Koliko često treba raditi kadroviranje? Naredba o izmjeni rasporeda osoblja. Uvjeti odobrenja rasporeda osoblja

Kada se izrađuje i odobrava raspored osoblja za sljedeću godinu

Tablica osoblja je dokument koji označava broj zaposlenika organizacije s popisom:

• broj zaposlenih;
• njihove pozicije;
• značajke plaće i obračuna plaća.

Zakonodavstvo za opće pravilo ne sadrži obvezu organizacija da godišnje odobravaju raspored osoblja. Prema Odluci br. 1, promjene u rasporedu osoblja vrše se na temelju naloga (uputa) čelnika organizacije ili osobe koja je za to ovlaštena. Ne postoje rokovi za izdavanje takvih naloga (naloga). Uredba br. 1 također ne ukazuje na potrebu izdavanja naloga za promjenu kadroviranje prije sljedeće kalendarske godine.

Postoje iznimke za određene vrste organizacije:

• Dakle, u skladu s klauzulom 2. Postupka za odobravanje rasporeda zaposlenika, odobren. naredbom Ministarstva za izvanredne situacije Ruske Federacije od 24. rujna 2008. br. 563, tablice osoblja podliježu godišnjem ponovnom odobrenju.
• Također, utvrđuje se potreba za godišnjim objavljivanjem tablica osoblja za usluge stanovanja i održavanja pukovnija u skladu s Poveljom unutarnja služba Oružane snage Ruske Federacije, odobrene. Ukaz predsjednika Ruske Federacije „O odobrenju…” od 10. studenog 2007. br. 1495.

Odobrenje osoblja za godinu: kako sastaviti

Prema Rezoluciji br. 1, tablica osoblja odobrava se naredbom (nalogom).

Pitanja o potrebi stavljanja pečata, kao io tome tko treba potpisati raspored, otkrivena su u našem članku Je li pečat stavljen i tko potpisuje tablicu osoblja?

Važno je ne samo odobriti raspored za godinu, već ga stalno mijenjati u slučaju promjene stvarne situacije s osobljem.

Dakle, ako je izdana naredba o prekidu i odustajanju radni odnosi sa zaposlenikom u vezi sa smanjenjem osoblja ili broja, potrebno je da nalog za promjenu rasporeda osoblja odgovara njemu, budući da nepostojanje takvih promjena ukazuje da nije bilo stvarnog smanjenja, radno mjesto nastavlja postojati i zaposlenik može se vratiti na posao (kasacijska definicija Vrhovnog suda Udmurtske Republike od 27. rujna 2010. u slučaju br. 33-3088).

Nedostatak osoblja može biti problem ne samo u reguliranju radnih odnosa, već iu interakciji s državnim tijelima. Dakle, za porezne vlasti nepostojanje rasporeda jedan je od znakova da organizacija ne obavlja poslovne aktivnosti (uredba Arbitražni sud SZO od 04.10.2016. br. F07-8043/2016 u predmetu br. A42-8673/2015).

Odobreni rasporedi organizacija stvorenih uz sudjelovanje Ruske Federacije podliježu provjeri od strane revizora ( smjernice o organizaciji poslova provjere revizijske komisije JSC uz sudjelovanje Ruske Federacije, odobreno. naredba Federalne agencije za upravljanje imovinom od 26. kolovoza 2013. godine broj 254).

Dakle, kada se odgovara na pitanje kada se odobrava raspored osoblja, može se primijetiti da, kao opće pravilo, raspored osoblja ne podliježe obveznom godišnjem ponovnom odobrenju. Iznimka je napravljena za pojedinačne organizacije (Ministarstvo za hitne situacije, oružane snage). Ispravno odobrenje rasporeda osoblja provodi se izdavanjem naloga (uputa) voditelja organizacije. Stvarna promjena stanja s osobljem mora biti propisno dokumentirana i unošenjem izmjena u raspored osoblja, što se provodi po istom postupku koji je predviđen za odobrenje rasporeda - izdavanjem naloga (upute).

kadroviranje kao kadrovski dokument, što otvara mnoga pitanja. Na primjer, koliko često ga treba ispuniti, kako ispravno ispuniti jedinstveni obrazac i je li ovo normativni akt obvezno. Da bismo razjasnili situaciju, vrijedi se detaljnije osvrnuti na neka pitanja.

Zašto vam je potrebno osoblje?

Tablica osoblja je dokument potreban za formiranje strukture osoblja i veličine organizacije u potpunosti u skladu s Poveljom poduzeća. Ovaj dokument sadrži popis strukturnih odjela organizacije, popis radnih mjesta, nazive specijalnosti i zanimanja koji ukazuju na kvalifikacije, kao i podatke o potrebnom broju određenih jedinica osoblja. Za njegovu kompilaciju, unificirani oblik T-3, koji je odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku Rusije.

Sa stajališta poslodavca, kadrovsko popunjavanje obavlja niz važne funkcije te vam omogućuje optimizaciju i racionalizaciju rada ustanove. Korištenje tablice osoblja omogućuje vam da jasno vidite cjelokupnu strukturu organizacije s njezinim odjelima, odredite broj jedinica osoblja, kontrolirate broj i kvalitetu zaposlenika, pratite sustav nagrađivanja i veličinu dodataka. A kada se pojave slobodna radna mjesta, to uvelike pojednostavljuje odabir osoblja.

Je li kadrovski popis obavezan dokument?

Zanimljivo je da na ovo pitanje nema jedinstvenog odgovora. S jedne strane, Zakon o radu rješava pitanje kadrovskog kadra, budući da se ovaj dokument tiče funkcija rada zaposlenik organizacije i nagrađivanje osoblja. Da i unutra ugovor o radu naznačeno je da zaposlenik obavlja poslove prema rasporedu zaposlenih. Postoji jedinstveni obrazac kadroviranja, a ovaj dokument se spominje iu Uputama za vođenje radnih knjižica (upisi u radnu knjižicu provode se uzimajući u obzir naziv radnog mjesta u skladu s rasporedom osoblja). Dakle, osoblje organizacije mora biti. Ali, s druge strane, niti jedan normativni akt ne ukazuje izravno na obvezu poslodavca da uvede raspored osoblja. Pa ipak, bolje je izdati ovaj kadrovski dokument, jer ga većina inspekcijskih tijela smatra obveznim za svaku organizaciju.

Na primjer, porezne vlasti i Fond za socijalno osiguranje uvijek zahtijevaju osoblje kada provode inspekcije na licu mjesta. Po njemu provjeravaju ispravnost obračuna premija osiguranja, prikupljaju podatke o stažu osiguranja zaposlenika te kontroliraju ispravnost oporezivanja. Činjenica da kadrovska lista nije porezno knjigovodstvena isprava ne otklanja potrebu poslodavca da je daje prilikom nadzora na zahtjev trećih osoba. A njegov nedostatak može se smatrati kršenjem Zakon o radu, za što je dužna novčana kazna za organizaciju u iznosu od 50 000 rubalja. Naravno, može se osporiti na sudu (pogotovo jer u zakonu nema izravnih naznaka obveze poslodavca da sastavi popis osoblja), ali prvo ga morate platiti.

Učestalost zapošljavanja osoblja

Koliko često trebate kreirati novu tablicu osoblja? Ni na ovo pitanje nema jasnog odgovora. Ali u ovoj situaciji treba se voditi logikom: budući da je tablica osoblja planski dokument, preporučljivo je izraditi ga za jednu kalendarsku godinu ili pola godine. To će omogućiti, ako je potrebno, reguliranje broja osoblja organizacije i njegovog kvalitativnog sastava. Ali, u isto vrijeme, moguće je odobriti tablicu osoblja za nekoliko godina (ako organizacija ne treba uvesti nova radna mjesta).

Tko razvija i odobrava tablicu osoblja?

Ako tvrtka nema tablicu osoblja, ali je uprava odlučila razviti je, postavlja se razumno pitanje: tko bi to trebao učiniti? Opet, zakonodavstvo na to ne daje jasan odgovor. Stoga voditelj to može sam učiniti definiranjem kruga odgovorne osobe tko će mu pomoći. Logično je da jesu kadrovski radnici, Glavni računovođa, djelatnici pravne ili plansko-ekonomske službe. A ako poduzeće ima odjel za organizaciju rada i plaća, možete im povjeriti ovaj posao. Odgovornosti za razvoj i sastavljanje tablice osoblja za 2014. mogu se odraziti u ugovoru o radu zaposlenika ili njegovim funkcionalnim dužnostima.

Odobrenje rasporeda osoblja odnosi se na ovlasti čelnika organizacije ili osobe na koju se te ovlasti prenose nalogom čelnika. Da bi odobrio tablicu osoblja, voditelj mora potpisati posebnu naredbu ili nalog. Pojedinosti ovog dokumenta moraju se navesti u polju objedinjenog obrasca T-3 "Odobreno nalogom organizacije od" __ "_______20__ br. __". Istodobno, datum odobrenja i datum stupanja na snagu rasporeda osoblja možda se ne podudaraju (datum stupanja na snagu obično je kasnije).

Koliko se dugo održava raspored?

Rosarchive utvrđuje određena razdoblja za pohranjivanje standardnih dokumenata upravljanja, u skladu s kojima se tablica osoblja institucije mora čuvati tri godine, počevši od godine koja slijedi nakon one u kojoj je dokument postao nevažeći. Što se tiče rasporeda osoblja, o kojem će biti riječi u sljedećem odjeljku, oni se pohranjuju sedamdeset i pet godina nakon što su sastavljeni novi.

Kadrovska pomoć - pomoć u radu kadrovske službe

U nekim organizacijama odjel za osoblje održava tablicu osoblja - mobilnu verziju tablice osoblja, koja odražava sve upražnjena mjesta, kao i sve podatke o popuni radnih mjesta (ime i prezime zaposlenih, status radnog mjesta i sl.). Kadrovski popis daje potrebne podatke o kadrovskim promjenama, sadrži kadrovske brojeve zaposlenika, podatke o radnom stažu i kategorijama (maloljetnici, osobe s invaliditetom, umirovljenici s djecom do tri godine i dr.) zaposlenika.

Prilikom sastavljanja rasporeda osoblja, trenutna tablica osoblja uzima se kao osnova, kojoj se dodaju potrebni stupci. Ovaj dokument nije obavezan i organizacija ga ne mora održavati. Ali osoblje je prilično zgodan dokument, posebno za velike organizacije, koji vam omogućuje optimizaciju rada kadrovskih službenika i jasnu kontrolu popunjavanja slobodnih radnih mjesta. Stoga se često koristi kao interni dokument.

Popis zaposlenika: pravila za sastavljanje

Razmotrite sastavljanje tablice osoblja na temelju jedinstvenog obrasca T-3. Za dobivanje gotov dokument potrebno je samo ispuniti obrazac vodeći se Uputama za popunjavanje obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije.

"Šešir". Prilikom izrade "zaglavlja" morate navesti naziv organizacije u polju "Naziv" (to se radi u skladu s potvrdom o registraciji), OKPO kodom, brojem dokumenta i datumom sastavljanja. U polju "Kadrovanje za razdoblje ..." potrebno je navesti samo datum upisa ovaj dokument zahvaljujući.

• Stupac 1 "Naziv". Označavamo naziv strukturne jedinice, radionice, predstavništva, podružnice, slažući strukturnu jedinicu prema postojećoj hijerarhiji.
• Stupac 2 "Šifra". Navodimo šifru strukturne jedinice koju joj je dodijelio voditelj organizacije.
• Stupac 3. Navodimo položaj (specijalnost, struka), rang, klasu (kategoriju) kvalifikacija zaposlenika u skladu s Sveruski klasifikator zanimanja i Imenik kvalifikacija rukovoditelja i stručnjaka. Ovdje treba imati na umu da pozicija za koju je zaposlenik primljen treba zvučati isto i na popisu osoblja iu ugovoru o radu, kao iu radnoj knjižici.
• Stupac 4 "Broj jedinica osoblja". Navedite broj jedinica osoblja za odgovarajuća radna mjesta. Ako postoje nepotpune jedinice, treba ih navesti u razlomcima, na primjer, 2,75. A ako ima slobodnih mjesta, ona su također naznačena.
• Stupac 5 "Tarifni stav". Navedite plaću tarifna skala, postotak prihoda, udio u dobiti - sve ovisi o tome kakav sustav nagrađivanja djeluje u određenoj organizaciji. Glavno je navesti iznos u protuvrijednosti u rubljama i zapamtiti da plaća (tarifna stopa) ne može biti niža od minimalna veličina plaće.
• Stupci 6, 7, 8 "Doplate". Navodimo osigurane poticaje i naknade. To mogu biti bonusi, dodatne isplate, poticajne isplate, naknade koje može utvrditi i zakonodavstvo Ruske Federacije i poslodavac. Takva plaćanja mogu biti fiksni iznosi ili postotni dodaci.
• Stupac 9. Upisujemo ukupan iznos stupaca 5-8. Odnosno zbrajamo plaće i sve dodatke i prikaz opće značenje u rubljama. Ako su podaci dani u postocima, prikazujemo postotak.
• Stupac 10 je za bilješke. Ako nije, ostaje prazno.

Nakon što su svi stupci popunjeni, potrebno je popuniti redak "Ukupno". Sažima sve pokazatelje u okomitim stupcima: pokazuje koliko je predviđeno rasporedom kadrovskih jedinica, visinu plaća (tarifnih stavova), dodataka i visinu mjesečne plaće.

Raspored osoblja potpisuje voditelj kadrovske službe odn ovlaštena osoba kao i glavni računovođa organizacije. Možete ispisati na dokumentu, ali nije potrebno.

Promjena u osoblju

Čak se i utvrđeni raspored osoblja mora mijenjati s vremena na vrijeme. Razlog za takve promjene može biti potreba za uvođenjem nova jedinica, podjela ili, naprotiv, smanjenje postojećeg osoblja. Osim toga, može postojati potreba za promjenom plaća, tarifnih stopa, kao i potreba za preimenovanjem radnih mjesta ili odjela.

Postoje dvije mogućnosti za izmjene u tablici osoblja:

• izraditi i odobriti novi raspored osoblja;
• izvršiti izmjene u postojećem kadrovskom rasporedu.

U prvom slučaju, tablica osoblja se razvija na temelju postojećeg, ali podložno potrebnim promjenama, a stupa na snagu od početka ili sredine kalendarske godine. Ako je hitno potrebno, onda od početka novog mjeseca.

Što se tiče izmjena trenutnog dokumenta bez njegovog otkazivanja, one se izrađuju u skladu s nalogom voditelja "O promjeni tablice osoblja". U samom nalogu morate navesti osnovu za izmjene u rasporedu osoblja (to može biti reorganizacija, smanjenje broja zaposlenih, poboljšanje strukture organizacije itd.), a također naznačite koje promjene treba napraviti.

U velikoj organizaciji s razgranatom strukturom, bolje je naznačiti ne samo položaje na koje promjena utječe, već i strukturne jedinice gdje se ti postovi nalaze. Istodobno, sve promjene u rasporedu osoblja moraju se upozoriti zaposlenike poduzeća, a također i učiniti radne knjižice s pozivom na osnovu (naredba ili uputa).

Smanjivanje broja zaposlenih: kada napraviti promjene?

Smanjenje kadra ili broja djelatnika jedan je od razloga za izmjene kadrovskog rasporeda, budući da smanjenje veličine organizacije podrazumijeva izbacivanje pojedinih kadrovskih jedinica iz rasporeda, a smanjenje kadrovskih – radnih mjesta. Istodobno, otpušteni zaposlenici podliježu otkazu (osim ako bi trebali biti premješteni na drugo radno mjesto).

Budući da je prilikom otkaza radi smanjenja broja ili broja zaposlenika potrebno obavijestiti o promjenama najkasnije dva mjeseca unaprijed, novi raspored zaposlenih može stupiti na snagu tek nakon isteka tog roka. Iako se može sastaviti unaprijed, sama prisutnost novog ili izmijenjenog rasporeda zaposlenih, koji je već odobren, potvrdit će pravo na otpuštanje zaposlenika. Ako se otklone okolnosti na temelju kojih je donesena odluka o smanjenju, poslodavac ima pravo ponovno promijeniti raspored zaposlenih u smjeru povećanja broja radnika.

Promjena jedinstvenog obrasca T-3

Rezolucija Državnog odbora za statistiku br. 20 od 24.3.1999 dopušta organizacijama da mijenjaju jedinstvene oblike primarne računovodstvene dokumentacije (ovo se dopuštenje ne odnosi na računovodstvo gotovinske transakcije). Stoga, ako postoji hitna potreba, organizacija može napraviti vlastite izmjene u gotovom obrascu, ali nije dopušteno brisati postojeće podatke. Promjene se mogu odnositi na proširenje ili sužavanje stupaca, dodavanje redaka ili slobodnih listova. Potrebne korekcije mogu se izvršiti tijekom izrade obrazaca po jedinstvenom obrascu.

U svakoj organizaciji postoji konsolidirani lokalni akt koji karakterizira trenutnu strukturu angažiranog osoblja - tablicu osoblja. Iako se ovaj dokument spominje u člancima Zakona o radu, a Ministarstvo rada smatra njegovo postojanje nužnim, zakonodavstvo ne utvrđuje učestalost ažuriranja tablice osoblja.

Koliko često se osoblje

Prvi put se ovaj interni akt sastavlja u poduzeću prilikom organiziranja djelatnosti i zapošljavanja prvih radnika. Prema potrebi u bilo ili stvoriti novi dokument. Učestalost zamjene takvog lokalnog propisa ovisi o nekoliko razloga:

• zakonodavne promjene;
• financijski položaj poduzeća;
• planiranje aktivnosti;
• veličina poduzeća;
• broj izvršenih promjena;
• rezultati ;
• greške kompilacije;
• komentari regulatornih tijela.

U lokalnim propisima tvrtke koji uređuju radne odnose, može se naznačiti koliko često treba odobriti novi raspored osoblja, obrazloženje neplaniranih zamjena ovog dokumenta i postupak izrade i provedbe novog rasporeda.

Uz manje izmjene, kadrovski raspored ne može se zamijeniti novim dokumentom, ali se može izdati nalog za zamjenu pojedinih radnih mjesta u njemu.

Na primjer, preimenovanje jedne grupe radnih mjesta ili promjena komponente plaće za dva zaposlenika neće poslužiti kao razlog za neplaniranu zamjenu jednog rasporeda drugim. U takvoj situaciji dovoljan je nalog za izmjenu postojećeg dokumenta.

Istodobno, ako je napravljeno nekoliko manjih promjena, a trenutna struktura angažiranog osoblja više nije slična odobrenom rasporedu osoblja, potrebno ga je zamijeniti novim lokalnim aktom.

Učestalost odobravanja osoblja također ovisi o veličini poduzeća. U malim tvrtkama, s brojem zaposlenih u rasponu od 10-15 ljudi, struktura osoblja se ne mijenja tijekom godina. Dakle, u malom poduzetništvu dovoljno je odobriti ovaj lokalni akt na dvije do tri godine, a zatim ga zamijeniti novim.

Velike korporacije s velikim brojem zaposlenika vjerojatnije će promijeniti strukturu osoblja, spojiti ili izdvojiti nove linije poslovanja i proširiti tržišta za proizvode i usluge. Stoga oni godišnje odobravaju broj zaposlenih.

Koliko se često odobrava raspored osoblja kada se zakonodavstvo promijeni

U ovom slučaju sve također ovisi o značaju promjena. Promjena naziva jednog ili više radnih mjesta zbog uvođenja novog nacionalnog klasifikatora zanimanja ne povlači za sobom potrebu davanja suglasnosti na novi raspored zaposlenih. A može postati i razlog za stvaranje nove kadrovske strukture, u slučaju kada veliki broj zaposlenih u organizaciji ima osnovne (službene) plaće u visini minimalne plaće.

Razlog zamjene starog kadrovskog rasporeda mogu biti i rezultati posebne procjene radnih mjesta.

Primjerice, prema izvješću komisije SOUT, tvrtka je identificirala radna mjesta s visok utjecaj negativni čimbenici na ljudsko tijelo.

U takvim slučajevima, uz obvezne mjere zaštite zaposlenika, određuju se i posebni bonusi za osoblje, što predstavlja promjenu strukture primitaka. U tom slučaju potrebno je zamijeniti dosadašnji raspored zaposlenih i u novi dokument unijeti podatke o promjenama u primanjima pojedinih zaposlenika.

Drugi razlozi za davanje suglasnosti na novi raspored zaposlenih

Utjecati na promjenu strukture angažiranog osoblja i financijski pokazatelji aktivnosti tvrtke. Naglo pogoršanje ekonomske situacije u tvrtki postaje razlog za optimizaciju broja zaposlenika, spajanje nekoliko odjela u jedan ili smanjenje broja zaposlenika. Uz takve promjene, nemoguće je učiniti samo ažuriranjem postojećeg rasporeda osoblja, potrebno je izraditi i odobriti novi lokalni regulatorni akt.

Raspored osoblja, koji odražava trenutnu strukturu osoblja i opravdava smanjenje broja zaposlenih, je potreban dokument argumentirati legitimnost promjena, u slučaju konfliktnih situacija i pritužbi.

Otpušteni zaposlenici mogu braniti svoja prava i osporiti zakonitost smanjenja na raznim instancama. Tijekom žalbenog postupka, nedostatak osoblja, prisutnost zastarjelih informacija ili pogrešaka u njima mogu rezultirati kaznama za poslodavca.

Drugi razlog zamjene dosadašnjeg rasporeda je proširenje djelatnosti tvrtke, povećanje obujma proizvoda ili pruženih usluga te izlazak na nova tržišta. U tom slučaju, ovaj lokalni normativni akt može se mijenjati i na planirani način i izvan odobrene učestalosti njegove zamjene. Ako su takve promjene u aktivnostima tvrtke poznate unaprijed, tada se nove pozicije i odjeljenja mogu dodati u tablicu osoblja tijekom godišnje pripreme ovog dokumenta. Istodobno, pojavom mogućnosti za razvoj tvrtke tijekom godine, poslovno upravljanje ima priliku brzo zamijeniti zastarjeli dokument s novom tablicom osoblja.

Prilikom planiranja aktivnosti i izrade rasporeda osoblja za novo razdoblje, uključuje ne samo trenutne pozicije, već i buduće slobodna radna mjesta, s naznakom vremena povećanja broja zaposlenih.

Razlog za neplanirano odobrenje rasporeda osoblja također su greške koje su u njemu pronađene i komentari regulatornih tijela. U većini slučajeva nije moguće čekati početak nove kalendarske ili školske godine i sastaviti raspored osoblja uzimajući u obzir te čimbenike. Ako se tijekom revizije poduzeća otkriju pogreške i nedostaci, daje se određeno razdoblje za njihovo otklanjanje, u pravilu do 1-2 mjeseca. Ako se ne usvoji novi raspored osoblja, poduzeće može biti kažnjeno zbog nepoštivanja zahtjeva radnog zakonodavstva.

Tablica osoblja treba odražavati trenutnu strukturu angažiranog osoblja. Uz manje izmjene, ovaj se dokument ne može odobriti na novom, ali se može sastaviti nalog za zamjenu pojedinih pozicija u njemu novim. U ovom slučaju, bolje je planirati povremenu zamjenu trenutnog rasporeda novim. U isto vrijeme, iz nekog razloga, može biti potreban neplanirani razvoj i odobrenje novog rasporeda osoblja. Takvi razlozi za zamjenu trenutni dokument može varirati od donošenja novih zakonodavnih akata do rezultata inspekcija ili SUT-ova.

Postoji jedan zakonodavni akt u kojem se nalazi izraz "kadrovanje" - to je čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije.

Ovaj članak pojašnjava da položaj zaposlenika ili njegova specijalnost, navodeći razinu kvalifikacije u ugovoru o radu i na popisu osoblja, moraju biti identični.

Isti zahtjevi također su navedeni u pismu Rostruda od 21. siječnja 2014. br. PG / 13229-6-1.

Međutim, ni u jednom zakonodavni akt nije naznačeno koliko se često izrađuje raspored osoblja. Ovaj dokument se sastavlja prema potrebi kada se ukaže potreba - na primjer, uprava je zbog smanjenja opsega posla odlučila smanjiti broj osoblja ili broja radnika ili se radi o promjenama službenih plaća itd.

Koliko često se morate mijenjati?

Datum na kodu osoblja poduzeća je najvažniji pokazatelj, koji označava razdoblje njegove valjanosti u izvornom obliku.

Svaku novu verziju rasporeda osoblja odobrava voditelj određeno razdoblje, obično 1 godinu.

Ukoliko su potrebne hitne kadrovske promjene, smanjenja i sl., u svakom trenutku može se odobriti nova verzija s datumom njezinog odobrenja.

Razdoblje u kojem se mijenja može biti bilo koje redovito razdoblje kalendarske godine ili za vrijeme preostalo do 1. siječnja iduće godine - npr. za 9 mjeseci ili šest mjeseci. Ispada da možete mijenjati plaće, nazive poslova, njihov broj koliko god puta želite.

Zakon ne regulira učestalost promjena ili razdoblje važenja ovog internog dokumenta poduzeća, potreba za zamjenom postojećeg rasporeda osoblja diktirana je promjenama financijske situacije, mjerama reorganizacije, smanjenjem osoblja itd.

Je li potrebno mijenjati ako nije bilo promjena?

Ako se ništa nije promijenilo - plaće su iste, nazivi zanimanja i radnih mjesta isti, tada nije potrebno izrađivati ​​i odobravati novi kadrovski kodeks.

Nije problem samo u visini plaća, bitna je i promjena naziva samih kadrovskih jedinica koji se ne mogu izmišljati i proizvoljno formulirati, već se njihov točan naziv bira prema jedinstvenom kvalifikacijski priručnik(EKS).

Prilikom uvođenja novih radnih mjesta ili zamjene prethodno uključenih u osoblje drugima, ovaj važan interni dokument također je potrebno ažurirati.

Ako je došlo do promjene, je li uvijek potreban novi raspored?

Potreba za izradom novog dokumenta u organizaciji ovisi o opsegu promjena, zamjena postojećeg rasporeda osoblja nije potrebna - prilagodba je moguća ako su promjene zahvatile samo nekoliko jedinica osoblja.

U tom slučaju izdaje se nalog za prilagodbu trenutnog izgleda po državama, au samom dokumentu ispravljaju se brojevi, iznosi i tekstovi za promijenjene.

NA stvaran životčak je teško zamisliti kako računovođa, menadžer, OK inspektor može raditi bez rasporeda osoblja. Ako postoji smanjenje osoblja ili broja zaposlenih, tada je s takvim vizualnim dokumentom puno lakše donijeti odluku. Razuman poslodavac zahtijevat će od svog inženjerskog i tehničkog osoblja pravovremene promjene u skupu stanja, povjeravajući kontrolu nad izvršenjem ovog pitanja ekonomistu ili glavnom računovođi.

Zdravo! Jeste li ikada čuli za takav dokument kao što je "Kadrovska organizacija"? Ali ovo je dokument na temelju kojeg se to izračunava plaća te također zapošljavati i otpuštati zaposlenike. Sada ćemo pokušati detaljno reći koje funkcije SHR obavlja i kako ga pravilno sastaviti.

Što je "osoblje"

Svatko od vas je barem jednom u životu bio u kadrovskom odjelu nekog poduzeća. Vjerojatno ste vidjeli nebrojene fascikle i osobne datoteke zaposlenika. Sigurno je mnoge zanimalo kako zaposlenici ovog odjela prikupljaju i pamte podatke o svim pozicijama, zaposlenicima itd.

I sve je vrlo jednostavno. Imaju takav dokument kao što je popis osoblja.

Osoblje (SHR)- ovo je normativni dokument, koji označava podatke o svim pozicijama poduzeća, broj članovi, veličini njihovih tarifnih stavki i visini dodataka.

Drugim riječima, ovo je dokument koji sadrži općenite informacije o broju zaposlenih u poduzeću i raspoloživim radnim mjestima. Osim toga, tablica osoblja pokazuje iznos plaća za svako radno mjesto, uzimajući u obzir sve dospjele naknade.
Vrlo često ovaj dokument pomaže menadžerima poduzeća u tijeku parnica. Primjerice, zbog prisilnog smanjenja broja radnika, radnik je dobio otkaz i tužio bivše rukovoditelje. U ovom slučaju, SR je izravan dokaz zakonitosti radnji okrivljenika.

Zbog važnosti ovog dokumenta, sve stranice su numerirane, prošivene i zapečaćene.

• Preuzmite uzorak naloga o odobrenju rasporeda osoblja

• Preuzmite Obrazac kadrovskog rasporeda N T-3

Kadrovske funkcije

Kao i svaki dokument, HR ima niz funkcija. Od kojih su glavni:

• Mogućnost organizacije radnog vremena osoblja;
• Isplata mjesečnih plaća zaposlenicima;
• Službena prijava novozaposlenih djelatnika;
• Napuštanje pravila interni propisi dana;
• Premještanje prijavljenih djelatnika s jednog radnog mjesta na drugo itd.

Osoblje je obavezan dokument

Svaka tvrtka ima gomilu dokumentacije. Postoje dokumenti koji su obvezni, a postoje oni koji se izrađuju iz nužde. Na pitanje "Je li SR obavezan dokument?" nemoguće je dati definitivan odgovor.

Sve zato Zakon o radu ne podrazumijeva obveznu prisutnost SHR-a u poduzeću. Ali ako uzmemo u obzir ovo pitanje na temelju zahtjeva Roskomstata, onda se ispostavlja da je ovaj dokument neophodan, jer. to je primarna dokumentacija za obračun isplata plaća.

Iako nema jasnih pravila u zakonodavstvu, većina organizacija provodi ove vrste dokumentacija. Uostalom, glavni dio državnih inspekcija počinje upravo proučavanjem SHR-a.

Zapravo, prisutnost ovog dokumenta olakšava život ne samo inspektorima, već i menadžerima, kadrovskim i računovodstvenim odjelima.

Koje je trajanje kadroviranja

Nijedan službeni dokument Nije naveden točan datum isteka. Sam voditelj ima pravo naznačiti razdoblje za koje je ovaj dokument sastavljen. Najčešće se ponavlja svake godine i stupa na snagu 1. siječnja. Prilikom sastavljanja SR-a naveden je datum njegove valjanosti. Ali ako ne navedete datum, dokument se smatra neograničenim i ne treba ga ponovno raditi.

Koliko i gdje se pohranjuje tablica osoblja

Na temelju rješenja Federalnog arhiva, SR se nakon isteka roka valjanosti mora čuvati u poduzeću 3 godine. A rok trajanja običnih konstelacija je 75 godina.

Regularni raspored- izborni dokument za svako poduzeće, koji se izrađuje na temelju tablice osoblja. On je mobilna verzija SHR i uključuje više detaljne informacije o zaposlenicima tvrtke (navedeno je puno ime radnika, skupina invaliditeta itd.).

Tko izmišlja

Prije nego što krene s izradom dokumenta, upravitelj izdaje nalog za promjenu tablice osoblja, gdje imenuje zaposlenika koji će ga sastaviti.

To može biti apsolutno bilo koji zaposlenik organizacije. Ali najčešće se takav posao povjerava zaposlenicima kadrovske službe, računovodstvu ili inženjeru za racionalizaciju rada.

Koliko primjeraka SHR-a treba biti u proizvodnji

Prilikom sastavljanja SR izrađuje se jedan njegov primjerak. Stoga, izvornik i kopiju moraju čuvati Služba za ljudske resurse i računovodstvo.

Promjena u osoblju

Ponekad je potrebno unijeti izmjene u postojeći SR. To se radi u nekoliko slučajeva:

1. Ako postoji reorganizacija društva;
2. Ako trebate optimizirati i poboljšati radna aktivnost upravljački aparati;
3. Ako izmjene zakonodavstva zahtijevaju uvođenje obveznih izmjena i dopuna SR-a;
4. U slučaju kadrovske promjene ;
5. Promjene pozicija u rasporedu osoblja;
6. Promjene plaća u osoblju.

Ako su promjene manje i ne zahtijevaju stvaranje novog HR-a, tada voditelj izdaje nalog za izmjenu rasporeda osoblja. Nakon toga odgovorni djelatnik vrši izmjene i dopune postojećeg dokumenta.

Kada se izvrše promjene u rasporedu osoblja, uprava nije dužna pismeno obavijestiti zaposlenike.

Drugi način izmjene je stvaranje novog SR-a.

Uz bilo kakve promjene u SHR-u, potrebno je izvršiti izmjene i dopune radnih knjižica i osobnih kartica zaposlenika. Prethodno je za ovu radnju potrebno pribaviti pisano dopuštenje zaposlenika.

Na primjer, ako se tekst naziva radnog mjesta neznatno promijeni, zaposlenik mora biti pismeno obaviješten. Tek nakon toga se vrše izmjene u njegovoj radnoj knjižici.

Ukoliko se promjene odnose na visinu plaća, u tom slučaju zaposlenik se obavještava u pisanje za 2 mjeseca. Ove izmjene i dopune rade se paralelno s ugovorom o radu.

Postoji li obavezan oblik kadroviranja

Za sastavljanje SR-a najčešće se koristi jedinstveni. To je obrazac – tablica u koju treba unijeti podatke.

Većina organizacija uzima obrazac T-3 kao osnovu i "prilagođava" ga kako bi odgovarao njihovom poduzeću. To je dopušteno, odnosno jedinstveni oblik ovog dokumenta nije obavezan.

U slučajevima kada poduzeće ima državni oblik upravljanja, tada se tablica osoblja sastavlja u skladu sa svim pravilima.

Kadrovska struktura organizacije

SR se sastoji od zaglavlja, tablice i podataka osoba koje su potpisale dokument.

Prvi dio dokumenata sadrži sljedeće podatke:

• Naziv organizacije, prema osnivačkim dokumentima;
• Datum početka SR-a, njegov broj i rok valjanosti. Numeriranje se može dodijeliti proizvoljno.
• Datum i broj naloga o odobrenju rasporeda osoblja;
• Glavni stožer.

Drugi dio je zbirka podataka za sve pozicije. Razmotrit ćemo ga malo kasnije.

Treći dio sadrži imena i položaje osoba koje su potpisale ovaj dokument. Najčešće je to vođa. kadrovska služba i šef računovodstva.

Kako napraviti tablicu osoblja

Nadamo se da nitko nije imao pitanja prilikom popunjavanja "zaglavlja", pa prijeđimo na popunjavanje same tablice.

1 broj . Naziv strukturne jedinice. Moraju biti navedeni prema redoslijedu podređenosti. Na primjer, uprava, tajništvo, financijski odjel, računovodstvo itd.;

2 točke. Šifra odjela. Jedinice numeriramo odozgo prema dolje (01,02,03 itd.);

3 točke. Naziv radnog mjesta. Podaci se unose u nominativu bez kratica, u jednini, prema kvalifikacijskim i tarifnim uputnicama;

4 točke . Broj jedinica osoblja. Ovaj stupac pokazuje koliko ljudi na jednoj poziciji tvrtka treba. Ova vrijednost može biti cijeli broj ili razlomak. Na primjer, 2,5 može značiti da će 2 zaposlenika raditi s punim radnim vremenom, a jedan s nepunim radnim vremenom;

5. stupac . Iznos plaće, tarifne stope ili bonusa. Navedeno u rubljima za svaku poziciju. Ako, na primjer, rade 2 računovođe, ali im voditelj isplaćuje različite plaće, tada je u tablici osoblja navedena jedna plaća, a dodatne isplate propisane su u stupcu dodatka. Odnosno, plaća zaposlenika na istom radnom mjestu treba biti ista;

6, 7, 8 stupaca . Doplate za posebni uvjeti rad. Možda nisu, tada se u stupce stavljaju crtice. Ali ako radnik radi noću, Praznici, uklanja dostojanstvo. čvorove itd., onda po zakonu treba platiti neku odštetu;

9. stupac. Za samo mjesec dana. Podaci u stupcima 5,6,7,8 su sažeti, nakon čega se množe s brojem jedinica osoblja za svako radno mjesto;

10 brojati . Bilješka. Može se navesti lokalni normativni akt na temelju kojeg se provodi naknada;

Nakon unosa podataka potrebno je zbrojiti ukupno po 4 i 9 stupac. Tako ćemo saznati broj jedinica osoblja u popisu osoblja i mjesečnu plaću.

odobrenje osoblja

Prema pravilima za odobravanje tablice osoblja, nakon sastavljanja i provjere svih podataka, SR potpisuje voditelja, glavnog računovođu i voditelja odjela za osoblje. Nakon toga, voditelj poduzeća izdaje nalog za stavljanje ovog dokumenta na snagu.

Zaključak

SR nije obavezan, ali vrlo važan dokument svake organizacije. Na temelju njega možete prihvatiti novi. Osim toga, koristi se za isplatu plaća zaposlenicima poduzeća.

Ovaj dokument nije strogo reguliran, pa se može "prilagoditi" za svaku organizaciju i po potrebi preraditi. Ovo je voditelju spas u razdoblju inspekcijskih nadzora državnih tijela.