Stalno povećanje količine dokumenata nakupljenih u organizaciji (nalozi, dopisi, ugovori, memorandumi, upute itd.) dovodi do povećanja količine teških zadataka: traženje dokumenata, njihovo ažuriranje, osiguranje povjerljivosti i sigurnost dokumenata itd. d. Kao rezultat toga, nastaje situacija nedostatnosti informacija, upravljačke odluke se donose neučinkovito, a troškovi upravljanja za cirkulaciju dokumenata rastu. Sve to negativno utječe na učinkovitost upravljanja i funkcioniranje poduzeća u cjelini.
Provedba informacijske tehnologije u poduzećima omogućuje prelazak s tradicionalnog oblika dokumenta na papiru na elektronički dokument (ED), koji u ovom slučaju postaje jedan od elemenata interne informacijske podrške poduzeća.
Ipak, nemoguće je u potpunosti eliminirati papirnate dokumente i prijeći na elektroničku dokumentaciju, jer zakonske norme još uvijek zahtijevaju papirnate izvornike, a značajan dio informacija ulazi u poduzeće izvan u elektroničkom obliku.
Elektronički dokument (ED)– skup informacija prikazanih u elektroničkom digitalnom obliku i ovjerenih elektroničkim digitalnim potpisom.
Elektronički dokument ima određene značajke, koje prvenstveno uključuju činjenicu da je odvojiv od nosača i postoji u dva oblika: pasivnom - pohrana i aktivnom - prijenos i obrada, uključujući vizualizaciju, po potrebi, ljudsku percepciju. Nemoguće je govoriti o obveznoj fiksaciji ili o stanju ED ako se uzme u obzir aktivni oblik njezinog postojanja, tj. vremensko razdoblje tijekom kojeg se percipira, obrađuje ili prenosi.
Unatoč dvojnosti prezentacijskog oblika, elektronički dokument mora ispunjavati sljedeće zahtjeve:
Stvoreno, preneseno i pohranjeno pomoću softvera i hardvera;
Imati određenu strukturu;
Da se može prikazati u obliku razumljivom ljudskoj percepciji;
Korištenje elektroničkih dokumenata u aktivnosti upravljanja ima veliki broj prednosti u odnosu na tradicionalne papirnate dokumente.
Ove prednosti uključuju:
Mogućnost traženja ED-a bez izravnog pristupa materijalnim dokumentarnim objektima;
Prijenos elektroničkih dokumenata bez pomicanja materijalnih objekata u prostoru i mogućnost daljinskog pristupa ED-u uz prisutnost komunikacijskih resursa;
Mogućnost pohrane u računalne objekte gotovo neograničenog broja ED;
Sposobnost brze provjere integriteta pohranjenih informacija i stvaranja sigurnosnih kopija ED-a u automatskom načinu rada;
Elektronička zaštita od kopiranja, krivotvorenja, neovlaštenog pristupa, modificiranja itd.;
Vraćanje elektroničkog dokumenta iz sigurnosne kopije u kratkom roku uz minimalne financijske troškove i sl.
Strane konzultantske tvrtke daju sljedeće procjene gubitaka pri radu s papirnatim dokumentima i učinkovitosti prelaska na rad s elektroničkim dokumentima. Prema tvrtki DELPHI, oko 15% svih papirnatih dokumenata izgubljeno je zauvijek, a zaposlenici troše i do 30% svog radnog vremena pokušavajući ih pronaći. Društvo Coopers&Lybrand pokazuje da organizacije naprave prosječno 19 kopija svakog dokumenta i da se gotovo 7,5% svih dokumenata zauvijek izgubi. Ove impresivne brojke i podaci samo pokazuju da su za svako poduzeće ili organizaciju pitanja optimizacije protoka dokumenata i kontrole nad obradom informacija od ključne važnosti.
Ovu tvrdnju mogu potvrditi i sljedeći podaci. Po stopi Siemensove poslovne usluge, do 80% svog radnog vremena voditelj troši na rad s informacijama, do 30% radnog vremena zaposlenika troši na izradu, pretraživanje, koordinaciju i slanje dokumenata. Procjenjuje se i da na rad s dokumentima morate potrošiti i do 40%. radna sredstva i do 15% prihoda poduzeća. A pri prelasku na rad s elektroničkim dokumentima, prema Institut Nortan Nolan, povećanje produktivnosti zaposlenika je 25-50%, vrijeme obrade jednog dokumenta smanjuje se za više od 75%, a trošak plaćanja prostora za pohranu dokumenata smanjuje se i do 80%.
Postoje dvije glavne vrste elektroničkih dokumenata - elektronički analog tiskanog dokumenta, napravljen pomoću programa za uređivanje teksta i neovisni elektronički dokument, razvijeni u specijaliziranim programskim proizvodima koji se temelje na organizaciji baza podataka, a formiraju se ispunjavanjem elektroničkog obrasca dokumenta.
Elektronički obrasci dokumenata ne podrazumijevaju sliku papirnatog dokumenta, već početno elektroničku (bezpapirnu) tehnologiju rada, koja podrazumijeva pojavu papirnatog obrasca samo kao tiskanog primjerka dokumenta. Tehnologija obrade elektronički obrasci dokumenata omogućuje vam da pobjegnete od tipkanih obrazaca i bavite se samo njihovim elektroničkim prikazom.
Obrazac elektroničkog dokumenta (EDF)je stranica s praznim poljima koja korisnik mora ispuniti.
Obrasci mogu dopustiti različite vrste unosa informacija i sadržavati različite tipične elemente čija je upotreba predviđena u većini programa za automatizaciju ED dizajna - polja za unos, gumbi, prekidači, padajući izbornici itd. (Slika 6.14).
Riža. 6.14. Tipični elementi elektroničkog oblika dokumenta: a) jednoredno polje za unos; 6) polje za višeredni unos; c) vrste gumba; d) horizontalno pomicanje; e) brojač; f) jezičak/jezičak; g) prekidač; h) potvrdni okvir; i) kombinirani okvir; do) popisni okvir; k) podizbornik
Na glavne tipične elemente EPD-a, prikazane na sl. 6.14 uključuje:
- polje za unos (okvir za uređivanje, polje za uređivanje) je tekstualni okvir koji se koristi za unos i uređivanje korisničkog teksta. Postoje uređivači s jednim i više redaka, kao i kombinirani element koji kombinira polje za unos s padajućim popisom (combobox, kombinirani okvir). Trenutna vrijednost se prikazuje u polju, a popis mogućih vrijednosti se proširuje kada se pritisne tipka sa strelicom;
- dugme dizajniran za izvršavanje naredbi klikom na njega pokazivačem miša. Oblik gumba može biti pravokutnik s oznakom ili ikona sa slikom;
- traka za pomicanje dizajniran je za pomicanje sadržaja nekog prozora lijevo i desno (horizontalno pomicanje) ili gore i dolje (okomito pomicanje). Gumbi na krajevima ravnala označavaju smjer pomicanja. Pravokutnik koji se pomiče između gumba označava položaj dijela koji je vidljiv u prozoru u odnosu na cjelokupni sadržaj. Duljina ovog pravokutnika može označavati omjer volumena vidljivog dijela prema cjelokupnom sadržaju prozora;
- brojač koristi se za promjenu numeričke vrijednosti prikazane u polju. Brojač se sastoji od reda za uređivanje (za upisivanje tražene vrijednosti na tipkovnici) i dva gumba za povećanje ili smanjenje vrijednosti;
- kartica/oznaka (kartica) koristi se za logičko grupiranje unutar jednog prozora nekoliko njemu podređenih prozora;
- Radio gumb koristi se za specificiranje čimbenika od kojih će jedan biti prisutan na ovaj ili onaj način. Ispunjeni kružić ispred naziva faktora označava njegovu prednost nad ostalima;
- potvrdni okvir omogućuje vam da omogućite ili onemogućite utjecaj jedne ili više funkcija navedenih u programu. Prisutnost oznake pored naziva funkcije označava dopuštenje njegovog utjecaja na program;
- popisni okvir dizajniran je za predstavljanje iste vrste informacija, popis opcija. S popisa korisnik može odabrati zapis (redak) koji je označen svijetlim osvjetljenjem (kursor). Pomicanje okomito udesno znači da nisu vidljivi svi unosi na popisu. Ako na popisu nema pomicanja, tada se svi elementi prikazuju u okviru popisa. Element popisni okvir vrlo sličan kombinirani okvir, ali se od nje razlikuje prvenstveno po tome popisni okvir prikazuje vrijednosti i omogućuje vam da odaberete između njih, a kombinirani okvir također omogućuje uređivanje podataka (polje za unos postaje aktivno);
- skočni (padajući) izbornik (skočni meni) ili podizbornik- popis poveznica koji se pojavljuje na ekranu kada se aktivira neka od stavki izbornika (ovaj koncept uključuje i kontekstni izbornik koji se poziva pritiskom na desnu tipku miša). Skočni (padajući) izbornik razlikuje se od popisa prvenstveno po tome što su funkcije ovdje prikazane na ploči, koja se prikazuje i u proširenom obliku i u obliku padajućeg popisa, što je obično praktičnije, jer sprema područje prozora aplikacije. Osim toga, mnogi podizbornici imaju kaskadnu značajku koja im omogućuje proširenje na više razina.
Prednosti elektroničkih oblika dokumenata uključuju jednostavnost njihove izmjene (na primjer, pomoću alata za grafički dizajn obrazaca), kao i prisutnost posebnih inteligentnih elemenata za automatizaciju određenih funkcija (na primjer, za automatski unos podataka iz imenika, provjeru ispravnost i cjelovitost ispune itd.).
Trenutno postoji nekoliko načina za generiranje elektroničkih dokumenata, koji uključuju:
Izgled dokumenta pomoću specijaliziranog uređivača, zatim spremanje dokumenta kao datoteke;
Skeniranje papira, faksimila i drugih dokumenata koji imaju materijalnu podlogu, naknadno prepoznavanje uzoraka u specijaliziranoj kompjuterski program i njihovo spremanje kao datoteke;
Fotografiranje i naknadno spremanje bitmap slike kao datoteke;
Snimanje videa i zatim spremanje video slike kao datoteke.
Najrasprostranjeniji načini prijeloma i skeniranja dokumenata, tj. pretvaranje papirnatih dokumenata u elektronički oblik.
Postoje dvije klase takvih tehnologija:
1. Osobni unos papirnatih dokumenata, koja se provodi pomoću ravnih skenera. Nakon operacije skeniranja, dokument se ručno indeksira popunjavanjem polja kartice dokumenta s određenim vrijednostima. Atributi dokumenta uključuju naziv dokumenta, vrijeme izrade, autora, stručnjaka za evidenciju, naziv odjela, vrstu dokumenta (faks, pismo, ugovor, specifikacija). Popis takvih atributa u pravilu je proširiv. Polja se mogu ispunjavati proizvoljno ili iz određenih imenika.
Osobni unos papirnatih dokumenata nije dovoljno produktivan i ne koristi se u velikim poduzećima u korporativnim računalnim mrežama.
2. Masovni (protočni) unos papirnatih dokumenata. U ovom slučaju obrađuje se veliki broj dokumenata iste vrste. Takve tehnologije podržavaju specijalizirani softverski sustavi u kombinaciji s uredskom opremom visokih performansi i omogućuju vam brzu distribuciju kroz organizaciju elektronske verzije dokumenata primljenih u papirnatom obliku.
Pri implementaciji tehnologije masovnog unosa dokumenata (stream skeniranje) rješavaju se dvije glavne vrste problema:
1. Zadatak izdvajanja strukturiranih podataka iz papirnatih dokumenata. Na primjer, kod dirigiranja upitnici velika populacija za istraživanje tržišta. Upitnici se skeniraju, iz njih se izdvajaju podaci i stavljaju u posebnu bazu podataka.
2. Zadatak izdvajanja podataka iz papirnatih dokumenata uz spremanje slike dokumenta. Na primjer, spremanje slike tekstualnog dokumenta, ili kupčevog potpisa na čeku, ili nalog za plaćanje itd.
Prepoznavanje informacija, analiza sadržaja dokumenta i izdvajanje podataka trenutno se provode pomoću sljedećih sustava za prepoznavanje teksta:
- optičko prepoznavanje znakova OCR (Optical Char-Cater Recognition), oni. pretvaranje skenirane slike tiskanih znakova u njihov tekstualni prikaz;
- prepoznavanje zasebnih tiskanih znakova ispisanih rukom, ICR (Intelligent Character Recognition);
- prepoznavanje oznaka(obično iskrižani ili označeni kvadratići ili krugovi) OMR (optičko prepoznavanje oznaka);
- prepoznavanje stiliziranih brojeva- prepoznavanje rukom pisanih brojeva napisanih rukom prema predlošku (na primjer, indeks na pošti).
Rad s elektroničkim dokumentima organiziran je i podržan specijaliziranim programskim proizvodima pod nazivom „Sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima (EDMS)“. U pravilu se takvi sustavi koriste u poduzećima s velikim opsegom cirkulacije dokumenata, pokrivaju sve korporativne veze poduzeća i implementiraju različite kombinacije tehnologija za prikupljanje, indeksiranje (dodjeljivanje pokazivača za traženje određenih elemenata), pohranjivanje, pretraživanje i pregled elektronički dokumenti u korporativnim bazama podataka.
Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS)- organizacijski i tehnički sustav koji osigurava proces stvaranja, upravljanja pristupom i distribuciju elektroničkih dokumenata u računalnim mrežama, kao i osiguravanje kontrole nad protokom dokumenata u poduzećima.
Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima koji se razvijaju u našoj zemlji usmjereni su prvenstveno na nacionalne značajke vođenja evidencije, budući da se u Rusiji stoljećima (na nacionalnoj razini) razvila jedinstvena tehnologija za rad s dokumentima za upravljanje. Ruski uredski rad nema analoga u drugim zemljama. Danas na Zapadu razvoj uredske automatizacije potiče razvoj tehnologija upravljanja dokumentima uvođenjem tzv EDMS (Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima)— elektronički sustavi za upravljanje dokumentima. A u Rusiji, u pravilu, pričamo na automatizaciji tradicionalno uspostavljene tehnologije uredskog rada.
Glavne značajke "ruskog modela" tijeka rada su:
Maksimalna centralizacija kontrole nad protokom dokumenata: dokument se prvo stavlja na uvid upravi, a zatim se, u skladu s rezolucijama, prenosi na izravne izvršitelje;
Centralizacija i regulacija djelatnosti glavnih poslovnih službi: prihvat i distribucija dokumenata, evidentiranje i kontrola prolaza dokumenata, kontrola izvršenja i dr.;
Jedinstvena i detaljna pravila za rad s dokumentima upravljanja u organizacijama, bez obzira na njihovo područje djelovanja - stroga pravila za popunjavanje registracijskih dnevnika i kartoteka, obrazaca za izvješćivanje itd.
U kontekstu regulirane tehnologije upravljanja dokumentima, u pravilu, sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS) implementirani u domaćim poduzećima uglavnom su usmjereni na automatizaciju tradicionalnog uredskog rada korištenjem IT mogućnosti. Na primjer, tradicionalni uredski rad uključuje održavanje brojnih dnevnika ili ormarića koji služe papirnatim dokumentima. A upravo je održavanje ovih ormara za datoteke primarni cilj uredske automatizacije.
Istovremeno se organiziraju veze kartice s elektroničkom slikom dokumenta (tekst, slika, zvuk i dr.), formiraju se elektroničke arhive s učinkovitim mehanizmima za referentni i analitički rad s velikim brojem dokumenata u raznim oblika prezentacije, decentralizacija obavljanja različitih uredskih funkcija organizirana je na temelju LAN-a, uz zadržavanje centralizirane kontrole dokumenata. Na primjer, postaje moguće izvršiti neovisnu automatiziranu registraciju dokumenata u odjelima uz održavanje centralizirane kontrole nad njihovim prolazom, itd. Osim toga, prisutnost korporativne računalne mreže koja povezuje geografski udaljene podpodjele omogućuje centraliziranu kontrolu nad njihovim protokom dokumenata, što je nemoguće implementirati u okviru tradicionalne tehnologije.
Dakle, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima podržavaju potpuni kontinuitet tradicionalnog uredskog rada, istovremeno osiguravajući njegovu evolucijsku transformaciju u učinkovitiji oblik, automatiziranjem funkcija obrade dokumenata koje ne ovise izravno o prirodi samih dokumenata i povezanih aplikacija. Na primjer, funkcije kao što su registriranje dokumenata ili njihovo premještanje po organizaciji mogu se implementirati neovisno o tome jesu li sami dokumenti memorandumi, ugovori ili dokumenti o plaćanju.
Sedamdesetih godina prošlog stoljeća Koncept "tehnologija bez papira" postao je raširen. Tada se činilo da će masovno uvođenje osobnog računala dovesti do naglog smanjenja papirnatih dokumenata. Međutim, niz pravnih i tehnoloških problema nije riješen, što nije omogućilo ukidanje papirnatih medija. A brzi rast kvalitete i performansi osobnih računala kao uređaja za ispis općenito je odigrao okrutnu šalu s tehnologijama bez papira: broj papirnatih dokumenata povećao se nekoliko puta. Računala i telekomunikacije pretvorile su se iz sredstva za zamjenu papirnog tijeka rada u sredstvo za njegovu podršku.
Trenutno se vode ozbiljne rasprave oko prelaska na elektroničke dokumente. "Elektronički dokumenti ne mogu biti potpuna zamjena za tradicionalne tiskane izvore", zaključili su istraživači Harris Interactivea u zajedničkoj anketi s Earthtoneom na 2265 američkih korisnika u dobi od 18 godina i starijih koji rade u različitim industrijama. Prema rezultatima, više od polovice ispitanika vjeruje da "bezpapirni tijek rada" neće postati pravi proces u skoroj budućnosti.
U prosjeku, 64% ispitanika navelo je da im je lakše čitati ispisane dokumente nego tekst na zaslonu osobnog računala, a 68% je puno ugodnije ako nešto vide na papiru nego u elektroničkom obliku. Istraživači bilježe i podatak da samo 42% ispitanika vjeruje da će „bezpapirni tijek rada“ postati stvarnost u tvrtkama u kojima rade u sljedećih 5 godina. Međutim, mnogi stručnjaci su skloni drugačijem stajalištu, uspoređujući uvođenje EDMS-a s distribucijom mobilne komunikacije, što je prije 20 godina malo ljudi smatralo obaveznim atributom poslovne aktivnosti specijalisti.
Suvremeni elektronički sustavi upravljanja dokumentima omogućuju:
Smanjite troškove pohranjivanja informacija smanjenjem prostora koji zauzimaju arhive informacija;
Povećajte brzinu pretraživanja i pristupa potrebne dokumente, posebno u uvjetima kolektivnog korištenja dokumentacije, kada su potrebni dokumenti koje su izradili drugi zaposlenici;
Povećati učinkovitost prijenosa dokumenata između izvođača;
Smanjite troškove kopiranja, uredskog materijala itd.
Jedan elektronički dokument fizički se sastoji od jedne ili više datoteka. Tijekom svog postojanja u sustavima za upravljanje elektroničkim dokumentima prolazi kroz nekoliko faza koje ga formiraju. životni ciklus, počevši od rođenja pa sve do arhiviranja - pohranjivanja dokumenata (Sl. 6.15).
Riža. B.15.Životni ciklus elektroničkog dokumenta
1. Rođenje. Prilikom kreiranja ili unosa dokumenta u EDMS, on se prije svega indeksira, što je slično registraciji dokumenata u papirnatom uredskom sustavu.
Glavna svrha indeksiranja elektroničkih dokumenata je dobivanje maksimalne količine pouzdanih informacija o generiranom dokumentu i izrada njegove registracijske kartice. U budućnosti, EDMS se bavi ovom posebnom karticom, bez utjecaja na stvarne objekte datotečnog sustava.
Tri su glavne metode indeksiranja elektroničkih dokumenata prikazane u tablici. 6.5.
Rođenje ED-a, osim indeksiranja, prati i izdavanje knjigovodstvene kartice, koja može biti različita za različite vrste dokumenata, dok se sve radnje na dokumentu (brisanje, preimenovanje i sl.) evidentiraju. Ako je potrebno, EDMS sprema sve prethodne verzije, pa čak i izbrisane dokumente. Radnje koje se mogu izvršiti na dokumentima određene su pravima koja su dana korisnicima, što vam omogućuje postavljanje strategije za rad s dokumentima.
Tablica 6.5 Osnovni načini indeksiranja elektroničkih dokumenata
| Metoda indeksiranja | Karakteristika metode | Nedostaci metode |
| 1. Po ključne riječi(trenutno se ne koristi samostalno) | Odabiru se skupovi ključnih riječi tipičnih za rad s ovim dokumentom i unose u indeksnu datoteku | 1. Proces indeksiranja zahtijeva sudjelovanje stručnjaka 2. Rezultat indeksiranja je subjektivan i ne jamči pouzdano upravljanje dokumentima (pri pretrazi po ključnim riječima možda nećete dobiti željeni rezultat) |
| 2. Indeksiranje cijelog teksta (zadovoljava većinu korisničkih zahtjeva) | Organiziran je kroz automatsku transformaciju dokumenta u skup riječi uz očuvanje njihovih pozicija u dokumentu (kako bi se moglo pretraživati po izrazima). Obrađeni tekst upisuje se u indeksnu datoteku i koristi pri pretraživanju dokumenata | Velika baza indeksa (oko 70-80% ukupne veličine indeksiranih datoteka) |
| 3. Po detaljima | Postavljena je potrebna oznaka dokumenta (u kartici su definirana polja za unos podataka koji definiraju svojstva dokumenta). Zadani skup nadzornih posjeta sustavu trebao bi uključivati pozicije definirane važećim propisima o uredskom radu. Korisnik ima mogućnost mijenjati skup i svojstva atributa | Pretraživanje ne daje rezultate ako nijedno polje nije popunjeno (obično sažetak i ključne riječi) |
2. Postajanje— faza u kojoj se dokument uređuje. U EDMS-u se za organiziranje kolektivnog rada na dokumentu koristi tehnika blokiranja obrađenih dokumenata, tj. Samo jedna osoba može uređivati dokument u isto vrijeme. U tom slučaju, uređeni dokument se automatski dodjeljuje novi broj subverzije. Prethodna subverzija dokumenta je spremljena, možete je otvoriti i po potrebi unijeti izmjene. Sve izvršene operacije se bilježe.
3. Publikacija- trenutak potpisivanja dokumenta. Jedna od glavnih svrha dokumenta je njegova sposobnost da potvrdi određene činjenice. Donedavno je papirnati dokument s potrebnim podacima i stupnjevima zaštite bio glavni način dokazivanja određene činjenice, tj. imao pravni učinak. prihvaćeno savezni zakon„O elektroničkom digitalnom potpisu” omogućio je organizacijama stvaranje sustava za razmjenu isključivo elektroničkih dokumenata, u kojima elektronički dokument može biti izvornik koji se ne mora umnožavati papirnatom kopijom.
Elektronički digitalni potpis (EDS)- analog vlastoručnog potpisa, koji je informacijski sigurnosni alat koji pruža mogućnost kontrole cjelovitosti i provjere autentičnosti elektroničkih dokumenata.
EDS tehnologija omogućuje identifikaciju i autentifikaciju dokumenta, a trenutno se koristi, na primjer, u korporativnim sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima organiziranim u internom krugu poduzeća, za prijenos izvješća u elektroničkom obliku državnim agencijama itd.
Za korištenje digitalnog potpisa potrebna su dva ključa (šifre): privatni i javni. Ključevi su jedinstveni međusobno povezani nizovi znakova koji služe za šifriranje, dešifriranje, opskrbu dokumenta elektroničkim digitalnim potpisom i njegovu provjeru. Jedini vlasnik privatnog ključa za K je vlasnik EDS-a. Javni ključ može biti poznat svakom primatelju ili potencijalnom pošiljatelju elektroničkog dokumenta.
Vlasnik EDS-a prvo mora potpisati dokument svojim privatnim ključem, zatim ga šifrirati javnim ključem primatelja i poslati. Da bi bio pročitan, primatelj najprije dekriptira dokument svojim privatnim ključem, zatim provjerava autorstvo i cjelovitost teksta pomoću javnog ključa pošiljatelja.
Nabavite bilo koji privatni ključ (za šifriranje) ili certifikat za potpisivanje javnog ključa (za dešifriranje). pojedinac, koji predstavlja poduzeće, na primjer, za izvješćivanje državnim tijelima, može u Certifikacijskom centru (CA), koji je certificirani komunikacijski operater (organizacija) koji ima odgovarajuću licencu.
Istovremeno, javni i privatni ključ primljeni za izvješćivanje u elektroničkom obliku bit će valjani za razmjenu informacija s njima tijela vlasti putem Registracijskih centara (RC) s kojima ugovorni odnos. Registracijski centar će osigurati povjerljivost korespondencije, nedvosmislenu identifikaciju pravna osoba tko je poslao izvještajne datoteke, zaštita izvještajnih datoteka od neovlaštene izmjene itd. (Slika 6.16).
Riža. 6.16. Organizacija procesa podnošenja izvješća u elektroničkom obliku korištenjem EDS-a
Prilikom promjene dokumenta nakon što je ovjeren EDS-om, na temelju postojeće verzije kreira se nova verzija dokumenta i započinje novi životni ciklus. U različitim sustavima ova se funkcija implementira na različite načine: može se stvoriti ili potpuno novi dokument, ili samo nova verzija.
4. Arhiviranje (čuvanje) dokumenata. U poduzećima se organiziraju arhivi za pohranjivanje elektroničkih dokumenata, koji su skup programske i hardverske opreme namijenjene rješavanju problema pohranjivanja i pretraživanja dokumenata.
Postoje dva oblika organiziranja arhiva: statički i dinamički.
Statički arhivi omogućuju organiziranje pohranjivanja proizvoljnog broja elektroničkih dokumenata na različitim medijima. Također predviđaju organizaciju računovodstva papirnatih dokumenata, tj. sustavi pohranjuju elektroničke kartice za papirnati dokument i podržavaju kontrolu standardnih arhivskih operacija: izdavanje dokumenta, vraćanje i sl.
Statičke arhive podržavaju traženje dokumenata − atributivni i puni tekst.
- traženje atributa obavlja se atributima kartice dokumenta. Tijekom pretraživanja provjerava se podudaranje zahtjeva s vrijednostima polja kartice;
- pretraživanje cijelog teksta omogućuje automatsku obradu cjelokupnog sadržaja dokumenta kako bi ga pronašli po bilo kojoj riječi u tekstu. Za pretraživanje cijelog teksta takvi parametri su definirani kao cjelovitost pretraživanja - korespondencija između dokumenata pronađenih za dati zahtjev i stvarnog popisa dokumenata; šum pretraživanja, tj. omjer relevantnih i nesukladnih dokumenata prema zahtjevu.
Statičke arhive štite dokumente od neovlaštenog pristupa i revizijskog rada. Zaštita se provodi na razini dokumenta, tj. svaki dokument mora imati pridružen popis korisnika koji imaju pravo obavljati određene operacije s njim. Za statičke arhive ovaj popis operacija može predstavljati sljedeći skup: pregled i ispis dokumenta, pravo na promjenu kartice itd.
Najvažnija funkcija statičkih arhiva je podrška pregledavanju dokumenata bez preuzimanja aplikacija u kojima su ti dokumenti razvijeni. Ovu značajku pružaju posebni preglednici koji vam omogućuju pristup dokumentima u različitim formatima bez preuzimanja aplikacija koje zahtijevaju velike resurse.
U procesu rada s dokumentima, stručnjaci često trebaju komentirati određena pitanja koja se odražavaju u dokumentima. Za implementaciju ove funkcije, neki arhivi podržavaju označavanje dokumenta, što se sastoji u mogućnosti dodavanja komentara dokumentu bez promjene njegovog glavnog sadržaja (to je razlika od uređivanja samog dokumenta). Komentari (strelice, znakovi, tekst, istaknuti elementi) pohranjuju se u slojeve koji se mogu povezati s njihovim autorom.
Dinamički arhivi, osim implementacije funkcija specifičnih za statičke arhive, imaju dodatne značajke koje uključuju:
- podrška kolektivnom radu s dokumentom, koja se izražava u osiguranju cjelovitosti dokumenata, za to treba implementirati knjižnične funkcije odjave i vraćanja dokumenata na uređivanje, čime se sprječava istovremeno uređivanje istog dokumenta od strane više korisnika i time mogući sukobi; u pružanju mogućnosti u okviru jednog dokumenta za rad s nekoliko korisnika istovremeno;
- organiziranje i rad sa složenim dokumentima. Svaki dokument može biti zbirka drugih. U ovom slučaju naziva se kompozit ili spremnik (a u uredskom radu - "slučajevi"). Dokumenti se kombiniraju u složeni dokument pomoću nekoliko vrsta poveznica koje određuju koje su verzije smještene u spremnik (na primjer, najnovije po datumu, zadnje uređivanje, glavna verzija itd.). Dani odnosi određuju kako će dokument biti sastavljen u spremnik. Za složene dokumente mora postojati aplikacija koja će izvršiti njegovu konačnu montažu;
- distribucija objavljenih dokumenata. Ponekad, nakon što je dokument objavljen, treba ga distribuirati. U osnovi, to se događa na dva načina: putem sustava e-pošte, slanjem pošte ili putem Internet, objavljivanje na web poslužitelju;
- pružanje proširenog raspona prava pristupa dokumentu, naime: urediti, objaviti, poništiti objavu i stvoriti novu verziju;
- rješavanje graničnih problema, povezan s prijelazom različitih dokumenata (elektronički, papirnati, mikrografski) iz jedne vrste u drugu.
Pri izradi arhive uzima se u obzir vrijeme čuvanja dokumenta i učestalost pristupa istom. Dokumenti kojima se često pristupa pohranjuju se na uređajima za pohranu visokih performansi, dok se zastarjeli dokumenti kojima se rijetko pristupa pohranjuje na jednostavnijim medijima većeg kapaciteta i jeftinijim medijima. Za rješavanje ovog problema koriste se hijerarhijski sustavi za pohranu podataka. (Hierarchical Storage Management (HSM) - upravljanje hijerarhijskom pohranom), koji stvaraju "virtualni datotečni sustav" od svih vrsta heterogenih medija za pohranu, dok upravljaju prijenosom informacija s jednog medija na drugi.
Hijerarhijski sustav pohrane— skup softverskih i hardverskih alata usmjerenih na postizanje minimalnih troškova pohranjivanja informacija i optimizaciju pristupa istima.
Na primjer, za online pristup koriste se brzi tvrdi diskovi, a za arhivsku pohranu dovoljno je knjižnice robotskih optičkih diskova, koji su softverski i hardverski sustavi za pohranjivanje i pružanje online pristupa velikoj količini podataka snimljenih na optički mediji informacija. Za takve sustave pohrane potrebno je riješiti probleme ne samo zajedničkog rada nositelja informacija, već i osigurati migraciju dokumenata između njih.
Migracija se može izvršiti postavljanjem sustava od strane administratora (npr. nakon što prođe 100 dana od datuma kreiranja, dokument bi se trebao automatski premjestiti na manje produktivan i jeftiniji medij), ili automatski, ovisno o učestalosti korisnika koji kontaktiraju nekoga ili drugi dokument. Takva upotreba hijerarhijskog sustava za pohranu podataka omogućuje ne samo smanjenje troškova pohrane informacija, već i učinkovito upravljanje informacijskim resursima poduzeća.
Općenito, sustav upravljanja elektroničkim dokumentima poduzeća mora ispunjavati sljedeće zahtjeve − skalabilnost, distribucija, modularnost i otvorenost.
1. Skalabilnost je mogućnost podrške radu različitog broja korisnika, od nekoliko do nekoliko tisuća, te mogućnost povećanja kapaciteta. Ovaj zahtjev je ispunjen podrškom industrijskih poslužitelja baza podataka.
2. Distribucija. Arhitektura sustava za elektroničko upravljanje dokumentima trebala bi podržavati interakciju geografski raspoređenih odjela poduzeća, ujedinjenih najrazličitijim komunikacijskim kanalima u smislu brzine i kvalitete. Također, EDMS arhitektura mora omogućiti interakciju s udaljenim korisnicima.
3. Modularnost. EDMS bi se trebao sastojati od odvojenih modula međusobno integriranih, što omogućava poduzećima dosljednu implementaciju pojedinačnih softverskih modula, ovisno o potrebi za njima.
4. otvorenost. EDMS ne bi trebao postojati odvojeno od drugih aplikacija, na primjer, računovodstvenog softvera dostupnog poduzeću, financijsko upravljanje itd. Stoga bi sustav za elektroničko upravljanje dokumentima trebao imati otvorena sučelja za moguću doradu i integraciju.
Organizacija sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzećima temelji se na sljedećim načelima:
Jedinstvena registracija dokumenta, koja omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta u bilo kojoj verziji koju koristi EDMS;
Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja;
Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku života dokumenta (procesa);
Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza dokumentarnih informacija, koja omogućuje isključivanje mogućnosti umnožavanja dokumenata;
Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu;
Napredni sustav izvješćivanja za različite statuse i atribute (značajke) dokumenata koji omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese upravljanja dokumentima i donošenje upravljačkih odluka na temelju podataka iz izvješća i sl.
Svi programski proizvodi sustava za elektroničko upravljanje dokumentima koji uključuju Documentum poduzeća EMC, LanDocs Tvrtka LANIT, Optima tijek rada držanje optima, tvrtke "Eufrat". kognitivne tehnologije,"Case" tvrtke EOS, "BOSS-Referent" IT Grupe tvrtki itd., sadrže obvezne standardne komponente: 1) pohranjivanje kartica (atributa) dokumenata; 2) pohrana dokumenata; 3) komponente koje implementiraju poslovnu logiku sustava.
1. Pohrana atributa dokumenta namijenjen je za pohranu kartice, koja je zbirka polja koja karakteriziraju dokument. Obično u EDMS-u postoji koncept vrste dokumenata (na primjer, ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaka vrsta ima svoju karticu. Kartice različiti tipovi imaju obvezna polja zajednička za sve dokumente, te posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste. Zajednička polja su jedinstveni broj dokumenta, njegov naslov, autor, datum nastanka. Posebno - datum potpisivanja, rok valjanosti, iznos ugovora (za dokumente tipa "ugovor") itd. Vrste dokumenata pak mogu imati podvrste koje sadrže zajednički skup polja koje nasljeđuju od glavne vrste i dodatna polja koja su jedinstvena za podvrstu. Najnapredniji sustav upravljanja dokumentima može podržati više ugniježđivanja takvih podtipova. Tipizacija dokumenata, izgradnja njihove hijerarhije i dizajniranje kartica za njih jedna je od najvažnijih faza u procesu implementacije EDMS-a.
Osim pojma vrste dokumenta postoji i pojam kategorije dokumenta, a jedan dokument može pripadati više kategorija istovremeno. Kategorije se mogu posložiti u stablo kategorija. Na primjer, možete imati kategoriju "Upravna i gospodarska djelatnost" s potkategorijama "Zakoni", "Nalozi", "Ugovori" itd. Istovremeno je moguće imati paralelnu strukturu po odjelima, npr. kategoriju “Dokumenti marketinške službe”, a u njoj potkategorije “Ugovori o prodaji proizvoda”, “Računi” itd. Ugovor s potrošačem može se istovremeno rasporediti u potkategorije „Ugovori” i „Ugovori o prodaji proizvoda” koje pripadaju različitim granama u hijerarhiji kategorija. Dakle, postaje moguće tražiti dokument u takvom stablu na temelju njegove klasifikacije, a isti se dokument može pojaviti bilo koji broj puta u različiti čvorovi ovu hijerarhiju.
Postoje tri moguća rješenja za organiziranje pohrane kartica − koristeći vlastitu pohranu, koristeći standardni DBMS i koristeći alate okruženja na kojem je izgrađen DBMS.
vlastiti spremište atributa dokumenata omogućuje vam da ga optimizirate za zadatak pohranjivanja kartica, da fleksibilno implementirate funkcije stvaranja složenih kartica (imajući, na primjer, veliko ugniježđenje tipova), kao i da koristite učinkovite algoritme za pronalaženje informacija na karticama. Nedostaci ovog pristupa su nemogućnost korištenja standardnih resursa postojećeg informacijskog okruženja, kao i ovisnost važnih informacija o dobavljaču EDMS-a. Na primjer, kada koristite standardni DBMS, uvijek je moguće premjestiti podatke iz drugog proizvođača EDMS-a u njega, što olakšava prijelaz s jednog softverskog proizvoda sustava za elektroničko upravljanje dokumentima na drugi.
Korištenje standardnog DBMS-a za pohranu dokumenata rješava problem izvoza podataka iz jednog sustava u drugi. Međutim, relacijski model implementiran u većini DBMS-a nije prikladan za podatkovni model koji se koristi u EDMS-u, jer je prilično teško osigurati potrebnu fleksibilnost pri izradi kartica dokumenata, osobito ako je potrebna složena struktura.
Koristeći alate okruženja na kojem je DBMS izgrađen, omogućuje korištenje svih mehanizama svojstvenih ovom okruženju, uključujući sigurnosno kopiranje, replikaciju, pretraživanje itd. Problemi ovakvog pristupa leže u samoj potrebi za određenim okruženjem za rad sustava za upravljanje dokumentima, kao iu ograničenjima koje pojedino okruženje nameće strukturi svojih baza podataka.
2. Pohrana dokumenata. Postoje dva pristupa za njegovu provedbu − pohranjivanje u datotečni sustav i organizacija specijalizirane pohrane EDMS-a.
Skladištenjeu sustav datoteka smanjuje stupanj sigurnosti u kontroli pristupa, budući da datotečni sustav možda neće podržavati sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. U ovom slučaju, EDMS je obdaren vlastitim pravima pristupa, što znači da datoteke koje je spremio neće biti izravno dostupne nijednom korisniku. EDMS održava svoj sustav popisa korisnika s pravima pristupa organiziranjem pristupa datotekama kroz ta prava. Istodobno, pristupni sustav postaje težak za održavanje i nije sasvim pouzdan u smislu sigurnost informacija. Kako bi se osigurala dodatna zaštita podataka, često se koristi enkripcija datoteke u mirovanju. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje datoteka, što uvelike komplicira traženje željene datoteke pri pokušaju pristupa zaobilazeći sustav. Kada radite s datotečnim sustavom, većina EDMS zahtijeva da se datoteke premještaju u posebno organizirane direktorije.
Sustavi s vlastitom pohranom datoteka ili korištenjem pohrane okoline na kojoj su izgrađeni, pružaju više učinkovito upravljanje pristup dokumentima i pouzdanije rješenje problema kontrole pristupa. Ali u isto vrijeme, postavljaju se pitanja vezana uz integritet podataka, dostupnost učinkovitih alata za sigurnosno kopiranje i integraciju s hijerarhijskim sustavom za pohranu podataka koji se temelji na robotskim knjižnicama. U većini EDMS-a imaju određena rješenja, ali ovdje treba imati na umu da u ovom slučaju možete koristiti samo alate dostupne u samom sustavu, dok u slučaju pohrane datoteka stručnjak ima izbor.
3. Komponente koje podržavaju poslovnu logiku sustava.
To uključuje:
1) upravljanje dokumentima u repozitoriju;
2) traženje dokumenata;
3) usmjeravanje i kontrola izvršenja;
4) generiranje izvješća;
5) administracija.
1) Upravljanje dokumentima u repozitoriju. Uključuje postupke za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, prijenos u arhivu za pohranu, održavanje arhive itd.
2) Pretraživanje dokumenata Izvodi se iu atributivnom iu obliku punog teksta. Neki EDMS podržavaju pretragu dokumenta prema oblicima riječi, koja se provodi pomoću tehnologije normalizacije. Učinkovitost metode ovisi o primijenjenom algoritmu. Za ruski jezik rječnička metoda je najučinkovitija kada se riječ normalizira na temelju rječnika koji sadrže oblike riječi. Osim metode rječnika, može se koristiti heuristička metoda normalizacije, kada se riječ može dovesti u normalan oblik slijedeći određena pravila koja opisuju algoritam normalizacije. Može se primijetiti da ako engleskog jezika skup pravila normalizacije je 300 stranica tipkanog teksta, ali za ruski je nekoliko redova veličine veći.
3) Usmjeravanje i kontrola izvršenja osigurava dostavu dokumenata u sklopu poslovnih procedura u organizaciji. Usmjeravanje radi na dokumentima pohranjenim u arhivskom sustavu. Pri organiziranju sustava usmjeravanja postoje dva glavna pristupa - orijentiran na dokumente i orijentiran na posao.
Orijentiran na dokumente. Ovim pristupom dokument je glavni objekt sustava i on se usmjerava, a svi ostali parametri usmjeravanja vezani su isključivo uz dokument.
Orijentiran na posao. Glavni objekt ovog pristupa je djelo, kojemu se može priložiti različita lista objekata, uključujući dokumente. Međutim, posao može postojati i bez njih. Drugi pristup je općenitiji.
Razlikuju se sljedeće vrste sustava usmjeravanja − fleksibilno i tvrd. U slučaju fleksibilnog usmjeravanja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik koji je trenutno zadužen za dokument. U slučaju tvrdog usmjeravanja, put dokumenata je unaprijed određen na temelju poslovne logike poduzeća. Obično se koristi mješoviti pristup - za neke dokumente i strukture poduzeća prikladnije je kruto usmjeravanje, a za druge fleksibilno usmjeravanje.
Fleksibilni sustavi usmjeravanja uključuju besplatno usmjeravanje bez kontrole i s kontrolom izvedbe.
Besplatno usmjeravanje bez kontrole izvršenja podržava dvije vrste operacija:
- serijsko usmjeravanje, kad dokument prolazi jednog umjetnika za drugim. Prijenos dokumenta s jednog korisnika na drugog može se dogoditi nakon isteka kontrolnog vremena ili nakon što je jedan od korisnika završio posao.
- . paralelno usmjeravanje, kada dokument istodobno zaprime svi izvođači. Ruta završava kada jedan ili svi korisnici završe rad s dokumentom.
Rute mogu biti složenije od serijskih ili paralelnih ruta. Postoje i kombinirane rute koje se sastoje od serijskih i paralelnih elemenata, kao i one uvjetne, s prijelazima ovisno o stanju pojedinih varijabli rute.
Za razvoj takvih ruta, specijalizirana radno mjesto, gdje možete opisati i izraditi rutu. Inicijator poziva razvijenu i imenovanu rutu, prilaže joj dokumente i pokreće operacije.
Minimalni dovoljan sustav koji osigurava usmjeravanje dokumenata je sustav e-pošte koji podržava paralelnu distribuciju dokumenata (usmjeravanje se razlikuje od distribucije ili distribucije po tome što se preusmjereni dokument vraća na početak rute, npr. inicijatoru, a dokument poslano ide izvršitelju bez povratne kontrole) . Sustavi e-pošte uz pomoć dodatnih aplikacija jamče dosljedno usmjeravanje dokumenata.
Besplatno usmjeravanje dokumenata s kontrolom izvršenja.
Kontrola izvršenja odnosi se na sljedeće operacije:
Kontrola isporuke zadatka - inicijatoru se daje informacija da je njegov zadatak stigao na odredište (izvršitelja);
Kontrola čitanja zadatka - inicijator se obavještava da su se sa zadatkom upoznali zaposlenici kojima je namijenjen;
Kontrola završetka - inicijator dobiva obavijest da je zadatak obavljen;
Praćenje zadatka znači da inicijator uvijek može vidjeti tko što radi s njegovim zadatkom;
Obavijest o kršenju rokova - inicijator se obavještava da zadatak koji je poslao kasni s rokom određenog zaposlenika;
Povijest izvršenja zadataka;
Kontrola kvalitete izvedbe - inicijator ima mogućnost provjeriti kvalitetu izvedbe i potvrditi je.
Kruti sustavi usmjeravanja uključuju usmjeravanje dokumenata po unaprijed određenim rutama uz kontrolu izvršenja.
Značajka usmjeravanja nije prisutna u svim ERMS-ovima. Sustavi bez mogućnosti usmjeravanja su elektronički arhivi.
Sastavni dio rutiranja je i kontrola izvršenja dokumenta. Izvršenje isprave podrazumijeva izvršenje radnje u vezi s ispravom od strane svakog od sudionika u okviru svojih službenih ovlasti.
4) Generiranje izvješća obavlja se automatski, slično formiranju administrativnih dnevnika knjigovodstvenih isprava. Koristeći različita izvješća možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje su zaposlenici proveli radeći na određenom dokumentu, brzinu prolaska dokumenata po odjelima itd.
5) Administracija- podrška za rad samog sustava, podešavanje njegovih parametara i sl.
Funkcionalno, moderni elektronički sustavi za upravljanje dokumentima mogu se podijeliti u pet glavnih tipova.
Sustavi s naprednim sredstvima za pohranu i dohvaćanje informacija(elektronička arhiva). Elektronska arhiva- Ovo je poseban slučaj sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, usmjerenog na učinkovito pohranjivanje i pronalaženje informacija. Ovi sustavi imaju napredne alate za pretraživanje cijelog teksta: neizrazito pretraživanje, semantičko pretraživanje itd. i alate učinkovita organizacija skladištenje. Na primjer, podrška za širok raspon opreme za pohranu itd.
Sustavi s naprednim mogućnostima tijek rada(WF)- "tijek rada"(ne postoji točan ekvivalent u ruskom za ovaj izraz). Ovi sustavi su uglavnom dizajnirani da osiguraju kretanje određenih objekata po unaprijed određenim rutama (tzv. "tvrdo rutiranje"). U svakoj fazi objekt se može promijeniti, pa se naziva opća riječ "rad" (raditi).
Općenito, funkcioniranje Sustavi tijeka rada temelji se na činjenici da je većina poslovnih procesa periodički ponavljan, regulirani slijed radnji (izvršenje zadatka), koji se lako može formalizirati. U tu svrhu, uz pomoć posebnih alata, u njima se kreiraju modeli poslovnih procesa koji opisuju tko, kada, na kojem radnom mjestu (može i u udaljenoj poslovnici), uz pomoć kojih programa i kako treba obrađivati ove ili one podatke. . Opis poslovnog procesa ugrađen u model omogućuje vam automatizaciju formiranja, aktivacije, izvršenja i kontrole različitih zadataka.
Model poslovnog procesa može se lako mijenjati. Stoga, bez ikakvog programiranja, možete brzo dobiti stvarno funkcionalan Tijek rada-Dodatak. U nekim Sustavi tijeka rada izrada informacijskih modela poslovnih procesa moguća je samo uz pomoć programiranja, što je prilično mukotrpan proces koji zahtijeva i posebna znanja.
Sustavi usmjereni na potporu upravljanju organizacijom i akumulaciji znanja. To su "hibridni" sustavi, koji obično kombiniraju elemente prethodna dva. Osnovni koncept u sustavu može biti i sam elektronički dokument i zadatak koji treba izvršiti. U takvim sustavima postoje tehnologije "tvrdog" i "slobodnog" usmjeravanja, kada rutu dokumenta dodjeljuje glava ("boje" dolazni dokument). Ovi se sustavi obično koriste u državnim upravljačkim strukturama, u uredima velikih tvrtki, koje se odlikuju razvijenom hijerarhijom, imaju određena pravila i procedure za kretanje dokumenata. Istovremeno zaposlenici zajednički kreiraju dokumente, pripremaju i donose odluke, provode ili kontroliraju njihovo izvršenje.
Sustavi orijentirani na suradnju (suradnja). Glavni zadatak takvih sustava je osigurati da ljudi u organizaciji rade zajedno, čak i ako su geografski odvojeni, te sačuvati rezultate tog rada. Obično se implementira u konceptu "portala". Pružaju usluge pohranjivanja i objavljivanja dokumenata, pronalaženja informacija, rasprava, dogovaranja sastanaka (stvarnih i virtualnih).
Sustavi s naprednim dodatnim uslugama, npr. usluga upravljanja odnosima s kupcima (CRM - upravljanje odnosima s kupcima), upravljanje projektima, e-pošta itd.
Daljnji razvoj sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u velikim poduzećima je njihova integracija s uobičajenim korporativnim aplikacijama ( ERP-sustavi), koji će omogućiti organiziranje pristupa svim korporativnim znanjima i podacima te upravljanje korporativnim informacijama, budući da velika poduzeća zahtijevaju blisku interakciju svih svojih korporativnih aplikacija koje uključuju razmjenu informacija.
Papirnata dokumentacija već je desetljećima općeprihvaćeni oblik prezentiranja rezultata intelektualnog djelovanja i sredstvo informacijske interakcije. Njegovo stvaranje okupirali su (i bave se do danas) milijuni inženjera, tehničara koji su radili na industrijska poduzeća, u javne institucije, komercijalne strukture. Pojavom računala počeli su se masovno uvoditi razni alati i sustavi za automatizaciju papirnate dokumentacije.
Elektroničko upravljanje dokumentima je način organizacije rada s dokumentima, pri čemu se većina dokumenata poduzeća koristi u elektroničkom obliku i centralizirano pohranjuje u tzv. elektroničke arhive, svojevrsna skladišta informacija, odnosno skladišta podataka.
Glavni zadaci uvođenja sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) u poduzeću su:
l učinkovito upravljanje tijekovima dokumenata u poduzeću;
l centralizirano skladištenje dokumenata;
Pojačana kontrola izvršenja rada na dokumentima;
povećanje produktivnosti zaposlenika;
l olakšavanje pristupa informacijama za posvajanje upravljačke odluke.
Uvođenje korporativnog EDMS-a daje tvrtki dvije vrste prednosti: taktičke i strateške.
Taktičke prednosti implementacije EDMS-a uglavnom se odnose na smanjenje troškova. Automatizacija upravljanja elektroničkim dokumentima daje poduzeću sljedeće taktičke prednosti:
ʹ fizičko oslobađanje prostora;
ü smanjenje troškova kopiranja;
L smanjenje troškova dostave informacija u papirnatom obliku;
ʹ smanjenje troškova za resurse: ljudi i oprema;
ü smanjenje troškova papira;
ü povećanje produktivnosti rada: brže izvođenje radova, povećanje in ukupno obavljeni rad, poboljšan rad s podacima/evidencijama (dokumenti koji imaju zakonsku obvezu), sposobnost obavljanja novih vrsta poslova.
Strateške koristi od implementacije EDMS-a uključuju koristi koje su povezane s poboljšanjima u ključnim poslovnim procesima, koji su pak povezani s povećanjem prometa ili dobiti. Uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima ostvaruju se sljedeće strateške prednosti:
pojava mogućnosti kolektivnog rada na dokumentima (što je nemoguće kod uredskog rada na papiru);
ʹ značajno ubrzanje pretraživanja i odabira dokumenata (po različitim atributima);
- povećanje sigurnosti informacija s obzirom na to da je rad u EDMS-u s neregistrirane radne stanice nemoguć, a svakom korisniku EDMS-a dodijeljena su vlastita prava pristupa informacijama;
ü povećanje sigurnosti dokumenata i praktičnosti njihovog skladištenja, budući da su elektronički pohranjeni na poslužitelju;
Unapređenje kontrole nad izvršenjem dokumenata.
Glavni rezultat automatizacije tijeka rada je dovođenje u red u radu s dokumentima, značajna optimizacija poslovnih procesa, smanjenje vremena za donošenje menadžerskih odluka i povećanje učinkovitosti organizacije u cjelini. Nakon uvođenja EDMS-a, menadžment poduzeća dobiva učinkovit upravljački alat neophodan za razvoj poslovanja u suvremenim uvjetima.
Proces implementacije sastoji se od nekoliko faza. Glavni koraci su:
1) pregled organizacijske strukture poduzeća, utvrđivanje glavnih poslovnih procesa, tijekova rada i formalni opis tijeka dokumenata;
2) sastavljanje nomenklature dokumenata, formiranje priručnika i klasifikatora, priprema uputa;
3) prilagodba sustava na temelju informacija dobivenih tijekom faze istraživanja;
4) instalacija i konfiguracija softvera i probni rad;
5) konačnu prilagodbu sustava, uzimajući u obzir nedostatke utvrđene tijekom probnog rada;
6) obuka osoblja poduzeća.
Za učinkovitiji rad dd " metalurški pogon ih. A.K. Serova, predlaže se uvođenje takve inovacije u sustav upravljanja dokumentima kao što je sustav kancelara. Aplikativni programski paket "Kancelar" je programski proizvod kreiran na Lotus Domino/Notes platformi, koji je namijenjen izradi sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u tijelima. kontrolira vlada, velike geografski raspoređene organizacije, proizvodna poduzeća i banke.
Sustav Chancellor može sveobuhvatno riješiti zadatke uredske automatizacije, kao i stvaranje, kretanje, usmjeravanje dokumenata u stvarnom vremenu, njihovu centraliziranu pohranu i arhivsku obradu. Sustav je namijenjen za:
ʹ organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima: pohrana, usmjeravanje i kretanje dokumenata u stvarnom vremenu, kolektivni i grupni rad zaposlenika.
uredska automatizacija: rad s dokumentima od trenutka kada su zaprimljeni ili kreirani pa do završetka izrade dokumenata, slanjem u datoteku ili arhivu.
ʹ pohranjivanje i arhivska obrada dokumenata: centralizirano pohranjivanje baze podataka svih dokumenata, pretraživanje predmeta i dokumenata, izvoz iz sustava automatizacije ureda.
Chancellor radi na modularnoj osnovi i uključuje 12 aplikacija modula. Na zahtjev kupca, EDMS može uključivati bilo koji broj gore navedenih modula, ovisno o specifičnostima poduzeća. Za implementaciju EDMS-a u OJSC Metallurgical Plant named. A.K. Serov" preporučljivo je odabrati sljedeće module:
1) “Osnovni sustav”: “jezgra” proizvoda, osnova za kreiranje i upravljanje EDMS-om, na koji se povezuje proizvoljan broj modula, ovisno o potrebama korisnika. Alati"Osnovni sustav": grafički usmjerivač, konfigurator, organizacijska struktura, radno mjesto, protokoli, instalater - osigurati centralizirano upravljanje sve komponente SED-a.
2) "Uredski poslovi": modul je namijenjen automatizaciji uredskog rada, kretanja organizacijske i administrativne dokumentacije. Omogućuje rad s dokumentima od trenutka kada su zaprimljeni ili kreirani do završetka izrade, slanja u datoteku ili arhivu.
3) "Upravljanje kadrovima": modul je dizajniran za automatizaciju poslovnih procesa upravljanja kadrovskim evidencijama - održavanje kadroviranje, pohranjivanje službenih iskaznica, prijava imenovanja i razrješenja zaposlenika, obračun radnog vremena, osiguranje radnih i socijalnih odmora, provođenje poslova certificiranja, sastavljanje statističko izvještavanje, personalizirano računovodstvo itd.
4) "Ugovori": modul je dizajniran za upravljanje predugovornim, ugovornim i postugovornim aktivnostima poduzeća - održavanje elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima koji osigurava izradu, odobravanje, potpisivanje i izvršenje ugovora; održavanje potraživanja i potraživanja; prijenos izvršenih ugovora u elektroničku arhivu.
5) "Arhivsko poslovanje": modul je namijenjen za arhivske uredske poslove u poduzeću - prijenos izvršenih dokumenata iz EDMS-a u arhiv, sastavljanje i održavanje nomenklature predmeta, formiranje i obrada spisa za prijenos u arhiv, održavanje i vođenje spisa u arhivi.
6) "obrasci pečata": modul je dizajniran za obavljanje funkcija računovodstva za primitak i korištenje obrazaca stroga odgovornost i memoranduma.
7) "Elektronički digitalni potpis" (EDS): modul je dizajniran za korištenje vanjskih alata za kriptografsku zaštitu koji podržavaju nacionalne standarde u Lotus Notes okruženju.
8) "Sustav upravljanja kvalitetom" (QMS): modul je dizajniran za automatizaciju održavanja i računovodstva QMS dokumenata u poduzeću i uključuje dvije komponente:
ʹ "QMS dokumenti" omogućava programsku implementaciju QMS upravljanja dokumentima i mogućnost brzog upoznavanja najnovije verzije dokumenata koji se odnose na sustav upravljanja kvalitetom, svi korisnici sustava.
ʹ SMK Audit pruža automatizirano upravljanje dokumentacija i podaci o provođenju internih i eksternih audita kvalitete u poduzeću i njihovim rezultatima.
Ukupni trošak provedbenog projekta može se izračunati pomoću formule
K o \u003d K pr + K os + K r + K traka, (14)
gdje je K pr - cijena softverske platforme;
K os - troškovi za EDMS licence;
K p - trošak dodatne opreme;
K lane - trošak obuke osoblja.
K os \u003d 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 \u003d 127792,6 rubalja.
K o \u003d 38571 + 127792,6 + 184 179,4 \u003d 199373,2 rubalja.
Još jedna troškovna stavka koju treba uzeti u obzir su troškovi administracije i održavanja sustava. Trošak održavanja iznosi 20% od cijene kupljene licence.
C= Kos * 20%, (15)
gdje je C trošak održavanja EDMS-a;
C \u003d 127792,6 * 20% \u003d 25558,52 rubalja.
Ukupni trošak troškova implementacije
Z=C+ K o, (16)
gdje je Z - trošak implementacije EDMS-a;
C - trošak održavanja EDMS-a;
K os - trošak stjecanja licence.
Z \u003d 25558,52 + 199373,2 \u003d 224931,72 rubalja.
Potrebno je izračunati uštede u implementaciji EDMS-a. Neka procjena izravnih ušteda troškova uključuje samo cijenu papira ušteđenu implementacijom ovakvog sustava i cijenu ušteđenog vremena zaposlenika.
Maksimalni trošak papira potrošenog mjesečno može se izračunati na temelju sposobnosti jednog zaposlenika da pročita i asimilira određeni broj stranica dokumenata mjesečno. Na temelju jednostavan eksperiment može se saznati da tijekom radnog dana jedan prosječni zaposlenik može pročitati najviše 100 tipkanih listova dokumenata. S druge strane, minimalni obim stranica koje jedan zaposlenik pročita tijekom radnog dana ne može biti manji od jednog cjelovitog dokumenta, odnosno četiri ili pet stranica, inače ovaj zaposlenik ne radi s dokumentima, što znači da nije od interes sa stajališta provedbe.SED. Pretpostavimo da postoji 15 stranica dnevno po zaposleniku u organizaciji.
Mjesečni trošak papira bit će:
M=G * B * N * T, (17)
gdje je G broj radnih dana u mjesecu;
B - broj listova po zaposleniku dnevno;
H - trošak jednog lista papira s ispisanim informacijama (kopirni stroj, ispis);
T je broj djelatnika koji se bave dokumentacijom.
M \u003d 21 * 15 * 150 * 184 \u003d 8694 rubalja.
Trošak ušteđenog radnog vremena još je teže procijeniti. Prije svega, sastoji se od sljedećih čimbenika:
1) ušteda truda ponovnim korištenjem postojećih dokumenata;
2) ušteda vremena za traženje potrebnih dokumenata zbog sistematizacije dokumenata u pohrani i učinkovitih sredstava za pronalaženje informacija;
3) ubrzanje svih poslovnih procesa zbog njihove automatizacije, formalizacije i kontrole izvršne discipline.
Budući da svaka organizacija neprestano rješava zadatke koji su prilično slični jedni drugima, očito je da je mogućnost ponovne uporabe postojećih dokumenata vrlo realna. Ako je za neke vrste dokumenata (ugovori, pisma, pozivnice) takva ponovna uporaba ustaljena praksa na većini mjesta, onda je za dokumente tipa komercijalne ponude, analitički pregledi, preliminarni nacrti ili čak samo korespondencija, nažalost, postotak ponovne uporabe u većini slučajeva je nula. Treba napomenuti da za gotovo svaki dokument postoji prototip (predložak). Najčešće će biti moguće "uzeti" od 20 do 30% od prototipa (ne od volumena teksta, već od troškova rada za izradu), ostalo je specifičnost pojedinog slučaja. Stoga ćemo poći od faktora ponovne upotrebe od 25%. Ako pretpostavimo da svaki zaposlenik potroši oko 20% svog radnog vremena na izradu novih dokumenata (ovaj parametar nije nigdje mjeren), tada će ukupna ušteda vremena zaposlenika biti oko 5% njihovog ukupnog radnog vremena. Prosječna godišnja plaća stručnjaka uključenog u upravljanje dokumentima u poduzeću (tajnica, uredski djelatnik itd.) Iznosi 12 018 rubalja.
V=I * K * E, (18)
gdje je B ušteda od uvođenja EDMS-a;
I - broj zaposlenih;
K - prosječni mjesečni troškovi po zaposlenom;
E - ušteda u troškovima rada, %.
B \u003d 184 * 1149,2 * 0,05 \u003d 10572,64 rubalja.
Zaposlenik u prosjeku dnevno obavi deset operacija traženja raznih dokumenata. Traženje jednog dokumenta traje u prosjeku dvije minute. U 10% slučajeva zaposlenik ne pronađe željeni dokument. Ako dokument nije odmah pronađen, traženje traje još dvije minute.
Izračun uštede rad košta nakon implementacije EDMS-a mjesečno
T \u003d ((10 puta / dan * 2 minute + 10 puta / dan * 10% 2 minute) * 1 / (8 sati * 60 minuta) * 12018 rubalja * 184) / 12 \u003d 8431,8998 rubalja.
Uštede u troškovima rada nakon uvođenja EDMS-a mjesečno će biti
gdje je T ušteda troškova rada nakon uvođenja EDMS-a;
B - uštede od uvođenja EDMS-a.
Mjesečne uštede u implementaciji EDMS bit će
E \u003d 10572,64 + 8431,8998 \u003d 19004,539 rubalja.
gdje je E - Ušteda u troškovima rada nakon uvođenja EDMS-a mjesečno;
M - Mjesečni izdaci za papir.
S=19004,539 +8694=27698,539 rub.
Uštede godišnje tijekom implementacije EDMS-a bit će
C g \u003d 12 * C, (21)
gdje je C mjesečna ušteda u implementaciji EDMS-a.
C g \u003d 12 * 27698,539 \u003d 332382,46 rubalja.
Razdoblje povrata
P \u003d Z / K o * 12, (22)
gdje je P - razdoblje povrata;
Z - trošak implementacije EDMS-a;
C - prihod od provedbe događaja.
P \u003d (224931,72 / 332382,46) * 12 \u003d 8,12 mjeseci.
Razdoblje povrata projekta bilo je 8,17 mjeseci. Ekonomski učinak može se izračunati pomoću formule:
H \u003d C g - Z, (23)
gdje je H ekonomski učinak;
Z - trošak implementacije EDMS-a;
C - ušteda u implementaciji EDMS-a godišnje.
H \u003d 332382,46 224931,72 \u003d 107450,74 rubalja.
Uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima daje značajan ekonomski učinak, ali je njegova kvantitativna procjena složen proces, jer je potrebno uzeti u obzir mnoge čimbenike. Ekonomski učinak uvelike je određen pravilnim odabirom sustava i procesom implementacije. Treba napomenuti da ekonomska učinkovitostće rasti s povećanjem broja dokumenata u elektroničkoj arhivi i broja zaposlenika povezanih s elektroničkim upravljanjem dokumentima.
Proučavamo osnove izgradnje optimalnog sustava tijeka rada, dajemo primjere i korak po korak algoritam raspoređivanje prometa dokumenata.
Iz članka ćete naučiti:
Shema tijeka rada u poduzeću
Centralizirano
Ovaj oblik je prikladan za organizacije sa strogom hijerarhijskom strukturom upravljanja koja se drži principa linearne raspodjele funkcija (one-man management). Centralizirani oblik cirkulacije papira podrazumijeva prisutnost u organizacijskoj strukturi tvrtke specijalizirane jedinice odgovorne za rad sa svom dokumentacijom.
decentralizirana
Ovaj oblik je pogodan za organizacije u kojima su ovlasti odjela jasno podijeljene prema načelu operativne autonomije.
Decentralizirani oblik cirkulacije dokumenata podrazumijeva prisutnost u svakoj strukturnoj jedinici vlastiti odjel odgovoran za dokumentaciju.
mješoviti
Kod ovog oblika prometa vodeća uloga u radu s dokumentacijom dodijeljena je središnjoj službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove, ali su neki od postupaka delegirani posebnim službama stvorenim unutar svake strukturna jedinica poduzeća.
Primjer sheme tijeka rada
Shema rute za kretanje dokumenata glavno je načelo sustava cirkulacije poslovnih papira. U ovoj shemi, svaki tok dokumenata je dodijeljen zajedničke značajke Propisani su slučajevi i određeni obvezni postupci.
Ovaj dijagram pokazuje:
- izvršitelji (tj. odjeli uključeni u obradu ovog toka);
- ruta (tj. redoslijed izvođača);
- prisutnost obrnutih pokreta (dobije li dokument nekoliko puta jednom izvođaču);
- priroda operacija koje obavlja svaki pojedini izvođač).
Primjer sheme tijeka rada organizacije prikazan je na sl. jedan:
Slika 1. Shema tijeka dokumenata poduzeća
Pročitajte također:
Vrste tijekova dokumenata
Kretanje podataka u određenom smjeru, organizirano unutar zatvorenog sustava cirkulacije dokumentacije, naziva se tijek dokumenata. Izvor i odredište podataka ostaju isti.
Klasifikacija tokova dokumenata provodi se na temelju njihovog odnosa prema objektu upravljanja i smjeru kretanja.
Prva klasifikacija
- horizontalni tokovi (javljaju se između odjela iste razine);
- vertikalni tokovi (događaju se između odjela različitih razina);
- uzlazno (papiri iz podređenih struktura prelaze na vodeće);
- silazno (dokumenti iz upravljačkih struktura prelaze na podređene).
Druga klasifikacija
- dolazni tok formiraju papiri koji dolaze iz vanjskih izvora;
- odlazni tok formiraju dokumenti poslani iz organizacije;
- unutarnji tok formiraju papiri koji kruže unutar organizacije.
Faze tijeka rada u organizaciji
Razvoj i implementacija sheme protok dokumenata u organizaciji uključuje kombiniranje cijelog niza postupaka u nekoliko osnovnih koraka:
obrada prosljeđivanja. U ovoj se fazi dolazna korespondencija prima, provjerava, distribuira na adrese i dostavlja upravitelju na razmatranje.
Prethodno razmatranje. U ovoj fazi DOW servis pregledava i klasificira radove po vrsti, važnosti, složenosti, autorskom statusu itd.
Smjer prema menadžmentu. U ovoj fazi se donose rješenja i donose upravne odluke.
Liječenje. U ovoj fazi se odvija izvršenje i slanje papira na skladištenje.
Glavni princip svih faza je racionalno kretanje, tj. optimizacija tokova, njihova konsolidacija i redukcija. U tu svrhu posebno tehnološke upute, čija je glavna svrha odrediti najučinkovitiji redoslijed postupaka i razvoj optimalnih shema ruta.
Kako sastaviti dijagram toka dokumenta
Najbolja opcija za grafički prikaz svih faza prolaska dokumenata je dijagram. Svaka vrsta posla pažljivo se analizira, a rezultat te analize je izrada dijagrama toka koji vizualizira cijeli proces.
Slijed radnji potrebnih za rješavanje problema dobiva grafički dizajn.
Ne postoji jedinstvena shema rasporeda. Svako poduzeće treba ga samostalno razvijati. Što je poduzeće veće, što više aktivnosti ima, to bi raspored trebao biti detaljniji.
Druga faza.
Imenujemo odgovorne za papirologiju
IZ primarna dokumentacija to je vrlo jednostavno učiniti - onaj tko sklada odgovoran je za dizajn. Za ostale radove morat će se imenovati takva odgovorna osoba. Ako se to ne učini, tada u slučaju gubitka dokumenta ili kršenja roka za njegovo podnošenje, neće se imati koga pitati.
Faza tri.
Postavljamo rokove.
Rok do kojeg odgovorni djelatnik mora dostaviti dokument je najvažniji dio cjelokupnog rasporeda. Rok se može odrediti u mjesecima ili danima koji su prošli od datuma izvršenja papira.
Faza četiri.
Odabir dizajna
Kao što je gore spomenuto, prikladan način za dizajniranje grafikona je dijagram toka. Ali može se oblikovati iu obliku teksta iu obliku tablice. Tekstualni oblik prikladan je za malu organizaciju, za veću će tablica biti prikladnija. Glavno je načelo da vaša shema bude laka za čitanje zaposlenicima odgovornim za cirkulaciju dokumenata.
Širenjem računala 100% dokumenata nastaje elektronički. Unatoč tome, više od polovice ih se još ispisuje na pregled i odobrenje.
Što se tiče razmjene dokumenata i potpisivanja ugovora između poslovnih subjekata, ovdje se gotovo uvijek koriste papirnati nosači.
Postoje tri načina podnošenja:
- Kroz sustav zajamčene dostave poruka u osobni račun porezni obveznik;
- Na magnetskom mediju s EDS-om
- Putem programa "Terminal poreznih obveznika" u uredima porezne inspekcije.
Povećanje učinkovitosti i smanjenje troškova cilj je svakog poduzeća koje planira poslovati godinama koje dolaze. A to se može postići uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima, pogotovo jer je to predviđeno ruskim zakonodavstvom.
Pritom je važno obratiti pozornost na one dokumente koji se prema zakonu moraju tiskati u papirnatom obliku te paziti da se papirni i elektronički dokumenti ne umnožavaju, jer se u tom slučaju ništa neće spasiti.
Ako je sve ispravno organizirano, tada je upravljanje elektroničkim dokumentima ključ učinkovitosti modernog poduzeća.
Automatizacija tijeka rada mjera je kojoj pribjegavaju gotovo sve moderne tvrtke. Čak i male tvrtke rade s gomilom različitih dokumenata, uključujući pisma, proračune, fakture, ugovore i sve vrste zahtjeva. Iz tog razloga gotovo svaki moderna organizacija pokušava koristiti takvu mjeru kao što je automatizacija tijeka rada, koja osigurava potpunost i sigurnost podataka, pogodnost pretraživanja i pohrane različitih informacija, kao i maksimalnu optimizaciju vremena potrebnog za njihovu koordinaciju.
Zašto je ovo potrebno?
U gotovo svim poduzećima zaposlenici provode dosta vremena pokušavajući pronaći potrebne informacije, a statistika dovoljno govori da im to oduzima oko polovicu radnog vremena. Također se događa da neke dokumente koji postoje "negdje" morate iznova kreirati umjesto da ponovno primijenite. Sasvim standardna je situacija u kojoj se izvorni tekst nekog ugovora nalazi na odvjetnikovom računalu, i knjigovodstvena knjiženja na papirima koji prate izvršenje ugovora provode se u računovodstvenom sustavu, računi i akti sadržani su u Odjel za financije u papirnatom obliku, a korespondencija u vezi obavljanja ugovorenih poslova nalazi se u poštanskim sandučićima zaposlenika. Takvo "raspršivanje" informacija iznimno je štetno za sigurnost, cjelovitost i konzistentnost, upravo u takvim situacijama automatizacija tijeka rada postaje relevantna.
Uvođenjem specijaliziranih informacijskih sustava riješena je velika većina problema. Na primjer, neki proračunski sustavi pružaju mogućnost stvaranja sustava međusobno povezanih proračuna s naknadnim formiranjem i pohranjivanjem različitih verzija takvih dokumenata, kao i označavanjem njihovih statusa. Dakle, korištenjem ovakvih sustava djelomično je riješen problem cirkulacije proračunskih dokumenata.
No, ne treba zaboraviti da moderne proračunske baze, kao i računovodstveni i ERP sustavi, u velikoj većini slučajeva rade sa strukturiranim informacijama, odnosno podacima koji se mogu kreirati i pohraniti u obliku tablice. Prema mišljenju većine stručnjaka, u ukupnoj količini podataka svakog modernog poslovanja daje se samo 20%, dok ostatak uključuje elektroničku korespondenciju, tekstove dokumenata, sve vrste zapisnika pregovora i sastanaka, slike itd. Vrlo često, bez proučavanja nestrukturiranih informacija, jednostavno nije moguće napraviti normalnu procjenu konteksta u kojem su strukturirane informacije već prisutne. Pohrana, prikupljanje i naknadna obrada takvih podataka osigurana je upravo korištenjem takvih mjera kao što je automatizacija tijeka rada ili sustavima za upravljanje informacijskim sadržajem tvrtke.
Što je?
Dokumenti iz svih sustava koji su logički povezani s tim informacijama obično se nazivaju kontekstom. Može uključivati sadržaj papirnate ili elektroničke korespondencije, faksove, dokumente o plaćanju, zapisnike događaja, video ili audio snimke i mnoge druge informacije. Kontekst se dokumentu može dodati ručno ili ovaj proces može biti potpuno automatiziran, ovisno o preferencijama i potrebama menadžmenta.
Na primjer, moderni sustav automatizacije tijeka rada u procesu stvaranja i naknadne izmjene proračuna omogućuje korištenje niza drugih kontekstualnih informacija:
- sve vrste Marketing istraživanje tržište, uključujući ne samo vlastito, već i ono dobiveno iz vanjskih izvora;
- razni ugovori s izvođačima (kupcima ili dobavljačima);
- posebna regulatorna i referentna dokumentacija;
- dodatna dokumentacija koja odražava sva ograničenja ili pretpostavke (na primjer, stopa inflacije, tečajevi i drugi podaci);
- održava se za raspravu o bilo kojoj verziji proračuna koji se sastavlja, kao i za uključivanje svih vrsta radnih komentara i komentara sudionika u procesu (često se takva dokumentacija šalje između svih zaposlenika putem e-pošte i pohranjuje se odvojeno od datoteka s podacima o proračunu ).
Korisnik koji radi s proračunom, u svakom trenutku, po potrebi, može pogledati bilo koji od gore navedenih dokumenata, budući da moderne tehnologije automatizacija tijeka rada omogućuje mu da to učini bez dugih pretraga.
Koje sustave koristimo?
Jedan od najčešćih programska rješenja, koji se može pronaći u ruske tvrtke, možete pozvati kombinaciju uslužnih programa Microsoft Outlook zajedno s Microsoft Exchange Serverom. Prva aplikacija, u principu, instalirana je na gotovo svakom računalu, dok se Exchange Server dosta često koristi kao punopravni poslužitelj e-pošte. Unatoč činjenici da se u poduzećima u kojima je elektroničko upravljanje dokumentima uvedeno relativno davno, takvi programi koriste samo kao platforma za rad s e-poštom, nakon nekih centraliziranih postavki, čak i ova softver može se koristiti kao prilično funkcionalan alat za automatizaciju tijeka rada za gotovo svaku organizaciju.
Trenutno rusko tržište ispunjen je desecima različitih sustava koji omogućuju automatizaciju upravljanja dokumentima, a takav softver nude ne samo zapadni, već i domaći programeri. Čak i Microsoft, uz gore navedene programe, nudi i pomoćne programe poput Content Management Servera ili SharePoint Portal Servera.
Najmoćnijim od svih postojećih sustava smatra se Documentum, ali u osnovi samo velike tvrtke koristiti takav proces automatizacije. Tijek rada nekih tvrtki automatiziran je zahvaljujući softverskom paketu Lotus Notes, ali mnogi ga nazivaju nekom vrstom "dizajnera za programere", jer je na njegovoj osnovi prilično teško stvoriti cjeloviti sustav.
Koje su razlike između ruskog i zapadnog sustava?
Ako govorimo o glavnim razlikama između domaćih i stranih uslužnih programa, one leže u dostupnim opcijama skaliranja. Na primjer, ako sustavi zapadnih programera mogu funkcionirati u gotovo svakom operativnom sustavu, onda su domaći uglavnom razvijeni samo za jedan od njih, i naravno, to je često Windows. Zapadni sustavi su konfigurirani za korištenje bilo kojeg DBMS-a. Takva ograničenja ruskih sustava mogu uvelike spriječiti mogućnost izgradnje višeplatformskih integriranih rješenja.
Što se tiče funkcionalnosti, glavna razlika je u tome što se na Zapadu automatizacija upravljanja dokumentima i tijeka rada provodi pomoću nekoliko programa koji se mogu proizvoditi pod istim brendom, ali su istovremeno namijenjeni različitim namjenama. Na primjer, Documentum nudi nekoliko zasebnih proizvoda koji se koriste za potpunu automatizaciju, kao i integraciju s ERP sustavima, podršku za tijek rada dizajna i tako dalje. Pretežna većina softvera razvijenog u Rusiji usmjerena je na rješavanje određenog problema.
Također je vrijedno napomenuti da temeljna razlika leži u pristupu obiju strana onome što čini sustav automatizacije tijeka rada. Zapadni sustavi usmjereni su na pružanje potpune automatizacije i naknadne podrške za razne end-to-end poslovne procese koji se odvijaju unutar organizacije, dok velika većina domaćih programa automatizira samo određene funkcije.
Cijena zapadnih sustava kreće se otprilike od 400 do 1000 dolara po radnoj stanici, ne uzimajući u obzir troškove implementacije, programa i opreme koji su potrebni za normalan elektronički protok dokumenata. Sama implementacija često košta oko pola uobičajene cijene licenci, budući da se programi za automatizaciju tijeka rada najčešće prodaju uz razne promocije, ali u nekim situacijama cijena je za red veličine viša. Jedan od najtežih projekata uvijek je automatizacija financijske dokumentacije, jer je za takve projekte trošak implementacije otprilike 2-3 puta veći u odnosu na trošak licenci.
Domaći programi prodaju se po cijeni od 200-600 dolara po radnom mjestu, a uz to su troškovi dodatni programi i razne opreme. U konačnici, izračun komparativnih troškova provodi se na gotovo isti način kao u zapadnim sustavima.
Osobitosti
U velikoj većini slučajeva, procesi koji se odnose na koordinaciju dokumenata, na primjer, proces početne pripreme i daljnje provedbe proračuna, prioritetni su smjer automatizacije. Međutim, mnogi timovi sada koriste automatizaciju uredskog rada i tijeka rada, odnosno od procedura evidentiranja odlazne i ulazne dokumentacije.
Uvod u posao elektronički sustav nema temeljnih razlika od uvođenja bilo kojeg drugog automatiziranog sustava, pa se vrijedi zadržati samo na njemu razlikovna obilježja Ovaj projekt.
Izrada korporativnih trezora
Uvođenje sustava automatizacije tijeka rada u svakom slučaju predviđa stvaranje neke vrste korporativnog repozitorija u kojem će se pohraniti sva dokumentacija. Logička struktura takvog repozitorija, razvoj i daljnja implementacija sigurnosne politike, kao i hijerarhija pohrane dokumenata zahtijevaju maksimalnu brigu i moraju se provesti već u ranoj fazi projekta.
Istodobno, treba uzeti u obzir da se funkcija pohrane može implementirati na početku projektiranja, tako da je već u početnoj fazi moguće premjestiti sve dokumente s trenutnih lokacija pohrane u jednu korporativnu pohranu. Zahvaljujući tome, korisnici se mogu upoznati s nekim od glavnih funkcija sustava, a istovremeno se osjećati ugodno s njegovim korištenjem. Prilagodbu zaposlenika na sustave koji se implementiraju moguće je ubrzati korištenjem servisnih funkcija kao što su dojava o promjenama u dokumentaciji, pojava novih dokumenata i sl.
Stoga je automatizacija tijeka rada potrebna svima moderno poduzeće koja nastoji razvijati i unaprijediti svoj rad.
