การแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยใช้ประเภทจดหมายโต้ตอบ กฎการติดต่อทางธุรกิจ: ตัวอย่าง การติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์: กฎสำหรับการลงทะเบียนและการบำรุงรักษา ประเภทของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ชนิด จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร ข้อความแฟกซ์ (แฟกซ์) ข้อความโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการส่ง ข้อมูลธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขของหน่วยงานของรัฐไปจนถึงการอุทธรณ์ของประชาชนและการใช้งานมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

การติดต่อต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ภายในกรอบความสามารถที่ได้รับ

จดหมายต้องเรียบเรียงอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง ปราศจากจุดด่างพร้อย การแก้ไข;

ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร จดหมายควรนำเสนออย่างสงบ ยับยั้งชั่งใจ ภาษาธุรกิจอย่างเป็นทางการมีข้อโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนของคุณลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางจดหมายควรใช้ก็ต่อเมื่อเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่นใด ( การสนทนาทางโทรศัพท์, พบปะส่วนตัว เป็นต้น)

จดหมายอย่างเป็นทางการ- หนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดขององค์กร องค์กร สถาบันด้วย นอกโลก. ผ่านจดหมายจะมีการเจรจาต่อรองล่วงหน้าความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรได้รับการชี้แจงและมีการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน ตัวอักษรมาพร้อมกับค่าวัสดุระหว่างทาง ฯลฯ

แม้จะมีอยู่ รูปทรงทันสมัยการสื่อสาร: โทรศัพท์, โทรเลข, แฟกซ์, การเชื่อมต่อโมเด็ม ฯลฯ - ปริมาณการติดต่อแม้ในองค์กรขนาดเล็กมีขนาดใหญ่มาก อย่างไรก็ตาม ช่วงของสถานการณ์การบริหารที่ก่อให้เกิดจดหมายธุรกิจนั้นยังห่างไกลจากความจำกัดและจัดหมวดหมู่ได้ค่อนข้างชัดเจน จดหมายจำนวนมากที่มีสถานการณ์การจัดการประเภทเดียวกันที่ต้องมีการรวบรวม ทำให้เกิดความจำเป็นเร่งด่วนในการรวมเข้าด้วยกัน จดหมายธุรกิจ. น่าเสียดายที่การวิเคราะห์การติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่าพนักงานระดับผู้บริหารหลายคนขาดทักษะในการเขียนจดหมาย ในขณะเดียวกัน การออกแบบตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องทำให้ใช้งานได้ยาก ผู้เชี่ยวชาญมีมติเป็นเอกฉันท์ว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า ผู้เขียน Simple Letters ซึ่งตีพิมพ์ในสหรัฐอเมริกาในปี 1970 ภายใต้การดูแลของสำนักงานทำเนียบขาว เชื่อว่าการเสียเปล่าในคำพูดทำให้เกิดการสูญเปล่าในสกุลเงินดอลลาร์ ไม่อาจละเลยความจริงที่ว่า เอกสารทางธุรกิจไม่ใช่เนื้อหาสำหรับ "การอ่าน" เลย แต่เป็นข้อมูลที่ควรสนับสนุนการกระทำบางอย่าง

สารบรรณ (Correspondence) สารบรรณเป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่างกันซึ่งใช้เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลการปฏิบัติงานระหว่างองค์กร การติดต่อทางธุรกิจตรงบริเวณสถานที่สำคัญในอาร์เรย์เอกสารของสถาบัน เนื่องจากเป็นความเชื่อมโยงระหว่างองค์กร การติดต่อสื่อสารจึงใช้พื้นที่ประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก หนึ่ง

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย, โทรเลข, โทรสาร, โทรสาร (แฟกซ์), ข้อความทางโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การติดต่อทางจดหมายมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลข เจ้าหน้าที่รัฐบาลเพื่ออุทธรณ์ของพลเมืองและแอปพลิเคชันมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ข้อเรียกร้อง การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การค้ำประกัน ฯลฯ 2

จดหมายบริการเป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่างกัน ซึ่งได้รับการจัดสรรโดยวิธีพิเศษในการส่งข้อความ - ทางไปรษณีย์ 3

ตามกฎแล้วควรร่างจดหมายเมื่อวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบไม่มีเอกสารเป็นไปไม่ได้หรือยาก (คำอธิบายด้วยวาจา คำแนะนำ: ส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์ ฯลฯ ) หากจำเป็นต้องถ่ายโอนข้อมูลอย่างเร่งด่วนจะมีการรวบรวมโทรเลขข้อความทางโทรศัพท์ ฯลฯ ประเภทของจดหมายบริการต่อไปนี้ถูกนำมาใช้ในงานสำนักงาน 1. จดหมายสอบถาม (คำขอ ข้อเรียกร้อง ข้อเสนอในการให้ข้อมูลหรือการดำเนินการตามมาตรการ) 2. จดหมายตอบกลับ (ข้อมูลที่ร้องขอ ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ การปฏิเสธที่จะให้ข้อมูลและการโต้ตอบ) 3. จดหมายปะหน้า (แนบเอกสารที่ไม่มีส่วนที่อยู่หรือเป็นวัตถุสิ่งของ) สี่

ขอแนะนำให้เตรียมจดหมายฉบับหนึ่ง หากคุณต้องการติดต่อองค์กรพร้อมๆ กันในประเด็นต่างๆ ที่ไม่เหมือนกัน ขอแนะนำให้เขียนจดหมายแยกกันสำหรับแต่ละรายการ จดหมายอาจเกี่ยวข้องกับหลายประเด็นหากมีความสัมพันธ์กันและจะได้รับการพิจารณาในหน่วยโครงสร้างเดียวขององค์กรของผู้รับ ข้อความในจดหมายอาจเป็นแบบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยหนึ่งสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนในแง่ขององค์ประกอบประกอบด้วยส่วนบังคับต่อไปนี้: บทนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และข้อสรุป 6

บทนำให้เหตุผลสำหรับคำถาม: สาเหตุของคำถามหรือ เรื่องสั้น; หากมีเอกสารใดที่ใช้เป็นเหตุผลในการรวบรวมจดหมายจะมีลิงค์ให้ ส่วนหลัก (หลักฐาน) กำหนดสาระสำคัญของปัญหา ให้หลักฐานหรือข้อพิสูจน์ ส่วนหลักควรน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของโซลูชันที่เสนอ โดยสรุปวัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการกำหนด มีการใช้รูปแบบการก่อสร้างอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายซึ่งองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งอาจขาดหายไปหรือลำดับของการจัดเรียงอาจแตกต่างกันไป 7

จดหมายธุรกิจมาตรฐานมีโครงสร้างดังต่อไปนี้: ที่อยู่ คำนำ เนื้อความ บทสรุป ลายเซ็น โพสต์สคริปต์ ภาคผนวก 8

Postscriptum (ภาษาละติน post scriptum - "หลังจากเขียน") - อักษรลงท้ายของจดหมายที่กรอกและลงนามแล้ว มักใช้แทนด้วยตัวย่อภาษาละติน "P. ส. " ใช้ตัวย่อ "ป. ป.ล. "(ภาษาละติน post scriptum) หรือ" P. S. S. ” (lat. post sub scriptum) สำหรับ postscript ที่สร้างขึ้นหลังจาก postscript 9

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญทางกฎหมาย ดังนั้นรูปแบบของจดหมายจึงต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ ข้อความในจดหมายไม่ควรตีความได้หลายแบบ ข้อกำหนดทั่วไปกับข้อความของจดหมายธุรกิจ: ความกระชับ ความชัดเจน และความถูกต้องของการนำเสนอ ต้องนำเสนอข้อความอย่างถูกต้องตามกฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในปัจจุบันในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ อันที่จริง ภาษาของเอกสารราชการเป็นชุดของความคิดโบราณ ความคิดโบราณ และมาตรฐานที่โดดเด่นสำหรับการรวมเป็นหนึ่งที่รู้จักกันดี ในจดหมายที่เป็นทางการ คุณต้องระบุสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและรัดกุมโดยสังเกตน้ำเสียงที่เป็นกลาง สิบ

ข้อความของตัวอักษรธรรมดาไม่ควรเกินหนึ่งหรือสองหน้าพิมพ์ตัวอักษรที่ซับซ้อนสามารถมีข้อความได้ถึงห้าหน้า รูปแบบการนำเสนอข้อความต่อไปนี้ใช้ในตัวอักษร: ในพหูพจน์คนแรก ("โปรดส่ง", "ส่งเพื่อพิจารณา"); จากคนแรกเอกพจน์ ("ฉันคิดว่าจำเป็น", "ฉันขอให้คุณเน้น"); จากบุคคลที่สามเอกพจน์ ("กระทรวงไม่คัดค้าน", "VNIIDAD ถือว่าเป็นไปได้") ในการติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการนำเสนอของข้อความในรูปพหูพจน์คนแรกถูกนำมาใช้ (เราถาม แจ้ง ส่ง เตือน ส่ง ฯลฯ) เนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่ลงนามในจดหมายพูดในนามขององค์กร สิบเอ็ด

การนำเสนอข้อความในจดหมายเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (ฉันขอ เสนอ ส่ง ฯลฯ) เป็นไปได้ในสองกรณี: จดหมายถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ จดหมายนั้นเป็นความลับหรือมีคำอุทธรณ์ส่วนบุคคลถึงผู้รับ จดหมายที่ร่างขึ้นในรูปแบบ A4 ต้องมีหัวข้อที่ตอบคำถาม "เกี่ยวกับอะไร": "เกี่ยวกับการละเมิดภาระผูกพันตามสัญญา", "ในการให้ความช่วยเหลือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค" ในแบบฟอร์ม A 5 ไม่อนุญาตให้ระบุส่วนหัว 12

จดหมายรับรองโดยผู้เรียบเรียง หัวหน้าแผนกของผู้เขียน หากจำเป็น - โดยหัวหน้าผู้มีส่วนได้เสีย แผนกโครงสร้างเช่นเดียวกับรองหัวหน้าองค์กรที่ดูแลทิศทางหากจดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายรับรองสำเนาที่สองที่เหลืออยู่ในองค์กร จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ของเขาที่อยู่ในความสามารถที่ได้รับ เช่นเดียวกับหัวหน้าหน่วยโครงสร้างอิสระ หากพวกเขาได้รับสิทธิ์นี้ 13

จดหมายต้องมีข้อความเกี่ยวกับนักแสดงซึ่งติดอยู่ที่ด้านล่างของแผ่นงานพร้อมลายเซ็นที่หัว ไม่อนุญาตให้แก้ไขหรือเพิ่มเติมจดหมายที่ลงนามแล้ว วันที่ของจดหมายคือวันที่ลงนาม สิบสี่

รายละเอียดบังคับของจดหมายคือ: ชื่อขององค์กร, ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร, รหัสองค์กร, หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) นิติบุคคล, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร/รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน, วันที่, เลขทะเบียน, อ้างอิงถึงเลขทะเบียนและวันที่, ผู้รับ, หัวเรื่อง (ตอนเขียนจดหมายในรูปแบบ A 4), ข้อความ, ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง, ในจดหมายปะหน้า - เครื่องหมายแสดงการใช้งานในหนังสือค้ำประกัน - ตราประทับ สิบห้า

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม - จดหมายอย่างเป็นทางการส่งไปเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลหรือเอกสารราชการใดๆ ข้อความในหนังสือร้องขอมีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการให้ข้อมูลหรือวัสดุและคำชี้แจงที่แท้จริงของคำขอ เหตุผลอาจมีการอ้างอิงถึงกฎหมายและอื่น ๆ กฎระเบียบ, เอกสารขององค์กรและกฎหมาย เนื่องจากองค์กรไม่มีสิทธิ์ขอข้อมูลที่ไม่ได้เกิดจากกิจกรรมการทำงาน ตามกฎแล้วจดหมายสอบสวนจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอย่างเป็นทางการ 16

จดหมายสอบถามต้องมีจดหมายตอบกลับ จดหมายสอบถามถูกร่างขึ้นในรูปแบบของจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายขอคือ: ชื่อขององค์กร, ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร, รหัสองค์กร, หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร / รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน, วันที่, หมายเลขทะเบียน, ผู้รับ, มุ่งหน้าไปยังข้อความ (หากวาดตัวอักษรบนหัวจดหมายรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 17

18

จดหมายขอ - จดหมายธุรกิจซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อรับข้อมูล, บริการ, สินค้า, องค์กรที่จำเป็นอัตโนมัติ RU สถานการณ์การจัดการจำนวนมากก่อให้เกิดจดหมายร้องขอ จดหมายขอต้องมีเหตุผลสำหรับคำขอและคำชี้แจงของคำขอเอง เหตุผลต้องมาก่อนคำสั่งของคำขอ การให้เหตุผลอาจขาดหายไปในกรณีที่คำขอมีความชัดเจน ลักษณะโดยทั่วไป และหากการดำเนินการตามการกระทำที่ประกอบเป็นคำขอนั้นเป็นความรับผิดชอบขององค์กร หน่วยงาน เป็นทางการ. 19

คำขอถูกระบุโดยใช้คำกริยา "ask": "เราขอให้คุณดำเนินการ ... ", "เราขอให้คุณจัดเตรียม ... ", "เราขอให้คุณแจ้ง ... " ฯลฯ คำขอยังสามารถ กำหนดสูตรโดยไม่มีกริยา "ถาม" เช่น "เราหวังว่าจะมีทางออกที่ดีในประเด็นนี้ ... ", "เราหวังว่าคุณจะพิจารณาว่ามีความเป็นไปได้ที่จะพิจารณาอุทธรณ์ของเรา" เป็นต้น จดหมายฉบับหนึ่งอาจมีคำขอหลายฉบับ . ในกรณีนี้ใช้การเปลี่ยนภาษาต่อไปนี้: "เราขอให้คุณพิจารณา (ให้ดำเนินการ ... )", "ในเวลาเดียวกันเราขอให้คุณ ... " จดหมายขอเขียนไว้บนหัวจดหมาย ยี่สิบ

รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายขอคือ: ชื่อขององค์กร, ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร, รหัสองค์กร, หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร / รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน, วันที่, หมายเลขทะเบียน, ผู้รับ, มุ่งหน้าไปยังข้อความ (หากวาดตัวอักษรบนหัวจดหมายรูปแบบ A 4) ลายเซ็น หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 21

22

23

จดหมายตอบกลับคือจดหมายบริการที่ร่างขึ้นเพื่อตอบกลับจดหมายร้องขอหรือจดหมายสอบถาม คำตอบอาจเป็นบวกหรือลบ (จดหมายปฏิเสธ) เมื่อรวบรวมจดหมายตอบกลับต้องปฏิบัติตามหลักการของความเท่าเทียมกันทางภาษา: ในข้อความของจดหมายตอบกลับควรใช้วลีและคำศัพท์ภาษาเดียวกันกับที่ผู้เขียนใช้ในจดหมายริเริ่มโดยมีเงื่อนไขว่าจดหมายขอเขียนเป็นภาษาศาสตร์อย่างถูกต้อง เงื่อนไข คุณไม่ควรใส่ลิงก์ไปยังจดหมายที่ได้รับในข้อความของจดหมายตอบกลับ ("ถึงจดหมายของคุณลงวันที่ _______ No. . . . ") ในการลิงก์ไปยังจดหมายที่ได้รับ รายละเอียดแบบฟอร์มประกอบด้วยแอตทริบิวต์ "ลิงก์ไปยังวันที่และหมายเลขของเอกสารที่ได้รับ" ซึ่งจะมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายริเริ่ม 24

คำตอบเชิงลบจะต้องมีเหตุผล คุณไม่สามารถปฏิเสธคำขอโดยไม่มีคำอธิบายได้ ดังนั้นจึงแนะนำให้เริ่มจดหมายปฏิเสธโดยให้เหตุผลในการปฏิเสธ: "เกี่ยวข้องกับ +" จดหมายตอบกลับเขียนไว้บนหัวจดหมาย รายละเอียดบังคับของจดหมายตอบกลับคือ: ชื่อองค์กร, ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร, รหัสองค์กร, หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (PSRN) ของนิติบุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร / รหัสเหตุผลสำหรับการลงทะเบียน, วันที่, หมายเลขทะเบียน, การอ้างอิงถึง เลขทะเบียนและวันที่, ผู้รับ, ไปที่ข้อความ (เมื่อเขียนจดหมายในรูปแบบ A 4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 25

26

หนังสือค้ำประกันคือหนังสือบริการที่มีข้อผูกมัดหรือคำยืนยัน หนังสือค้ำประกันถูกส่งไปยังองค์กร สามารถรับประกันการชำระค่างาน, ผลิตภัณฑ์, บริการ, ค่าเช่า, คุณภาพและระยะเวลาในการทำงาน ฯลฯ ได้ ข้อความของหนังสือค้ำประกันประกอบด้วยคำขอไปยังผู้สื่อข่าวและสูตรสำคัญทางกฎหมาย: "เรารับประกันการชำระเงิน เป็นต้น)" วลีนี้เป็นองค์ประกอบที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายของข้อความ หากหนังสือค้ำประกันการชำระเงิน ผู้เขียนให้รายละเอียดธนาคารของเขา 2 27

หนังสือค้ำประกันมักลงนามโดยบุคคลสองคน: หัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หนังสือค้ำประกันยังได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร หนังสือค้ำประกันจะออกในรูปแบบของจดหมาย รายละเอียดบังคับของหนังสือค้ำประกันคือ: ชื่อขององค์กร, ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร, รหัสองค์กร, หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร / รหัสเหตุผลสำหรับการลงทะเบียน, วันที่, หมายเลขทะเบียน, ผู้รับ, มุ่งหน้าไปยังข้อความ (เมื่อรวบรวมจดหมายในรูปแบบ A 4), ลายเซ็น, ตราประทับ, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง 28

29

อาจมีการยื่นคำร้องเกี่ยวกับ: คุณภาพของสินค้า หากไม่สอดคล้องกับคุณภาพที่ระบุในสัญญา รวมถึงการไม่ปฏิบัติตามความครบถ้วนของสินค้าและการแบ่งประเภท ปริมาณของสินค้า หากไม่ตรงตามที่ระบุไว้ในสัญญาหรือในเอกสารการขนส่ง วันที่ส่งมอบ หากถูกละเมิด บรรจุภัณฑ์และการติดฉลากสินค้า ตัวอย่างเช่น หากบรรจุภัณฑ์ไม่ตรงกันหรือการติดฉลากที่ไม่ถูกต้องทำให้เกิดความเสียหายต่อสินค้า การละเมิดเงื่อนไขการชำระเงินและฝ่ายอื่น ๆ ของการตั้งถิ่นฐานร่วมกัน เงื่อนไขอื่น ๆ ของสัญญา 31

จดหมายเรียกร้องเป็นเอกสารซึ่งเป็นจดหมายการค้าประเภทหนึ่งซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนเกี่ยวกับคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่ดำเนินการ เอกสารนี้ไม่ได้มี แบบฟอร์มรวมที่จัดตั้งขึ้น สหพันธรัฐรัสเซีย. ดังนั้นการเรียกร้องจะทำใน การเขียนตามกฎแล้วบนหัวจดหมายขององค์กรหรือแผ่นงานมาตรฐานรูปแบบ A 4. จดหมายเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา: 32

โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา จดหมายเรียกร้องจะต้องมีรายละเอียดและข้อมูลที่จำเป็น: 1. หัวข้อไปยังข้อความซึ่งแสดงลิงค์ไปยังสัญญาภายใต้การร่างจดหมายเรียกร้องนี้ 2. ชื่อเต็มขององค์กร ตาม เอกสารการก่อตั้งที่ส่งหนังสือเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน 3. ที่อยู่ที่แน่นอนขององค์กร 4. พื้นฐานในการอ้างสิทธิ์นี้ (ลิงก์ไปยัง เอกสารราชการเช่นสัญญาจัดหาหรือหนังสือค้ำประกัน) 5. หัวข้อของการเรียกร้อง เช่น สิ่งที่ถูกละเมิด (คุณภาพ เงื่อนไขการจัดส่ง การส่งมอบสินค้าสั้น ฯลฯ) 6. หลักฐานการฝ่าฝืน (ลิงค์เอกสารประกอบ) 33

7. รายการข้อกำหนดเฉพาะที่ผู้รวบรวมหนังสือเรียกร้อง ส่วนใหญ่มักรวมถึง: การเปลี่ยนสินค้าที่เสียหายหรือชำรุด มาร์กดาวน์ของสินค้า (มูลค่าที่เป็นตัวเงินของการลดราคาจะต้องตกลงกันโดยทั้งสองฝ่าย) การชดเชยความเสียหายโดยตรง; การบอกเลิกสัญญา ฯลฯ 34

เมื่ออ้างถึงหลักฐานความถูกต้องของการเรียกร้อง ไม่เพียงแต่แนะนำให้ระบุภาระหน้าที่เฉพาะของสัญญาที่ถูกละเมิดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการอ้างอิงถึงบรรทัดฐานทางกฎหมายที่อาจเป็นพื้นฐานสำหรับการนำเสนอข้อกำหนดบางประการ หากผู้เริ่มข้อเรียกร้องกำหนดให้ผู้กระทำผิดชดใช้ค่าเสียหายหรือคืนเงินจำนวนหนึ่ง การเรียกร้องต้องมีการคำนวณข้อเรียกร้องด้วย (หากการคำนวณค่อนข้างซับซ้อน สามารถรวมไว้ในภาคผนวกของข้อเรียกร้องได้) จากข้อความของการอ้างสิทธิ์ ควรมีความชัดเจนว่าใคร ทำไม และสิ่งที่เขาต้องการ 35

หากมีการเรียกร้องเกี่ยวกับปริมาณของสินค้า ผู้ขายอาจกำหนดให้มีการส่งมอบสินค้าที่ขาดหายไปเพิ่มเติมหรือคืนเงินตามมูลค่าของสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบ หากการเรียกร้องเกี่ยวข้องกับคุณภาพของสินค้า ผู้ซื้ออาจเรียกร้องให้มีการกำจัดข้อบกพร่องในสินค้าหรือส่วนลดจากต้นทุนของสินค้า ผู้ซื้ออาจเสนอให้ผู้ขายซ่อมแซมข้อบกพร่องของสินค้าด้วยตนเอง แต่ในกรณีนี้ ผู้ขายจะต้องชำระค่าซ่อมแซมให้กับผู้ซื้อ ตามกฎแล้วผู้ซื้อจะขจัดข้อบกพร่องเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างอิสระ แต่ด้วยค่าใช้จ่ายของผู้ขายซึ่งจะชดใช้ค่าซ่อมแซม ผู้ขายจะคืนเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องโดยเปลี่ยนเป็นผลิตภัณฑ์อื่น 36

หากการเรียกร้องนั้นสมเหตุสมผล ผู้ขายจะถูกบังคับให้: เปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่บกพร่องด้วยผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อจัดหาสินค้าที่ขาดหายไป ทำส่วนลดร้อยละของต้นทุนสินค้า จ่ายค่าปรับ การอ้างสิทธิ์ต้องอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง อาจรุนแรงได้ แต่ไม่ควรหยาบคาย ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความตั้งใจของผู้ซื้อ การเรียกร้องอาจมีคำเตือนเกี่ยวกับการอุทธรณ์ที่ตามมาของ ศาลอนุญาโตตุลาการเพื่อคุ้มครองสิทธิของตนหากผู้ขายไม่ปฏิบัติตามข้อเรียกร้อง 37

ตอบกลับจดหมายเรียกร้อง ตามกฎแล้วระยะเวลาในการตอบกลับการเรียกร้องหลังจากได้รับมันถูกกำหนดไว้ในสัญญา (เช่น 10 วัน 30 วัน) ในช่วงเวลานี้ ผู้ขาย (ผู้ตราส่ง) มีหน้าที่พิจารณาข้อเรียกร้องและตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่ได้รับการตอบกลับการเรียกร้อง จะถือว่าการเรียกร้องได้รับการยอมรับและผู้ซื้อมีสิทธิที่จะยื่นคำร้องต่อศาลอนุญาโตตุลาการโดยเรียกร้องให้เรียกเก็บค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีของผู้ขาย การตอบสนองต่อการเรียกร้องจะถูกส่งไปยังผู้ซื้อสินค้า (บริการ) โดยไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือโทรเลข (เทเล็กซ์) ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในสัญญา ผู้ขายต้องแจ้งให้คู่สัญญาทราบเกี่ยวกับการปฏิเสธข้อเรียกร้องหรือเกี่ยวกับการยอมรับเพื่อพิจารณาให้คู่สัญญาทราบ 38

39

40

จดหมายระหว่างประเทศ จดหมายธุรกิจระหว่างประเทศมีโครงสร้างที่ชัดเจน มีรายละเอียดบางอย่าง และตำแหน่งที่มั่นคงของจดหมายแต่ละฉบับ จดหมาย บริษัทต่างชาติพิมพ์บนหัวจดหมายที่มีระยะขอบ 1 นิ้ว (2.54 มม.) ที่มุมซ้ายบนหรือตรงกลางส่วนบนของแผ่นงานคือตราสัญลักษณ์และชื่อบริษัท (อุปกรณ์ประกอบฉาก 1) หากบริษัทไม่ค่อยมีใครรู้จักและไม่ชัดเจนจากชื่อว่าทำอะไร โปรไฟล์ของกิจกรรมสามารถระบุได้ เช่น "เรือเช่าเหมาลำ" "การจัดทัวร์" "การขายอสังหาริมทรัพย์" " พัฒนาการทางวิทยาศาสตร์» ฯลฯ 41

ภายใต้ชื่อของบริษัทหรือที่ขอบด้านล่างของแผ่นงาน ระบุที่อยู่ของสำนักงาน ประกอบด้วยที่อยู่ทางไปรษณีย์และโทรเลข หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของสำนักงานตัวแทนของบริษัทและสาขา หมายเลข ของการประกาศหรือใบอนุญาตการจดทะเบียน (props 2) รายละเอียดตัวอักษรที่ตามมาทั้งหมดจะถูกพิมพ์จากขอบของระยะขอบด้านซ้าย ข้อมูลอ้างอิง (หมายเลข) ของเอกสาร (อุปกรณ์ประกอบฉาก 3) อาจเป็นตัวเลข ตัวอักษรหรือตัวเลข ตัวอย่างเช่น ข้อมูลอ้างอิง: 101; Ref: MS หากจดหมายเป็นการตอบกลับ คุณลักษณะ 3 จะระบุหมายเลขขาออกของจดหมายริเริ่ม เช่น ข้อมูลอ้างอิงของคุณ 12. 42

วันที่ (อุปกรณ์ประกอบฉาก 4) ถูกระบุตามตัวอักษร ดิจิทัลตัวอย่างเช่น 17 สิงหาคม พ.ศ. 2546 สามารถวางวันที่ไว้ที่ขอบของระยะขอบซ้ายหรือขวาของเอกสาร ที่อยู่ผู้รับ (พร็อพ 5) ประกอบด้วยบรรทัดต่อบรรทัด: ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ชื่อ บริษัท; บ้านเลขที่ ถนน; เมือง เขตไปรษณีย์ (ดัชนี); ประเทศ. 43

คำอุทธรณ์เบื้องต้น (อุปกรณ์ประกอบฉาก 6) เขียนขึ้นจากบรรทัดใหม่ เว้นวรรคสี่บรรทัดจากที่อยู่ จดหมายธุรกิจเริ่มต้นด้วย "เรียน . . » . ชื่อของจดหมาย (อุปกรณ์ประกอบฉาก 7) จะถูกระบุหลังจากที่อยู่เกริ่นนำ ชื่อเรื่องถูกระบุโดย: RE: - ตัวย่อของคำว่า "เกี่ยวกับ" (ค่อนข้าง); ใน re: - ตัวย่อของการรวม "เกี่ยวกับ" (หมายถึง); เรื่อง - (เรื่อง, หัวข้อ, คำถาม); ชื่อเรื่องถูกขีดเส้นใต้ ชื่อเรื่องเป็นแอตทริบิวต์ที่ไม่บังคับ ซึ่งบ่งชี้ว่าเป็นกฎรูปแบบที่ดีมากกว่า พาดหัวข่าวส่วนใหญ่เกิดขึ้นในการติดต่ออย่างเป็นทางการในเรื่องทางกฎหมาย 44

ข้อความ (อุปกรณ์ประกอบฉาก 8) สามารถพิมพ์ได้ทั้งจากเส้นขอบของระยะขอบด้านซ้าย (เวอร์ชันทันสมัย) และเยื้องที่จุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าจากเส้นสีแดง ( รุ่นคลาสสิค). ตามกฎแล้วย่อหน้าจะถูกแยกออกจากกันด้วยการเว้นวรรคบรรทัดเพิ่มเติม ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเข้าใจเนื้อหาของจดหมาย นอกจากนี้ ประโยคหลักของจดหมายสามารถเน้นเป็นประเภท การขีดเส้นใต้ ฯลฯ ช่วงเวลาสองบรรทัดหลังข้อความในจดหมายจะระบุถึง "สูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย" (อุปกรณ์ประกอบฉาก 9) 45

หลังจาก "สูตรแสดงความเอื้อเฟื้อขั้นสุดท้าย" จะมีการเว้นวรรคอย่างน้อยห้าบรรทัดสำหรับลายเซ็นส่วนตัวของผู้เขียนจดหมาย (อุปกรณ์ประกอบฉาก 10) ด้านล่างลายเซ็นจะมีการระบุการถอดเสียง: ชื่อและนามสกุลในบรรทัดถัดไปตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ตำแหน่งจะไม่ระบุหากในจดหมายลงนามโดยหัวหน้าบริษัท หากมีเอกสารแนบไปกับจดหมาย (พร็อพ 11) ให้ระบุดังนี้ สิ่งที่แนบมา (ใบสมัคร): คำสั่งที่ 34 เมื่อส่งสำเนาจดหมาย ("สำเนาคาร์บอน") ไปยังผู้รับหลายคน ให้ระบุชื่อของบุคคล หรือบริษัทที่พวกเขาถูกส่งไป (พร็อพ 12) 46

47

48

จดหมายแนะนำ จดหมายคำสั่ง (คำสั่ง) เป็นจดหมายบริการที่มีการสื่อสารข้อมูลในลักษณะที่เป็นทางการไปยังผู้รับ จดหมายแจ้งข้อมูลมักมีลักษณะเป็นมาตรฐาน และส่งโดยหน่วยงานและหน่วยงานระดับต่างๆ ไปยังองค์กรรองหรือองค์กรบางประเภท จดหมายแสดงข้อมูลอาจมีบทบัญญัติบางประการของกฎหมายและข้อบังคับอื่น ๆ ทุกคำ เอกสารทางกฎหมายอาจมีคำแนะนำและข้อเสนอแนะ 49

จดหมายข่าวอาจมีไฟล์แนบ ความยาวของจดหมายข้อมูลมีตั้งแต่ย่อหน้าถึงหลายหน้า ตามกฎแล้วจดหมายข้อมูลจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายข้อมูลจะออกบนหัวจดหมาย รายละเอียดที่จำเป็นของจดหมายแจ้งข้อมูล ได้แก่ ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนรัฐหลัก (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร/รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน วันที่, เลขทะเบียน, ผู้รับ, หัวข้อข้อความ (เมื่อรวบรวมจดหมายในแบบฟอร์ม A 4), ลายเซ็น, หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง ห้าสิบ

เมื่อทำสัญญากับพันธมิตรต่างประเทศจะใช้เลตเตอร์ออฟเครดิตซึ่งผู้ขายขอหนังสือค้ำประกันจากธนาคารของผู้ซื้อพร้อมหมายเลขบัญชีกระแสรายวันสกุลเงินต่างประเทศและการค้ำประกันของธนาคารสำหรับการชำระเงินโดยผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ จดหมายปะหน้าจะถูกวาดขึ้นเมื่อเอกสารหลักที่ส่งไปยังผู้รับต้องมีคำอธิบายเพิ่มเติม จดหมายปะหน้าระบุวัตถุประสงค์ของการส่งเอกสารหลัก สิ่งที่ต้องทำ และในกรอบเวลาใด หากจดหมายปะหน้าไม่มีความหมายก็ไม่ควรร่างขึ้นเพราะในกรณีนี้จะกลายเป็นพิธีการที่ไม่จำเป็น 52

54

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย, โทรเลข, โทรสาร, โทรสาร (แฟกซ์), ข้อความทางโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายเชิงบรรทัดฐานและโทรเลขของหน่วยงานของรัฐไปจนถึงการอุทธรณ์ของประชาชนและการใช้งานมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

การติดต่อต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ภายในกรอบความสามารถที่ได้รับ

จดหมายต้องเรียบเรียงอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง ปราศจากจุดด่างพร้อย การแก้ไข;

โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา จดหมายจะต้องนำเสนอด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ ยับยั้งชั่งใจ มีการโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วน และความชัดเจนของลักษณะเฉพาะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางจดหมายควรใช้ก็ต่อเมื่อเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นด้วยวิธีอื่น (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายอย่างเป็นทางการเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดขององค์กร องค์กร สถาบันกับโลกภายนอก ผ่านจดหมายจะมีการเจรจาต่อรองล่วงหน้าความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรได้รับการชี้แจงและมีการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน ตัวอักษรมาพร้อมกับค่าวัสดุระหว่างทาง ฯลฯ

แม้จะมีรูปแบบการสื่อสารที่ทันสมัย: โทรศัพท์, โทรเลข, แฟกซ์, การสื่อสารด้วยโมเด็ม ฯลฯ ปริมาณการติดต่อกันแม้ในองค์กรขนาดเล็กก็มีขนาดใหญ่มาก อย่างไรก็ตาม ช่วงของสถานการณ์การบริหารที่ก่อให้เกิดจดหมายธุรกิจนั้นยังห่างไกลจากความจำกัดและจัดหมวดหมู่ได้ค่อนข้างชัดเจน จดหมายจำนวนมากที่มีสถานการณ์การจัดการประเภทเดียวกันที่ต้องมีการรวบรวม ทำให้เกิดความจำเป็นเร่งด่วนในการรวมจดหมายธุรกิจเข้าด้วยกัน น่าเสียดายที่การวิเคราะห์การติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่าพนักงานระดับผู้บริหารหลายคนขาดทักษะในการเขียนจดหมาย ในขณะเดียวกัน การออกแบบตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องทำให้ใช้งานได้ยาก ผู้เชี่ยวชาญมีมติเป็นเอกฉันท์ว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า ผู้เขียน Simple Letters ซึ่งตีพิมพ์ในสหรัฐอเมริกาในปี 1970 ภายใต้การดูแลของสำนักงานทำเนียบขาว เชื่อว่าการเสียเปล่าในคำพูดทำให้เกิดการสูญเปล่าในสกุลเงินดอลลาร์ เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่คำนึงถึงความจริงที่ว่าเอกสารทางธุรกิจไม่ใช่เนื้อหาสำหรับ "การอ่าน" เลย แต่เป็นข้อมูลที่ควรสนับสนุนการดำเนินการบางอย่าง

ในเงื่อนไข โลกสมัยใหม่การติดต่อทางธุรกิจมักมาจากการติดต่อทางธุรกิจ - รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงจดหมายโต้ตอบประเภทใดก็ได้ (จดหมาย ข้อความ ฯลฯ) ซึ่งส่งโดยเจ้าหน้าที่คนใดในนามของเขาและโดยอาศัยอำนาจตามตำแหน่งของเขา

สิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามบรรทัดฐานบางประการของมารยาท มิฉะนั้น ความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นอาจพังทลาย และลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจจะสูญหายไป การติดต่อทางธุรกิจที่ออกแบบอย่างเหมาะสมจะช่วยสร้างความประทับใจสูงสุดให้กับคุณหรือบริษัท

การครอบครองความมหัศจรรย์ของตัวอักษรนั้นเกี่ยวข้องกับทุกคน สมมติว่าเมื่อค้นหา งานใหม่: รวบรวมและส่งเรซูเม่, งานทดสอบ, จดหมายปะหน้า, ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณ ตกลงเวลานัดพบ

น่าสนใจ กฎของการติดต่อทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบันนี้พัฒนาเมื่อ 150 ปีที่แล้วในอังกฤษ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ในการตัดสินใจว่าจะเขียนจดหมายอย่างไร คุณจำเป็นต้องทราบความแตกต่างระหว่างประเภทจดหมาย ซึ่งจะช่วยกำหนดหัวเรื่องของข้อความและการออกแบบที่ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยให้ไม่ดูโง่ในสายตาคู่ต่อสู้คนสำคัญ

ตามโครงสร้างของการออกแบบพวกเขาแยกแยะ:

• จดหมายสื่อสาร

ซึ่งรวมถึงจดหมายปฏิเสธ การอ้างสิทธิ์ ข้อแก้ตัว คำสารภาพ ทุกสิ่งที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

• หนังสือสัญญา

รูปแบบการเขียนที่สำคัญ ต้องขอบคุณเธอที่สรุปผลการประชุม จัดทำข้อตกลง กำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจสัญญาอย่างถูกต้อง

กฎจดหมายธุรกิจ

วิธีที่บล็อกเกอร์ยอมให้ตัวเองแสดงออกไม่ใช่ทางเลือกของคุณ ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด คุณไม่สามารถปลอบตัวเองด้วยความยากลำบากในการเรียนรู้ภาษาตั้งแต่วัยเด็ก คุณต้องเรียกร้องตัวเองให้มากที่สุด มิฉะนั้น มันจะวาดภาพบุคลิกภาพและการศึกษาที่ไม่ดีของคุณ

คุณลักษณะของการติดต่อทางธุรกิจคือการสะกดผิดในด้านอาชีพถือเป็นตัวบ่งชี้ถึงความไร้ความสามารถของบุคคลในสาขาที่เลือก

กฎพื้นฐาน:

1. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่คุณไม่ทราบคำจำกัดความที่แน่นอน วิธีสุดท้าย ให้ตรวจสอบความหมายในพจนานุกรม
2. หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะ คำบางคำอาจไม่คุ้นเคยกับคู่สนทนาและเขาตีความผิด มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจหมายถึงในกรณีดังกล่าวเพื่อให้คำอธิบายข้อกำหนดและคำย่อ
3. เขียนเป็นประโยคสั้นๆ ความยาวและความหรูหราของการออกแบบนั้นเหมาะสมเมื่อเขียนนวนิยาย ไม่ใช่ในการเจรจาทางธุรกิจ
4. พิมพ์ข้อความล่วงหน้าไม่อยู่ในเนื้อความของจดหมาย แต่ในเอกสารบนคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมแก้ไขออนไลน์ แง่บวกคือการสะกดอัตโนมัติและเครื่องหมายวรรคตอนของข้อความ นอกจากนี้ยังช่วยลดการส่งจดหมายถึงผู้รับก่อนกำหนดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือสูญหายเนื่องจากการปิดเบราว์เซอร์หรือการสูญเสียอินเทอร์เน็ต ทำงานใน ไมโครซอฟต์เวิร์ด, ใช้วัสดุบันทึกอัตโนมัติในช่วงเวลาหนึ่ง
5. คุณควรหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ มีความเสี่ยงที่การแก้ไขอัตโนมัติที่ไม่เหมาะสม
6. ตรวจสอบก่อนส่งเพื่อหาข้อผิดพลาดและความสอดคล้องของการสร้างข้อความ ขอแนะนำให้ตรวจสอบข้อความที่พิมพ์ซ้ำอีกครั้งในหนึ่งชั่วโมง เปลี่ยนเป็นอย่างอื่นชั่วคราวและลืมเขียนข้อความนั้นไป วิธีนี้จะช่วยให้มองข้อความจากอีกด้านหนึ่ง เห็นความไม่ถูกต้องทั้งหมด

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

ต้องใส่ใจในรายละเอียดเป็นพิเศษในการออกแบบและดำเนินการโต้ตอบ นอกจากนี้ยังพูดถึงการเคารพคู่ต่อสู้ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่สามารถใช้ในการนำวัสดุกลับมาทำใหม่ได้

อย่าละเลยประเด็นต่อไปนี้:

• กรอกหัวเรื่องของจดหมายให้ถูกต้อง

หากเป็นโพสต์แรก ชื่อเรื่องอาจจะดูสดใส อย่างไรก็ตาม หากมีการสื่อสารกับคู่ต่อสู้อยู่แล้ว หัวเรื่องของจดหมายควรสั้นและกระชับ นี่คือพื้นฐานของการสื่อสาร ช่วยในการค้นหาข้อความในเวลาที่จะอ่านซ้ำ มันจะง่ายสำหรับทั้งผู้ส่งและผู้รับ

• การอ้างอิง

ข้อความที่ส่งอาจมีคำถามที่คุณต้องตอบ มันสมเหตุสมผลแล้วที่จะตอบพวกเขาโดยอ้างอิงจากกัน เมื่อส่งจดหมายที่มีการส่งต่อหลายครั้ง ควรใช้การเรียงลำดับและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า ดังนั้นคู่สนทนาจะเข้าใจว่าคุณกำลังตอบคำถามอะไร

ห่วงโซ่คำพูดมากเกินไปทำให้เกิดความสับสนในโพสต์ อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องกลับไปที่ข้อความที่ส่งไปก่อนหน้านี้หรือเตือนคู่สนทนาถึงบางสิ่ง สิ่งนี้ก็คุ้มค่าที่จะทำ โดยเฉพาะในเรื่องงบประมาณ แพ็คเกจบริการ เวลา

• คำนึงถึงข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ

เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ ในเอกสารทั้งหมดที่คุณหรือคู่สนทนาแนบมาด้วย ดังนั้นผู้รับจะทราบได้ทันทีว่าเนื้อหาของไฟล์ใดรอเขาอยู่

• ลายเซ็นของตัวเอง - การเปรียบเทียบสำหรับนามบัตร

การติดต่อทางธุรกิจต้องมีลายเซ็น สามารถทำได้โดยอัตโนมัติจากนั้นจะปรากฏในทุกจดหมายที่ส่ง จะเขียนลายเซ็นข้อมูลได้อย่างไร? ใช้ชื่อและนามสกุล ตำแหน่งปัจจุบัน ผู้ติดต่อที่ทำงาน และโลโก้บริษัท

ตัวอย่างเช่น: "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ผู้จัดการโครงการ หมายเลขโทรศัพท์ หรือผู้ส่งสารอื่นๆ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ... "

นอกจากนี้ ลายเซ็นยังสามารถจับใจความและสร้างสรรค์ ซึ่งบ่งชี้ถึงความสัมพันธ์พิเศษกับบริษัทหรือสาเหตุ ตัวอย่างเช่น พนักงานของเครือข่ายอุตสาหกรรมหนังสือสามารถใช้วลี "ฉันกำลังอ่าน ... " แทรกชื่อผลิตภัณฑ์ใหม่ในปัจจุบัน แต่สิ่งเหล่านี้ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ได้ดีกว่า

• ที่อยู่ทางไปรษณีย์

กฎของการติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงการแสดงผล รหัสไปรษณีย์. มันจะดีกว่าถ้ามันทำงานอย่างหมดจด อาจแสดงชื่อบริษัท ตำแหน่ง ชื่อหรือนามสกุล แต่ไม่แสดงปีเกิดหรือชื่อเล่น/คำเล่นๆ เป็นการดีกว่าที่จะคิดถึงชื่อที่อยู่ที่ถูกต้องเป็นเวลาหลายปี ถ้าคุณวางแผนที่จะทิ้งมันไว้แม้ในขณะที่เปลี่ยนกิจกรรมหรือตำแหน่ง

• แบบอักษรและการเว้นวรรค

แบบอักษรที่ใช้บ่อยที่สุดในเอกสารประกอบ Times Newโรมันขนาด 12 สำหรับตารางหรือ 14 สำหรับข้อความ 1.5-2 ช่วงเวลา เหล่านี้เป็นรากฐานที่ไม่ได้พูด

รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจเกี่ยวข้องกับการทรงตัวที่ละเอียดอ่อนบนขอบ การสื่อสารที่เป็นมิตรนั้นไม่เหมาะสมที่นี่ แต่การใช้ความรุนแรงอย่างเด่นชัดก็ไม่เหมาะสมเช่นกัน

คุณสมบัติการสื่อสาร:

• ความเข้มงวดของการออกแบบ

คำเล็ก ๆ สำนวนสแลงจะไม่เหมาะสม

• การใช้อีโมติคอน

ใช้อีโมติคอนอย่างระมัดระวังหรือหลีกเลี่ยง การติดต่อครั้งแรกไม่อนุญาตให้มีอยู่ในหลักการ ในอนาคตอาจมีวงเล็บ แต่มีเพียงแง่บวกเท่านั้น ความเมตตาและอารมณ์ขันเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในการสื่อสารรูปแบบนี้ แบบฟอร์มนี้ไม่สามารถยอมรับได้หากคุณเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคู่สนทนา

• คำทักทายตามชื่อและนามสกุล

กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงทัศนคติที่เคารพต่อคู่สนทนา ความสนใจ และความสนใจในตัวเขา สิ่งนี้จะเพิ่มความสนใจของคู่ต่อสู้ในตัวคุณ เพิ่มโอกาสในการปล่อยตัวของเขา ขอแนะนำให้ทราบชื่อบุคคลที่คุณกำลังพูดถึงล่วงหน้า รวมทั้งความชอบในการพูดของเขาล่วงหน้า

• ตอบภายในสองวัน

ถูกต้องแล้วที่จะตอบกลับข้อความภายในสองสามวันทำการ มิฉะนั้นถือว่าไม่สุภาพ หากจดหมายถูกส่งก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด คุณไม่สามารถตอบได้หากไม่เร่งด่วน มิเช่นนั้นคุณจะต้องเตือนคู่สนทนาเกี่ยวกับการไม่มีคำตอบของคุณชั่วคราวหรือยกเลิกการสมัครสั้น ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย

• ขาดความสำคัญ

การถามเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง การขอคำยืนยันจะแสดงให้คุณเห็นในมุมที่ไม่ค่อยดีที่สุด หากต้องการการยืนยันจากคู่สนทนา คุณสามารถเตือนเขาถึงความจำเป็นในการตอบกลับหลังจากสามวัน หากเป็นเรื่องเร่งด่วน เป็นการดีกว่าที่จะกล่าวถึงในข้อความแรกของคุณตั้งแต่แรก

• กฎกระจก

มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจมักจะทำให้คุณสามารถพูดกับคู่ต่อสู้ของคุณในแบบที่เขาทำ สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นไปได้ของความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารในระดับเดียวกัน ติดตามคำ รูปแบบการสื่อสาร และดึงดูดคู่สนทนาของคุณใช้

• สุขสันต์วันหยุด

หากการสื่อสารเกิดขึ้นในช่วงหรือในช่วงวันหยุดราชการ ก็ควรแสดงความยินดีกับคู่สนทนา เหล่านี้เป็นกฎของการติดต่อทางธุรกิจ การรู้ว่าวันเกิดของคู่ต่อสู้คือเมื่อใดก็มีประโยชน์เช่นกัน

• ความกตัญญู

มารยาทเบื้องต้นจะเป็นคำแสดงความขอบคุณเพื่อตอบรับการแสดงความยินดี คำเชิญ คำอธิบาย

จากคุณสมบัติทั้งหมดข้างต้น จะไม่ยากที่จะติดต่อกับคู่สนทนาและสร้างความคิดเห็นที่ดีเกี่ยวกับตัวคุณ

ความสำคัญของกฎการเขียนทางธุรกิจ

โดยพื้นฐานแล้ว อีเมลใดๆ ที่ส่ง - นามบัตร, แสดงตำแหน่งทางธุรกิจที่เราได้เลือกไว้ เพื่อให้ดูมีสง่า บันดาลให้เกิดความเคารพและความไว้วางใจ และการเจรจาก็มาพร้อมกับความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการแก้ปัญหา การรู้กฎของมารยาทที่ดีและการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จที่ไม่สั่นคลอน

สำหรับการติดต่อทางจดหมายใดๆ บนอินเทอร์เน็ตหรือในจดหมาย จะใช้กฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเช่นเดียวกันกับการสื่อสารทางโทรศัพท์ การเจรจาส่วนตัว หลักการในการสร้างปฏิสัมพันธ์:

• ความเคารพซึ่งกันและกันของฝ่ายตรงข้ามสำหรับบุคลิกภาพและตำแหน่งทางธุรกิจของบุคคลอื่น
• ให้ความสนใจกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของฝ่ายตรงข้าม
• เคารพในความลับ;
• ตรงต่อเวลาในการแก้ไขงานที่สำคัญ

จำเป็นต้องมีการติดต่อทางธุรกิจเนื่องจาก:

• เมื่อส่งจดหมายไม่มีคำตอบแม้ว่าจะเป็นนัยก็ตาม
• จดหมายหายไปในการไหลของข้อมูลที่ไม่จำเป็นและพนักงานโทรมาอย่างต่อเนื่องเพื่อขอตรวจสอบจดหมาย
• หลังจากอ่านอีเมลแล้ว คุณไม่สามารถเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์ว่าคุณต้องการอะไร
• เนื่องจากรายละเอียดมากมายและความโกลาหลของข้อมูลในข้อความ ความคิดจึงสับสนและปัญหาที่ซับซ้อนไม่ได้รับการแก้ไข

คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากหากคุณใช้งาน กฎทั่วไปการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาข้างต้น

ความสำเร็จในกิจกรรมขององค์กร บริษัท การค้าหรือองค์กรใด ๆ เชื่อมโยงกับวัฒนธรรมพฤติกรรมและมารยาทอย่างแยกไม่ออก การกระทำทั้งหมดของผู้จัดการ พนักงานต้องคำนึงถึงกฎเกณฑ์ของรสนิยมที่ดีและสอดคล้องกับสถานการณ์อย่างแน่นอน

ส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของมารยาทคือการติดต่อทางธุรกิจ

ประมาณว่าเกือบ 50% ของเวลาในที่ทำงานมาจากความคุ้นเคยกับเอกสารและจดหมาย แต่นี่เป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากการติดต่อทางธุรกิจที่มีความสามารถสามารถเพิ่มการหมุนเวียนของบริษัทได้อย่างมาก เร่งการโต้ตอบของบริการและแผนกต่างๆ

แน่นอนว่ามีรูปแบบบางอย่างที่นี่ และพวกเขาจะกล่าวถึงในบทความนี้อย่างแน่นอน กฎของการติดต่อทางธุรกิจเป็นมาตรฐานมานานแล้ว GOST R.6.30-2003 ที่มีอยู่จะช่วยให้วางข้อความบนแผ่นงานได้อย่างถูกต้อง บอกคุณว่าต้องเยื้อง ระยะขอบ แบบอักษรใดบ้าง การติดต่อทางธุรกิจมีลักษณะเฉพาะด้วยความสม่ำเสมอและการเปลี่ยนคำพูดซ้ำ ๆ

อย่างไรก็ตาม จดหมายทุกฉบับมีความแตกต่างกัน รอยประทับขนาดใหญ่บนนั้นถูกทิ้งไว้โดยตัวตนของผู้ส่ง ตำแหน่ง สถานการณ์ และผู้รับของเขา ในระดับหนึ่ง การติดต่อทางธุรกิจเป็นการผสมผสานระหว่างความคิดสร้างสรรค์และการทำงานที่อุตสาหะ

ประเภทของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

การไหลของเอกสารจะดำเนินการบนกระดาษและทางอีเมล์

การติดต่อทั้งหมดในองค์กรสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มตามเงื่อนไข:

การติดต่ออย่างเป็นทางการ / ไม่เป็นทางการ;

ภายในและภายนอก.

การติดต่ออย่างเป็นทางการรวมถึงข้อเสนอทางการค้า จดหมายขอบคุณและการค้ำประกัน ข้อตกลงทางการค้า คำสั่งสำหรับองค์กร หน้าที่ราชการ, คำขอ , ข้อเรียกร้อง , การเรียกร้อง

การติดต่อสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเป็นการแสดงความยินดีกับคู่ค้า ลูกค้า พนักงาน แสดงความเสียใจ ขอโทษ เชิญชวน และขอบคุณ

เอกสารภายในจะหมุนเวียนระหว่างแผนกขององค์กรหนึ่งเท่านั้น ในขณะที่เอกสารภายนอกมีมากกว่านั้น

กฎการติดต่อทางธุรกิจ: ภายในเนื้อหา

ข้อกำหนดหลักคือความสั้นและความจุของจดหมาย อย่ายืดข้อความหลายหน้า ทางเลือกที่ดีที่สุด- ลงตัวเป็นหนึ่งเดียว

กฎของการติดต่อทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการยกเว้นคำและสำนวนที่ซับซ้อน เข้าใจยาก ต่างประเทศ และมีความเชี่ยวชาญสูงออกจากข้อความ ประโยคทั้งหมดควรสั้นโดยมีความคิดหลักของผู้เขียนและไม่มี "น้ำ"

หลีกเลี่ยงการตีความซ้ำสองในจดหมาย มิฉะนั้น หากเกิดข้อพิพาทขึ้น จะยากขึ้นที่จะปกป้องมุมมองของคุณและพิสูจน์ว่าคุณหมายถึงอะไรด้วยวลีบางวลี

กฎการลงทะเบียนการติดต่อทางธุรกิจบังคับให้ผู้เขียนโทรหาผู้รับตามชื่อและนามสกุลก่อนที่จะระบุคำอุทธรณ์ "เรียน ... " และมักจะอยู่ใน "คุณ" แม้ว่าผู้รับจดหมายจะมีความสัมพันธ์ฉันมิตรที่ดี

ในบทนำนอกเหนือจากการระบุนามสกุลและชื่อแล้วยังมีการกำหนดวัตถุประสงค์หลักของข้อความ ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจรู้เทมเพลตและตราประทับเพียงพอสำหรับกรณีดังกล่าว: "เกี่ยวข้องกับจดหมายฉบับก่อน ... ", "เราเตือนคุณ ... ", "เราแจ้งให้คุณทราบ ... " และอื่น ๆ

ทำให้คำตอบที่ไม่เอื้ออำนวยต่อผู้รับนุ่มนวลขึ้น (การปฏิเสธข้อเสนอการปฏิเสธความร่วมมือ) ด้วยวลี: "น่าเสียดายที่เราไม่สามารถใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขที่เสนอ ... " หรือคล้ายกัน

เอกสารเอกสารภายนอก

จดหมายธุรกิจต้องเขียนบนหัวจดหมายของบริษัทพร้อมรายละเอียดบริษัทและรายละเอียดการติดต่อทั้งหมด

อย่าลืมป้อนวันที่แน่นอนของเอกสาร

มุมบนขวาของแผ่นงานถูกครอบครองโดยชื่อย่อของผู้รับและที่อยู่ของบริษัทผู้รับ

แบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าความหมายเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจและรับรู้ได้ง่ายขึ้น ไม่เกิน 4-5 เส้น

การเขียนคำทั้งหมดด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (ตัวพิมพ์ใหญ่) เป็นรูปแบบที่ไม่ดี

เอกสารแนบมากับจดหมายก็ได้ ในกรณีนี้ รายการเหล่านี้จะแสดงอยู่ในบรรทัดแยกต่างหากที่ส่วนล่างซ้ายล่างของแผ่นงาน ตามมารยาททางธุรกิจ ต้องตอบกลับจดหมายภายใน 10 วัน หากปัญหาต้องใช้เวลาในการแก้ไขมากขึ้น ผู้รับจะต้องแจ้งเกี่ยวกับปัญหานั้น

หลังจากเขียนแล้ว อย่าลืมตรวจสอบข้อความอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาด ทั้งการสะกดคำและไวยากรณ์ หากคุณมีเวลา คุณควรวางจดหมายไว้ข้าง ๆ แล้วกลับมาอ่านอีกครั้งในภายหลัง ตามกฎแล้วจะพบความไม่ถูกต้องที่ไม่ได้สังเกตเห็นในตอนแรก คำแนะนำนี้สำคัญที่สุดเมื่อตอบสนองต่อข้อร้องเรียนของลูกค้า คุณไม่ควรรบกวนใครมากไปกว่านั้นด้วยจดหมายที่ไม่รู้หนังสือ

เมื่อเอกสารถูกเขียนและตรวจสอบสองสามครั้ง ให้พิมพ์ออกมาบนกระดาษ A4 ขนาดนี้จะใช้มาตรฐานสำหรับการติดต่อใด ๆ แม้ว่าตัวข้อความเองจะใช้เวลาเพียงครึ่งหน้า

ตรวจสอบหมึกในเครื่องพิมพ์ก่อนพิมพ์เพื่อหลีกเลี่ยงรอยเปื้อนและความเลอะเทอะ

ในบางกรณี คุณสามารถแนบนามบัตรของคุณเข้ากับเอกสาร และแนบแผ่นงานพิมพ์เข้ากับไฟล์โปร่งใสได้

ซองบริษัทที่มีโลโก้บริษัทก็ถือเป็นรูปแบบที่ดีเช่นกัน

กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจในระนาบที่ไม่เป็นทางการมักใช้อารมณ์มากกว่าในเอกสารทางธุรกิจและมีการประทับตราน้อยกว่า ตัวย่อมีความเหมาะสมที่นี่ การใช้คำคุณศัพท์ที่มีสีสัน เช่น ขอแสดงความยินดี: น่าทึ่ง ขี้สงสาร ใจดี

อีเมลธุรกิจ

ความจริงที่ว่าคุณไม่ส่งจดหมายในซองจดหมายผ่านเครือข่ายไปรษณีย์ไม่ควรผ่อนคลาย กฎของการติดต่อทางธุรกิจใช้ในกรณีเหล่านี้เช่นกัน

ข้อความทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถและถูกต้องจะสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับทั้งองค์กรและตัวบุคคล ชื่อเสียงในธุรกิจคุ้มมาก!

กฎพื้นฐานสำหรับการติดต่อทางอีเมล

คนงาน ที่อยู่อีเมลใช้ตามคำแนะนำเท่านั้น

ให้ความสนใจกับชื่อของกล่องจดหมาย ไม่อนุญาตให้ใช้ชื่อที่ไม่ถูกต้อง เช่น "baby", "superman" เมื่อทำงาน แม้ว่าจะระบุไว้ในการถอดเสียงเป็นภาษาอังกฤษก็ตาม

กรอกข้อมูลในคอลัมน์ "หัวเรื่อง" เสมอ มิฉะนั้นจดหมายของคุณอาจลงเอยด้วยสแปม คำอธิบายเช่น "แผน", "รายการ", " เสนอ"รายงาน" จะใช้ไม่ได้ กล่องจดหมายของผู้รับอาจมีตัวอักษรที่คล้ายกันค่อนข้างมาก ระบุข้อความของคุณให้เจาะจงที่สุดว่าเกี่ยวกับอะไร ห้ามใช้คำเกินห้าคำ เขียนหัวเรื่องโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ อย่าหยุดเต็มที่ในตอนท้าย

หากคุณกำลังตอบกลับอีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้ โปรดลบ "Re" ในหัวเรื่องออก

รูปแบบการสื่อสาร

เก็บรูปแบบจดหมายธุรกิจ ลบน้ำเสียงขู่ อ้อนวอน บังคับบัญชา

กฎของการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่อนุญาตให้ใช้อีโมติคอน คำถามหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมากในข้อความ

สุภาพ. การทักทายแบบบังคับในตอนเริ่มต้นและการอำลาคู่สนทนาในตอนท้ายถือเป็นรูปแบบที่ดี ตัวอย่างเช่น "ด้วยความเคารพ ... " หรือเช่นนี้ "ขอแสดงความนับถือ ... "

อีเมลธุรกิจและ กฎทอง»: อย่าผสมหลายหัวข้อในข้อความเดียว จะดีกว่าถ้าส่งจดหมายหลายฉบับ

อีเมลควรสั้นเป็นสองเท่าของอีเมลฉบับเดียว

การทำงานกับไฟล์แนบ

หากมีข้อมูลมากเกินไปที่จะส่ง อย่าใส่ทั้งหมดลงในเนื้อความของจดหมาย แต่ให้แนบเป็นเอกสารแยกต่างหากในเอกสารแนบ

เพื่อความสะดวกของผู้รับ ให้เปลี่ยนชื่อเอกสารที่คุณเตรียมไว้เป็นชื่อที่เข้าใจได้สำหรับผู้รับ นี่จะแสดงความสนใจของคุณและชนะใจคุณ ลองนึกดูว่าผู้รับมีโฟลเดอร์ทำงานกี่โฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของเขา และเขาจะค้นหาจดหมายของคุณได้อย่างไร

อย่าลืมบอกผู้รับเกี่ยวกับไฟล์ที่คุณกำลังส่ง เพื่อที่เขาจะได้ไม่ถือว่าไฟล์เหล่านี้เป็นไวรัสโดยไม่ได้ตั้งใจ เก็บเอกสารขนาดใหญ่

และเป็นการดีที่สุดที่จะส่งไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่เกินไป (จาก 200 kb) ด้วยวิธีอื่น เช่น ผ่านเซิร์ฟเวอร์ ftp

รูปแบบเช่น COM, EXE, CMD, PIF และอื่น ๆ อีกจำนวนหนึ่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลบางแห่งไม่อนุญาตและบล็อก

หากมีผู้รับจดหมายของคุณหลายคน อย่าขี้เกียจเกินไปที่จะลบหลักฐานทั้งหมดของการส่งต่อจำนวนมากในแต่ละครั้ง ผู้รับไม่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมดังกล่าวเลย คำสั่ง "blind copy" จะช่วยคุณได้

กฎการติดต่อทางธุรกิจ อีเมลเกี่ยวข้องกับการแจ้งอีกฝ่ายหนึ่งเกี่ยวกับการรับจดหมายโต้ตอบ หากไม่สามารถตอบได้ในขณะนี้ ให้แจ้งคู่สนทนาเกี่ยวกับเรื่องนี้ บันทึกประวัติการติดต่อเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามและการดำเนินการเพิ่มเติม

หากการตอบกลับมีความสำคัญและเร่งด่วน สามารถแจ้งผู้รับทางโทรศัพท์ Skype หรือ ICQ เพิ่มเติมได้ หากแม้หลังจากนี้ไม่สามารถบรรลุผลในเชิงบวกได้ ให้เตือนตัวเองอีกครั้ง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่การร้องขอเอกสารเพื่อส่งคืนจดหมายเปล่าพร้อมไฟล์แนบ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการจัดวางข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเนื้อหาของเอกสาร ตัวอย่างเช่น: "ฉันกำลังส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังคำขอของคุณ"

อย่าลืมระบุพิกัดท้ายจดหมาย: all ช่องทางที่มีอยู่คนรู้จัก ตำแหน่ง เว็บไซต์บริษัท ลิงค์ไปยังเครือข่ายสังคมออนไลน์

เมื่อเขียนรายชื่อติดต่อขององค์กรให้ให้ข้อมูลมากที่สุด - หมายเลขโทรศัพท์พร้อมรหัสพื้นที่ที่อยู่พร้อมรหัสไปรษณีย์ ท้ายที่สุดแล้ว การสื่อสารของคุณเกิดขึ้นไม่เฉพาะกับผู้อยู่อาศัยในภูมิภาคของคุณเท่านั้น หากคุณมีข้อมูลทั้งหมด จะติดต่อคุณได้ง่ายขึ้น

และกฎข้อสุดท้าย ใครก็ตามที่เริ่มการติดต่อทางจดหมายต้องยุติการสนทนาทางอิเล็กทรอนิกส์

บทสรุป

การเขียนเชิงธุรกิจเป็นเรื่องละเอียดอ่อน บางครั้งการมองแวบเดียวก็เพียงพอแล้วที่จะสร้างความคิดเห็นที่ชัดเจนเกี่ยวกับบุคคลและองค์กรที่เขาเป็นตัวแทน การรู้กฎเกณฑ์ของการเขียนเชิงธุรกิจสามารถช่วยคุณได้มากในอาชีพการงานของคุณ