Як часто потрібно робити штатний розклад. Наказ про внесення змін до штатного розкладу. Терміни затвердження штатного розкладу

Коли складається та затверджується штатний розклад на наступний рік

Штатний розклад є документом, у якому вказується чисельний склад працівників організації з перерахуванням:

• кількості працівників;
• їх посад;
• окладу та особливостей нарахування заробітної плати.

Законодавство з загальному правилуне містить обов'язків для організацій затверджувати штатний розпис щороку. Відповідно до постанови № 1 зміни до штатного розкладу вносяться на підставі наказу (розпорядження) керівника організації або особи, яка уповноважена на це належним чином. Термінів видання таких наказів (розпоряджень) не встановлено. Постанова №1 також не вказує на необхідність видавати накази про зміну штатного розкладуперед настанням наступного календарного року.

Винятки є для окремих видіворганізацій:

• Так, відповідно до п. 2 Порядку затвердження штатних розкладів працівників, утв. наказом МНС РФ від 24.09.2008 № 563, штатні розклади підлягають щорічному перезатвердженню.
• Також необхідність щорічного видання штатних розкладів встановлена ​​для квартирно-експлуатаційних служб полків згідно зі Статутом внутрішньої службиЗбройних сил РФ, затв. Указом Президента РФ "Про затвердження ..." від 10.11.2007 № 1495.

Твердження штатного розкладу на рік: як правильно оформити

Відповідно до постанови №1 штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням).

Питання про необхідність друкування, а також про те, хто має підписати розклад, розкрито в нашій статті Чи ставиться друк і хто підписує штатний розклад?

Важливим видається не просто затвердження розкладу на рік, а постійне внесення до нього змін у разі зміни фактичної ситуації з персоналом.

Так, якщо було видано наказ про припинення трудових відносинз працівником у зв'язку зі скороченням штату чи чисельності, необхідно, щоб йому відповідав наказ про зміну штатного розкладу, оскільки відсутність таких змін свідчить про те, що реальне скорочення не мало місця, посада продовжує існувати і працівник може бути відновлений на роботі (касаційне визначення НД Удмуртської Республіки від 27.09.2010 у справі № 33-3088).

Відсутність штатного розкладу може бути проблемою не лише при регулюванні трудових відносин, а й за взаємодії з держорганами. Так, для податкових органів відсутність розкладу — одна з ознак того, що організація не здійснює госпдіяльність (постанова Арбітражного судуСЗО від 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 у справі № А42-8673/2015).

Затверджені розклади організацій, створених з участю РФ, предмет перевірки ревізорами ( методичні рекомендаціїз організації перевірочної діяльності ревізійних комісійАТ за участю РФ, утв. наказом Росмайна від 26.08.2013 № 254).

Отже, у відповідь питання, коли затверджується штатний розклад, можна назвати, що за загальним правилом штатний розклад не підлягає обов'язковому щорічному переутвердженню. Виняток зроблено окремих організацій (МНС, збройних сил). Правильне затвердження штатного розкладу здійснюється у вигляді видання наказів (розпоряджень) керівника організації. Фактична зміна ситуації з персоналом має бути належним чином оформлена та шляхом внесення змін до штатного розкладу, що здійснюється з дотриманням тієї самої процедури, яка передбачена для затвердження розкладу – за допомогою видання наказу (розпорядження).

Штатний розклад, як кадровий документ, у багатьох викликає велику кількість питань. Наприклад, як часто його потрібно складати, як правильно заповнити уніфіковану форму і чи цей нормативний актобов'язковим. Щоб прояснити ситуацію, варто детальніше зупинитися на деяких питаннях.

Для чого взагалі потрібен штатний розклад?

Штатний розпис - документ, необхідний для формування штатної структури та чисельності організації у повній відповідності до Статуту підприємства. Цей документ містить перелік структурних підрозділів організації, список посад, найменування спеціальностей та професій із зазначенням кваліфікації, а також дані про необхідну кількість певних штатних одиниць. Для його складання застосовується уніфікована формаТ-3, яка затверджена Постановою Держкомстату України.

З погляду роботодавця штатний розпис виконує низку важливих функційта дозволяє максимально оптимізувати та впорядкувати роботу установи. Використання штатного розкладу дозволяє чітко бачити всю структуру організації з її підрозділами, фіксувати кількість штатних одиниць, контролювати чисельний та якісний склад співробітників, відстежувати систему оплати праці та розміри надбавок. А з появою вакансій значно спрощує підбір персоналу.

Штатний розклад є обов'язковим документом?

Цікаво, що це питання немає однозначної відповіді. З одного боку, Трудовий кодекс торкається питання штатного розкладу, оскільки цей документ стосується трудовий функціїпрацівника організації та оплати праці персоналу. Та й у трудовому договорізазначається, що працівник виконує обов'язки відповідно до штатного розкладу. Є уніфікована форма штатного розкладу, а також цей документ згадується в Інструкції з ведення трудових книжок (записи до трудової книжки робляться з урахуванням найменування посади відповідно до штатного розкладу). Отже, штатний розклад організації обов'язково має бути. Але, з іншого боку, в жодному нормативному акті не вказується прямо на обов'язок роботодавця вводити штатний розпис. І все ж краще оформити цей кадровий документ, оскільки більшість перевіряючих органів вважають його обов'язковим для будь-якої організації.

Наприклад, податкові органи та Фонд соціального страхування завжди запитують штатний розпис під час проведення виїзних перевірок. За ним вони звіряють правильність нарахування страхових внесків, збирають інформацію про страховий стаж працівників, контролюють правильність оподаткування. Те, що штатний розпис не є документом податкового обліку, не знімає з роботодавця необхідності надавати його під час перевірок на запит сторонніх організацій. А його відсутність може бути розцінена як порушення трудового законодавства, За яке покладається штраф для організації у розмірі 50 000 рублів. Звичайно, його можна оскаржити в суді (тим більше, що прямої вказівки на обов'язок роботодавця складати штатний розпис у законі немає), але спочатку доведеться його заплатити.

Періодичність складання штатного розкладу

Як часто потрібно складати новий штатний розклад? На це питання також чіткої відповіді немає. Але в цій ситуації варто керуватися логікою: якщо штатний розпис є плановим документом, то складати його доцільно на один календарний рік чи півріччя. Це дозволить за необхідності регулювати чисельність персоналу організації та її якісний склад. Але, разом з тим, можна затвердити штатний розпис і на кілька років (якщо в організації немає необхідності вводити нові посади).

Хто розробляє та затверджує штатний розклад?

Якщо на підприємстві немає штатного розкладу, але керівництво вирішило його розробити, виникає резонне питання: хто має це робити? На нього законодавство знову ж таки не дає однозначної відповіді. Тому керівник може зайнятися цим сам, визначивши коло відповідальних осіб, які йому допомагатимуть. Логічно, якщо це будуть кадрові працівники, головний бухгалтер, співробітники юридичного чи планово-економічного відділу. А якщо на підприємстві є відділ організації праці та заробітної плати, можна доручити цю роботу їм. Обов'язки з розробки та складання штатного розкладу 2014 року можуть бути відображені у трудовому договорі співробітника або його функціональних обов'язках.

Твердження штатного розкладу відноситься до повноважень керівника організації або тієї особи, якій ці повноваження передані за розпорядженням керівника. Щоб затвердити штатний розпис, керівник повинен підписати спеціальний наказ чи розпорядження. Реквізити цього документа мають бути зазначені у полі уніфікованої форми Т-3 «Затверджено наказом організації від «__»_______20__№__». При цьому дата затвердження та дата набрання чинності штатним розкладом можуть і не збігатися (дата набрання чинності зазвичай більш пізня).

Скільки зберігається штатний розпис?

Росархів встановлює певні терміни зберігання типових управлінських документів, відповідно до яких штатний розпис установи повинен зберігатися протягом трьох років, починаючи з року, який слідує за тим, у якому документ втратив чинність. Що ж до штатних розстановок, про які йтиметься у наступному розділі, то вони зберігаються сімдесят п'ять років після того, як складено нові.

Штатна розстановка – підмога у роботі відділу кадрів

У деяких організаціях відділ кадрів веде штатне розміщення – мобільний варіант штатного розкладу, в якому відображаються всі вакантні посади, а також вся інформація щодо заміщення посад (ПІБ працюючих співробітників, статус посад та інше). Штатна розстановка дає необхідну інформаціюпро зміни в особовому складі, містить табельні номери працівників, інформацію про стаж та категорію (неповнолітні, інваліди, пенсіонери, які мають дітей до трьох років та інше) співробітників.

При складанні штатного розстановки за основу береться чинний штатний розклад, до якого додаються необхідні графи. Цей документ не обов'язковий і вести його організація не повинна. Але штатне розташування – досить зручний документ, особливо для великих організацій, який дозволяє оптимізувати роботу кадровиків і чітко контролювати заміщення вакантних посад. Тому його часто використовують як внутрішній документ.

Штатний розклад працівників: правила складання

Розглянемо складання штатного розкладу з урахуванням уніфікованого бланка Т-3. Для отримання готового документаТреба просто заповнити бланк, керуючись Вказівками щодо заповнення форм первинної облікової документації.

"Шапка". При оформленні «шапки» потрібно вказати найменування організації у полі «Найменування» (це робиться відповідно до свідоцтва про реєстрацію), код ОКПО, номер документа та дату складання. У полі «Штатний розклад на період…» потрібно вказати лише дату вступу цього документав силу.

• Графа 1 "Найменування". Вказуємо найменування структурного підрозділу, цеху, представництва, філії, маючи структурні підрозділи відповідно до існуючої ієрархії.
• Графа 2 "Код". Вказуємо код структурного підрозділу, наданий йому керівником організації.
• Графа 3. Вказуємо посаду (спеціальність, професію), розряд, клас (категорію) кваліфікації працівника відповідно до Загальноросійським класифікаторомпрофесій та Кваліфікаційним довідником керівників та спеціалістів. Тут слід враховувати, що посада, яку приймається працівник, має однаково звучати як у штатному розкладі, і у трудовому договорі, соціальній та трудової книжці.
• Графа 4 «Кількість штатних одиниць». Вказуємо кількість штатних одиниць за відповідними посадами. Якщо є неповні одиниці, їх слід зазначити у частках, наприклад, 2,75. А якщо є вакантні посади, то вони також зазначаються.
• Графа 5 «Тарифна ставка». Вказуємо оклад, тарифну сітку, Відсоток від виручки, частку від прибутку – все залежить від того, яка система оплати праці діє в конкретній організації. Головне – вказати суму в рублевому еквіваленті та пам'ятати, що розмір окладу (тарифної ставки) не може бути нижчим мінімального розміруоплати праці
• Графи 6, 7, 8 "Надбавки". Вказуємо передбачені стимулюючі та компенсаційні виплати. Це можуть бути премії, доплати, заохочувальні виплати, надбавки, які можна встановити як законодавством РФ, і роботодавцем. Такі виплати можуть бути фіксованими сумами чи відсотковими надбавками.
• Графа 9. Вказуємо загальну суму граф 5-8. Тобто проводимо підсумовування окладів та всіх належних надбавок та виводимо загальне значенняв рублях. Якщо дані вказані у відсотках, виводимо відсоткове співвідношення.
• Графа 10 призначена для приміток. Якщо їх немає, її залишають незаповненою.

Після того, як всі графи заповнені, потрібно заповнити рядок «Разом». У ній підсумовуються всі показники за вертикальними стовпцями: зазначається, скільки всього передбачено розкладом штатних одиниць, суми окладів (тарифних ставок), надбавок та сума місячного фонду заробітної плати.

Підписує штатний розпис начальник відділу кадрів або уповноважена особа, і навіть головний бухгалтер організації. Друк на документ можна ставити, але не обов'язково.

Зміна штатного розкладу

Навіть у усталений штатний розклад час від часу доводиться вносити зміни. Причиною таких змін може бути необхідність ввести до штату нову одиницю, підрозділ чи навпаки скоротити наявний штат. Крім того, може виникнути необхідність зміни окладів, тарифних ставок, а також потреба у перейменуванні посад чи підрозділів.

Існує два варіанти внесення змін до штатного розкладу:

• розробити та затвердити новий штатний розклад;
• внести зміни до чинного штатного розкладу.

У першому випадку штатний розпис розробляється на основі чинного, але з урахуванням необхідних змін та вводиться в дію з початку або середини календарного року. Якщо є гостра потреба, то з початку нового місяця.

Що ж до внесення змін до чинного документа без його скасування, то вони здійснюються відповідно до наказу керівника «Про зміну штатного розкладу». У самому наказі потрібно вказати підставу для внесення змін до штатного розкладу (це може бути реорганізація, скорочення штатів, удосконалення структури організації та інше), а також вказати, які саме зміни мають бути внесені.

У великій організації з розгалуженою структурою краще вказувати не лише посади, які торкаються зміни, а й структурні підрозділи, де ці посади перебувають. При цьому всі зміни у штатному розкладі мають бути доведені до відома працівників підприємства, а також внесені до трудові книжкиз посиланням на основу (наказ чи розпорядження).

Скорочення штату: коли зробити зміни?

Скорочення штату чи чисельності працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розкладу, оскільки скорочення чисельності організації передбачає виключення з розкладу окремих штатних одиниць, а скорочення штату – посад. При цьому працівники, що скорочуються, підлягають звільненню (якщо не передбачається їх переведення на іншу роботу).

Оскільки при звільненні зі скорочення чисельності або штату працівників необхідно попередити про зміни не пізніше, ніж за два місяці, новий штатний розпис може бути введений у дію лише після закінчення цього терміну. Хоча скласти його можна заздалегідь і сама наявність нового або зміненого штатного розкладу, який уже затверджений, стане підтвердженням правочинності звільнення працівників. Якщо ж обставини, за якими було прийнято рішення про скорочення, усунуто, роботодавець має право знову змінити штатний розпис у бік збільшення чисельності працівників.

Зміна уніфікованої форми Т-3

Постанова Держкомстату №20 від 24.03.1999 дозволяє організаціям вносити зміни до уніфікованих форм первинної облікової документації (цей дозвіл не стосується обліку касових операцій). Отже, якщо є необхідність, організація може внести у готову форму свої правки, але при цьому не допускається видалення вже існуючих реквізитів. Зміни можуть стосуватися розширення чи звуження граф, додавання рядків чи вкладних листків. Необхідні редагування можуть вноситися при виготовленні бланків на основі уніфікованої форми.

У будь-якій організації існує зведений локальний акт, що характеризує актуальну структуру найманого персоналу - штатний розпис. Хоча цей документ і згадується у статтях Трудового кодексу, а Мінпраці вважає його наявність необхідною, у законодавстві не встановлено періодичності поновлення штатного розкладу.

Як часто роблять штатний розпис

Вперше цей внутрішній документ складається в компанії при організації діяльності та найму перших співробітників. У міру необхідності або , або створюють новий документ. Частота заміни такого локального нормативного акта залежить від кількох причин:

• законодавчі зміни;
• фінансове становище компанії;
• планування діяльності;
• розмір фірми;
• кількість внесених змін;
• результати;
• помилки при складанні;
• зауваження контролюючих органів.

У локальних нормативних актах компанії, що регулюють трудові взаємини, можна позначити, як часто затверджувати новий штатний розпис, обґрунтування позапланових замін цього документа та процедуру створення та введення в дію нового розкладу.

При незначних змінах штатний розпис можна не замінювати новим документом, а видати розпорядження про заміну окремих позицій у ньому.

Наприклад, перейменування однієї групи посад, або зміна складової частини заробітної плати двом працівникам не буде причиною позапланової заміни одного розкладу іншим. У такій ситуації достатньо наказу про внесення змін до чинного документа.

Разом з тим, якщо незначних змін внесено декілька, а поточна структура найманого персоналу вже мало схожа на затверджений штатний розпис, заміна його на новий локальний акт необхідна.

Частота затвердження штатного розкладу також залежить від розмірів підприємства. У невеликих фірмах з кількістю співробітників у межах 10-15 осіб структура персоналу не змінюється роками. Тому в малому бізнесі достатньо затвердити цей локальний акт на два-три роки, а потім замінити його на новий.

Великі корпорації з великою кількістю співробітників частіше схильні до зміни структури кадрів, злиття або виділення нових напрямів у діяльності, розширення ринків збуту продукції та послуг. Тож у них штатний розпис затверджують щороку.

Як часто затверджується штатний розпис за зміни законодавства

У цьому випадку все також залежить від значущості змін. Зміна назви однієї чи кількох посад через введення в дію нового загальнодержавного класифікатора професій не несе у собі необхідності затвердження нового штатного розкладу. А може стати причиною для створення нового структури персоналу, у тому випадку, коли в організації велика кількість працівників має базові (посадові) оклади у розмірі мінімальної оплати праці.

Причиною для заміни старого штатного розкладу можуть бути результати спеціальної оцінки робочих місць.

Наприклад, за звітом комісії СОУТ у компанії виявлено робочі місця з високим впливомнегативні чинники на організм людини.

У разі, крім обов'язкових заходів із захисту працівників, персоналу також встановлюють спеціальні надбавки, що зміною структури оплати труда. У цьому випадку необхідно замінити чинний штатний розпис та внести до нового документа інформацію про зміну оплати праці окремим працівникам.

Інші причини для затвердження нового штатного розкладу

Впливають на зміну структури найманого персоналу та фінансові показникидіяльності підприємства. Різке погіршення економічного становища фірми стає приводом оптимізації чисельності співробітників, об'єднання кількох підрозділів на одне чи скорочення кількості найнятих працівників. За таких змін не можна обійтися лише актуалізацією чинного штатного розкладу, потрібно складати та затверджувати новий локальний нормативний акт.

Штатний розклад, що відображає актуальну структуру персоналу та обґрунтовує зменшення чисельності працівників, є необхідним документомдля аргументації законності змін, у разі конфліктних ситуацій та скарг.

Співробітники, що звільняються, можуть відстоювати свої права і оскаржувати законність скорочення в різних інстанціях. Під час розгляду скарг, відсутність штатного розкладу, наявність у ньому застарілих відомостей або помилок може спричинити штрафні санкції для наймача.

Ще одним приводом для заміни чинного розкладу стає розширення діяльності компанії, збільшення обсягу продукції, що випускається, або надання послуг, вихід на нові ринки збуту. У разі цей локальний нормативний акт може змінюватися як і плановому порядку, і поза затвердженою періодичності його заміни. Якщо про подібні зміни в діяльності фірми відомо заздалегідь, то внести до штатного розкладу нові посади та підрозділи можна при щорічному складанні цього документа. При цьому поява можливості для розвитку компанії протягом року у керівництва бізнесу є можливість оперативно замінити застарілий документ новим штатним розкладом.

При плануванні діяльності та складанні штатного розкладу на новий період, до нього вносять як діючі посади, а й гадані вакантні місця, із зазначенням термінів збільшення чисельності співробітників.

Причиною для незапланованого затвердження штатного розкладу також стають виявлені у ньому помилки та зауваження контролюючих органів. У більшості випадків немає можливості чекати на початок нового календарного або навчального року і складати штатний розклад з урахуванням цих факторів. Якщо помилки і недоліки виявлено під час перевірки підприємства, їх усунення дається певний термін, зазвичай, до 1 — 2 місяців. У разі неприйняття нового штатного розкладу на підприємство може бути накладено штрафи за недотримання вимог трудового законодавства.

Штатний розклад має відбивати актуальну структуру найманого персоналу. За незначних змін цей документ можна не затверджувати за новою, а скласти розпорядження про заміну окремих позицій у ньому на нові. При цьому краще запланувати періодичну заміну чинного розкладу на новий. Разом з тим, з деяких причин може знадобитися позапланова розробка і затвердження нового штатного розкладу. Такі підстави для заміни чинного документаможуть бути різноманітні від ухвалення нових законодавчих актів до результатів перевірок чи СОУТ.

Є один законодавчий акт, у якому зустрічається словосполучення «штатний розклад» – це ст. 57 ТК РФ.

У цій статті роз'яснено, що посада працівника або його спеціальність із конкретизацією кваліфікаційного рівня у трудовому договорі та у штатному розкладі мають бути ідентичними.

Ті ж вимоги зазначені й у листі Роструда від 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Однак у жодному законодавчому актіне вказано, як часто становлять штатний розпис.Цей документ складають у міру необхідності, коли виникає в цьому потреба – наприклад, керівництво у зв'язку із скороченням обсягів робіт вирішило скоротити штати чи чисельність, чи питання стосується зміни посадових окладів тощо.

Як часто потрібно міняти?

Дата на зведенні персоналу підприємства є найважливішим показником, що свідчить про термін її дії саме у первозданному вигляді.

Кожен новий варіант штатного розкладу затверджується керівником певний період, що зазвичай становить 1 рік.

При необхідності термінових кадрових перестановок, скорочення та ін. у будь-який момент може бути затверджено новий варіант, датований днем ​​його затвердження.

Термін, коли воно змінюється, може становити будь-який черговий період довжиною календарного року або на час, що залишився до 1 січня наступного року – наприклад, на 9 місяців або на півроку. Виходить, що міняти оклади, назву посад, їх кількість можна скільки завгодно разів.

Законом частота зміни або термін дії цього внутрішнього документа підприємства не регулюються, необхідність заміни чинного штатного розкладу диктується змінами у фінансовому становищі, реорганізаційними заходами, скороченням штатів та ін.

Чи потрібно змінювати, якщо змін не було?

Якщо нічого не змінювалося – посадові оклади ті самі, найменування професій і посад колишні, то нове зведення з персоналу складати і затверджувати не потрібно.

Питання у величині окладів, ще має значення зміна найменування самих одиниць персоналу, які можуть бути придумані і довільно сформульовані, які точне найменування підбирають по єдиному кваліфікаційному довіднику(ЕКС).

При введенні нових посад або заміни раніше включених до штату іншими також необхідно оновлення цього важливого внутрішнього документа.

Якщо відбулася зміна, чи завжди потрібний новий розклад?

Необхідність створення нового документа в організації залежить від масштабності змін, заміна існуючої розкладки по персоналу не обов'язкова - можливе коригування в тому випадку, якщо зміни торкнулися лише кількох одиниць штату.

У цьому випадку видають наказ про внесення коректив у діючу розкладку по штатах, а в самому документі виправляють цифри, суми та формулювання на змінені.

У реального життянавіть важко уявити, як може працювати бухгалтер, керівник, інспектор ОК без розкладки з персоналу.

Якщо має бути скорочення штатів чи чисельності, то за наявності такого наочного документа ухвалити рішення набагато простіше. Розумний роботодавець вимагатиме від своїх ІТП своєчасних змін зведення штатів, поклавши контроль за виконанням цього питання на економіста або головбуха. Вітаю! Ви коли-небудь чули про такий документ, як «Штатний розклад організації»? Адже це документ, на підставі якого нараховуєтьсязаробітня плата

, а також приймають та звільняють співробітників. Зараз ми намагатимемося докладно розповісти про те, які функції виконує ШР і як правильно його складати.

Що таке «Штатний розклад»

Кожен із вас хоч раз у житті бував у відділі кадрів якогось підприємства. Ви, напевно, бачили незліченну кількість папок та особистих справ співробітників. Напевно, багатьом було цікаво, як працівники цього відділу збирають і запам'ятовують інформацію про всі посади, співробітників і т.д.

А все досить просто. Вони мають такий документ, як штатний розпис.Штатний розклад (ШР) – ценормативний документ , в якому вказується інформація про всі посади підприємства, кількістьштатних співробітників

, розмір їх тарифних ставок і величина надбавок.
Іншими словами, це документ, який містить узагальнені відомості про кількість працівників підприємства та наявні посади. Крім цього, у штатному розкладі вказується розмір заробітної плати для кожної посади з урахуванням усіх надбавок, що мають бути.

Дуже часто цей документ допомагає керівникам підприємства під час судових розглядів. Наприклад, через вимушене скорочення штату співробітників, було звільнено робітника і він подав на колишніх керівників до суду. І тут ШР є прямим доказом правомірності дій відповідача.

• Зважаючи на важливість цього документа, всі сторінки нумеруються, шнуруються та скріплюються печаткою.

• Завантажити Зразок наказу про затвердження штатного розкладу

Скачати Штатний розклад форма N Т-3

Функції штатного розкладу

• Як і будь-який документ, ШР виконує низку функцій. Основними з яких є:
• Можливість організації робочого дня персоналу;
• Нарахування щомісячної заробітної плати працівникам;
• Офіційне оформлення новоприйнятих співробітників; Залишення правилвнутрішнього розпорядку
• дня;

Переклад оформлених працівників із однієї посади в іншу тощо.

На кожному підприємстві є велика кількість документації. Є документи, які ведуться в обов'язковому порядку, а є ті, що створюються за потребою. На запитання «Чи ШР є обов'язковим документом?». не можна дати однозначну відповідь.

Все через те, що трудовий кодексне передбачає обов'язкової наявності для підприємства ШР. Але якщо розглядати це питання, ґрунтуючись на вимогах Роскомстату, виходить, що цей документ необхідний, т.к. він являється первинною документацієюдля обліку виплат із заробітної плати.

Хоча в законодавстві ніде не прописано чітких норм, але більшість організацій веде даний виддокументації. Адже переважна більшість державних перевірок починається саме з вивчення ШР.

Насправді наявність цього документа полегшує життя не тільки перевіряльникам, а й керівникам, відділу кадрів та бухгалтерії.

Який термін дії штатного розкладу

У жодному офіційному документіне вказано точний термін дії ШР. Керівник сам має право вказувати термін, де складається цей документ. Найчастіше його переробляють щороку, а дію вводять із першого січня. При складанні ШР вказується дата його дії. Але якщо не вказати дату, то документ вважається безстроковим і його не потрібно переробляти.

Скільки і де зберігається штатний розпис

На підставі постанови Росархіву, ШР після закінчення дії має зберігатися на підприємстві протягом 3 років. А термін зберігання штатних розстановок становить 75 років.

Штатна розстановка– необов'язковий кожному за підприємства документ, який створюється з урахуванням штатного расписания. Він являється мобільною версієюШР і включає більше детальну інформаціюпро співробітників компанії (вказується ПІБ робітників, група інвалідності тощо).

Хто складає

Перед тим як розпочати створення документа, керівник видає наказ про зміну штатного розкладу, де призначає співробітника, який його складатиме.

Це може бути абсолютно будь-який працівник організації. Але найчастіше таку роботу доручають співробітникам відділу кадрів, бухгалтерії чи інженеру з нормування праці.

Скільки копій ШР має бути на виробництві

При складанні ШР робиться одна його копія. Таким чином, оригінал та копія повинні зберігатися у відділі кадрів та бухгалтерії.

Зміна штатного розкладу

Іноді до діючої ШР доводиться вносити зміни. Робиться це у кількох випадках:

1. Якщо відбувається реорганізація фірми;
2. Якщо необхідно оптимізувати та покращити трудову діяльністьапарату управління;
3. Якщо внесені до законодавства зміни вимагають внесення обов'язкових поправок до ШР;
4. У разі зміни штатних одиниць ;
5. Зміни посади у штатному розкладі;
6. Зміни окладу у штатному розкладі.

Якщо зміни незначні та не вимагають створення нового ШР, тоді керівник видає наказ про внесення змін до штатного розкладу. Після цього відповідальний працівник вносить поправки до чинного документа.

При внесенні змін до штатного розкладу, керівництво не зобов'язане письмово повідомляти про це працівників.

Другий спосіб зробити поправки – це створити нове ШР.

За будь-яких змін до ШР, поправки повинні вноситись у трудові книжки та особисті картки працівників. Перед цим необхідно отримати письмовий дозвіл на цю дію від працівників.

Наприклад, якщо трохи змінюється формулювання назви посади, працівник має бути про це письмово повідомлений. Тільки після цього вносяться зміни до його трудової книжки.

Якщо зміни стосуються величини окладів, то співробітникові повідомляють у письмовій форміза 2 місяці. Ці поправки паралельно вносять у трудовий договір.

Чи є обов'язкова форма штатного розкладу

Для складання ШР найчастіше використовують уніфіковану . Вона є бланк – таблицю, у якому необхідно вносити дані.

Більшість організацій беруть форму Т-3 за основу та «підганяють» під своє підприємство. Це дозволено, тобто уніфікована форма цього документа не є обов'язковою.

У випадках, якщо підприємство має державну форму управління, штатний розпис оформляється за всіма правилами.

Структура штатного розкладу організації

ШР складається з «шапки», таблиці та даних людей, які підписали цей документ.

Перша частина документів містить таку інформацію:

• Найменування організації, відповідно до установчих документів;
• Дата початку дії ШР, його номер та термін дії. Нумерацію можна надавати довільну.
• Дата та номер наказу про затвердження штатного розкладу;
• Загальний штат працівників.

Друга частина – це сукупність даних з усіх посад. Її ми розглянемо трохи згодом.

У третій частині прописані прізвища та посади людей, які підписали цей документ. Найчастіше це керівник кадрової службита головний бухгалтер.

Як скласти штатний розклад

Сподіваємося, що при заповненні «шапки» ні в кого запитань не виникло, тож переходимо до заповнення самої таблиці.

1 графа . Найменування структурного підрозділу.Перераховувати їх слід у порядку підпорядкованості. Наприклад, адміністрація, секретаріат, фінансовий відділ, бухгалтерія тощо;

2 графи. Код підрозділу.Нумеруємо підрозділи зверху донизу (01,02,03 і т.д.);

3 графи. Посада.Дані необхідно вносити в називному відмінку без скорочень, в однині, керуючись кваліфікаційно-тарифними довідниками;

4 графи . Кількість штатних одиниць.У цій графі вказується, скільки людей однієї посади потрібно підприємству. Ця величина може бути як цілою, так і дрібною. Наприклад, 2,5 може означати, що 2 співробітники працюватимуть на повну ставку, і один на півставки;

5 графа . Величина окладу, тарифної ставки чи бонусів.Вказується в рублях з кожної посади. Якщо, наприклад, працює 2 бухгалтери, але керівник платить їм різну зарплату, то у штатному розкладі вказується єдиний оклад, а у графі надбавки прописуються доплати. Тобто оклад працівників на одній посаді має бути однаковим;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особливі умовипраці.Їх може й не бути, тоді у графах ставляться прочерки. Але якщо працівник працює у нічний час, святкові дні, прибирає сан. вузли тощо, тоді за законом йому необхідно виплатити певну компенсацію;

9 графа. Усього за місяць.Підсумовуються дані за графами 5,6,7,8, після чого множиться на кількість штатних одиниць з кожної посади;

10 графа . Примітка.Може вказуватись локально-нормативний акт, на підставі якого здійснюється оплата праці;

Після внесення даних, необхідно підбити підсумок 4 і 9 колонці. Таким чином, ми дізнаємося кількість штатних одиниць у штатному розкладі та місячний фонд оплати праці.

Твердження штатного розкладу

Відповідно до правил затвердження штатного розкладу, після складання та перевірки всіх даних, ШР підписує керівник, головний бухгалтер та начальник відділу кадрів. Після цього керівник підприємства видає наказ про введення цього документа в дію.

Висновок

ШР – це обов'язковий, але дуже важливий документ будь-якої організації. На його підставі можна або ухвалити нового. Крім цього, за його допомогою нараховується заробітна плата працівникам підприємства.

Цей документ не суворо регламентований, тому його можна «підганяти» під кожну організацію та переробляти у разі потреби. Це паличка-виручалочка керівника під час перевірок державних органів.