่ในด้านข้อมูลจะได้รับ จำกัดการเข้าถึงและเอกสารข้อมูลที่เป็นความลับ: ข้อมูลส่วนบุคคล; ความลับทางการ มืออาชีพ และเชิงพาณิชย์ ความลับในการผลิต ฯลฯ

11. GOST 34.602-89 "ข้อกำหนดอ้างอิงสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติ"

มาตรฐานนี้ใช้กับระบบอัตโนมัติ (AS) สำหรับกิจกรรมประเภทต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ (การจัดการ การออกแบบ การวิจัย ฯลฯ) รวมถึงการผสมผสานและกำหนดองค์ประกอบ เนื้อหา กฎสำหรับการประมวลผลเอกสาร "ข้อกำหนดในการอ้างอิงสำหรับการสร้าง ( พัฒนาหรือปรับปรุง) ระบบ”

12. Leonid Reingold, Ph.D., ภาพรวมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

พิจารณาความคิดริเริ่มของรัฐเกี่ยวกับ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาตรฐานในด้าน EDMS ความสามารถทางเทคนิคของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัย ​​เปรียบเทียบคุณลักษณะของพวกเขา

13. GOST R 51141-98

สะท้อนให้เห็นถึงระบบคำศัพท์ของแนวคิดในด้านการทำงานในสำนักงานและการเก็บถาวร

14. Alexey Nazarenko ประวัติศาสตร์และแนวโน้มการพัฒนาของ EDMS สมัยใหม่

http://itpractice.ru/theory/technology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

ประวัติความเป็นมาของแนวทางการพัฒนา การพัฒนาฟังก์ชัน การวางตำแหน่งและการทำงานที่ทันสมัยของ EDMS อนาคตของตลาดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

15. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเวิร์กโฟลว์: ด้านกฎหมาย กวีนิพนธ์ – อินิออน รัน, 2546

การรวบรวมวิเคราะห์ปัญหาของการจัดทำเอกสารข้อมูลและการจัดเวิร์กโฟลว์ในเงื่อนไขของเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย ประเด็นการจัดประเภทเอกสารใน ทรงกลมทางสังคม, อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, สถานะทางกฎหมายและการเก็บรักษา, บทบาทใน ความสัมพันธ์ทางกฎหมาย, ส่วนใหญ่ในการไหลเวียนของพลเรือนและกฎหมายและขั้นตอนปฏิบัติ, บทบาทและสถานที่ของ กฎหมายของรัฐบาลกลาง"เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ในระบบการจัดการเอกสารในสหพันธรัฐรัสเซีย ประสบการณ์จากต่างประเทศในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

16. ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ : เกณฑ์การคัดเลือก

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. SED (เทคโนโลยีซอฟต์แวร์)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznetsova โทรทัศน์ งานสำนักงาน (สนับสนุนเอกสารการจัดการ) - M.: Intel-Sintez, 2002

19. ไมเคิล เจ.ดี. ซัตตัน การจัดการเอกสารสำหรับองค์กร: หลักการ เทคนิค และการประยุกต์ใช้ พ.ศ. 2539

20. แลร์รี่ บีลอว์สกี้, จิม บอยล์. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - Prentice Hall PTR, 1997