PJSC "MegaFon" predstavio je novu uslugu za korporativne klijente " Upravljanje elektroničkim dokumentima» (EDO). Sada je usluga dostupna korporativnim klijentima u Stolichny i Centralnim podružnicama operatera.
Usluga omogućuje organiziranje pravno značajnog tijeka dokumenata s elektroničkim potpisom. Uz pomoć „Upravljanja elektroničkim dokumentima“ tvrtke mogu generirati elektroničke akte, tovarne listove i fakture, elektroničkim potpisom potpisivati dokumente kreirane u sustavu ili koje su učitali zaposlenici te ih razmjenjivati s drugim tvrtkama korištenjem usluge. Osim toga, sustav će omogućiti pristup dokumentima izvješća za komunikacijske usluge MegaFonovim korporativnim klijentima.
Prije su elektronički potpisi i upravljanje dokumentima bili dostupni samo velikim tvrtkama zbog troškova i tehnički zahtjevi. Danas sustav može koristiti svaka pravna osoba. To je omogućeno premještanjem sustava u oblak.
Vlad Volfson, direktor razvoja korporativnog poslovanja u MegaFonu, komentira:
Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezne prijave putem interneta, a danas je postao važan alat zahvaljujući kojemu se znatno ubrzao uredski rad. Predložili smo nova razina brzinu i mobilnost, a sigurni smo da će naši korisnici cijeniti ovu uslugu. Uz pomoć usluge elektroničkog upravljanja dokumentima, možda najkonzervativniji proces odlazi u oblak nakon mnogih korporativnih resursa radne aktivnosti poduzeća - tijek dokumenata.
Koji je od EDI operatera pružio uslugu Megafonu, saznat ćemo u bliskoj budućnosti. Preliminarno, možemo pretpostaviti da je to nekoliko operatera odjednom. obavijestio o početku povezivanja korisnika Megafona još u prosincu 2014. Takskom je to također najavio, ali je iz nekog razloga informacija o ovom projektu nestala na njegovoj web stranici. Ni SKB Kontur također nije ostao po strani.
MegaFon PJSC provodi razmjenu elektroničkih dokumenata putem sljedećih operatera:
- Taxcom LLC
- ZAO PF SKB Kontur
- ZAO Kaluga Astral
- KORUS Consulting CIS LLC
- DOO "Tvrtka" Tenzor "
Istodobno, klijent je pozvan platiti EDI usluge izravno na osobnom računu prijenosom novca izravno na tekući račun Megafona. Ako se naše pretpostavke potvrde i doista postoji samo jedan operater, uskoro će se ponovno aktivno raspravljati o pitanjima međuoperaterskog roaminga i postat će još važnija.
Slične projekte aktivno provode i drugi. Nadamo se da će u skoroj budućnosti biti informacija o uspjehu drugih projekata.
Jedan od svjetskih proizvođača automobila izračunao je da ispis i dostava kurirom do zastupstva jednog paketa dokumenata košta oko 580 rubalja. U središnjem uredu operatera mobilne komunikacije Velike četvorke proveli su istraživanje i pokazalo se da mjesečno troše oko 420 hrpi papira. Istovremeno, čak i najobičniji internet startup potroši oko 11 paketa mjesečno. Nije teško izračunati da je trošak upravljanja dokumentima za svaku tvrtku značajan iznos koji bi svaki menadžer rado smanjio.
Pritom u studijama nitko nije uzeo u obzir vrijeme koje zaposlenici provode tražeći dokumente potrebne za rad. Ovaj problem je relevantan čak i ako je samo jedna osoba uključena u tijek rada. Kolektivnim korištenjem dokumenata ono se ponekad pogoršava i na kraju postaje praktički nerješivo ako je organizacija geografski raspoređena. U međuvremenu, AIIM (Association for Information & Image Management) procjenjuje da tvrtka koja proizvodi prosječno 100 mapa s datotekama tjedno troši 18.700 dolara godišnje za oporavak izgubljenih dokumenata. Također, prema statistici AIIM-a, prosječni izvođač provede 2,5 sata tjedno tražeći potrebne dokumente, dok službenici na to troše 20-30% svog radnog vremena.
Ne zaboravite da ruska vlada svake godine uvodi sve više poboljšanja u svoj rad, zakonodavno utvrđujući norme za izvješćivanje elektroničkom obliku korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa. Na primjer, nalogom Federalne porezne službe Ruske Federacije od 14. listopada 2015. N MMV-7-11 / [e-mail zaštićen] Uveden je novi obvezni obrazac za izvješćivanje za organizacije i samostalne poduzetnike - 6-NDFL. I osigurati unutra papirnati oblik 6-NDFL mogu samo one organizacije i individualni poduzetnici koji su isplatili dohodak za najviše 25 zaposlenih. Ostatak je isključivo u elektroničkom obliku. To znači da su elektronički digitalni potpisi (EDS) sada dostupni u gotovo svim većim organizacijama. Napravili smo anketu u našem prethodnom članku (Što je potpis. Od kapi krvi do EDS-a) i više od polovice naših čitatelja već je radilo s digitalnim potpisom.
U tom kontekstu, usluge dostave postaju iznimno relevantne. elektroničko izvješćivanje i elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS). Rast IT tehnologija i raširena informatizacija omogućili su razmišljanje o prijelazu na temeljno nove metode upravljanja. U nekim je zemljama implementacija EDMS-a postala nacionalni zadatak. Tako je u estonskoj vladi program e-uprave pokrenut već 2002. godine, kada pristup internetu općenito u Estoniji nije prelazio 30% stanovništva. Do danas, 98% građana Estonije koristi EDI kada komunicira s vladinim agencijama. Digitalnim elektroničkim potpisom možete glasovati čak i na parlamentarnim i predsjedničkim izborima. Također možete dobiti "elektronsku rezidenciju" i, na primjer, ako ste suosnivač rusko-estonske tvrtke, možete daljinski dobiti EDS i legalno potpisati sve dokumente. Ovo nije samo pogodnost i ušteda vremena za ljude, već i značajna ušteda troškova za vladu. Prema prosječnim izračunima, ušteda od implementacija EDMS-a u više ili manje velikoj organizaciji može doseći 95-97%. Na primjer, slanje EDI dokumenta košta samo nekoliko rubalja.
Unatoč značajnom zaostajanju Rusije za zapadnim tvrtkama u ovom pitanju, godišnje stope rasta rusko tržište SED prema analitičarima čini najmanje 30%. Usvajanjem zakona o elektroničkom digitalnom potpisu stvoreno pravni temelj za široku distribuciju elektroničkog upravljanja dokumentima. Prema Forrester Researchu, 38% tvrtki s liste Fortune 500 smatra da je kupnja EDS-a ključna za poslovni uspjeh.
EDMS sustavi postoje u Rusiji već duže vrijeme, ali to su uglavnom veliki operateri, kao što je ZAO PF SKB Kontur, koji podržavaju rad federalnih struktura i velikih poduzeća i koji malim i srednjim poduzećima teško rade s. Uzimajući u obzir suvremenu stvarnost, MegaFon je razvio svoju uslugu elektroničkog upravljanja dokumentima (EDF) za formiranje, potpisivanje i razmjenu računovodstvenih i drugih dokumenata unutar tvrtke i između pravne osobe. Uz pomoć EDI-ja možete pojednostaviti rad upravljanja dokumentima u poduzeću i povećati učinkovitost odjela.
Usluga elektroničkog upravljanja dokumentima (EDF) PJSC MegaFon pokrenuta je 2015. godine za korporativne klijente u glavnim i središnjim podružnicama operatera, a svaki klijent tvrtke mogao ju je kasnije koristiti. Danas svaka pravna osoba može raditi s uslugom u oblaku, što je koristilo više od 500 organizacija. Ranije su zbog skupoće i tehničkih zahtjeva elektronički potpisi i pravno značajan protok dokumenata bili dostupni samo velikim tvrtkama. Uz pomoć EDI-ja možete generirati elektroničke akte, tovarne listove i račune u skladu sa zahtjevima i preporukama Federalne porezne službe, kao i potpisati ih EDS-om i razmjenjivati ih s drugim korisničkim tvrtkama.
Rusija ima standarde za sve potrebne operacije za korištenje EDI-ja: šifriranje, raspršivanje, Elektronički potpis.
1. Elektronički potpis i hashiranje koriste se kako bi se osigurala pravna važnost elektroničkih dokumenata korištenjem elektroničkog potpisa (ES):
- GOST R 34.10-2012: Postupci za generiranje i provjeru elektroničkog digitalnog potpisa
- GOST R 34.11-2012: Hash funkcija
Kriptografska snaga algoritma za šifriranje temelji se na problemu diskretnog logaritma u skupini točaka na eliptičkoj krivulji. U ovom trenutku ne postoji metoda za rješavanje ovog problema čak ni sa subeksponencijalnom složenošću. Važno nam je da ga država prepozna kao dovoljno kriptootpornog.
2. Enkripcija. Osiguravanje povjerljivosti i kontrole cjelovitosti informacija putem njihove enkripcije:
- GOST 28147-89: Algoritam kriptografske transformacije
Ovo je blok šifra s jednostavnom Feistelovom strukturom, s veličinom bloka od 64 bita, 256-bitnim ključem i 32 runde, razvijena još u Sovjetskom Savezu. Algoritam su opsežno istraživali vodeći stručnjaci iz područja kriptografije i svi su istraživači rekli da sve izgleda kao da može ili treba biti sigurno. Brojni su komentari na njegovu izvedbu, Nicolas Courtois je čak izvijestio o uspješnim napadima na ovaj algoritam, no CryptoPro stručnjaci su ga rehabilitirali u očima javnosti.
3. Zaštita kanala prijenosa podataka na Internetu. Za ovaj zadatak koristi se TLS - sigurnosni protokol prijenosnog sloja, u kojem se mogu koristiti gore opisani algoritmi šifriranja GOST 28147-89 i hashiranje u skladu s GOST 34.11-2012. Ova kombinacija omogućuje da ga certificiraju FSB i FSTEK, što su učinili CryptoPro, Cryptocom i VipNet u svom CIPF-u.
Aktivno razvijamo elektroničko upravljanje dokumentima samo u WEB sučelju, jer je Web zaštićen sigurnosnim certifikatima i razmjena datoteka preko ovih protokola je (relativno) sigurna. Zahtjevi za operatere za elektroničko upravljanje dokumentima su vrlo visoki i svaka tvrtka mora imati odgovarajuću licencu Savezna služba sigurnost, dajući pravo na razvoj Informacijski sustavi i pružanje usluga šifriranja podataka. Za pružanje komunikacijskih usluga i usluga prijenosa podataka izdaje se posebna dozvola. Naš osnovni operater je Kaluga Astral, koji se koristi za pružanje pravno relevantnog EDI-ja. Svi podaci pohranjuju se unutar MegaFon mreže (ne na Internetu), a na cijeloj stranici koristi se enkripcija, što jamči sigurnost Vaših osobnih podataka. Naše sigurnosne tehnologije u skladu su sa svim zahtjevima, svi podaci su sigurnosno kopirani i mi jamčimo glatki rad usluga 24/7. Maksimalna nedostupnost usluge u slučaju vrlo ozbiljnih nesreća ne prelazi 15 minuta.
EDS
Za korištenje EDI-ja potrebno je imati kvalificirani elektronički potpis i podesiti računalo za rad s njim. Elektronički potpis pravni je analog vlastoručnog potpisa, reguliran je zakonom N63-FZ i namijenjen je identifikaciji osobe koja je potpisala elektronički dokument. EDS certifikat u Rusiji možete dobiti u bilo kojem od certifikacijskih centara. Ima ih u svakom gradu. Trenutačni popis CA-ova može se pronaći na web stranici Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.
Nakon dobivanje EDS-a morate kupiti i instalirati softver, koji implementira gore opisane algoritme informacijske sigurnosti. Preporučujemo "Crypto-Pro". To su sredstva kriptografske zaštite pomoću kojih se potpisuju dokumenti na računalima.
CryptoPro je lider u distribuciji kriptografske zaštite informacija i elektroničkih potpisa u Rusiji. Glavni proizvodi tvrtke su kriptografski alati za zaštitu informacija (CIPF) CryptoPro CSP i certifikacijski centar CryptoPro CA. Zbog podrške većine mobilnih platformi i ES operatera, CIPF je ugrađen u većinu mobilnih rješenja temeljenih na iOS-u, Androidu i Windows8 koja koriste kriptografiju.
Cijene licenci možete pronaći na službenim stranicama. Instaliranje i konfiguriranje CryptoPro-a, kao i registracija vašeg EDS-a u njemu nije teško. O tome je već napisano mnogo uputa. Usput, MegaFon nastavlja modificirati svoje SIM kartice opremajući ih elektroničkim digitalnim potpisom, što će vam omogućiti brzo potpisivanje dokumenata bilo koje vrste.
Naše sučelje prihvaća sve kvalificirane certifikate, neovisno o tome koje ih tijelo za izdavanje certifikata izdaje.
Problemi korištenja EDS-a
EDS prijevara uglavnom je povezana s krađom ili fizičkim korištenjem certifikata od strane drugih. To se najčešće događa zbog neispravne pohrane tokena s certifikatom i lozinke iz njega. Također, napadači se često koriste uvođenjem virusa na računala EDI korisnika, na primjer, zamjenjuju tekst dokumenta na ekranu koji korisnik želi potpisati.
Međutim, svi ti čimbenici ovise o sigurnosti sučelja u kojem korisnik radi, te o tome pridržava li se sam korisnik elementarnih sigurnosnih mjera pri radu s EDS-om.
Rad s EDI-jem
Registracija
Za registraciju u EDO (doc.megafon.ru) potrebno je ispuniti obrazac i primiti potvrdu na adresu koju ste naveli E-mail. Ovo traje pet minuta.
Možete iskoristiti probno razdoblje i isprobati uslugu 14 dana.
Nakon instaliranja EDS-a potrebno ga je registrirati. Da biste to učinili, idite na "Dokumenti" i kliknite "Primi i pošalji" ili "Postavke" i "Upravljanje uslugama".
Odaberite svoj elektronički potpis:
I ispunite detalje svoje tvrtke:
Dodavanje korisnika i dodjela uloga
Nakon registracije EDS certifikata, dovedite sve zaposlenike organizacije u uslugu kroz izbornik "Moja tvrtka", a tamo možete dodati i već poznate druge strane koje rade u elektroničkom upravljanju dokumentima.
Postoje tri korisničke uloge u EDF-u: administrator, operater i potpisnik. Možete napraviti tako da neki zaposlenici mogu samo stvarati Potrebni dokumenti, te ih povjeriti samo na potpis i slanje protustrankama ovlaštene osobe. Na primjer, glavni računovođa ili komercijalni direktor.
Administrator popunjava i uređuje podatke Društva na Portalu, raspoređuje uloge i oblikuje pozive između zaposlenika i izvođača, upravlja certifikatima elektroničkog potpisa u društvu, te tarifama i skupom usluga.
Operater izrađuje i potpisuje obavijesti i obavijesti o primitku dokumenata.
Potpisnik potpisuje dokumente za slanje ili ih odbija. Potpisnik također može obrisati pogrešno potpisane dokumente.
Administrator može pozvati korisnika.
Ili ga pronađite među onima koji su već dodani u EDI sustav.
Izrada dokumenata
Razmotrite proces kreiranja razmjene dokumenata, radi čega zapravo dobivate EDI sustav. Postoje dvije opcije za slanje dokumenata drugoj ugovornoj strani: ili ih učitajte ili izradite sami u sučelju. Sustav će vam sam reći ako učinite nešto krivo.
Pokušajmo kreirati fakturu, tovarni list ili akt u sučelju. Iz izbornika "Preuzimanje" također možete priložiti ugovor i bilo koji drugi popratni dokument da ga pošalje drugoj ugovornoj strani.
Ako vaša druga ugovorna strana još nije u sustavu, možete je dodati iz odgovarajućeg izbornika.
Nakon pripreme dokumenta to izgleda ovako. Ako je sve ispravno, možete ga poslati putem EDI operatera. Za početak procesa potpisivanja tvrtke potrebno je aktivirati uslugu EDF posebnog operatera.
Osim toga, možete pogledati i ispisati papirnatu verziju dokumenta, kao i vidjeti njegovu cjelokupnu povijest. Korisna opcija za vođu.
Ako radite sa sustavom 1C u organizaciji, tada možete koristiti poseban modul za automatizaciju procesa obrade formaliziranih dokumenata (TORG-12, akti o izvršenom radu i računi) primljeni ili izdani u u elektroničkom obliku.
Kontakti
Izbornik Kontakti prikuplja sve vaše ugovorne strane, zaposlenike i samo kontakte osoba koje rade u EDI sustavu i s kojima razmjenjujete dokumente.
Ishod:
Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima MegaFon PJSC pokušali smo učiniti što jednostavnijim i razumljivijim za korisnike. Trebat ćete samo izvršiti početno postavljanje i početi raditi s njim. Naravno, sve vaše druge strane također se moraju povezati na EDI.
Prednosti korištenja EDO uključuju:
- odbijanje nosača papira i s time povezane uštede u vremenu i novcu na potrošni materijal i održavanje uredske opreme;
- siguran način razmjene i pohrane informacija, kao i organiziranje pristupa na više razina za bilo kojeg zaposlenika tvrtke;
- brz način pronalaska pravih podataka, što je posebno važno za organizacije koje rade s velikim količinama dokumentacije.
Što koči razvoj elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji:
- ustaljeno mišljenje o većoj pouzdanosti papirnatog dokumenta
- retroaktivno zatvaranje dokumenata
- potreba osposobljavanja osoblja za elektronički rad.
- nedostupnost drugih ugovornih strana
EDI operateri pokušavaju pogurati tvrtke nudeći praktičan alat za pronalaženje partnera koji su već spremni elektronički razmjenjivati dokumente. MegaFon ne zaostaje mnogo i nastavljamo raditi na poboljšanju usluge i pojednostavljenju sučelja. Danas je proces slanja dokumenta prilično jednostavan, ali mi tu ne stajemo i nastavljamo istraživanje, pokušavajući naš proizvod učiniti što jednostavnijim i praktičnijim.
Služba za kapital
Dana 22. rujna 2015. tvrtka MegaFon pružila je uslugu korporativnim klijentima "Upravljanje elektroničkim dokumentima" - pravno značajno upravljanje dokumentima s elektroničkim potpisom.
Za rad u sustavu "Upravljanje elektroničkim dokumentima" korporativni klijenti operatera mogu koristiti dostupni kvalificirani elektronički potpis iz bilo kojeg akreditiranog certifikacijskog centra.
Korištenjem „Electronic Document Managementa“ tvrtke mogu generirati elektroničke akte, tovarne listove i fakture, elektroničkim potpisom potpisivati dokumente kreirane u sustavu ili koje su učitali zaposlenici te razmjenjivati s drugim tvrtkama koje koriste uslugu. Sustav će omogućiti trenutni pristup izvještajnim dokumentima za komunikacijske usluge MegaFonovim korporativnim klijentima.
Prema operateru, usluga će pomoći optimizirati rad poduzeća bilo koje veličine: elektronički potpisi i upravljanje dokumentima ranije su bili dostupni samo velikim tvrtkama zbog troškova i tehničkih zahtjeva, sada svaka pravna osoba može koristiti sustav. Prijenosom sustava u oblak cijene su niže, što je otvorilo pristup sustavu s bilo kojeg računala spojenog na mrežu.
Za pohranu datoteka i brzo slanje razvijeno je sučelje s jednostavnom navigacijom i jednostavnim postavljanjem. Istodobno, nitko ne može koristiti sadržaj za preuzimanje, a sva prava na njega ostaju korisniku. Tako klijent dobiva lak pristup i pouzdanu zaštitu.
“Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezne prijave putem interneta, a danas je postao važan alat zahvaljujući kojem se uredski rad značajno ubrzao. Predložili smo novu razinu brzine i mobilnosti i uvjereni smo da će naši korisnici cijeniti ovu uslugu,” rekao je Vlad Wolfson, direktor razvoja korporativnog poslovanja MegaFona. “Uz pomoć usluge elektroničkog upravljanja dokumentima, možda najkonzervativniji proces rada tvrtke, upravljanje dokumentima, nakon mnogih korporativnih resursa odlazi u oblak.”
Od 22. rujna 2015. usluga je dostupna pravnim osobama u glavnim i središnjim poslovnicama operatera.
Teritorijalna ograničenja ukinuta
Dana 27. studenog 2015. press služba MegaFona najavila je razvoj usluge za korporativne klijente "Electronic Document Management". Sada je usluga dostupna u cijeloj Rusiji.
Usluga "Elektronička dokumentacija" je web sučelje za formiranje, potpisivanje i razmjenu knjigovodstvenih i drugih dokumenata između pravnih osoba. Mobilni radno okruženje, olakšavanje rada računovodstvenih, administrativnih službi i voditelja poduzeća.
Zadaci koje treba riješiti:
- upravljanje svim vrstama elektroničkih dokumenata (dolaznih, odlaznih, internih, organizacijskih i administrativnih (ORD), arhivskih, odobrenih od strane Federalne porezne službe Rusije i drugih) i njihovih papirnatih kopija;
- potpisivanje dokumenata elektroničkim potpisom - pravno značajnim analogom rukom pisanog;
- razmjena elektroničkih dokumenata s izvođačima;
- obrada, distribucija, pohrana i prikladna navigacija dokumenata u jedinstvenom informacijskom prostoru.
Najučinkovitija, prema operatoru, usluga će biti za:
- tvrtke koje pružaju usluge na daljinu - geografija poslovanja se širi, troškovi pošte i kurirskih usluga su isključeni.
- tvrtke s mrežom podružnica - interni protok dokumenata je optimiziran, dokumenti stižu do prave zaposlenike trenutno i izravno, tijekom isporuke, ljudski faktor je isključen. Upravitelj može potpisati hitan dokument dok je u drugoj zemlji.
- agenti, distributeri i primatelji franšize, čija dobit uvelike ovisi o pravilnom i brzom zaključenju transakcije - uz elektroničko upravljanje dokumentima tvrtka ne gubi vrijeme čekajući da dokumenti stignu do partnera. Rizik od gubitka novca zbog kašnjenja u papirologiji ili gubitka dokumenata sveden je na minimum.
- tvrtke s vanjskim računovodstvom - pojačana kontrola knjigovodstvene dokumentacije, stalan pristup arhivi. Računovođa radi na daljinu, generira i šalje dokumente na potpis u bilo kojem trenutku.
- za mala poduzeća - jednostavan i razumljiv sustav, lako je kretati se, generirati i izdavati ispravne dokumente drugim ugovornim stranama bez pomoći računovođe.
MegaFon predstavlja jedinstvenu uslugu za korporativne klijente "Electronic Document Management". Usluga omogućuje organiziranje pravno značajnog tijeka dokumenata s elektroničkim potpisom.
Elektronički potpis danas je svima priznat alat za upravljanje dokumentima javne službe, uključujući poreznu službu Ruske Federacije. Za rad u sustavu "Upravljanje elektroničkim dokumentima" korporativni klijenti operatera mogu koristiti dostupni kvalificirani elektronički potpis iz bilo kojeg akreditiranog certifikacijskog centra.
Uz pomoć „Upravljanja elektroničkim dokumentima“ tvrtke mogu generirati elektroničke akte, tovarne listove i fakture, elektroničkim potpisom potpisivati dokumente kreirane u sustavu ili koje su učitali zaposlenici te ih razmjenjivati s drugim tvrtkama korištenjem usluge. Osim toga, sustav će omogućiti trenutni pristup izvještajnim dokumentima za komunikacijske usluge MegaFonovim korporativnim klijentima.
Usluga elektroničkog upravljanja dokumentima pomoći će optimizirati rad poduzeća bilo koje veličine. Ako su ranije elektronički potpisi i protok dokumenata zbog troškova i tehničkih zahtjeva bili dostupni samo velikim tvrtkama, danas sustav može koristiti svaka pravna osoba. To je postalo moguće zahvaljujući prijenosu sustava u oblak, što je omogućilo da tarife budu što niže i fleksibilnije, te je otvorio pristup sustavu s bilo kojeg računala spojenog na mrežu. To vam omogućuje ubrzanje radnih procesa, jer voditelj može potpisati dokumente u bilo koje vrijeme s bilo kojeg mjesta na svijetu.
Za pohranjivanje datoteka i po potrebi njihovo brzo slanje iz pohrane datoteka (“oblaka”) razvijeno je vrlo prijateljsko sučelje s jednostavnom navigacijom i iznimno lakim postavljanjem. Istodobno, nitko ne može koristiti sadržaj za preuzimanje, a sva prava na njega ostaju korisniku. Time klijent dobiva jednostavan pristup i pouzdanu zaštitu.
Svaki klijent koji posjeduje elektronički potpis prije odluke može pristupiti sustavu i koristiti besplatno slanje dokumenata u roku od 14 dana. To će omogućiti ne samo upoznavanje sa svim mogućnostima sustava, već i procjenu potrebnog intenziteta njegove upotrebe, što će pomoći u odabiru odgovarajuće tarife.
“Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezne prijave putem interneta, a danas je postao važan alat zahvaljujući kojem se uredski rad značajno ubrzao. Ponudili smo novu razinu brzine i mobilnosti i uvjereni smo da će naši korisnici cijeniti ovu uslugu,” komentira Mihail Sinjugin, voditelj korporativnog poslovnog razvoja u MegaFonu u regiji Orenburg. “Uz pomoć usluge elektroničkog upravljanja dokumentima, možda najkonzervativniji proces rada tvrtke, upravljanje dokumentima, nakon mnogih korporativnih resursa odlazi u oblak.”
Još 1960-ih, organizacije u SAD-u i Europi počele su razmjenjivati elektroničke podatke. No, elektroničko upravljanje dokumentima koristilo je samo nekoliko velike tvrtke tko bi si to mogao priuštiti. Uostalom, nisu postojali jedinstveni standardi za elektroničku razmjenu dokumenata. Sve dok se krajem 1970-ih nije počelo govoriti o elektroničkim potpisima.
Elektronički potpis je informacija u elektroničkom obliku koja je priložena ili na drugi način povezana s drugim informacijama u elektroničkom obliku (potpisana informacija) i koja se koristi za identifikaciju osobe koja potpisuje informaciju.
Članak 2. Saveznog zakona "O elektroničkom potpisu"
Pojednostavljeno, to je rekvizit elektroničkog dokumenta koji omogućuje provjeru njegove vjerodostojnosti (autorstva), vjerodostojnosti i cjelovitosti.
Kriptografski algoritam za stvaranje primitivnih digitalnih potpisa razvijen je 1977. godine. A sedam godina kasnije odobren je jedinstveni paneuropski standard za razmjenu podataka EANCOM (EDI).
Devedesetih godina prošlog stoljeća u mnogim su europskim zemljama doneseni posebni zakoni o elektroničkim dokumentima te se pravno značajno upravljanje dokumentima počelo provoditi u elektroničkom obliku. U Rusiji je takav zakon usvojen 2011. godine.
Upravljanje elektroničkim dokumentima
Sve više tvrtki automatizira interne poslovne procese, implementira informacijske sustave i pohranjuje podatke u oblak. Papirnate ugovore i akte zamjenjuju elektronički dokumenti. Zakon vremena.
I ako se većina tvrtki više ili manje uspješno nosi s internom optimizacijom, onda je elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama često iskreno šepavo.
Elektronički dokumentarni promet (EDM) je pravno značajan protok dokumenata u elektroničkom obliku između pravnih i/ili fizičkih osoba.
Tipična situacija: računovođa sastavlja akt o izvršenom poslu u svom računovodstvenom sustavu, ispisuje ga i šalje kurirom drugoj ugovornoj strani. Nekoliko dana kasnije, računovođa partnerske tvrtke prima i skenira ovaj dokument, a zatim ručno vrši unos u svoj računovodstveni sustav. U tom slučaju obje strane moraju čuvati papirnate verzije akta.
Elektroničko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje i ubrzava ovaj proces.
Prednosti EDI-ja
- Nema potrebe plaćati plaću kuriru ili plaćati poštanske usluge.
- Rad s elektroničkim dokumentima je brži i praktičniji, a rizik da će se izgubiti na putu je ravan nuli.
- Nema potrebe za skladištenjem tona papira u uredu.
- Svi dokumenti udaljeni su samo jednim klikom, svakom od njih možete pristupiti gdje god postoji internetska veza.
Kako postaviti EDI
Postoje dva glavna načina razmjene elektroničkih dokumenata: izravno i putem posrednika.
U prvom slučaju tvrtke moraju međusobno sklopiti ugovor kojim će se detaljno opisati postupak i uvjeti razmjene ili svaka od ugovornih strana mora imati kvalificirani elektronički potpis. Da biste ga dobili, morate kontaktirati certifikacijski centar koji je akreditirao Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.
Međutim, čak i uz kvalificirani elektronički potpis, ne mogu se svi dokumenti poslati izravno, primjerice, e-poštom. Prema trenutno zakonodavstvo, računi se mogu slati elektroničkim putem samo u odobrenom Federalnom porezna služba XML format.
Stoga je mnogo prikladnije postaviti elektroničko upravljanje dokumentima putem posrednika. MegaFon je razvio web sučelje za generiranje, potpisivanje i razmjenu računovodstvenih i drugih dokumenata između pravnih osoba. Pomoću njega će vaš računovođa, voditelj ili tajnica moći brzo sklopiti ugovor s novim partnerom, izdati račun dobavljaču ili prihvatiti predračun od izvođača.
Istovremeno će svi dokumenti biti sistematizirani i sigurno pohranjeni na osobnom računu tvrtke.
Za korištenje EDI-ja morate imati kvalificirani elektronički potpis.
Na osobnom računu MegaFonova portala za elektroničko upravljanje dokumentima možete kreirati nove dokumente (bez potpisivanja i slanja) i učitati ih na svoje radno računalo.
Tamo također možete zatražiti izvještajne dokumente za komunikaciju: fakture, fakture i akte. Dokumenti dobiveni na ovaj način pravno su značajni i ne zahtijevaju tiskanje niti umnožavanje na papiru.
Čak se i ugovor o pružanju usluga mobilne komunikacije s MegaFonom može sklopiti na daljinu. korporativnim klijentima, koji imaju elektronički potpis, nije potrebno trošiti vrijeme na posjet uredu tvrtke. Sve se može učiniti kroz Osobni prostor. Brzo, i što je najvažnije, potpuno besplatno.
Još jedan plus MegaFonovog elektroničkog upravljanja dokumentima je to što se lako integrira s 1C. Ako radite s ovim računovodstvenim sustavom, moći ćete prenijeti dokumente na portal izravno iz 1C.
Za početak korištenja usluge "Elektronički dokumentarni promet" potrebno je:
- Registrirajte se na relevantnom portalu.
- Povežite važeći elektronički potpis sa sustavom.
- Ispunite zahtjev za pristupanje Pravilniku o sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima.
Prvih 14 dana moći ćete koristiti osnovni paket"Promocija". Omogućuje besplatno slanje do dvije tisuće formaliziranih i do tisuću neformalnih dokumenata. Dva tjedna dovoljno je da osjetite sve prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima. Nakon toga možete birati tarifni plan na temelju vaših poslovnih ciljeva.
Usluga elektroničkog upravljanja dokumentima štedi novac i vrijeme na obradi transakcija i razmjeni dokumenata. Prednosti usluge u potpunosti će cijeniti agenti, distributeri, primatelji franšize, organizacije s podružnicama, kao i tvrtke koje planiraju povećati učinkovitost razmjene dokumenata kako unutar organizacije tako iu radu s partnerima. Što su poslovni procesi brži, to više profita. Slažem se, glupo je proći pored takve odluke.
