2 Pojam dokumenta Dokument (od documentum - “uzorak, dokaz, dokaz”) je materijalni objekt koji sadrži informacije u fiksnom obliku i posebno je dizajniran za njihov prijenos u vremenu i prostoru. Dokument (od latinskog documentum - "uzorak, dokaz, dokaz") je materijalni objekt koji sadrži informacije u fiksnom obliku i posebno je dizajniran za njihov prijenos u vremenu i prostoru. Dokument je informacija koja se može identificirati zabilježena na materijalnom mediju, koju je stvorila, primila i zadržala organizacija ili pojedinac kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obveza ili poslovnih aktivnosti. Dokument je informacija koja se može identificirati zabilježena na materijalnom mediju, koju je stvorila, primila i zadržala organizacija ili pojedinac kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obveza ili poslovnih aktivnosti. GOST R ISO „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi".
3 Dokumentacija Dokumentacija je regulirani proces bilježenja informacija na mediju, čime se osigurava njihova pravna snaga. Dokumentacija je regulirani postupak bilježenja informacija na mediju koji osigurava njihovu pravnu snagu. Nosač je materijalni objekt koji se koristi za fiksiranje i pohranjivanje govornih, zvučnih ili vizualnih informacija na njemu, uključujući i u pretvorenom obliku. Nosač je materijalni objekt koji se koristi za fiksiranje i pohranjivanje govornih, zvučnih ili vizualnih informacija na njemu, uključujući i u pretvorenom obliku. Sredstva dokumentacije: Sredstva dokumentacije: jednostavni alati (pero, olovke); jednostavni alati (olovke, olovke); mehanički i elektromehanički (pisaći strojevi, magnetofoni, diktafoni, foto, filmska i video oprema); mehanički i elektromehanički (pisaći strojevi, magnetofoni, diktafoni, foto, filmska i video oprema); oprema za automatizaciju (računalna oprema s odgovarajućim softverom). oprema za automatizaciju (računalna oprema s odgovarajućim softverom).
4 Karakteristike dokumenta Autentičnost. Dokument je vjerodostojan ako ga je izradila ili poslala za to ovlaštena osoba u vrijeme navedeno u dokumentu. Dokument je vjerodostojan ako ga je izradila ili poslala za to ovlaštena osoba u vrijeme navedeno u dokumentu. Pouzdanost. Vjerodostojna isprava je ona čiji se sadržaj može smatrati potpunim i točnim prikazom aktivnosti ili činjenica koje treba potvrditi i kojoj se može vjerovati u kasnijim aktivnostima. Vjerodostojna isprava je ona čiji se sadržaj može smatrati potpunim i točnim prikazom aktivnosti ili činjenica koje treba potvrditi i kojoj se može vjerovati u kasnijim aktivnostima. Integritet. Cjelovitost dokumenta određena je njegovom cjelovitošću i nepromjenjivošću. Cjelovitost dokumenta određena je njegovom cjelovitošću i nepromjenjivošću. prikladnost za korištenje. Upotrebljiv dokument je onaj koji se može lokalizirati, pronaći, reproducirati i interpretirati. Upotrebljiv dokument je onaj koji se može lokalizirati, pronaći, reproducirati i interpretirati.
5 Funkcije dokumenta Opće funkcije dokument: Opće funkcije dokumenta: informativni; informativni; društveni; društveni; komunikativan; komunikativan; kulturni. kulturni. Posebne funkcije dokumenta: Posebne funkcije dokumenta: upravljačka; menadžerski; pravni; pravni; povijesni. povijesni.
6 Klasifikacija dokumenata prema vrsti medija - elektronički, papirnati; prema vrsti medija - elektronički, papirnati; po strukturi - formalizirani, neformalizirani; po strukturi - formalizirani, neformalizirani; po području djelovanja - znanstveni, dizajn, tehnički, menadžerski, proizvodni; po području djelovanja - znanstveni, dizajn, tehnički, menadžerski, proizvodni; po dogovoru - organizacijski, administrativni, računovodstveni, referentni itd.; po dogovoru - organizacijski, administrativni, računovodstveni, referentni itd.; prema vrsti sadržaja - tekst, grafika, multimedija itd.; prema vrsti sadržaja - tekst, grafika, multimedija itd.; u smjeru prijenosa - dolazni, odlazni, interni. u smjeru prijenosa - dolazni, odlazni, interni.
7 Dokumentacijski sustavi Dokumentacijski sustav - skup svih dokumenata međusobno povezanih karakteristikama: Dokumentacijski sustav - skup svih dokumenata međusobno povezanih obilježjima: podrijetlo, podrijetlo, namjena, namjena, vrsta, vrsta, područje djelatnosti, područje djelovanja, jedinstveni zahtjevi za njihovo izvršenje. jedinstveni zahtjevi za njihov dizajn. Dokumentacijski sustavi dizajnirani su za dokumentiranje određene funkcije upravljanja. Dokumentacijski sustavi dizajnirani su za dokumentiranje određene funkcije upravljanja.
8 Organizacijska i pravna dokumentacija upravljačkih dokumentacijskih sustava; organizacijska i pravna dokumentacija; planirani; planirani; upravni; upravni; izvještavanje; izvještavanje; kadrovska dokumentacija; kadrovska dokumentacija; financijska dokumentacija; financijska dokumentacija; logistička dokumentacija; logistička dokumentacija; ugovorna dokumentacija; ugovorna dokumentacija; dokumentacija koja odražava glavne aktivnosti organizacije ili poduzeća. dokumentacija koja odražava glavne aktivnosti organizacije ili poduzeća.
9 Jedinstveni dokumentacijski sustav Jedinstveni dokumentacijski sustav (UDS) je skup međusobno povezanih oblika dokumenata koji omogućuju dokumentirani prikaz podataka u određenim oblicima. ekonomska aktivnost, sredstva za njihovo upravljanje, regulatorne i nastavni materijali za njihov razvoj i primjenu. Jedinstveni dokumentacijski sustav (UDS) je skup međusobno povezanih oblika dokumenata koji osiguravaju dokumentirani prikaz podataka u određenim vrstama poslovnih aktivnosti, sredstva za njihovo održavanje, regulatorne i metodološke materijale za njihovu izradu i primjenu. Ciljevi izrade DDD: Ciljevi izrade DDD: 1) Osiguranje ekonomske učinkovitosti i zajamčene razine kvalitete informacija u svim fazama obrade dokumenata. 2) Poboljšanje i smanjenje raznolikosti sadržaja i oblika dokumenata.
10 Međunarodne aktivnosti u području standardizacije dokumenata TK 46 "Dokumentacija" TK 46 "Dokumentacija" TK 97 "Računala i obrada informacija"; TC 97 "Računala i obrada informacija"; TC 154 "Dokumenti i informacijski elementi u menadžmentu, trgovini i industriji" TC 154 "Dokumenti i informacijski elementi u menadžmentu, trgovini i industriji" 2007. godine pokrenut je projekt "Sustav za upravljanje dokumentima" (120 stručnjaka iz 40 zemalja). Cilj je "Predložiti organizacijama strateški pristup korištenju informacijskih resursa kao poslovnih i komercijalnih sredstava i spremišta znanja."
11 Zahtjevi za DDD Dokumente uključene u DDD treba izraditi uzimajući u obzir njihovu upotrebu u sustavu međusobno povezanog EIS-a; Dokumenti koji su dio DRC-a trebaju biti razvijeni uzimajući u obzir njihovu upotrebu u sustavu međusobno povezanih EIS-a; DDD mora sadržavati cjelovite podatke potrebne za optimalno upravljanje objektom za koji se ovaj sustav razvija; DDD mora sadržavati cjelovite podatke potrebne za optimalno upravljanje objektom za koji se ovaj sustav razvija; DDD treba biti usmjeren na korištenje računalne tehnologije za prikupljanje, obradu i prijenos informacija; DDD treba biti usmjeren na korištenje računalne tehnologije za prikupljanje, obradu i prijenos informacija; DDD treba osigurati informacijsku kompatibilnost EIS-a različitih razina; DDD treba osigurati informacijsku kompatibilnost EIS-a različitih razina; svi dokumenti koji su dio izrađenog DDD-a i svi detalji-oznake u njima moraju biti kodirani međunarodnim, sustavnim ili lokalnim klasifikatorima. svi dokumenti koji su dio izrađenog DDD-a i svi detalji-oznake u njima moraju biti kodirani međunarodnim, sustavnim ili lokalnim klasifikatorima.
12 Pravci unifikacije Unifikacija strukture Unifikacija sadržaja Unifikacija dizajna prisutnost tri dijela dokumenta; prisutnost tri dijela dokumenta; opći sastav pojedinosti naslova i dijelova dizajna; opći sastav pojedinosti naslova i dijelova dizajna; standardne veličine medija i margina dokumenata; standardne veličine medija i margina dokumenata; mjesto pojedinosti dokumenta. mjesto pojedinosti dokumenta. korištenje standardiziranog stručnog rječnika; korištenje standardiziranog stručnog rječnika; usklađenost sa zahtjevima poslovnog stila; usklađenost sa zahtjevima poslovnog stila; usklađenost sa zahtjevima za identifikaciju dokumenata i osiguranje njihove pravne snage. usklađenost sa zahtjevima za identifikaciju dokumenata i osiguranje njihove pravne snage. ergonomske karakteristike dokumenata; ergonomske karakteristike dokumenata; informativnost obrazaca za prikaz podataka; informativnost obrazaca za prikaz podataka; dosljednost u oblikovanju dokumenata iste vrste. dosljednost u oblikovanju dokumenata iste vrste.
14 Klasa USD Šifra OKUD Organizacijska i administrativna dokumentacija Prim knjigovodstvena dokumentacija Obračunska i monetarna dokumentacija Financijska, primarna, izvještajno-računovodstvena dokumentacija proračunskih institucija i organizacija Izvještajna i statistička dokumentacija Dokumentacija o cijenama Logistička dokumentacija Trgovačka dokumentacija Vanjskotrgovinska dokumentacija Projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju Jedinstveni sustav projektna dokumentacija(ESKD) Jedinstveni sustav tehnološke dokumentacije (ESTD) Jedinstveni sustav tehnički trening proizvodnja (CEST) Dokumentacija socijalnog osiguranja Dokumentacija o izumima i otkrićima
15 Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije GOST R „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Sustav organizacijskih i upravnih dokumenata. Zahtjevi za papirologiju” GOST R “Jedinstveni sustavi dokumentacije. Sustav organizacijskih i upravnih dokumenata. Zahtjevi za izvršenje dokumenata "Uredba Vlade Ruske Federacije od" O modelu regulacije interakcije između saveznih izvršnih tijela ", itd. Uredba Vlade Ruske Federacije od "O modelu regulacije interakcije između federalnih izvršnih tijela vlasti" itd. Pravila uredskog rada u saveznim organima izvršne vlasti, odobrena . Odobrena Uredba Vlade Ruske Federacije iz Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima. Dekret Vlade Ruske Federacije br.
17 Klase organizacijskih i upravnih dokumenata Organizacijski dokumenti su skup međusobno povezanih dokumenata koji reguliraju strukturu, zadatke i funkcije poduzeća, organizaciju njegova rada, prava, dužnosti i odgovornosti rukovoditelja i stručnjaka poduzeća. Organizacijski dokumenti - skup međusobno povezanih dokumenata koji reguliraju strukturu, zadatke i funkcije poduzeća, organizaciju njegova rada, prava, dužnosti i odgovornosti rukovoditelja i stručnjaka poduzeća. Upravna dokumentacija obuhvaća dokumentaciju u kojoj se evidentiraju rješenja upravnih i organizacijskih pitanja djelatnosti nadzornog objekta. Upravna dokumentacija obuhvaća dokumentaciju u kojoj se evidentiraju rješenja upravnih i organizacijskih pitanja djelatnosti nadzornog objekta. Informacijski i referentni dokumenti pružaju informacije koje potiču određene upravljačke odluke. Informacijski i referentni dokumenti pružaju informacije koje potiču određene upravljačke odluke.
18 Vrste upravnih akata u smislu odlučivanja Akcije koje se donose kolegijalno Akcije koje se donose pojedinačno Vrste akata Uredbe, odluke Naredbe, naputci Razina odlučivanja Savezna vlada, odbori i komisije, kolegiji ministarstava, najviša tijela upravljanja dioničkih društava Savezna ministarstva, uprave subjekata Ruske Federacije, voditelji poduzeća Prednosti Povećava dosljednost donesenih odluka Osigurava se učinkovitost, povećava se odgovornost
19 Struktura ORD-a Formalizirani dokument Neformalizirani dokument Karakterizira tipičan sastav i raspored detalja; tipična kompozicija i raspored detalja; detalji standardnog dizajna; detalji standardnog dizajna; korištenje papira standardne veličine korištenje papira standardnih veličina, mali broj tipičnih detalja; mali broj standardnih detalja; dokumenti na više stranica; dokumenti na više stranica; dostupnost tekstualnih, tabličnih, grafičkih informacija. dostupnost tekstualnih, tabličnih, grafičkih informacija. Vrste Svi dokumenti sadržani u USD Recenzije, izvješća, sažeci
20 Sastav detalja ORD-a 01 Državni amblem Ruske Federacije 02 Amblem subjekta Ruske Federacije 03 Amblem organizacije ili robne marke 04 Šifra organizacije 05 Glavni državni registarski broj pravne osobe. osoba (OGRN) 06PIB/KPP 07 Šifra obrasca dokumenta 08 Naziv organizacije 09 Referentni podaci o organizaciji 10 Naziv vrste dokumenta 11 Datum dokumenta 12 Registarski broj dokumenta 13 Referenca na registarski broj i datum isprava 14 Mjesto sastavljanja ili objave isprave 15 Adresat
21 Sastav pojedinosti ORD 16 Žig odobrenja dokumenta 17 Rješenje 18 Naslov teksta 19 Kontrolna oznaka 20 Tekst dokumenta 21 Oznaka prijave 22 Potpis 23 Pečat odobrenja dokumenta 24 Viza odobrenja dokumenta 25 Otisak pečata 26 Oznaka ovjere kopije 27 Oznaka izvršitelja 28 Oznaka izvršenja dokumenta i slanje u predmet 29 Oznaka primitka dokumenta od strane organizacije 30 Identifikator elektroničke kopije dokumenta
23 Zadaci DOW servisa Dokumentiranje donesenih upravljačkih odluka Dokumentiranje donesenih upravljačkih odluka Zaprimanje, sortiranje i distribucija tijekova vanjskih i internih informacija voditeljima i rukovoditeljima odjela sukladno njihovim ovlastima Zaprimanje, sortiranje i distribucija tijekova vanjskih i interno informiranje voditelja i rukovoditelja odjela sukladno njihovim ovlastima Kontrola izvršenja dokumenata, analiza kvalitete i vremena izvršenja Kontrola izvršenja dokumenata, analiza kvalitete i vremena izvršenja Organizacija pohrane, pretrage i izdavanja dokumenata . Organizacija čuvanja, pretraživanja i izdavanja dokumenata.
24 Opseg optjecaja dokumenata godišnje Organizacijski oblici predškolske usluge Vrsta poduzeća, organizacija dokumenata Vođenje predmeta Administracija predsjednika Ruske Federacije, Republika Bjelorusija, Vlada Ruske Federacije, Republika Bjelorusija Razred 4 Razred 3 Razred 2 Razred 1 100 000 dokumenata Administracija predsjednika Ruske Federacije, Republika Bjelorusija, Vlada Ruske Federacije, Republika Bjelorusija Razred 4 Razred 3 Razred 2 Razred 1 "> 
25 Popis strukturnih odjela službe DOW Pododjel za racionalizaciju uredskog rada sustava upravljanja poduzećem Pododjel za racionalizaciju uredskog rada sustava upravljanja poduzećem Pododjel za prijem i slanje korespondencije Pododjel za prijem i slanje korespondencije Pododjel za kontrolu izvršenja Pododjel za kontrolu izvršenja lekture skupina
26 Službeni sastav službe predškolske odgojne ustanove Voditelji Specijalisti Pomoćno tehnički radnici Voditelj. usluga DOW Head. usluga DOW Head. sektor protokola sektor protokola Voditelj tajništva Head of secretariat arhiva Glava. Arhiv Voditelj dokumenta Voditelj dokumenta Pomoćnik voditelja Pomoćnik voditelja Arhivist Arhivar Referent Referent Urednik Urednik Inspektor Inspektor Lektor Lektor Tajnik Tajnik Otpremnik Otpremnik Referent Službenik Referent daktilograf Stenografer Stenograf Kurir Kurir Operater uredske opreme Operater uredske opreme
27 Regulatorni dokumenti za određivanje broja zaposlenika, obračun vremena utrošenog na obavljanje pojedinih poslova i određivanje opsega poslova Međusektorski normativi vremena za rad na dokumentarnoj potpori upravljanja. Međusektorski normativi vremena za rad na dokumentarnoj podršci upravljanja. Vremenski standardi za rad na poboljšanju dokumentacijske potpore za upravljanje ministarstvima, odjelima, poduzećima i organizacijama. Vremenski standardi za rad na poboljšanju dokumentacijske potpore za upravljanje ministarstvima, odjelima, poduzećima i organizacijama. Vremenska ograničenja rada na automatiziranoj arhivskoj tehnologiji i dokumentacijskoj potpori za tijela upravljanja. Vremenska ograničenja rada na automatiziranoj arhivskoj tehnologiji i dokumentacijskoj potpori za tijela upravljanja.
Više eseja, seminarskih radova, teza na ovu temu:
Psihodijagnostika. Bilješke s predavanja predavanje. Počeci psihodijagnostike psihodijagnostika: bilješke s predavanja
Bilješke s predavanja iz psihodijagnostike .. i s Lučininom ..
Sažetak predavanja iz discipline Ekonomika nekretnina
Državna proračunska obrazovna ustanova.. visoko stručno obrazovanje.. Uralsko državno ekonomsko sveučilište..
Bilješke s predavanja Upravljanje osobljem povijest razvoja znanosti o upravljanju osobljem
Povijest razvoja znanosti o upravljanju kadrovima .. Suvremene teorije upravljanja ..
Pojam menadžmenta. Vrste upravljanja. Menadžerski rad i njegove značajke. MODELI UPRAVLJANJA. PRISTUPI UPRAVLJANJU
Osnivač FW-a Taylor Wg objavio je prvi tiskani rad koji .. Glavna ideja pomoću mjerenja i promatranja rada izvođača može optimizirati tehnologiju izvođenja rada ..
Bilješke s predavanja iz discipline Korporativno upravljanje Ekonomika i upravljanje poduzećem
Savezna agencija za obrazovanje.. Ministarstvo obrazovanja i znanosti Ruske Federacije.. Državna obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja..
Opća psihopatologija. Psihijatrija: bilješke s predavanja
Bilješke s predavanja iz psihijatrije. Tekst osigurao litagent http liters ru..
znanost o arhitektonskim materijalima
Bilješke s predavanja iz kolegija Arhitektonski materijali. Savezna državna obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja Južno federalno sveučilište.. Institut za arhitekturu i umjetnost.. Odjel za inženjerske i građevinske discipline..
Povijest svjetskih religija: bilješke s predavanja Povijest svjetskih religija. Religija kao kulturni fenomen klasifikacija religija
Povijest svjetskih religija bilješke s predavanja.. s f pankinom..
Služba za podršku upravljačkoj dokumentaciji (DOE)
Razmotrite glavne operacije koje provodi SDOU: Računovodstveni i referentni rad i registracija dokumenata. Izrada i izdavanje upravnih akata ustanova. Provjera .. To zahtijeva jasnu organizacijsku strukturu SDOU, sklonost racionalnijem obliku rada s ..
Sažetak predavanja iz discipline Ekonomika korporativnog upravljanja i Menadžment poduzeća
Savezna agencija za obrazovanje.. Ministarstvo obrazovanja i znanosti Ruske Federacije.. Državna obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja..
?Tema 1. Sadržaj i glavne zadaće suvremenog upravljanja dokumentacijom.
Svrha lekcije: proučavanje osnovnih pojmova i definicija predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova; određivanje mjesta i uloge dokumenata u djelatnosti trgovačkog poduzeća; razmatranje klasifikacije dokumenata.
Pitanja za proučavanje:
1. Predmet, sadržaj i zadaće predškolske odgojne ustanove.
2. Mjesto i uloga dokumenata u upravljanju u suvremenoj fazi.
3. Klasifikacija dokumenata.
1. Predmet, sadržaj i zadaće predškolske odgojne ustanove
Ključ razumne i učinkovite upravljačke odluke, produktivnog i svrsishodnog djelovanja je pravodobnost dobivanja i dostatnost informacija. Prema riječima stručnjaka, količina informacija u svijetu se udvostručuje svake tri godine, što odražava visok tempo razvoja ljudske zajednice na svim područjima. U našoj zemlji svake godine postoji masa novih poduzeća različitih oblika vlasništva, stvorenih za različite svrhe, a koja postaju objekti i subjekti prijenosa informacija. Stoga je relevantnost poznavanja dokumentacijske problematike velika iu stalnom je porastu.
Informacije - osnovna roba. U uvjetima oštre konkurencije preživljava onaj tko može pravovremeno iu pravoj količini dobiti informacije o tržištu, o novoj opremi, tehnologijama i sl. Dokument je sredstvo materijalizacije informacija, njihovo fiksiranje u prostoru i vremenu, a djelatnost sastavljanja i obrade dokumenata naziva se upravljačka dokumentacijska podrška.
Dokumentacijska potpora upravljanju je djelatnost upravljačkog aparata koja obuhvaća pitanja dokumentiranja i organiziranja rada s dokumentima u procesu obavljanja upravljačkih funkcija. Dio uredskih poslova koji se neposredno odnosi na izradu dokumenata naziva se dokumentacija. Pitanja kretanja i knjigovodstva dokumenata vezana su uz pojam tijeka dokumenata. Djelatnost organiziranja pohrane dokumenata spada u arhivsko poslovanje.
Dokumentarna potpora menadžmentu je temeljna tehnologija upravljanja, čija je glavna svrha pružiti menadžmentu informacije o stanju stvari u poduzeću za donošenje dobrih upravljačkih odluka i praćenje njihove provedbe.
Predmet DOW-a su kako pojedinačni dokumenti tako i cjelokupni skup dokumentacije.
Predmet DOW-a je ispravno izvršenje dokumenata koji odražavaju cijeli niz aktivnosti upravljanja poduzećem; pravilna organizacija tijeka rada u skladu sa zahtjevima GOST-a.
Svrha proučavanja discipline je svladavanje osnova ispravnog izvršenja dokumenata i pravilne organizacije tijeka rada u skladu sa zahtjevima GOST-a.
Glavni zadaci predškolske obrazovne ustanove:
odraz upravljanja, proizvodnje i drugih aktivnosti poduzeća u relevantnim dokumentima;
osiguravanje racionalnog korištenja dokumenata u poslovnoj praksi poduzeća.
Rad s dokumentima trebao bi imati tako dobro uhodan postupak da ne odvraća zaposlenike od glavnih ciljeva poduzeća. S tim u vezi, svako poduzeće samostalno bira oblik organizacije uredskog rada: centralizirano, decentralizirano i mješovito.
Kod centraliziranog obrasca sve operacije obrade dokumenata koncentrirane su u jednom središtu - uredu, zajedničkom odjelu ili tajnici.
Decentralizirani oblik osigurava disperziju administrativnog poslovanja između strukturnih odjela.
Kod mješovitog oblika poslovi se obavljaju centralno (prijem, registracija) i decentralizirano (skladištenje, formiranje spisa). Oblik organizacije uredskog rada odabire se uzimajući u obzir veličinu poduzeća, obujam tijeka rada, sastav strukturnih odjela. (U malim trgovačkim poduzećima najčešće se koristi centralizirani oblik).
2. Mjesto i uloga dokumenata u upravljanju u suvremenoj fazi
Problem dokumentarne potpore upravljanja ne gubi na važnosti ni u današnje vrijeme. To se objašnjava sljedećim razlozima:
postoji jasan zaostatak u stopi znanstvenog i tehnološkog napretka u odnosu na stopu rasta protoka informacija općenito, a posebno menadžerskih informacija.
Metode i načini obrade dokumenata koji trenutno stoje na raspolaganju djelatnicima brojnih poduzeća, a koji svakodnevno prolaze kroz tisuće administrativnih i drugih poslovnih papira, i dalje su vrlo daleko od savršenstva.
Organizacija rada s dokumentima utječe na kvalitetu rada menadžmenta, o tome koliko se stručno vodi dokumentacija ovisi uspješnost upravljačkih aktivnosti u cjelini. Sve faze organizacijskog rada obično su dokumentirane. Rad s dokumentima zahtijeva posebna znanja i vještine. Dokumenti su raznoliki i svaki dokument - povelja, protokol, naredba, potvrda itd. - ima svoje karakteristike i pravila za rad s njima.
Dokumenti moraju biti ne samo ispravno sastavljeni i izvršeni, već i prenijeti, pohranjeni i brzo pronađeni ako je potrebno. Stoga u poduzećima veliku pozornost treba posvetiti informacijskoj i dokumentacijskoj potpori upravljačkih aktivnosti.
Svaka upravljačka odluka uvijek se temelji na informacijama o predmetu koji se razmatra ili upravljanom objektu.
Osim pouzdanosti i točnosti, dva su stroža zahtjeva za informacije:
1. Mora biti na vrijeme.
2. Mora biti dostatan za prihvaćanje najbolje rješenje.
Ako je informacija stigla kasno, više ne možete sudjelovati ni u jednoj akciji ili događaju. S druge strane, ako informacija nije dovoljno, znate nešto polovično, vaša odluka može biti ne samo ne najbolja, već i pogrešna.
Svako poduzeće, kao i svaki pojedinac, može postojati samo razmjenom informacija. Nositelj informacije u većini slučajeva je dokument. Kao što dokazuje istraživanje provedeno u Sjedinjenim Državama, više od 90% informacija pohranjeno je na papiru. Stoga se u mnogim razvijenim zemljama organizaciji rada s dokumentima pridaje veliki značaj.
U našoj zemlji, 27. srpnja 2006. godine, usvojen je Savezni zakon Ruske Federacije "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija". Zakon odražava definicije "informacije" i "dokumenta".
INFORMACIJA je informacija o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihova prikazivanja;
DOKUMENTIRANA INFORMACIJA (DOKUMENT) - materijalni objekt s informacijama fiksiranim na način koji je stvorio čovjek za njihov prijenos u vremenu i prostoru.
Razmotrite svojstva i funkcije dokumenta.
Dokument ima dva svojstva - informativno i operativno.
Informativno svojstvo dokumenta je njegova sposobnost prenošenja informacija. To uključuje relevantnost, pouzdanost, dostupnost informacija itd. Operativna svojstva dokumenta uključuju trajnost, čvrstoću dokumenta, sposobnost podnošenja različitih utjecaja. Operativna svojstva određuju sigurnost dokumenta koja ovisi o materijalnom mediju i načinu pisanja.
Glavne funkcije dokumenta:
- informativni (u dokumentu su zabilježene činjenice, događaji, pojave..)
-organizacijski (pomoću dokumenta osigurava se utjecaj na skupine ljudi za organiziranje i koordinaciju njihovih aktivnosti)
- komunikacijski (dokument osigurava vanjske odnose poduzeća);
- pravni (sadržaj dokumenta koristi se kao dokaz pri razmatranju kontroverznih pitanja;
- obrazovni (dokument disciplinira izvođača, zahtijeva povećanu razinu obrazovne obuke;
- edukativni (Za početnike i mlade stručnjake, gotovi dokumenti ili njihove kopije postaju modeli za pripremu i izvođenje novih dokumenata).
3. Klasifikacija dokumenata
U procesu upravljačkih aktivnosti susrećemo se s velikim brojem različitih dokumenata. Svaki od njih, zauzvrat, razlikuje se od drugih ne samo dizajnom i sadržajem, već i redoslijedom izvršenja. Razvrstavanje dokumenata služi za povećanje učinkovitosti rada s njima. Distribucija dokumenata u različite skupine omogućuje bolju organizaciju dokumentacijskih aktivnosti.
Svi dokumenti prema vrstama aktivnosti koje se u njima odražavaju podijeljeni su u dvije klase:
-dokumenti o općim i upravnim pitanjima (pitanja općeg upravljanja poduzećem i njegovim aktivnostima). Takve dokumente mogu sastaviti zaposlenici svih odjela.
- dokumenti o upravljačkim funkcijama. Ove dokumente sastavljaju zaposlenici financijskih tijela, računovodstva, planiranja, nabave i marketinga.
Svi dokumenti također su podijeljeni u sljedeće skupine:
- prema načinu dokumentiranja
- rukom pisano;
- elektronička;
-grafički;
-kino, fotografski dokumenti.
prema području upotrebe
- organizacijski i administrativni;
- financijski;
- znanstveno-tehnički;
-izvještajno-statistički.
sadržaj
-jednostavan;
-kompleks.
na mjestu sastavljanja
-unutarnji;
-vanjski.
prema publicitetu
- otvorena;
- s žigom ograničenja pristupa ("za službenu uporabu" - podaci namijenjeni samo zaposlenicima ovog poduzeća; "poslovna tajna" - podaci čije otkrivanje može naštetiti vlasniku; "tajno" - podaci koji predstavljaju državnu tajnu).
- po porijeklu
- službeni ili službeni dokumenti (sastavljeni od strane pravne ili fizičke osobe i propisno izvršeni dokumenti koji odražavaju interese poduzeća);
osobni (koji utječu na interese određene osobe, registrirani dokumenti).
- po zakonskoj snazi
- izvornici ili izvornici (prvi ili jedini primjerci službenih dokumenata potpisani od strane autora);
-kopija (dokumenti koji u potpunosti reproduciraju podatke izvornika i sva njegova vanjska obilježja koja nemaju pravnu snagu);
godišnji odmor (kopija napravljena kao kopija tijekom izvršenja izvornika i ostaje u poslovima poduzeća, u pravilu, nije ovjerena potpisom);
- ovjerene preslike (preslike s potrebnim podacima koji im daju pravnu snagu);
- izvode (dijelove isprave u kojima je naznačeno iz koje je isprave sačinjen izvadak, ovjerene od službene osobe i zapečaćene);
- duplikati (ponovne preslike izvornog dokumenta, iste pravne snage kao i izvornik) - izdaju se u slučaju gubitka ili uništenja izvornika.
- prema obliku prezentacije (stupnju unifikacije)
-pojedinačni (jednokratni dokument, čiji je sadržaj prikazan u bilo kojem obliku);
- šablonski (kada se struktura i dio sadržaja dokumenta unaprijed priprema, a drugi dio popunjava pri njegovom sastavljanju);
- standard (dokumenti koji opisuju standardne procese i pojave - standardne upute);
- egzemplaran (koristi se za pripremu i izvršenje dokumenata po analogiji);
- jedinstveno (uključeno u svaki jedinstveni dokumentacijski sustav).
- prema rokovima
- hitno (s naznakom roka);
- nije hitno.
po roku trajanja
-privremeno skladištenje (do 10 godina);
- dugotrajno skladištenje (preko 10 godina);
- trajno skladištenje.
Tema 2. Povijest razvoja državnog dokumentacijskog sustava.
Svrha studije: proučavanje glavnih faza u razvoju državnog dokumentacijskog sustava i identifikacija određenih tradicija u stvaranju dokumenata.
Pitanja za proučavanje:
1. Uredski rad u staroj Rusiji.
2. Obavezni uredski poslovi XV-XVII stoljeća.
3. Kolegijalni uredski rad.
1. Uredski rad u staroj Rusiji
U prvim fazama razvoja staroruske države (do kraja 15. stoljeća) nije bilo državnih institucija. Njihove su funkcije najčešće obnašali pojedini službenici ili tijela. U takvim uvjetima sam sustav upravljanja nije tražio jedinstveni sustav uredskog rada. Međutim, dokumenti koji su došli do našeg vremena pokazuju da je već u desetom stoljeću. u staroruskoj državi postojala je kultura pisanja dokumenata. Tijekom tog razdoblja (X-XV stoljeća) pravni odnosi se uglavnom dokumentiraju, oporuke se stvaraju. Razvojem zakonodavnih temelja države nastaju dokumenti koji uređuju određene privatnopravne odnose. To su brojne vrste zakonskih, prodajnih pisama; posuđeno, hipotekarno ropstvo, namještanje zajma novca itd.
Tijekom X-XIV stoljeća u Rusiji su se formirale određene tradicije u pripremi i izvršenju dokumenata, uzimajući u obzir njihovu funkcionalnu svrhu.
S porastom broja nastalih dokumenata identificirana su i mjesta za njihovo najsigurnije čuvanje. U gradovima su to, u pravilu, središnji hramovi i samostani. Postoje i elementi zaštite informacija od neovlaštenog pristupa u fazi pohranjivanja i korištenja. Zabilježeni su i prvi slučajevi krivotvorenja dokumenata u političke i osobne plaćeničke svrhe.
Sve do kraja četrnaestog stoljeća. Glavni materijal za pisanje u Rusiji bio je pergament (posebno obučena teleća, ovčija ili kozja koža). Dokumenti su pisani kontinuiranim tekstom, bez podjele na posebne riječi. Od interpunkcijskih znakova do četrnaestog stoljeća. točka je korištena na kraju rečenice. U petnaestom stoljeću skupocjeni pergament zamijenjen je papirom, koji se prvotno donosio iz zapadnoeuropskih zemalja, a od druge polovice XVII. koristio svoje, domaće. U početku se papir izrađivao od krpa, a tinta od soli željeza i tanina ekstrahiranih iz matica tinte. Kombinacija tinte i krpenog papira učinila je tekst posebno postojanim. Stoga su dokumenti ovog razdoblja, pohranjeni u arhivima, dobro čitani.
Razdoblje koje se razmatra može se okarakterizirati kao razdoblje postupnog preklapanja tradicije ruskog uredskog sustava rada, akumulacije iskustva u dokumentiranju, obradi i pohranjivanju dokumenata te osiguravanju njihove sigurnosti. No, to još nije bio uredski posao, nego običaji dokumentiranja informacija.
2. Obavezni uredski poslovi XV-XVII stoljeća
U administrativnoj sferi praktično upravljanje dokumentima počelo se oblikovati u poseban sustav istodobno s procesom formiranja ruske centralizirane države u 15-16 stoljeću.
Sustav državnog uredništva počinje se oblikovati tek sredinom 15. stoljeća, razvojem Moskovske kneževine u državu. Tada nastaju prvi redovi – središnja tijela državne vlasti zadužena za pojedine grane kneževske vlasti, te redovne kolibe – tijela. kontrolira vlada na mjestima. U djelovanju ovih tijela rodio se rad s ispravama, koji je nazvan službenim poslovima.
Narudžbeni uredski poslovi - rad s dokumentima koji se obavlja u narudžbama. U redovima se postupno formirao sloj profesionalnih činovnika od neukih poslužnih ljudi koji su znali svoj posao i s vremenom su počeli utjecati na rješavanje državnih pitanja.
Postupci u naredbama započinjali su ili od trenutka pristizanja dolaznog dokumenta ili od pripreme inicijativnog dokumenta po nalogu cara ili bojara. Dokumenti koji se odnose na jedan predmet lijepljeni su jedan na drugi, mjesta lijepljenja službenik je na poleđini ovjeravao svojim potpisom. Za upoznavanje sa predmetom bilo je potrebno proširiti stupac, a prilikom čitanja suziti ga. Riječ "birokracija" naslijedili smo iz službenog uredskog rada. Zalijepljeni u stupce prosječne dužine 50-80 m, dokumenti su se motali na štapiće u svitke. Trake su se vukle dok se čitalo, pa je tako nastao koncept koji danas označava nepravovremeno i ne suštinski rješenje određenog pitanja.
Karakteristično obilježje dokumenata ovog razdoblja je nemjerljivo uzdizanje vlastodržaca nabrajanjem svakojakih titula, činova i moći.
Upravo u ovoj fazi postupno se stvara sustav uredskog rada središnjih i lokalnih institucija, formiraju se kadrovi uredskih radnika, stvaraju se stabilni oblici dokumenata i metode njihova sastavljanja. Sredinom sedamnaestog stoljeća poduzimaju se neke mjere za uspostavljanje reda u uredskom radu, pojavljuju se posebni zakonski akti o postupku dokumentiranja.
3. Kolegijalni uredski rad
Umjesto zastarjelog sustava narudžbi 1717.-1718. Petar 1 je stvorio 12 koledža, od kojih je svaki bio zadužen za određenu industriju ili područje upravljanja. Općim propisima državnih kolegija zapravo je stvoren ured i odobreno mjesto tajnika; 27. veljače 1720. godine može se smatrati datumom rođenja tajničkog položaja u Rusiji.Kolegijalno uredsko poslovanje – organizacija rada s dokumentima u učilištima (od 1717). U tim je institucijama dominantan kolegijalan način odlučivanja uz prisustvo kolegija, u pravilu predsjednika, dopredsjednika i 2-3 savjetnika.
Na kolegijima su se prije svega razmatrali državni poslovi, zatim privatni. Tjedan se oslanjao na odluku državnih poslova, privatni slučajevi po pritužbama morali su se riješiti u roku od šest mjeseci. Svi uredski poslovi odbora obavljali su se pod nadzorom tajnika. Važne spise sastavio je on, ostali su pripremljeni pod njegovim nadzorom.
Na svakom kolegiju bio je tužitelj koji je nadzirao red i zakonitost rješavanja predmeta. U kolegijalnom uredskom poslovanju izdvaja se iz teksta i postaje samostalan element obrasca, datum dokumenta. Naziv dokumenta postaje samostalan element obrasca. Općenito, uredski rad uprava karakterizira značajno povećanje pisanog rada i formalnosti, na što su se zaposlenici žalili. Čak ni osoblje službenika, znatno povećano u usporedbi s nalozima, nije se moglo nositi s obiljem slučajeva, što je dovelo do sporosti uredskog rada i birokracije.
U razdoblju kolegijalnog uredskog rada postavljeni su temelji za organiziranje računovodstva i pohranu dokumenata, a tada se prvi put pojavio i naziv “arhiv”.
XVIII stoljeće u razvoju ureda karakteriziralo je jačanje zakonske regulative svih aspekata djelatnosti ureda i ustanove u cjelini, oblikovanje i učvršćivanje općih upravnih načela djelatnosti ustanove, a prije svega, birokratsko načelo.
4. Ministarsko djelovodstvo 19. - početka 20. stoljeća.
Rano devetnaesto stoljeće obilježila je nova reforma javne uprave i uredskog poslovanja, koja je zahvatila uglavnom višu razinu vlasti. U tom razdoblju pojavio se novi sustav upravljanja - ministarski, koji se temelji na načelu jedinstva zapovijedanja.
Prva ministarstva osnovana 1802. bila su: pomorskih poslova, vanjskih poslova, financija, pučke prosvjete itd. Svaki ministar dobio je upute da osnuje ured i ima pomoćnika.
Treba napomenuti da se sam pojam uredskog rada javlja u drugoj polovici 18. stoljeća. a označavao je poslove kojima se bavio ne samo ured, već i cjelokupni aparat ustanove u cjelini. Pojam "papirologija" dolazi od kombinacije riječi "slučaj", au to vrijeme "slučaj" se nije shvaćao kao fascikla s dokumentima, kao u današnjem smislu te riječi, već kao pitanje koje se razmatra i rješava. , tj. odluka slučaja.
Svi predmeti koje je ministarstvo primilo podijeljeni su u tri kategorije: tekući predmeti (izvješća, izjave, dopisi itd.); hitni slučajevi (slučajevi otkrivenih zloporaba); slučajeve koji su “nestrpljivi” ili hitni. Dokumenti koji nastaju u procesu “postupanja predmeta” mogu se podijeliti u dvije skupine: dokumenti koji su činili interni uredski rad (bilješke, potvrde, upisni dnevniki), te dokumenti koji su u ustanovu dolazili iz drugih institucija i slali su drugim institucijama.
Promjene u sustavu upravljanja, odgovarajuće restrukturiranje sustava dokumentiranja aktivnosti novih institucija dovele su do promjena u obliku dokumenta. U uredskom poslovanju ministarstava pojavljuju se obrasci ustanova s kutnim rasporedom detalja. Obrasci su tiskani tipografski ili pisani rukom.
Kroz cijelo devetnaesto i rano dvadeseto stoljeće. provodi se zakonsko uređenje uredskog poslovanja viših, središnjih i lokalnih institucija.
Unatoč značajnim promjenama koje je doživio sustav ministarskog uredskog rada, krajem XIX. bili su potrebni fleksibilniji oblici uredskog rada. Za društvene odnose koji su se brzo mijenjali, sustav ministarskog rada i dalje je bio glomazan.
Pojava pisaćih strojeva ubrzala je sav pisani rad u uredu, omogućila istovremenu izradu nekoliko kopija dokumenata, značajno smanjujući količinu rukom pisanog rada. Osim toga, tipkani tekst postao je kompaktniji, čime se smanjio volumen dokumenata u institucijama.
Pojavom telegrafa zaživjela je nova vrsta korespondencije - telegrami, koji su vrlo brzo postali masovni dokumenti; Izum telefona doveo je do pojave telefonskih poruka – pisanog zapisa poruke koja se prenosi telefonom.
Krajem XIX - početkom XX stoljeća. Sve se veća pažnja posvećuje registracijskom sustavu, potrebi njegovog pojednostavljenja kroz njegovu centralizaciju. Značajka organizacije uredskog rada u tom razdoblju nije samo njegova jasna zakonska regulativa, već i pojava prilično opsežne uredske literature. U drugoj polovini osamnaestog stoljeća. pojavljuju se prve zbirke oglednih dokumenata. Takve su zbirke bile namijenjene najširem krugu dužnosnika i pojedinaca koji su se morali obraćati državnim tijelima.
5. Povijest menadžmenta i uredskog poslovanja u XX. stoljeću.
Kao rezultat Listopadske revolucije 1917., stari državni aparat prestao je postojati u Rusiji, a izgrađivao se novi.
Radnici i vojnici bez posebne naobrazbe regrutirani su za rad u sovjetskim institucijama. Smanjena je razina upravljanja dokumentacijom.
Međutim, nastavljen je rad na poboljšanju uredskog sustava. Pri racionalizaciji tehnologije upravljanja korištena su iskustva prethodnika. Tijekom formiranja sovjetskog državnog aparata velika se pozornost posvećivala pojednostavljenju i racionalizaciji uredskog rada.
Razdoblje 1920-ih može se smatrati najpovoljnijim u smislu organiziranja istraživanja u području menadžmenta, NE i uredskog rada. Godine 1921. održana je 1. Sveruska konferencija o znanstvenoj organizaciji rada i proizvodnje, na kojoj su se, uz pitanja znanstvene organizacije rada i proizvodnje, dotakli i problemi znanstvene organizacije rukovodnog rada i rada s dokumentima. na. Godine 1923. osnovan je Zavod za standardizaciju koji se bavio pitanjima dokumentacijske potpore gospodarstvu. Godine 1926. osnovan je Državni institut za tehnologiju upravljanja (ITU), koji se bavio poboljšanjem državnog aparata.
Najzanimljiviji i obećavajući razvoj događaja problemi uredskog rada provedeni su u ITU-u u sljedećim glavnim područjima:
-protok dokumenata institucija i metode njegove optimizacije;
-načini registracije dokumenata;
- kontrola izvršenja dokumenata;
- čuvanje dokumenata.
Međutim, niska opća kultura upravljanja radnika u sovjetskim institucijama dovela je do nedostatka potražnje za mnogim područjima.
U 30-im godinama. formira se i učvršćuje kruti, centralizirani administrativno-zapovjedni sustav upravljanja, koji isključuje mogućnost razmatranja alternativnih pristupa organizaciji rada državnih ureda. Kao rezultat toga, strukture uključene u istraživanje pitanja NOT-a i uredskog rada se urušavaju, a ITU se likvidira.
Ustav iz 1936. bitno je promijenio politički sustav, hijerarhiju i ovlasti najviših vlasti. Uspostavljen je kruti sustav ovlasti u objavljivanju pojedinih vrsta dokumenata za svaku hijerarhijsku strukturu.
Značajno smanjenje istraživanja u području menadžmenta i uredskog rada ne znači da se u 30. god. radovi na ovom području su prestali. U tom su razdoblju rađene studije standardizacije i unifikacije posebnih dokumentacijskih sustava. Postignut je određeni napredak u racionalizaciji računovodstva i kadrovske evidencije.
Izbijanje Velikog domovinskog rata zahtijevalo je podređivanje svih resursa potrebama ratnog vremena. Zaustavljen je razvoj racionalizacije rada s dokumentima, njihova standardizacija.
Poslijeratno razdoblje zahtijevalo je značajne napore za obnovu nacionalnog gospodarstva i gurnulo u drugi plan pitanja upravljanja dokumentacijom. Tek početkom šezdesetih godina 20. stoljeća nastavljaju se istraživanja u području racionalizacije tehnologije i tehnike upravljanja. Godine 1966. u sustavu Glavne arhivske uprave SSSR-a formiran je Svesavezni znanstveno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhiviranje (VNIIDAD), čiji je jedan od glavnih zadataka bio stvaranje Jedinstvenog državnog sustava upravljanja dokumentima ( EGSD).
Godine 1969.-1970. razvijen je i odobren niz državnih standarda za dokumentaciju upravljanja.
Od 1972. godine u SSSR-u su počela djelovati jedinstvena pravila za pripremu i izvođenje organizacijskih i administrativnih dokumenata i jedinstvena pravila za organizaciju rada s dokumentima.
Godine 1975. GOST 6.15.1-75 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Osnovne odredbe. ”, koji definira osnovne zahtjeve za jedinstvene fondove organizacijskih i upravnih dokumenata.
Do početka 1984. godine razvijeno je i odobreno 16 SRD-ova sveunijatskog značaja, 27 državnih standarda i 26 sveunijatskih klasifikatora tehničkih i ekonomskih informacija.
Nova etapa u razvoju domaće dokumentacije započela je na prijelazu iz 1980-ih u 1990-e. U Rusiji je došlo do promjene političkog i ekonomskog sustava. U radu s dokumentima počele su se široko koristiti najnovije računalne tehnologije, zemlja je počela ulaziti u svjetski informacijski prostor.
Značaj nekih GOST-ova u potpunosti se očitovao kasnije 90-ih. Uvođenjem ovih materijala u praksu upravljanja značajno je poboljšano vođenje dokumentacije, pojednostavljeni postupci pretraživanja, evidentiranja i pohranjivanja informacija.
Dakle, u razvoju uredskog rada u Rusiji u 20. stoljeću postojala su tri glavna razdoblja: restrukturiranje cjelokupnog sustava organiziranja uredskog rada u 20-30-ima, razdoblje gotovo potpunog izostanka razvoja u ovom području u 40-ima. -50-ih, te razvoj opsežne zakonodavne osnove, normi i pravila uredskog rada u 60-90-im godinama.
U kontekstu radikalnog restrukturiranja ruskog gospodarstva, uloga i važnost dokumentarne potpore za upravljanje naglo je porasla.
Tema 3. Regulatorni i metodološki okvir predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.
Svrha studije: proučavanje saveznih zakona, GOST-ova, klasifikatora koji reguliraju dokumentacijske aktivnosti u Rusiji.
Pitanja za proučavanje:
1. Sastav normativne i metodološke baze predškolske obrazovne ustanove.
2. Standardizacija i unifikacija sustava predškolskog odgoja i obrazovanja.
3. Sve-ruski klasifikatori dokumentacije.
4. Državni sustav dokumentarne potpore upravljanja.
1. Sastav regulatorne i metodološke osnove predškolske obrazovne ustanove.
Trenutno je dokumentacijska potpora upravljanja poduzećima, organizacijama i ustanovama regulirana važećim zakonodavstvom, administrativnim dokumentima viših vlasti, pravilima i uputama uprave arhiva.
Normativna i metodološka osnova predškolske odgojne ustanove je skup zakona, propisa, organizacijskih i metodičkih dokumenata koji reguliraju tehnologiju za izradu, obradu, pohranjivanje i korištenje dokumenata u tekuće aktivnosti organizacije ili institucije. Ova baza također uključuje reguliranje djelatnosti službe PEI i drugih službi upravnog aparata (stanje, funkcije, struktura, tehnička podrška i drugi aspekti).
Normativna i metodološka osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:
- zakonodavni akti Ruske Federacije u području informacija i dokumentacije;
- rezolucije i naredbe Vlade Ruske Federacije, saveznih izvršnih tijela (ministarstva, odbora, službi, agencija itd.) koji uređuju pitanja dokumentarne potpore upravljanja na saveznoj razini;
- državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje (Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentarne podrške (GSDOU - Naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 25.05.88. br. 33);
-pravni akti predstavničkih i izvršnih vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta koji uređuju pitanja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;
-pravni akti regulatorne i instruktivne prirode, metodološki dokumenti o predškolskim obrazovnim ustanovama različitih organizacija;
-državni standardi za dokumentaciju;
-jedinstveni dokumentacijski sustavi;
- sve-ruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;
-propisi o organizaciji i zaštiti rukovodećeg rada radnika predškolske odgojne ustanove;
-normativni akti o organizaciji arhivske pohrane dokumenata.
Temelj građanskog zakonodavstva je Građanski zakonik Ruske Federacije, čiji je 1. dio usvojen 21. listopada 1994., 2. dio - 22. prosinca 1995. godine. Građanski zakonik Ruske Federacije utvrđuje vrste i sorte dokumenata stvorenih kako bi se popravili akti građanskih odnosa, registrirali njihove činjenice. nastanak ili prestanak, potvrđivanje pravnih odnosa i sl. Primjerice, čl. Članci 51. i sljedeći članci poglavlja 4. Građanskog zakonika određuju vrste dokumenata koji se koriste u osnivanju, registraciji, reorganizaciji i likvidaciji pravne osobe.
Zajedno s Građanskim zakonikom Ruske Federacije, određeni aspekti rada s informacijama i dokumentacijom regulirani su posebnim saveznim zakonima.
Zakon Ruske Federacije "O tehničkoj regulativi" od 10. srpnja 1993. br. 5154-1 uspostavlja pravni okvir za standardizaciju u Ruskoj Federaciji, obvezujući za sva državna tijela, i utvrđuje mjere državne zaštite interesa potrošača i država kroz razvoj i primjenu regulatornih dokumenata o normizaciji iu području upravljanja dokumentacijom.
Savezni zakon br. 149-FZ od 27. srpnja 2006. "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" utvrđuje da su informacijski resursi (dokumenti i nizovi dokumenata) predmet odnosa između pojedinaca, pravnih osoba, države i zaštićeni su zakonom. , zajedno s drugim resursima. Zakonom se utvrđuje pravni režim stvaranja, pohranjivanja i korištenja informacijskih izvora.
Zakon Ruske Federacije "O državnim tajnama" od 21. srpnja 1993. br. 5485-1 uređuje odnose koji proizlaze iz klasifikacije podataka kao državne tajne, njihove deklasifikacije i zaštite u interesu osiguranja sigurnosti ruskog Federacija. Zakon se odnosi na podatke državne tajne koje država štiti u području svoje vojne, vanjskopolitičke, gospodarske, obavještajne, protuobavještajne i operativno-istražne djelatnosti, čije širenje može naštetiti sigurnosti Ruske Federacije.
Savezni zakon od 21. studenog 1996. br. 129-FZ „O računovodstvu” odražava osnovne zahtjeve za računovodstvo, definira obvezne detalje primarnih računovodstvenih dokumenata, pojašnjava sastav financijskih izvješća komercijalnih organizacija i utvrđuje razdoblja čuvanja za računovodstvo isprave, financijska izvješća u skladu s pravilima o ustrojstvu državnih arhiva.
Građanski zakonik Ruske Federacije, Osnove zakonodavstva i savezni zakoni pronašli su svoj daljnji razvoj u dekretima predsjednika Ruske Federacije, rezolucijama Vlade Ruske Federacije, propisima i pravilima.
Specijalist mora znati odredbe:
- Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. studenog 1995. br. 1203 "O odobrenju popisa podataka klasificiranih kao državna tajna" (izmijenjen i dopunjen Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 24. siječnja 1998. br. 61 );
- Uredba Vlade Ruske Federacije od 5. prosinca 1991. br. 35 "O popisu podataka koji ne mogu biti poslovna tajna";
- drugi propisi Legalni dokumenti.
Svi navedeni regulatorni dokumenti od velike su važnosti za organizaciju procesa uredskog rada u poduzećima.
2. Standardizacija i unifikacija sustava predškolskog odgoja i obrazovanja
Većina upravljačkih informacija fiksirana je u obliku dokumenata. Sam proces upravljanja karakterizira značajna raznolikost i ponavljanje radnih situacija i poduzetničkih akcija za njihovo rješavanje. Glavni smjer poboljšanja dokumentacije je unifikacija i standardizacija.
Unifikacija se shvaća kao dovođenje nečega u jedinstven sustav, formu, uniformnost.
Unifikacija dokumenata provodi se kako bi se smanjio broj dokumenata koji se koriste u upravljačkim aktivnostima, tipizirali njihovi oblici, uspostavili jedinstveni zahtjevi za izvršenje dokumenata nastalih pri rješavanju istovrsnih zadataka upravljanja, smanjili troškovi pripreme i obrade dokumenata. , te postići informacijsku kompatibilnost baza podataka stvorenih u različitim industrijama.
Racionalno organiziran skup međusobno povezanih dokumenata, kreiran prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima koji se koriste u određenom području djelovanja, naziva se jedinstveni dokumentacijski sustav (UDS).
Bit standardizacije je uspostavljanje norme, obvezne za primjenu, optimalnih pravila i zahtjeva za izradu i izvršavanje dokumenata donesenih na propisan način za njihovu opću i višekratnu uporabu u uredskom poslovanju. Rezultati razvoja formalizirani su u obliku međudržavnih (GOST), državnih (GOSTR), industrijskih (OST) standarda i standarda poduzeća, institucija i organizacija (STP).
Rezultat rada na unificiranju i standardizaciji mogu biti i standardi za određene vrste dokumenata (na primjer, GOST 7.32-2001 "Izvješće o istraživanju. Struktura i pravila za registraciju"), i za jedinstvene dokumentacijske sustave. Na primjer, GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju" dio je jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD). Osim toga, zemlja ima jedinstveni sustav bankarske dokumentacije, dokumentacije o obračunu rada i njegovog plaćanja, vanjskotrgovinske dokumentacije itd. potpuni popis USDD dan je u Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije OK 011-93.
Zahtjevi za izradu jedinstvenih obrazaca dokumenata
Unificirani obrasci dokumenata izrađuju se ako je potrebno formirati nove pokazatelje za rješavanje problema upravljanja. Nije dopušteno umnožavanje pokazatelja u različitim oblicima dokumenata.
Pojedinosti obrazaca dokumenata postavljaju se na temelju uzorka ključa, izgrađenog uzimajući u obzir racionalnu upotrebu dviju strana lista za obrasce dokumenata, čiji su obrasci tiskani. Druga i naredne stranice moraju biti numerirane. Brojevi stranica stavljaju se na sredinu gornje margine lista arapskim brojevima.
Sadržaj obrasca dokumenta treba sastaviti u skladu s GOST 1.5-85. Dopušteno je oblikovati sadržaj dokumenta u obliku teksta.
Nazivi detalja jedinstvenih obrazaca dokumenata moraju odgovarati nazivima usvojenim u sveruskim klasifikatorima tehničkih i ekonomskih informacija (OKTEI).
U nazivima stupaca u kojima se daju šifre treba navesti skraćene nazive korištenih klasifikatora ili za njih usvojenu identifikaciju.
Trajni podaci obrazaca isprava u pravilu bi trebali prethoditi varijablama. Prvi stupci tablice u zoni koja sadrži pojedinosti koje treba obraditi računalnom tehnologijom trebaju biti rezervirani za pojedinosti koje identificiraju podatke koji se nalaze u retku prilikom unosa u računalo.
Kada koristite metodu kontrolne sume, preporuča se bilježiti kontrolne zbrojeve dizajnirane za zaštitu informacija od slučajnih pogrešaka dodjeljivanjem posljednjeg retka tablice i (ili) njezinog stupca, uzimajući u obzir zahtjeve računalnih alata koji se koriste u obradi podataka.
Zahtjevi za tekstove dokumenata i redoslijed njihovog predstavljanja određuju se regulatornim dokumentima za organizacijsku i administrativnu dokumentaciju.
Kratice riječi u obrascima dokumenata moraju biti u skladu s važećim pravopisnim i interpunkcijskim pravilima i kraticama usvojenim u OKTEI.
Klasifikacija jedinstvenih obrazaca dokumenata
Ovisno o stupnju odobrenja, objedinjeni obrasci dokumenata dijele se u četiri kategorije:
- državni (sveruski);
- sektorski (odjelski);
- subjekti Ruske Federacije;
- obrasci dokumenata udruga, poduzeća, organizacija.
3. Sve-ruski klasifikatori dokumentacije.
Važna sredstva informacijske potpore su klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija. Omogućuju integriranu obradu podataka u automatiziranim informacijskim sustavima.
Klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija - regulatorni dokumenti koji sadrže sistematizirani skup naziva objekata prikazanih kao klasifikacijske skupine i šifre koje su im dodijeljene.
Trenutno postoji 37 sveruskih i sveunijatskih klasifikatora koji nastavljaju s radom. Cjelokupnost klasifikatora, kao i znanstveni, metodološki i regulatorni dokumenti za njihov razvoj, održavanje i primjenu, čine Jedinstveni sustav za klasifikaciju i kodiranje tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija.
Ovisno o području primjene, klasifikatori se dijele na sveruske, sektorske i poslovne klasifikatore.
Prema sadržaju, cijeli niz klasifikatora može se podijeliti u sljedeće skupine:
Klasifikatori informacija o upravljačkim dokumentima, zadacima koji se rješavaju u automatiziranim sustavima upravljanja, vrstama aktivnosti, ekonomskim i društvenim pokazateljima:
- Sveruski klasifikator standarda (OKS)
- Sveruski klasifikator proizvoda (OKP)
- Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije (OKUD)
- Sveruski klasifikator mjernih jedinica (OKEI)
Klasifikatori informacija o organizacijskim strukturama:
- Sveruski klasifikator poduzeća i organizacija (OKPO)
- Sveruski klasifikator sektora nacionalnog gospodarstva (FUNKCIONIRAO do 2003.)
- Odlukom Državnog odbora Ruske Federacije za standardizaciju i mjeriteljstvo od 6. studenog 2001. br. 454-st usvojena je i stavljena na snagu 1. siječnja 2003. Općeruska klasifikacija gospodarskih djelatnosti (OKVED), koju je izradio Ministarstvo gospodarskog razvoja.
Klasifikatori informacija o stanovništvu i radnoj snazi
- Sveruski klasifikator specijalnosti u obrazovanju (OKSO)
- Sveruski klasifikator zanimanja radnika, položaja zaposlenika i tarifne kategorije(OKPDTR).
4. Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje.
Najpotpuniji međusektorski dokument o organizaciji dokumentacijske potpore upravljanja je Državni sustav dokumentacijske potpore upravljanja (GSDM) objavljen 1990. godine. Norme i pravila GSDOU temelje se na glavnim odredbama Jedinstvenog državnog sustava evidencije (EGSD), stvorenog u SSSR-u 1973. godine. te je odigrao važnu ulogu u optimizaciji dokumentacijskih procesa u domaćem gospodarstvu.
GSDOU - skup načela i pravila koji uspostavljaju jedinstvene zahtjeve za dokumentiranje aktivnosti upravljanja i organiziranje rada s dokumentima u državnim tijelima, poduzećima i javnim organizacijama.
Glavni cilj GSDOU je racionalizirati protok dokumenata organizacija, smanjiti broj i poboljšati kvalitetu dokumenata, stvoriti najpovoljnije uvjete za korištenje tehničkih sredstava i moderne tehnologije prikupljanje, obrada i analiza informacija.
Glavne odredbe GSDOU pokrivaju pitanja dokumentiranja upravljačkih aktivnosti, organiziranja rada s dokumentima, mehanizacije i automatizacije rada s dokumentima, organiziranja službe za upravljanje dokumentima.
Odredbe GSDOU razvijene su u odnosu na odgovarajuću razinu upravljanja u Standardnim uputama za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Dana 6. srpnja 1992. Državna arhivska služba odobrila je Model Uputa za papirologiju u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Uveden je s ciljem da se na jedinstvenoj osnovi unaprijedi dokumentacijska potpora upravljanju i poveća njena učinkovitost objedinjavanjem sastava i oblika upravljačkih dokumenata i tehnologije rada s njima.
U skladu sa sustavom DOW i Modelom uputa za uredsko poslovanje, ministarstva i organizacije izrađuju slične dokumente, vodeći računa o specifičnostima djelatnosti i pojedine organizacije.
U narednim godinama planira se razviti novo izdanje GSDOU-a kao sustava normi, zahtjeva, propisa koji uređuju osnovna pravila za rad s dokumentima u poduzećima i organizacijama. Temeljna razlika budućeg sustava je u tome što će to biti jedinstveni kompleks automatizirane dokumentacije i tijeka rada temeljen na novim informacijskim tehnologijama (suvremeni uređivači teksta, e-pošta, automatizirana nomenklatura predmeta)
Tema 4. Osnovni zahtjevi za izradu i izvođenje dokumenta.
Svrha studije: proučiti sastav i lokaciju pojedinosti o upravljačkim dokumentima u skladu s GOST R6.30-2003.
Pitanja za proučavanje:
1. Obrasci dokumenata i zahtjevi za njih. Struktura dokumenta. Zahtjevi za izvršenje dokumenata u skladu s GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.
Obrasci dokumenata i zahtjevi za njih
Većina dokumenata tvrtke, uključujući izlazne dokumente, sastavljena je na memorandumu.
Obrazac - standardni list papira s trajnim informacijama reproduciranim na tipografski način.
Obrasci dokumenata mogu se izraditi tipografski, korištenjem operativnih tiskarskih alata ili reproducirati pomoću računalne tehnologije prilikom izrade određenog dokumenta. Za najvažnije dokumente, tvrtke koriste unaprijed ispisane obrasce s vrlo detaljnim logotipom, utiskivanjem, vodenim žigovima, višebojnim ispisom i drugim značajkama krivotvorenja. Takvi se obrasci u pravilu numeriraju tipografski ili posebnim numeratorima. Korištenje svakog takvog obrasca treba evidentirati u posebnim obrascima za upis.
Papir za memorandume trebao bi imati takve kvalitete kao što su nesavijanje kada se pregrije ili navlaži i nema prašine s površine lista, kao i ispunjavati zahtjeve za gustoću - od 80 g / m2 do 200 g / m2 i bjelinu - od 88% do 98%.
Za izradu obrazaca uglavnom se koriste dva formata listova papira A4 - (210 * 297 mm) i A5 (148 * 210 mm).
Svaki list dokumenta, izdan na obrascu i bez njega, mora imati margine odgovarajuće veličine:
Lijevo - 20 mm;
Desno - 10 mm;
Vrh - 20 mm;
Dno - 20 mm.
GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. omogućuje izradu zaglavlja poduzeća, strukturne jedinice i službenika.
U skladu sa zahtjevima GOST-a, uspostavljaju se sljedeće vrste obrazaca poduzeća:
Opći obrazac - obrazac poduzeća ili strukturne jedinice za izradu bilo koje vrste dokumenta (osim pisma);
Zaglavlje pisma;
Oblik određene vrste isprave, osim pisma.
Postoje dvije mogućnosti za položaj detalja obrasca - kutni i uzdužni.
Struktura dokumenta. Zahtjevi za izvršenje dokumenata u skladu s GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju »
Svaki dokument sastoji se od određenog skupa pojedinosti.
Rekviziti su obvezni element svakog službenog dokumenta.
Skup detalja koji čine ispravu naziva se obrazac isprave.
Ključ izgleda - model konstrukcije dokumenta koji utvrđuje opseg, formate, veličine polja zahtjeva za konstrukciju strukturne mreže i osnovne detalje. Ogledni ključ je skup detalja raspoređenih u određenom nizu koji su svojstveni svim vrstama dokumenata.
GOST R 6.30-2003 „Objedinjeni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” predviđa korištenje 30 detalja umjesto 29 u skladu s GOST 6.30-97 u pripremi i izvršenju dokumenata.
Ova se norma odnosi na organizacijske i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD), - rezolucije, naredbe, naloge, odluke, protokole, akte, dopise itd. (u daljnjem tekstu dokumenti) uključene u sve -Ruski klasifikator upravljačke dokumentacije (OKUD) (klasa 0200000) i koristi se u aktivnostima:
- savezna državna tijela, državna tijela konstitutivnih subjekata Ruske Federacije, uključujući konstitutivne subjekte Ruske Federacije, koji uz ruski jezik imaju tijela lokalne samouprave kao državni nacionalni jezik;
- poduzeća, organizacije i njihova udruženja, bez obzira na oblik vlasništva i pravni oblik.
Ovaj standard utvrđuje sastav pojedinosti dokumenata; zahtjevi za registraciju pojedinosti dokumenata; zahtjevi za obrasce i papirologiju; zahtjevi za proizvodnju, računovodstvo, uporabu i skladištenje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, amblema konstitutivnih subjekata Ruske Federacije.
Prilikom izrade i obrade dokumenata koriste se sljedeći detalji:
01 - Državni amblem Ruske Federacije;
02 - amblem subjekta Ruske Federacije;
03 - amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);
04 - šifra organizacije;
05 - glavni državni matični broj (OGRN)
pravna osoba;
06 - PIB / KPP poreznog obveznika;
07 - šifra obrasca dokumenta;
08 - naziv organizacije;
09 - referentni podaci o organizaciji;
10 - naziv vrste dokumenta;
11 - datum dokumenta;
12 - registarski broj dokumenta;
13 - poziv na matični broj i datum dokumenta;
14 - mjesto sastavljanja ili objave isprave;
15 - adresat;
16 - žig odobrenja dokumenta;
17 - rezolucija;
18 - naslov teksta;
19 - kontrolna oznaka;
20 - tekst dokumenta;
21 - oznaka o prisutnosti aplikacije;
22 - potpis;
23 - žig odobrenja dokumenta;
24 - vize za odobrenje dokumenata;
25 - ispis;
26 - oznaka o ovjeri preslike;
27 - oznaka o izvođaču;
28 - oznaka o izvršenju dokumenta i slanju u predmet;
29 - oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije.
30 - ID elektroničke preslike dokumenta
ZAHTJEVI ZA REGISTRACIJU DETALJA DOKUMENATA
01. Državni amblem Ruske Federacije nalazi se na memorandumu u skladu s Pravilnikom o državnom amblemu Ruske Federacije.
02. Grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije stavlja se na memoranduma u skladu s pravnim aktima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.
03. Amblem organizacije ili zaštitni znak (znak usluge) stavlja se na memoranduma organizacija u skladu sa poveljom (pravilnicima o organizaciji). Znak se ne prikazuje na memorandumu ako se na njemu nalazi državni grb Ruske Federacije ili grb subjekta Ruske Federacije.
04. Šifra organizacije upisuje se prema Sveruskom klasifikatoru poduzeća i organizacija (OKNO).
05. PSRN se stavlja u skladu s dokumentima koje izdaju porezna tijela.
06. Identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga registracije upisuje se u skladu s dokumentima koje izdaju porezna tijela.
07. Šifra obrasca dokumenta pričvršćena je prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD).
08. Naziv organizacije koja je autor dokumenta mora odgovarati nazivu utvrđenom u njemu osnivačke isprave. Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, a u nedostatku - puni naziv matične organizacije. Nazivi organizacija konstitutivnih subjekata Ruske Federacije, koji se, uz ruski jezik, kao državni nacionalni jezik, tiskaju na dva jezika - ruskom i nacionalnom. Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima poduzeća. Skraćeni naziv (u zagradi) stavlja se ispod punog naziva. Ime na strani jezik reproducirati u slučajevima kada je to sadržano u povelji (propisi o organizaciji). Naziv na stranom jeziku stavlja se ispod naziva na ruskom. Naziv podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva strukturne jedinice navodi se u slučajevima kada je autor dokumenta i stavlja se ispod naziva poduzeća.
Autor dokumenta može biti službena osoba koja predstavlja organizaciju.
09. Referentni podaci o organizaciji uključuju poštansku adresu, brojeve telefona i druge informacije prema nahođenju organizacije (faks, teleks, brojevi bankovnih računa, e-mail adresa, itd.).
10. Naziv vrste dokumenta koji je sastavila ili objavila organizacija regulirana je poveljom (pravilnici o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenih USORD-om i OKUD-om (klasa 0200000)
U pismu nije naznačen naziv vrste dokumenta.
11. Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja za protokol - datum sastanka (odlučivanje), za akt - datum događaja. Ako su autori dokumenta nekoliko poduzeća, tada je datum dokumenta zadnji datum potpisivanja.
Datum isprave ispisuje se arapskim brojevima u sljedećem nizu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec pišu se s dva para arapskih brojeva odvojenih točkom, a godina s četiri arapska broja. Na primjer, datum 5. siječnja 2008. treba sastaviti: 01.05.2008.
Dopušten je verbalno-numerički način oblikovanja datuma, npr.: 5. siječnja 2008., kao i formatiranje datuma u sljedećem nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, npr.: 2008.01.05.
12. Registarski broj dokumenta sastoji se od njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može nadopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiteljima itd. Registarski broj dokumenta koji su zajednički sastavila dva ili više poduzeća sastoji se od registarskih brojeva dokumenata svake od tih organizacija, odvojenih kosom crtom prema redoslijedu autora u dokumentu.
13. Poziv na urudžbeni broj i datum dokumenta uključuje upisni broj i datum dokumenta na koji se daje odgovor.
14. Mjesto sastavljanja ili objave dokumenta naznačeno je ako ga je teško odrediti detaljima „Naziv organizacije” i „Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili izdanja navodi se uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, a uključuje samo općeprihvaćene kratice.
15. Organizacije, njihove strukturne podjedinice, službenici ili pojedinci mogu biti adresat. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi odn pojedincu inicijali se pojavljuju ispred prezimena. Nazivi organizacije i njezinih strukturnih pododjeljenja navedeni su u nominativnom padežu.
Ministarstvo pravde Rusije
Odjel za sistematizaciju
zakonodavstvo
Položaj osobe kojoj je dokument upućen naveden je u dativu, na primjer:
CJSC "Bolshevsky Textile"
Računovodstvo
viši ekonomist
KAO. Nikolaev
ili predsjednik CJSC Lomonosov Porcelain Factory
U I. Petrov
Ako se dokument šalje u nekoliko homogenih organizacija ili u nekoliko strukturnih odjela jedne organizacije, tada ih treba navesti općenito, na primjer:
Okružne uprave
Moskovska regija
Sastav rekvizita "Adresa", po potrebi, može sadržavati i poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Dopušteno je centrirati svaki redak atributa "Adresa" u odnosu na najduži red, na primjer:
Predsjednik vrtne udruge "Mozhaisk Dali" V.A. Buneev
16. žig odobrenja - rekvizit kojim se označava normativna ili pravna narav sadržaja. Ispravu odobrava službena osoba ili posebno izdana isprava.
17. rezolucija - rekvizit u kojem voditelj označava zadatak za izvršenje ovog dokumenta, rok izvršenja i konkretne izvršitelje.
18. naslov – izražava Sažetak tekst, njegovo glavno semantičko opterećenje.
19. Oznaka kontrole znači da je dokument stavljen pod kontrolu. Svi dokumenti koji zahtijevaju izvršenje podliježu kontroli.
20. Pri sastavljanju teksta u obliku upitnika nazivi obilježja karakteriziranog predmeta moraju biti iskazani imenicom u nominativu ili sintagmom s glagolom u drugom licu množine sadašnjeg ili prošlog vremena (»imati “, “vlastiti” ili “bili”, “bili”, itd. .d.). Karakteristike izražene verbalno moraju biti u skladu s nazivima znakova. Stupci i reci tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redaka moraju biti u skladu s naslovima. Ako se tablica ispisuje na više stranica, stupci tablice moraju biti numerirani, a na sljedećim stranicama ispisuju se samo brojevi tih stupaca.
Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navedeni su razlozi, razlozi, ciljevi za sastavljanje dokumenta, u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati jedan završni dio (npr. nalozi - upravni dio bez izjave; dopisi, izjave - zahtjev bez obrazloženja; potvrde, dopisi - ocjena činjenica, zaključci).
U tekstu dokumenta pripremljenog na temelju dokumenata drugih organizacija ili prethodno objavljenih dokumenata, navode se njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije, autor dokumenta, datum dokumenta, registarski broj dokumenta, naslov teksta.
Ako tekst sadrži više odluka, zaključaka i sl., tada ga treba podijeliti na odjeljke, pododjeljke, paragrafe koji se numeriraju arapskim brojevima.
U administrativnim aktima (naredbama, uputama i sl.) organizacija koje djeluju na principu jedinstva, kao i dokumentima upućenim rukovodstvu organizacije, tekst treba biti u prvom licu jednine (“naređujem”, “ ponuda”, “molim”). U upravnim aktima kolegijskih tijela tekst se navodi u trećem licu jednine ("odlučuje", "odlučeno"). U zajedničkim upravnim aktima tekst se navodi u prvom licu množine (»naređujemo«, »odlučio«). Tekst protokola navodi se u trećem licu množine ("saslušao", "govorio", "odlučio").
U dokumentima koji utvrđuju prava i obveze organizacija, njihovih strukturnih odjela (pravilnici, upute), kao i koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključke (akt, potvrda), koristite oblik prezentacije teksta u trećem licu jednine ili množine (“odjel obavlja poslove” , “udruga obuhvaća”, “ustanovilo povjerenstvo”).
U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:
- iz prvog lica množine ("molim pošaljite", "pošaljite na razmatranje");
- iz prvog lica jednine ("Smatram potrebnim", "Molim vas da istaknete");
- iz treće osobe jednine ("Ministarstvo se ne protivi", "VNIIDAD smatra da je moguće").
21. Sastavlja se bilješka o prisutnosti prijave navedene u tekstu na sljedeći način - Prijava: 5 listova. u 2 primjerka.
Ako dokument ima aplikaciju koja nije navedena u tekstu, navesti njezin naziv, broj listova i broj primjeraka; ako ima više prijava, one se numeriraju, npr.
Primjena:
1. Pravilnik o Oblasnom posudbenom odjelu za 5 god. u 1 primjerku.
2. Pravila za pripremu i izvršenje dokumenata Regionalnog kreditnog odjela za 7 listova. u 2 primjerka.
Ako su prijave uvezane, tada se ne navodi broj listova.
U prilogu upravne isprave na njenom prvom listu u gornjem desnom kutu upisuje se »Prilog« uz naznaku naziva upravne isprave, njezina datuma i urudžbenog broja, na primjer:
Prilog 2
na naredbu ravnatelja Zavoda od 15. lipnja 2007. br. 319.
Ako je dokumentu priložen drugi dokument, koji također ima dodatak, oznaka o prisutnosti zahtjeva sastavlja se na sljedeći način:
Dodatak: dopis Federalnog arhiva od 14.06.2007. godine broj 02-4/156 i njegov prilog, ukupno 30 listova.
Ako prijava nije poslana na sve adrese navedene u dokumentu, tada se sastavlja oznaka o njenoj prisutnosti na sljedeći način: Prijava: 3 lista. u 5 primjeraka. na prvu adresu.
Dopušteno je velikim slovima ispisati izraz "DODATAK br.", kao i centrirati ovaj izraz, naziv dokumenta, njegov datum i registarski broj u odnosu na najduži redak, npr.
PRILOG br.2
po nalogu ravnatelja Zavoda
15.06.2007 № 19
22. Sastav rekvizita "Potpis" uključuje: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala dokument (puno, ako dokument nije izdan na obrascu dokumenta, i skraćeno - na dokumentu, izdanom na oblik); osobni potpis; dekodiranje potpisa (inicijali, prezime), na primjer:
Direktor Osobni potpis N.A. Fedorov
Prilikom sastavljanja dokumenta na memorandumu službenika, položaj te osobe nije naznačen u potpisu.
Kada dokument potpisuje više službenika, njihovi se potpisi stavljaju jedan ispod drugog u nizu koji odgovara položaju koji obavljaju, na primjer;
Generalni direktor Osobni potpis M.A. Medvedev
Glavni računovođa Osobni potpis N.A. Loginova
Kada dokument potpisuje više osoba jednakog položaja, njihovi potpisi se stavljaju na istoj razini, na primjer:
Zamjenik ministra pravosuđa Ruske Federacije
Zamjenik ministra financija Ruske Federacije
Osobni potpis
Osobni potpis
V.M. Stepanov
A.P. Mironov
U dokumentima koje sastavlja komisija ne navode se položaji osoba koje potpisuju dokument, već njihove dužnosti kao članova komisije u skladu s raspodjelom, na primjer:
Predsjednik komisije
Osobni potpis N.V. Kulikov
članovi povjerenstva
Vlasnički potpis K.M. Artemjeva
Vlasnički potpis S.P. Matveev
Osobni potpis V A. Filatov
Ispravu može potpisati vršitelj dužnosti uz naznaku svojeg stvarnog položaja i prezimena. Istodobno, nije dopušteno staviti prijedlog "Za", rukom pisani natpis "Zamjenik." ili kose crte ispred naziva radnog mjesta.
23. Žig odobrenja dokumenta sastoji se od riječi UGLAŠENO, položaja osobe s kojom se dokument odobrava (uključujući naziv organizacije), osobnog potpisa, dešifriranja potpisa (inicijali, prezime) i datuma odobrenja, npr. :
DOGOVOREN
rektor Financijske akademije
pod Vladom Ruske Federacije
Osobni potpis A. Gryaznova
23.04.2007
Ako se odobrenje provodi pismom, protokolom i sl., žig odobrenja sastavlja se u sljedećem obliku:
DOGOVOREN
Pismo Ruske akademije medicinskih znanosti
od 30. listopada 2007. broj 451-805
DOGOVOREN
Protokol sastanka
Odbor za osiguranje
tvrtka "Planet"
od 21.06.2007 br.10
24. Odobrenje dokumenta sastavlja se vizom, uključujući potpis i položaj odobravatelja dokumenta, dešifriranje potpisa (inicijali, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:
Šef pravne službe
Osobni potpis A.S. Orlov
25.11.2007
Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:
Komentari u prilogu
Osobni potpis A.S. Orlov
25.08.2007
Komentari se navode na posebnom listu, potpisuju se i prilažu uz dokument.
Za dokument čiji izvornik ostaje u organizaciji, vize se lijepe na dnu poleđine zadnje stranice originalnog dokumenta.
Za dokument čiji se izvornik šalje iz organizacije, vize se lijepe na dnu prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.
Dokument za vizu moguće je izdati na posebnom obrascu odobrenja.
Dopušteno je, prema nahođenju organizacije, odobrenje dokumenta i njegove primjene po listovima.
25. Pečatom se potvrđuje vjerodostojnost potpisa dužnosnika na ispravama predviđenim posebnim propisima kojima se potvrđuju prava osoba koje evidentiraju činjenice u vezi s financijskim sredstvima.
Dokumenti su ovjereni pečatom organizacije.
26. Prilikom ovjere sukladnosti preslike isprave s izvornikom, ispod zahtjeva »Potpis« stavlja se: ovjerovni natpis »Položaj osobe koja je ovjerila presliku je uredan; osobni potpis; dešifriranje potpisa (inicijali" prezime); datum ovjere, na primjer:
Potpis
Pravo
Inspektor kadrovske službe Osobni potpis M.V. Kopoškov
07.06.2007
Dopušteno je ovjeriti kopiju dokumenta pečatom, koji određuje organizacija.
27. Bilješka o izvršitelju sadrži prezime (ili prezime, ime, patronim) izvršitelja isprave i njegov telefonski broj. Bilješka o izvođaču stavlja se na prednju ili poleđinu posljednjeg lista isprave u donji lijevi kut,
na primjer:
Petrov I.I.
333-25-25
28. Bilješka o izvršenju isprave i njenom upućivanju u predmet sadrži sljedeće podatke: naznaku datuma i broja isprave kojom se dokazuje njezino izvršenje ili, u nedostatku takve isprave, kratke podatke o izvršenju ; riječi "U poslu"; broj predmeta u kojem će se dokument čuvati.
Bilješku o korištenju isprave i njenom predaji u predmet mora potpisati i datirati izvršitelj isprave ili voditelj ustrojstvene jedinice u kojoj je isprava sastavljena.
29. Oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije sadrži i datum primitka dokumenta (ako je potrebno - sati i minute)
Dopušteno je označiti primitak dokumenta u organizaciji u obliku pečata.
30. Identifikator elektroničke kopije dokumenta je oznaka (podnožje) koja se nalazi u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta i sadrži naziv datoteke na strojnom mediju, datum i druge podatke pretraživanja utvrđene u organizacija.
Tema 5. Dokumentacijski sustavi.
Svrha studija: upoznavanje s glavnim vrstama upravljačkih dokumenata i proučavanje značajki pripreme i izvršenja organizacijskih, administrativnih i informacijskih i referentnih dokumenata
Pitanja za proučavanje:
1. Sustav organizacijske dokumentacije.
Jedna od funkcija upravljanja implementirana u djelatnosti poduzeća je funkcija organiziranja sustava i procesa upravljanja.
Organizacijska aktivnost poduzeća izražava se u razvoju i odobravanju skupa organizacijskih i pravnih dokumenata koji sadrže pravila, norme, propise koji utvrđuju status poduzeća, njegovu nadležnost, strukturu, osoblje i druge aspekte.
Djelatnost institucija evidentirana je u raznim vrstama dokumenata. Prema važećem zakonodavstvu, organizacije, ustanove i privatna poduzeća izdaju povelje, propise, upute, kadroviranje itd. Svi ti dokumenti čine skupinu organizacijskih dokumenata.
Organizacijski dokumenti - skup međusobno povezanih dokumenata koji reguliraju strukturu, zadatke, funkcije poduzeća, organizaciju njegova rada, prava, dužnosti i odgovornosti uprave poduzeća. Organizacijski i pravni dokumenti sadrže obvezujuće odredbe i pravni su temelj za aktivnosti poduzeća.
Vrste organizacijskih dokumenata:
Povelja poduzeća je skup pravila koja uređuju aktivnosti organizacija, njihove odnose s drugim organizacijama i građanima, prava i obveze u području državne ili gospodarske djelatnosti.
Povelja je složen dokument čiju strukturu i sadržaj određuju sami programeri. Povelja je dio jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije i ima utvrđenu strukturu teksta.
Zahtjevi za izradu povelje navedeni su u Građanskom zakoniku Ruske Federacije, dio 1.
Povelja mora sadržavati sljedeće podatke:
Ime kompanije;
Naziv vrste dokumenta;
Datum dokumenta;
Mjesto sastavljanja ili objave dokumenta;
Pečat odobrenja dokumenta;
Tekst statuta;
Potpis osobe koja odobrava dokument.
Uredba je pravni akt koji utvrđuje postupak osnivanja, zadatke, dužnosti, prava, odgovornosti i organizaciju rada poduzeća kao cjeline ili njegovih strukturnih odjela. (Na primjer, Opći položaj o ministarstvima, Pravilnik o računovodstvu i dr.) Propisi su također dio jedinstvenog sustava i imaju utvrđenu strukturu teksta.
Propisi se razvijaju prema uputama čelnika poduzeća, na inicijativu voditelja strukturnih odjela.
Propis potpisuje voditelj strukturne jedinice, dogovoren s pravnim odjelom, odobren od strane voditelja poduzeća.
Pravilnik je sastavljen na općem memorandumu organizacije i sadrži sljedeće pojedinosti:
Ime kompanije;
Naziv strukturne jedinice;
Naziv vrste dokumenta;
Datum;
Žig odobrenja dokumenta.
Uredba je složen dokument. Strukturu i sadržaj Pravilnika utvrđuje, u pravilu, nositelj izrade.
Tekst Pravilnika uključuje sljedeće odjeljke:
opće odredbe.
glavni ciljevi.
funkcije.
prava.
organizacija rada.
Uputa - pravni akt izdan ili odobren u cilju utvrđivanja pravila koja uređuju organizacijske, znanstvene, tehničke, financijske i druge aspekte aktivnosti institucija, organizacija, dužnosnika. Naslov upute treba sadržavati niz pitanja, predmeta i osoba na koje se njezini zahtjevi odnose. (Na primjer, Upute za uredski rad)
Uputa je trajni ili dugoročni dokument (do zamjene novim).
Tekst upute je indikativnog karaktera i sadrži zapovjedne riječi: MORA, TREBA, TREBA i sl.
Uputa sadrži sljedeće pojedinosti:
ime kompanije;
naziv vrste dokumenta;
Datum;
mjesto izdavanja;
naslov teksta;
žig odobrenja;
tekst;
potpis.
Za svakog zaposlenika poduzeća izrađuje se opis poslova - dokument koji definira zadaće, funkcije, prava i obveze zaposlenika poduzeća. Na temelju opisa poslova sa zaposlenikom se sklapa ugovor o radu. Ugovor o radu i opis poslova koriste se u rješavanju konfliktnih situacija između poslodavca i radnika.
Opis poslova je u izradi kadrovska služba, dogovoreno s odvjetnikom i odobreno od strane direktora poduzeća.
Glavni dijelovi teksta opisa posla:
opće odredbe;
službene dužnosti;
prava;
odgovornost;
Odjeljak 1 označava područje djelovanja stručnjaka; postupak njegovog imenovanja na dužnost i razrješenja s dužnosti; kvalifikacijski zahtjevi; podređenost stručnjaka; propisi.
Odjeljak 2 navodi specifične vrste poslova koje obavlja stručnjak.
Odjeljak 3 utvrđuje prava potrebna specijalistu za obavljanje dužnosti koje su mu dodijeljene.
Odjeljak 4 navodi za što je specijalist konkretno odgovoran.
Tablica osoblja je dokument koji utvrđuje službeni i brojčani sastav poduzeća, s naznakom fonda plaća.
Tablica osoblja sastavlja se na memorandumu poduzeća, navodeći popis radnih mjesta, podatke o broju jedinice osoblja, službene plaće i mjesečne plaće.
Raspored osoblja sadrži sljedeće podatke:
ime kompanije;
naziv vrste dokumenta;
Datum;
mjesto izdavanja;
žig odobrenja;
tekst;
vize;
potpis.
Popis osoblja potpisuje zamjenik voditelja, dogovoren s glavnim računovođom, odobren od strane voditelja poduzeća. Žig odobrenja ovjerava se pečatom organizacije.
Promjene u rasporedu osoblja vrše se naredbom voditelja poduzeća.
Struktura i osoblje - organizacijski dokument koji označava sve strukturne podjele poduzeća, radna mjesta uvedena u poduzeću i broj jedinica osoblja za svako radno mjesto. (sastavljeno i potpisano na isti način kao i tablica osoblja).
Interni pravilnik o radu je organizacijski dokument koji odražava sljedeća pitanja:
organizacija poduzeća;
međusobne obveze radnika i administracije;
odobravanje godišnjeg odmora;
upućivanje zaposlenika;
intraobjektni način rada.
Pravila su sastavljena na memorandumu poduzeća, dogovorena raspravom na sastanku zaposlenika poduzeća, potvrđena od strane odvjetnika i odobrena od strane čelnika poduzeća.
2. Sustav upravne dokumentacije.
Upravni dokumenti igraju vrlo važnu ulogu u upravljanju institucijama, poduzećima i organizacijama.
Administrativni dokumenti - dokumenti administrativne prirode i upućeni podređenim ili podređenim organizacijama, grupama ili pojedinačnim službenicima. Glavna svrha upravnih dokumenata je regulirati aktivnosti, omogućujući upravnom tijelu da osigura provedbu zadataka koji su mu dodijeljeni, da prima maksimalan učinak od svojih aktivnosti.
Shema pripreme upravnih dokumenata:
sveobuhvatno proučavanje problematike, priprema nacrta dokumenta;
odobrenje teksta i njegovo potpisivanje;
rasprava i usvajanje dokumenta na sjednicama kolegijalnog tijela (dekret, odluka)
Tekst upravne isprave sastoji se od dva međusobno povezana dijela: konstatnog i upravnog.
Konstatacijski dio predstavlja uvod u bit problematike koja se razmatra, a ima za cilj objasniti što je uzrokovalo naredbe. Navodni dio je neobavezan, može izostati ako nema potrebe davati objašnjenja.
Administrativni dio nosi glavni teret.
Upravni dio izriče se u imperativnom obliku. Ovisno o vrsti dokumenta, počinje riječima: RJEŠENO (odluke), ODLUČUJE (ODLUČUJE) - odluke, NALAŽEM - naređuje.
GOST navodi: "u administrativnim dokumentima organizacija koje djeluju na principima jedinstva zapovijedanja, kao i dokumentima upućenim vodstvu organizacije, tekst treba biti predstavljen u prvom licu jednine (naređujem, predlažem, tražim ...)"
Vrste upravnih isprava:
Rezolucija je pravni akt koji donose najviša i pojedina središnja tijela kolegijalnog upravljanja radi rješavanja najvažnijih i temeljnih zadataka koji stoje pred tim tijelima i uspostavljanja stabilnih normi pravila ponašanja.
O ustrojstvenim, gospodarskim, političkim i drugim pitanjima u vezi s izvršavanjem svojih ovlasti odluke donose najviša tijela državne vlasti.
Obrazac odluke sadrži sljedeće podatke:
grb Ruske Federacije ili subjekta;
naziv organizacije koja je izdala dokument;
naziv vrste dokumenta;
mjesto sastavljanja;
datum dokumenta, registarski broj;
naslov teksta;
tekst;
potpisi;
odobrenje vize.
Nacrte odluka mora potvrditi pravni savjetnik. Rješenje potpisuje čelnik tijela koje je donijelo ovu ispravu.
Naredba (o glavnoj djelatnosti) - pravni akt koji izdaje voditelj poduzeća za rješavanje glavnih i operativnih zadataka s kojima se poduzeće suočava.
Narudžbe se izdaju:
postupak za rad poduzeća;
odluke i upute o organizaciji rada;
organizacijske mjere;
rezultati rada;
rezultati revizije.
Nalozi se izdaju samo po potrebi.
Izmjene, dopune, otkazivanja narudžbi vrše se samo po narudžbi. Nalog potpisuje voditelj organizacije ili njegov zamjenik. Naredba stupa na snagu od trenutka potpisivanja, osim ako u tekstu nije naveden drugi rok stupanja na snagu.
Naredba - pravni akt koji o operativnim pitanjima u poduzećima donose isključivo zamjenici prvog voditelja, zamjenici glavnog inženjera, kao i voditelji strukturnih odjela.
Naredba je u pravilu ograničenog trajanja i odnosi se na uži krug jedinica, službenika i građana. Tekst naloga ima iste rubrike kao i nalog, samo administrativni dio počinje riječima „PONUDA“ ili „OBAVEZNO“. Potpisano od strane voditelja i dogovoreno sa zainteresiranima za ovaj dokument.
Uputa - administrativni dokument koji izdaju državna tijela, ministarstva, odjeli, poduzeća i organizacije o informativnim i metodološkim pitanjima, kao io pitanjima koja se odnose na organizaciju izvršenja naloga, uputa i drugih akata državnih tijela.
Informacijska, metodološka i organizacijska pitanja uključuju:
A. Organizacija izvršenja naloga;
B. Organizacija izvršenja instrukcija.
Tekst upute sastoji se od dva dijela: konstatnog i upravnog.
U konstatnom dijelu navode se razlozi za izdavanje isprave i počinje riječima: "sukladno...", "kako bi se", "sukladno"
upravni dio počinje riječju NUDIM, označava propisane radnje.
Odluka - administrativni dokument kolegijalnog upravnog tijela, donesen o važnim pitanjima ili za uvođenje normi, propisa. Odluke se donose prema proizvodna pitanja upravni odbori, glavna skupština dioničari itd.
Tekst se sastoji od navodnog i administrativnog dijela. U konstatnom dijelu navode se razlozi za izdavanje isprave. U upravnom dijelu navesti naziv tijela koje odlučuje, a zatim - riječ ODLUČIO u posebnom retku.
Upravni dio je podijeljen na paragrafe. Svaka stavka izgrađena je prema shemi: radnja - izvođač - rok.
Odluku potpisuju predsjednik i tajnik kolegija.
3. Sustav informacijske i referentne dokumentacije.
Većina dokumenata objavljenih u organizacijama su informativni i referentni.
Informativno-priručni dokumenti su skup dokumenata koji sadrže podatke o stvarnom stanju stvari na temelju kojih se donose odluke.
Vrste informacija i referentnih dokumenata:
Akt je informativno-uputna isprava koju sastavlja skupina osoba radi potvrde utvrđenih činjenica i događaja. Akt može sadržavati zaključke, preporuke, prijedloge njegovih sastavljača.
Akt je odobren upravni dokument odnosno pročelnik po čijem je nalogu isprava sastavljena.
Tekst akta sastoji se od dva dijela: uvodnog, konstatirajućeg.
U uvodnom dijelu teksta akta navodi se osnova za sastavljanje akta, navode se osobe koje su sastavljale akt i koje su pritom prisutne.
Konstatni dio sadrži opis obavljenog posla; utvrđuju se činjenice, navode se zaključci, prijedlozi sastavljača akta. Akt potpisuju sve osobe koje su sudjelovale u njegovoj izradi.
Zapisnik - dokument koji utvrđuje tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sastancima.
Tekst protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.
Uvodni dio teksta protokola ima stalne i promjenjive podatke.
Konstanta - riječi: "Predsjedatelj", "Tajnik", "Prisustvovao" (pisano iz lijevog polja).
Promjenljivo - inicijali i prezimena predsjedatelja, tajnika, nazočnih. Piše se s druge pozicije tabulatora.
Glavni dio protokola sastavljen je prema shemi: SLUŠALO - GOVORILO - RIJEŠENO (RIJEŠENO) o svakom pitanju posebno, s lijeve margine bez interpunkcijskih znakova.
Ispred riječi SLUŠANO stavlja se slika točke dnevnog reda, ako ima više pitanja. Iz crvene crte ispisati inicijale i prezime govornika u nominativu, zatim ispisati sadržaj referata, poruke.
Nakon GOVORITI s crvenog reda ispisati inicijale i prezimena govornika u nominativu, zatim ispisati sadržaj izvješća, poruke.
Završni dio teksta protokola je rezolucija o pitanju. Počinje riječju ODLUČIO. Građena je prema shemi: radnja – izvođač – pojam. Protokol potpisuju predsjednik i tajnik. Datum zapisnika je datum sastanka.
Memorandum - dokument upućen čelniku njegove ili više organizacije i koji sadrži izjavu o bilo kojem pitanju ili činjenici.
Prema sadržaju izvješća su: informativna; izvještavanje.
Ovisno o adresatu: unutarnji, vanjski.
Interni memorandumi sastavljaju se na obrascu A4, str
itd.................
ANOTACIJA
Bilješke s predavanja izrađene su u skladu sa zahtjevima za obvezni minimalni sadržaj i razinu pripreme državnog obrazovnog standarda visokog stručnog obrazovanja druge generacije u specijalnosti 032001 "Dokumentacija i dokumentacija
pružanje upravljanja”. Dati su osnovni pojmovi dokumentacijske potpore menadžmentu (DOE). Navedeni su zahtjevi za organizaciju usluga predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Opisuju se pravila za izradu lokalnih propisa za predškolske obrazovne ustanove. Dana je metodologija za analizu stanja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova u organizacijama.
Sažeci predavanja izrađeni su na Katedri za informacijsku podršku menadžmentu i proizvodnji. Namijenjen redovitim i izvanrednim studentima specijalnosti "Dokumentatura i ustanova predškolskog odgoja", kao i studentima drugih specijalnosti koji studiraju organizaciju predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.
Bilješke s predavanja elektronička su verzija knjige:
Organizacija i tehnologija podrške dokumentacijskom vođenju: Bilješke s predavanja. Fionova L.R. Penza: Izdavačka kuća Penz. država un-ta, 2008.– 159 str.: ilustr. 34, bibliografija. - 29 naslova
UVOD
1 OSNOVNI POJMOVI DOKUMENTACIJE
MENADŽMENT (RAD NA SLUČAJU)
2 ORGANIZACIJA DOKUMENTACIONE SLUŽBE
UPRAVA (DOE)
2.1 Oblici i struktura PEI usluge
2.2 Pravilnik o službi predškolske odgojne ustanove
2.3 Službeni sastav službe predškolske obrazovne ustanove
2.4 Opis posla
3 ORGANIZACIJA RADA S DOKUMENTIMA
3.1 Obrada dolaznih ili dolaznih dokumenata
3.2 Rukovanje odlaznim ili odlaznim dokumentima
3.3 Postupak donošenja internih dokumenata
3.4 Registracija dokumenata
3.5 Organizacija informativno-priručnog rada
3.6 Kontrola izvršenja dokumenata
3.7 Rad sa žalbama građana
4 RAZVOJ LOKALNIH PROPISA O
Činovnički posao
4.1 Upute za dokumentiranje upravljanja
4.2 Izrada Tablice obrazaca dokumenata organizacije
4.3 Izrada Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u organizaciji
4.4. Sastavljanje nomenklature
4.5 Metodologija analize stanja DOE u organizaciji
5 FORMIRANJE I EVIDENTIRANJE PREDMETA U TEKUĆEM UREDARSKOM POSLOVANJU
ORGANIZACIJE
6 ISPITIVANJE VRIJEDNOSTI ISPRAVA
POPIS KORIŠTENIH IZVORA I LITERATURE
GLOSAR
PITANJA ZA ISPIT
APLIKACIJE
Uvod
Uspješno upravljanje bilo koji proces, posao, poduzeće nemoguće je bez korištenja modernih tehnologija uredskog rada ili podrške za upravljanje dokumentima (DOE). Proces upravljanja temelji se na informacijama o upravljanim objektima, koje su najčešće prikazane u dokumentima i zauzvrat su osnova
donošenje bilo kakve odluke. DOW nastaje tek kada nastane proces upravljanja, ali sam proces upravljanja može postojati samo kada je u njemu postavljen DOW, odnosno određena procedura dokumentiranja i rada s dokumentima. U biti, DOW je tehnologija upravljanja.
Organizacija predškolske obrazovne ustanove na razini suvremenih zahtjeva predviđa stvaranje jedinstvenog integrirani sustav DOW, objedinjeni postupak za rad s dokumentima, počevši od njihove izrade/prijema pa do predaje u arhiv (uništenje). DOW je učinkovit alat za praćenje izvršenja, prilično jednostavno sredstvo za obavljanje općeg uredskog posla i rješavanje raznih problema pri radu s dokumentima.
Voditelj svake organizacije mora imati informacije o radu svojih podređenih i pravovremeno donositi odluke za otklanjanje problema i koordinaciju aktivnosti osoblja organizacije.
Treba napomenuti da svi zaposlenici organizacije rade s dokumentima. Dokumenti se uvijek izrađuju isključivo za bilo koju svrhu: bilo za osiguranje informacija u obavljanju zadataka, bilo na zahtjev regulatornih tijela.
Zaposlenik organizacije nastoji objediniti informacije u dokumentima prilikom rješavanja sljedećih zadataka:
vođenje tekućeg posla, kada je to povezano s primanjem i prijenosom velike količine informacija,
upravljanje resursima organizacije u vremenu i prostoru u sadašnjem načinu i s pogledom u budućnost,
upravljanje (koordinacija) radom podređenog osoblja,
provedba ugovora s vanjskim organizacijama,
odraz tijeka događaja, događaja,
analiza raznih podataka i njihova evaluacija,
zbrajanje rezultata rada za određeno razdoblje,
planiranje radnog vremena,
predviđanje razvoja pojedinih procesa i određivanje najoptimalnijeg slijeda i sadržaja radnji.
Dakle, zaposlenik, sastavljajući jednu ili drugu vrstu službenog dokumenta, obavlja određenu funkciju, u skladu sa svojom ulogom u organizaciji. Kvaliteta i pravovremenost izrade dokumenata utječe na rad zaposlenika i poduzeća u cjelini, a time i na povećanje njegove konkurentnosti.
Poznavanje osnova predškolskog odgoja neophodno je svakom modernom stručnjaku. To je dokument, kao pravno obvezujuća informacija zabilježena na materijalnom nosaču, koji služi kao glavni dokaz jedne ili druge činjenice aktivnosti u različitim djelatnostima, uključujući rješavanje gospodarskih sporova s poslovnim partnerima u arbitražni sud ili prilikom razmatranja radnih sukoba sa zaposlenicima poduzeća na narodnom sudu.
Elektronička verzija knjige: [Preuzimanje, PDF, 1,23 MB].
Za pregledavanje knjige u PDF formatu potreban je Adobe Acrobat Reader, čiju novu verziju možete besplatno preuzeti s Adobe web stranice.
