Primjer upravljanja elektroničkim dokumentima u organizaciji. Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima u organizaciji. Upravljanje elektroničkim dokumentima kao dio implementacije integriranog sustava automatizacije poslovanja

U suvremenoj organizaciji elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS) postaju neizostavan element IT infrastrukture. Uz njihovu pomoć povećati učinkovitost trgovačkih društava i industrijska poduzeća, au javnim ustanovama na temelju tehnologija upravljanja elektroničkim dokumentima rješavaju se poslovi internog upravljanja, međuresorne interakcije i interakcije sa stanovništvom. Općeprihvaćena kratica je EDMS, iako se uz nju koriste i CAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) i SADO (Document Management System).

Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS) je organizacijski i tehnički sustav koji osigurava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribuciju elektroničkih dokumenata u računalnim mrežama, kao i pružanje kontrole nad protokom dokumenata u organizaciji.

U početku su sustavi ove klase smatrani samo alatom za automatizaciju poslova klasičnog uredskog rada, no s vremenom su počeli pokrivati ​​sve širi spektar poslova. Danas programeri EDMS-a usmjeravaju svoje proizvode na rad ne samo s korespondencijom i ORD-om (organizacijski i administrativni dokumenti), već i s raznim internim dokumentima (ugovori, regulatorna, referentna i projektna dokumentacija, dokumenti o kadrovskim aktivnostima itd.). EDMS se također koristi za rješavanje primijenjenih problema u kojima je rad s elektroničkim dokumentima važna komponenta: upravljanje interakcijom s korisnicima, obrada žalbi građana, automatizacija rada uslužnog odjela, organiziranje tijeka projekta itd. Zapravo, upravljanje elektroničkim dokumentima sustavom naziva se svaki informacijski sustav koji omogućuje rad sa elektronički dokumenti.

EDMS tržište u posljednjih godina jedan je od najdinamičnijih segmenata domaće IT industrije u razvoju. U 2009., prema IDC-u, u pozadini smanjenja ukupnog tržišta softvera u Rusiji od gotovo 50%, ovaj segment pokazao visoku stabilnost. Prema podacima za 2009., njegov pad nije bio veći od 20-25%. U numeričkom smislu, obujam tržišta EDMS danas, prema CNews Analytics, iznosi oko 220-250 milijuna dolara.

Korisnici tehnologija elektroničkog upravljanja dokumentima su organizacije različitih veličina i specifičnosti. Tradicionalno, javni sektor ostaje ključni potrošač EDMS-a. Prema riječima stručnjaka, oko 30% projekata za uvođenje tehnologija za elektroničko upravljanje dokumentima otpada na vladine agencije. Pritom je važno da je upravo interes države postao temelj održivosti EDMS tržišta, koje je iu kriznim vremenima dobilo značajan razvojni poticaj. Upravljanje elektroničkim dokumentima nazvano je ključnim elementom koncepta "elektroničke vlade", čija bi implementacija trebala pomoći u uklanjanju birokratskih prepreka u interakciji između države, stanovništva i poduzeća, kao i smanjiti korupciju. Kao značajku provedbe projekata u tijelima javne vlasti i velikim državnim institucijama, vrijedi istaknuti povećane zahtjeve za sigurnost informacija. Riječ je o o izgradnji (razvoju) na temelju repliciranih programskih proizvoda sigurnih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Osnovni pojmovi i načela

Tijek dokumenata - kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili otpreme; kompleks poslova s ​​dokumentima: prihvaćanje, registracija, raspodjela, kontrola izvršenja, formiranje predmeta, pohrana i ponovna uporaba dokumentacije, referalni rad.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDM) jedinstven je mehanizam za rad s dokumentima koji se dostavljaju u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredskog rada bez papira“.

Strojno čitljivi dokument je dokument prikladan za automatsko očitavanje informacija sadržanih u njemu, zapisanih na magnetskim, optičkim i drugim nositeljima podataka.

Elektronički dokument (ED) je dokument izrađen korištenjem računalnih alata za obradu informacija koji se može potpisati elektroničkim potpisom (ES) i pohraniti na strojni medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata.

Elektronički potpis (ES) je analog vlastoručnog potpisa, koji je informacijski sigurnosni alat koji pruža mogućnost kontrole integriteta i autentifikacije elektroničkih dokumenata.

Osnovni principi upravljanja elektroničkim dokumentima:

· Jedinstvena registracija dokumenta, koja omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta.

· Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja

· Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku života dokumenta (procesa).

· Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka dokumentarnih informacija, koja omogućuje isključivanje mogućnosti umnožavanja dokumenata.

· Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu.

· Napredni sustav izvješćivanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese tijeka rada i prihvaćanje upravljačke odluke na temelju podataka iz izvješća.

Povijest razvoja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima

Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima, koji su se pojavili relativno nedavno, sada su čvrsto zauzeli svoje mjesto u informacijskoj strukturi poduzeća. U početku je njihov zadatak uključivao krajnje jednostavnu automatizaciju tijeka rada, odnosno pomoć službenicima, ali nikako zamjenu tijekova dokumenata koji kruže u poduzeću.

Mnogo se promijenilo kada su proizvođači EDMS-a počeli ne samo kopirati procese poduzeća koji osiguravaju kretanje papirnatih dokumenata, već su uzimali u obzir zadatke s kojima se suočavaju i ti procesi posebno i cijeli tijek rada općenito.

Shvaćanje da je tijek dokumenata poduzeća namijenjen podršci njegovom sustavu upravljanja nije odmah došlo u EDMS. Štoviše, mnoge moderne federalne i općinske vlasti i ovaj trenutak koristiti najjednostavniji EDMS, čiji zadaci uključuju samo umnožavanje tijeka rada papira, ali ga ne zamjenjuju i ne optimiziraju i podržavaju upravljačku strukturu.

Kronološki dijeleći faze evolucije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, potrebno je izdvojiti prvu od njih, koja je započela 80-ih godina XX. stoljeća i nastavila se zapravo do njegova kraja. Ovo razdoblje karakteriziraju fragmentirana rješenja, koja su se pojavila zbog činjenice da poduzeća čiji su menadžmenti već shvatili potrebu za automatizacijom tijeka rada još nisu imali jedinstveni alat potreban za rješavanje problema ove vrste.

Razmotrite razloge koji su u početku doveli do potrebe za automatizacijom radnih procesa. U posljednjoj četvrtini dvadesetog stoljeća obujam upravljačke dokumentacije poduzeća još nije dosegao kritične razine, međutim, postojeća teritorijalna rascjepkanost strukturne podjele dovela je do činjenice da su postupci odobravanja od strane menadžera različitih razina mogli trajati tjednima, au nekim slučajevima čak i mjesecima. Uvođenje usluga prstenaste pošte u takvim poduzećima omogućilo je optimizaciju samo mehanizama sekvencijalne koordinacije, dok je lepezasta, ili kako se sada zove paralelna koordinacija, zahtijevala vrlo velike vremenske troškove, zbog čega je njezino korištenje je minimiziran i primijenjen, po mogućnosti, isključivo unutar iste zgrade.

Kada su se u mnogim velikim industrijskim poduzećima i nadležnim tijelima obujmi cirkulacije dokumenata počeli približavati kritičnim vrijednostima, postalo je jasno da procese upravljanja dokumentima treba podvrgnuti kardinalnom reinženjeringu, odnosno restrukturiranju, uslijed čega, uz zadržavanje Opći zahtjevi na rezultate procesa, sami procesi su morali biti optimizirani i, kao rezultat toga, njihovo prolaženje trebalo je trajati puno kraće.

Tako su prvi EDMS bili potpuno individualizirani, razvijeni izravno u poduzećima za koja su kreirani internim resursima. Očite prednosti ovog pristupa (jasna usklađenost izgrađenog EDMS-a sa stvarnim reguliranim radnim procesima, opća integracija u informacijsku infrastrukturu organizacije) bile su više nego nadoknađene jednim temeljnim nedostatkom: takav sustav razvijen u samoj organizaciji obično nije bio -skalabilan, te je bilo gotovo nemoguće promijeniti strukturu automatiziranih procesa, što je dovelo do nemogućnosti razvoja takvog sustava. A kako je tako dobiveni EDMS bio neraskidivo povezan s modelom upravljanja organizacijom, došao je trenutak kada je razvoj tvrtke potpuno stao jer je korišteni elektronički sustav upravljanja dokumentima sam usporio ono što je trebao unaprijediti: učinkovitost sustava upravljanja usvojenog u organizaciji počela je naglo padati i tvrtka je bila prisiljena uložiti napore kako bi stvorila adekvatan EDMS koji bi mogao podržati upravljanje i učiniti razvoj poduzeća učinkovitijim.

Rješavanje ovih zadataka istodobno je preuzelo nekoliko tvrtki osnovanih sredinom 90-ih: započele su stvarati univerzalni EDMS koji se lako prilagođavao potrebama gotovo svih kupaca, a tehnologija za izradu konačnog EDMS rješenja postala je dvostupanjska: U prvoj fazi tvrtka je izradila jedinstvenu jezgru EDMS-a, u drugoj fazi je došlo do implementacije - prilagodbe procesa potrebama pojedinog korisnika. Ovakav pristup omogućio je smanjenje troškova konačnih rješenja, a istovremeno znatno funkcionalniji omogućio je mogućnost organizacijskog i funkcionalnog skaliranja sustava.

Od kraja 20. stoljeća pristup automatizaciji tijeka rada počeo se kvalitativno mijenjati: u Rusiju su došli novi pristupi upravljanju, što je omogućilo metodološko povećanje njegove učinkovitosti. Tako nam je došao koncept upravljanja kvalitetom, a s njim i - procesni pristup upravi. Informacijski sustavi su gotovo odmah odgovorili na ove trendove, kao rezultat toga, dobili su koncept Tijek rada - tijekove rada, koji su bili pojedinačne instance procesa orijentiranih na poslovne dokumente. Suvremeni EDMS je na njihovu pojavu odgovorio implementacijom procesno orijentiranih motora (WorkFlow-engine), koji su ujedno postali novi metodološki korak koji omogućuje da se moderni EDMS još brže i učinkovitije prilagode potrebama brzorastućih tvrtki. Dolaziti do rusko tržište Zapadni programeri (IBM Lotus, Documentum), koji su proizveli platforme za ove sustave, uveli su koncept ECM - enterprise content management (upravljanje informacijama poduzeća). Metodički, EDMS koji pripada kategoriji ECM razlikovao se od ostalih po tome što se u njima pojavila jasna podjela: sam dokument, njegova informacijska komponenta (sadržaj). Sustav ECM radio je sa sadržajem dokumenata kroz svoje metapodatke – odabrane informacije koje imaju određenu važnost za organizaciju. Dakle, za odlazno pismo, metapodaci mogu biti adresat, datum potpisivanja i službeni potpisnik, registarski broj i podaci o odlasku i isporuci.

Korištenje tijeka rada već je omogućilo stručnjacima tvrtki koje upravljaju elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima da osiguraju kontinuiranu promjenu u automatiziranom procesu kako bi se maksimizirala njegova usklađenost s procesima poduzeća. Bio je to svakako veliki korak naprijed.

Arhitektura rješenja također se promijenila: ako je u početku EDMS bio primjer dvoslojne arhitekture (DBMS - aplikacija), onda je do 2005. zahtjev za troslojnom arhitekturom DBMS - aplikacijski poslužitelj - korisničko sučelje postao de faktički industrijski standard, a organizacije koje provode natječaje za nabavu EDMS-a postale su navesti upravo takav zahtjev za arhitekturu sustava kao poželjan ili obavezan.

Povoljna gospodarska situacija tog vremena pridonijela je brzom rastu poduzeća u svim djelatnostima, a pritom stvarala povoljni uvjeti na tržište donijeti nova rješenja za EDMS proizvode. U to je vrijeme konačno formiran krug proizvođača EDMS-a koji djeluju na ruskom tržištu i tržištima susjednih zemalja.

Moderna EDMS funkcionalnost

Korporativni informacijski sustavi, a posebno sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima, rješenja su prvenstveno namijenjena upravljanju informacijskim resursima srednjih i velikih poduzeća. Glavni razlozi ovakvog raslojavanja je, prije svega, prilično visoka cijena “ulaznice” za ovo tržište. Nabava potpunog, kvalitetnog i sigurnog sustava za upravljanje bazom podataka (DBMS), koji osigurava modernim sredstvima kriptografska zaštita informacija, kao i potreba za uključivanjem visokokvalificiranih analitičara, konzultanata i implementatora u projekte implementacije, doveli su do toga da je tvrtka koja je došla u potrebu nabave tako moćnog korporativnog alata za upravljanje sadržajem kao što je EDMS bila prisiljena odjednom imati prilično velike financijske troškove koje si ne mogu priuštiti individualni poduzetnici i mala poduzeća. Tako je EDMS postao alat za poboljšanje upravljanja upravo u velikim poduzećima, a teritorijalno raspoređene komercijalne strukture holdinga mogle su osigurati maksimalan povrat na implementaciju.

Razvoj funkcionalnosti EDMS-a doveo je do toga da je sve više postupaka upravljanja orijentiranih na dokumente automatizirano te da je sve više područja svakodnevnih aktivnosti tvrtki pokriveno njihovom funkcionalnošću.

Do danas su sljedeća područja aktivnosti stvarni standard modernog EDMS-a:

· opći uredski poslovi - obrada pristigle korespondencije i žalbi građana, priprema izlaznih dopisa i dokumenata, interna i organizacijska i administrativna dokumentacija, kontrola nad izvršavanjem uputa;

· upravljanje kadrovskom evidencijom je strogo regulirano područje upravljanja privatnim dokumentima, koje omogućuje podršku procedurama zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, slanja zaposlenika na službena putovanja, osiguravanja planiranog dopusta i drugih vrsta godišnjih odmora. Takvi sustavi osiguravaju održavanje svih odobrenih oblika kadrovskih evidencija: Nalog za prijam zaposlenika (f. T-1), Nalog za prestanak radnog odnosa. ugovor o radu(f. T-8, T-8a), nalog za premještaj zaposlenika na drugo radno mjesto (f. T-5), osobna karta zaposlenika (f. T-2, T-2GS, T-2MS), kadrovski raspored. (f. . T-3), raspored godišnjih odmora (f. T-7);

· arhivsko uredsko poslovanje - područje privatnog uredskog poslovanja koje zaokružuje životni ciklus dokumenata organizacije i podržava sljedeće postupke: formiranje inventara prema odobrenim obrascima, prijenos spisa za arhivsku pohranu, pregled vrijednost dokumenata i spisa općenito, uništavanje dokumenata i spisa koji više nemaju vrijednost za organizaciju, njezine zaposlenike, državu i društvo, predaju pojedinačnih spisa na pohranu strukturama federalne arhivske agencije (Rosarchiv );

· kolegijalni rad - omogućuje vam automatizaciju dokumentarne podrške aktivnostima kolegijalnih upravljačkih tijela - sastanaka, sastanaka, upravnih odbora, sastanaka dioničara. Također omogućuje pripremu, koordinaciju i odobravanje agendi (planske dokumentacije) i protokola (rezultirajuće dokumentacije);

· upravljanje odnosima s kupcima - funkcionalnost CRM-a (cunsumer relationship management) sada je implementirana u jednom ili drugom stupnju u svim EDMS-ovima, isključujući one najstarije, za čije korisnike, međutim, takva funkcionalnost nije posebno tražena.

Karakteristike ruskog EDMS tržišta

Rusko tržište elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima u novcu trenutno procjenjuju stručnjaci na 170 milijuna dolara i karakteriziraju ga visoke stope rasta - od 25 do 40 posto godišnje, prema različitim procjenama. To ga čini vrlo atraktivnim, uključujući i za moćne strane tvrtke, pa se situacija u industriji može lako promijeniti. Naravno, s jedne strane, na nezasićenom tržištu, svi dobavljači, nakon što su pokazali dovoljnu aktivnost, u načelu imaju velike mogućnosti za razvoj. No, s druge strane, sada već možemo reći da je baza glavnih igrača praktički formirana.

Strani i ruski programeri do sada su podijelili tržište približno jednako u novcu, ali u pogledu broja implementacija, omjer očito nije u korist stranih razvoja. Zbog visokih troškova licenci za strane programe, kao i skupe i dugotrajne prilagodbe zahtjevima ruskih standarda, koriste se uglavnom u velikim tvrtkama i državnim agencijama, za koje pitanje cijene nije bilo tako akutno. Mala i srednja poduzeća sklonija su korištenju domaćeg razvoja zbog njihove fleksibilnosti i jeftinosti, a situacija se ovdje vjerojatno neće promijeniti. Međutim, velike tvrtke sve se više okreću ruskom EDMS-u. Što dalje, veći dio tržišta vjerojatno će osvojiti domaći sustavi: svake godine postaju sve funkcionalniji, znatno jeftiniji za implementaciju i, što je vrlo važno, razvijeni su posebno za ruske stvarnosti.

Udio stranih programera platformi i rješenja čini više od 50% tržišta EDMS. Velik udio na EDMS tržištu (oko trećine) zauzimaju rješenja temeljena na platformi Documentum. Tvrtke koje sudjeluju u istraživanju, a razvijaju svoje sustave temeljene na platformi IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), posjeduju 12-15% tržišta. Među ruskim tvrtkama značajnu poziciju na tržištu zauzimaju: EOS, Lanit, Directum i Cognitive Technologies. Udio sustava koji je razvila svaka od ovih tvrtki čini više od 5% EDMS tržišta. Upscale Soft, Docsvision i Naumen također imaju prilično jake pozicije. EDMS ne uzima u obzir druga rješenja kreirana na temelju IBM platformi korištenih za razvoj ECM rješenja (Lotus Notes, Content Manager, itd.), kao ni rješenja temeljena na platformama za razvoj ECM aplikacija Microsoft i Oracle tvrtki i rješenja od ruskih programera koji nisu sudjelovali u CNA studiji. Navedeni segment ruskog EDMS tržišta stručnjaci procjenjuju na 45-55 milijuna dolara.Međutim, s obzirom na to da su IBM platforme koje se koriste za stvaranje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima široko zastupljene u Rusiji, udio rješenja temeljenih na IBM tehnologije može se pokazati znatno višim od ukupnog udjela tvrtki koje je CNA ispitao, uključujući i zbog vlastiti razvoj. Općenito, postoje tri glavna područja tržišnog rasta za koja se novi i postojeći igrači mogu natjecati. Prvo, možemo očekivati ​​povećanje potražnje od javne institucije nakon izrade odgovarajućeg regulatornog okvira. Budući da je javni sektor definirajući potrošač EDMS-a u Rusiji, koji čini oko 40% tržišta, mnogo ovisi o tome koji put država izabere pri stvaranju razvijene međuresorne strukture razmjene informacija. Drugo, velike komercijalne strukture koje već duže vrijeme aktivno koriste EDMS, ali samo u nekim odjelima, nastoje kombinirati distribuirane podružnice u jedinstveni informacijski prostor i proširiti uspješnu praksu na poduzeće u cjelini. I, treće, srednje i male tvrtke u posljednje dvije-tri godine uvode sve više sustava za poboljšanje učinkovitosti organizacije radnog procesa i već su shvatile kakve prednosti to donosi.

Opseg tržišta elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima (EDMS) u Rusiji u 2008. iznosio je preliminarne procjene CNews Analytics, oko 210 milijuna $. Javni sektor ostaje najveći kupac za EDMS u Rusiji, a nade u daljnji rast povezuju se i s vladinim inicijativama. Nade u daljnji razvoj i dalje se vežu uz javni sektor, banke, telekome te naftu i plin koji su u početku "podigli" ovo tržište u Rusiji. Prilikom procjene obujma tržišta EDMS u Rusiji, stručnjaci CNews Analytics, kao i ispitanici - razvojne tvrtke i integratori - uzimaju u obzir troškove komponenti sustava, konzultantskih usluga, implementacije i ažuriranja sustava, kao i obuku i tehničku podršku. Ako je prema istraživanju iz 2007. udio usluga implementacije bio približno jednak trošku sustava (oko 36%), tada su 2008. ispitanici naveli da je udio implementacije blago porastao - 40% naspram 35% (trošak sustava ). Dijelom je ova promjena nastala zbog brzog rasta domaćeg sektora IT usluga u cjelini, u odnosu na koji su troškovi rada konzultanata osjetno i brzo porasli. S početkom kriznih promjena u zemlji korisnici su s nestrpljenjem očekivali da će cijene ovih usluga uskoro pasti. Međutim, zapravo još nije došlo do oštrog smanjenja troškova profesionalnih IT usluga, unatoč činjenici da je ovo tržište prvo koje pada u zonu rizika.

Riža. 1. Struktura troškova za implementacija EDMS-a.

Pregled suvremenih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Razmotrite osam najčešćih EDMS u Rusiji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Upravljanje dokumentima (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT grupa), DELO (EOS), EUFRATS (Kognitivne tehnologije). Prikazani pogled na EDMS je pokušaj procjene sposobnosti i spremnosti softverskih proizvoda za rješavanje stvarnih zadataka organiziranja upravljanja elektroničkim dokumentima u poduzeću.

Kriteriji istaknuti u pregledu pomoći će u analizi mogućnosti razmatranih rješenja sa stajališta tehničke provedbe pojedinih EDMS zadataka. Sve su mogućnosti podijeljene u sedam područja automatizacije:

uredski posao;

Opći tijek dokumenata;

Upravljanje ugovorima;

Elektronička arhiva;

Rad sa žalbama građana;

Upravljanje projektima;

Rad s QMS dokumentacijom.

Tablica 1 navodi niz očitih kriterija koji su svojstveni svim sustavima koji se razmatraju (i svim sustavima klase EDMS, u načelu), te kriterije koji omogućuju međusobno razlikovanje rješenja. Općenito, funkcionalne mogućnosti sustava su iste, a samo detaljna specifikacija nekih od glavnih zadataka tijeka rada i značajke njihove implementacije omogućuju usporedbu različitih rješenja. Treba napomenuti da za sve sustave predstavljene u pregledu postoji prilično velika praksa implementacije. Ove sustave koriste stotine organizacija za automatizaciju tijeka rada. Osim ovih rješenja, na tržištu postoji više od 50 softverskih proizvoda koji nisu u širokoj upotrebi.

Ako analiziramo nove verzije sustava koji zauzimaju vodeće pozicije na tržištu, vrijedi napomenuti da je u posljednje tri godine njihov razvoj uglavnom bio usmjeren na poboljšanje uslužnih mogućnosti, budući da su osnovne mogućnosti u ovom ili onom obliku već implementirane ranije . Ako govorimo o novim tehničkim mogućnostima, možemo primijetiti potencijal za razvoj EDMS-a u smjeru upravljanja različitim vrstama sadržaja (multimedija), korištenjem tehnologija automatske obrade i raščlanjivanjem sadržaja dokumenta. Ali do sada takva funkcionalnost za EDMS nije obvezna, i što je najvažnije, potražnja za njom u Rusiji nije u potpunosti formirana.

Stol 1. Opće karakteristike najpopularniji EDMS

Razmotrite prikazani EDMS prema odnosu koji je svima razumljiv« cijena / funkcionalnost" [ 12]:

Riža. 2. "Optimalna cijena / funkcionalnost" EDMS (dijagram Gartner)

Ovaj grafikon je izgrađen na principu "magičnog kvadranta". Gartner ”, u kojem optimalan omjer prema kriteriju “optimalna cijena/funkcionalnost” osiguravaju sustavi smješteni u I kvadrant. U II i IV Kvadranti dijagrama su sustavi koji nemaju uravnoteženu cijenu i funkcionalnost.

Kriterij odabran za studiju omogućuje procjenu različitih EDMS-ova sa stajališta njihove spremnosti za rješavanje stvarnih problema upravljanja elektroničkim dokumentima u modernom poduzeću. Grupa lidera uključivala je sustave Directum, DocsVision i Eufrat. Ostali sustavi nalaze se u II i IV kvadrant.

Zakonska regulativa i standardi u području EDMS

Danas aktivnosti EDMS programera praktički nisu regulirane. Prilikom razvoja softverskih proizvoda i provedbe implementacijskih projekata, programeri i dobavljači, u ovoj ili onoj mjeri, vode se sljedećim regulatornim i pravnim dokumentima:

GOST R 51141-98. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije (odobreni Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. veljače 1998. br. 28);

Savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ "O elektroničkom digitalnom potpisu" (s izmjenama i dopunama 8. studenog 2007.);

GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju (odobren Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. ožujka 2003. N 65-st);

Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. rujna 2009. br. 754 "O odobrenju Pravilnika o sustavu međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima";

Savezni zakon od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ “O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija”.

Prilikom provedbe projekata za implementaciju EDMS-a, u slučaju rada s osobnim podacima, potrebno je voditi se zahtjevima saveznih zakona od 27. srpnja 2006. N 152-FZ "O osobnim podacima" i od 27. prosinca, 2009 N 363-FZ "O izmjenama i dopunama članaka 19. i 25. Saveznog zakona "O osobnim podacima".

Budući da su GOST-ovi savjetodavne prirode, programeri uključuju maksimalnu fleksibilnost u svoja rješenja tako da se, ovisno o kupcu, mogu implementirati različite sheme za rad s dokumentima na temelju sustava. Često, arhitektura i logika sustava moraju omogućiti različite, a ponekad i suprotne pristupe automatizaciji protoka dokumenata. Nedostatak općeprihvaćenih standarda problem je ne samo za programere, već i za kupce, jer izbor zahtjeva za EDMS postaje previše subjektivan. Pravila i propisi za rad s dokumentima mogu se razlikovati od poduzeća do poduzeća, ne samo unutar iste industrije, već čak i unutar iste grupe poduzeća. Iako je općenito kompleks zadataka upravljanja elektroničkim dokumentima prilično jasan, metode njihove provedbe uvelike se razlikuju. Ispada da je jedan od glavnih zahtjeva za programere modernog EDMS-a ponuditi rješenje koje je adekvatno u pogledu cijene, kvalitete i vremena implementacije, bez obzira na specifičnosti posla kupca (drugim riječima, zadovoljavanje svih specifičnosti) .

Bibliografija

1. Michael J. D. Sutton. «Korporacijski dokumentacijski tok. Principi, tehnologije, metodologija implementacije”. - Sankt Peterburg: Azbuka, 2002

Knjiga sadrži teorijski koncepti i brojne praktične savjete o optimizaciji arhitekture sustava za upravljanje dokumentima, raspodjeli odgovornosti između menadžera i tehničkog osoblja kako u fazi stvaranja tako i tijekom rada sustava, organizaciji ekonomične pohrane i visokoučinkovite pretrage dokumenata i još mnogo toga. Svi ovi savjeti temelje se na rich praktično iskustvo Autor je vodeći kanadski stručnjak u području optimizacije tijeka rada, koji je radio po narudžbama vladinih agencija svoje zemlje i vodećih svjetskih korporacija.Ključna ideja je da dobro osmišljen sustav tijeka rada ne zauzima mnogo resursa, ali pomaže u preuzimanju učinkovita rješenja, povećati konkurentnost poduzeća zbog činjenice da potrebne informacije postaju lako dostupne i uvijek "pri ruci". U ovoj je knjizi opisana tehnologija za izgradnju učinkovitog sustava radnog procesa u poduzeću.

2. Metode i sredstva rada s dokumentima. Antologija. -Uredništvo URSS, 2000

Zbornik predstavlja radove o teorijskim i primijenjenim aspektima tijeka rada i povezanih zadataka prepoznavanja teksta, interakcije s bazama podataka, korisničkog sučelja.Zbirka je namijenjena istraživačima i programerima sustava za upravljanje dokumentima.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti u korporativne mreže. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

U monografiji su prikazane osnove i problematika povećanja učinkovitosti uredske automatizacije u ustanovi, uključujući specifične probleme povezane s prelaskom na bespapirnu tehnologiju. Razmatraju se principi izgradnje suvremenih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) i trendovi u njihovom razvoju. Dati su opisi najnaprednijih stranih proizvoda u području SUD-a. Dati su standardi u području kodiranja, kompresije, razmjene, integracije raznih vrsta informacija.

4. V. Zherebenkova. Dokumentacija u poduzeću. - Vrh, 2005

Knjiga razmatra tijek rada s pozicije računovodstva i poreznog računovodstva. Postupak sastavljanja organizacijskih i administrativne isprave. Uzorci objedinjenih obrazaca koji se koriste u obračunima s odgovornim osobama, gotovinskom prometu, prometu po tekućim računima, knjigovodstvu materijalne i nematerijalne imovine, dugotrajne imovine, rada i plaće. Prikazani su porezni knjigovodstveni registri koje je izradio autor.

5. Chernov V.N. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima. - M: KRPE, 2009. - 84s.

Načela i značajke stvaranja automatizirani sustavi dokumentacijska podrška upravljanje. Proveden je odabir kriterija i usporedba karakteristika automatiziranih sustava za dokumentacijsku podršku upravljanja razvojnim tvrtkama, koje već dugo djeluju na ruskom tržištu i imaju veliki broj uspješnih praktičnih implementacija. Razmatraju se pitanja regulatorne i pravne podrške elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima.

6. EDMS (tržište Rusije)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Obilježja ruskog tržišta sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima

7 Layna Fischer Inovacija i izvrsnost u procesu rada i upravljanju znanjem. – Future Strategies Inc., 2000

Dan je opis najistaknutijih projekata iz područja reorganizacije i upravljanja poslovnim procesima te implementacije sustava za tijek rada.Pojednostavite poslovne procese uz tehnologiju tijeka rada i ekstranet rješenja. Tehnologije za virtualno poduzeće. Strategije tijeka rada i grupnog rada. Suvremene poslovne strategije i procesna podrška. tržište tijeka rada. Integracija workflow sustava za obradu faktura za plaćanje i grafičkih slika dokumenata.

8. Sapkov V.V. Informacijske tehnologije i informatizacija uredskog poslovanja. - St. Petersburg: Akademija, 2006. -288 str.

Razmatraju se informacijske tehnologije koje se koriste u informatizaciji uredskog rada. Za stjecanje praktičnih vještina dani su primjeri s analizom njihove izvedbe. Dana je tehnologija izrade sustava za upravljanje bazom podataka. Razmatra se rad s izdavačkim sustavima.

9. Glinskikh Alexander. Svjetsko tržište sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. - Jet Info br. 8 (2002.)

http://www.jetinfo.ru/2002

Osnovni pojmovi sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. Analiza stanje tehnike globalno tržište EDMS-a. Rusko EDMS tržište. Primjeri korištenja EDMS-a u svijetu. Integracija EDMS-a s drugim aplikacijama: ERP sustavi i CRM sustavi. Značajke izbora i implementacije EDMS. Glavni sudionici na globalnom tržištu EDMS i ruskom tržištu EDMS. Od ključne važnosti za poduzeće su pitanja optimizacije i kontrole tijeka rada te kontrole nad obradom informacija.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Povjerljivi uredski rad i sigurno elektroničko upravljanje dokumentima. - M: Logos, 2011. -452 str.

Otkriva se suština i značajke povjerljivog uredskog rada. Pitanja dokumentiranja povjerljivih podataka, registracija povjerljivih dokumenata, njihovo računovodstvo, organizacija upravljanja povjerljivim dokumentima, klasifikacija i sistematizacija povjerljivih dokumenata, osiguranje sustava dopuštenja pristupa i režima povjerljivih podataka, priprema povjerljivih dokumenata za prijenos u arhiv i uništenje su pokriveni. Daje se analiza suvremenih normativnih pravnih akata u području informiranja ograničen pristup i povjerljive dokumentirane informacije: osobni podaci; službene, profesionalne, poslovne tajne; proizvodne tajne itd.

11. GOST 34.602-89 "Uvjeti rada za stvaranje automatiziranog sustava."

Ova se norma primjenjuje na automatizirane sustave (AS) za automatizaciju različitih vrsta aktivnosti (upravljanje, dizajn, istraživanje itd.), uključujući njihove kombinacije, i utvrđuje sastav, sadržaj, pravila za izdavanje dokumenta "Profesionalni zadatak za izradu ( razvoj ili modernizacija) sustava."

12. Leonid Reingold, dr. sc., Pregled sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Razmatraju se državne inicijative oko "Elektroničkog dokumenta", standardi u području EDMS-a, tehničke mogućnosti suvremenih sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima, uspoređuju se njihove karakteristike.

13. GOST R 51141-98

Odražava terminološki sustav pojmova u području uredskog poslovanja i arhivistike.

14. Alexey Nazarenko, Povijest i trendovi razvoja modernog EDMS-a

http://itpractice.ru/theory/technology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Razmatra se povijest pristupa razvoju, razvoj funkcionalnosti, pozicioniranje i suvremena funkcionalnost EDMS-a, budućnost tržišta sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

15. Elektronički dokument i tijek rada: pravni aspekti. Antologija. – INION RAN, 2003

Zbornik analizira probleme dokumentiranja informacija i organiziranja tijeka rada u uvjetima suvremenih informacijskih tehnologija. Pitanja klasifikacije dokumenata u društvena sfera, pravna snaga elektroničkih dokumenata, njihov pravni status i očuvanje, uloga u pravni odnosi, prvenstveno u građanskom prometu i procesnom zakonodavstvu i praksi, uloga i mjesto savezni zakon"O elektroničkom digitalnom potpisu" u sustavu upravljanja dokumentima u Ruskoj Federaciji, strana iskustva u području upravljanja elektroničkim dokumentima.

16. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima: kriteriji odabira

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. SED (Softverske tehnologije)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznjecova, T.V. Uredski rad (dokumentarna podrška menadžmentu) - M .: Intel-Sintez, 2002

19. Michael J. D. Sutton. Upravljanje dokumentima za poduzeće: principi, tehnike i primjene, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima - Prentice Hall PTR, 1997