na ugovor br"____" ___________ 2015

o pristupanju elektroničkom

tijek rada "Dijalog"
PROPISI

korištenje sustava upravljanje elektroničkim dokumentima"Dijalog"

Simferopol "____" ___________ 2015

1. Opće odredbe

   1. 
      Ovom Uredbom utvrđuje se postupak i uvjeti korištenja sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima Dialog (u daljnjem tekstu Dialog EDMS).
   2. 
      EDMS "Dialog" je informacijski sustav dizajniran da osigura potpuno funkcioniranje elektroničkog upravljanja dokumentima, uključujući upravljanje dokumentima koji sadrže servisne informacije ograničene distribucije izvršna tijela državne vlasti Republike Krim i lokalne samouprave općine u Republici Krim.
   3. 
      EDMS "Dijalog" se implementira u svrhu organizacije bespapirnog upravljanja elektroničkim dokumentima i prelaska na međuodjelski sustav elektroničkog upravljanja dokumentima koji se temelji na besplatnim programskim komponentama, za pružanje usluga u u elektroničkom obliku i stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim i lokalnih samouprava općina u Republici Krim.
   4. 
      EDMS "Dijalog" podrazumijeva pripremu dokumenata, preusmjeravanje i izricanje instrukcija, kao i kontrolu nad izvršenjem instrukcija uz mogućnost korištenja pravno značajnih Elektronički potpis na temelju Centra za certificiranje, koji funkcionira u skladu sa zahtjevima važećeg zakonodavstva.
   5. 
      EDMS "Dijalog" ispunjava zahtjeve glavnih zakonodavnih akata i regulatornih i metodoloških dokumenata u području regulacije informacijski sustavi koristi se za upravljanje elektroničkim dokumentima.
      1. 
         EDMS "Dijalog" ispunjava zahtjeve sljedećih zakonskih akata:

• 
  savezni zakon Ruska Federacija od 22. listopada 2004. N 125-FZ, "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji";
• 
  Savezni zakon br. 59-FZ od 2. svibnja 2006. "O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije" (s izmjenama i dopunama);
• 
  Savezni zakon Ruske Federacije od 29. srpnja 2004. N 98-FZ, "O poslovnim tajnama";
• 
  Savezni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. N 152-FZ "O osobnim podacima";
• 
  Savezni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. N 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija";
• 
  Savezni zakon Ruske Federacije od 6. travnja 2011. N 63-FZ "O elektroničkom potpisu"

1. 
   EDMS "Dialogue" je u skladu sa sljedećim standardima:

• 
  GOST R 51141-98. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije.
• 
  GOST R 6.30-2003 Zahtjevi za papirologiju.
• 
  GOST R ISO 15489-1-2007 Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi.
• 
  GOST R 34.10-2001. "Informacijska tehnologija. Kriptografska zaštita informacija. Postupci formiranja i provjere elektroničkog digitalnog potpisa.

1. Pojmovi i definicije

Dokument - službeni dokument koju je stvorilo državno tijelo, tijelo lokalne samouprave, pravni odn pojedinac, sastavljen na propisani način i uključen u tijek dokumenata regionalne izvršne vlasti;

Protok dokumenata- kretanje dokumenata od trenutka kada su stvoreni ili primljeni do završetka izvršenja, smještaja u spis i (ili) slanja;

MEDO- sustav međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima;

Izvorni elektronički dokument– dokument potpisan od strane ES-a, izvorno izrađen u obliku elektroničkog dokumenta i nema izvornik na papiru;

EDMS korisnik– službenik uključen u postupke prikupljanja, obrade, pohrane i distribucije elektroničkih dokumenata, i to: ministar, prvi zamjenik ministra, zamjenici ministra, voditelji odjela, stručnjaci odgovorni za rad u EDMS-u;

Registracijski broj dokumenta- digitalna ili alfanumerička oznaka dokumenta koja je dodijeljena dokumentu tijekom njegove registracije;

Registracija dokumenta- bilježenje vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, fiksiranje činjenice nastanka, slanja ili primanja;

Rezolucija- donesena odluka službeno. Sadrži podatke o zadacima (nalozima) danim izvršiteljima dokumenta, podatke o autoru, izvršitelju, kontroloru, rok, znak kontrole;

Rekviziti za dokumente- element registracije dokumenta, dajući mu pravnu snagu;

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS)- informacijski sustav koji osigurava prikupljanje dokumenata (uključivanje dokumenata u sustav), njihovu obradu, upravljanje dokumentima i pristup njima;

Elektronički dokument- službeni dokument elektroničkom obliku koje je izradilo državno tijelo, tijelo lokalne samouprave, pravna ili fizička osoba, izvršilo na propisani način i uključilo u EDMS područne izvršne vlasti;

Upravljanje elektroničkim dokumentima- tijek dokumenata, korištenjem informacijskog sustava;

Elektronička slika dokumenta– elektroničku presliku dokumenta izrađenu na papiru;

EP– elektronički potpis, atribut elektroničkog dokumenta namijenjen zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobiven kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog potpisa i koji omogućuje identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu;

Papirnati primjerak elektroničkog dokumenta– isprava dobivena ispisom elektroničkog izvornika, koja ima isti naziv kao elektronička isprava i ovjerena od osobe ovlaštene za ovjeru ovaj dokument.

1. Kvalificirani zahtjevi za osoblje koje upravlja sustavom

   1. 
      Upravljanje sustavom mora provoditi osoblje koje je prošlo posebnu obuku.
   2. 
      Korisnici EDMS-a "Dijalog" dužni su se upoznati s korisničkim priručnikom EDMS-a, posjedovati vještine za rad sa EDMS-om "Dijalog" i pridržavati se ovih Pravila.

2. Namjena EDMS sustava "Dialog"

   1. 
      Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima Dialog namijenjen je rješavanju sljedećih zadataka:

• 
  registracija dolazne, odlazne i interne korespondencije, uključujući žalbe građana, organizacija i kolektivne žalbe građana;
• 
  stvaranje elektroničkih slika ulaznih i izlaznih papirnatih dokumenata skeniranjem, unosom dokumenata zaprimljenih putem interneta, MEDO-a, iz drugih informacijskih sustava, kao i direktno kreiranje dokumenta u sustavu;
• 
  fiksiranje dokumenta u sustavu;
• 
  dovođenje dokumenta do korisnika sustava;
• 
  pregovaranje i nametanje rezolucija;
• 
  formiranje zadataka i uputa sukladno zaključcima;
• 
  zajednička priprema dokumenata;
• 
  odobravanje dokumenata pomoću ES-a;
• 
  slanje dokumenata;
• 
  formiranje zahtjeva i analitičkih izvješća o stanju tijeka rada;
• 
  pohranjivanje i evidentiranje dokumenata;
• 
  izrada papirnatih kopija dokumenta.

1. 
   Elektronički dokumenti se kreiraju, obrađuju i pohranjuju u EDMS. Elektronički dokument generiran u EDMS-u u skladu s ovim Pravilnikom ima pravnu snagu i povlači pravne posljedice predviđene za ovaj dokument.
2. 
   Elektronički dokumenti nakon izvršenja podliježu pohranjivanju u EDMS-u na razdoblja propisana zakonom za slične dokumente na papiru.
3. 
   EDMS vodi evidenciju pristiglih, kreiranih i poslanih elektroničkih dokumenata.
4. 
   Izvršene elektroničke isprave sistematiziraju se u predmete prema njihovoj nomenklaturi.
5. 
   Za pretraživanje elektroničkih dokumenata u EDMS-u koriste se sljedeći podaci o elektroničkim dokumentima (ovisno o vrsti dokumenta):

• 
  pošiljatelj;
• 
  odredište;
• 
  položaj, inicijali i prezime osobe koja je potpisala dokument;
• 
  vrsta dokumenta;
• 
  vrsta dokumenta;
• 
  datum registracije dokumenta;
• 
  registarski broj dokumenta;
• 
  datum nastanka dokumenta;
• 
  datum i broj odlaznog dokumenta;
• 
  izvršitelj.

1. 
   Sudionici EDMS-a dužni su osigurati usklađenost sa zahtjevima važećeg zakonodavstva o korištenju ES-a.
2. 
   Pri provedbi elektroničkog upravljanja dokumentima dopuštena je razmjena informacijskih poruka koje sadrže samo javno dostupne podatke. Nije dopuštena razmjena informacijskih poruka koje sadrže podatke službene ili ograničene uporabe.

1. Funkcije koje obavlja EDMS "Dialog"

   1. 
      EDMS "Dijalog" omogućuje automatizaciju sljedećih postupaka procesa upravljanja elektroničkim dokumentima:

• 
  priprema dokumenata;
• 
  prijevod dokumenata na papiru u elektronički oblik;
• 
  koordinacija i odobravanje od strane korisnika elektroničkih dokumenata;
• 
  izrada rješenja na dokumente;
• 
  koordinacija i odobravanje rješenja na dokumente od strane korisnika;
• 
  slanje elektroničkih dokumenata primateljima;
• 
  obavijest izvođača o primitku dokumenta i roku za njegovo izvršenje;
• 
  vođenje imenika organizacija, zaposlenika i organizacijskih struktura – sudionika u tijeku rada;
• 
  vođenje imenika nomenklature dokumenata;
• 
  kontrola izvršne discipline prema evidentiranim dokumentima;
• 
  vođenje statistike o izvršenju instrukcija;
• 
  autorizacija korisnika;
• 
  kontrola pristupa dokumentima;
• 
  pretraživanje po sadržaju dokumenta;
• 
  razlikovanje korisničkog pristupa funkcijama sustava.

1. 
   EDMS "Dijalog" pruža sljedeće akcije na dokumentima:

• 
  stvaranje kartice za registraciju dokumenata;
• 
  brisanje registracijske kartice dokumenta;
• 
  uređivanje registracijske kartice dokumenta;
• 
  dodavanje, brisanje, zamjena, promjena redoslijeda stranica dokumenta;
• 
  registracija (dodjeljivanje registarskog broja i datuma) dokumenta;
• 
  pregled registracijske kartice, stranica i razlučivosti dokumenta;
• 
  ispis registracijske kartice, stranica i rezolucijskog stabla dokumenta na papiru;
• 
  potpisivanje ES dokumenta;
• 
  pregled povijesti rada s dokumentom.

1. 
   Povijest rada na dokumentu odražava glavne radnje koje su korisnici izvršili s dokumentom. Zapis u povijesti rada s dokumentom sadrži sljedeće podatke:

• 
  datum i vrijeme operacije;
• 
  vrsta operacije (stvaranje, brisanje, pregled, uređivanje);
• 
  prezime, inicijali, organizacija korisnika;
• 
  IP adresa korisničke radne stanice.

1. 
   Sustav pruža sljedeće radnje na rezoluciji:

• 
  izrada rješenja određenog dokumenta;
• 
  rezolucija prikaza;
• 
  rezolucija uređivanja;
• 
  uklanjanje rezolucije;
• 
  potpisivanje rezolucije EP-a;
• 
  pregled povijesti rada s rezolucijom.

1. 
   EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na uputama za dokumente:

• 
  stvaranje pravca koji označava pošiljatelja, primatelje, bilješke;
• 
  uređivanje smjera;
• 
  pogled na smjer;
• 
  uklanjanje smjera.

1. 
   EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na oznakama izvršenja dokumenata:

• 
  izrada ocjene izvedbe s naznakom izvođača, vrste ocjene (potpuni završetak, međurezultat);
• 
  uređivanje oznake izvršenja;
• 
  pogledajte oznaku izvršenja;
• 
  brisanje oznake izvršenja.

1. 
   EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na nacrtima dokumenata:

• 
  stvaranje, pregled različitih verzija nacrta dokumenata;
• 
  izradu lista odobrenja za verziju nacrta dokumenta od strane inicijatora uz dodjelu niza ruta za paralelno i uzastopno odobrenje od strane sudionika;
• 
  odobrenje nacrta dokumenata od strane sudionika popisa za odobrenje;
• 
  dodavanje ruta odobrenja na popis odobrenja od strane njegovih sudionika;
• 
  pregled statusa lista odobrenja koji pokazuje trenutnu fazu odobrenja i trajanje faza;
• 
  vraćanje nacrta dokumenata na reviziju s primjedbama sudionika lista odobrenja;
• 
  prekid i ponovno pokretanje postupka odobravanja od strane inicijatora;
• 
  potpisivanje nacrta dokumenta EP-a.

1. 
   EDMS "Dijalog" pruža sljedeće radnje na kontrolnim karticama dokumenata:

• 
  određivanje rokova izvršiteljima uputa i dokumenata;
• 
  promjena rokova instrukcija i dokumenata;
• 
  skidanje naloga i dokumenata s kontrole;
• 
  uvid u kontrolni karton s evidencijom postavljanja rokova i skidanja s kontrole.

1. 
   Unos kontrolne kartice uključuje:

• 
  datum i vrijeme stvaranja zapisa;
• 
  vrsta operacije (postavljanje, promjena kontrolnog razdoblja ili uklanjanje iz kontrole);
• 
  napomena uz unos (ako je potrebno);
• 
  broj produljenja kontrolnog razdoblja;
• 
  prezime, inicijali, organizacija korisnika koji je izvršio operaciju;
• 
  IP adresa korisničke radne stanice.

1. 
   Korisnici dobivaju pristup funkcijama sustava u skladu s postavljenim pravima pristupa. Sustav ima sljedeće grupe prava pristupa:

• 
  korisnik (zadane dozvole);
• 
  administrator organizacije;
• 
  Administrator sustava.

1. 
   Korisnik sa zadanim dopuštenjima može izvršiti sljedeće radnje na sustavu:

• 
  pregled dokumenata naslovljenih na njega;
• 
  kreirati i uređivati ​​rezolucije i oznake izvršenja u dokumentima u kojima je korisnik autor;
• 
  brisati rješenja i oznake izvršenja koje je izradio do trenutka razmatranja ovog dokumenta od strane nižih službenika, kao i brisati svoje oznake izvršenja;
• 
  određivati, produžavati rokove i uklanjati iz kontrole izvršitelje svojih rješenja.

1. 
   Prava administratora organizacije dana su za korisnike koji se registriraju i upravljaju dokumentima u svojoj organizaciji. Korisnik s administratorskim pravima može izvršiti sljedeće radnje na sustavu:

• 
  pregled registracijskih kartica i stranica dokumenata vaše organizacije;
• 
  stvarati, uređivati ​​i brisati (prije nego počnete raditi s dokumentom) dokumente vaše organizacije;
• 
  registar dokumenata organizacije;
• 
  kreirati, uređivati ​​i brisati rezolucije organizacijskih dokumenata;
• 
  staviti na kontrolu i ukloniti iz kontrole dokumente organizacije;
• 
  generirati i pregledavati postojeća izvješća organizacije;
• 
  kreirati, uređivati ​​i brisati popise adresa za organizaciju;
• 
  kreirati i urediti organizacijsku strukturu (dijele i zaposlenike) organizacije.

1. 
   Prava administratora sustava omogućuju vam izvršavanje radnji vezanih uz konfiguraciju sustava i tehničku podršku te su namijenjena programerima sustava i zaposlenicima tehničke podrške. Korisnik s pravima administratora sustava može izvršiti sljedeće radnje:

• 
  konfigurirati korisnička prava u sustavu;
• 
  kreirati i uređivati ​​unose u imeniku organizacija i korisnika sustava;
• 
  pregled svih dokumenata u sustavu;
• 
  uređivati ​​statuse svih dokumenata u sustavu;
• 
  kreirati, uređivati ​​i brisati sve vrste dokumenata;
• 
  registrirati sve vrste dokumenata;
• 
  stvarati, uređivati ​​i brisati sve rezolucije;
• 
  pregledati faze razmatranja dokumenata za sve korisnike;
• 
  staviti na kontrolu i ukloniti iz kontrole rezolucije;
• 
  pregled i generiranje svih dostupnih statističkih izvješća;
• 
  kreirati i uređivati ​​organizacijsku strukturu;
• 
  pregled zapisa u podsustavu registracije i računovodstva.

1. Zahtjevi za implementaciju procesa upravljanja dokumentima na EDMS Dialog platformi

   1. 
      Dokumenti koji definiraju proceduru rada sa sustavom su:

• 
  ovaj propis;
• 
  korisnički priručnik za EDMS "Dialog";
• 
  upute za uredski rad izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim, tijela lokalne samouprave općina u Republici Krim;
• 
  naredbe i upute čelnika izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim, tijela lokalne samouprave općina u Republici Krim, osoba imenovanih odgovornim za organizaciju i održavanje uredskog rada.

1. 
   Proces korisničkog unosa dokumenata trebao bi uključivati ​​postupke evidentiranja, skeniranja i izrade elektroničke slike za dokumente na papiru ili popravljanja sadržaja elektroničkog dokumenta zabranom izmjene istog.
2. 
   Prilikom unosa dokumenata u EDMS "Dijalog" korisnik mora koristiti interaktivne alate za konfiguraciju i upravljanje.
3. 
   U slučaju da je uputom o uredskom poslovanju određen popis dokumenata na papiru za koje je utvrđena zabrana izrade elektroničke slike, postupak unosa treba uključivati ​​samo evidentiranje dokumenata.
4. 
   Za nacrte elektroničkih dokumenata koji su u postupku odobravanja ili potpisivanja, sadržaj elektroničkog dokumenta sustav fiksira u svakoj fazi odobrenja, potpisivanja i naknadne registracije elektroničkog dokumenta od strane korisnika.
5. 
   Dokumenti se moraju registrirati u EDMS "Dialog" fiksiranjem detalja dokumenta, koji daju potvrdu sljedećih svojstava dokumenta:

• 
  dokument je izrađen u skladu s uputama za uredsko poslovanje;
• 
  dokument je izradila ili poslala osoba koja je navedena kao njegov tvorac ili pošiljatelj;
• 
  dokument je izrađen ili poslan točno u određeno vrijeme navedenom primatelju;
• 
  dokument je potpun;
• 
  elektronički dokument (elektronička slika dokumenta) može se pronaći, izdvajati, prezentirati i interpretirati u EDMS "Dijalog", osim dokumenata na papiru za koje je uputama za uredsko poslovanje zabranjeno stvaranje elektroničke slike.

1. 
   Stvaranje i obrada dokumenata u EDMS "Dijalog" provodi se na način propisan Pravilima za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477.
2. 
   Kako bi se osigurao ispravan unos elektroničkih dokumenata u EDMS „Dijalog“ prilikom unosa elektroničkog dokumenta koji se sastoji od više sastavnih dijelova elektroničkog dokumenta – posebnih dijelova koji samostalno ili zajedno s drugim dijelovima elektroničkog dokumenta čine zaseban elektronički dokument, korisnik EDMS "Dialog" mora osigurati unos svih njegovih komponenti.
3. 
   Zaposlenici odgovorni za opis posla za faze pripreme, evidentiranja, odobravanja ili izvršenja dokumenata, dužni su se po potrebi, ali najmanje jednom svaka 3 sata, prijaviti u sustav radi izdavanja uputa, pregleda i izvršavanja pristiglih zadataka.
4. 
   Proces prijenosa (slanja) dokumenata primatelju putem SED-a „Dijalog“ provodi se isključivo prema uputama za uredsko poslovanje.

1. Sigurnost informacija

   1. 
      Glavno sredstvo informacijske sigurnosti je korištenje kriptografske zaštite informacija.
   2. 
      Osiguranje odgovarajuće razine informacijske sigurnosti EDMS-a „Dijalog“ podrazumijeva i korištenje softverskih i hardverskih te organizacijskih mjera zaštite od strane administratora EDMS-a „Dijalog“ i korisnika (sudionika) EDMS-a „Dijalog“ u granicama ovlasti. .
   3. 
      Softverski i hardverski alati za sigurnost informacija uključuju:

• 
  način identifikacije korisnika u sustavu;

• 
  Sredstva za autentifikaciju korisnika i kontrolu pristupa;
• 
  sredstva zaštite od neovlaštenog pristupa;
• 
  antivirusna zaštita;
• 
  sredstva zaštite od mrežnih napada;
• 
  sredstva za osiguranje tolerancije na pogreške i backup sustava.

1. 
   Organizacijske mjere zaštite podataka uključuju:

• 
  smještaj tehničkih sredstava za pristup EDMS-u u prostorijama s kontroliranim pristupom;
• 
  administrativno ograničenje pristupa tehničkim sredstvima EDMS;
• 
  postavljanje načina za dobivanje i korištenje autorizacijskih podataka od strane korisnika za pristup Dialog EDMS-u;
• 
  prijem na rad u EDMS posebno obučenih i osposobljenih osoba;
• 
  održavanje EDMS softvera i hardvera u dobrom stanju;
• 
  redundancija EDMS softvera i hardvera;
• 
  zaštita EDMS hardvera od štetnih vanjskih utjecaja.

1. Pravila za rad s EP

   1. 
      Dopušteno je koristiti samo alate za elektronički potpis koje je certificiralo tijelo za izdavanje certifikata ovlašteno od strane Federalne sigurnosne službe Ruske Federacije (FSB Rusije), koji omogućuju identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrđivanje nepostojanja izobličenja informacije sadržane u statističkim informacijama u elektroničkom obliku.
   2. 
      Certifikat ključa potpisa Certifikator mora unijeti u registar certifikata ključa potpisa najkasnije do datuma stupanja na snagu certifikata ključa potpisa.
   3. 
      Certifikat ključa za potpisivanje mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

• 
  vlasnik certifikata ključa potpisa (prezime, ime i patronim osobe);

• 
  ES javni ključ;
• 
  jedinstveni registarski broj certifikata ključa potpisa;
• 
  datume početka i isteka certifikata ključa potpisa koji se nalazi u registru certifikacijskog tijela (CA);
• 
  naziv i mjesto CA koji je izdao certifikat ključa potpisa;
• 
  naziv ES alata s kojima se ovaj ES javni ključ koristi;
• 
  podatke o odnosima u čijoj će provedbi elektronički dokument s elektroničkim potpisom imati pravni značaj;
• 
  područje (područja) uporabe certifikata ključa potpisa u kojem će elektronički dokument s elektroničkim potpisom imati pravni značaj;
• 
  distribucijska točka za popis opozvanih (opozvanih) certifikata ključeva potpisa izdanih od strane Tijela za izdavanje certifikata.

1. 
   Dodatni podaci o vlasniku certifikata ključa potpisa mogu se unijeti u certifikat ključa potpisa samo uz njegovu pisanu suglasnost.
2. 
   Sredstva elektroničkog (elektroničkog potpisa) potpisa osiguravaju provedbu sljedećih funkcija:

• 
  izrada elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu korištenjem privatnog ključa elektroničkog potpisa;
• 
  potvrda vjerodostojnosti elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu korištenjem javnog ključa elektroničkog potpisa (certifikat ključa potpisa);
• 
  izrada privatnog ključa i javnog ključa elektroničkog potpisa.

1. 
   Za korištenje ES-a od strane obveznika u okviru rada s Dialog EDMS nije potrebna posebna licenca.
2. 
   Sukladno čl.12 savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ “O elektroničkom digitalnom potpisu”, vlasnik certifikata ključa potpisa dužan je čuvati tajnost privatnog ključa elektroničkog potpisa (ES).
3. 
   Medij za pohranu koji sadrži privatni ključ ES-a čuva se kod vlasnika certifikata ključa potpisa (korisnika Tijela za izdavanje certifikata) i mora se čuvati pod uvjetima koji isključuju mogućnost njegove kompromitacije.
4. 
   Zabranjen je prijenos ES privatnog ključa na drugu osobu. Postupanje s nositeljem informacija koji sadrži privatni ključ ES mora se provoditi u skladu s pogonskom dokumentacijom za sredstva elektroničkog digitalnog potpisa i u skladu sa zahtjevima Certifikacijskog centra (CA). Ne mogu pisati medijima ključne informacije vanjske informacije.
5. 
   Potrebno je primijeniti organizacijske informacijske sigurnosne mjere, uključujući ograničavanje pristupa automatiziranim radnim stanicama (AWP), koje se koriste za izradu ES za elektroničke dokumente. Softver (softver) koji nije vezan za obavljanje službenih dužnosti zaposlenika koji rade na ovim radnim stanicama ne smije se instalirati na tim radnim stanicama. Odgovornost za kompromitaciju ili gubitak ES privatnog ključa snosi isključivo vlasnik certifikata ključa potpisa.
6. 
   Ugrožavanje privatnog ključa elektroničkog potpisa (ES) podrazumijeva njegov gubitak, krađu, otkrivanje, neovlašteno kopiranje, otpuštanje zaposlenika koji ima pristup privatnom ključu ES, sve druge vrste otkrivanja privatnog ključa ES. , kao i slučajevi kada je nemoguće pouzdano utvrditi što se dogodilo s nosačem koji sadrži privatni ključ ES-a. U slučaju kompromitacije i sumnje na kompromitaciju privatnog ključa ES-a korisnika Tijela za izdavanje certifikata (CA), on mora odmah prestati koristiti ovaj privatni ključ ES-a za rad s elektronički dokumenti te obavijestiti CA koji je izdao ovaj privatni ključ ES-a o činjenici kompromitacije (ili sumnji na kompromitaciju).

1. Pad i rezultati sudara

   1. 
      Među okolnostima koje mogu poslužiti kao uzrok hitnog stanja, hitnim slučajevima, uključujući tehničke kvarove, mogu uključivati ​​okolnosti koje, privremeno ili na neodređeno vrijeme, onemogućuju ili mogu onemogućiti ili značajno otežati provedbu elektroničkog upravljanja dokumentima. Takve okolnosti mogu uključivati:

• 
  požari, poplave, druge prirodne katastrofe ili katastrofe uzrokovane ljudskim djelovanjem;
• 
  nestabilnost ili nestanak struje, koji se ne mogu neutralizirati raspoloživim tehničkim sredstvima;
• 
  donošenje ili izmjena zakonskih ili drugih akata vladine agencije Ruske Federacije ili naloga tih tijela, izravno ili neizravno ometajući daljnju provedbu elektroničkog upravljanja dokumentima u obliku u kojem se provodio prije donošenja tih akata;
Slažem se s ovom Uredbom o korištenju Dialog EDMS-a za organiziranje elektroničkog upravljanja dokumentima. Prihvaćam uvjete ovog Pravilnika.


SED operater SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	Član SED-a ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Direktor ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

PayDox korporativni dokumenti i sustav upravljanja poslovnim procesima

Propisi za upravljanje elektroničkim dokumentima




Ogledni propis

upravljanje elektroničkim dokumentima

koristeći Corporate Document Management Systempaydox

Paybot LLC
Sadržaj

1. OPĆENITO 3

2. POJMOVI I DEFINICIJE 3

3. OPĆE INFORMACIJE O SUSTAVU 6

4. UNOS DOKUMENATA U SUSTAV 6

5. UPIS DOKUMENATA U EVIDENCE 6

6. PRETRAGA DOKUMENTA 6

6.1. Metode pretraživanja dokumenata 6

6.2. Pretraživanje po razdoblju, statusu dokumenta, dolazni/odlazni 6

6.3. Pretraživanje po vrijednostima iz standardnih imenika izvođača, kategorijama dokumenata, poduzećima/odjelima, vrstama aktivnosti i po vrijednostima iz korisničkih imenika 7

6.4. Liste često korištenih dokumenata 7

6.5. Brzo pretraživanje konteksta 8

6.6. Pozivanje direktorija za postavljanje parametara pretraživanja 8

6.7. Traži u komentarima i kontaktima 8

6.8. Pretraživanje cijelog teksta u dokumentima 9

6.9. Formiranje popisa potrebnih dokumenata iz e-mail obavijesti sustava 9

7. RAD S KARTICOM DOKUMENTA 9

7.1. Opće informacije 9

7.1. Radnje s karticom dokumenta 9

9. IZLAZ DOKUMENTA U MS WORD 11

11. USKLAĐIVANJE I ODOBRENJE DOKUMENATA 12

12. IZVRŠAVANJE DOKUMENATA 14

13. KONTROLA IZVRŠENJA ISPRAVA I NALOGA 15

14. ČITANJE DOKUMENATA 16

15. KONTROLA PRISTUPA DOKUMENTIMA 16

16. ODRŽAVANJE STATUSA PLAĆANJA DOKUMENTA 16

17. KORIŠTENJE IMENIKA 18

18. RASPORED 18

19. ODRŽAVANJE NOMENKLATURE PREDMETA 19

18.1. Imenik "Nomenklatura predmeta" 19

19.1. Radnje s opisima slučajeva 20

19.2. Gumbi, registracija promjena u fizičkoj lokaciji izvornog dokumenta, njegovo izdavanje i vraćanje u slučaj. 21

20. IZVJEŠĆA 21


1. OPĆE ODREDBE

Ova Uredba o elektroničkom upravljanju dokumentima (u daljnjem tekstu Uredba) namijenjena je reguliranju postupka rada s dokumentima u poduzeću koje koristi PayDox Corporate Document Management System (u daljnjem tekstu Sustav).


Uredba utvrđuje opće zahtjeve za organizaciju rada s dokumentima u poduzeću koje koristi Sustav.

Prilikom izrade Pravilnika korišteni su:

• 
  STANDARDNE UPUTE ZA RAD SA DOKUMENTIMA U SAVEZNIM ORGANIMA IZVRŠNE VLASTI(Reg. N 2508 u Ministarstvu pravosuđa Ruske Federacije od 26. prosinca 2000.)
• 
  GOST R 51141-98. UREDSKE PROIZVODNJE I ARHIVSKO POSLOVANJE. Pojmovi i definicije

2. POJMOVI I DEFINICIJE

Upravljanje elektroničkim dokumentima – implementacija tijeka dokumenata poduzeća korištenjem softvera i hardvera


Sustav – Korporacijski sustav PayDox upravljanje dokumentima.

Korisnik sustava– zaposlenik prijavljen u sustav koji ima pravo rada sa sustavom

Dokument ; dokumentirane informacije - podatak zabilježen na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućuju njegovu identifikaciju

Obrazac dokumenta - skup detalja službenog pisanog dokumenta, poredanih u određenom nizu

Kartica elektroničkog dokumenta - skup pojedinosti o dokumentu predstavljenom u elektroničkom obliku, elektroničkom analogu obrasca dokumenta.

Datoteka dokumenta - računalna datoteka s podacima o dokumentu - tekstualna i/ili grafička

Potrebno je razlikovati samu ispravu, koja se u pravilu izlaže u papirnatom obliku i ima pravnu snagu, od kartice elektroničke isprave i datoteke isprave, koja se izlaže u elektroničkom obliku, u pravilu nema pravnu snagu, ali se mogu koristiti kao pravno značajni argumenti i koristiti za podnošenje informacija o dokumentu u elektroničkom obliku.

nacrt dokumenta - rukom pisani ili strojno pisani dokument koji odražava rad autora ili urednika na njegovom tekstu

Izvorni (službeni) dokument – prvi ili jedan primjerak službene isprave

Duplicirani dokument - duplikat izvornog dokumenta koji ima pravnu snagu

Kopija dokumenta – isprava koja u cijelosti reproducira podatke izvorne isprave i sva njezina vanjska obilježja ili njihov dio, a koja nema pravnu snagu

Ovjerena kopija dokumenta - presliku dokumenta, na koji su, u skladu s utvrđenim postupkom, dodani potrebni podaci koji mu daju pravnu snagu

Rekviziti za dokumente - obvezni element formalizacije službenog dokumenta

Neaktivan dokument - karticu elektroničkog dokumenta s oznakom "Neaktivan", što znači da je ovaj dokument u fazi inicijalnog formiranja i ne zahtijeva rad drugih izvršitelja, osim Izrađivača dokumenta. Elektronički analog nacrta dokumenta.

Administrator sustava - korisnik odgovoran za administriranje Sustava, podešavanje parametara Sustava i imenika Sustava, dodavanje korisnika u Sustav i dodjelu prava korisnicima.

Za dokument odgovoran Izvođač - korisnik odgovoran za izvršenje ovog dokumenta.

Kreator dokumenata - korisnik koji izrađuje karticu elektroničkog dokumenta.

Ovaj atribut se kreira automatski i prisutan je za sve kategorije dokumenata.

Odobravač dokumenata - korisnik koji sudjeluje u postupku odobravanja Dokumenta.

Ovaj je atribut prilagodljiv i možda neće biti prisutan za neke kategorije dokumenata

Odobravač dokumenata - korisnik koji odobrava Dokument.

Ovaj je atribut prilagodljiv i možda neće biti prisutan za neke kategorije dokumenata

Kontrolor dokumenata - korisnik koji kontrolira izvršenje Dokumenta.

Ovaj je atribut prilagodljiv i možda neće biti prisutan za neke kategorije dokumenata
Kategorija (vrsta) dokumenta - dokumenti koji se kombiniraju jednako za sve tiskani obrazac i popis detalja, na primjer, ulazne fakture, fakture itd.

Popis kategorija dokumenata je prilagodljiv i sastavlja se u skladu s potrebama poduzeća

Zadatak (nalog, zadatak) – kategoriju dokumenta za koju zaposlenici trebaju obaviti određene radnje.
Koordinacija - postupak serijski-paralelnog grupnog rada korisnika na dokumentu, tijekom kojeg se korisnici slažu (indosiraju) s dokumentom ili odbijaju odobriti dokument.
Izjava – postupak formalnog odobrenja dokumenta od strane korisnika s takvim ovlastima
Dnevnici registracije dokumenata – elektronički obrasci, analogni papirnati časopisi registracija dokumenata, namijenjena provedbi činjenice registracije primitka dokumenta.

Broj dnevnika registracije dokumenata, popis i redoslijed njihovih detalja konfiguriran je u skladu s pravilima za registraciju dokumenata koje su usvojila poduzeća
Registarski indeks dokumenta; registarski broj dokumenta - Numerička ili alfanumerička oznaka dodijeljena dokumentu tijekom njegove registracije
Zahtjev tehnologije elektroničkog upravljanja dokumentima je potreba da se osigura jedinstvenost indeksa dokumenta. Jedinstvenost indeksa dokumenata znači njegovu jedinstvenost u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima. Kako bi se osigurala jedinstvenost indeksa dokumenata u poduzeću, potrebno je usvojiti odgovarajući sustav indeksiranja dokumenata koji jamči jedinstvenost indeksa dokumenata čak i uz decentralizirani (distribuirani) sustav registracije dokumenata u odjelima poduzeća.

Moguća varijanta takvog sustava može biti korištenje šifre potpodjele, šifre kategorije dokumenta i točke u indeksu dokumenta, tj. korištenjem formata indeksa dokumenta u obliku XXZZYYMMDD/NN, gdje

XX - šifra odjela, na primjer OK - kadrovska služba,

YY - godina, na primjer, 04,

MM - mjesec, na primjer, 09,

DD - dan, na primjer, 25,

NN - serijski broj dokumenta za dan, na primjer 12,

oni. indeks dokumenta u ovaj slučaj izgledat će ovako: OKSCh040925/12

Takav sustav indeksiranja dokumenata omogućuje jedinstveno određivanje vrste, mjesta i vremena nastanka po broju dokumenta.


Kontrola izvršenja dokumenata - skup radnji koje osiguravaju pravodobno izvršenje dokumenata
Rok za dokument - razdoblje utvrđeno regulatornim pravnim aktom, organizacijskim i administrativnim dokumentom ili rezolucijom
Posao - skup dokumenata ili dokument koji se odnosi na jednu problematiku ili područje djelatnosti, smješten u poseban omot
Nomenklatura predmeta - sistematizirani popis naziva predmeta koji se vode u organizaciji, s naznakom uvjeta njihovog čuvanja, sastavljen na propisani način
Pravna snaga dokumenta - svojstvo službenog dokumenta, koje mu priopćava važeće zakonodavstvo, nadležnost tijela koje ga je izdalo i utvrđeni postupak registracije.
Svi pojmovi i definicije u ovoj uredbi koriste se u skladu s tehnologijom upravljanja elektroničkim dokumentimapaydox .

3. SUSTAV OPĆENITO

Corporate Document Management System PayDox je dizajniran za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima poduzeća. Sustav uključuje sve mogućnosti za organiziranje jedinstvenog upravljanja elektroničkim dokumentima poduzeća, a također ima sredstva za upravljanje platnim dokumentima i sredstva za organiziranje grupnog rada za korisnike. Administratori sustava i napredni korisnici mogu samostalno kreirati nove vrste dokumenata i izvješća

4. UNOS DOKUMENATA U SUSTAV

Dokumenti se unose u Sustav kako su primljeni ili kreirani.

Za dolazne dokumente, sustav može imati karticu s elektroničkim dokumentima i jednu ili više datoteka skeniranih slika dokumenata može se priložiti kartici.

Za odlazne i interne dokumente, osim toga, na karticu se može priložiti jedna ili više datoteka dokumenata u formatu MS Word/MS Excel.

U procesu rada s dokumentom u kartici dokumenta mogu se kreirati različite vrste komentara (pitanja, rasprave o tijeku rada na dokumentu, rješenja, informacije o kontaktima i događajima), kao i informacije o odobrenju, odobrenje i izvršenje dokumenta.

MINISTARSTVO POLJOPRIVREDE RUSKE FEDERACIJE


NARUDŽBA


O odobrenju Pravilnika o korištenju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji uredskog rada u Ministarstvu poljoprivrede Rusije


Kako bi se osigurao pravovremeni prolaz i izvršenje dokumenata u Ministarstvu poljoprivrede Rusije pomoću Sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Naručujem:


1. Odobriti priloženi Pravilnik za korištenje Sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji uredskog rada u Ministarstvu poljoprivrede Rusije.


2. Nametnuti kontrolu nad izvršenjem ove naredbe zamjeniku ministra Semenovu P.V.



Ministar
N.V. Fedorov


Primjena. Pravila za korištenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji uredskog rada u Ministarstvu poljoprivrede Rusije

1. Opće odredbe

1.1. Ova Uredba utvrđuje postupak korištenja Sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) pri organiziranju uredskog rada u Ministarstvu poljoprivrede Rusije (u daljnjem tekstu: Ministarstvo).


1.2. Ova se Uredba ne odnosi na organizaciju rada s dokumentima koji sadrže podatke koji su klasificirani kao državna tajna.


1.3. Za potrebe ove Uredbe koriste se sljedeći pojmovi i definicije:

administrator SEDO-a - zaposlenik ministarstva nadležnog za rad SEDO-a;

korisnici - zaposlenici Ministarstva koji imaju pristup EDMS-u, uključujući one koji registriraju dokumente (upisnici), izrađuju i odobravaju rješenja te izvršavaju upute (izvršitelji);

matičari - korisnici EDMS-a koji registriraju ulazne, izlazne i (ili) interne dokumente (djelatnici Odjela za državnu upravu i korespondenciju, Odjela za kontrolu provjere izvršenja i Arhiva Odjela za upravu i organizacijski rad(u daljnjem tekstu Depupravdelami), te zaposlenici odgovorni za vođenje evidencije u odjelima);

registracijska kartica dokumenta - skup obveznih informacija o dokumentu prikazanom u obliku jednog računovodstvenog objekta koji se koristi u svrhu računovodstva i traženja dokumenta u EDMS-u;

rješenje - administrativni podaci o uputama za dokument (obuhvaća podatke o autoru, datumu izricanja rješenja, izvođaču, sadržaju uputa, rokovima izvršenja, kontroli);

priložena datoteka - tekstualna ili grafička datoteka dolaznog, odlaznog ili internog dokumenta priložena registracijskoj kartici dokumenta;

registracija dokumenta - dodjela matičara dokumentu trajnog matičnog broja uz upis podataka o dokumentu u registarsku karticu.


1.4. Za provođenje poslova utvrđenih ovim Pravilnikom od strane djelatnika Ministarstva izrađuje se i održava odgovarajuća postavka radnih mjesta korisnika SEDO-a.


1.5. Zaposlenici Ministarstva (korisnici EDMS-a) dužni su se upoznati s korisničkim priručnikom EDMS-a (koji se nalazi u EDMS-u i na informacijskom korporativnom portalu (intranet portalu) Ministarstva), posjedovati vještine rada sa EDMS-om i pridržavati se ovih Propisi.


1.6. Organizaciju uredskog poslovanja u Ministarstvu korištenjem SEDO-a provodi Uprava pravosuđa.



2. Prihvat i registracija ulazne dokumentacije u EDMS

2.1. Zaprimanje i registraciju ulaznih dokumenata u Ministarstvu (u elektroničkom obliku, uključujući one zaprimljene putem međuresornog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i na papiru) provodi Odjel za državnu upravu i opću korespondenciju Odjela za državne poslove (u daljnjem tekstu: kao Odjel za državnu i opću korespondenciju) koristeći EDMS (radnim danima, hitno - unutar sat vremena). Registraciju dolaznih dokumenata primljenih u odjelima na papiru, faksom ili kurirom, provode zaposlenici odgovorni za vođenje evidencije u odjelima pomoću EDMS-a (tijekom radnog dana, hitno - u roku od sat vremena).


2.2. Tijekom registracije dolazni dokument obavljaju se: izrada registracijske kartice u EDMS-u uz automatsku dodjelu evidencionog broja dokumentu, unos podataka o dokumentu u evidencionu karticu, skeniranje dokumenta (ako je dokument zaprimljen u Ministarstvu na papiru) iz karticu dokumenta i prilaganje elektroničke slike (datoteke) dokumenta registracijskoj kartici u EDMS (ako je dokument zaprimljen u elektroničkom obliku). Ukoliko dokument sadrži podatke o prethodno danim uputama (prethodno poslanim dokumentima), uspostavlja se veza s evidencijskim karticama relevantnih dokumenata. Prilikom registracije dokumenta "Za službenu uporabu" upisuje se odgovarajuća bilješka u polje "lešinar", naveden je broj kopije.


2.3. Elektroničke slike (datoteke) sljedećih dokumenata nisu skenirane i priložene registracijskim karticama EDMS-a:

s naznakom »Za službenu uporabu«;

koji sadrži osobne podatke;

ovjereni, kao i uvezani dokumenti, ovjereni potpisom službene osobe i pečatom organizacije;

obimni prilozi dokumentima (brošure, knjige, prospekti i dr.).


2.4. Odjel za vladu i opću korespondenciju, registrirani dokumenti u elektroničkom obliku i, ako su dostupni, na papiru, prenose se na:

u ime ministra - pomoćniku ministra na izvješće ministru, Ministarstvu, u ime ministra i zamjenika ministra - odjelu za osiguranje poslova rukovodstva Ministarstva odjela pravosuđa (u daljnjem tekstu - odjel za osiguranje poslova rukovodstva Ministarstva) te neposredno na odjele.


2.5. Žalbe građana prenose se iz Odjela za upravu i opće dopise i odjela u Odjel za kontrolu, provjeru ovrhe i arhivu Odjela za pravosuđe radi evidentiranja u SEDO i organiziranja ovrhe.



3. Redoslijed razmatranja dolaznih dokumenata u Odjelu za državnu i opću korespondenciju i Odjelu za osiguranje aktivnosti rukovodstva Ministarstva

3.1. Zaposlenici Odjela za državnu upravu i opću korespondenciju pripremaju nacrte rješenja ministra u SEDO za ulazne zavedene dokumente upućene ministru u skladu s Popisom dokumenata koji se dostavljaju ministru (Dodatak ovog Pravilnika). Dokumenti za izvješće ministru predaju se pomoćniku ministra. Dokumente koji nisu u isključivoj nadležnosti ministra raspoređuju djelatnici Odjela za Vladu i opću korespondenciju između zamjenika ministra sukladno raspodjeli poslova.


3.2. Zaposlenici odjela za osiguranje aktivnosti rukovodstva Ministarstva pripremaju nacrte rješenja zamjenika ministra za dolazne registrirane dokumente upućene Ministarstvu, upućene ministru i zamjenicima ministra u skladu s raspodjelom odgovornosti između njih na odjele. Za akte o pitanjima privremeno odsutnog zamjenika ministra pripremaju se nacrti rješenja koje potpisuje zamjenik ministra u skladu sa shemom privremenog obavljanja poslova zamjenika ministra.


3.3. Dokumenti su predmet razmatranja od strane zaposlenika Odjela za državnu i opću korespondenciju i prijenosa zaposlenicima Odjela za osiguranje aktivnosti rukovodstva Ministarstva, kao i odjelima u elektroničkom obliku i, ako je dostupno, na papiru tijekom radnog dana, hitno - unutar sat vremena.


3.4. Zaposlenici Odjela za državnu upravu i opće dopisivanje i Odjela za potporu poslova Uprave Ministarstva, koji su odgovorni za pripremu nacrta rješenja ministra i zamjenika ministra, imaju sljedeće glavne odgovornosti:

praćenje dokumenata zaprimljenih u elektroničkim mapama ministra, zamjenika ministra u SEDO (tijekom radnog dana), te pravodobno zaprimanje dokumenata na papiru, ako su dostupni, iz Odjela za Vladu i opću korespondenciju;

pravodobno razmatranje dokumenata (tijekom radnog dana, hitno - u roku od sat vremena) i izrada u SEDO prijedloga rješenja ministra, zamjenika ministra u skladu s raspodjelom poslova između zamjenika ministra, ovlastima odjela Ministarstvo, ovlasti savezne službe i savezne agencije podređene Ministarstvu;

postavljanje u SEDO uputa za "kontrolu u Ministarstvu" prema popisu utvrđenom Pravilnikom o organizaciji rada za kontrolu izvršenja uputa i razmatranje žalbi građana u Ministarstvu poljoprivrede Rusije;

odobrenje rezolucija u SEDO-u nakon njihovog potpisivanja i prijenos dokumenata primljenih na papiru vladi i odjelu za opću korespondenciju radi prosljeđivanja na izvršenje odjelima i podređenima Ministarstvu savezne službe i savezne agencije.


3.5. Voditelj Odjela za državnu upravu i opću korespondenciju ima sljedeće odgovornosti:

raditi na pravovremenom razmatranju dokumenata i izradi prijedloga rješenja ministra u SEDO-u;

pravovremeno dostavljanje dokumenata s nacrtima rješenja na razmatranje i potpisivanje ministru.


3.6. Djelatnicima odjela za osiguranje poslova rukovodstva Ministarstva utvrđuju se sljedeći poslovi:

raditi na pravovremenom razmatranju dokumenata i izradi prijedloga rješenja zamjenika ministra u SEDO-u;

pravovremeno dostavljanje dokumenata s nacrtima rješenja na razmatranje i potpisivanje zamjenicima ministara.


3.7. U slučaju pitanja koja nisu uređena propisima Ministarstva u vezi s određivanjem glavnih izvršitelja i suizvršitelja na ulaznim dokumentima, djelatnici Odjela za osiguranje poslova rukovodstva Ministarstva dužni su poduzeti sve mjere za njihovo rješavanje. te odmah izvijestiti zamjenika ministra. O nesuglasicama između zamjenika ministra po pitanju određivanja glavnih izvršitelja i suizvršitelja izvješćuje se ministar.


3.8. U posebnim slučajevima, akti u ime ministra, zamjenika ministra mogu se poslati na izvršenje rješenjem koje potpisuje službena osoba za to ovlaštena.


3.9. Odluku mora odobriti SEDO. Nakon odobrenja rješenja u SEDO-u, naputak se automatski prenosi u elektroničke mape odjela navedenih u rješenju od strane izvršitelja.


3.10. Nalog se priopćava izvršiteljima (odjelima) prenošenjem u odgovarajuću elektroničku mapu i prijenosom kopije na papiru (ako postoji).



4. Redoslijed razmatranja dokumenata u odjelima

4.1. Djelatnici odjela odgovorni za uredski rad u odjelu:

pratiti dokumente zaprimljene u elektroničkim mapama odjela u SEDO (tijekom radnog dana), te pravodobno zaprimati od odjela državne i opće korespondencije papirnate dokumente (ako ih ima) koji se izravno prosljeđuju odjelu, kao i dokumente s uputama za izvršenje (rješenja);

pravodobno razmotriti dokumente (unutar radnog dana, hitno - u roku od sat vremena) i izraditi nacrte rješenja za ravnatelja odjela, zamjenika ravnatelja odjela u SEDO;

provesti postavljanje uputa za "kontrolu u odjelima Ministarstva" u SEDO-u u skladu s Pravilnikom o organizaciji rada za kontrolu izvršenja uputa i razmotriti žalbe građana u Ministarstvu poljoprivrede Rusije;

odobrava rješenja u SEDO nakon što ih potpišu ravnatelj odjela, zamjenik ravnatelja odjela;

osigurati dostavu dokumenata u papirnatom obliku (ako ih ima) odgovornim izvršiteljima (zamjenicima ravnatelja odjela, voditeljima odjela, zamjenicima načelnika odjela, drugim zaposlenicima);

unijeti u registarske kartice dokumenata podatke o otpisu izvršenih dokumenata u predmetu.


4.2. Dokument s odobrenim rješenjem u elektroničkom obliku smatra se isporučenim korisniku EDMS-a od trenutka kada je zaprimljen u odgovarajuću mapu EDMS-a ili je takav dokument s rješenjem zaprimljen na papiru (ako postoji).


4.3. Prava pristupa EDMS-u za izradu i odobravanje rješenja u odjelima imaju:

ravnatelji odjela i njihovi zamjenici;

voditelji odjela i njihovi zamjenici;

ostali korisnici EDMS-a, na temelju naloga ravnatelja odjela;

zaposlenici odgovorni za uredski rad u odjelima.


4.4. Poslovi izvođača za rad u SEDO su: praćenje i pregled dokumenata (naloga) zaprimljenih u elektroničku mapu izvođača;

izrada registracijske kartice pripremljenog izlaznog ili internog dokumenta;

popunjavanje polja registracijske kartice dokumenta;

uspostavljanje povezanosti evidencione kartice pripremljenog dokumenta s drugim evidencijskim karticama;

dodavanje pripremljene datoteke dokumenata (osim dokumenata navedenih u stavku 2.3. ovog Pravilnika);

popunjavanje polja "Izvješće o izvršenju" primljenog dokumenta i po potrebi polja kartice "dnevnik" registracijske kartice pripremljenog dokumenta.


4.5. Izvršitelj je dužan osigurati da datoteka dokumenta priložena registracijskoj kartici u EDMS-u odgovara izvorniku.



5. Postupak donošenja internih akata u SEDO

5.1. Interne akte koje izrađuju suizvršitelji (odjeli) službenik odjela odgovoran za uredske poslove u odjelu šalje glavnom izvršitelju (odsjeku) nakon evidentiranja u SEDO.


5.2. Registracija i ovjera internih dokumenata u EDMS može se provesti korištenjem elektroničkog potpisa (ES), koji se prepoznaje kao ekvivalent vlastoručnom potpisu u papirnatom dokumentu. Korištenje ES-a u EDMS-u moguće je nakon instalacije i konfiguracije potrebnog softvera na radnom mjestu korisnika. Postupak korištenja ES u EDMS utvrđuje se posebnim propisom.



6. Registracija izlaznih dokumenata u EDMS

6.1. Zaposlenici Odjela za državnu i opću korespondenciju i Odjela za osiguranje aktivnosti rukovodstva Ministarstva, prilikom prihvaćanja na potpis ili odobrenja nacrta izlaznih dokumenata, provjeravaju ispravnost njihovog izvršenja, usklađenost s Uredbama Ministarstva, odobrenim naredbom od 5. listopada 2011. N 351, Uputama za uredski rad u Ministarstvu, odobrenim naredbom od 23. ožujka 2007. N 175 i drugim normativnim pravnim aktima Ministarstva. Ukoliko postoje primjedbe, nacrti dokumenata se vraćaju izvođačima na doradu.


6.2. Ako postoje nesuglasice s odjelima suizvršiteljima, kao i sa saveznom službom i federalnom agencijom podređenom Ministarstvu o pitanjima iz njihove nadležnosti, zamjenik ministra ili ravnatelj službe odgovorne za pripremu materijala, u dogovoru s nadzornim Zamjenik ministra izvješćuje ministra o suštini nesporazuma, kao io rezultatima provedenih postupaka mirenja u obliku dopisa i postupa u skladu s uputama ministra.


6.3. Prilikom dostavljanja pripremljenih nacrta izlaznih dokumenata na potpis ministru, zamjenicima ministra, izvršitelju i djelatnicima Odsjeka za osiguranje poslova rukovodstva Ministarstva koji primaju dokumente, popunjava se polje "dnevnik" u evidencijskoj kartici dokumenta. u.


6.4. Odlazni dokument potpisan od strane ministra, zamjenika ministra ovjeravaju djelatnici Odjela za Vladu i opće korespondencije, Odjela za potporu poslova Uprave Ministarstva (drugi propisno ovlašteni djelatnik), nakon čega ga dostavlja izvršitelja za upis i slanje Odjelu za državnu i opću korespondenciju. Po primitku potpisanog odlaznog dokumenta, zaposlenici vlade i odjela za opću korespondenciju provjeravaju prisutnost viza za odobrenje na dokumentu, ispunjavaju polja privremene registracijske kartice u EDMS-u od strane izvođača, registriraju dokument u EDMS-u s datoteku u privitku, ili pogrešno izrađeni dokument vratiti izvođaču.


6.5. Odlazne dokumente potpisane od strane direktora odjela registriraju u EDMS-u zaposlenici odgovorni za vođenje evidencije u odjelima prije nego što se pošalju odjelu za državnu i opću korespondenciju.



7. Računovodstvo za broj dokumenata registriranih u EDMS

7.1. Ministarstvo vodi evidenciju o broju ulaznih, izlaznih i internih dokumenata za određeno vremensko razdoblje (godina, mjesec) prema njihovim registracijskim karticama na obrascu koji je odobrio ravnatelj Depupravdelije.


7.2. Informaciju o obimu tijeka dokumenata Ministarstvo pravosuđa dostavlja čelništvu Ministarstva.



8. Odgovornosti EDMS administratora

Dužnosti administratora SEDO-a uključuju koordinaciju i nadzor nad održavanjem programsko-hardverskog kompleksa SEDO-a, kao i osiguranje obavljanja sljedećih funkcija:

telefonskim savjetovanjem korisnika o radu u EDMS-u, e-pošta, kao i individualno na radnom mjestu;

osposobljavanje korisnika za rad u EDMS-u prilikom prijave na posao, kao i prilikom promjene funkcionalnost sustavi;

daljinsko konfiguriranje putem administratorske konzole softvera klijentske radne stanice, uključujući stvaranje, modificiranje, preimenovanje korisničkih mapa, kao i postavljanje izvješća za primanje statističkih podataka iz EDMS-a;

ažuriranje imenika djelatnika Ministarstva sukladno naredbama o kadrovima;

popunjavanje imenika organizacija i brisanje duplih unosa;

unošenje nomenklature predmeta ustrojstvenih odjela Ministarstva u SEDO;

održavanje imenika sustava SEDO;

praćenje rada korisnika u EDMS-u i donošenje rezultata praćenja rukovodstvu strukturnih odjela;

kontrola ispravnosti unosa podataka u EDMS.



9. Odgovornost za nepridržavanje zahtjeva iz ove Uredbe

Djelatnici Ministarstva (korisnici SEDO) su disciplinska odgovornost zbog povrede odredaba ovog Pravilnika.



Primjena. Popis dokumenata koji se dostavljaju ministru

	Vrsta dokumenta	Status umjetnika
	Naredbe predsjednika Ruske Federacije	Pročelnik, suizvršitelj
	Dekreti predsjednika Ruske Federacije koji sadrže upute Ministarstvu	Pročelnik, suizvršitelj
	Nalozi predsjednika Vlade Ruske Federacije	Pročelnik, suizvršitelj
	Naredbe prvih zamjenika i potpredsjednika Vlade Ruske Federacije	Pročelnik, suizvršitelj
	Zapisnici sa sastanaka povjerenstava Vlade Ruske Federacije, u kojima je ministar član povjerenstva*
	Podnesci vodstva Glavnog tužiteljstva Ruske Federacije*
	Akti predsjednika i revizora Računska komora Ruska Federacija*
	Žalbe ministara stranih država nadležnih za Poljoprivreda i (ili) vanjske trgovine*
	Druge vrste dokumenata po pisanom nalogu ministra

_______________
* Dokumente razmatraju zamjenici ministra sukladno raspodjeli nadležnosti.



Elektronski tekst dokumenta
pripremio CJSC "Kodeks" i provjerio prema:
službena stranica Ministarstva poljoprivrede Rusije
www.mcx.ru (skener-kopija)
od 16.01.2013


DODATAK №1

Ugovoru br. od "____" ___________ 2015

o pristupanju elektroničkom

tijek rada "Dijalog"

PROPISI

korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima "Dialog"

Simferopol "____" ___________ 2015

1. Opće odredbe

1.1. Ovom Uredbom utvrđuje se postupak i uvjeti korištenja sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima Dialog (u daljnjem tekstu Dialog EDMS).

1.2. EDMS "Dijalog" je informacijski sustav osmišljen kako bi osigurao potpuno funkcioniranje elektroničkog upravljanja dokumentima, uključujući upravljanje dokumentima koji sadrže servisne informacije ograničene distribucije od strane izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim i lokalnih samouprava općina u Republici od Krima.

1.3. EDMS "Dijalog" se implementira radi organiziranja bespapirnog elektroničkog upravljanja dokumentima i prelaska na međuresorni sustav elektroničkog upravljanja dokumentima temeljen na besplatnim programskim komponentama, pružanja usluga u elektroničkom obliku i stvaranja jedinstvenog informacijskog prostora za izvršna tijela državne vlasti Republike. Krima i tijela lokalne samouprave općina u Republici Krim.

1.4. EDMS "Dijalog" podrazumijeva pripremu dokumenata, preusmjeravanje i izricanje instrukcija, kao i kontrolu izvršenja instrukcija uz mogućnost korištenja pravno značajnog elektroničkog potpisa na temelju Certifikacijskog centra koji posluje u skladu sa zahtjevima trenutno zakonodavstvo.

1.5. EDMS "Dijalog" ispunjava zahtjeve glavnih zakonodavnih akata i regulatornih i metodoloških dokumenata u području regulacije informacijskih sustava koji se koriste za osiguranje elektroničkog upravljanja dokumentima.

1.5.1. EDMS "Dijalog" ispunjava zahtjeve sljedećih zakonskih akata:

Savezni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. N 152-FZ "O osobnim podacima";

Savezni zakon Ruske Federacije od 01.01.01 N 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija";

Savezni zakon Ruske Federacije od 6. travnja 2011. N 63-FZ "O elektroničkom potpisu"

1.5.2. EDMS "Dialogue" je u skladu sa sljedećim standardima:

GOST R 51141-98. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije.

GOST R 6.30-2003 Zahtjevi za papirologiju.

GOST R ISO 15489-1-2007 Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi.

GOST R 34.10-2001. "Informacijska tehnologija. Kriptografska zaštita informacija. Postupci formiranja i provjere elektroničkog digitalnog potpisa.

2. Pojmovi i definicije

uredski posao- poslovi koji osiguravaju izradu službenih dokumenata i organizaciju rada s njima u saveznim i regionalnim tijelima izvršne vlasti;

Dokument- službena isprava državnog tijela, tijela lokalne samouprave, pravne ili fizičke osobe, sastavljena na propisani način i uključena u dokumentarni promet područne izvršne vlasti;

Protok dokumenata- kretanje dokumenata od trenutka kada su stvoreni ili primljeni do završetka izvršenja, smještaja u spis i (ili) slanja;

MEDO- sustav međuresornog upravljanja elektroničkim dokumentima;

Izvorni elektronički dokument– dokument potpisan od strane ES-a, izvorno izrađen u obliku elektroničkog dokumenta i nema izvornik na papiru;

EDMS korisnik– službenik uključen u postupke prikupljanja, obrade, pohrane i distribucije elektroničkih dokumenata, i to: ministar, prvi zamjenik ministra, zamjenici ministra, voditelji odjela, stručnjaci odgovorni za rad u EDMS-u;

Registracijski broj dokumenta- digitalna ili alfanumerička oznaka dokumenta koja je dodijeljena dokumentu tijekom njegove registracije;

Registracija dokumenta- bilježenje vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, fiksiranje činjenice nastanka, slanja ili primanja;

Rezolucija- rješenje službene osobe. Sadrži podatke o zadacima (nalozima) danim izvršiteljima dokumenta, podatke o autoru, izvršitelju, kontroloru, rok, znak kontrole;

Rekviziti za dokumente- element registracije dokumenta, dajući mu pravnu snagu;

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS)- informacijski sustav koji osigurava prikupljanje dokumenata (uključivanje dokumenata u sustav), njihovu obradu, upravljanje dokumentima i pristup njima;

Elektronički dokument– službeni dokument u elektroničkom obliku koji je izradilo državno tijelo, tijelo lokalne samouprave, pravna ili fizička osoba, sastavljen na propisani način i uključen u EDMS područne izvršne vlasti;

Upravljanje elektroničkim dokumentima- tijek dokumenata, korištenjem informacijskog sustava;

Elektronička slika dokumenta– elektroničku presliku dokumenta izrađenu na papiru;

EP– elektronički potpis, atribut elektroničkog dokumenta namijenjen zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobiven kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog potpisa i koji omogućuje identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu;

Papirnati primjerak elektroničkog dokumenta– isprava dobivena ispisom elektroničkog izvornika, koja ima isti naziv kao elektronička isprava i ovjerena od osobe ovlaštene za ovjeru te isprave.

3. Kvalificirani zahtjevi za osoblje koje upravlja sustavom

3.1. Upravljanje sustavom mora provoditi osoblje koje je prošlo posebnu obuku.

3.2. Korisnici EDMS-a "Dijalog" dužni su se upoznati s korisničkim priručnikom EDMS-a, posjedovati vještine za rad sa EDMS-om "Dijalog" i pridržavati se ovih Pravila.

4. Namjena EDMS sustava "Dialog"

4.1. Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima Dialog namijenjen je rješavanju sljedećih zadataka:

Registracija dolazne, odlazne i interne korespondencije, uključujući žalbe građana, organizacija i kolektivne žalbe građana;

Izrada elektroničkih slika ulaznih i izlaznih papirnatih dokumenata skeniranjem, unosom dokumenata zaprimljenih putem interneta, MEDO-a, iz drugih informacijskih sustava, kao i direktno kreiranje dokumenta u sustavu;

Popravljanje dokumenta u sustavu;

Donošenje dokumenta korisniku sustava;

Koordinacija i nametanje rješenja;

Formiranje zadataka i uputa sukladno zaključcima;

Zajednička priprema dokumenata;

Radno mjesto, inicijali i prezime osobe koja je potpisala dokument;

Vrsta dokumenta;

vrsta dokumenta;

Datum registracije dokumenta;

Registarski broj dokumenta;

Datum kreiranja dokumenta;

Datum i broj odlaznog dokumenta;

Izvršitelj.

4.7. Sudionici EDMS-a dužni su osigurati usklađenost sa zahtjevima važećeg zakonodavstva o korištenju ES-a.

4.8. Pri provedbi elektroničkog upravljanja dokumentima dopuštena je razmjena informacijskih poruka koje sadrže samo javno dostupne podatke. Nije dopuštena razmjena informacijskih poruka koje sadrže podatke službene ili ograničene uporabe.

5. Obavljene funkcijeEDMS "Dijalog"

5.1. EDMS "Dijalog" omogućuje automatizaciju sljedećih postupaka procesa upravljanja elektroničkim dokumentima:

Priprema dokumenata;

Prijevod dokumenata na papiru u elektronički oblik;

Koordinacija i odobravanje elektroničkih dokumenata od strane korisnika;

Izrada rezolucija na dokumente;

Koordinacija i odobravanje rješenja na dokumente od strane korisnika;

Slanje elektroničkih dokumenata primateljima;

Obavijest izvođača o primitku dokumenta i roku za njegovo izvršenje;

Održavanje imenika organizacija, zaposlenika i organizacijskih struktura – sudionika u tijeku rada;

Vođenje priručnika nomenklature dokumenata;

Kontrola izvršne discipline prema evidentiranim dokumentima;

Vođenje statistike o izvršenju naloga;

Diferencijacija pristupa dokumentima;

Pretraživanje po sadržaju dokumenta;

Razlikovanje korisničkog pristupa funkcijama sustava.

5.2. EDMS "Dijalog" pruža sljedeće akcije na dokumentima:

Izrada registracijske kartice dokumenata;

Uklanjanje registracijske kartice dokumenta;

Uređivanje registracijske kartice dokumenta;

Dodavanje, brisanje, zamjena, promjena redoslijeda stranica dokumenta;

Registracija (dodjeljivanje registarskog broja i datuma) dokumenta;

Pregled registracijske kartice, stranica i stabla rezolucije dokumenta;

Ispis registracijske kartice, stranica i stabla rezolucije dokumenta na papiru;

Potpisivanje ES dokumenta;

Pregled povijesti rada s dokumentom.

5.3. Povijest rada na dokumentu odražava glavne radnje koje su korisnici izvršili s dokumentom. Zapis u povijesti rada s dokumentom sadrži sljedeće podatke:

Datum i vrijeme operacije;

Vrsta operacije (stvaranje, brisanje, pregled, uređivanje);

Prezime, inicijali, organizacija korisnika;

IP adresa korisničke radne stanice.

5.4. Sustav pruža sljedeće radnje na rezoluciji:

Izrada rješenja određenog dokumenta;

Razlučivost prikaza;

Uređivanje rezolucije;

Uklanjanje rezolucije;

Potpisivanje rezolucije EP-a;

Pregled povijesti rada s rezolucijom.

5.5. EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na uputama za dokumente:

Izrada pravca s naznakom pošiljatelja, adresata, bilješki;

Uređivanje smjera;

Pogled smjera;

Brisanje pravca.

5.6. EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na oznakama izvršenja dokumenata:

Izrada ocjene izvedbe s naznakom izvođača, vrste ocjene (potpuni završetak, međurezultat);

Uređivanje oznake izvršenja;

Pregled oznake izvršenja;

Uklanjanje oznake završetka.

5.7. EDMS "Dijalog" pruža mogućnost izvođenja sljedećih radnji na nacrtima dokumenata:

Izrada, pregled raznih verzija nacrta dokumenata;

Izrada lista odobrenja za verziju nacrta dokumenta od strane inicijatora uz dodjelu niza ruta za paralelno i uzastopno odobrenje od strane sudionika;

Odobrenje nacrta dokumenata od strane sudionika lista odobrenja;

Dodavanje ruta odobrenja na popis odobrenja od strane njegovih sudionika;

Pregled stanja odobrenog lista s naznakom trenutne faze odobrenja i trajanja faza;

Vraćanje nacrta dokumenata na reviziju s primjedbama sudionika lista odobrenja;

Prekid i ponovno pokretanje postupka odobravanja od strane inicijatora;

Potpisivanje nacrta dokumenta EP-a.

5.8. EDMS "Dijalog" pruža sljedeće radnje na kontrolnim karticama dokumenata:

Određivanje rokova za izvršitelje uputa i dokumenata;

Promjena rokova za upute i dokumente;

Skidanje uputa i dokumenata s kontrole;

Uvid u kontrolni karton s evidencijom postavljanja rokova i odjava.

5.9. Unos kontrolne kartice uključuje:

Datum i vrijeme stvaranja zapisa;

Vrsta operacije (ugradnja, promjena kontrolnog razdoblja ili uklanjanje iz kontrole);

Napomena uz unos (ako je potrebno);

Broj produženja kontrolnog razdoblja;

Prezime, inicijali, organizacija korisnika koji je izvršio operaciju;

IP adresa korisničke radne stanice.

5.10. Korisnici dobivaju pristup funkcijama sustava u skladu s postavljenim pravima pristupa. Sustav ima sljedeće grupe prava pristupa:

Korisnik (zadana prava pristupa);

Administrator organizacije;

Administrator sustava.

5.11. Korisnik sa zadanim dopuštenjima može izvršiti sljedeće radnje na sustavu:

Pregledajte dokumente naslovljene na njega;

Stvaranje i uređivanje rezolucija i oznaka izvršenja u dokumentima u kojima je korisnik autor;

Izbrisati rezolucije i oznake izvršenja koje je izradio do trenutka kada ovaj dokument razmotre podređeni zaposlenici, a također izbrisati njegove oznake izvršenja;

Postavljati, produžavati rokove i uklanjati iz kontrole izvršitelje svojih rješenja.

5.12. Prava administratora organizacije dana su za korisnike koji se registriraju i upravljaju dokumentima u svojoj organizaciji. Korisnik s administratorskim pravima može izvršiti sljedeće radnje na sustavu:

Pregledajte registracijske kartice i stranice dokumenata vaše organizacije;

Stvaranje, uređivanje i brisanje (prije nego počnete raditi s dokumentom) dokumenata vaše organizacije;

Registrirajte dokumente organizacije;

Stvaranje, uređivanje i brisanje rješenja organizacijskih dokumenata;

Staviti na kontrolu i ukloniti iz kontrole dokumente organizacije;

Generirajte i pregledajte postojeća izvješća organizacije;

Stvaranje, uređivanje i brisanje popisa adresa za organizaciju;

Kreirajte i uredite organizacijsku strukturu (dijele i zaposlenike) organizacije.

5.13. Prava administratora sustava omogućuju vam izvršavanje radnji vezanih uz konfiguraciju sustava i tehničku podršku te su namijenjena programerima sustava i zaposlenicima tehničke podrške. Korisnik s pravima administratora sustava može izvršiti sljedeće radnje:

Postavite korisnička prava u sustavu;

Kreirati i uređivati ​​unose u imeniku organizacija i korisnika sustava;

Pregled svih dokumenata u sustavu;

Urediti statuse svih dokumenata u sustavu;

Stvaranje, uređivanje i brisanje svih vrsta dokumenata;

Registrirati sve vrste dokumenata;

Stvaranje, uređivanje i brisanje svih rezolucija;

Pregledajte faze razmatranja dokumenata za sve korisnike;

Staviti kontrolu i ukloniti iz kontrole rezolucije;

Pregledajte i generirajte sva dostupna statistička izvješća;

Stvaranje i uređivanje organizacijske strukture;

Pregledajte unose u registracijsko-računovodstveni podsustav.

6. Zahtjevi za implementaciju procesa upravljanja dokumentima na EDMS Dialog platformi

6.1. Dokumenti koji definiraju proceduru rada sa sustavom su:

Ovaj propis;

Korisnički priručnik za EDMS "Dialog";

Uputstvo o uredskom radu izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim, tijela lokalne samouprave općina u Republici Krim;

Naredbe i naredbe čelnika izvršnih tijela državne vlasti Republike Krim, tijela lokalne samouprave općina u Republici Krim, osoba imenovanih odgovornima za organizaciju i održavanje uredskog rada.

6.2. Proces korisničkog unosa dokumenata trebao bi uključivati ​​postupke evidentiranja, skeniranja i izrade elektroničke slike za dokumente na papiru ili popravljanja sadržaja elektroničkog dokumenta zabranom izmjene istog.

6.3. Prilikom unosa dokumenata u EDMS "Dijalog" korisnik mora koristiti interaktivne alate za konfiguraciju i upravljanje.

6.4. U slučaju da je uputom o uredskom poslovanju određen popis dokumenata na papiru za koje je utvrđena zabrana izrade elektroničke slike, postupak unosa treba uključivati ​​samo evidentiranje dokumenata.

6.5. Za nacrte elektroničkih dokumenata koji su u postupku odobravanja ili potpisivanja, sadržaj elektroničkog dokumenta sustav fiksira u svakoj fazi odobrenja, potpisivanja i naknadne registracije elektroničkog dokumenta od strane korisnika.

6.6. Dokumenti se moraju registrirati u EDMS "Dialog" fiksiranjem detalja dokumenta, koji daju potvrdu sljedećih svojstava dokumenta:

Dokument je izrađen prema uputama za uredsko poslovanje;

Dokument je izradila ili poslala osoba koja je navedena kao njegov kreator ili pošiljatelj;

Dokument je izrađen ili poslan točno u određeno vrijeme navedenom primatelju;

Dokument je potpun;

Elektronički dokument (elektronička slika dokumenta) može se pronaći, izdvajati, prezentirati i interpretirati u Dialog EDMS-u, osim papirnatih dokumenata za koje je činovničkim uputama zabranjeno stvaranje elektroničke slike.

6.7. Stvaranje i obrada dokumenata u EDMS "Dijalog" provodi se na način propisan Pravilima za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477.

6.8. Kako bi se osigurao ispravan unos elektroničkih dokumenata u EDMS „Dijalog“ prilikom unosa elektroničkog dokumenta koji se sastoji od više sastavnih dijelova elektroničkog dokumenta – posebnih dijelova koji samostalno ili zajedno s drugim dijelovima elektroničkog dokumenta čine zaseban elektronički dokument, korisnik EDMS "Dialog" mora osigurati unos svih njegovih komponenti.

6.9. Zaposlenici odgovorni, sukladno opisu poslova, za faze pripreme, registracije, odobravanja ili provedbe dokumenata dužni su se po potrebi, a najmanje jednom svaka 3 sata, prijaviti u sustav radi izdavanja uputa, upoznavanja i izvršavanja dolazni zadaci.

6.10. Proces prijenosa (slanja) dokumenata primatelju putem SED-a „Dijalog“ provodi se isključivo prema uputama za uredsko poslovanje.

7. Sigurnost informacija

7.1. Glavno sredstvo informacijske sigurnosti je korištenje kriptografske zaštite informacija.

7.2. Osiguranje odgovarajuće razine informacijske sigurnosti EDMS-a „Dijalog“ podrazumijeva i korištenje softverskih i hardverskih te organizacijskih mjera zaštite od strane administratora EDMS-a „Dijalog“ i korisnika (sudionika) EDMS-a „Dijalog“ u granicama ovlasti. .

7.3. Softverski i hardverski alati za sigurnost informacija uključuju:

Sredstva za identifikaciju korisnika u sustavu;

Sredstva za autentifikaciju korisnika i kontrolu pristupa;

Sredstva zaštite od neovlaštenog pristupa;

Alati za antivirusnu zaštitu;

Sredstva zaštite od mrežnih napada;

Sredstva za osiguranje tolerancije na pogreške i backup sustava.

7.4. Organizacijske mjere zaštite podataka uključuju:

Postavljanje tehničkih sredstava pristupa EDMS-u u prostorije s kontroliranim pristupom;

Administrativno ograničenje pristupa tehničkim sredstvima EDMS;

Postavljanje načina za dobivanje i korištenje autorizacijskih podataka od strane korisnika za pristup EDMS "Dialog";

Prijem na rad u EDS posebno obučenih i obučenih osoba;

Održavanje EDMS softvera i hardvera u dobrom stanju;

Rezervacija EDMS softvera i hardvera;

Zaštita EDMS hardvera od štetnih vanjskih utjecaja.

8. Pravila za rad s EP

8.1. Dopušteno je koristiti samo alate za elektronički potpis koje je certificiralo tijelo za izdavanje certifikata ovlašteno od strane Federalne sigurnosne službe Ruske Federacije (FSB Rusije), koji omogućuju identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrđivanje nepostojanja izobličenja informacije sadržane u statističkim informacijama u elektroničkom obliku.

8.2. Certifikat ključa potpisa Certifikator mora unijeti u registar certifikata ključa potpisa najkasnije do datuma stupanja na snagu certifikata ključa potpisa.

8.3. Certifikat ključa za potpisivanje mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

ES javni ključ;

Jedinstveni registarski broj certifikata ključa za potpisivanje;

Datum početka i isteka certifikata ključa potpisa koji se nalazi u registru certifikacijskog tijela (CA);

Naziv i lokacija CA koji je izdao certifikat ključa potpisa;

Naziv ES alata s kojima se ovaj ES javni ključ koristi;

Podaci o odnosima u čijoj će provedbi elektronički dokument s elektroničkim potpisom imati pravni značaj;

Područje(a) uporabe certifikata ključa potpisa, u kojem će elektronički dokument s elektroničkim potpisom imati pravni značaj;

Distribucijska točka za popis opozvanih (opozvanih) certifikata ključeva potpisa izdanih od strane Tijela za izdavanje certifikata.

8.4. Dodatni podaci o vlasniku certifikata ključa potpisa mogu se unijeti u certifikat ključa potpisa samo uz njegovu pisanu suglasnost.

8.5. Sredstva elektroničkog (elektroničkog potpisa) potpisa osiguravaju provedbu sljedećih funkcija:

Izrada elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu korištenjem privatnog ključa elektroničkog potpisa;

Potvrda vjerodostojnosti elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu korištenjem javnog ključa elektroničkog potpisa (certifikat ključa potpisa);

Izrada privatnog ključa i javnog ključa elektroničkog potpisa.

8.6. Za korištenje ES-a od strane obveznika u okviru rada s Dialog EDMS nije potrebna posebna licenca.

8.7. U skladu s člankom 12. Saveznog zakona od 01.01.2001 "O elektroničkom digitalnom potpisu", vlasnik certifikata ključa potpisa dužan je čuvati tajnost privatnog ključa elektroničkog potpisa (ES).

8.8. Medij za pohranu koji sadrži privatni ključ ES-a čuva se kod vlasnika certifikata ključa potpisa (korisnika Tijela za izdavanje certifikata) i mora se čuvati pod uvjetima koji isključuju mogućnost njegove kompromitacije.

8.9. Zabranjen je prijenos ES privatnog ključa na drugu osobu. Postupanje s nositeljem informacija koji sadrži privatni ključ ES mora se provoditi u skladu s pogonskom dokumentacijom za sredstva elektroničkog digitalnog potpisa i u skladu sa zahtjevima Certifikacijskog centra (CA). Na nosač ključnih informacija nije dopušteno bilježiti suvišne informacije.

8.10. Potrebno je primijeniti organizacijske informacijske sigurnosne mjere, uključujući ograničavanje pristupa automatiziranim radnim stanicama (AWP), koje se koriste za izradu ES za elektroničke dokumente. Softver (softver) koji nije vezan za obavljanje službenih dužnosti zaposlenika koji rade na ovim radnim stanicama ne smije se instalirati na tim radnim stanicama. Odgovornost za kompromitaciju ili gubitak ES privatnog ključa snosi isključivo vlasnik certifikata ključa potpisa.

8.11. Ugrožavanje privatnog ključa elektroničkog potpisa (ES) podrazumijeva njegov gubitak, krađu, otkrivanje, neovlašteno kopiranje, otpuštanje zaposlenika koji ima pristup privatnom ključu ES, sve druge vrste otkrivanja privatnog ključa ES. , kao i slučajevi kada je nemoguće pouzdano utvrditi što se dogodilo s nosačem koji sadrži privatni ključ ES-a. U slučaju kompromitacije i sumnje na kompromitaciju privatnog ES ključa korisnika Tijela za izdavanje certifikata (CA), isti mora odmah prestati koristiti ovaj privatni ES ključ za rad s elektroničkim dokumentima te o tome obavijestiti CA koji je taj privatni ES ključ izdao. činjenica kompromisa (ili sumnje na kompromis) .

9. Pad i rezultati sudara

9.1. Okolnosti koje mogu uzrokovati hitne slučajeve, hitne situacije, uključujući tehničke kvarove, mogu uključivati ​​okolnosti koje privremeno ili na neodređeno vrijeme onemogućuju ili mogu onemogućiti ili značajno otežati provedbu upravljanja elektroničkim dokumentima. Takve okolnosti mogu uključivati:

Požari, poplave, druge prirodne katastrofe ili katastrofe uzrokovane ljudskim djelovanjem;

Nestabilnost ili prekid napajanja koji se ne može neutralizirati raspoloživim tehničkim sredstvima;

Donošenje ili izmjene zakonodavnih ili drugih akata državnih tijela Ruske Federacije ili naloga tih tijela, izravno ili neizravno ometajući daljnju provedbu elektroničkog upravljanja dokumentima u obliku u kojem je provedeno prije donošenja tih akata;

Sve druge slične okolnosti koje mogu značajno otežati ili onemogućiti provedbu elektroničkog upravljanja dokumentima.

9.2. Ostale situacije koje ne utječu na rad sustava i načini izlaska iz tih situacija navedeni su i opisani u korisničkom priručniku za EDMS „DIJALOG“.

9.3. U svrhu kontinuirane tehničke podrške i savjetovanja korisnika organizirana je služba tehničke podrške DIALOGUE EDMS.

9.4. Radno vrijeme službe tehničke podrške: pon.-pet. od 9:00 do 19:00 sati.

9.5. Kontaktiranje službe tehničke podrške može se izvršiti putem sučelja sustava pomoću odgovarajućeg gumba na alatnoj traci.

10. Rješavanje sporova

10.1. U slučaju sporova između stranaka u svezi s primjenom ovih Pravila, strane će poduzeti sve mjere da ih riješe pregovorima.

Slažem se s ovom Uredbom o korištenju Dialog EDMS-a za organiziranje elektroničkog upravljanja dokumentima. Prihvaćam uvjete ovog Pravilnika.

SED operater SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	Član SED-a ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Direktor ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

U sustavu organizacijske i pravne dokumentacije organizacije razlikuju se dokumenti koji određuju postupak i metode obavljanja pojedinog posla: pravilnici i upute,. U praksi se koriste različiti nazivi ovih dokumenata: pravilnik, norma, pravilnici, upute, metodološke upute, upute za rad itd. Zbog nedostatka općeprihvaćene terminologije koristit ćemo sljedeće radne definicije:

Metodičko uputstvo- dokument koji definira jedinstvena pravila i metode za obavljanje određenih radnji (funkcija), neovisno o izvođačima. Korišteni sinonimi: metodička uputa, smjernice, smjernice, metodologija i sl.

Regulacija procesa (ili samo regulacija)- dokument koji određuje redoslijed interakcije između odjela i zaposlenika organizacije unutar određenog procesa. Korišteni sinonimi: standard procesa, izjava o procesu, procedura itd.

Radna uputa- dokument koji definira postupak obavljanja pojedinačnih ili međusobno povezanih radnji (funkcija) koje obavlja određena jedinica ili zaposlenik organizacije unutar određenih procesa. Korišteni sinonimi: uputa za proizvodnju, Upute za uporabu, tehnološka uputa, priručnik itd.

Objasnimo razlike na sljedećem primjeru. Recimo da govorimo o planiranje ulaganja U organizaciji. Proces je da se investicijske inicijative jedinica izražavaju u standardiziranom obliku investicijski projekti, koji se nakon usporedne analize u odjelu za planiranje dostavljaju na razmatranje investicijskom odboru organizacije.

Pravila i formule za izračun pokazatelja investicijskog projekta sadržaj su metodičko uputstvo , budući da ne ovise (a kako bi se osigurala usporedivost, ne bi smjele ovisiti) ni o sadržaju investicijskog projekta, ni o pododjelu ili poziciji stručnjaka koji izvodi izračun.

Opisi procesa podnošenja, prethodnog razmatranja investicijske inicijative, priprema investicijskih projekata prema utvrđenoj metodologiji i njihova predaja odjelu za planiranje i investicijskom odboru - predmet propisi, budući da ovdje govorimo o redoslijedu interakcije određenih odjela organizacije, uvjetima za premještanje dokumenta iz jednog odjela u drugi, vremenu prolaska dokumenata.

Izvodi iz pravilnika, popraćeni navodom o metodama komparativne analize investicijskih projekata (ili poveznicama na njih), u kojima se navodi redoslijed i način postupanja djelatnika Odjela za planiranje pri usporedbi zaprimljenih investicijskih projekata dati su u upute za rad ovaj radnik.

U praksi, opći redoslijed procesa, metode za izvođenje pojedinih radnji, detalji procesa na pojedinim radnim mjestima često su uključeni u jedan poduži dokument. Ponekad je to posljedica nerazvijenosti unutarnjeg dokumentacijskog sustava organizacije, no često se opravdava činjenicom da se opis svih detalja procesa može pročitati u jednom dokumentu.

Dokumenti kao što su Pravilnik o plaćama ili Pravilnik o proračunu tradicionalno su sveobuhvatni primjeri. NA velike tvrtke njihov obim može dosegnuti nekoliko stotina stranica.

Autor je, po narudžbi jednog od istraživačkih instituta, slučajno izradio poduži Pravilnik o upravljanju istraživačkim i razvojnim radom (IR), koji je pokrivao terminološka pitanja, postupak pokretanja, planiranja, izvođenja i završetka istraživanja i razvoja, pitanja pravne zaštite. i računovodstvo Rezultati istraživanja i razvoja, kao i načela novčanog poticanja sudionika istraživanja i razvoja te načini izračuna visine naknade za licencije.

Nedostatak ove metode prezentacije je više psihološke prirode: stotine stranica teksta s tablicama, obrascima, dijagramima, formulama itd. deprimirajući učinak na izvođače, iako se svaki od njih tiče samo manjeg dijela opisa procesa.

Nedostaci distribucije opisa procesa na nekoliko dokumenata uključuju poteškoće (u nedostatku specijaliziranih alata) praćenja cjelovitosti skupa dokumenata. Pod cjelovitošću podrazumijevamo jedinstvo terminologije, dosljednost radnji (uključujući uvjete, postupke i rokove) opisanih u različitim dokumentima, ujednačenost oblika dokumenata koji se koriste u opisanom procesu, ispravnost međusobnog upućivanja ovih dokumenata .

Dakle, izbor forme za opis metoda i redoslijeda rada uvelike je stvar običaja organizacije.

S obzirom na to da se propisima mogu nazvati dokumenti vrlo raznolikog sadržaja, ne postoje opći zakonski zahtjevi za strukturu i sadržaj propisa. Iznimka su upravni propisi za koje postoje pravila za izradu i odobravanje (nisu na snazi ​​u vrijeme pisanja) i relevantne smjernice.

S druge strane, u literaturi o analizi i optimizaciji procesa postoje vodiči posvećeni ne samo pitanjima pisanja teksta regulatornih dokumenata, već i odabiru procesa za regulaciju, kao i njihovom poboljšanju. Među takvim vodičima izdvajamo knjige ,,,,,.

Opća načela za razvoj regulatornih dokumenata za državni standardizacijski sustav (GOST) navedena su u GOST R 1.0-92 " Državni sustav standardizacija Ruske Federacije. Osnovne odredbe "i GOST R 1.5-92" Opći zahtjevi za konstrukciju, prezentaciju, dizajn i sadržaj standarda ". dobar primjer korištenje ovih dokumenata u odnosu na razvoj industrijskih standarda u području komunikacija su “PR 45.02-97. Pravila standardizacije. Sustav standardizacije industrije. Načela za razvoj regulatornih dokumenata". Prilikom izrade regulatornih lokalnih propisa organizacije, ovi se GOST-ovi mogu koristiti kao referenca.

Treba napomenuti da se načela regulacije procesa, o kojima će biti riječi u ovom članku, mogu primijeniti i u izradi tekstova ugovora, posebno u dijelu u kojem se radi o procesima interakcije između stranaka ugovora.

2. Što je predmet regulacije?

Da bi se ispravno odgovorilo na postavljeno pitanje, potrebno je najprije odrediti sadržaj i ciljeve regulacije procesa (usp.).

Pod uredbom ćemo razumjeti opis procesa koji provodi organizacija u svojim lokalnim propisima. Treba napomenuti da propis nije uvijek ograničen na jedan dokument koji se zove "propis" ili "standard".

Na primjer, kako bi se regulirao proces tehničkog rada brodova u brodarskoj tvrtki, razvijeni su sljedeći dokumenti:

1. Standard "Organizacija redovnog popravka brodova",
2. Standard "Organizacija izvanrednog popravka brodova",
3. Standard "Organizacija Održavanje sudovi",
4. Norma "Organizacija tehničke uporabe brodova",
5. Norma "Organizacija modernizacije brodova",
6. Norma "Tehnička svjedodžba brodova",
7. Standard "Monitoring tehničko stanje sudovi",
8. Norma "Normizacija procesa tehničkog rada brodova",
9. Pravilnik o Službi tehničkog rada voznog parka,
10. Opis poslova voditelja Službe održavanja voznog parka,
11. Opis poslova voditelja operativne grupe brodova,
12. Pravilnik o naknadama za usluge upravitelja operativne grupe brodova,
13. kao i klasifikatore, priručnike i odgovarajuće dijelove drugih propisa, uputa i standarda.

Propisi (kao dokument) igraju približno istu ulogu za organizaciju kao partitura za orkestar. Cilj je u oba slučaja isti – postići koherentnost pojedinačni izvođači. "Koherentnost" u odnosu na proces znači da:

• izvođači su usmjereni na postizanje određenih rezultata, čija ukupnost, pak, dovodi do postizanja cilja reguliranog procesa;
• akcije izvođača su sinkronizirane;
• jedinstvo procesa nije narušeno kada kontrola prelazi s radnika na radnika i s jedinice na jedinicu.

Koherentnost se postiže, prije svega, jedinstvenim konceptualnim poljem za sve izvođače, dogovorenim zahtjevima za ulaze i izlaze potprocesa, vremenskom ili događajnom sinkronizacijom radnji te dostupnošću informacija o napredovanju procesa.

Propis je skup pravila odlučivanja izvođači u različite situacije. Istovremeno, regulatorni dokumenti više razine sadrže opća načela, ciljeve i granice donošenja odluka, dok dokumenti niže razine postavljaju gotove odluke (ili opcije za gotove odluke) izražene u agregatu određenih akcije. To vam omogućuje da optimizirate "intelektualno opterećenje" dodijeljeno izvođačima, oslobađajući ih razmišljanja o rutinskim radnjama u korist rješavanja složenijih, nestandardnih zadataka. Standardizacija u najmanju ruku podiže prosječnu razinu kompetentnosti radnika. Standardizacija radnji pridonosi osjetnom ubrzanju, povećanju kvalitete i pojeftinjenju procesa - postizanju ciljeva" vitka proizvodnja» .

S pravnog gledišta regulacija “legalizira” horizontalne interakcije odjelima i/ili zaposlenicima organizacije, što uvelike olakšava upravljanje organizacijom. Doista, u organizaciji, u nedostatku propisa za end-to-end procese, postoji samo jedan način interakcije između zaposlenika različitih odjela - preko menadžera: zaposlenik inicijator piše dopis svom menadžeru, koji ga, nakon što ga potvrdi , šalje svom rukovoditelju, i tako sve dok inicijativa ne dođe do voditelja u čijoj su neposrednoj podređenosti svi odjeli i zaposlenici koji moraju zajednički obavljati započeti posao. Ako lokalni normativni akt uspostavlja mogućnost i utvrđuje postupak za izravnu interakciju između odjela, tada "posredovanje" rukovoditelja različitih razina postaje neobvezno.

Regulirani proces osigurava primanje informacija o postignutim rezultatima (uključujući srednje) i o napredovanju procesa. A to znači da propis pruža informacijsku potporu upravljanju, kako ga je shvaćao A. Failoy: "predviđanje - organizacija - red - koordinacija - kontrola". Uredba posebno pomaže komparativna analiza(benchmarking) i unutarnja revizija postupak.

Regulacija procesa je važna komponenta intelektualnog kapitala organizacije. Regulirani proces omogućuje replikaciju, analizu i poboljšanje, olakšava zapošljavanje i obuku osoblja. Prisutnost propisa služi kao dokaz transparentnosti rada organizacije, te stoga daje stvarni doprinos kapitalizaciji organizacije. Prema S.P. Nikanorovu, "način na koji organizacija djeluje ima veću vrijednost od njezinih trenutnih ciljeva" .

Međutim, regulacija procesa, osobito loše kvalitete, nosi određene troškove i rizike (usp.):

• troškovi su potrebni i za razvoj i za održavanje relevantnosti regulatorne dokumentacije;
• pretjerana regulacija smanjuje fleksibilnost poslovanja: izgovorena riječ je srebro, neizgovorena je zlato;
• koncentracija menadžerskog know-howa organizacije na jednom mjestu može pridonijeti njihovom curenju;
• uvođenje propisa može izazvati otpor, budući da zaposlenici daleko od toga da žele bilo kakvu regulativu – mnogi od njih ostaju u organizaciji samo kroz aktivno sudjelovanje u stvaranju i održavanju kaosa.

Organizacija "prožeta" propisima je žilav, ali vrlo krhak entitet. Svaki vanjski utjecaj koji mijenja uvjete i ciljeve djelovanja organizacije dovodi do potrebe za revizijom značajnog dijela regulatornog okvira. Sve promjene u timu organizacije koje zahtijevaju preraspodjelu odgovornosti također kritično utječu na cjelovitost sustava propisa.

Organizacija, slobodna od bilo kakvih načela, a još više od službenih regulatornih dokumenata, snosi dodatne troškove upravljanja povezane s potrebom donošenja odluka izvršiteljima, objašnjavanja metoda rada i kontrole njihovih aktivnosti. Iz toga slijedi da mora postojati neka optimalna razina regulacije aktivnosti organizacije.

Iz navedenog se može zaključiti da su predmet regulacije:

Treba napomenuti da opseg ili složenost procesa sami po sebi ne mogu poslužiti kao jednoznačni kriteriji za potrebu regulacije. Ispravnije bi bilo govoriti o rizicima uzrokovanim nedostatkom jasnih pravila za provedbu procesa. Dakle, mnoge tvrtke koriste "alarmne mape" - zbirke tipičnih akcija za različite incidente. U pravilu su tamo opisani procesi jednostavni, ali brzina i točnost njihove provedbe ključni su za opstanak organizacije.

U organizacijama se u pravilu odvijaju procesi koji se odnose na:

• služba za korisnike, razvijanje odnosa s kupcima;
• organizacija potrebna sredstva: upravljanje plaćanjem, upravljanje ugovorima s dobavljačima i izvođačima, proračun, upravljanje osobljem, upravljanje glavnom opremom;
• osiguranje života same organizacije: osiguranje sigurnosti, protoka dokumenata, rada organa upravljanja i kontrole.

Mnogo rjeđe, nažalost, regulirani su procesi povezani s razvojem organizacije.

Ako je poduzeće certificirano za usklađenost s bilo kojim standardima koji podrazumijevaju prisutnost reguliranih procesa (ISO, OHSAS, SA itd.), tada je sastav takvih procesa određen izravno zahtjevima tih standarda ili utvrđenom praksom njihove provedbe. .

Ugovori obično reguliraju postupke slanja i koordinacije narudžbi, ispunjavanja narudžbi, primanja i prijenosa rezultata izvršenja narudžbi (roba, radovi, usluge), plaćanja izvršenih narudžbi, Povratne informacije, prilagođavanje količina i cijena, istraživanje incidenata, izvješćivanje, recenziranje od strane kolega itd.

Kao Polazna točka Organizacija može koristiti referentne modele procesa za reguliranje. Primjeri takvih modela za aktivnosti unutar organizacije su referentni model operacija lanca opskrbe (SCOR) i referentni model operacija lanca dizajna (DCOR) zajednice Supply-Chain Council ili višeindustrijski modeli IDS Scheera i isporučeni korisnici ARIS paketa za modeliranje procesa.

3. Struktura propisa

Gore navedeni ciljevi uredbe omogućuju nam da odredimo samo najopćenitije zahtjeve za strukturu dokumenta:

Ime
	Sadržaj
1.	Opće odredbe
1.1.	Svrha
1.2.	Područje primjene
1.3.	Normativne reference
1.4.
2.
2.1.	Pojmovi i definicije
2.2.	Kratice
3.
4.	Odgovornost
5.	Kontrolirati
6.	Prijave
6.1.	Klasifikatori i priručnici
6.2.
6.3.	Dijagrami procesa
6.4.	Algoritmi proračuna
6.5.	Tablice uloga izvršitelja procesa

Istodobno, odjeljak „Opis zahtjeva, procesa, metoda rada” ima unutarnju strukturu koja odgovara strukturi reguliranog procesa: opisana je hijerarhija podprocesa, kontrolnih točaka, zahtjeva za obrađene objekte itd.

4. Oblik regulacije

Obvezni podaci propisa su: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta o odobrenju, njegov datum i broj, mjesto sastavljanja, žig odobrenja. Stavljaju se na početak teksta propisa.

Potpisi suglasnika nacrta propisa stavljaju se na kraju teksta akta ili na posebnom obrascu suglasnosti iz čijih podataka mora biti nedvosmisleno utvrđeno koji je dokument odobren.

Na kraju teksta uredbe ili na posebnom obrascu za upoznavanje, zainteresirani zaposlenici potpisuju da su upoznati s dokumentom i primaju primjerak istog na ruke.

U ovom odjeljku detaljno ćemo razmotriti sadržaj odjeljaka procesnih propisa.

Naziv propisa

Naziv propisa treba biti koncizan, točno karakterizirati regulirani proces, osiguravajući ispravnu klasifikaciju propisa u sustavu lokalnih propisa organizacije. U nazivu propisa u pravilu nisu dopuštene kratice, rimski brojevi, matematički znakovi, grčka slova, osim simbola proizvoda.

Naziv propisa u pravilu označava: proces, glavne predmete procesa, okolnosti procesa. Na primjer:

Propisi za prodaju nepotraživane likvidnosti.
Propisi za osiguranje tehničke spremnosti opreme naftnih polja.
Pravilnik o podnošenju zahtjeva za materijalno-tehnička sredstva po područnim poslovnim jedinicama.
Propisi za održavanje brodova tijekom zimskog stajanja.

Treba imati na umu da riječ "regulacija" dolazi od francuske riječi reglement, što znači "dovođenje u red", koja pak dolazi od riječi regle, što znači "red", "pravilo". Dakle, nazivi dokumenata tipa "Pravilnik o postupku podnošenja prijava" odn. gore od toga, "Pravilnik o postupku podnošenja prijava." Točan naziv bi bio "Pravilnik za podnošenje prijava".

Glavni zahtjev za sadržaj, posebno u dijelu koji opisuje procese i metode rada, je ujednačenost naslova na istoj razini. Važan je i zahtjev za sažetošću naslova odjeljaka. Njegovo poštivanje također odražava stupanj razvoja reguliranog procesa: prisutnost dugih, zbrkanih naziva obično ukazuje na netočno postavljanje ciljeva procesa ili netočnu definiciju granica između njih.

Odjeljak 1. "Opće odredbe"

Ovaj odjeljak opisuje svrhu, područje primjene uredbe, reference na regulatorne (uključujući interne) dokumente na temelju kojih je uredba izrađena, postupak odobrenja, izmjene i dopune teksta uredbe, druge informacije koje motiviraju uredbu sebe i ukratko komentira regulirani proces .

Odjeljak 1.1. "Odredište"

Ovom Uredbom definiran je postupak<дается наименование или Kratki opis proces> u<дается полное наименование организации>(u daljnjem tekstu Društvo).

Odjeljak 1.2. "Područje primjene"

Opseg (predmetno područje) uredbe je opisan:

Zahtjevi i pravila ove Uredbe primjenjuju se na<описывается область применения Регламента>.

Da bi se opisao opseg, obično se kratko, ali sasvim jasno navodi:

• glavni objekti uključeni u regulirani proces (na primjer: troškovi, osnovna oprema, objekti socijalne infrastrukture itd.);
• procesi obuhvaćeni uredbom;
• zaposlenici organizacije uključeni kao subjekti ili objekti reguliranog procesa.

Za precizniju karakterizaciju opsega, mogu se uputiti na aplikacije (vidi odjeljak 6.1 u nastavku). Na primjer:

Zahtjevi i pravila ovog Pravilnika odnose se na zaposlenike Društva čiji su položaji i profesije navedeni u Dodatku br. 6.1.1 ovog Pravilnika.

Ako se popisi predmeta, procesa ili radnika obuhvaćenih propisom određuju ovisno o situaciji, tada je potrebno navesti izvor takvog popisa. Na primjer:

Zahtjevi i pravila ovog Pravilnika primjenjuju se na strukturne odjele Društva, čiji je popis određen naredbom direktor tvrtke Društvo.

Ako je proces opisan u uredbi prilično opsežan, tada je u odjeljku "Opseg", radi lakšeg razumijevanja, preporučljivo dati kratak opis ovog procesa, svrhu njegovih pojedinih faza. Na primjer:

Zahtjevi i pravila ovog Pravilnika primjenjuju se na istraživačke aktivnosti JSC "NII ..." (u daljnjem tekstu: Institut).

Istraživačka djelatnost Instituta usmjerena je na stvaranje novih i/ili unapređenje postojećih tehnološki procesi, uređaji i oprema, proizvodi, reagensi, materijali u području pripreme, transporta i prerade plina, plinskog kondenzata i nafte, proizvodi njihove prerade, kao i traženje novih područja primjene stečenih znanja.

Ovim Pravilnikom propisuje se postupak, djelokrug ovlasti, dužnosti i odgovornosti zaposlenika i ustrojstvenih dijelova Instituta u sljedećim procesima upravljanja znanstvenoistraživačkim radom:

• godišnje planiranje istraživanja i razvoja;
• upravljanje učinkom istraživanja i razvoja;
• upravljanje rezultatima intelektualne djelatnosti dobivenim tijekom istraživanja i razvoja;
• računovodstvo za troškove i rezultate istraživanja i razvoja.

Naveden je krug odjela i / ili zaposlenika organizacije za koje je propis obvezan za izvršenje:

Ova Uredba je obvezujuća za sve strukturne podjele Društvo.

Odjeljak 1.3. "Normativne reference"

Ovaj odjeljak navodi temeljne dokumente za izradu uredbe:

Ova Uredba je izrađena u skladu sa:<указываются документы-основания>.

Popratni dokumenti uključuju:

• dokumenti koji navode njihove sve pojedinosti, propisuju ili zahtijevaju izradu propisa (na primjer: zakon, podzakonski akt, naredba čelnika organizacije ili zahtjev standarda);
• dokumenti koji su metodološka osnova za izradu propisa (na primjer: vanjski ili unutarnji regulatorni dokumenti, posebna metodološka literatura);
• dokumenti koji opisuju povezane procese, objekte i subjekte koji definiraju zahtjeve za elemente reguliranog procesa.

Pravila za dizajn bibliografskih referenci navedena su u GOST 7.0.5-2008 "Bibliografska referenca".

Odjeljak 1.4. "Postupak odobrenja, izmjena i dopuna"

Ovim odjeljkom definiran je postupak davanja suglasnosti na propis, njegovih izmjena i dopuna:

Odobravaju se ovaj Pravilnik, sve njegove izmjene i dopune<указывается название утверждающего органа управления>i provesti u djelo<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

Može se naznačiti tko od zaposlenika organizacije ima pravo inicijative za izmjenu, dopunu ili ukidanje propisa. Postupak za razmatranje takvih inicijativa također se može dati u propisima, ali ispravnije je opisati takav nalog u zasebnom dokumentu koji uređuje postupak izrade lokalnih propisa organizacije.

Ako organizacija ima propis za razvoj lokalnih propisa (uključujući propise), tada se pitanja koja regulira ovaj odjeljak trebaju odražavati u navedenom propisu; ovaj odjeljak tada nije uključen u tekst uredbe.

Odjeljak 2. "Pojmovi, definicije i kratice"

Po našem mišljenju, ovaj dio je jedan od najvažnijih, jer karakterizira predmetno područje u kojem se odvija regulirani proces. Nedvosmisleno razumijevanje terminologije osigurava dosljednost djelovanja izvođača za postizanje cilja reguliranog procesa. Imajte na umu da pravila za razvoj upravnih propisa ne predviđaju takav odjeljak.

U nekim organizacijama rječnik pojmova i kratica (glosar ili tezaurus) izrađuje se kao poseban dokument. Ako je dostupan, ovaj odjeljak pravilnika može se izostaviti ako se u njemu koriste pojmovi iz trenutnog izdanja rječnika; ako se u propisima koriste pojmovi koji nisu uključeni u važeći rječnik, tada ih treba opisati izravno u tekstu propisa.

Pojmovi koji se definiraju u ovom odjeljku Uredbe uključuju:

• izrazi koji su prvi put uvedeni i korišteni u propisima;
• pojmovi koji se koriste isključivo u okviru ove uredbe, uključujući pojmove koji se koriste za skraćenje teksta;
• uobičajeno korišteni izrazi čije je značenje specijalizirano ili promijenjeno u odnosu na danu organizaciju ili dani proces;
• često korišteni, ali rijetko korišteni pojmovi koji se koriste u uredbi;
• često korištenih pojmova, ako su njihove definicije potrebne za cjelovitost i/ili logično zatvaranje rječnika u cjelini ili bolje razumijevanje drugih pojmova.

Pojmovi se obično navode abecednim redom. U nekim slučajevima pojmovi će biti navedeni prema važnosti za opisani proces (npr. ako je propis posvećen postupku nabave, tada će se prvo navesti izraz „nabava“, a tek onda termini „potvrda o prijemu“ ” i „ugovor”). Ova metoda sređivanja prikladna je ako se prvi redom čita odjeljak "rječnik" uredbe, ali je nezgodna ako se rječniku mora pristupiti dok se dokument čita. Kao kompromis, možete koristiti grupiranje pojmova u zasebne "odjeljke" predmetnog područja s abecednim redoslijedom pojmova unutar grupe. Na primjer, terminologija povezana s organizacijom istraživanja i razvoja može se podijeliti u sljedeće skupine:

• Vrste istraživačkih aktivnosti
• Vrste objekata intelektualnog vlasništva
• Prava na rezultate intelektualne djelatnosti
• Pravna zaštita rezultata intelektualne djelatnosti
• Računovodstvo istraživanja i razvoja
• Organizacija procesa upravljanja istraživanjem i razvojem

U pravilu se pojam izražava imenicom u jednini: akt, ugovor, protustranka i sl. Množina se može koristiti kada pojam u jednini ne postoji ili kada se radi o dobro definiranom skupu objekata, na primjer:

Ugovorni dokumenti - dokumenti koji odražavaju nastanak, izvršenje, prestanak obveza prema ugovoru: ugovor, dodatni sporazumi uz njega, podugovori, protokoli, akti, fakture, nalozi za plaćanje, fakture, fakture, pisma itd.

No, zbog male komplikacije ili promjene termina, moguće je poštovati „pravilo jednine“:

Skup ugovornih dokumenata - skup dokumenata koji odražavaju nastanak, izvršenje, prestanak obveza iz ugovora: ...

Dosje ugovora - skup dokumenata koji odražavaju nastanak, izvršenje, prestanak obveza iz ugovora: ...

Neprihvatljivo je koristiti množinu pri definiranju jednog objekta. Umjesto

Primarni dokumenti - dokumenti koji potvrđuju ispunjenje obveza prema sklopljenim ugovorima.

treba napisati:

Primarni dokument - dokument kojim se potvrđuje ispunjenje obveza iz sklopljenog ugovora.

Ako je pojam sintagma, tada se, u pravilu, na početku fraze nalazi najopćenitiji termin, a zatim slijede riječi koje označavaju vrste, atribute ili statuse odgovarajućeg objekta. Na primjer:

• Popravak - …
• Tekući popravak - ...
• Remont - ....
ili
• Dokument - ...
• Dokument odobren...
• Dokument odobren...

Za pojam koji se definira moguće je naznačiti njegove sinonime ili kratke varijante (žargon i narodni jezik nisu dopušteni), no radi očuvanja strogosti prezentacije preporuča se koristiti jedinu varijantu pojma.

Izvori definicija trebaju biti:

• važeće zakonodavstvo Ruske Federacije, uključujući trenutno državni standardi, industrijski propisi;
• rječnici općih, posebnih pojmova (slično,), stranih riječi i dr.;
• više puta objavljeni udžbenici;
• običaje usvojene u relevantnom profesionalnom okruženju.

Lijepo je navesti izvor definicije. Istodobno, za pojmove koji su prvi put uvedeni i/ili korišteni isključivo u okviru ove uredbe, kao i za pojmove koji se uobičajeno koriste, čije je značenje specijalizirano ili promijenjeno u odnosu na određenu organizaciju ili određeni proces, naznačeno je sljedeće:<Термин>– u ovom Pravilniku –<определение термина>.

Međutim, mora se imati na umu da isti pojam u različitim regulatornim dokumentima, uključujući GOST-ove, može imati različite definicije (na primjer, pojmovi "proces" ili "kvaliteta"). Stoga bi organizacije koje održavaju sustave upravljanja kvalitetom trebale odabrati definicije pojmova iz GOST R ISO 9000-2008 i GOST R ISO 9001-2008.

Nerijetko izrađivač propisa sam uvede novi termin. U ovoj situaciji treba se pridržavati sljedećih pravila (usp., §67):

Imajte na umu da postojanje objekata koji se definiraju ne mora slijediti izravno iz definicije iu nekim slučajevima treba poseban dokaz.

Da bi se ispunilo pravilo “razumljivosti”, nakon striktne formulacije definicije mogu se dati dodatna, manje formalna objašnjenja ili dati primjeri ispravne uporabe pojma. Ne preporučuju se primjeri netočne uporabe pojma.

Ako je rječnik izgrađen na principu tezaurusa, tada je nakon formuliranja definicije potrebno opisati unutarnju strukturu pojma i odnos opisanog pojma s drugim pojmovima. Na primjer:

Radni kapital opreme je fond opreme koji je potreban za osiguranje rada bušaćih kompleksa i namijenjen za zamjenu bušaće opreme koja je otkazala u hitnim slučajevima ili stavljena na planirani popravak.

Revolving fond se sastoji od sljedeći dijelovi: minimalna zaliha za hitne slučajeve, zamjenska oprema za planirano održavanje i popravke, oprema u radu, oprema na popravku.

Kao što je već navedeno, uvođenje posebnog pojma može skratiti tekst i učiniti ga lakšim za razumijevanje. Na primjer, za pojednostavljenje opisa inženjerske podrške autotransportno poduzeće u okviru regulatornog dokumenta uvodi se jedan pojam:

Objekti - u ovoj Uredbi - mehanička, uključujući dizna i energetska oprema, tlačna oprema, električne, plinske i toplinske mreže Društva, kao i gornja oprema specijalnih vozila Društva.

Terminologija može biti od velike važnosti za politiku organizacije.

Tijekom transformacija brodarske tvrtke Volgotanker, riječ "popravak broda" povučena je iz optjecaja i zamijenjena izrazom "popravak broda". Prvi termin jasno je implicirao tradicionalnu kampanju: ukupni proračun popravka za cijelu flotu, uz opću neizvjesnost vremena i rezultata. Drugi pojam, koji označava dovođenje određenog plovila u utvrđeno tehničko stanje u zadanim vremenskim i troškovnim ograničenjima, postao je „barjak“ pod kojim je bilo potrebno provesti ozbiljne transformacije u procesu popravka i promijeniti odnos radnika prema ovom procesu. .

Za ispravan opis reguliranog procesa nisu toliko važne same definicije, koliko sustav definicija u cjelini. Ovaj sustav bi trebao biti potpun, dosljedan i, po mogućnosti, minimalan. Da bi se ispunili ovi zahtjevi, programer mora popuniti "terminološki vakuum" ili prilagoditi već postojeću terminologiju. Ne postoje jednostavna formalna pravila za dobivanje ispravnog sustava definicija. Stoga stvaranje prikladnog i ispravnog sustava definicija za dano predmetno područje treba smatrati umjetnošću.

• Ako u okviru reguliranog procesa neki objekt mijenja svoja stanja (npr. dokument prolazi kroz faze od nacrta preko aplikacije do narudžbe ili agregat od revolving fond ciklički mijenja stanja "u radu" - "na popravku" - "na zalihama"), ta stanja trebaju biti opisana u rječniku ili u klasifikatoru (vidi komentare na odjeljak 6.1 u nastavku). Bilo bi korisno opisati stanja objekta unutar njegove cjeline životni ciklus. To će omogućiti bolje razumijevanje svrhe reguliranog procesa.
• Potrebno je promatrati cjelovitost alternativa: ako su objekti koji se definiraju dodatno podijeljeni prema nekim značajkama, tada treba odrediti sve mogućnosti kombiniranja značajki ili nakon što su identificirane najvažnije opcije, ostale treba definirati u “ ostalo” kategorija. Na primjer:

  Neplanirani popravci - popravci koji se izvode izvan rasporeda planiranih popravaka i održavanja opreme. Neplanirani popravci uključuju:

  • hitni popravak - neplanirani popravci koji se izvode radi uklanjanja štete uzrokovane nesrećama ili drugim incidentima, izvršeni u skladu s postupkom utvrđenim važećim zakonodavstvom Ruske Federacije i propisima nadležnih odjela i organizacija;
  • obnova - neplanirani popravci koji se provode radi otklanjanja štete uzrokovane višom silom (elementarne nepogode, društveni sukobi ili druge okolnosti koje kao takve priznaju nadležna tijela);
  • jamstveni popravak- neplanirani popravci koje izvodi izvođač radova na njegov trošak, uključujući radove na otklanjanju nedostataka koji su priznati krivnjom izvođača i koji su identificirani tijekom jamstvenog roka;
  • ostali neplanirani popravci - uključuju rutinske i popravke uzrokovane razlozima koji nisu gore navedeni.
• Izgraditi dijagrame prijelaza objekata iz stanja u stanje, dijagrame odnosa pojmova; odražavaju te odnose u rječniku. Na primjer:

  Tehnički rad opreme je skup organizacijskih i tehničkih mjera koje se provode radi održavanja opreme u dobrom stanju tijekom cijelog životnog ciklusa, uključujući:

  • tehničko upravljanje,
  • tehnička upotreba,
  • Održavanje,
  • popravak,
  • modernizacija.

Budući da se prijelaz objekta iz stanja u stanje događa kao rezultat određenog procesa, programer dobiva popis procesa iz sheme promjene stanja objekta, što bi trebalo biti opisano u propisu. Naravno, nakon što se definiraju pojmovi, u tekstu uredbe, osim uobičajenih, trebaju se koristiti samo određeni pojmovi.

Kratice se obično daju odvojeno od pojmova koji se definiraju i navedene su abecednim redom ili unaprijed grupirane prema temi. U rječnik pojmova dopušteno je uključiti kratice u sljedećem obliku:

Planirano preventivno održavanje (PPR) je metoda održavanja i popravka opreme, koja osigurava izvođenje relevantnih radova u skladu s odobrenim rasporedom.

U tom će slučaju popis kratica sadržavati unos:

PPR - Planirano preventivno održavanje.

Odjeljak 3. "Opis zahtjeva, procesa, metoda rada"

Ovaj odjeljak opisuje:

• zahtjevi za objekte uključene u proces,
• pojedini podprocesi, funkcije (radnje) reguliranog procesa,
• pravila i metode rada.
Za točan opis procesa morate navesti:
• svrha procesa;
• izlaz procesa;
• ulaz procesa;
• parametri, pravila i metode izvođenja procesa;
• događaj koji započinje proces;
• događaj koji prekida proces;
• vrijeme završetka procesa;
• mjesto izvršenja procesa;
• funkcije (radnje) koje se obavljaju unutar procesa;
• izvršitelji procesa (ponekad je korisno navesti i prava i odgovornosti izvršitelja);
• alati za dokumentiranje procesa;
• alati za kontrolu procesa.

Navedene karakteristike procesa pokazuju da se proces odvija u fizičkom prostoru, u vremenu, u organizacijskoj strukturi, u informacijskom polju, u nizu objekata itd. Sukladno tome, za točan opis procesa potrebno je u svim tim prostorima naznačiti njegove granice. Ispravno definiranje granica procesa uvelike olakšava rad organizacije. Nepotpuna indikacija granica procesa uobičajena je pogreška, koja često poništava regulatorni dokument.

Komentirajmo navedene karakteristike procesa.

Svrha procesa. Proces mora imati određenu svrhu. U pravilu se cilj procesa formulira kao problem optimizacije: potrebno je pronaći najbolje rješenje pod zadanim ograničenjima. Na primjer:

za proces planiranje proizvodnje- optimizirajte učitavanje kapacitet proizvodnje sa zadanim proizvodnim programom i zadanom propusnom moći;
za proces logistike - opskrbiti proizvodne jedinice organizacije materijalno-tehničkim sredstvima prema nomenklaturi iu rokovima određenim proizvodnim programom.

Čak i ako cilj procesa nije izričito naveden u relevantnom odjeljku uredbe, programer mora formulirati ovaj cilj prije nego što nastavi s opisom procesa.

Izlaz procesa- skup predmeta koji su rezultat procesa: materijalna sredstva, dokumenti i sl. Izlaz procesa treba karakterizirati zahtjevima koje potrošač rezultata procesa koji se razmatra postavlja pred njega.

Granice procesa bit će točno definirane ako je njegov izlaz skup objekata čija se usklađenost sa zahtjevima potrošača može neovisno provjeriti. Ako, naprotiv, zahtjevi za izlazne objekte procesa nisu jasno formulirani ili se ne mogu objektivno provjeriti, tada je prijelaz s ovog procesa na sljedeći prepun sukoba između izvođača, gubitka kvalitete rezultata cijeli proces i druge neželjene posljedice.

Stoga ćemo još jednom obratiti pažnju na važnost pravilnog određivanja statusa objekata koji se prenose iz jednog procesa u drugi. Ovi statusi trebaju biti fiksirani na razini pojmova koji se koriste u uredbi: bilo u odnosu na postojeće propisi ili definirane propisom.

Pojasnimo rečeno na primjeru uslužnog poduzeća – poduzeća koje kupcu isporučuje opremu s posadom (posadom). Kako bi usluga zadovoljila zahtjeve korisnika, kao i zakonske zahtjeve, potrebno je da oprema stekne sljedeća stanja redom:

Pravna spremnost - stanje opreme u kojem postoje svi dokumenti koji potvrđuju prava tvrtke na nju siguran rad s tvog lica.

Tehnička spremnost - stanje opreme, u kojem su svi njegovi dijelovi i oprema u cjelini u dobrom stanju, primljeni su svi dokumenti koji potvrđuju mogućnost rada opreme u načinu rada koji zahtijeva kupac.

Radna spremnost - stanje opreme u kojem je oprema u tehničkoj spremnosti opskrbljena potrebnim inventarom, opskrbljena energijom, opremljena timom (posadom), čiji članovi (koji) imaju sve dokumente koji potvrđuju mogućnost rada opreme u načinu rada koji odredi kupac.

Radno stanje - stanje opreme, u kojem oprema koja je u radnoj spremnosti zadovoljava zahtjeve kupca i radi potreban rad(pruža usluge).

Razgraničenje procesa uslužnog poduzeća na opisani način ima dalekosežne posljedice za određivanje odgovarajućih proračuna, raspodjelu funkcija, prava i odgovornosti izvođača, organizacijska struktura poduzeća, itd. .

Nemojte brkati svrhu i rezultat procesa. Na primjer, za proces planiranja proizvodnje, čija je svrha gore formulirana, rezultat će biti dokument pod nazivom "Raspored proizvodnje".

Unos procesa- skup predmeta koji se troše ili transformiraju tijekom procesa: materijalna sredstva, dokumenti itd. Zahtjevi za ulazne objekte trebaju biti formulirani sa stajališta procesa koji ih koristi.

Budući da su ulazi u jedan proces u pravilu izlazi drugih procesa, gore navedene preporuke i komentari vrijede za ulazne objekte. Konkretno, kada opisuje određeni proces, programer mora formulirati zahtjeve za ulazne objekte tog procesa.

Imajte na umu da proces treba imati ugrađeni mehanizam za provjeru stvarno primljenih ulaznih objekata u odnosu na zahtjeve koji su im nametnuti i pravila djelovanja u slučaju odstupanja. Prema pravilima Toyotinog proizvodnog sustava, neispravni proizvodi ne mogu se prihvatiti za daljnju obradu ili, kao što je prikazano u donjem primjeru, nije dopuštena uporaba opreme koja izaziva zabrinutost:

Ovlašteni djelatnik Najmoprimca koji preuzima opremu od Najmodavca ima pravo, bez demontaže opreme, pregledati, izmjeriti vanjske dimenzije opreme, provjeriti njezine performanse (ukoliko za takvu provjeru nisu potrebni alati koje zaposlenik koji prima opremu ne koristi). ili korištenje metoda za koje zaposlenik primatelj nije obučen). Ukoliko se kao rezultat navedenog pregleda i provjere opreme utvrde znakovi nemogućnosti nesmetanog rada opreme, tada se isporučena oprema ne smije koristiti, o čemu je dužan obavijestiti djelatnika Najmoprimca koji preuzima opremu. tehnologu smjene regionalne lokacije Najmoprimca o incidentu.

Parametri, pravila i metode za izvođenje procesa- to su objekti (u pravilu informativne prirode: propisi, metode, tehnologije, referentne knjige itd.) koji se koriste, ali se ne mijenjaju tijekom izvođenja procesa.

… izvodi<действие>u skladu s<наименование документа>

ako su navedeni posebni dokumenti, ili

… izvodi<действие>u skladu sa zahtjevima struje Zakon o radu Ruska Federacija

ako je sastav dokumenata opsežan ili podložan promjenama.

Evo još jednog primjera:

Tehnologija izvođenja svake vrste radova (održavanje, Održavanje, remont, ispitivanje) određuje se putovnicom ili priručnikom za rad opreme. U nedostatku opisa navedenih tehnologija, koriste se tehnologije odobrene od strane glavnog inženjera.

Ako se nekoliko procesa provodi u skladu s jednim regulatornim dokumentom, tada, naravno, nema potrebe spominjati ovaj dokument u svakoj klauzuli propisa - dovoljno je to učiniti jednom.

U slučaju kada je izvor pravila ili zahtjeva jasan iz konteksta, dopušteno je koristiti izraze: „u dogledno vrijeme“, „kvalitetno“.

Događaj koji započinje proces. Izvršenje procesa počinje tek kada se dogode određeni događaji (ispune se određeni uvjeti). Ti događaji obično uključuju:

Događaj koji završava proces obično je primitak svih potrebnih izlaznih objekata i postizanje cilja procesa.

Na primjer:

Strojarski inženjer preuzima opremu u skladište tehničke spremnosti pod uvjetom da:

• izvođenje svih radova predviđenih sanacijskim listom;
• prisutnost zapisa u obrascu za popravak putovnice opreme o obavljenim radovima i ispitivanjima;
• druge dokumente predviđene Dodatkom br. 6.1.2 ovog Pravilnika i ugovore s kupcima.
Činjenica prijema opreme u skladište tehničke spremnosti bilježi se:
• inženjer strojarstva u listu popravaka i u dnevniku popravaka opreme;
• operater u dnevnik kretanja opreme.

Imajte na umu da događaji koji pokreću i završavaju procese moraju biti u skladu sa spremnošću ulaza i izlaza procesa. Proces se ne može ispravno izvršiti ako je, recimo, došao rok za njegovo izvršenje, ali ulazni objekti nisu u potpunosti pripremljeni.

Trenutak događaja koji dovršava proces u pravilu je strogo povezan s trenutkom obračuna provedbe tog procesa (priznavanja poslovne transakcije) u računovodstvenom sustavu organizacije.

Vrijeme trajanja procesa obično se daje:

Kako bi se uzelo u obzir izvršenje procesa, posebice, kako bi se kontroliralo vrijeme njegovog izvršenja, potrebno je zabilježiti u dokumentima i/ili u automatiziranom informacijskom sustavu (u daljnjem tekstu AIS) trenutke početka i kraj procesa te ih usporediti sa standardnim rokovima za završetak. Zato je važno nedvosmisleno karakterizirati uvjete početka i završetka procesa.

Mjesto procesa moraju udovoljavati zahtjevima za izlazne rezultate procesa i za metode izvođenja procesa.

Na primjer, određene vrste održavanja, popravaka ili ispitivanja moraju se provoditi u posebno opremljenim proizvodnim područjima. Obavljanje radova na drugim mjestima dovodi do kršenja utvrđene tehnologije, dakle, ne osigurava potrebnu kvalitetu, te stoga osobe koje su počinile prekršaj podliježu kaznama.

Funkcije (radnje) koje se izvode unutar procesa, moraju ispunjavati funkcije utvrđene opisom poslova, pravilnikom o pododsjecima, pravilnikom o kolegijskim tijelima.

Funkcija (radnja) opisuje se glagolom: razvija, oblikuje, osigurava, organizira, prati, kontrolira itd.

izvršitelji procesa. Označavanje izvršitelja procesa jedna je od najvažnijih svrha propisa. Izvršitelj procesa može biti:

• zaposlenik na određenom položaju (koji ima određeno zanimanje);
• podjela organizacije (pod uvjetom da je postupak za određivanje određenog izvođača poznat ili utvrđen u propisima);
• kolegijalno tijelo organizacije (povjerenstvo, odbor, kolegij, vijeće, stručna ili radna skupina i dr.).

Ako je nemoguće navesti konkretnog izvršitelja, tada u okviru uredbe treba odrediti ulogu (skup funkcija, prava i odgovornosti) potrebnu za obavljanje jednog ili više procesa opisanih u uredbi. Nadalje, kako bi se proveo proces opisan u propisima, izvršni akt odgovarajućeg upravitelja navodi konkretne nositelje potrebnih uloga.

Na primjer, za testiranje zaposlenika radionica udaljenih od središnjeg ureda tvrtke, stvaraju se privremene radne jedinice:

Testiranje radnika na lokacijama brigada udaljenih radionica provode radne jedinice ispitivanja koje se sastoje od:

• voditelj veze imenovan nalogom generalnog direktora;
• predstavnik inženjera imenovan nalogom šefa radnje.

Navedeni izvršitelj mora odgovarati opsegu procesa. Dakle, dozvoljeno je reći:

Praćenje tehničkog stanja opreme proizvodne radnje Društvo proizvodi odjel glavnog mehaničara.

Međutim, kada je riječ o određenoj vrsti opreme, potrebno je navesti konkretnog djelatnika:

Kontrolu tehničkog stanja opreme za dizanje proizvodnih pogona Društva provodi vodeći stručnjak odjela glavnog mehaničara.

Ako je određeni izvršitelj procesa određen neposredno prije izvršenja procesa (kao što je npr. operater u banci), tada bi postupak za određivanje određenog zaposlenika koji obavlja ovaj proces trebao biti utvrđen propisima ili drugim regulatornim aktima. .

Propisi trebaju jasno evidentirati trenutke prijenosa upravljanja procesom (ili prijenosa objekata procesa) s jednog izvođača na drugog.

Pravilnikom se, osim propisa opisanih u opisu poslova, pravilnika o pododsjecima ili kolegijalnim tijelima, mogu definirati:

• funkcije zaposlenika, odjela, kolegijalnih tijela,
• prava radnika,
• odgovornost zaposlenika
potrebnih za provedbu opisanog procesa.

Izrađivač mora osigurati da dodatne funkcije, prava i odgovornosti izvođača nisu u suprotnosti s postojećima i, ako je potrebno, preuzeti inicijativu za promjenu postojećih lokalnih propisa.

Među izvršiteljima procesa ističe se voditelj (ili vlasnik) procesa - zaposlenik koji organizira izvođenje procesa prema utvrđenim pravilima: donosi odluke u ključnim točkama procesa, brine da rezultati procesa budu zadovoljeni. zahtjeve i ciljeve procesa.

Da bi proces ispravno funkcionirao, potrebno je da:

• odluke voditelja procesa bile su legitimne (zaposlenik ima pravo izravno davati upute drugim izvršiteljima procesa ili postoji drugi pravni mehanizam za pretvaranje administrativnih inicijativa voditelja u obvezujuće upute);
• voditelj procesa je imao pravo upravljati resursima potrebnim za postizanje traženih rezultata (osobito upravljati proračunom procesa, utjecati na izbor izvođača, inicirati određene radnje unutar procesa itd.);
• voditelj procesa je bio zainteresiran za postizanje traženog rezultata (zbog ravnoteže pozitivnih i negativnih poticaja (odgovornosti)).

Procesna dokumentacija. Tijek procesa, izražen u:

• početak, pauza, završetak procesa,
• prijem i prijenos ulaznih i izlaznih objekata,
• mijenjanje statusa ulaznih i izlaznih objekata,
• odlučivanje na točkama grananja procesa,
• imenovanje izvršitelja procesa,
• određivanje mjesta izvršenja procesa i sl.
treba odražavati u dokumentima i/ili u AIS bazi podataka.

Detaljnost informacija o procesu određena je istim ciljevima kojima se ovaj proces regulira. Treba imati na umu da izrada dokumenata i/ili unos podataka u AIS produžava vrijeme procesa i postavlja veće zahtjeve pred izvođača. S druge strane, gubici povezani s nedostatkom informacija o procesu mogu biti ozbiljniji, jer u pravilu analiza akumuliranih informacija o provedbi procesa dovodi do usvajanja investicijske odluke povezana sa značajnim iznosima i/ili usmjerena na duži rok. Prilikom provedbe propisa potrebno je izvršiteljima objasniti ciljeve onih radnji koje služe akumulaciji potrebnih analitičke informacije o procesu.

Prilikom opisa procesa potrebno je navesti dokumente koji odražavaju napredak njegove provedbe, kao i dokumente koji su obrađeni i generirani tijekom procesa. Obrasci dokumenata mogu biti unificirani (kao, na primjer, u procesima koji se odnose na računovodstvo kretanja materijalnih i tehničkih resursa), i neunificirani - posebno razvijeni od strane organizacije. U potonjem slučaju potrebno je (i poželjno u prvom slučaju) da prilog uredbe sadrži obrasce dokumenata, pravila i/ili uzorke njihovog popunjavanja (više o tome u nastavku); istovremeno, reference na relevantne priloge dane su u tekstu uredbe.

Programer mora jasno razumjeti kretanje dokumenata koji se koriste u reguliranom procesu. To će posebno pomoći boljem strukturiranju samog procesa.

Sredstva kontrole nad izvođenjem procesa. Za regulirani proces važni su i organizacija procesa (mora biti u skladu s propisima) i stvarni rezultati procesa, a ako je proces složen, dugotrajan ili skup, tada se podliježu međupodaci o tijeku procesa. kontrolirati.

Kontrola procesa podrazumijeva uspoređivanje stvarno dobivenih (ili među) rezultata procesa s planiranim i/ili definiranim odgovarajućim regulatornim aktom, zadaćama, kriterijima i sl. (u trenutnom načinu rada, povremeno, selektivno), kao i provedbu ili pokretanje radnji usmjerenih na minimiziranje identificiranih odstupanja, uključujući radnje koje se odnose na ispravak pravila izvršenja procesa.

Sukladno tome, pri opisu sredstava kontrole u propisu treba navesti sljedeće:

• kontrolni indikatori (uključujući pravila za izračun vrijednosti, učestalost izračuna, kritične zone vrijednosti, pravila za djelovanje kada se dosegnu kritične zone);
• radnici koji obavljaju kontrolne funkcije (naravno, trebaju imati dovoljno prava da utječu na tijek kontroliranog procesa).

Stoga je funkcija upravljanja jedna od komponenti ciklusa poboljšanja procesa.

Kontrolne radnje koje nisu vezane uz korekciju procesa, uz organizaciju izvođenja procesa prema zadanim pravilima, u pravilu provodi voditelj procesa. Punopravnu kontrolnu funkciju trebao bi obavljati rukovoditelj više razine.

Primjer: ugovornim radnim procesima upravljaju ugovorni kustosi (njihove funkcije uključuju pripremu nacrta ugovora, sudjelovanje u pregovorima s drugim ugovornim stranama, osiguranje upravljanja dokumentima u vezi s provedbom ugovora, praćenje provedbe uvjeta ugovora itd.), a kontrola ugovornih poslova povjerena je generalnom direktoru organizacije.

Drugi primjer: proizvodno osoblje organizacije se testira stručno znanje kroz testiranje. Proces nadzire voditelj odjela za osoblje, kontrolu provodi glavni inženjer - prvi zamjenik generalnog direktora, budući da je u ovoj organizaciji zadužen za upravljanje proizvodnim aktivnostima.

Opis načina kontrole cjelokupnog reguliranog procesa može se staviti u samostalan odjeljak propisa (vidi dolje komentar uz odjeljak „Kontrola“).

Dakle, naveli smo karakteristike procesa čije je navođenje neophodno za njegovu ispravnu regulaciju. Razgovarajmo sada o utjelovljenju ovih zahtjeva u tekstu uredbe.

Konstrukcija teksta odjeljka

Odjeljak o podprocesu u pravilniku o procesu obično je podijeljen na pododjeljke, po jedan za svaki podproces. Na početku pododjeljka formulirana je svrha podprocesa i uvjeti za pokretanje procesa. Dalje prema formuli:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

opisuje radnje čiji redoslijed čini potproces. Budući da je ruski jezik prilično fleksibilan i ne utvrđuje redoslijed riječi u rečenici, fraze koje opisuju elementarne radnje mogu se konstruirati uzimajući u obzir razne okolnosti. Na primjer, ako je važno fokusirati se na rezultat procesa, tada se početak izraza odnosi na rezultat:

Potvrdu o potraživanjima na kraju izvještajnog mjeseca (prema obrascu iz točke ... priloga ove uredbe) na temelju knjigovodstvenih podataka izrađuje voditelj financijski odjel Društva najkasnije do 03. u mjesecu koji slijedi nakon izvještajnog.

Ako je dio uredbe strukturiran tako da njegovi stavci odgovaraju radnim mjestima zaposlenika financijskog odjela, tada će gornje pravilo izgledati ovako:

Voditelj financijske službe Društva, najkasnije do 03. dana nakon izvještajnog mjeseca, na temelju knjigovodstvenih podataka sastavlja potvrdu o stanju potraživanja na kraju izvještajnog mjeseca (u obliku klauzule . .. priloga ovog pravilnika).

U svakom slučaju, programer mora osigurati da sve bitne karakteristike procesa budu naznačene u opisu, ali i da opis u cjelini ne ispadne teško razumljiv.

Na kraju pododjeljka obično se navode uvjeti za završetak procesa, radnje potrebne za odgovor na izvršenje procesa i sredstva za kontrolu izvršenja procesa.

Proces treba opisati maksimalno svestrano. To se odnosi i na strukturu procesa i na njegove parametre.

Nažalost, vrlo često propisi opisuju samo uobičajene situacije, koje, osim toga, ne uzrokuju sukobe. U ovom slučaju propis nije potreban. Naprotiv, sukobi koje je potrebno riješiti nastaju u pravilu kada tijek procesa skrene s “glavne ceste”. Stoga bi regulacija trebala biti slična programu za računalo: proces se ne bi trebao "zamrznuti" pod različitim okolnostima.

Ali ako je u programiranju jedino sredstvo borbe protiv "zamrzavanja" skrupulozan opis svih mogućih slučajeva napretka izračuna, onda kada se opisuju poslovni procesi, takav pristup u načelu nije uvijek moguć. Stoga je preporuka nositelju projekta da propisi opišu sve najvjerojatnije mogućnosti tijeka procesa, a ponašanje u rijetkim izvanrednim situacijama regulira ili odgovorni zaposlenik ili kolegijalno tijelo (eventualno osnovano i sazvano posebno za rješavanje hitne situacije u ovom procesu). Slijedeći ovaj savjet, ne treba gubiti iz vida da će donošenje netipične odluke od strane odgovornog djelatnika, a još više kolegijalnog tijela, zahtijevati dodatno vrijeme; odmah se može krenuti u izvedbu rješenja standardiziranog u propisima.

Radi lakšeg sagledavanja teksta propisa, u njegovom glavnom dijelu može se opisati samo redovno stanje s najvjerojatnijim odstupanjima; opis malo vjerojatnih hitnih situacija s pravilima djelovanja u njima može se uključiti u dodatak (usporedite s konstrukcijom uputa za rad kućanskih aparata); ako je potrebno stvoriti kolegijalno tijelo, odredba o njemu se razvija zasebno, usporedno s tekstom uredbe.

Što se tiče parametara reguliranog procesa: raznih popisa, tablica s brojčanim vrijednostima i sl., preporuča se da budu uključeni u priloge propisa ili čak stavljeni u posebne regulatorne i upravne akte. Time će se produljiti “životni vijek” uredbe: u slučaju promjena u sastavu i/ili vrijednostima parametara, izmjene će se morati izvršiti samo u prilozima ili se uopće neće mijenjati tekst uredbe.

Kojim redoslijedom treba opisati potprocese reguliranog procesa? Najprirodniji je opis podprocesa u skladu s fazama životnog ciklusa glavnog objekta koji se obrađuje opisanim procesom.

Na primjer, u propisima za izradu regulatornih dokumenata mogu postojati sljedeći odjeljci:

• Pokretanje razvoja regulatornog dokumenta.
• Izrada nacrta regulatornog dokumenta.
• Odobrenje nacrta regulatornog dokumenta.
• Odobrenje regulatornog dokumenta.
• Provedba regulatornog dokumenta.
• Informiranje zaposlenika o regulatornom dokumentu.
• Praćenje provedbe regulatornog dokumenta.
• Izrada izmjena i dopuna regulatornog dokumenta.
• Otkazivanje regulatornog dokumenta.
• Pohranjivanje regulatornog dokumenta.

Ako je životni ciklus zbirka ugniježđenih, sekvencijalnih ili paralelnih ciklusa, tada opis počinje s najbržim ciklusom.

Na primjer, propisi za upravljanje opremom i alatima za remont bunari (unutarnji normativni dokument najmodavac opreme) podijeljen je u tri glavna dijela:

• Ispunjavanje narudžbi opreme i alata (prvi radni ciklus – opisuje interakciju najmoprimca i najmodavca).
• Osiguranje tehničke spremnosti opreme i alata (drugi radni ciklus - opisuje procese dijagnostike, održavanja i popravka koje provodi najmodavac).
• Upravljanje obrtnim kapitalom opreme i alata i donošenje odluka o njihovoj promjeni (investicijski ciklus – opisuje ciklus donošenja odluka vlasnika najmodavca).

U tekstualnom dijelu propisa (odjeljci 1. - 5.) tablice, slike, dijagrami i sl., ako ih ima dosta, obično se ne daju - daju se u prilozima propisa (odjeljak 6.). U tekst se može staviti nekoliko tablica ili grafičkih elemenata.

Članak 4. Odgovornost

U ovom dijelu definirana je odgovornost izvođača za nepoštivanje propisa:

Neprovođenje (nepropisno izvršavanje) ovog Pravilnika od strane zaposlenika Društva predstavlja njihovu povredu službene dužnosti. Zaposlenici Društva odgovorni su za neizvršenje (nepravilno izvršavanje) ovih Pravila u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Odjeljak 5 Kontrola

Ovaj odjeljak općenito opisuje načine praćenja provedbe uredbe:

Nadzor nad provođenjem ovog Pravilnika povjerava se<наименование должности>.

Odjeljak 6 Prijave

Ovaj odjeljak pravilnika daje servisne i pomoćne informacije o reguliranom procesu. Sastav ovih informacija može varirati ovisno o predmetu propisa. Komentirati ćemo najčešće vrste aplikacija.

Odjeljak 6.1. "Klasifikatori i priručnici"

Ova aplikacija sadrži referentne informacije, uključujući klasifikatore i referentne knjige: popise, tablice vrijednosti itd.

Izrada klasifikatora i priručnika vrlo je važna faza u razvoju propisa. Razvrstavanjem treba započeti proces izrade propisa. Ako programeri pokažu žurbu (a to se često događa - želite odmah pokazati rezultat), tada njegove posljedice mogu biti vrlo žalosne. Kao što praksa pokazuje, potrebno je vratiti se klasifikatorima u gotovo svakoj fazi organizacijskog dizajna, sve do završnih.

Jedinstvena klasifikacija doprinosi ujednačavanju stajališta izvođača o reguliranom procesu. O uspješnosti klasifikacije ovisi učinkovitost prikupljanja i obrade informacija vezanih uz provedbu reguliranog procesa.

Referentne informacije definiraju veze između objekata klasifikacije koje strukturiraju predmetno područje i u određenoj mjeri određuju tijek reguliranog procesa.

Klasifikatori trebaju biti što svestraniji; minimalni zahtjev je dosljednost klasifikatora izvođača i potrošača rezultata procesa.

Sustav klasifikacije za objekte određene vrste mora ispunjavati sljedeće zahtjeve (usp.):

• osigurati da predmet koji se klasificira pripada točno jednoj klasifikacijskoj kategoriji;
• imati dovoljnu fleksibilnost i kapacitet te imati potrebnu potpunost;
• imaju dovoljnu i ekonomski opravdanu dubinu;
• osigurati (ako je moguće) sučelje s drugim klasifikacijama istih objekata;
• osigurati jednostavnost procesa održavanja klasifikatora;
• omogućiti učinkovitu automatsku obradu podataka povezanih s klasificiranim objektima.

Pri izradi klasifikatora za potrebe regulacije procesa mora se imati na umu da potrošači informacija o procesu, koji su “označeni” u skladu s prihvaćenim klasifikatorima, mogu biti različiti. funkcionalne podjele. Stoga klasifikator mora imati takav stupanj detalja da informacije o procesu mogu obraditi različiti korisnici.

Poduzeće iznajmljuje opremu iz revolving fonda; za određivanje ulaganja u nadopunu obrtnog kapitala potrebno je pribaviti podatak o vremenu obrta dijela opreme.

U najjednostavnijem slučaju, potrebno vrijeme se mjeri kao razdoblje od jednog do drugog trenutka preuzimanja i predaje opreme najmoprimcu. S ekonomskog stajališta, u okviru ukupnog obrtnog razdoblja treba razlikovati razdoblje u kojem je oprema kod primatelja lizinga - kada oprema poduzeću donosi prihod, i razdoblje u kojem je oprema u poduzeću, kada je oprema stvara troškove.

Za više detaljna analiza Troškovi tijekom razdoblja dok je oprema u poduzeću, potrebno je razlikovati tri stanja opreme: oprema na popravku, oprema u skladištu u stanju tehničke spremnosti, oprema na putu.

Dakle, za ispravnu tehničko-ekonomsku analizu procesa iznajmljivanja opreme potrebno je identificirati i evidentirati u dokumentima koji prate proces najmanje četiri stanja opreme.

Ako je svrstavanje klasificiranoga objekta u klasifikacijske kategorije dvosmisleno ili njegovo svrstavanje u različite klasifikacijske kategorije ne dovodi do različitih posljedica, tada je takvo razvrstavanje u najmanju ruku beskorisno.

Stručnjaci za procesni pristup razbili su mnoge kopije pri odlučivanju hoće li procese klasificirati kao osnovne, pomoćne, upravljačke itd. Međutim, ova klasifikacija ne nosi nikakve bitno drugačije posljedice u metodama opisa, provedbe, kontrole, proračuna (gdje je to, proračun procesa? ...). Štoviše, dvosmislenost klasifikacije procesa, a time i podjele, u te kategorije može dovesti do kršenja zakona o radu. Stoga je takvo razvrstavanje ne samo neproduktivno, nego i (potencijalno) nezakonito.

O pristupima klasifikaciji i dostupnim metodama klasifikacije možete naučiti iz , , , , , kao primjer koji je korisno razmotriti.

Kao temelj za izradu klasifikatora trebali bi se koristiti sveruski klasifikatori, industrijski klasifikatori, klasifikatori koje koriste dobavljači i izvođači. Ako doslovna reprodukcija klasifikacija vanjskih organizacija nije moguća, tada, kako bi se izbjegle "poteškoće u prijevodu", treba osigurati način transformacije jedne klasifikacije u drugu. Unatoč prisutnosti vrlo netrivijalne ISO standard 15926 Sustavi i integracija industrijske automatizacije. Integracija podataka iz životnog ciklusa postrojenja za kontinuiranu proizvodnju, uključujući opremu za proizvodnju nafte i plina, bolje je povjeriti posao integracije klasifikatora i imenika stručnjacima.

Ako su različiti klasifikatori i imenici međusobno povezani, koriste se pravila normalizacije baze podataka.

Ako se klasifikatori i priručnici koji se koriste u reguliranom procesu mogu mijenjati, tada se u samom propisu ili u posebnom dokumentu treba utvrditi postupak za izmjene i dopune priručnika i klasifikatora.

Odjeljak 6.2. "Obrasci i pravila za obradu dokumenata"

Ovaj dodatak daje obrasce i objašnjava pravila za obradu dokumenata koji prate provedbu reguliranog procesa.

U pravilu se daju:

• obrasci dokumenata (nepopunjeni);
• uzorci popunjavanja obrazaca dokumenata;
• pravila za ispunjavanje obrazaca (ako postoje mogućnosti popunjavanja koje je neprikladno predstaviti u obliku uzoraka);
• pravila numeriranja dokumenata.

Pravila za ispunjavanje obrazaca objedinjeni dokumenti utvrđuje važeće zakonodavstvo. U ovom slučaju, dovoljno je uputiti na normativni akt u kojem su takva pravila utvrđena u propisu. Obrasci nestandardiziranih dokumenata (tj. obrasci dokumenata koje razvija sama organizacija) trebaju biti detaljnije opisani u prilogu uredbe.

Zadržimo se na načelima razvoja nestandardiziranih oblika dokumenata. Dokumenti koji prate proces obavljaju nekoliko funkcija (usp.):

• dokazi - potvrđuju činjenicu nastanka događaja;
• informativne - služe kao izvor informacija za računovodstvene i analitičke postupke;
• kontrola - omogućiti kontrolu izvršenja procesa, rada pojedinaca itd.;
• kumulativni - oni su materijalni nositelj i pohrana informacija (ova je funkcija osobito važna u nedostatku automatiziranih pohrana podataka).

Ove funkcije određuju zahtjeve za oblik i sadržaj dokumenata.

Zahtjevi za obveznim detaljima primarnih dokumenata u računovodstvene svrhe formulirani su u članku 13. Uredbe o računovodstvu i financijska izvješća U Ruskoj federaciji:

Primarne knjigovodstvene isprave moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke: naziv isprave (obrasca), šifru obrasca; datum sastavljanja; naziv organizacije u čije ime je dokument sastavljen; sadržaj poslovne transakcije; mjerači poslovnih transakcija (u fizičkom i novčanom smislu); nazive položaja osoba odgovornih za obavljanje poslovne transakcije i ispravnost njezina izvršenja, osobne potpise i njihove prijepise (uključujući slučajeve izrade dokumenata korištenjem računalne tehnologije).

Ove zahtjeve, uz odgovarajuće izmjene, treba uzeti u obzir pri izradi drugih (ne nužno računovodstvenih) nestandardiziranih oblika dokumenata.

• lakoća i jednostavnost razumijevanja zaposlenika koji ispunjavaju i koriste obrazac dokumenta, pravila za ispunjavanje obrasca dokumenta i značenje unesenih unosa;
• fizičku sposobnost čitanja teksta dokumenta i unosa potrebnog teksta u obrazac dokumenta (font mora biti „čitljive veličine“, polja za rukom pisane unose moraju biti dovoljne veličine);
• brzina popunjavanja obrasca dokumenta;
• mogućnost skeniranja, kopiranja, slanja faksimilom dokumenta bez iskrivljavanja i/ili gubitka njegovog sadržaja;
• minimalni troškovi za izradu obrazaca dokumenata: kompaktnost, nedostatak nepotrebnih grafičkih elemenata;
• usklađenost dokumenta na papiru s obrascem na ekranu u AIS-u (ako se koristi).

U idealnom slučaju, oblik dokumenta trebao bi biti razumljiv zaposlenicima koji ga ispunjavaju bez dodatnih objašnjenja. Da biste to učinili, sam obrazac može sadržavati "savjete" poput: "podcrtajte ono što vam je potrebno", "odaberite iz imenika ...", itd. Preporuke za razvoj obrazaca dane su u pogl. 2.3, 4.5.

Posebnu pozornost treba obratiti na stavljanje potpisa odgovornih izvršitelja. Neispravno je sve potpise stavljati na jedno mjesto dokumenta, jer je zaposlenik koji potpisuje dokument često odgovoran za sadržaj samo određenog fragmenta dokumenta koji odgovara fragmentu dokumentiranog procesa.

Nije naodmet u samoj formi dokumenta dati frazu koja objašnjava što točno zaposlenik potpisuje. Na primjer:

Predao opremu s popravka.
Bravar ________________ (puno ime)
Primio opremu s popravka i provjerio je li oprema u dobrom radnom stanju, Potrebni dokumenti dostupno, zapisi o popravcima i ispitivanjima napravljeni su u putovnici opreme i dostupna je dozvola za rad.
Inženjer strojarstva ________________ (puno ime)

Ako takva objašnjenja nisu data u obliku isprave, onda se moraju dati u tekstu propisa.

Primjeri popunjavanja obrazaca dokumenata koji su navedeni u prilogu pravilnika odgovaraju, u pravilu, najčešćim situacijama.

Ako postoji mnogo mogućnosti popunjavanja, tada je preporučljivo navesti pravila za popunjavanje obrasca dokumenta u obliku tablice, od kojih jedan stupac navodi polja dokumenta, a drugi označava pravila za njihovo popunjavanje: izvor vrijednosti (na primjer, odobrena referentna knjiga ili očitanja instrumenata), ovisnost naznačene vrijednosti o vrijednostima drugih polja dokumenta (na primjer, formula). Ako dokument ispunjava nekoliko izvođača, tada treći stupac tablice označava zaposlenika odgovornog za popunjavanje ovog polja.

Posebnu pozornost treba posvetiti pravilima numeriranja dokumenata, jer ona moraju osigurati korelaciju dokumenta s objektima i operacijama, kao i referentni integritet dokumentnog sustava. Na primjer:

Broj Ugovora o popravku plovila, sklopljenog između Operativnog poduzeća i Izvođača, prikazuje se kao:

DR-XXX-GGG-SS-NNN-DD,
gdje
XXX – troznamenkasti brojčani kod Operativnog poduzeća;
YYY - troznamenkasti numerički kod izvođača kako je definirano u Popisu ovlaštenih izvođača;
SS-NNN – šifra plovila, u kojoj prva dva znaka (slova) označavaju tip plovila, zadnja tri znaka – redni broj plovila u datoj seriji (tipu);
DD - dvoznamenkasti serijski broj Ugovora o popravku plovila

Broj Potvrde o prihvaćanju radova popravka prema Ugovoru o popravku plovila prikazan je u obliku:

AR-<Номер договора>/ZZ,
gdje
ZZ - dvoznamenkasti serijski broj Potvrde o prihvaćanju radova popravka.

Takvo "ručno" kodiranje dokumenata važno je ako se dokumentacija uvodi, recimo, u testnom načinu, bez podrške u AIS-u. Ako tijek rada podržava AIS, genijalno kodiranje postaje nevažno. Svi znakovi operacije koji su stavljeni u kod (kao u gornjem primjeru) pojavljuju se u proširenom obliku u poljima dokumenta, a time iu poljima baze podataka. Stoga je omogućen odabir dokumenata iz baze prema zadanim vrijednostima polja.

Ponekad se oblici dokumenata dijele na obvezne i preporučene. Odstupanje od pravila popunjavanja obveznih obrazaca nije dopušteno. Na temelju preporučenih obrazaca, izvođači mogu izraditi i koristiti vlastite obrasce, koji mogu detaljizirati i/ili dopuniti podatke sadržane u preporučenom obrascu, a da pritom ne naruše njegovu strukturu.

Ako se propisom ne može odrediti oblik isprave, ali postoje određeni zahtjevi za sadržaj isprave, preporučuje se da se ti zahtjevi utvrde u prilogu propisu. Opisana situacija nastaje npr. prilikom sklapanja ugovora u obliku koji je predložila druga ugovorna strana. U tom slučaju propisi sadrže zahtjeve za sadržaj ugovora ili približan tekst odredaba na čijem uvrštavanju u tekst ugovora organizacija mora inzistirati.

Programer mora jasno razumjeti cijeli životni ciklus nestandardiziranog dokumenta (stvaranje, obrada, arhiviranje, uništavanje).

Važno je napomenuti da dobro strukturiran dokument može pojednostaviti proces koji se odražava u ovom dokumentu. U tom smislu "objekt je važniji od procesa".

Odjeljak 6.3. "Procesni dijagrami"

Ovaj dodatak sadrži dijagrame procesa opisanih u uredbi.

Procesni dijagrami su ilustrativne prirode, radi lakšeg razumijevanja propisa i ne zamjenjuju tekst propisa. Iz ovoga proizlazi sljedeće:

• preporučljivo je u ovaj dodatak uključiti dijagrame samo onih koji se često ponavljaju i/ili većine važne procese; ne biste trebali slikati sve opcije za proces, a još više - pokušajte ih prikazati u jednom dijagramu;
• izbor jezika shema treba biti određen ciljem što prikladnijeg i najjasnijeg priopćavanja čitatelju propisa o najvažnijim značajkama provedbe reguliranog procesa; bolje je dati nekoliko "projekcija" jednog procesa nego pokušavati odjednom prikazati sve informacije o procesu na jednom dijagramu.

Ako unutarnja standardizacijska politika organizacije zahtijeva korištenje određenih jezika za definiranje procesa, tada bi organizacija trebala imati dokumentiranu metodologiju za korištenje tih jezika (koja se naziva "konvencija o modeliranju"). Ovaj dokument posebno definira semantiku simbola koji se koriste u dijagramima. U nedostatku takvog dokumenta, semantika notacije treba biti definirana u tekstu prijave.

Najjednostavniji i najlakši za razumijevanje je jezik dijagrama toka (implicitno se preporučuje za upotrebu pri pisanju administrativnih propisa), koji odražava akcije i grananje (uvjetni prijelazi). Međutim, ovo je samo dio cjelovitih informacija o procesu (vidi gornje komentare na odjeljak “Opis zahtjeva, procesa, metoda rada”).

Dobar uvod u tehnike opisa procesa dan je u . Vizualne i praktične preporuke iz.

Mogu li dijagrami zamijeniti tekst propisa? Praksa pokazuje da shema, izrađena s nedovoljno detalja, treba pojašnjenje. Previše detaljan dijagram, u pravilu, nečitljiv. Osim toga, nisu svi zaposlenici čak ni vrlo "napredne" organizacije sposobni ispravno čitati dijagrame. Jedna od glavnih poteškoća je opisivanje (bilo kojim) jezikom shema raznih grana, pravila s iznimkama itd. pojave uobičajene u domaćem poslovanju. Dobro strukturiran tekst neizbježno će se nositi s rješenjem ovih problema, ali dobra shema neće biti suvišna.

Odjeljak 6.4. "Algoritmi izračuna"

Algoritmi izračuna koji se koriste u pravilniku mogu se uključiti u ovaj dodatak. Alternativna opcija je da se algoritmi izračuna navedu u metodološkim uputama, au propisima daju poveznica na njih.

Pri opisu algoritma izračuna potrebno je formulirati situaciju u kojoj se proračun izvodi, svrhu izračuna, opisati ulazne i izlazne varijable, kao i konstante, navodeći za svaku vrijednost:

• oznaka,
• Ime,
• značenje,
• jedinica mjere
• izvor podataka (za konstantu, vrijednost).

Prilikom opisivanja izvora podataka potrebno je pratiti sinkronizam vrijednosti korištenih za izračun.

Odjeljak 6.5. "Tablice uloga izvršitelja procesa"

Ovaj dodatak je u referentne svrhe, jer prikladno predstavlja strukturu uloga procesa.

Uloge se mogu koristiti za opisivanje:

• matrice odgovornosti;
• tablice „proces – izvršitelj – funkcije – prava – odgovornosti“.

Matrica odgovornosti je tablica u kojoj su navedene funkcije potrebne za završetak procesa (po redovima) i pozicije izvršitelja procesa (po stupcima), a na sjecištu retka i stupca uloga ovog izvršitelja u obavljanje ove funkcije je naznačeno: inicira, organizira, sudjeluje, osigurava, obavlja samostalno, kontrolira itd.

Tablica „proces – izvršitelj – funkcije – prava – odgovornosti“ je tablica sa stupcima koji označavaju naziv procesa, izvršitelja, njegove funkcije unutar ovog procesa, prava potrebna za obavljanje tih funkcija, odgovornost izvršitelja.

Obje tablice pružit će neprocjenjivu pomoć izrađivaču opisa poslova, pravilnika o odjelima, pravilnika o kolegijalnim tijelima, budući da ukupno „funkcionalno opterećenje“ zaposlenika, odjela ili kolegijalnog tijela čine funkcije koje on obavlja unutar svih procesa organizacija.

6. Metodička uputa

Metodičkim uputama definiraju se jedinstvena pravila i metode izvođenja određenog procesa neovisno o izvođačima.

Približna struktura metodičke upute je sljedeća:

• dovoljno detaljan opis predmetnog područja u kojem se primjenjuju opisana pravila i metode; posebice se preporučuje davanje načela klasifikacije ili sustavnog popisa objekata koji se koriste u ovim pravilima i metodama;
• opis ciljeva i pravila analize i interpretacije rezultata dobivenih u skladu s navedenom metodologijom;
• primjeri primjene opisanih pravila i metoda, dokumentacija njihove primjene.

Preporuča se izraditi i usuglasiti metodološke upute (osobito u pogledu klasifikatora i oblika dokumenata) prije pisanja odgovarajućih propisa. Preporuke za pisanje dijelova metodičkih uputa slične su gore navedenima.

7. Uputa za rad

Radnom uputom definira se postupak obavljanja pojedinačnih ili međusobno povezanih radnji (funkcija) koje obavlja određena jedinica ili zaposlenik organizacije u okviru određenih procesa.

Okvirna struktura radne upute je sljedeća:

Ime
	Sadržaj
1.	Opće odredbe
1.1.	Svrha
1.2.	Područje primjene
1.3.	Normativne reference
1.4.	Postupak odobravanja, izmjena i dopuna
2.	Pojmovi, definicije i kratice
2.1.	Pojmovi i definicije
2.2.	Kratice
3.	Opis zahtjeva, procesa, metoda rada
4.	Odgovornost
5.	Kontrolirati
6.	Prijave
6.1.	Referentne knjige
6.2.	Obrasci i pravila za obradu dokumenata
6.3.	Dijagrami procesa
6.4.	Algoritmi proračuna

Preporuča se u radnu uputu uključiti primjere izvođenja pojedinih radnji (funkcija), korištenje obrazaca dokumenata i sl. Smjernice za pisanje dijelova radnih uputa iste su kao gore. Upute za rad trebaju biti napisane nakon što se usuglase procesni propisi, čiji fragmenti trebaju biti opisani u uputama za rad.

8. Organizacija izrade i provedbe propisa

Propis je "društveni ugovor" zaposlenika organizacije. Javlja se tamo i kada postoji svjesna potreba za racionalnom podjelom područja odgovornosti, usklađivanjem napora za postizanje zajedničkog rezultata.

Za uspješnu regulaciju procesa potrebno je da sudionici u procesu i potrošači njegovih rezultata nastoje ostvariti obostrano povoljno pozicioniranje u tom procesu. Dakle, psihološki preduvjet regulacije bit će ili postojanje "kritične mase" radnika koji žele dovesti stvari u red u procesu ili čvrsta volja menadžmenta. U oba slučaja, prava odluka neće se donijeti odmah i trebat će vremena da se steknu pristalice.

Organizacija razvoja regulatorne dokumentacije detaljno je opisana u stručnoj literaturi, , , stoga se ograničavamo na nekoliko napomena koje su po našem mišljenju važne.

• Potrošač rezultata procesa treba jasno artikulirati zahtjeve za te rezultate.
• Svrha procesa mora biti formulirana izvan procesa.
• Radna skupina izrađivača propisa (ili skupa regulatornih dokumenata) mora ispravno odrediti objekte uključene u procese i granice procesa. U ovoj fazi korisno je crtati razne dijagrame, grafikone i tablice. Najuspješnije od njih - one koje odražavaju bit i značajke opisanog procesa - treba uključiti u priloge pravilnika.
• Klasifikatori i referentne knjige povezane s procesom moraju biti pažljivo dizajnirane.
• Obrasci dokumenata nesvrstanih moraju biti dizajnirani s velikom pažnjom.

Radna skupina izrađivača propisa trebala bi uključivati ​​stručnjake koji su izravno uključeni u proces, kao i potrošače rezultata procesa. Ako je prije propisa bilo sukoba u provedbi procesa, tada bi predstavnike sukobljenih strana trebalo uključiti u radnu skupinu ili ih barem pozivati ​​na njezine radne sastanke. Opće metodološko vođenje razvoja propisa može provoditi specijalizirani odjel organizacije (obično se naziva odjel organizacijskog razvoja, odjel korporativnih tehnologija, odjel integriranog upravljanja kvalitetom itd.).

Hoće li korištenje specijaliziranog softvera za opisivanje procesa pomoći u radu na regulativi? Takav softver omogućit će vam da ispravno navedete već donesenu odluku o organizaciji procesa, ali malo je vjerojatno da će vam pomoći da je pronađete. Izuzetak su slučajevi gdje su potrebni brojni izračuni kako bi se pronašlo optimalno rješenje - ovdje više nije moguće izbjeći modeliranje procesa u posebnim programskim okruženjima. Nedvojbena prednost specijaliziranog softvera za opisivanje procesa je automatska kontrola referentnog integriteta opisa.

Započinjući "odmah" s razvojem procesa u posebnom okruženju i odabirom određenog formalnog jezika za predstavljanje procesa, možete se susresti s činjenicom da izražajne mogućnosti ovog jezika nisu dovoljne da odražavaju značajke procesa. Stoga se preporučuje korištenje najjednostavnijih jezika opisa na početku rada i, kako se otkrivaju značajke procesa, detaljizirati opise. Najbolja "projekcija" procesa i najbolji jezik (ili više jezika) opisa otkrit će se na kraju rada. Upravo te "projekcije" i jezike treba koristiti.

Nakon postizanja jasnoće navedenih sastavnica uredbe, možete pripremiti nacrt teksta i pristupiti njegovom odobrenju. Trebate biti spremni na činjenicu da ideje o opisanom procesu i tekstu propisa mogu pretrpjeti najradikalnije promjene.

Nakon dobivanja suglasnosti svih zainteresiranih strana, treba izraditi akcijski plan za provedbu uredbe. Ovaj plan može se odraziti u nalogu o odobrenju propisa (ili postati dodatak nalogu). Aktivnosti mogu uključivati:

• prepoznavanje nevažećih lokalnih propisa koji su prethodno regulirali proces opisan u novom propisu;
• dopuna i izmjena lokalnih propisa u svezi s davanjem suglasnosti na novi propis;
• izrada novih lokalnih propisa potrebnih za rad po novim propisima;
• doradu ili uvođenje novih modula automatiziranih informacijskih sustava;
• izrada obrazaca nestandardiziranih dokumenata koji se koriste sukladno novom propisu;
• izmjene i/ili dopune popisa osoblja;
• traženje kandidata za nova radna mjesta; imenovanje ili premještaj zaposlenika na nova radna mjesta;
• osposobljavanje izvršitelja procesa novim pravilima rada;
• rad na objašnjavanju među izvršiteljima procesa;
• podrška od strane članova radne skupine (izrađivača propisa) radu izvođača u okviru novog procesa (tako reći „pilot rad” novog propisa);
• prilagodba teksta uredbe na temelju rezultata "pilot rada";
• uvođenje izmijenjene verzije uredbe;
• definiranje postupaka za kontrolu kvalitete propisa.

Nakon što je odlučio o provedbenim mjerama, čelnik organizacije izdaje nalog za odobravanje i stavljanje u primjenu novog propisa. Imajte na umu da će se u slučaju dugoročnih događaja datumi za odobrenje uredbe i njezino stupanje na snagu razlikovati.

Rad na propisu u pravilu ne završava u trenutku stupanja na snagu verzije propisa prilagođene rezultatima "pilot rada". Poslovanje organizacije se mijenja, praksa primjene propisa otkriva nepreciznosti, pogreške, kao i detalje koje nositelji projekta ne uočavaju ili su u propisu “legalizirani” na neoptimalan način. Stoga su izmjene i dopune propisa sasvim prirodne. Kada obujam ovih izmjena i dopuna postane dovoljno velik, treba objaviti novo izdanje dokumenta. Inicirati ove revizije propisa trebao bi, prije svega, zaposlenik, čija je dužnost i praćenje provedbe propisa.

Rad na tekstu dokumenta trebao bi obaviti "nositelj" ovog dokumenta, koji ima dovoljno znanja kako o suštini reguliranog procesa tako io načelima rada na tekstu lokalnog regulatornog akta. Takav “nositelj” može biti jedan od zamjenika voditelja procesa ili zaposlenik jedinice odgovorne za razvoj i održavanje relevantnosti dokumentacije sustava upravljanja (ako takva jedinica postoji).

Organizacija može odobriti "metapropis" - dokument koji utvrđuje postupak za izradu propisa i drugih lokalnih propisa. Prototip takvog dokumenta može poslužiti.

9. Primjena

Radi lakšeg čitatelja, u prilogu donosimo predložak pravilnika. Svaka organizacija može i treba izraditi vlastite predloške propisa i uputa, a pritom ne odstupati od predloženih preporuka.

1. OPĆE ODREDBE

1.1. Svrha

1.1.1. Ovom Uredbom definiran je postupak<дается наименование или краткое описание процесса>u<дается полное наименование организации>(u daljnjem tekstu Društvo).

1.2. Područje primjene

1.2.1. Zahtjevi i pravila ove Uredbe primjenjuju se na<описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Ovaj Pravilnik je obvezan za izvršavanje svih strukturnih jedinica Društva.

1.3.1. Ova Uredba je izrađena u skladu sa:<указываются документы-основания>.

1.4. Postupak odobravanja, izmjena i dopuna

1.4.1. Odobravaju se ovaj Pravilnik, sve njegove izmjene i dopune<указывается название утверждающего органа управления>i provesti u djelo<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. POJMOVI, DEFINICIJE I KRATICE

2.1. Pojmovi i definicije

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. Kratice

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. OPIS ZAHTJEVA, PROCESA, METODA RADA

3.1. Podproces 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. Podproces 2

4. ODGOVORNOST

4.1. Neprovođenje (nepravilno izvršavanje) ovog Pravilnika od strane radnika Društva predstavlja povredu njihove službene dužnosti. Zaposlenici Društva odgovorni su za neizvršenje (nepravilno izvršavanje) ovih Pravila u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

5. KONTROLA

5.1. Nadzor nad provođenjem ovog Pravilnika povjerava se<наименование должности>.

6. APLIKACIJE

6.1. Klasifikatori i priručnici

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. Obrasci i pravila za obradu dokumenata

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. Dijagrami procesa

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. Algoritmi proračuna

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. Tablica uloga izvršitelja procesa

6.5.1. Matrica odgovornosti

6.5.2. Tablica "proces - izvršitelj - funkcije - prava - odgovornosti"

Književnost

1. Andersen B. Poslovni procesi. Alati za poboljšanje. – M.: RIA “Standardi i kvaliteta”. - 2005. - 272 str.

2. Veliko rječnik službeni uvjeti / komp. Yu.I. Fedinsky - M .: Izdavačka kuća Astrel LLC. - 2004. - 1165 str.

3. Borisov A.B. Što je dobro, a što loše kod reguliranja poslovnih procesa ili Kako kreirati “ispravan” propis. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/. - 2009. (prikaz).

4. Borges H.L. Analitički jezik Johna Wilkinsa. Iz knjige "Nova istraživanja" (1952) / u knj. Borges H.L. Proza različitih godina. M.: Duga. - 1989. - 320 str.

5. GOST 3.1130-93. ESTD Opći zahtjevi za obrasce i obrasce dokumenata (stavljeni na snagu Rezolucijom Odbora Ruske Federacije za standardizaciju, mjeriteljstvo i certifikaciju od 31. siječnja 1995. br. 28).

7. GOST R 1.0-92 Državni sustav standardizacije Ruske Federacije. Osnovne odredbe (donesene Dekretom Državnog standarda Rusije od 1. srpnja 1992. br. 7).

8. GOST R 1.5-92 Opći zahtjevi za konstrukciju, prezentaciju, dizajn i sadržaj standarda (stupio na snagu Dekretom Državnog standarda Rusije od 1. srpnja 1992. br. 7).

9. GOST R 51141-98. Uredski poslovi i arhiviranje. Pojmovi i definicije (odobreni Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. veljače 1998. br. 28).

10. GOST R 6.30-2003 Unificirani sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju (stupio na snagu Dekretom Državnog standarda Rusije od 03.03.2003 br. 65-st).

11. GOST R ISO 9000-2008 Sustavi upravljanja kvalitetom. Osnovne odredbe i rječnik (odobreno Nalogom Savezne agencije za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo od 18. prosinca 2008. br. 470-st).

12. GOST R ISO 9001-2008 Sustavi upravljanja kvalitetom. Zahtjevi (odobren Nalogom Savezne agencije za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo od 18. prosinca 2008. br. 471-st).

13. GOST R ISO 15926-1-2008 Industrijski automatizirani sustavi i integracija. Integracija podataka o životnom ciklusu za postrojenja za preradu, uključujući naftu i plin proizvodna poduzeća. Dio 1. Pregled i temeljna načela (odobreno i stavljeno na snagu Nalogom Savezne agencije za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo od 18. prosinca 2008. br. 619-st).

14. Demidov E.E. Kontekstni modeli baza podataka. / Pregled primijenjene i industrijske matematike. - 2003. - v. 10, br. 2. - str. 641 - 642 (prikaz, stručni).

15. Demidov E.E. Izgradnja sustava upravljanja uslužnom tvrtkom. - Kontroliranje. - 2007. - broj 22. - str. 40 - 50 (prikaz, stručni).

16. Demidov E.E., Berežkov S.I. O rizicima konzultantskog projekta ili Sjećanje na Volgotanker. - Konzultant. - 2010. - broj 9. - str. 30 - 34 (izvorni znanstveni rad, znanstveni).

17. Jedinstvena terminologija za menadžment, planiranje industrijska proizvodnja i racioniranje materijalna sredstva(projekt). – M.: Gosplan. - 1971. - 95 str.

18. Eliferov V.G., Repin V.V. Poslovni procesi. Regulacija i upravljanje. – M.: Infra-M. - 2009. - 320 str.

20. Kalashyan A.N., Kalyanov G.N. Strukturni poslovni modeli: DFD-tehnologije. – M.: Financije i statistika. - 2003. - 256 str.

21. Kondratiev V.V., Kuznetsov M.N. Prikazujemo poslovne procese od procesnog modela poduzeća do proceduralnih propisa. – M.: Eksmo. - 2008. - 256 str.

22. Kuznetsov S.D. Osnove baze podataka. - M.: Internetsko sveučilište informacijskih tehnologija; BINOMNI. Laboratorija znanja. - 2007. - 484 str.

23. Nikanorov S.P. Konceptualne metode. – M.: Koncept. - 2002. - 30 str.

24. Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik / Ured. prof. V.A. Kudrjajev. - 2. izdanje, revidirano. i dodatni – M.: INFRA-M, 2002. – 592 str.

25. ORDMR 13-85. Dokument sa smjernicama za industriju. Smjernice. Sastav i sadržaj rada u različitim fazama (fazama) razvoja industrijskih klasifikatora medicinskih i tehničkih i ekonomskih informacija (odobren od strane Odjela za medicinsku statistiku i računalne tehnologije Ministarstva zdravstva SSSR-a 03.01.1986.).

26. Propisi o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji. (odobren Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije od 29. srpnja 1998. br. 34n, s izmjenama i dopunama 24. prosinca 2010.).

27. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. svibnja 2011. br. 373 „O razvoju i odobravanju administrativnih propisa za obavljanje državnih funkcija i administrativnih propisa za pružanje javne službe».

28. PR 45.02-97. Pravila standardizacije. Sustav standardizacije industrije. Načela za razvoj regulatornih dokumenata (odobrena i stavljena na snagu pismom Državnog komiteta za komunikacije Ruske Federacije od 26. prosinca 1997. br. 7181).

29. PR 50.1.019-2000. Pravila standardizacije. Ključne točke jedinstveni sustav klasifikacija i kodiranje tehničkih, ekonomskih i društvenih informacijskih i jedinstvenih dokumentacijskih sustava u Ruskoj Federaciji (odobren Dekretom Državnog standarda Rusije od 25. prosinca 2000. br. 409-st; istekao 1. travnja 2006.).

30. PR 50.1.020-2000. Pravila standardizacije. Redoslijed razvoja sveruski klasifikatori(odobren i stavljen na snagu Dekretom Državnog standarda Rusije od 25. prosinca 2000. br. 409-st).

31. PR 50.1.024-2005. Pravila standardizacije. Osnovne odredbe i postupak za izvođenje radova na razvoju, uvođenju i primjeni sveruskih klasifikatora (odobreno i stavljeno na snagu Nalogom Savezne agencije za tehničku regulaciju i mjeriteljstvo od 14. prosinca 2005. br. 311-st).

32. Projektiranje informacijskih sustava: kolegij predavanja. / Grekul V.I., Denishchenko G.N., Korovkina N.L. - M.: Sveučilište Internet Informacijske tehnologije. - 2005. - 304 str.

33. Rasskazova-Nikolaeva S.A., Shebek S.V. Korporacijski standardi. Od koncepta do upute. – M.: Svijet knjige. - 2008. - 320 str.

34. Rakhmanin L.V. Stilistika poslovni govor i uređivanje uredskih dokumenata. – M.: Viša škola. - 1988. - 239 str.

35. RD 50-699-90. Smjernice. Pouzdanost u tehnologiji. Opća pravila klasifikacija kvarova i graničnih stanja (odobrena Dekretom Državnog odbora SSSR-a za upravljanje kvalitetom proizvoda i standarde od 29. prosinca 1990. br. 3551).

36. Preporuke za razvoj postupka za razvoj i odobravanje administrativnih propisa izvršnih tijela državne vlasti konstitutivnih subjekata Ruske Federacije za izvršavanje državnih funkcija i pružanje javnih usluga. Odobreno od strane Vladinog povjerenstva za upravnu reformu 23. studenog 2010. br. 109.

37. Repin V.V. "Profesionalci" iz regulacije poslovnih procesa. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741. - 2011 (prikaz).

38. Repin V.V. "Protiv" regulacije poslovnih procesa? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736. - 2011 (prikaz).

39. Repin V.V. Poslovni procesi poduzeća: izgradnja, analiza, regulacija. – M.: Standardi i kvaliteta. - 2007. - 240 str.

40. Repin V.V. Značajke izrade ispravnih shema poslovnih procesa. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708. - 2011 (prikaz).

41. Rother M., Shook J. Naučite vidjeti poslovne procese: praksa mapiranja toka vrijednosti. – M.: Alpina poslovne knjige. - 2008. - 144 str.

42. Unificiranje tekstova upravnih dokumenata. Smjernice (odobren od strane Glavnog arhiva SSSR-a). M.: Glavni arhiv SSSR-a; Svesavezni istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje, 1982.

43. Fayol A. Opći i industrijski menadžment. – M.: Kontroling, 1992. – 111 str.

44. Foucault M. Riječi i stvari. Arheologija humanističkih znanosti. Sankt Peterburg: A-kad. - 1994. - 408 str.

45. Eco W. Vrtoglavica: kruženje slika, pojmova, predmeta. M.Slovo. - 2009. - 406 str.

46. ​​​​Enciklopedija uredskog rada. / Centar kompetencija za upravljačku dokumentaciju. http://www.edou.ru

47. Yamoleev R. Zahtjevi za biblioteku pojmova koji se koriste u procesnim modelima iu standardizaciji proizvodnih aktivnosti strojograđevno poduzeće. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogo_predpriyatiya/794. - 2012. (prikaz).

Pojam (od lat. terminus - granica, granica) je riječ ili izraz koji je naziv određenog pojma nekog područja znanosti, tehnike, umjetnosti i sl. Za razliku od riječi općeg vokabulara, koje su često višeznačne i nose emocionalnu boju, unutar opsega primjene su nedvosmisleni i lišeni izražaja.

W. Herschel: "Nemoguće je unijeti jasnoću u obrazloženje ako se prvo ne uvede u definicije."

Glosar (lat. glossarium - “zbirka glosa”) - rječnik visokospecijaliziranih pojmova u bilo kojoj grani znanja s tumačenjem, ponekad prijevodom na drugi jezik, komentarima i primjerima.

Tezaurus (od grčkog - blago) je rječnik koji karakterizira pojmove predmetnog područja ne samo kroz definicije, već i kroz poveznice ovog pojma s drugim pojmovima i njihovim skupinama.

Sa stajališta upravljanja bazom podataka, pomoću jednog broja karakteriziramo jedan objekt (unos u tablici). Nadalje, izrazom „isprava kojom se potvrđuje ispunjenje obveze iz sklopljenog ugovora“ ukazujemo da se samo jednom ugovoru može pripisati jedna primarna isprava kao potvrda ispunjenja jedne obveze. Upotreba množine mora odgovarati vrsti odnosa "jedan prema više". Prvobitno predložena formulacija lišena je dodatnog informativnog opterećenja i potrebne sigurnosti: nije jasno je li dopušteno „zatvoriti“ nekoliko obveza prema nekoliko ugovora jednim primarnim dokumentom, je li potrebno sistematizirati i pohraniti izvorni dokumenti vezani uz ugovore na koje se odnose ili se mogu sami pohraniti na „hrpu“.

U nizu terminoloških GOST-ova posebno su navedeni sinonimi koji su neprihvatljivi za upotrebu (s oznakom "NDP").

Dakle, u GOST R 51141-98 „Uredski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije” čitamo sa žaljenjem: “39 pojedinosti o dokumentu: Obvezni element formalizacije službenog dokumenta”; "49 Izvršenje dokumenta: Zapisivanje potrebnih detalja utvrđenih pravilima dokumentacije."

Dio sustava tih pravila bit će i pravila tzv. normalizacije baza podataka. Općenito, ispravno sastavljen rječnik, zajedno s klasifikatorima i priručnicima, trebao bi biti dovoljan da opiše bazu podataka potrebnu za informacijsku potporu reguliranog procesa.

Na primjer, stranica www.sokr.ru za ruske kratice.

Ne postoji općeprihvaćena definicija pojma "proces" ili "poslovni proces". Čini se da se točna definicija ovog koncepta može dati navođenjem njegovih potrebnih atributa i preliminarno objašnjenjem veza između njih, kao što je učinjeno u nastavku. Tekst takve "definicije" ispast će pretjerano dugačak, ali ispravan. Kao kratka heuristička definicija može poslužiti sljedeće: poslovni proces je svrhovita, na određeni način organizirana aktivnost unutar određenog predmetnog područja.

Pojam "incident" definiran je u citiranom dokumentu; isti dokument opisuje postupak interakcije između Najmoprimca i Najmodavca u slučaju incidenta.

U terminologiji IDEF0, takvi objekti u odnosu na proces koji se razmatra (točnije, na funkciju) nazivaju se "ograničenje".

Na primjer, od početka rada ovog dijela opreme.

Podsjetimo da ako se u tekstu normativnog akta termini, količine itd. označeni su brojevima, zatim iza njih u zagradama slijedi naznaka odgovarajuće vrijednosti riječima s veliko slovo: "... najkasnije u roku od 2 (dva) radna dana...", "... u iznosu od 10 (deset) jedinica...".

Treba paziti na označavanje jedinice vremena; posebice treba razlikovati radne i kalendarske dane.

Radi utvrđivanja u propisima ili drugim lokalnim propisima dodatne mogućnosti, prava i odgovornosti nisu bili u suprotnosti s opisom poslova, dovoljno je u opise poslova unijeti odredbe da: „zaposlenik ... se rukovodi ... drugim lokalnim propisima Društva“, „zaposlenik obavlja funkcije ... koje su mu dodijeljene drugim lokalnim propisima Društva”, “zaposlenik uživa prava utvrđena drugim lokalnim propisima Društva”, “zaposlenik snosi ... odgovornost u slučajevima predviđenim drugim lokalnim propisima Društva. ”, itd. Jasno je da je potrebno u opisu poslova ili u pravilniku o podjeli navesti sve lokalne propise koji su dostupni u Društvu „poimence“ samo u slučaju nužde.

Tijekom provjera (audita) provjerava se, između ostalog, odgovaraju li dokumentirani rezultati provedbe procesa stvarnim; stoga bi dokumenti koji prate proces trebali omogućiti takve provjere.

Da bi se ovo vrijeme ograničilo, u tekstu uredbe stoji: „donosi odluku<характеризуется вопрос, по которому принимается решение>na vrijeme najkasnije do<указывается срок>od<дается описание события, инициировавшего процесс>».

Klasifikator - regulatorni dokument koji predstavlja sustavni skup naziva i kodova klasifikacijskih skupina i / ili objekata klasifikacije.

Imenik - dokument (u organizaciji - normativni), koji predstavlja određene informacije u sustavnom obliku, određen klasifikacijskim značajkama informacija.

Klasifikacija je prvi korak prema stvaranju istinskog znanstvenog znanja. H.L. Borges poziva se na “neku kinesku enciklopediju”, koja kaže da se “životinje dijele na: a) koje pripadaju caru, b) balzamirane, c) pripitomljene, d) odojke, e) sirene, f) fantastične, g) psi lutalice, h) uključeni u našu klasifikaciju, i) divljaju kao u ludilu, j) bezbrojni, k) nacrtani vrlo tankom četkom od devine dlake, m) i drugi, n) samo razbijaju vrč, o) naizgled muhe iz udaljenost" (vidi također , ).

B navodi primjer kada je radna skupina za objedinjavanje poslovnih procesa holdinga "spustila" u upravljana poduzeća popis tipičnih poslovnih procesa, među kojima je i "Upravljanje tehnološkim procesima", bez ikakvih komentara. Na terenu su se “tehnološki procesi” tumačili na različite načine: upravljanje glavnim oprema za proizvodnju, razvoj tehnoloških procesa, organizacija proizvodnje.

Vrijednost atributa objekta određena je kontekstom u kojem se taj objekt promatra. Sukladno tome, kako bi se ispravno unijela vrijednost atributa u dokument, potrebno je karakterizirati kontekst. Pojedinosti kao što su naziv organizacije, mjesto, vrijeme pripreme dokumenta, mjesto i vrijeme dokumentirane operacije postavljaju najopćenitiji kontekst. Nadalje, na primjer, ograničenje troškova postavljeno je za određeni odjel, određeno razdoblje za određenu stavku troška. Sve će to biti kontekst za vrijednost objekta "ograničenje troškova". Sukladno tome, obrazac dokumenta kojim se definira troškovnik mora sadržavati naznaku svih objekata koji čine kontekst: odjel, razdoblje, troškovnik.

Najopćenitiji zahtjevi za obrasce dokumenata sadržani su u GOST 3.1130-93. "ESTD. Opći zahtjevi za obrasce i obrasce dokumenata ", kao i GOST R 6.30-2003" Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju".