Переміщення товарів допускається у межах відокремлених підрозділів організацій. При цьому здійснюється контроль за ІПН та КПП. Як організацію відправника та одержувача мають бути обрані елементи довідника Організації, що мають однакове значення ІПН, але різні КПП. Кожному магазину має відповідати окрема організація з відповідним КПП.
Переміщення можливе або в одній спільній інформаційній базі, або з використанням РІБ по магазину. Переміщення між двома непов'язаними інформаційними базами не передбачено.
При використанні РІБ по магазину налаштування обміну з ЄДАІС у кожному вузлі магазину повинні містити запис тільки про УТМ, які встановлені в даному магазині. Можливо кілька УТМ, якщо продажі алкогольної продукції виробляються від імені кількох організацій.
Приклад налаштувань магазину 1
Приклад налаштувань магазину 4
Під час запису налаштувань автоматично заповнюється відповідність організації та класифікатора організацій ЄДАІС.
Важливо: це зіставлення може бути виконано у обробці зіставлення контрагентів, оскільки належить до своїх об'єктів торгового підприємства.
Якщо налаштування обміну з ЄДАІС виконуються безпосередньо в інформаційних базах магазинів, то після завершення налаштування необхідно здійснити обмін РІБ, щоб синхронізувати дані про налаштування з ЄДАІС з центрального вузла Роздріб та у всіх магазинах.
Під час створення переміщення кожної позиції вказуються довідки «А» і «Б», якими продукція надходила магазин. Після проведення документа потрібно передати до ЄДАІС
Під час передачі необхідно заповнити транспортний розділ ТТН. Ці дані будуть використані і при оформленні друкованої формиТТН.
При переміщенні в ТТН ЄДАІС вивантажується нульова ціна, незважаючи на те, що в табличній частині переміщення ціна може бути вказана. Це вимоги інтерфейсу ЄДАІВ.
Після передачі у документі «Переміщення товарів» заповнюється посилання на вихідну Товарно-транспортну накладну ЄДАІВ. У інформаційної системифіксується вихідний запит в УТМ на передачу даних, який можна побачити, пройшовши за посиланням статусу передачі в ЕДАІС в нижній частині форми документа.
Запити відображаються з відбором даному документупереміщення
У формі перегляду запису запиту можна переглянути текст XML-документа.
Слід дочекатися відповіді від ЄДАІС і, виконавши команду Обробка відповідей, переконатися, що сформовано підтвердження передачі документа та сформував вихідні довідки «Б» (вид документа – Реєстрація довідок ТТН) для магазину одержувача. Нові довідки «Б» будуть вказані у ТТН ЄДАІС магазину-отримувача.
Після цього в інформаційній базі магазина-отримувача слід завантажити вхідні ТТН за допомогою команди Завантажити документи. При успішному завантаженні в інформаційному рядку з'явиться кількість завантажених документів. По всіх ТТН, у яких ІПН відправника збігається з ІПН одержувача, замість кнопки створення надходження буде доступна кнопка Відкрити переміщення товарів.
Якщо на момент завантаження ТТН ЄДАІС обмін РИБ ще не виконувався, документ Переміщення товарів в інформаційній базі магазину-отримувача ще не сформовано. У цьому випадку при спробі відкриття переміщення ТТН буде видано повідомлення:
«Переміщення товарів ще не завантажено до бази даних із віддаленого вузла. Дочекайтесь виконання обміну РИБ».
У формі переміщення в базі магазину одержувача буде заповнено посилання на вхідну ТТН, яке також потрібно підтвердити або відправити відмову за допомогою команд списку ЄДАІС на командній панелі документа. Розбіжності за кількістю переміщень у поточній версії не підтримуються: при розбіжностях слід відправляти відмову та формувати нове переміщення у магазині відправнику.
Після передачі акта підтвердження або відмови в системі фіксується вихідний запит, який можна побачити, пройшовши за посиланням статусу передачі в ЄДАІС. Слід також дочекатися відповіді з ЄДАІС та опрацювати відповіді.
Якщо підтвердження прийняте сервером ЄДАІС успішно, будуть отримані квитанції з підтвердженням.
У базі магазину-відправника за наступного завантаження ТТН буде отримано акт підтвердження.
Тільки після цього ланцюжок електронних документівПереміщення може вважатися завершеним.
Якщо магазин-одержувач надсилає відмову від переміщення в ЄДАІС або магазин-відправник відмовляється від акта підтвердження ТТН ЄДАІС, то документ «Переміщення товарів» автоматично розводиться. Процес оформлення переміщення доведеться розпочати спочатку.
Нові вимоги ЄДАІС щодо всіх підприємств громадського харчування, набувають чинності вже за кілька тижнів і саме час взяти ситуацію під контроль.
З 01.01.2017 ресторани прирівняні до роздрібної торгівлі: потрібно зробити інвентаризації та підтримувати актуальні залишки в ЄДАІС. Тобто. щодня списувати акцизну продукцію за фактом розтину пляшки.
Отже, що саме потрібно зробити:
Привести залишки ЄДАІС у відповідність до фактичних
- поставити на баланс у ЄДАІВ те, що ви придбали до ЄДАІВ, тобто. до 2016 року і досі не продали;
- списати в ЄДАІС все, що ви весь рік ухвалювали т.к. на віртуальному складі ЄДАІС у вас накопичився надлишок.
Після НГ щодня відправлятимуть до ЄДАІС акти списання на проданий алкоголь за вчора.
Облік залишків алкоголю на віртуальному складі ЄДАІС, та ще й у цілих пляшках, не дуже корисний ресторанам. Жодних управлінських рішеньз урахуванням цієї інформації прийняти. Але вимоги держави треба виконувати, щоб не потрапити під перевірку Росалкогольрегулювання та можливі штрафи (штраф за порушення закону про ЄДАІС для юридичної особизараз становить від 150 000 до 200 000 рублів).
на російському ринкубагато рішень для ЄДАІВ. Але всі здаються нам досить складними. Зокрема, пропонується докладно познайомитися з двома регістрами ЄДАІС - це ваші нові віртуальні склади. Далі, необхідно змінити свій уклад роботи, щоб оформляти весь обсяг документації з приймання, переміщення та списання продукції по цих віртуальних складах, на додаток до ваших основних складів та типових облікових документів. Ну і як завершальний акорд необхідно додати, що для нових документів введено ряд нових полів для заповнення, т.к. вести облік за новими складами необхідно із зазначенням номенклатури ЄДАІС, алкогольних кодів, виробників/імпортерів та довідок 1 та 2.
Вони мають відмінності у частині аналітики партійного обліку (розрізи довідок 1 та 2):
- навіщо потрібні ці регістри і чому вони відрізняються?
на першому регістрі алкоголь лежить у розрізі довідок, а при переміщенні на другий регістр довідки "схлопуються". При необхідності повернути алкоголь назад – довідку необхідно вказати заново.
Організаціям громадського харчування потрібно приймати накладні, як ви робили весь 2016 рік, залишки автоматично потрапляють на 1 регістр.
Другий регістр необхідний магазинів, т.к. вони відправляють до ЄДАІС не акти списання як громадське харчування, а акти реалізації як Роздріб.
А акти реалізації можна відправляти лише з другого регістру.
Отже для ресторанів другий регістр не є обов'язковим, переміщення між регістрами також не потрібні т.к. всі операції, які необхідні на вимогу РАР для організацій комунального харчування, виробляються з 1-го регістру.
Ми в DocsInBox прагнемо скорочення рутини та спрощення роботи співробітників ресторану. Тому ми придумали дуже просте та універсальне рішення як задовольнити всі вимоги ЄДАІС і не збожеволіти:
Потрібно провести інвентаризацію алкоголю. Це єдиний трудомісткий етап.
Поставити на баланс те, чого в ЄДАВС немає (те, що було куплено до ЄДАВС, до 2016 року). У DocsInBox це робиться одним документом за кілька хвилин.
Далі необхідно підтримувати залишки алкоголю у актуальному стані. Ми придумали 3 простих способусписання, один з яких точно підійде до вашого ресторану. Списання може робитися автоматично або одним простим документом щодня.
Більше детальну інформаціюможна отримати на сайті. Запишіться на онлайн-демонстрацію на сайті і ми розповімо вам все особисто, голосом по скайпу.
DocsInBox - унікальне рішення для ресторанів, яке закриває всі питання з ЄДАІС та звітністю з алкоголю у ресторані з вивантаженням у iiko, RKeeper та 1С.
Програма "Трактир" дозволить організувати правильний облік алкоголю в ресторані та барі, а також завдяки зручним механізмам здати звітність вчасно.
Можливості ПП «Трактир», що вирішують це завдання:
Кнопка «Викриття алкоголю», доступна з робочого місця офіціанта/барменту, дозволяє отримати швидкий доступ до Журналу реалізації алкоголю.
Таким чином, офіціант чи бармен, не перериваючи роботу із замовленням, має можливість оперативно відзначити алкогольні позиції, які планується розкрити чи продати найближчим часом цілком. Після натискання кнопки «Розтин алкоголю» офіціант потрапляє у форму Журналу реалізації алкоголю, куди може додати потрібні позиції за допомогою сканера штрих-кодів або підбором довідника номенклатури.
На відміну від Журналу реалізації алкоголю, доступного меню «Режим адміністратора – Додаткові функції– Журнал реалізації алкоголю», при доступі до Журналу із замовлення в ньому відображаються лише ті позиції, які занесені до Журналу щойно, а не за всю поточну зміну.
Відзначати розтин алкогольної тари необхідно для більш точного заповнення «Журналу обліку обсягу роздрібного продажуалкогольної та спиртовмісної продукції» - документа, ведення якого з 1 січня 2016 року регламентовано наказом ФС Росалкогольрегулювання № 164 від 19.06.2015.
При продажу алкогольної продукції розлив автоматичні методи заповнення Журналу (наприклад, за даними реалізації) можуть давати похибка, т.к. не враховують відхилень реального обсягу напоїв, що розливаються від номінального, а також не передбачають можливість розкриття відразу кількох ємностей алкоголю одного найменування.
У зв'язку з цим у продуктах Трактир реалізовано ведення «Журналу обліку обсягу роздрібного продажу алкогольної та спиртовмісної продукції» як автоматично, так і за даними розтину алкогольної тари. Причому обидва варіанти можна використовувати паралельно до різних складів чи різних найменувань алкогольної продукції.
У рішеннях Трактир' реалізовано повний цикл обліку алкоголю, що дозволяє контролювати відповідність залишків у ЄДАІС реальним залишкам алкогольної продукції на підприємстві. Для вирішення цього завдання задіяно декілька механізмів:
- Інвентаризація алкоголю. У спеціальному документі "Інвентаризація алкогольної продукції" проводиться перерахунок алкоголю в розрізі алкокодів та дані звіряються із залишками, завантаженими із системи ЄДАІС. За розбіжностями формуються документи "Акт списання ЄДАІВ" та "Акт постановки на баланс ЄДАВС", які коригують залишки в ЄДАВС з урахуванням реальних залишків алкоголю. Перерахунок алкоголю виконується як 2D-сканер штрих-кодів, так і терміналом збору даних. Якщо ведеться продаж алкоголю лише цілою тарою, то результати перерахунку алкогольної продукції можуть бути передані до документа "Інвентаризація товарів" для вирівнювання залишків в управлінському обліку.
- Відображення продажів у системі ЄДАІС для комунального харчування. Протягом зміни у фронт-офісних системах Трактир: Front-Office або АТОЛ: Fronol фіксується розтин тари для продажу алкоголю, що продається порціями або по келихах. Наприкінці дня інформація про відкриту тару передається до бек-офісних рішень Трактир', де на підставі отриманих даних формується спеціальний документ "Акт списання ЄДАІС" для алкогольної продукції, що не підлягає фіксації в ЄДАІС.
- Фіксація продажу алкоголю в ЄДАІС для роздрібної торгівлі. У Трактир: Front-Office під час продажу алкогольної продукції цілою тарою, обов'язково запитується читання акцизної марки. У момент закриття чека інформація про всю марковану алкогольну продукцію передається в систему ЄДАІС, а гостю видається чек, що містить QR-код, за яким можна перевірити легальність придбаного алкоголю.
- Фіксація іншої витрати. Іноді трапляються ситуації, коли потрібно списати куплений алкоголь. Як правило, це відбувається при псуванні, втраті алкоголю, витраті на маркетингові потреби та інші витрати, коли неможливо відобразити реалізацію. В цьому випадку в бек-офісних рішеннях оформляється "Акт списання ЄДАІВ".
Журнал призначений для збору даних про розкриття споживчої тари алкогольної та спиртовмісної продукції. Згідно з наказом ФС РАР № 164 від 19.06.2015 така продукція повинна заноситись до журналу не пізніше наступного днявід моменту її реалізації або моменту розкриття споживчої тари/упаковки під час продажу алкогольної продукції на розлив.
Журнал обліку реалізації алкоголю дозволяє збирати дані про реалізацію алкогольної продукції та розтин тари безпосередньо на тих робочих місцях, де проводиться продаж алкоголю. При цьому позиції до журналу можуть додаватися двома способами:
1. Ручне заповнення журналу. Офіціант/бармен за допомогою сканера ШК або підбором та меню додає ті позиції алкогольної продукції, які збирається розкрити чи реалізувати. Цей спосіб заповнення є єдиним під час продажу алкогольної продукції розлив.
2. Позиції алкогольної продукції, які були додані на замовлення у вигляді повних ємностей/упаковок (наприклад, вино або коньяк пляшками), можуть автоматично додаватись до журналу при оплаті цього замовлення.
Дані про реалізацію алкоголю накопичуються у журналі протягом робочого дня. При закритті зміни та формуванні звітів ФО дані про реалізацію алкогольної продукції можуть передаватися до товарооблікових програм Трактир' (Back-Office, Head-Office, Management, Nano), де будуть використані для формування та друку паперового варіанту «Журналу обліку обсягу роздрібного продажу алкогольного та спиртовмісного» продукції» у встановленому законодавством вигляді.
Дана можливість дозволяє збирати дані щодо розтину та продажу алкоголю навіть у випадку, якщо актуальна номенклатура ще не була завантажена в Трактир: Front-Office. Це корисно при надходженні нових найменувань алкогольної продукції до коректного закладу їх у бек-офісній системі та до вивантаження цих даних до Трактиру: Front-Office.
В цьому випадку для заповнення «Журналу реалізації алкоголю» необхідно вважати двомірний штриховий код на акцизній марці (федеральній спеціальній марці) тієї упаковки (пляшки), яку потрібно занести до Журналу. Для цього знадобиться сканер, який може зчитувати штрих-коди у форматі PDF417. За ліченими даними буде визначено та записано до Журналу код алкогольної продукції. А після вивантаження інформації про розтин та продаж алкоголю до товарооблікової системи Трактир' за кодом алкогольної продукції буде визначено найменування номенклатури, вид алкогольної продукції та ємність тари для коректного заповнення «Журналу обліку обсягу роздрібного продажу алкогольної та спиртовмісної продукції».
Можливість дозволяє фіксувати на робочих місцях Front-Office фактичні залишки номенклатури та передавати ці дані до товарооблікових програм Трактиръ.
У спеціальній формі бармен, кухар чи адміністратор за допомогою сканера ШК або підбором за номенклатурою зможуть заповнити список наявних позицій та вказати їхню фактичну кількість.
Також є можливість помарочної інвентаризації алкоголю на робочих місцях. Під час інвентаризації алкоголю буде запрошено акцизні марки для кожної ємності алкогольної продукції.
Наприкінці робочої зміни дані щодо проведеної інвентаризації будуть вивантажені до товарооблікових програм Трактир', де фактичні залишки можуть бути зіставлені з обліковими, та за результатами проведено відповідні коригування.
Після заповнення інвентаризації на робочому місці можна вивести її результати на принтер звітів.
Використання електронних ваг для введення фактичної кількості номенклатури, в першу чергу, це зручно при інвентаризації напоїв у відкритій тарі. Для кожного найменування напою та ємності заздалегідь має бути відома вага брутто повної ємності та вага тари. Після цього під час зважування неповної ємності буде автоматично розрахований фактичний залишок цього напою.
Дані про вагу брутто та масу тари можуть бути заповнені та передані з товарооблікових програм Трактир, а за наявності прав доступу ці ж дані можуть коригуватися на робочому місці Трактир: Front-Office.
Можливість дозволяє при реалізації алкоголю контролювати унікальність акцизних та федеральних спеціальних марок, що корисно для запобігання помилкам в обліку маркованої алкогольної продукції, які призводять до претензій з боку контролюючих органів.
При включеному робочих місцях контролі марок стає обов'язковим зчитування акцизних марок для . Лічені при цьому марки зберігаються в інформаційній базі і не можуть бути раховані повторно при розтині іншої ємності з алкоголем.
Підтримуються такі операції:
- Завантаження та зіставлення класифікаторів організацій та алкогольної продукції;
- Завантаження документів, що входять Товарно-транспортна накладна ЄДАІС;
- Формування та відправлення актів підтвердження, відмови чи розбіжностей за вхідними документами ТТН.
- Введення документа Прибуткова накладна за підтвердженими повністю або частково ТТН.
- Запит залишків організації.
- Створення ТТН ЄДАІС на підставі переміщення між відокремленими підрозділами та повернення товарів постачальнику, що дає можливість відображення операцій Переміщення товарів між відокремленими підрозділами та повернення товарів постачальнику через ЄДАІС. *
- Робота з вихідною ТТН ЄДАІС - очікування та обробка підтвердження, відхилення, акта про розбіжності від одержувача. Робота з актом про розбіжності.
Більше докладний описроботи з механізмом входить до комплекту оновлення ПП.
* Цей функціонал підтримується всіма обліковими рішеннями "Трактир", крім версії Nano.
Звіт «Журнал реалізації алкоголю» доступний в інтерфейсі адміністратора і будується за даними про розтин алкогольної тари та реалізацію алкоголю, які зафіксовані на робочих місцях Трактир: Front-Office.
Звіт формується з урахуванням можливого поділу продажів алкогольної продукції по фірмах (наприклад, пиво на ІП, міцний алкоголь – ТОВ). Для коректного заповнення шапки звіту до довідників «Фірми» додано реквізити КПП та Адреса.
Насамперед звіт «Журнал реалізації алкоголю» рекомендується використовувати для перевірки даних про розтин та продаж алкоголю на робочих місцях Трактир: Front-Office. Для того, щоб цей же звіт можна було надавати контролюючим органам під час перевірки, необхідне виконання кількох умов:
У цьому випадку інформація про продані повні ємності алкогольної продукції (АП) передається до Універсального транспортного модульу ЄДАІС під час друку чека на фіскальному реєстраторі.
Інформація, що передається в ЄДАІС під час продажу маркованої АП, обов'язково повинна містити дані двовимірного штрихового коду PDF417, нанесеного на акцизну марку (або спеціальну федеральну марку). Для зчитування цих даних до робочого місця Трактир: Front-Office повинен бути підключений сканер двовимірних ШК.
У Трактирі є можливість підготувати декларації окремо по кожній юридичній особі, у тому числі з поділом по відокремленим підрозділам.
2. Коли необхідно надавати декларації
Декларацію необхідно подати терміном до 20 числа місяця, наступного за звітним періодом. Якщо остання дата, коли можна подати звітність, випадає на вихідний або святковий день, вона переноситься на перший робочий день після вихідного.
На підготовку декларацій у Трактирі піде лише кілька хвилин, т.к. на формування застосовуються всі первинні документи, які заводяться для ведення управлінського, чи бухгалтерського звіту.
3. В якому вигляді можна подати декларації
Декларації з 2014 року можна подавати лише у електронному вигляді. Для звітності потрібна наявність електронного підписута засоби криптозахисту.
Дані необхідно підготувати у спеціальному форматі на основі XML.
У Трактирі можна проконтролювати зовнішній вигляддекларацій у вигляді звіту, звірити дані з первинними документамита вивантажити для подальшого відправлення файли у потрібному форматі.
Файли можна надіслати через спеціалізоване ПЗ від РАР, або через сторонні послуги, наприклад, 1С-Звітність, доступних за підпискою ІТС.
4. Які декларації слід подавати роздрібним підприємствам?
Для підприємств громадського харчування у Трактирі використовується 2 форми декларацій:
- Форма 11 – для міцного алкоголю, вина та інших подібних напоїв;
- Форма 12 – для пива та пивних напоїв, сидру, пуаре та медовухи.
Якщо не було продажу алкогольної продукції, але підприємство має ліцензію на продаж алкогольної продукції, то необхідно подавати «нульові» декларації.
5. Коригувальні декларації
У разі виявлення помилок або неточностей у декларації, звітний періодНеобхідно подати коригуючу декларацію, де буде відображено відомості з уточненнями вихідної декларації. Коригуючу декларацію необхідно подати протягом кварталу, наступного за звітним.
У Трактирі вибір декларації, що є первинною або коригуючою, відбувається при формуванні звітів з деклараціями.
6. Відповідальність за порушення правил подання декларацій
За порушення термінів подання декларацій чи ненадання декларацій, спотворення даних організації можуть отримати штраф у розмірі від 50 до 100 тисяч рублів. Директор підприємства може бути оштрафований у розмірі від 5 до 10 тисяч рублів.
Якщо порушення, пов'язане з деклараціями, буде виявлено протягом року повторно, підприємство може бути позбавлене ліцензії на продаж алкоголю.
Для того, щоб уникнути штрафів, крім високої швидкостіформування декларації в Трактирі реалізовано можливість звіряння з даними постачальників, де показуються розбіжності обсягом. Це дозволить скоригувати помилково заведені прибуткові накладні та уникнути проблем із перевіряючими органами.
Таким чином, Трактир дозволяє відповідальну роботуробити в потрібні терміни і з високою якістю, що неодмінно позначиться на раціональному використанні робочого часу працівників та фінансовому станіпідприємства.
Програма «1С:Підприємство 8. Загальноживлення» дозволяє організувати обмін даними з ЄДАІС (Єдиною державною автоматизованою інформаційною системою обліку обсягу виробництва та обігу етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції) в частині постачання алкогольної продукції. Підготовка до роботи з ЄДАІС складається з наступних етапів:
- Необхідно отримати USB ключ JaCarta PKI\ГОСТ на кожну торгову точку. Його можна придбати в будь-якому центрі, що засвідчує (наприклад, де купувалися раніше ключі ЕЦП для алкогольних декларацій), або отримати у розробника цих ключів на .
- Після придбання ключа потрібно отримати доступ до особистого кабінету на сайт. Детальна відеоінструкція з реєстрації особистого кабінету, запису та отримання сертифіката, установці УТМ (універсальний транспортний модуль) розміщена за адресою .
- Після отримання та запису сертифіката на ключ JaCarta та встановлення УТМ можна розпочинати роботу із завантаження та розвантаження товарно-транспортних накладних ЄДАІС.
Налаштування підключення універсального транспортного модуля
Для початку роботи з ЄДАІС необхідно налаштувати підключення обладнання до роботи з ЄДАІС (універсальний транспортний модуль). Для цього в регістрі відомостей «Транспортні модулі ЄДАІС» (розділ Загальнхарч склади та виробництво → група ЄДАІС → Налаштування обміну з ЄДАІС) мають бути заповнені дані про транспортний модуль, який використовується для синхронізації даних з ЄДАІС.
У формі записів регістру задаються такі реквізити:
- Організація, Склад - зазначаються організація та склад, з яких оформляється надходження/продаж алкогольної продукції у програмі «1С:Підприємство 8. Загальноживлення».
- Код у ФСРАР – ідентифікатор власної організаціїв Федеральній службірегулювання алкогольного ринку РФ.
- Адреса УТМ, Порт УТМ – параметри локальної мережі, що забезпечують з'єднання з універсальним транспортним модулем.
- Використовувати налаштування лише для поточного робочого місця - реквізит відображається під час використання файлової бази, необов'язковий для заповнення.
- Завантажувати вхідні документи – ознака завантаження нових документів із ЄДАІС.
Обробка запитів у ЄДАІС
У разі використання клієнт-серверної бази форма налаштувань обміну з ЄДАІС виглядатиме так.
Якщо в налаштуваннях обміну з ЄДАІС встановлено прапорець «Виконувати обмін на сервері „1С:Підприємства“», можна налаштувати регламентне завдання «Обробка відповідей ЄДАІС» для автоматичного отримання даних із системи ЄДАІС. Налаштування здійснюється у формі «Регламентні та фонові завдання» (розділ Адміністрація → група Налаштування програми → Підтримка та обслуговування → Регламентні операції). У формі регламентного завдання слід встановити прапорець «Включено» та налаштувати розклад виконання регламентного завдання.
Зіставлення номенклатури ЄДАІС
Найменування позицій алкогольної продукції, що використовуються в інформаційній базі «Общепит», можуть відрізнятися від найменувань, які використовуються ЄДАІВ. Для автоматичного завантаження накладних ЄДАІС в інформаційну базу «Товариство» потрібно виконати зіставлення номенклатури ЄДАІС.
Зіставлення провадиться безпосередньо в процесі завантаження товарно-транспортної накладної ЄДАІС у документ «Надходження (акти, накладні)». Якщо в накладній присутні раніше не зіставлені позиції, форма зіставлення відкривається автоматично.
У верхній частині форми зіставлення даних розташовані два гіперпосилання:
- гіперпосилання на документ системи ЄДАІВ;
- гіперпосилання, за яким можна задати значення за промовчанням, що використовуються під час створення елементів номенклатури в автоматичному режимі.
Нижче розташована таблична частина зіставлення, в якій вказані дані із документа системи ЄДАІС:
- найменування номенклатури постачальника;
- Об `єм;
- виробник (імпортер);
- вид упаковки.
Для завдання відповідності користувач може вибрати існуючий елемент довідника номенклатури, додати новий елемент прямо з форми зіставлення (у разі реквізити нового елемента довідника будуть заповнені даними ЕДАІС), або залишити поле порожнім. Тоді після натискання кнопки «Перенести до документа» буде створено новий елемент довідника «Номенклатура» на основі даних ЄДАІС та заданих для нової номенклатури реквізитів.
У налаштуваннях параметрів обліку громадського харчування (Загальнохарч склади та виробництво → група Налаштування → Параметри обліку громадського харчування) вказуються:
- Одиниця виміру для нової номенклатури ЄДАІС - одиниця виміру, яка підставлятиметься для нової номенклатури, отриманої з ЄДАІС.
- Група для нової номенклатури ЄДАІС - група номенклатури, в яку буде вміщено нову номенклатуру, отриману з ЄДАІС.
Також у формі зіставлення даних необхідно заповнити значення Коефіцієнт, у якому необхідно вказати коефіцієнт перерахунку з одиниці виміру номенклатури товарно-транспортної накладної ЕДАІС, зазначеної в полі «Упаковка», в одиницю виміру номенклатури, що використовується в конфігурації.
В елементах довідника «Номенклатура» для алкогольної продукції заповнюються реквізити «Виробник» та «Імпортер». Зіставлення відомостей про них здійснюється за реквізитами ІПН та КПП довідника «Контрагенти». Відомості про постачальника та характеристики алкогольної продукції можна внести вручну або заповнювати автоматично за даними ЄДАІС під час завантаження.
Обміни з ЄДАІС
Формування документів надходження алкогольної продукції
Отримання документів з ЄДАІС виконується у списку товарно-транспортних накладних ЄДАІС (вхідні) (розділ «Загальноживлення складів та виробництва» → група ЄДАІС → ТТН ЄДАІС (вхідні) за кнопкою «Обмін з ЄДАІС» → завантажити ТТН.
У списку ТТН ЄДАІС (вхідні) відображаються стани:
- Прийнятий із ЄДАІС.
- Передається акт підтвердження.
- Передано акт підтвердження.
- Передається акт відмови.
- Передано акт відмови.
- Передається акт розбіжностей.
- Передано акт розбіжностей.
- Ухвалено підтвердження акта розбіжностей.
- Прийнято відмову від акта розбіжностей.
- Помилка передачі до ЄДАІВ.
Вивантаження документів до ЄДАІС виконується у списку товарно-транспортні накладні ЄДАІС (вихідні) (розділ «Загальноживлення складів та виробництва» → група ЄДАІС → ТТН ЄДАІС (вихідні) за кнопкою «Обмін з ЄДАІС» → вивантажити ТТН.
У списку ТТН ЄДАІС (вихідні) відображаються:
- Новий.
- Передається до ЄДАІС.
- Передано до ЄДАІС.
- Прийнято акт підтвердження.
- Прийнято акт розбіжностей.
- Передано підтвердження акта розбіжностей.
- Передано відмову від акта розбіжностей.
- Прийнято акт відмови.
- Помилка передачі до ЄДАІВ.
Товарно-транспортну накладну можна відкрити для перегляду деталей.
На закладках діалогового вікна ТТН розташована інформація з ЄДАІС про алкогольну продукцію, що переміщається. Із завантажених ТТН дані про товари та організації-виробники/імпортери або постачальники автоматично записуються до довідників «Класифікатор алкогольної продукції ЄДАІС» (розділ «Загальноживлення складів і виробництва» → група ЄДАІС → Класифікатор алкогольної продукції ЄДАІС) та «Класифікатор організацій Загальноживлення склади та виробництво» → група ЄДАІС → Класифікатор організацій ЄДАІС) відповідно.
Класифікатор організацій ЄДАІС зберігає інформацію про зареєстровані у ФСРАР організації, які здійснюють обмін даними в системі ЄДАІС. Елементами цього довідника можуть бути:
- Виробники алкогольної продукції.
- Імпортери алкогольної продукції.
- Оптові організації.
- Роздрібні магазини.
За кнопкою « Запросити організації» можна отримати дані з класифікатора організацій ЄДАІС, попередньо вказавши транспортний модуль ЕДАІС, що використовується.
Класифікатор алкогольної продукції ЄДАІС зберігає інформацію про алкогольну продукцію, завантажену з ЄДАІС. Заповнення довідника відбувається автоматично. Дані про алкогольну продукцію можна завантажити з ЄДАІС по ІПН виробника або імпортера, надіславши відповідний запит до УТМ за кнопкою « Запросити алкогольну продукцію».
Для відправки відмови від товарно-транспортної накладної (наприклад, якщо такої поставки не очікується і ТТН була оформлена помилково), за допомогою команди «Обмін з ЄДАІС» → «Відмовитися від ТТН форми списку ТТН ЄДАІС (вхідні)» надсилається повідомлення до системи ЄДАІС про помилки. Слід врахувати, що ця дія необоротна, отримати її повторно із системи ЄДАІС неможливо, і подальші дії у програмі на підставі цієї ТТН також блокуються.
Якщо все гаразд, то користувач може надіслати підтвердження до системи, виконавши команду "Обмін з ЄДАІС" → "Підтвердити ТТН".
Після підтвердження ТТН автоматично створюється документ «Надходження» (акти, накладні), заповнений на підставі надходження до системи ЄДАІВ. При цьому якщо в інформаційній базі відсутній контрагент з такими ІПН та КПП, то він буде створений автоматично в момент заповнення документа. За наявності незрівнянної раніше номенклатури відкривається форма, в якій можна задати відповідність позиціями документа ТТН ЕДАІВ елементам довідника «Номенклатура» (див. зіставлення номенклатури ЄДАВС).
Облік розбіжностей під час вступу
У разі якщо при перерахунку товару виявились розбіжності фактичної наявності товарів з накладною, користувач у ТТН ЄДАІС (входить) на закладці «Товари» вносить зміни до графи «Кількість (факт)».
При цьому формуються підсумки за фактом та за даними постачальника. При виконанні команди «Підтвердити ТТН» із розбіжностями дані щодо розбіжностей будуть передані до системи ЄДАІС для підтвердження постачальником. При цьому постачальнику буде надіслано лише недоліки. На виявлені надлишки необхідно у постачальника запитати додаткову накладну, наприклад, зателефонувавши постачальнику або надіславши електронного листа.
Повернення товарів постачальнику
Повернення алкогольної продукції постачальнику на підставі надходження формується так само, як і для будь-яких інших товарів. У меню «Створити» на основі потрібного документа«Надходження (акт, накладна)» необхідно вибрати пункт «Повернення товарів постачальнику» і у формі, що відкрилася, відкоригувати табличну частину: змінити кількість або видалити рядки.
Після проведення документа «Повернення товарів постачальнику» слід виконати команду «Вивантажити до ЄДАІВ».
Після натискання кнопки "Вивантажити в ЄДАІС" статус документа зміниться на "Передано в ЄДАІС". При цьому формується ТТН ЄДАІС (вихідна) із видом операції «Повернення постачальнику».
Постановка на баланс до ЄДАІВ
Алкогольну продукцію, яка приходила до підключення до ЄДАІВ, а також виявлені надлишки, необхідно поставити на баланс в ЄДАВС.
Для цього у списку «Акти постановки на баланс» (розділ «Общепит склади та виробництво» → група ЄДАІС → акти постановки на баланс в ЄДАІС) необхідно створити новий акт постановки на баланс.
Користувач може вибрати один із варіантів постановки на баланс:
- За довідкою "1".
- За довідкою "2".
- До торгової зали.
При постановці на баланс товарів у складських приміщенняхдля заповнення табличної частини необхідно скористатися сканером штрих-кодів, так як для постановки на баланс потрібно зчитування коду марки (кнопка «Додати по штрих-коду»). Якщо користувач користується підбором товарів з довідника вручну, система перевірить наявність штрихових кодів для введеної продукції та попередить користувача, якщо штрихкод товару не внесений до інформаційної системи. За допомогою кнопки "Вказати акцизну марку" можна вручну заповнити код акцизної марки.
Для кожної товарної позиції може бути раховано кілька кодів акцизної марки, при цьому кількість у рядку встановиться рівною кількістю лічених марок. В одному рядку можуть бути поєднані пляшки з однієї виробничої партії.
Після зіставлення номенклатури та алкогольної продукції для кожного рядка документа потрібно буде ввести дані довідки «1», що супроводжувала її постачання:
- Кількість виробленої продукції, зафіксована у довідці «1».
- Номер та дата ТТН, зазначені у довідці «1».
- Дата розливу.
- Номер та дата підтвердження ЄДАІС про фіксацію даних.
Після заповнення табличної частини та проведення акта постановки на баланс виконується надсилання даних за кнопкою «Надіслати до ЄДАІС». Після надходження підтвердження акта колонка табличної частини довідка «2» заповнюється значеннями, які присвоєно даній партії в ЄДАІС.
При постановці на баланс у торговому залі сканування акцизних марок не потрібне. Не потрібно також вводити відомості із довідок «1» та «2».
Механізм балансування залишків продукції на регістрах ЄДАІС при перевищенні залишків в обліковій базі
Щоб звести облікові залишки та залишки ЄДАІС про алкогольну продукцію, що приходила до підключення до ЄДАІС, необхідно виконати постановку на баланс цієї продукції, яка все ще перебуває на залишках в обліковій системі. Для цього використовується документ "Акт постановки на балан" з варіантом постановки "У торговий зал". Такий варіант постановки на баланс є більш простим, оскільки на регістрі №2 у системі ЄДАІС немає аналітик довідок «1» та «2» та алкогольна номенклатура зберігається лише у розрізі алкокодів. Як причина постановки на баланс слід вибрати варіант «Продукція, отримана до 01.01.2016 р.»
Важливо!
Такий варіант можливий, якщо немає повернень постачальнику або переміщень між відокремленими підрозділами ліцензіатами.
В цьому випадку в нижній частині форми акта постановки на баланс відображаються два інформаційні рядки, що характеризують необхідність оновлення інформації про залишки ЄДАІС на складі та в торговельній залі. Актуальною інформацією вважається, якщо після створення документа «Залишки ЄДАІС» не було сформовано жодного документа ЄДАІС, що впливає на ці залишки (див. далі про документ «Залишки ЄДАІС»). Якщо потрібне оновлення інформації про залишки ЄДАІС, гіперпосилання відображаються червоним кольором. Оновлення даних про залишки на складі (реєстр №1 ЄДАІС) та в торговому залі (реєстр №2 ЄДАІС) здійснюється натисканням на гіперпосилання. У результаті створюється документ «Залишки ЄДАІС» із видом «Запит залишків» або «Запит залишків у торговому залі». Документ призначено для запиту залишків алкогольної продукції за даними ЄДАІС у розрізі довідок. Надалі наявність довідок до кожної позиції товару знадобиться для списань та повернень. З отриманих даних проводиться контроль залишків алкогольної продукції.
Після виконаного таким чином оновлення залишків ЄДАІС на складі та у торговельній залі колір інформаційних рядків про залишки у документі «Акт постановки на баланс» зміниться з червоного на зелений. Також буде виведено інформацію про актуальність залишків по регістрах №1 та №2 у системі ЄДАІС.
Автоматичне заповнення табличної частини "Код акцизної марки" можна виконати за допомогою 2D-сканера (кнопка "Додати по штрихкоду"). Також можна ввести коди акцизних марок вручну за допомогою кнопки «Вказати акцизну марку».
Потім документ «Акт постановки на баланс» треба зберегти та натиснути кнопку «Відправити до ЄДАІВ».
Після цих дій слід знову актуалізувати залишки ЄДАІС та звірити їх із залишками на 41 рахунках облікової системи. До цього моменту вони мають бути приведені у відповідність.
Важливо!
Такий спосіб балансування залишків продукції застосовується у разі, коли для кожної позиції «Класифікатора алкогольної продукції ЄДАІС» встановлено однозначну відповідність до елемента довідника «Номенклатура».
Передача до торгової зали та повернення з торгової зали ЄДАІС
Відповідно до методики обліку товарних залишків алкогольної продукції в роздріб, всі товари, призначені для продажу в роздріб, повинні бути переміщені на регістр обліку залишків товарів №2 у системі ЄДАІС. Це можна зробити за допомогою документів «Передача до торгової зали ЄДАІС». Список документів відкривається за посиланням «Общепит склади та виробництво» → група ЄДАІС → Передачі до торгового залу.
Новий документ можна додати за допомогою кнопки «Створити» у командній панелі списку. Документ «Передача до торгового залу ЄДАІС» може бути також створений на підставі ТТН ЄДАІС (вхідна) та на підставі документа «Залишки ЄДАІС».
Підбір товарів до табличної частини «Товари» здійснюється з «Класифікатора алкогольної продукції ЄДАІС» за допомогою команди «Додати». У створеному документі "Довідки „2"" заповнюються за інформацією про надходження алкогольної продукції.
Після проведення документа необхідно скористатися командою Надіслати до ЄДАІВ. При цьому в системі ЄДАІС складські залишки на регістрі №1 товарів на складі зменшуються, а на регістрі №2 - збільшуються, але вони зберігаються без розрізу «Довідок „2“». У разі, якщо у магазині приміщення приймального складу та торговельного залу поділено за обліком, передача до торгового залу ЄДАІС може бути оформлена на підставі документа «Переміщення товарів».
Повернення з торговельного залу на склад, наприклад, для оформлення повернення постачальнику або зворотного переміщення на розподільчий центр оформляється за допомогою документа «Повернення з торгової зали ЕДАІВ» («Общепит склади та виробництво» → група ЕДАІВ → повернення з торгової зали).
Списання алкогольної продукції з балансу ЄДАІВ
У деяких випадках може знадобитися списання алкогольної продукції на балансі ЄДАІС. Наприклад, при бою під час розвантаження товару або в торговому залі. Для передачі до ЄДАІС відомостей про списаний товар передбачено документ «Акт списання ЄДАІС» (розділ «Общепит склади та виробництво» → група ЄДАІС → акти списання). Документ "Акт списання ЄДАІС" рекомендується створювати на підставі документа "Списання товарів". При створенні нового документа, так само як і при постановці на баланс, можна вибрати один із варіантів списання: «Зі складу» або «З торгового залу». Для варіанта «Зі складу» вказуються дані довідки «2».
У полі «Причина списання» слід вибрати значення зі списку, встановленого в інформаційній системі ЄДАІС:
- Пересортиця.
- Нестача.
- Уцінка.
- Псування.
- Втрати.
- Перевірка.
- Арешт.
- Інші цілі (тільки для списання із торгового залу).
- Реалізація (тільки для списання із торгового залу).
Табличну частину документа можна заповнити товарами, проданими протягом дня, за допомогою кнопки «Заповнити з продажу за день».
Документ «Акт списання» з варіантом списання «З торгового залу» можна заповнити всіма залишками в ЄДАІС за торговельною залою за кнопкою «Заповнити всіма залишками в ЄДАІС».
Після завершення формування табличної частини товарів необхідно провести документ та надіслати дані за допомогою команди «Надіслати до ЄДАІС».
Механізм балансування залишків продукції на регістрах ЄДАІС при перевищенні залишків на регістрах ЄДАІС
Оскільки для підприємств громадського харчування підтвердження всіх надходжень, повернень постачальнику та переміщень алкогольної продукції між відокремленими підрозділами стало обов'язковим з 1.01.2016 р., а необхідність звітувати про реалізацію алкогольної продукції виникла з 1.07.2016 р., це спричинило розбіжності ЄДА та даних. Значна частина продукції, що надійшла на баланс до ЄДАІСу, не була списана після реалізації. Для облікових залишків та залишків ЄДАІС необхідно виконати списання алкогольної продукції, яка все ще значиться на залишках ЄДАІС, але вже відсутня в обліковій системі.
Аналогічно балансуванню залишків продукції на регістрах ЄДАІС при перевищенні залишків в обліковій базі для спрощення процесу списання рекомендується провести переміщення алкопродукції з регістру обліку залишків товарів №1 на регістр №2 у системі ЄДАІС. Це обґрунтовано тим, що на регістрі №2 немає аналітик довідок «1» та «2» та алкогольна номенклатура зберігається лише у розрізі алкокодів.
Щоб звести залишки, у цьому випадку треба створити документ «Акт списання» з варіантом списання «З торгового залу» та причиною списання «Реалізація».
У нижній частині форми документа відображаються інформаційні рядки про актуальність інформації про залишки ЄДАІС для складу та торгового залу (аналогічно документу «Акт постановки на баланс»):
- червоний колір - залишки не актуальні, потрібне оновлення;
- зелений – залишки актуальні, оновлення не потрібне.
Після заповнення шапки документа слід переконатись, що залишки в ЄДАІС актуальні.
На малюнку вище видно, що необхідно оновити залишки на складі та у торговому залі. Для оновлення інформації треба скористатися гіперпосиланнями "Оновити залишки на складі" та "Оновити залишки в торговому залі". В результаті створюються документи «Залишки ЄДАІС» з видом документа «Запит залишків» та «Запит залишків у торговельній залі» відповідно.
Документ треба записати та запросити інформацію про залишки в ЄДАІС натисканням кнопки «Запитати з ЄДАІВ». Про надходження відповіді з ЄДАІВ можна переконатися, відкривши форму документа «Протокол обміну ЄДАІС».
Після виконаного таким чином оновлення залишків ЄДАІС на складі та в торговому залі колір інформаційних рядків про залишки зміниться з червоного на зелений. Також буде виведено інформацію про актуальність залишків по регістрах №1 та №2 у системі ЄДАІС.
Тепер, щоб зрівняти залишки в обліковій базі та в ЄДАІС, треба виконати переміщення всієї алкопродукції зі складу до торгового залу. Для цього треба скористатися гіперпосиланням «Перемістити все до торгової зали». Таким чином, у системі створюється документ «Передача до торгового залу ЄДАІС». Документ автоматично заповнюється усіма позиціями алкогольної номенклатури, що числиться на складі (всі залишки регістру №1 ЄДАІВ).
Після виконаного переміщення всі залишки будуть числитися у торговому залі (реєстр №2 ЄДАІС). З ЄДАІС будуть отримані квитанції фіксації та проведення, які можна побачити, відкривши «Протокол обміну ЄДАІС» із документа «Передача до торгової зали ЄДАІС».
Після оновлення залишків ЄДАІС табличну частину документа «Акт списання» треба заповнити за розбіжностями між залишками ЄДАІС та залишками облікової бази, що числяться на 41 рахунках. Заповнення виконується натисканням кнопки «Заповнити надлишками в торговому залі ЄДАІС». Ці надлишки треба списати та відправити до ЄДАІСу.
Внаслідок всіх розглянутих вище дій буде виконано зведення залишків щодо перевищення залишків на регістрах ЄДАІС.
Балансування залишків ЄДАІС методом інвентаризації
Механізми балансування залишків, розглянуті у п. 2.4.1 на стор. 27 та п. 2.6.1 на стор. 35, застосовні у випадку, коли для кожної позиції « Класифікатор алкогольної продукції ЄДАІС» встановлено однозначну відповідність з елементом довідника « Номенклатура». Якщо таке відповідність встановлено, можна звести залишки так званим методом інвентаризації.
У цьому випадку сканується вся алкогольна продукція облікової бази, а потім отримані дані порівнюються з даними ЄДАІС.
При застосуванні такого механізму балансування залишків ЄДАІВ використовується документ « Залишки ЄДАІС». Новостворений документ слід записати та натиснути кнопку « Запитати з ЄДАІВ».
Після отримання відповіді із ЄДАІС графа « Кількість» заповнюється даними ЄДАІВ. Далі слід виконати сканування алкогольних товарів облікової бази – у графі « Облікова кількість» відображаються облікові дані, отримані в результаті сканування.
За отриманими даними на підставі документа « Залишки ЄДАІС» створюються документи « Акт списання товарів ЄДАІС» або «». У « Акт постановки на баланс ЄДАІВ» будуть автоматично заноситись позиції, облікова кількість яких перевищує дані ЄДАІС, в « Акт списання товарів ЄДАІС» будуть вноситись товари, кількість яких до ЄДАІС перевищує дані облікової бази.
Таким чином, в результаті виконаної інвентаризації залишків алкогольної продукції на складі та в торговельній залі будуть зведені залишки ЄДАІС та облікової бази.
Про роботу з документами « Акт постановки на баланс ЄДАІВ» та « Акт списання товарів ЄДАІС» див. на стор. 25 та стор. 33 відповідно.
Щоденне зведення даних про продаж
У системі передбачено можливість щоденного зведення залишків ЄДАІС, за допомогою документа « Акт списання ЄДАІВ». Про роботу з документом « Акт списання ЄДАІВ» див. на стор. 33.
Автоматичне заповнення документа « Акт списання ЄДАІВ» даними про щоденний продаж алкогольної продукції виконується за кнопкою « Заповнити з продажу за день».
На автоматичне заповнення Акту списання ЄДАІС» даними про щоденний продаж алкогольної продукції впливає параметр « У журналі алко продукції використовувати лише акти», що встановлюється в налаштуваннях параметрів обліку громадського харчування.
У першому випадку, при встановленому параметрі, « Акт списання ЄДАІВ» заповнюється лише за документами «» без урахування рухів.
Акти розтину тари можуть бути створені як вручну, у разі відсутності фронт-офісу, так і автоматично, у разі використання фронт-офісних рішень.
У разі використання фронтових рішень є підставою для оформлення документа « Акт списання ЄДАІВє документи Акт розтину алкоголю», оформлені на боці фронту, оскільки в ЄДАІС пляшка вважається списаною вже після її розтину.
Після обміну фронтових рішень із «Общепитом» на підставі документів « Чеки громадського харчування» з видом операції « Облік алкоголю» у системі формуються документи « Акти розтину тари алкогольної продукції».
Надалі вже на підставі «» щодня в системі можна автоматично заповнити документ « Акт списання ЄДАІВ».
У другому випадку, при не встановленому параметрі, « Акти розтину тари алкогольної продукції» використовуються за налаштуваннями, заданими в регістрі «». Для решти номенклатури рядки документа обчислюються за рухами (якщо користувач хоче використовувати лише рухи, він не заповнює регістр). Перехід до регістру Алкогольна продукція, що підлягає акту розтину» проводиться за відповідним гіперпосиланням на формі налаштувань параметрів обліку громадського харчування.
У записах регістру « Алкогольна продукція, що підлягає акту розтину» вказується склад компанії та номенклатура, яка заповнюється тільки з « Актів розтин тари алкогольної продукції». Решта номенклатури щодо цього складу заповнюватиметься розрахунковим шляхом.
Існує три способи заповнення значення « Номенклатура»:
- Поле « Номенклатура» залишається порожнім - у цьому випадку з « Актів розтин тари алкогольної продукції» до документа додаватиметься інформація по всій номенклатурі для зазначеного складу.
- В полі " Номенклатура» вказується група номенклатури - з « Актів розтин тари алкогольної продукції» у документ буде додаватися інформація по всій номенклатурі, що входить до зазначеної групи номенклатури, для заданого складу.
- В полі " Номенклатура» вказується номенклатурна позиція - з « Актів розтин тари алкогольної продукції» до документа додаватиметься лише вказана номенклатура за заданим складом.
Переміщення алкогольної продукції між точками продажу відокремлених підрозділів (ресторанами)
Переміщення товарів допускається у межах відокремлених підрозділів організацій. При цьому здійснюється контроль за ІПН та КПП. В якості організації-відправника та одержувача мають бути обрані елементи довідника «Організації», що мають однакове значення ІПН, але різні КПП. Кожному ресторану має відповідати окрема організація з відповідним КПП.
Переміщення можливе або в одній спільній інформаційній базі, або з використанням РИБ рестораном. Переміщення між двома непов'язаними інформаційними базами не передбачено.
При використанні РІБ налаштування обміну з ЄДАІС у кожному вузлі повинні містити запис тільки про УТМ, які встановлені в даному ресторані. Можливо кілька УТМ, якщо продажі алкогольної продукції виробляються від імені кількох організацій.
Якщо налаштування обмінів з ЄДАІС виконуються безпосередньо в інформаційних базах ресторанів, то після завершення налаштування необхідно здійснити обмін РІБ, щоб синхронізувати дані про налаштування з ЄДАІС у центральному вузлі громадського харчування та в усіх ресторанах.
Переміщення алкогольної продукції з одного відокремленого підрозділуна інше в одній обліковій системі провадиться за наступною схемою:
- У системі створюються два налаштування обміну ЄДАІС для кожної організації. У цих налаштуваннях будуть задані різні ФСРАР та, відповідно, адреси УТМ.
- Створюється документ «Переміщення товарів», в якому як відправник і одержувач вказуються відповідні склади організацій.
- Організацією-відправником вантажу на підставі документа переміщення по кнопці «Вивантажити в ЄДАІС» або окремо вручну формується ТТН ЄДАІС (вихідна). У ТТН ЄДАІС (вихідна) слід зазначити дані довідки «2» до алкогольної номенклатури з класифікатора. ТТН вирушає до ЄДАІВ. Статус ТТН ЄДАІС (вихідна) змінюється відправлена.
- До організації-вантажоодержувача приходить ТТН ЄДАІС (вхідна), надходження якої слід підтвердити. При цьому статус ТТН ЄДАІС (вихідна), створеної у п. 3, зміниться на «Передана до ЄДАІВ».
Якщо ресторан-одержувач надсилає відмову від переміщення в ЄДАІС або ресторан-відправник відмовляється від акта підтвердження ТТН ЄДАІС, то документ «Переміщення товарів» автоматично розводиться. Процес оформлення переміщення доведеться розпочати спочатку.
*В інтерфейсі конфігурації замість значень «Довідка „1“» та «Довідка „2“» можуть застосовуватися значення «Довідка „А“» та «Довідка „Б“».
0. Перевірки та штрафи ЄДАІС, коли?
Перевірки розпочнуться з 01.01.2016, штрафувати обіцяють розпочати лише з 01.04.2016.
Сума штрафу 150-200 тисяч рублів.
1. Чи потрібно буде здавати щокварталу алкогольні декларації, чи все буде автоматично?
Так, алкогольні декларації необхідно здавати за тією самою схемою, що й раніше. Автоматична передача даних на поточний момент не передбачена в системі ЄДАІС. У майбутньому з'явиться можливість частково (факт закупівлі), а потім повністю отримувати файл декларації на підставі даних системи ЄДАІС. Це буде реалізовано в особистому кабінеті.
2. Як формуватиметься декларація ф.11 та ф.12?
Змін у формуванні декларацій ф.11 та ф.12 не відбулося.
3. Чи планується скасування декларування?
Скасування декларування обговорювалося та планується після того, як усі учасники пройдуть повністю етап підключення (не раніше 07.2017).
4. Чи потрібно підключати ЄДАІС громадського харчування? Чи можна використовувати в ЄДАІС КЕП, придбану для системи ЦентрІнформ чи підписання декларацій у ФСРАР?
Так, підключатися потрібно з 01.01.2016 щодо відображення факту закупівлі. Необхідно придбати КЕП спеціально інтегровану до системи ЄДАІС. Жодна інша КЕП не підійде.
5. Як бути із залишками алкоголю на складі, який куплено раніше підключення до ЄДАІС, його потрібно просканувати?
Для підприємств громадського харчування немає потреби вказувати залишки в системі ЄДАІС. Заносити залишки потрібно лише в тому випадку, якщо організація планує через ЄДАІС відображати документи роздрібної реалізації щодо звільнення від ведення журналу обліку роздрібних продажів.
6. Якщо вся алкогольна продукція проходитиме через ЄДАІС, чи потрібно зберігати сертифікати?
Так, усі сертифікати потрібно зберігати. Законодавством вони не скасовані.
7. Чи потрібно при відображенні закупівлі перевіряти кожну пляшку від постачальників щодо її легальності за допомогою 2D сканера?
Для підтвердження ТТН у системі ЄДАІС достатньо перевірити партію за документами та підтвердити у програмі приймання, товар буде оприбутковано. Відповідальність за нелегальність алкогольної продукції несе кожен, ми рекомендуємо робити хоча б вибіркову перевірку поставленої алкогольної продукції.
8. Як бути із простроченою продукцією?
У разі, якщо постачальник доставив покупцю прострочену продукцію, покупцю необхідно відмовити у прийманні ТТН.
Якщо покупець прийме прострочену алкогольну продукцію у системі ЄДАІС, ця операція вважатиметься змовою покупця з постачальниками. Кожен подібний випадок розбиратиметься ФСРАР.
9. Чи повинні організації вести журнал продажів у громадському харчуванні, з якого числа? Які особливості ведення журналу для громадського харчування?
Організації мають вести журнал роздрібного продажу з 01.01.2016. Відповідно до порядку заповнення журналу роздрібного продажу:
Журнал заповнюється не пізніше наступного дня після факту роздрібного продажу кожної одиниці споживчої тари (упаковки) алкогольної та спиртовмісної продукції, або за фактом розкриття транспортної тари (у тому числі багатооборотної тари), що використовується для постачання та подальшого розливу продукції споживачеві (далі - транспортна тара).
10. У журналі обліку не враховується списання алкоголю?
Цілком вірно, в «Журналі обліку обсягу продажу алкогольної продукції» списувати алкоголь не потрібно. У журналі фіксується кожна продана цільна (неприхована) ємність алкоголю. При порційному продажу алкоголю (на розлив або у складі коктейлів) ємність вважається проданою в момент її розтину. Це стосується і транспортної тари, такої як кегі пива чи великі ємності з винами.
11. Куди потрібно складати журнал? Якщо журнал буде втрачено? (База злетіла, пк зламався і т.д.)?
Здавати «Журнал обліку обсягу продажу алкогольної продукції» не потрібно. У разі перевірки Вам необхідно надати його у роздрукованому вигляді уповноваженим органам. Зберігати журнал потрібно протягом 5 років. Для того, щоб журнал не було втрачено, ми рекомендуємо робити архівні копії бази даних вашої облікової системи (в якій ведеться «Журнал обліку обсягу продажу алкогольної продукції»).
12. Як у журналі враховуватимуться надлишки та недостачі?
У «Журналі обліку обсягу продажу алкогольної продукції» для підприємств громадського харчування враховуються лише продажі алкогольної продукції.
13. Як мають відбиватися бій товару чи крадіжка у системі ЄДАІС?
У системі ЄДАІС із громадського харчування необхідно відображати лише приймання алкогольної продукції. Дані щодо бою товару чи крадіжці не вносяться.
14. Як відображається списання та оприбуткування алк.продукції?
У системі ЄДАІС для громадського харчування не відображається списання та оприбуткування алкогольної продукції. Ці операції виконуються, як і раніше, в обліковій системі закладу ресторанного бізнесу.
15. Чи буває необхідність списати алкоголь, як це відображати в системі ЄДАІС?
З 1 липня 2016 року списувати алкоголь у системі ЄДАІС необхідно лише роздрібним магазинам, ця вимога не відноситься до підприємств громадського харчування.
16. 31 грудня чи потрібно знімати залишки продукції в ресторані?
Враховуючи, що підприємства ресторанного бізнесу продаж алкогольної продукції не здійснюватимуть через систему ЄДАІС (на відміну від роздрібної торгівлі), залишки знімати та вносити до системи ЄДАІС не потрібно.
17. Громадському харчуванню не потрібно з 1 липня підключатися в частині підтвердження продажів?
Все вірно, з 1 липня 2016 року продаж алкогольної продукції необхідно здійснювати через систему ЄДАІС тільки роздрібним магазинам.
18. Відправлення та отримання ТТН здійснюється через ЄДАІС.
Накладна приходить до покупця з ЄДАІС у вигляді запиту на приймання. Залежно від відповідності фактичного приходу товару паперової ТТН, покупець може:
- підтвердити прийняття накладної,
Відмовитися від неї,
Оформити АКТ розбіжностей.
Якщо фактичний прихід перевищує дані в електронній накладній до ЄДАІСу, і покупець готовий прийняти товар, то постачальник формує додаткову накладну та спрямовує її через ЄДАІС покупцю.
19. Часто постачальники пропонують акції з алкоголем із бонусними пляшками, як їх враховувати?
Бонусні пляшки алкоголю за акцією також необхідно приймати через систему ЄДАІС. Постачальник просто показує нульову вартість цієї продукції.
20. А якщо постачальника не підтверджено в ЄДАІС?
З 1 січня 2016 року покупець може купувати алкогольну продукцію лише через систему ЄДАІВ. Якщо постачальник не підключений до системи ЄДАІС, Ви не можете купувати алкогольну продукцію у даного постачальника, цей продаж вважатиметься контрафактним.
21. Чи можна вносити накладні вручну до програми обліку? Через ЄДАІС лише підтвердження?
ТТН вручну заносити до облікової системи не можна. Запит на підтвердження ТТН приходитиме до облікової програми через систему ЄДАІС, після підтвердження якої дані автоматично потраплять до програми обліку.
22. Коли приїжджає машина з алкоголем, чи є певна кількість часу для перевірки кожної пляшки для того, щоб бути впевненим, що всі пляшки легальні?
Якщо машина поспішає, а вам необхідно перевірити алкоголь на легальність, ви у робочому режимі перевіряєте кожну пляшку (або вибірково) за допомогою сканера. І лише потім підтверджуєте чи відмовляєтеся від приймання ТТН у системі ЄДАІС. Постачальнику у разі відхилення ТТН необхідно забрати алкогольну продукцію.
Існує безліч марок 2D сканерів, але тільки одиниці їх адаптовані під ЕДАІС. На це потрібно звертати увагу при покупці.
24. Які терміни підтвердження постачання до ЄДАІВ?
На сьогоднішній день термін підтвердження постачання ЄДАІС – 1 доба.
25. Підкажіть, як відбуватиметься переміщення товару у межах одного юр. особи між різними підрозділами (кпп різні)?
Кожен підрозділ однієї юридичної особи окремо має бути підключений до системи ЄДАІВ. Переміщення алкогольної продукції між цими підрозділами має проходити через систему ЄДАІС і лише в тому разі, якщо підрозділ-постачальник має ліцензію на цю операцію.
26. Якщо ми купуватимемо алкоголь зрідка для приготування страв та кондитерських виробівв роздрібному магазині- теж через ЄДАІС проводити?
Якщо ваш підрозділ не має ліцензії на продаж алкоголю, то й приймання алкогольної продукції для приготування страв не потрібно проводити через систему ЄДАІВ.
27. Якщо було часткове повернення алкогольної продукції, як відбувається процедура?
Якщо фактичний прихід алкогольної продукції не відповідає ТТН, необхідно в обліковій системі скласти акт розбіжності з виправленою кількістю. Акт розбіжностей через УТМ потрапляє до відправника продукції, причому відправник може погодитися з актом. У цьому випадку з залишку відправника буде списано лише узгоджений з отримувачем обсяг. У разі незгоди відправника з актом розбіжностей він відмовляє акт і тоді вся накладна відмовляється і весь обсяг залишається на залишках відправника.
28. Чи можна вести дві різні організації(якщо я бухгалтер у цих двох організаціях) на одному комп'ютері?
На вимогу ФСРАР для кожного відокремленого підрозділу має бути окремий комп'ютер із системою ЄДАІС.
29. При закупівлі алкоголю де повинен стояти комп'ютер з УТМ? Ресторан за однією адресою, а склад/бухгалтерія за іншою.
Комп'ютер з УТМ повинен перебувати дома приймання алкогольної продукцією. «Журнал обліку обсягу продажу алкогольної продукції» ведеться у самому закладі ресторанного бізнесу.
30. Чи можна ресторану купувати алкоголь у роздрібної мережі?
Підприємствам громадського харчування необхідно фіксувати прийом алкогольної продукції через систему ЄДАІС. Якщо Ви закупите алкоголь у роздрібній мережі, то ця продукція вважатиметься контрафактною.
31. У нас на комп'ютері встановлена облікова програма, чи можна туди встановити ЄДАІС, чи потрібно купувати окремий ПК?
На вимогу ФСРАР комп'ютер із встановленою системою ЄДАІС не рекомендується встановлювати інші програми, т.к. вони можуть суперечити роботі УТМ, і відповідальність за такі випадки лежить на вас.
32. КЕП необхідний кожен комп'ютер чи 1 локальну мережу?
КЕП потрібний на 1 комп'ютер для кожної точки продажу алкогольної продукції. Якщо у Вас є мережа ресторанів, кожен ресторан має бути підключений до системи ЄДАІС.
33. Якщо зараз своєї ліцензії немає, використовується ліцензія компанії постачальника, чи коштує їхня каса?
У такому разі постачальник повинен організувати на базі вашого ресторану прийом алкогольної продукції в системі ЄДАІС.
34. Якщо ІП розливає пивні напої, але зареєстровані як громадське харчування, для них все те саме щодо ЄДАІС?
Цілком вірно, якщо ІП зареєстровано як громадське харчування, необхідно приймати алкогольну продукцію вести в системі ЄДАІС і вести Журнал обліку обсягу продажу алкогольної продукції.
