Za probleme vezane uz proizvodnju, obratite nam se. Poslovna pisma. O dodjeli sredstava

05.05.2021 Profitabilnost

Izvor: "Vijesti u detaljima. Novine sela Novosineglazovski", ožujak 2013.

Zahvaljujemo Press centru OMK na ustupanju ovog materijala.

- “Problem solving table” jedan je od alata za donošenje informacija od radnika do nadređenih. Danas to više nikome nije tajna. Koliko se aktivno koriste u tvornici?

Vrlo aktivan. Sakupili smo čitavu bazu podataka o raznim pitanjima koja danas zabrinjavaju radnike.

Neki od njih se vrlo brzo riješe. Neki su sporiji. Ali kako se stječu iskustva u opisivanju i rješavanju problema, tako se unose određene promjene u postupak pronalaženja algoritama za točna rješenja, temeljne uzroke nastalih situacija. To je potrebno kako bi se imao jedinstven standardiziran, a time i učinkovitiji pristup rješavanju ovih problema, kako bi se isključilo ponavljanje ovakvih pitanja ili pojava sličnih situacija.

- Koliko je vremena prošlo od pojave prve takve ploče?

Već su prošla tri mjeseca. Tijekom tog vremena postojali su lideri u pokrivanju i rješavanju problema. Ovo je strojarski dio 1.5, dio za bojanje i pakiranje okova 3.2. Na primjer, u odjeljku 1.5 radnici su iznijeli 59 problema, od kojih je 41 riješen, a ostali su u tijeku.

Ali u nekim područjima nije sve glatko. Ponekad majstori ne reagiraju dovoljno brzo na signale naznačene na pločama. U pravilu se to događa jer nema dovoljno iskustva i neugodno im je pitati kako pravilno koristiti ovaj alat. Zbog toga se ljudi sve manje okreću bijelim pločama. Stoga još jednom želim podsjetiti zaposlenike da takav alat postoji i da ga ne smijemo zaboraviti. Sada je razvijen propis za rad s "pločama za rješavanje problema", uključujući elektroničku bazu podataka. Sada će svi neriješeni, dugoročni problemi za rješavanje ili oni koji su sistemske prirode biti predani najviša razina. Na primjer, pitanja koja kasne sedam dana šalju se na sastanke s direktorom proizvodnje. Ako za 14 dana, onda već na razgovor s direktorom.

Slika 1. Viši predradnik strojarske sekcije 1.5 JSC "Trubodetal" Mikhail Kozakov na odboru za rješavanje problema

– “Ploče za rješavanje problema” namijenjene su rješavanju nekih aktualnih proizvodnih situacija ili su njihove “ovlasti” šire?

Oni su pozvani da iz kolektiva iznesu ona pitanja koja se u načelu tiču radnika. To mogu biti životni uvjeti proizvodne zadatke, zaštita rada, problemi s tehnologijom. Odnosno, apsolutno sve probleme ili neugodne uvjete s kojima se zaposlenik susreće u svom profesionalna djelatnost. Kao iskustvo implementacije sličnih ploča na Vyksa čeličana, isprva se pojavljuju domaći problemi: nešto nije u redu s tuševima, blagovaonicama itd. I čim se ova razina zadataka riješi, proizvodne teme počinju dolaziti u prvi plan.

Je li se uspjelo prevladati takav stereotip da čovjek ne govori o problemu jer se boji nekakve represije, kazne, oduzimanja bonusa?

Kao što sam rekao, ne koriste sve stranice aktivno ploče za rješavanje problema. Ponegdje se još uvijek može naći takvo mišljenje: "govori - ne govori, ionako ništa nije odlučeno." I u isto vrijeme, iz nekog razloga, izbor je napravljen u smjeru "ne govori". Odnosno, na pločama ništa ne piše. Ovdje je potrebno jasno razumjeti: ako se problem nigdje ne izvadi, tada, dakle, neće biti reakcije na njega.

Sva podrška u pronalaženju razloga, ispravnosti rješenja, naš odjel implementacije sustav proizvodnje može pružiti. Odgovaramo na sva pitanja. Jasno razumijemo kako bi ovaj alat trebao raditi. I ovo razumijevanje prenosimo majstorima. Ako imate bilo kakvih poteškoća, obratite se.

Ako se problem nigdje ne izvadi, to znači da neće biti reakcije na njega.

Zaposlenici našeg odjela često razgovaraju s radnicima tvornice. I osobno ne vidim razloga za bilo kakav strah od iznošenja problema. Ljudi danas imaju mnogo različitih načina da odrede neke aktualna pitanja A osim ploče...

Ponekad ima situacija da se pojavi problem na ploči, ali ga voditelji smjene ne poprave u bazi, odnosno zataškaju. Ako se ovako nešto dogodilo na vašoj proizvodnoj lokaciji, trebate kontaktirati naše hotline. Zaposlenici odjela za razvoj proizvodnog sustava snimat će signal. Oni će razgovarati s majstorima i odgovoriti na sva pitanja.

Postoji i poseban email adresa gdje također možete poslati svoja pitanja. Sve se to radi s jednim ciljem - izvući problem "na bijelo svjetlo". Bez informacija nećemo ništa odlučiti iz jednostavnog razloga - nećemo znati što odlučiti... Prema tome, ako postoji signal, onda ćemo znati gdje treba uložiti napore. I zaključak je samo jedan: POSTOJI PROBLEM – ZAPIŠI NA TABLU.

Po vašem mišljenju, nema razloga za strah. I koliko se ugodno osjećaju sami zaposlenici kada priđu ploči i počnu pisati nekakav problem? Ima li informacija o tome?

Moje iskustvo sa zaposlenicima pokazuje da tog problema nema. Mnogi već razumiju čemu ploča služi, što i kako tamo pisati. Ponekad postoje poteškoće s istim tekstom, ali mi objašnjavamo kako se informacije trebaju prenijeti. Ako uočimo problem, radimo sa starijim majstorima kako bismo ispravno opisali način za njegovo rješavanje. Sve to unosimo u elektroničku bazu, gdje utvrđujemo prirodu postavljenog pitanja itd.

U našoj tvornici postoji niz mehanizama usmjerenih na rješavanje problema proizvodnje. Na primjer, radnička vijeća su stvorena samo da bi se iznijeli neki problemi i riješile razne proizvodne situacije. Ne uzrokuje li preklapanja?

Mogu vam dati primjer: prema nizu signala naznačenih na “pločama za rješavanje problema”, u elektroničkoj bazi podataka postoje upute nekoliko viših predradnika s formulacijom: “iznesite ovo pitanje na sjednicu radničkih vijeća”.

- Odnosno, ispada neka vrsta komplementarnosti, nema konkurencije?

Da, postoji komplementarnost. Ovdje ne može biti konkurencije, jer cilj je isti: poboljšanje radni uvjeti, povećanje osjećaja ugode na radnom mjestu, lojalnost tima. Važno je uvjeriti ljude da ih se čuje, da se njihovi problemi uzmu u obzir i riješe. A odbori ne postoje da bi nekoga kaznili ili dodali posao. To je prije svega potrebno samim radnicima tvornice kako bi im uvjeti rada bili ugodniji.

Sastavni i važan dio moderne poslovno dopisivanje je pismo zahtjeva. Uzorci i primjeri teksta predstavljeni u članku, kao i navedena pravila za njegovo pisanje, pomoći će vam da pravilno sastavite potrebni tekst i uredite ga u skladu s običajima uredskog rada. Nudimo vam korak po korak vodič za pisanje ove vrste žalbe.

Opće informacije

Zamolnica je relevantna u slučajevima kada njezin autor treba primiti bilo kakve podatke, dokumente, sklopiti posao ili druge poslovne radnje od drugih osoba. Može se poslati i na ime određene osobe (glava, direktor, voditelj odjela itd.), I na adresu cijele organizacije u cjelini. Vaš zahtjev za pomoć mora slijediti pravila općeprihvaćena u poslovnoj korespondenciji.

Slovo je lice tvrtke, i sitnice su važne. Ispišite ga na memorandumu s potpisom ovlaštena osoba i ispisan (ako je dostupan). Budite odgovorni za odabir fonta, njegovu veličinu i položaj teksta na stranici. Nemojte zanemariti margine, crvenu liniju i paragrafe. Često se prvi dojam ostavlja samim pogledom na dokument.

Korak 1: Određivanje odredišta

Ako napišete bezlično pismo određenoj tvrtki, najvjerojatnije će otići na recepciju ili ured, zatim upravitelju i na kraju izravnom izvršitelju. Na vrhu teksta navedite točan puni naziv organizacije, najbolje je dodati i pravnu adresu.

Kao što je već spomenuto, najboljom se opcijom smatra označavanje određenog primatelja, odnosno osobno upućen zahtjev za pomoć. Uvijek se pokušajte obraćati imenom i patronimom. Na primjer, "Dragi Aleksandre Viktoroviču!" ili " dragi gospodine Schwartz! Dakle, prvo izražavate svoje poštovanje prema osobi, a drugo, zahtjev upućen određenoj osobi nameće mu određene obveze, odgovornost za njegovo razmatranje i provedbu.

U nekim situacijama logično bi bilo koristiti skupinu ljudi, određeni tim ili njegov dio kao adresata. Ovo je također relevantno u slučajevima kada se zahtjev šalje na više adresa. Koristite formulacije poput: "Dragi kolege!", "Dragi računovođe!" itd.

Faza 2: Kompliment

Dobro je ako službena zamolnica sadrži kompliment u odnosu na primatelja. Time kao da odgovarate na njegovo prirodno pitanje: “Zašto mi se obraćaš ovim pitanjem?”. Možete zabilježiti prošle zasluge i osobne kvalitete osobe, status tvrtke itd. Konkretno, upotrijebite sljedeće formulacije: "Vaša tvrtka je vodeći dobavljač...", "Pomogli ste mnogima u rješavanju složenih problema u ovom području...", "Vaša organizacija je vodeći stručnjak na tržištu u tom području...", itd. Nemojte zaboraviti da će kompliment biti prikladan kada je pismo zamolbe (uzorci i primjeri u tekstu) nestandardne prirode i primatelja treba osvojiti. Skrenite mu pozornost na kvalitete i zasluge koje su relevantne za ispunjenje vašeg zahtjeva. Ipak, ne preporučamo prelazak vrlo tanke granice između dobrog i ispravnog komplimenta i nepristojnog laskanja.

Faza 3: Potkrijepite zahtjev

Svaki zahtjev mora biti obrazložen, jer adresat mora znati zašto se baš njemu obraćate. Stoga ima smisla dovesti to u srž stvari. Na ovoj fazi preporučujemo da odaberete tri najuvjerljivija argumenta koja bi trebala biti ugrađena u tekst pisma prema shemi: srednje snage, slabe, najjače.

Zahtjev može imati različitu razinu složenosti i morate biti spremni na činjenicu da primatelj neće uvijek biti zainteresiran za njegovu provedbu. U tom smislu, on mora biti uvjeren da njegova provedba nosi potencijalne koristi za njega. Zainteresirajte primatelja da s punom ozbiljnošću prihvati vaš dokument.

Zamolnica može sadržavati prijedlog za realizaciju određene atraktivne prilike za njega.

Primjeri formulacija

“Oduvijek su poduzetni i poslovni ljudi težili ne samo materijalnom uspjehu, već i osobni rast da ga ljudi zauvijek pamte dobra djela pridobiti njihovo poštovanje."
„Naravno, vaš glavni cilj je poboljšanje životnog standarda građana grada. Konkretno, ovaj se izraz može koristiti kada se sastavlja zamolnica zamjeniku, na primjer, da se osiguraju prostorije za Dječji vrtić, uređenje igrališta i dr.

Također možete izraziti problem koji je relevantan za primatelja, pokazati mu kako mu vaš zahtjev može pomoći u njegovom rješavanju ili u realizaciji određenih prilika.

Dešava se da drugoj strani nemate što ponuditi ili je to u ovom kontekstu neprikladno. U ovom slučaju, najoptimalniji izlaz je priča o značaju vašeg zahtjeva. Opišite situaciju što je moguće pouzdanije i potpunije, tako da uzima, kako kažu, za dušu. Ako sentimentalni trenutak u vašoj priči nije a priori, navedite činjenice i usredotočite se na uzročno-posljedične veze. Recite nam što će se dogoditi ako vas odbiju ili, naprotiv, pristanete pomoći.

Korak 4: Napravite zahtjev

Kada je adresat psihički spreman prihvatiti vaš zahtjev, može se izreći. Neka vaš tekst bude kratak, izbjegavajte duge i zamršene rečenice, kao i dvosmislenost ili podcjenjivanje. Zamolnica (uzorci i primjeri formulacija u tekstu) treba biti sažeta i jasnog značenja. Dakle, ako tražite kupnju bilo koje opreme za tvrtku, tada navedite kompletnost, cijenu i količinu:

“Da bi se opremio hitni prijem, potrebna je bolnica novi auto, čiji je trošak 3,5 milijuna rubalja. Molimo pomozite nam da ga dobijemo."

Ili, na primjer, treba navesti zahtjev za smanjenje najamnine: „Molimo vas da smanjite najamninu prostora na razinu od 500 rubalja. po kvadratnom metru dok se ekonomska situacija ne stabilizira.

Faza 5: Sažeti

Na kraju pisma trebate sažeti svoj zahtjev. Ponovite to još jednom i usredotočite se na činjenicu da primatelj ima koristi ako vam pruži traženu pomoć. No, tekst zahtjeva treba malo izmijeniti. Vraćajući se na isti primjer smanjenja najamnine, predlažemo sljedeću formulaciju:

“Ako se slažete smanjiti stanarinu na razinu od 500 rubalja. po kvadratnom metru tijekom stabilizacije sadašnje gospodarske situacije moći ćete doprinijeti očuvanju više od 20 radnih mjesta, a nećete imati gubitke zbog potpune nenaplate.”

Zapamtite, važno je ponoviti ne samo zahtjev, već i korist koja se može dobiti njegovom provedbom, a ona ne mora biti materijalna. Mnoge velike tvrtke spremno djeluju kao sponzori, investitori i bave se dobrotvornim radom.

Mislimo da sada, nakon proučavanja procesa u fazama, nećete imati pitanja o tome kako napisati pismo zahtjeva. Dovoljno je uzeti u obzir sva pravila poslovne korespondencije i neke nijanse. Predlažemo da proučite još jedan primjer.

Primjer

Dragi Felix Petrovich!

Vaše poduzeće već nekoliko godina organizira industrijsku praksu studenata u poduzeću, pomažući im da u praksi primijene znanje stečeno na sveučilištu.

Vi, kao voditelj kadrovske službe, osoba ste zainteresirana za privlačenje novih djelatnika, mladih i perspektivnih inženjera i visokokvalificiranih stručnjaka. Do danas dato zanimanje jedan je od najtraženijih. Mnogi studenti željeli bi znati o njegovim mogućnostima, suptilnostima i značaju.

U tom smislu, molimo vas da organizirate sastanak glavnog inženjera s podnositeljima zahtjeva i studentima 1-2 tečaja 25. travnja u 17:00 na temelju vašeg poduzeća.

Govoreći o prednostima i tajnama profesije danas, postavljate čvrste temelje za obuku stručnjaka i stručnjaka sutra. Možda će nakon nekoliko godina upravo jedan od njih dovesti vašu tvrtku do nova razina razvoj.

S poštovanjem i zahvalnošću,

Rektor Sveučilišta I.Zh.Bychkov

Nakon što ste proučili informacije o zahtjevima koje pismo zahtjeva mora ispunjavati, uzorke i primjere teksta, lako ćete se nositi s pisanjem u praksi.

Zamolnica- ovo je zahtjev za dobivanje potrebnih informacija, roba, usluga, dokumenata, davanje preporuka, organiziranje sastanka i sl. Prilikom sastavljanja potrebno je obrazložiti potrebu ispunjenja zahtjeva. Može biti usmjereno na određeno pojedincu odnosno pravne osobe – organizacije. Ovo može sadržavati više od jednog zahtjeva.

Kako napisati zamolnicu

Zamolnica ima strukturu sličnu općoj i gotovo je identična po obliku. Njegova se registracija provodi na memorandumu organizacije. Obično ga potpisuje čelnik organizacije ili ovlaštena osoba.

Primjeri fraza poslovnih pisama - zahtjeva

Razlog zahtjeva:

U vezi sa…
S obzirom…
U pogledu…
Na temelju…
Da bi…
Na temelju…
Prema…
U skladu s…

Tekst zahtjeva:

Molimo razmotrite / osigurajte / provedite / prijavite / obavijestite / hitno pošaljite ...
Molimo vas da…
Molimo Vas za pomoć u...
Tražimo vašu suglasnost za…
Također Vas pitamo….

Zamolnica zahtijeva pisanje pisma odgovora.

uzorak zamolnice

Obavještavamo vas da je gospodin Leskov N.S. stiže u Moskvu 15. ožujka, molimo Vas da dogovorite sastanak i rezervirate hotelsku sobu za 2 dana. G. Leskov N.S. dolazi let 1583.

Također bismo bili zahvalni ako biste mu mogli organizirati susret s vašim klijentima tijekom njegovog posjeta.

Kada pišete pisma kolegama, klijentima i partnerima, često se postavlja pitanje kako formulirati ovu ili onu misao. poslovni stil. Kako reći da nam se nešto ne sviđa - ili, obrnuto, da nam se sviđa? Kako mogu prijaviti problem ili priliku? Kako pozvati primatelja na sastanak ili poziv? Kako spomenuti moguće sankcije?

Upravo za ovaj slučaj sastavili smo mali rječnik poslovnih transakcija. Koristite ga i vaš će stil biti prilično formalan, a tekst će biti raznolik.

Korisne riječi za dopisivanje

Počevši od našeg cilja			Počinjemo s interesom primatelja
"Što je došlo"	Jasno	"Pojednostavljeno"	Problem	Mogućnost
	Pišem Vam sa molbom za... Obavijestiti vas…. Skrećem vam pažnju da… Molim (vas) da izdvojite sredstva ... Molim (vas) da razmotrite dodjelu sredstava (odobrite dodjelu sredstava, (naložite dodjelu sredstava) ... U vezi s pojavom novih okolnosti koje utječu na provedbu projekta, želim s vama dogovoriti izmjene u rasporedu (predračunu) .... Molim pomoć… Molim vas za pomoć u… Podsjećam (podsjećam) na ... Tražim da se otkloni zaostatak (dug)	Osjećam potrebu razgovarati s tobom... Želim (želim) se složiti s tobom.... Pozivamo vas da razgovaramo i dogovorimo buduće planove… Molim (vas) da razmotrite mogućnost pomoći u realizaciji projekta... Dajem (vam) informacije (informacije) o ... Obavještavam (vas) o... Dopustite da vas obavijestim o… Obraćam Vam se u vezi sa…	Skrećem vam pozornost na teška situacija sa… Prisiljeni objaviti... Obavještavamo Vas o… Ovim putem (vas) obavještavamo o… Ovlašten za prijavu... Smatram potrebnim skrenuti Vam pažnju na (skrenuti Vam pažnju na ...) ... Obraćamo Vam se u vezi s poteškoćama... Nudimo pomoć u rješavanju problema... Znajući za vašu zabrinutost oko problema ..., spremni smo ponuditi rješenje ... Kao što znate (više ide opis Problemi)… Vodeći se interesima poduzeća, želim vam skrenuti pozornost na….	Javljam Vam se sa ponudom... Molim vas da razmotrite prijedlog koji će omogućiti .... Nudimo vam jedinstvenu priliku da povećate svoju prodaju… Drago nam je (imamo čast) ponuditi (vam) ... Zadovoljstvo nam je najaviti mogućnost… Željeli bismo vam skrenuti pozornost... Obavještavamo Vas o izuzetno povoljnoj situaciji kod … i pozivamo Vas da iskoristite ovu situaciju za…
Konkretne akcije	Predlažem da se odobri 12. listopada 2013. godine kao planirani datum završetka izgradnje i izvrše potrebne prilagodbe popisa aktivnosti ... Molimo da naložite financijskoj službi društva da rasporedi ... i izvrši plaćanje svih prethodno pristiglih računa za ... Predlažem da se ABC odjelu povjeri priprema prijedloga za organizaciju ... Tražim (tražimo) vaš pristanak za .... (Vašu pomoć u ..., Vaše upute ....) Uvjerljivo (snažno, iznimno) pitam ... Molimo vas da poduzmete (energične, odlučne, učinkovite) mjere za …. Zahtijevamo od ... hitnu akciju ... Molim vas da otklonite zaostatak (dug) ... Pošaljite svog predstavnika...
Zaključak	Uvjeravam vas (uvjeravamo) u učinkovitost ovog prijedloga i računam (računamo...) Čekam vašu odluku… Čekamo vašu odluku kako bismo što prije pripremili dokumentaciju... Nadamo se brzom razmatranju (punom zadovoljenju) našeg zahtjeva (tužbe)... Nadamo se da će se problem riješiti i da nećemo morati primjenjivati sankcije... Nadamo se da će vas gornji argumenti uvjeriti u ... i čekamo (očekujemo) ... Računamo na vaš interes (nezainteresiranost, aktivan stav po pitanju, spremnost za otklanjanje nedostataka...) i očekujemo vaše prijedloge... Uvjereni smo da ćete svojim sudjelovanjem značajno poboljšati situaciju s ... i postići ... Zahvaljujemo na suradnji i veselimo se daljnjoj uspješnoj suradnji… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Bit će nam drago vidjeti vas među našim klijentima…

Dodatna formulacija

Lijepi pozdrav	Zbogom, posljednja formula uljudnosti
Dragi Ivane Petroviču! Poštovani gospodine ministre! Dragi prijatelji! Drage kolege (partneri)! Poštovani…!	S (dubokim, nepromjenjivim, ekstremnim) poštovanjem (poštovanjem)… Sa zahvalnošću (zahvalnošću) i poštovanjem... Želim ti uspjeh (sve najbolje)…. Radujemo se uspješnoj suradnji...
Uvodna fraza - za odgovore na zahtjeve
Hvala vam na interesu za (pokazali ste za ....) Povodom zahtjeva koji smo primili o… obavještavamo…. Potvrđujemo primitak vaše narudžbe od ... (do ...) i obavještavamo .... Sukladno Vašem zahtjevu (uputama), obavještavamo (dajemo zaključak) ... U nastavku dopisivanja o ... šaljemo Vam ponudu ...
Zahvalnost
Srdačno (u ime ..., u ime ...) hvala ... Željeli bismo izraziti svoju zahvalnost... Uz iskrenu zahvalnost (hvala) obavještavamo vas… Hvala... Željeli bismo zahvaliti...

Preuzmite naš "rječnik" i koristite gotove formulacije!

Spominjanje sankcija

Morat ćemo:

obratiti se pravosudnim tijelima (sud)

 pokrenuti pravni postupak

 odbiti daljnju suradnju

 revidirati planove (uvjete) suradnje

 pokrenuti pitanje penala (prekid suradnje i traženje novog dobavljača)

 postaviti pitanje svrsishodnosti daljnje suradnje

 pribjeći ugovornim sankcijama

 izjavljujemo našu namjeru da tražimo (zahtijevamo) ...

 izraziti neslaganje s činjenicama...

Zamolnica- jedna od najčešćih opcija za poslovno dopisivanje. Među poduzetnicima takva se pisma koriste kada se predstavnici jedne organizacije obrate drugoj sa zahtjevom za uslugu. Takve se poruke mogu primijeniti u apsolutno različite situacije, na primjer, ako trebate dobiti informacije o proizvodima, vidjeti uzorke proizvoda, upoznati poslovnog putnika, dogovoriti neke akcije itd.

Pravila za pisanje zamolnice

Skrećemo vam pozornost na preuzimanje općeg predloška za takav dokument:

DATOTEKE

Zamolnica, iz očiglednih razloga, nema standardni obrazac, ali je unatoč tome obrazac službeni dokument. Zato se pri sastavljanju treba pridržavati određenih normi utvrđenih pravilima uredskog rada i poslovna etika. Prije nego što prijeđemo izravno na osnovna pravila za njegovu kompilaciju, valja napomenuti da se može obratiti i skupini ljudi (na primjer, menadžerima, zaposlenicima računovodstvenog odjela, odvjetnicima itd.) I određenom primatelju.

Kao i svaki drugi dokument, ovo pismo mora sadržavati uvodni dio, naime:

informacije o poduzeću pošiljatelju koje podnosi zahtjev i poduzeću na koje je upućen;
razlog žalbe (“zbog kašnjenja”, “u vezi s primitkom”, “na temelju rezultata” itd.);
pozivanje na osnovu (“temeljem usmenog dogovora”, “temeljem pregovora”, “temeljem telefonski razgovor" itd.);
svrhu žalbe ("riješiti problem", "kako bi se izbjegao sukob", "kako bi se uklonile povrede" itd.).

Slijedi glavni dio koji se izravno odnosi na zahtjev. Ona mora biti izražena bilo kojim izvedenim oblikom glagola "pitati" ("molimo vas", "podnosimo zahtjev" itd.), a budući da je takva poruka, u svakom slučaju, molba za neku vrstu uslugu, treba biti napisan na način s poštovanjem. Dobro je ako zahtjevu prethodi kompliment ("znajući vaše velike mogućnosti", "divim se vašim organizacijskim talentima" itd.).

Ako pismo sadrži nekoliko zahtjeva odjednom, oni moraju biti navedeni u zasebnim paragrafima ili paragrafima.

Neizgovorena pravila korespondencije između organizacija navode da se odgovor na zahtjev u više faza također može poslati u jednoj poruci, s posebnim komentarima na svaku stavku. Treba napomenuti da ova vrsta korespondencije smanjuje količinu posla i stoga smanjuje vrijeme za čitanje i obradu takvih pisama.

Ako pismo podrazumijeva dobivanje odgovora u određenom roku, tada to mora biti što točnije naznačeno u tekstu poruke.

Šalju i primaju pisma, u pravilu, tajnici organizacije (u velike tvrtkeČitavi odjeli to rade. Nakon sastavljanja ili čitanja, prosljeđuju ih šefu poduzeća na pregled. Izuzetak su poruke s oznakom "povjerljivo" ili "osobno u ruke" - takva se pisma šalju izravno primatelju.

Upute za pisanje zamolnice

Budući da je ova poruka dio korporativne korespondencije, prvo je potrebno navesti autora, i to: naziv tvrtke pošiljatelja, njezinu stvarnu adresu i telefonski broj za komunikaciju. Zatim morate unijeti podatke o primatelju: također naziv poduzeća i konkretnog primatelja. Dalje u sredini retka možete odmah naznačiti da je ovo pismo zahtjeva (ali to nije potrebno).

Sljedeći dio pisma odnosi se izravno na zahtjev. Prethodno je poželjno to potkrijepiti i tek onda izraziti samu bit zahtjeva. Na kraju pismo mora biti potpisano (bolje je da to učini šef tvrtke ili ovlaštena osoba od povjerenja), kao i datum izrade dokumenta.

Kako poslati pismo

Pismo se može otrovati elektronička pošta ili putem faksa - ovo je brzo i praktično, međutim, konzervativno slanje putem ruske pošte omogućit će vam formalizaciju pisma na čvrst i atraktivan način. Na primjer, zahtjev možete napisati rukom lijepim kaligrafskim rukopisom ili ispisati tekst na dobrom, skupom papiru.

Pozornost na takve sitnice jasno će dati do znanja primatelju koliko ga protivnik poštuje i još jednom će naglasiti važnost zahtjeva. Jedina stvar koju treba zapamtiti je da pisma običnom poštom traju dugo, pa se poruka mora poslati unaprijed kako bi dokument bio isporučen primatelju na vrijeme.

Nakon slanja pisma

Ova poruka, kao i svaki drugi dokument, mora biti evidentirana u dnevniku izlazne dokumentacije. Slično tome, primatelj pisma registrira dolazak korespondencije. U slučaju nesporazuma u poslovnim odnosima, popravljanje činjenice slanja i primanja pisama pomoći će da se brzo riješi situacija.

Primjeri izrade zamolnica s obrazloženjima

Dakle, shvatili smo da je zamolnica pismo koje sadrži zahtjev primatelju. Svrha teksta je potaknuti primatelja na radnju koja je korisna za pošiljatelja. Pismo treba sadržavati formuliran zahtjev, njegovo obrazloženje. Poželjno je zahtjev formulirati na način da obrazloži zašto bi primatelju trebalo biti od koristi da mu udovolji. Pošiljatelj ne samo da mora znati pravila za sastavljanje teksta, već i uzeti u obzir psihološke nijanse. Zatim razmotrite određene predloške-primjere, ovisno o situaciji.

Zamolnica za dodjelu sredstava

Pismo se sastavlja u slučaju da je potrebno ishoditi izdvajanje sredstava od države, sponzora, pojedinaca.

Iz NVO "Pomoć umirovljenicima"
Član zakonodavne skupštine
Ivanov I.I.

Pozdrav Ivanu Ivanoviču. Ja sam predstavnik neprofitna organizacija Pomoć za umirovljenike. Bavimo se pomoći umirovljenicima samcima: donosimo hranu, pomažemo u čišćenju i popravcima.

Naša organizacija postoji 5 godina. Ranije smo se sami nosili s financiranjem aktivnosti, međutim, zbog širenja NVO-a, sredstava je počelo nedostajati. Novac nam treba za najam prostora, isplatu plaća zaposlenicima i nabavku opreme.

Predsjednica je na nedavnoj sjednici Vlade spomenula tešku situaciju umirovljenika i napomenula da tu situaciju treba hitno promijeniti. S tim u vezi, molim Vas za 200.000 rubalja za potrebe NVO Pomoć umirovljenicima.

S poštovanjem, Petrova A.A.

Obrazloženje:

Gornji tekst je napisan prema pravilima. Ima:

Naziv NPO-a i objašnjenje njegovih aktivnosti.
Zahtjev za novcem, obrazloženje njihove potrebe (novac je potreban za stanarinu i plaće).
Spominjanje predsjednika. Potrebno je opravdati dobrobiti sponzorstva za dužnosnika. Što zanima zastupnika? NA rast karijere. Pomoć organizacije pomoći će u postizanju ovog cilja.

Također je naznačen konkretan iznos sredstava koji je potreban komercijalnoj organizaciji.

Zamolnica za isporuku robe

Pismo se obično šalje partnerima tvrtke. U tekstu je poželjno obrazložiti obostranu korist za obje tvrtke.

Voditelj AAA
Ivanov I.I.
Od šefa tvrtke BBB
Petrova B. B.

Pozdrav Ivanu Ivanoviču. Željeli bismo naručiti set proizvoda od vaše tvrtke (navedite). Zainteresirali smo se za vaš proizvod na regionalnoj izložbi.

Ako se slažete, javite nam uvjete isporuke i uvjete koji vam odgovaraju. Jamčimo pravovremenu isplatu. Nadamo se da će ovo biti početak obostrano korisne suradnje.

Naši kontakti: (navesti).

S poštovanjem, Boris Borisovič.

Pismo zamolbe za popust

Obično se takvi tekstovi šalju dobavljačima tvrtke. Na primjer, organizacija organizira izložbe. Ona ima dobavljača - tiskaru koja isporučuje brošure, stalke, brošure i drugo. Troškovi usluga su prilično visoki. Došla je kriza, a poduzeću je postalo teško plaćati robu tiskare. To bi mogao biti razlog da zatražite popust.

Voditelj tvrtke "Vostok"
Ivanov I.I.
Od čelnika tvrtke "West"
Petrova B. B.

Pozdrav Ivan Ivanov. Naša organizacija je dirnula financijska kriza. Broj sklopljenih ugovora s nama smanjen je za 20%. Nažalost, kriza nije pogodila samo nas, već i naše kupce. Ljudi ne mogu plaćati naše usluge u istom iznosu kao prije. Stoga smo osigurali 25% popusta na ulaznice.

Zbog teške financijske situacije, naša tvrtka Vas moli za 15% popusta za preostalih šest mjeseci suradnje prema ugovoru.

Poslali smo pisma u kojima tražimo popust svim našim dobavljačima. Ako nam 20% naših partnera pruži isplativi uvjeti, naša tvrtka će stajati u teškim vremenima i neće se zatvoriti. Stanodavci i telefonska kompanija već su nam dali popust.

S poštovanjem, Boris Petrov.

Obrazloženje:

Pismo sadrži sljedeće važne točke:

Obrazloženje potrebe za popustom.
Naznaka točne veličine popusta, uvjeta.
Neizravna naznaka da će tvrtka raskinuti ugovor ako tiskara ne da popust.

Tekst mora biti napisan tako da se pismo pročita do kraja i prihvati predloženi uvjeti.

Pismo sa zahtjevom za smanjenje stanarine

Najam "jede" proračune većine organizacija. Njegovo smanjenje omogućuje tvrtki da ostane na površini u teškim vremenima. Pismo treba poslati stanodavcu.

Šef Plusa
Ivanov P.P.
Od čelnika tvrtke "Minus"
Petrova I. I.

Zdravo, Petre Petroviču. Naše poduzeće pogodila je financijska kriza. Smanjena je kupovna moć potrošača, smanjeni su poslovni prihodi. S tim u vezi, molimo Vas da smanjite najamninu za 10%.

Za sve vrijeme naše suradnje nikada nismo imali kašnjenja u plaćanju. Nadamo se da ćete nam učiniti ustupke i da ćemo zadržati svoje Poslovni odnos. Jamčimo pravovremeno plaćanje zakupnine, unatoč teškim financijskim uvjetima.

S poštovanjem, Ivan Ivanovič.

Obrazloženje:

U dopisu je važno napomenuti da je društvo svoje obveze i ranije u cijelosti ispunilo. Stanodavac mora biti siguran da će i dalje plaćati. Primatelj također mora razumjeti da ako ne pristane na predložene uvjete, najmoprimac će odbiti njegove usluge.

Zamolnica za plaćanje duga

Dugovi vrlo često nastaju u interakciji između tvrtki. Ako je organizacija spremna nastaviti suradnju s drugom ugovornom stranom koja ima dug, šalje se zamolnica.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, molimo Vas da podmirite dug našoj tvrtki u iznosu od 200.000 rubalja. Sve ovo vrijeme nastavili smo suradnju s Vama, u nadi da ćemo nastaviti poslovne odnose. Međutim, sada smo prisiljeni obustaviti pružanje usluga zbog izostanka uplata.

Iznos vašeg duga je 200.000 rubalja. Molimo uplatu do 01.03.2017. Ukoliko se dug ne vrati, bit ćemo primorani riješiti problem sudskim putem.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Obrazloženje:

Pismo mora sadržavati sljedeće stavke:

Točan iznos duga.
Datum do kojeg se dug mora platiti.
Radnje koje će tvrtka poduzeti ako uplate ne budu primljene.

U tekstu se može spomenuti dugogodišnja uspješna suradnja s organizacijom. To bi trebao biti zahtjev, a ne zahtjev. Zahtjev se sastavlja prema drugom predlošku.

Zamolnica za odgodu plaćanja dobavljaču

Organizacija je opskrbila tvrtku serijom proizvoda, ali je nije platila. Dug je nastao, ali dužnik nema sredstava za plaćanje. U ovom slučaju ima smisla napisati pismo zamolbe za odgodu.

Šef tvrtke "Gdje su pare"
Sidorov P.P.
Od čelnika tvrtke "Novac će biti"
Ivanova I. I.

Dragi Petre Petroviču, nismo platili dug od 200.000 rubalja. Ne bježimo od duga, ali sada zbog teškog financijskog stanja ne možemo platiti u cijelosti.

Već 2 godine održavamo uspješne poslovne odnose s Vama, nismo propustili rokove plaćanja. Danas tražimo obročnu otplatu. Naša tvrtka je spremna platiti dug u dvije faze:

Uplatit ćemo 100 000 rubalja do 1. ožujka 2017.
100 000 rubalja bit će isplaćeno prije 1. travnja 2017.

Obećavamo vam pravovremena plaćanja. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Ivan Ivanovič.

Pismo sa zahtjevom za plaćanje za drugu organizaciju

Dug tvrtke može platiti druga organizacija. Naravno entitet neće samo tako platiti dionice. Obično se zamolnica šalje dužniku tvrtke ili drugoj osobi koja ima obveze prema tvrtki.

Šefu tvrtke "Novac će biti"
Ivanov I.I.
Od čelnika tvrtke "Gdje je novac"
Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, imate dug prema našoj tvrtki u iznosu od 300.000 rubalja. Naša organizacija također ima dug drugoj tvrtki u iznosu od 200.000 rubalja. Molimo vas da platite naš dug vjerovniku u iznosu od 200.000 rubalja. Zauzvrat ćemo vam dati obročnu otplatu duga koji ste ranije tražili. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Pismo zamolbe za pomoć u rješavanju problema

Svaka se tvrtka može suočiti sa složenim problemima koji se ne mogu riješiti bez vanjske pomoći. Pismo zahtjeva za pomoć može se poslati ako je potrebno, na primjer, održavanje događaja. Zahtjev se šalje na komercijalne organizacije, državne strukture.

Direktor AAA
Petrov B. B.
Iz javna organizacija
"Mi dajemo dobro"

Dragi Boris Borisovič, ja sam predstavnik javne organizacije "Giving Good". Bavimo se organizacijom i održavanjem odmora za djecu iz sirotišta.

Molimo Vas za pomoć u organizaciji opskrbe hranom za blagdane. Naravno, na eventu ćemo spomenuti Vas i Vašu tvrtku. Proslavi će nazočiti predstavnici zakonodavne skupštine, javnosti.

Možete nas kontaktirati putem telefona XXX

S poštovanjem, Ivan Ivanovič.

Sažimajući

Kombinirajmo sva pravila za pisanje zamolnice. Prvo se trebate predstaviti, ispričati o svojim aktivnostima. Ali uvodni dio ne treba zatezati. Naš cilj je potaknuti primatelja da pročita pismo. Ako je tekst predug, primatelj ga vjerojatno neće pročitati do kraja. Zatim morate početi predstavljati svoj zahtjev. Potrebna je točnost: navođenje uvjeta, iznosa sredstava. Važno je razumjeti da primatelj mora osjetiti korist. Stoga pismo mora navesti zašto bi bilo korisno da organizacija udovolji zahtjevu. Na kraju se trebate pozdraviti pristojno i bez ulizivanja.