50. งานองค์การและธุรการในระบบบริการสังคม สถาบัน และองค์กร
งานของกิจกรรมการบริหารองค์กรหรือการบริหารองค์กรคือการประสานงานการกระทำของผู้ใต้บังคับบัญชา อิทธิพลขององค์กรและการบริหารทำให้เกิดความชัดเจน ระเบียบวินัย และลำดับการทำงานในทีม ศิลปะของผู้จัดการจะแสดงออกมาในความสามารถในการกำหนดการผสมผสานที่เหมาะสมของวิธีการขององค์กร การบริหาร และเศรษฐกิจ
ในความหมายกว้างๆ คำว่า "การบริหารงานบุคคล" ถูกใช้เป็นคำพ้องความหมายสำหรับคำว่า "การจัดการทรัพยากรมนุษย์" ซึ่งเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานใหม่ของการบริหารงานบุคคล
บุคลากรขององค์กรสามารถจำแนกได้ตามเกณฑ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น ตามหน้าที่ที่ดำเนินการโดยพนักงาน ตามระดับการศึกษา ความเชี่ยวชาญพิเศษ เพศและลักษณะอายุ ฯลฯ การจัดประเภทตามหน้าที่ที่ดำเนินการโดยพนักงานดูเหมือนจะสำคัญที่สุด จากมุมมองนี้ บุคลากรจะแบ่งออกเป็นฝ่ายผลิตและฝ่ายบริหาร
เป้าหมายหลักของการบริหารงานบุคคลคือการใช้ศักยภาพบุคลากรขององค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด องค์ประกอบพื้นฐานของระบบการบริหารงานบุคคลคือหลักการทำงานกับบุคลากร
โดยมีหลักการดังนี้ การคัดเลือกบุคลากรตามคุณสมบัติส่วนบุคคลและทางธุรกิจ การสืบทอดตำแหน่งพนักงาน คำจำกัดความที่ชัดเจนของสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน จัดให้มีเงื่อนไขสำหรับการเติบโตของอาชีพและงาน การรวมกันของความไว้วางใจในบุคลากรที่มีการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน ตามหลักการบริหารงานบุคคล ได้มีการกำหนดนโยบายด้านบุคลากร ซึ่งมีองค์ประกอบดังนี้
นโยบายการจ้างงาน (การวิเคราะห์งาน วิธีการสรรหา วิธีการคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง ขั้นตอนการลางานและการเลิกจ้าง)
นโยบายการฝึกอบรม (การฝึกอบรม);
นโยบายค่าตอบแทน (ระบบการชำระเงิน ผลประโยชน์);
นโยบายความสัมพันธ์ทางอุตสาหกรรม (การจัดตั้งขั้นตอนบางอย่างสำหรับการแก้ปัญหาแรงงานอย่างง่าย);
นโยบายสวัสดิการ (บำเหน็จบำนาญการงาน สวัสดิการการเจ็บป่วย สวัสดิการทุพพลภาพ ค่ารักษาพยาบาล บริการขนส่ง, ที่อยู่อาศัย, อาหาร).
การจัดการทรัพยากรบุคคลประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:
1) การวางแผนทรัพยากรแรงงาน
2) การสรรหา;
4) คำจำกัดความ ค่าจ้างและประโยชน์;
5) การแนะแนวอาชีพและการปรับตัว
6) การฝึกอบรม;
7) การประเมินกิจกรรมด้านแรงงาน
8) การฝึกอบรมบุคลากรชั้นนำ
ความจำเป็นในกิจกรรมขององค์กรเกิดจากประเด็นต่อไปนี้:
1. เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย คนถูกบังคับให้รวมกัน
2. อะไรก็ได้ การทำงานเป็นทีมมันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมมีการกำหนดอย่างแรกว่าเขาควรทำอย่างไร ประการที่สอง สิ่งที่เขารับผิดชอบ; ประการที่สาม ใครเป็นผู้ควบคุมกิจกรรมของตน
คำตอบสำหรับคำถามสามข้อนี้กำหนดบทบาทองค์กรของสมาชิกในทีม
ชุดและความสัมพันธ์ของบทบาทองค์กรก่อให้เกิดโครงสร้างองค์กรขององค์กร
กิจกรรมขององค์กรสามารถแบ่งออกเป็นสามส่วนหลัก:
1. คำจำกัดความของบรรทัดฐานความสามารถในการควบคุม เช่น การกำหนดจำนวนคนที่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยผู้จัดการ
2. การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่ผูกมัดผู้จัดการระดับต่างๆ และผู้ใต้บังคับบัญชา
3. รูปร่าง โครงสร้างองค์กร, เช่น. แบ่งเป็นฝ่ายและสร้างความเชื่อมโยงระหว่างกัน
โครงสร้างองค์กรตั้งอยู่บนหลักการสำคัญสองประการ
หลักเอกภาพแห่งจุดมุ่งหมาย , ตามโครงสร้างองค์กรจะมีประสิทธิภาพหากเอื้ออำนวยต่อความร่วมมือของประชาชนในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร
หลักประสิทธิภาพ , ตามโครงสร้างองค์กรจะมีประสิทธิภาพหากมีส่วนทำให้บรรลุเป้าหมายโดยบุคคลที่มีผลกระทบหรือต้นทุนน้อยที่สุดที่ไม่พึงประสงค์ ในเวลาเดียวกัน ค่าใช้จ่ายไม่เพียงเข้าใจว่าเป็นต้นทุนของวัสดุและทรัพยากรทางการเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความพึงพอใจของบุคคลและกลุ่มหรือความไม่พอใจของพนักงานที่มีโครงสร้างที่มีอยู่ขององค์กรด้วย
ประสิทธิผลของกิจกรรมบริการสังคมขึ้นอยู่กับประเภทของโครงสร้างองค์กรที่ใช้ การจัดการงานสังคมสงเคราะห์เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นชุดขององค์ประกอบขององค์กรปกครองและการเชื่อมโยงที่มั่นคงระหว่างกัน สร้างความมั่นใจในความสมบูรณ์ การรักษาคุณสมบัติพื้นฐานในระหว่างการเปลี่ยนแปลงภายในและภายนอกต่างๆ
ข้อกำหนดหลักสำหรับโครงสร้างองค์กร: จำนวนขั้นต่ำของการเชื่อมโยงและระดับของการจัดการ การกระจายหน้าที่ที่ชัดเจน ความเสถียร ความต่อเนื่อง ประสิทธิภาพ และความยืดหยุ่นของการจัดการ
การก่อตัวของทรัพยากรแรงงานขององค์กรประกอบด้วย 4 ขั้นตอน
1. การวางแผนทรัพยากรแรงงาน
การวางแผนบุคลากร- ส่วนหนึ่ง กระบวนการโดยรวมการวางแผนในองค์กร
2. การสรรหา อย่างที่คุณทราบ เป้าหมายของการสรรหาคือการสร้างสำรองของผู้สมัครสำหรับงานทั้งหมด โดยคำนึงถึงเหนือสิ่งอื่นใด การเปลี่ยนแปลงองค์กรและบุคลากรในอนาคต การเลิกจ้าง การย้ายถิ่นฐาน การเกษียณอายุ การหมดอายุของสัญญา การเปลี่ยนแปลงในทิศทางและลักษณะของ กิจกรรมการผลิต
3. การคัดเลือก จำเป็นต้องเลือกพนักงานที่สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังขององค์กรได้
4. การกำหนดค่าจ้างและผลประโยชน์ โครงสร้างเงินเดือนเป็นอัตราฐาน การจ่ายโบนัส โปรแกรมโซเชียล
วิธีการจัดการเป็นวิธีการของอิทธิพลของหัวข้อการจัดการเกี่ยวกับวัตถุสำหรับการดำเนินการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธีของระบบการจัดการ วิธีการจัดการคือชุดของเทคนิคและวิธีที่มีอิทธิพลต่อทีมผลิตหรือพนักงานแต่ละคนอย่างมีจุดมุ่งหมายเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการบางอย่างเพื่อผลประโยชน์ขององค์กร วิธีการจัดการแตกต่างกันในลักษณะที่สร้างแรงบันดาลใจเช่น เพื่อกระตุ้นแรงจูงใจของพฤติกรรมของผู้คนที่พวกเขามุ่งเน้น วิธีการแบ่งออกเป็นการบริหารเศรษฐกิจและจิตวิทยาสังคม
เอกสารขององค์กรประกอบด้วยกฎเกณฑ์ ข้อบังคับ และคำแนะนำ ภายใต้ กฎบัตรเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นชุดของกฎเกณฑ์ที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กร ความสัมพันธ์กับองค์กรและพลเมืองอื่น ๆ สิทธิและภาระผูกพันในด้านกิจกรรมของพวกเขา กฎบัตรต้องมีข้อกำหนดบางอย่างโดยไม่ได้รับอนุญาตให้ลงทะเบียนองค์กรของรัฐ ดังนั้นกฎบัตรควรกำหนด: ชื่อขององค์กร, ที่ตั้ง, เรื่องและเป้าหมายของกิจกรรม, ขั้นตอนสำหรับการก่อตัวของทรัพย์สินหรือการก่อตัวของทุนจดทะเบียน, หน่วยงานจัดการและควบคุม, เงื่อนไขสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กรและการสิ้นสุดของกิจกรรม, เป็นต้น
ข้อบังคับ- การกระทำเชิงบรรทัดฐานที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการก่อตัว โครงสร้าง หน้าที่ ความสามารถ หน้าที่และการจัดระเบียบการทำงานของหน่วยโครงสร้าง ค่าคอมมิชชั่น กิจกรรมของเจ้าหน้าที่ ฯลฯ ในกลุ่มที่แยกจากกัน บทบัญญัติสามารถแยกแยะได้ซึ่งควบคุมผลรวมขององค์กร แรงงาน และความสัมพันธ์อื่นๆ ในประเด็นเฉพาะ บทบัญญัติได้รับการอนุมัติในลักษณะที่กำหนด ทั้งกฎเกณฑ์และข้อบังคับเป็นเอกสารที่ซับซ้อน และโครงสร้างและเนื้อหามักจะถูกกำหนดโดยสถาบันการร่าง
คำแนะนำคือการกระทำทางกฎหมายที่ออกเพื่อกำหนดกฎเกณฑ์ที่ควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร แผนกและบริการ เจ้าหน้าที่ พลเมือง ตลอดจนชี้แจงและกำหนดขั้นตอนการใช้กฎหมาย
บริการธุรการ - ผลของการใช้อำนาจโดยผู้มีอำนาจซึ่งตามกฎหมายทำให้มั่นใจ การจดทะเบียนทางกฎหมายเงื่อนไขการใช้สิทธิ เสรีภาพ และผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายโดยบุคคลและนิติบุคคลตามการสมัคร (การออกใบอนุญาต (ใบอนุญาต) ใบรับรอง ใบรับรอง การจดทะเบียน ฯลฯ)
ตามพระราชกฤษฎีกาคณะรัฐมนตรี เรื่อง มาตรการปรับปรุงบริการด้านการบริหาร ลงวันที่ 17 กรกฎาคม 2552 N737 บริการธุรการเป็นบริการที่เป็นผลจากการใช้สิทธิตามอำนาจหน้าที่ในการยอมรับตาม กฎระเบียบ, ในการอุทธรณ์ทางกายภาพหรือ นิติบุคคลการดำเนินการทางปกครองที่มุ่งเป้าไปที่การดำเนินการและปกป้องสิทธิและผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของเขาและ / หรือการปฏิบัติตามหน้าที่โดยกฎหมาย (การได้รับใบอนุญาต (ใบอนุญาต) ใบรับรองใบรับรองและเอกสารอื่น ๆ การลงทะเบียนของบางสิ่ง)
บริการด้านการบริหารไม่รวมถึงกิจกรรมการควบคุม (การตรวจสอบ การแก้ไข การตรวจสอบ ฯลฯ) บริการด้านการศึกษา การแพทย์ และเศรษฐกิจที่จัดทำโดยหน่วยงานบริหาร รัฐวิสาหกิจ,สถาบันและองค์กรต่างๆ
สามารถให้บริการด้านการบริหารโดยมีค่าใช้จ่ายและฟรี.
บริการด้านการบริหารมีให้ตามมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติจากอาสาสมัครตามอำนาจของตนโดยคำนึงถึง คำแนะนำระเบียบวิธีว่าด้วยการพัฒนามาตรฐานการบริการธุรการ สถาบันที่ได้รับมอบหมายอำนาจในการให้บริการด้านการบริหารที่ได้รับมอบหมายตามพระราชบัญญัติทางกฎหมายแก่หน่วยงานบริหาร จะให้บริการดังกล่าวตามมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติจากหน่วยงานบริหารที่มอบอำนาจดังกล่าว
หน่วยงานที่ให้บริการธุรการบน ถาวรให้: โพสต์ข้อมูลเกี่ยวกับการให้บริการด้านการดูแลระบบบนอัฒจันทร์และเว็บไซต์ทางการ ให้คำชี้แจงเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการด้านการบริหาร
บริการด้านธุรการสามารถมีได้หลายประเภท ตามเกณฑ์การชำระเงินบริการด้านการบริหารสามารถแบ่งออกเป็นแบบชำระเงินและฟรีสำหรับบุคคล
แล้วแต่เรื่อง ซึ่งให้บริการด้านการบริหารสามารถแบ่งออกเป็นบริการด้านการบริหารของรัฐและบริการด้านการบริหารเทศบาล สิ่งที่สำคัญอันดับแรกคือการจัดประเภทที่มีความสำคัญในทางปฏิบัตินั่นคือทำให้สามารถให้คำแนะนำในการปรับปรุงระบบการให้บริการด้านการบริหาร
เกณฑ์การจำแนกประเภทหนึ่งคือ ระดับการอนุญาต สำหรับการให้บริการด้านการบริหารกฎระเบียบทางกฎหมายของขั้นตอนสำหรับบทบัญญัติของพวกเขา , โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:
1) บริการด้านการบริหารภายใต้ระเบียบแบบรวมศูนย์ (กฎหมาย การกระทำของประธานาธิบดีแห่งยูเครน คณะรัฐมนตรี และเจ้าหน้าที่บริหารส่วนกลางของยูเครน);
2) บริการด้านการบริหารสำหรับระเบียบท้องถิ่น (การกระทำของรัฐบาลท้องถิ่น, หน่วยงานบริหารส่วนท้องถิ่น);
3) บริการด้านการบริหารภายใต้ระเบียบ "ผสม" (เมื่อมีการดำเนินการทั้งระเบียบแบบรวมศูนย์และท้องถิ่นพร้อมกัน)
การบริการด้านการบริหารสามารถจำแนกได้ โดยสาขาของกฎหมาย , อย่างแม่นยำมากขึ้น, เกี่ยวกับเรื่อง (โดยธรรมชาติ) ของปัญหาสำหรับการแก้ปัญหาที่บุคคลนำไปใช้กับหน่วยงานธุรการ. ในหมู่พวกเขาเป็นผู้ประกอบการ (หรือเศรษฐกิจ) สังคมที่ดินการก่อสร้างและชุมชนที่อยู่อาศัยและบริการบริหารประเภทอื่น ๆ ในเวลาเดียวกัน บริการบริหารสังคมถูกเข้าใจว่าเป็นบริการที่เกี่ยวข้องกับการใช้อำนาจ ตัวอย่างเช่น การแต่งตั้งความช่วยเหลือทางสังคมของรัฐ และอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน ตัวอย่างของบริการบริหารที่ดินอาจเป็นการยอมรับโดยองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในการตัดสินใจจัดหา ที่ดินสำหรับการใช้งานแต่ตัวอย่างผู้ประกอบการ บริการสาธารณะ– การลงทะเบียนวิชา กิจกรรมผู้ประกอบการ, การออกใบอนุญาตและอื่นๆ
ระเบียบว่าด้วยกิจกรรมของบุคลากรฝ่ายธุรการและผู้บริหาร
1. บทบัญญัติทั่วไป
1.1. ระเบียบว่าด้วยบุคลากรทางปกครองและบริหารของรัฐ สถาบันงบประมาณ“ศูนย์ช่วยเหลือสังคมระดับภูมิภาคเพื่อครอบครัวและเด็ก “Zhuravushka” (ต่อไปนี้จะเรียกว่าสถาบัน) เป็นกฎหมายท้องถิ่นของสถาบันที่กำหนดงานและหน้าที่ของหน่วยงานในโครงสร้างของสถาบัน สิทธิและภาระผูกพัน ในความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น
1.2. ระเบียบว่าด้วยบุคลากรฝ่ายธุรการและผู้บริหารได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการสถาบัน
1.3. ข้อบังคับที่ได้รับอนุมัติว่าด้วยบุคลากรฝ่ายธุรการและผู้บริหารจะต้องเก็บรักษาไว้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรของสถาบัน
1.4. ธุรการ - ผู้บริหาร(ต่อไปนี้ - AUP) เป็นแผนกโครงสร้างของสถาบัน
1.5. การจัดการโดยตรงของกิจกรรมของ AUP ดำเนินการโดยผู้อำนวยการสถาบัน
1.6. ในกิจกรรม AUP ได้รับคำแนะนำจากรัฐธรรมนูญ สหพันธรัฐรัสเซีย, กฎหมายของรัฐบาลกลาง, กฎหมายกำกับดูแลอื่น ๆ , คำสั่งและคำสั่งของกระทรวงนโยบายสังคม ภูมิภาค Nizhny Novgorod, กฎบัตรของสถาบัน, คำสั่งของผู้อำนวยการสถาบัน, รายละเอียดงานของพนักงานและการดำเนินการทางกฎหมายอื่น ๆ
2. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
วัตถุประสงค์ของกิจกรรมของ AMS คือการจัดระเบียบและประสานงานการทำงานของสถาบันโดยเสริมสร้างขีดความสามารถด้านทรัพยากรของสถาบันและปรับปรุงระบบ บริการสังคมครอบครัวและเด็ก ๆ ในภูมิภาค Nizhny Novgorod
ในการดำเนินกิจกรรม AUP ควรตรวจสอบวิธีแก้ปัญหาของงานต่อไปนี้:
2.1. การจัดการทั่วไปงาน แผนกโครงสร้างสถาบันและการประสานงานของกิจกรรม
2.2. รับรองการดำเนินการในกิจกรรมของสถาบัน กฎหมายของรัฐบาลกลางและการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซียในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของกิจกรรมของสถาบัน
2.3. องค์กรและการดำเนินการพัฒนากลยุทธ์ทิศทางหลัก นโยบายบุคลากรสถาบันและการรับรองการดำเนินการ
2.4. การก่อตัวของพนักงานที่มีความเป็นมืออาชีพสูงของสถาบันสามารถรับประกันการทำงานและหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.5. องค์กรและการดำเนินงานด้านสังคม - แรงงานสัมพันธ์และรางวัลงาน
2.6. การรวบรวมและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของสถาบัน การนำเสนอข้อมูลกิจกรรมของสถาบันต่อหัวหน้าแผนก การคุ้มครองทางสังคมประชากรของเขตโซเวียตของเมือง Nizhny Novgorod;
2.7. การดำเนินมาตรการเพื่อสร้างความปลอดภัยและ เงื่อนไขที่เอื้ออำนวยแรงงานของลูกจ้างของสถาบัน
2.8. องค์กรของการดำเนินการทางเทคนิคที่ถูกต้องของอาคาร โครงสร้าง เครือข่าย และการสื่อสาร และการบำรุงรักษาให้พร้อมในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง การตรวจสอบทางเทคนิคอย่างเป็นระบบ
2.9. องค์กรของทุน การซ่อมแซมในปัจจุบันอาคาร โครงสร้าง การควบคุมคุณภาพของงานที่ทำ
2.10. บทบัญญัติของสถาบัน อุปกรณ์ที่จำเป็น, เฟอร์นิเจอร์, สินค้าคงคลัง, เชื้อเพลิงและสารหล่อลื่น, ผลิตภัณฑ์อาหาร, วัสดุก่อสร้าง;
2.11. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยและการปฏิบัติงานด้านเทคนิคของอุปกรณ์และเครื่องมืออย่างเข้มงวด
2.12. องค์กรของการทำงานบน การบัญชีและตรวจสอบลำดับการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี
2.13. ควบคุม ความปลอดภัยทางเทคนิคและการคุ้มครองแรงงานของหน่วยงานโครงสร้างทั้งหมด
2.14. จัดเก็บบันทึกการติดต่อสื่อสารขาเข้าและขาออก จัดระบบ และรับรองความปลอดภัยของเอกสารในลักษณะที่กำหนด
2.15. ควบคุม วินัยแรงงานและการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายในของพนักงาน
3. ฟังก์ชั่น
เพื่อแก้ปัญหาที่ต้องเผชิญ AUP จะทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:
3.1. การจัดระเบียบการทำงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกโครงสร้างของสถาบัน
3.2. ความปลอดภัย ระบบที่มีประสิทธิภาพควบคุมสภาพการทำงานของสถาบัน
3.3. การพัฒนาแผนปฏิบัติการเพื่อกำหนดแนวโน้มการพัฒนาของสถาบัน
3.4. องค์กรของการดำเนินการตามคำสั่งและคำแนะนำของผู้อำนวยการควบคุมการดำเนินการโดยพนักงาน
3.5. การจัดเตรียมและยื่นข้อเสนอต่อผู้อำนวยการเพื่อดำเนินการตามกฎหมายของรัฐบาลกลางและกฎระเบียบอื่น ๆ บุคลากรและกิจกรรมด้านแรงงาน
3.6. ดูแลกิจกรรมของค่าคอมมิชชั่น:
- คำอ้างอิง;
- สมดุล;
- ว่าด้วยการควบคุมความขัดแย้งทางผลประโยชน์
- ในแง่ของประสบการณ์การทำงาน
4. สิทธิ
4.1. ขอและรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินกิจกรรมจากแผนกโครงสร้างทั้งหมด
4.2. หากจำเป็น ให้ติดต่อกับองค์กรภายนอก
4.3. จัดทำข้อเสนอเพื่อส่งเสริมให้พนักงานทำงานอย่างมีมโนธรรม มีประสิทธิภาพ และใช้มาตรการทางวินัยกับพวกเขา
4.4. สรุป เปลี่ยนแปลง และยุติ สัญญาจ้างกับพนักงานในลักษณะและตามเงื่อนไขที่กำหนด รหัสแรงงานสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายอื่นๆ กฎหมายกำกับดูแล
4.5. ทำการปรับเปลี่ยนตามระเบียบข้อบังคับท้องถิ่นปัจจุบันและร่างเอกสารที่สถาบันจัดทำขึ้น
พนักงานของหน่วยงานมีสิทธิและปฏิบัติหน้าที่ตามลักษณะงาน
5. ความรับผิดชอบ
5.1. สำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ในระเบียบว่าด้วยเครื่องมือการบริหารและการจัดการอย่างเหมาะสมและทันเวลาภายในขอบเขตที่กำหนด กฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและการกระทำทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ที่ควบคุมกิจกรรมของสถาบัน
6. ปฏิสัมพันธ์
6.1. ภายในสถาบัน AUP มีปฏิสัมพันธ์กับแผนกโครงสร้างทั้งหมด
6.2. ดำเนินการโต้ตอบกับหน่วยงานของรัฐ สถาบันบริการสังคมสำหรับประชากร สถาบันการดูแลสุขภาพ การศึกษา และตัวแทนของสื่อ
6.3. มีการโต้ตอบกับองค์กรการกุศล สมาคม กองทุนขนาดใหญ่
7. การปรับโครงสร้างองค์กรและการชำระบัญชี
7.1. AUP ได้รับการจัดระเบียบใหม่หรือชำระบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่หรือการชำระบัญชีของสถาบัน
8. ข้อกำหนดขั้นสุดท้าย
8.1. ในระหว่างที่รองผู้อำนวยการสถาบันขาดงานชั่วคราว (อยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาพักร้อน ขาดงานเนื่องจากทุพพลภาพชั่วคราว เป็นต้น) ผู้อำนวยการจะมอบความไว้วางใจในการปฏิบัติหน้าที่ให้กับสมาชิกฝ่ายธุรการและผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารหรือหัวหน้าแผนกหนึ่งภายใต้การดูแลของรองผู้อำนวยการสาขาที่ไม่อยู่
8.2. ตารางวันหยุดของ PAM จัดทำขึ้นตามข้อตกลงกับผู้อำนวยการในลักษณะที่การลาพักร้อนของพนักงาน PAM จะไม่ส่งผลให้ประสิทธิภาพของสถาบันและหน่วยงานที่ดูแลโดยสมาชิกที่เกี่ยวข้องของ PAM ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
กฎระเบียบเกี่ยวกับกิจกรรมของ AUP ได้รับการพัฒนาตามกฎบัตรของสถาบัน กฎระเบียบเกี่ยวกับกิจกรรมของ AUP อาจมีการแก้ไขและแก้ไขโดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลง กฎหมายปัจจุบัน RF หรือตามความจำเป็น ข้อบังคับต้องได้รับการตรวจสอบอย่างน้อยทุก ๆ ห้าปี
ในบริษัทใดๆ มีฟังก์ชันหลายอย่างที่ไม่สามารถทำได้โดยไม่คำนึงว่าบริษัทนี้จะทำอะไร และงานธุรการและเศรษฐกิจก็เป็นของหน้าที่ดังกล่าวด้วย บทความนี้จะกล่าวถึงหน้าที่ด้านการบริหารและเศรษฐกิจที่สำคัญที่สุดในบริษัท ตำแหน่งที่หน้าที่เหล่านี้สามารถทำได้ สถานที่และบทบาทของหน้าที่นี้ในโครงสร้างของบริษัท ตลอดจนรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหน้าที่การบริหารบางอย่างที่มักจะได้รับ ความสนใจไม่เพียงพอ
แม้ว่าที่จริงแล้วหน้าที่การบริหารและเศรษฐกิจในบริษัทต่างๆ จะเป็นแบบอย่าง แต่เนื้อหาเฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้ ตลอดจนขนาดของบริษัทและทรัพยากรของบริษัท พิจารณาหน้าที่ด้านการบริหารและเศรษฐกิจโดยทั่วไปที่สุด รวมถึงผลกระทบต่องานปัจจุบันและสถานการณ์ในบริษัท
หน้าที่การบริหารและเศรษฐกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม:
1) การบำรุงรักษากิจกรรมในปัจจุบัน:
- จัดหาเครื่องเขียน
- การจัดหาเครื่องใช้สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลือง
- อุปทานของใช้ในครัวเรือน
- การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ ให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ (ซ่อมแซมและป้องกัน)
- การสื่อสาร (การเชื่อมต่อ โทรศัพท์มือถือ, ช่องอินเทอร์เน็ตเฉพาะ, การทำงานของสายเมือง)
- การดำเนินการซื้อครั้งเดียวจำนวนมาก (เฟอร์นิเจอร์อุปกรณ์สำนักงาน)
2) ขั้นตอนของเอกสาร:
- การพัฒนาระบบไฟล์
- การจัดการเอกสาร
- การเก็บถาวร
- การบำรุงรักษาห้องสมุด ฐานข้อมูล
3) การดำเนินงานของอาคาร สถานที่ อาณาเขต:
- ทำความสะอาดสถานที่
- การบำรุงรักษาอาคาร (ไฟฟ้า, ประปา, การซ่อมแซมในครัวเรือนเล็กน้อย)
- การออกแบบตกแต่งภายใน
- ปรับปรุงสถานที่
- การจัดพื้นที่ใกล้เคียง
- การจัดสวน
4) งานองค์กร:
- การจัดระเบียบงาน
- การจัดกิจกรรม (วันหยุด, การประชุมองค์กร, การนำเสนอ)
- องค์กรของการทำงานของการเจรจา
- จัดเลี้ยงพนักงาน
- บริการขนส่ง
- บริการจัดส่ง
- การจัดพนักงานและประกันบริษัท
- องค์กรของการเคลื่อนย้าย
5) ความสัมพันธ์กับบุคคลที่สาม:
- ปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานราชการ (ประเด็นการดำเนินงานของอาคาร, พื้นที่ใกล้เคียง)
- ปฏิสัมพันธ์กับเจ้าของบ้าน (หรือผู้เช่า)
- ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ติดตามสัญญา ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน
6) การแจ้งภายในของบุคลากร:
- การจัดแจงแจ้งเอกสารใหม่
- ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง
- สิ่งพิมพ์ภายในองค์กร (หนังสือพิมพ์ กระดานข่าว แผ่นพับ) การจัดทำและเผยแพร่ข้อความสารสนเทศ
- การจัดระเบียบและติดตามกระดานข่าว
- การจัดพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการภายในองค์กร
เราต้องการดึงความสนใจของคุณไปที่ข้อเท็จจริงที่ว่าหน้าที่ด้านการบริหารและเศรษฐกิจบางส่วนมีลักษณะถาวร และบางส่วนเป็นงานที่ทำเพียงครั้งเดียวที่สามารถทำได้เพียงไม่กี่หรือครั้งเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตาม พวกเขาจำเป็นต้องจดจำและหารือกับพนักงานเมื่อกำหนดเป้าหมายการทำงาน ดังนั้นหากจำเป็นในการแก้ปัญหาครั้งเดียว แต่เป็นงานระดับโลก (เช่นจัดระเบียบการเคลื่อนไหว) คำถาม "ใครควรทำเช่นนี้?" จะไม่เกิดขึ้น
ยิ่งไปกว่านั้น เจ้าหน้าที่ธุรการและเศรษฐกิจควรตระหนักดีว่าจุดประสงค์หลักของพวกเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าการบริการของบริษัททั้งหมดจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและสะดวกสบาย งานหลักของพวกเขาคือการช่วยให้แผนกอื่น ๆ ทั้งหมดของบริษัทบรรลุผล แผนการผลิตไม่ว่าคุณต้องทำอะไรเพื่อมัน ดังนั้นรายการฟังก์ชันสามารถลดลงและขยายได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ
ปัจจัยต่อไปนี้มีอิทธิพลต่อหน้าที่และขอบเขตที่องค์กรต้องการ:
- ขนาดของ บริษัท
- เป้าหมายของบริษัท
- เป็นอาคารที่เป็นเจ้าของ
- ลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของบริษัท (เช่น ต้องใช้พนักงานส่งของบ่อยแค่ไหน หรือต้องการรถยนต์ของบริษัทจำนวนเท่าใด)
กล่าวคือ แต่ละบริษัทสามารถจัดทำรายการหน้าที่ที่ต้องการได้อย่างอิสระโดยทำการวิเคราะห์ที่เหมาะสม
ลองยกตัวอย่างสองตัวอย่างเป็นภาพประกอบ
ใหญ่ วิสาหกิจอุตสาหกรรมตั้งเป้าหมาย - เพื่อก้าวสู่ระดับสากลและนำมาตรฐานของงานเข้าใกล้โลกมากขึ้น มีการวางแผนที่จะพัฒนา ความร่วมมือระหว่างประเทศและรับผู้แทน องค์กรเป็นเจ้าของอาคารการผลิตหลายแห่ง (5 แห่ง, อาคารบริหาร, จุดตรวจ, ห้องหม้อไอน้ำ, โรงอาหาร, เรือนกระจก) และมีอาณาเขตของตนเอง ฝ่ายบริหารได้กำหนดภารกิจในการจัดระเบียบแผนกบริหารและเศรษฐกิจใหม่โดยคำนึงถึงข้อกำหนดใหม่ ก่อนการเปลี่ยนแปลง องค์กรมีแผนกธุรการและเศรษฐกิจ ซึ่งรวมถึงสำนักงาน จดหมายเหตุ สำนักพิมพ์ดีด บริการจัดส่ง นักออกแบบ พนักงานทำความสะอาด ภารโรง เป็นที่น่าสังเกตว่า AXO นั้นอยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้อำนวยการฝ่ายการค้า (!) ซึ่งแน่นอนว่าแทบไม่เคยพูดถึงการมีอยู่ของแผนกนี้เลย นอกจากนี้ ในฐานะหน่วยงานแยกต่างหากที่รายงานโดยตรงต่อผู้อำนวยการโรงงาน มีบริการดังต่อไปนี้: แผนกจัดสวน การประชุมเชิงปฏิบัติการด้านการขนส่ง โรงอาหาร และหนังสือพิมพ์โรงงาน หน้าที่การบริหารและเศรษฐกิจบางอย่างไม่ได้มอบหมายให้ใครเลย ซึ่งทำให้เกิดปัญหาอยู่เป็นประจำ ดังนั้น จึงไม่มีใครรับผิดชอบการซ่อมแซมบ้านเล็กๆ น้อยๆ และผู้จัดการทุกคนก็แก้ไขปัญหาดังกล่าวอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งเก่งกว่าคนอื่นในด้านเทคโนโลยีให้ทำงาน นอกจากนี้ยังไม่มีการจัดซื้อเครื่องเขียนและอุปกรณ์สาธารณูปโภค รวมทั้งอุปกรณ์สำนักงานจากส่วนกลาง อีกครั้ง หัวหน้าแผนกแต่ละคนซื้อทุกอย่างที่พวกเขาต้องการด้วยตัวเอง ไม่มีใครติดตามการประมาณการสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้
ฝ่ายบริหารของโรงงานเห็นว่าทิศทางนี้ไม่มีประสิทธิภาพ จึงตัดสินใจจัดระเบียบใหม่ เป็นผลให้มีการสร้างแผนกแยกต่างหากซึ่งนำโดยรองผู้อำนวยการสำหรับ เรื่องทั่วไป(โพสต์ใหม่). บริการต่อไปนี้เป็นรองเขา: AHO โรงอาหาร แผนกขนส่ง แผนกจัดสวนและจัดสวน บริการรักษาความปลอดภัย และหนังสือพิมพ์หมุนเวียนขนาดใหญ่
โครงสร้างของฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจก็มีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน มันรวม:
- สำนักงาน
- คลังเก็บเอกสารสำคัญ
- ฝ่ายธุรการ (การจัดห้องเจรจา, การประชุมคณะผู้แทน, งานอีเวนต์, การจองตั๋วและโรงแรม ฯลฯ )
- ภาคอุปทาน กิจกรรมปัจจุบัน(การซื้อเครื่องใช้สำนักงานและสินค้าคงคลังในครัวเรือน การซื้อเครื่องเรือนและอุปกรณ์ การซ่อมแซมเล็กน้อย การจัดหาการสื่อสาร การตกแต่งสถานที่ การจัดสถานที่ทำงาน)
- สาขาความสะอาด (ทำความสะอาด)
ดังนั้นจึงมีการแนะนำแผนกใหม่สองแผนก (ภาคการบริหารและภาคสำหรับกิจกรรมปัจจุบัน) สำนักพิมพ์ถูกยกเลิก (ที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนไปใช้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และบริการจัดส่ง (การคำนวณพบว่าบริการขององค์กรบุคคลที่สามมีราคาถูกกว่า) ภารโรงได้ตกอยู่ใต้บังคับบัญชาของแผนกจัดสวน อันเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายลดลงอย่างมีนัยสำคัญเนื่องจากการปล่อยหน่วยงานหลักจากการปฏิบัติหน้าที่ที่ผิดปกติ (การซ่อมแซมการซื้อ) และเนื่องจากความจริงที่ว่าการดำเนินการซื้อเครื่องเขียนและสินค้าคงคลังในครัวเรือนแบบรวมศูนย์ทำให้สามารถ ได้รับส่วนลดจำนวนมากสำหรับปริมาณและยังนำไปสู่ความจำเป็นในการบัญชีที่ถูกต้องของค่าใช้จ่ายของเครื่องเขียนซึ่งส่งผลให้ประหยัดได้มาก
ตัวอย่างที่ 2
องค์กรขนาดเล็ก (ธุรกิจสิ่งพิมพ์) เช่าสถานที่หลายแห่งใน อาคารสำนักงาน. ซ่อมแซมสถานที่, ไฟฟ้า, งานประปา, อาหาร (ห้องรับประทานอาหาร) โดยเจ้าของบ้าน ก่อนหน้านี้หน้าที่การบริหารที่จำเป็นทั้งหมดดำเนินการโดยเลขานุการ พนักงานคนอื่น ๆ ช่วยเหลือตามความจำเป็น แต่บริษัทก็ค่อยๆ เติบโตขึ้น และมีงานมากมายที่ตัดสินใจแนะนำตำแหน่งพิเศษสำหรับงานนี้ มีการตัดสินใจจัดสรรตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานโดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้:
- การสนับสนุนกิจกรรมในปัจจุบันอย่างเต็มที่
- ควบคุมดูแลงานเลขานุการ คนทำความสะอาด คนส่งของ พนักงานขับรถ ผู้จัดการฝ่ายไอที
- ปฏิสัมพันธ์ (การร่างสัญญา การบัญชีของเอกสารทางบัญชีหลัก การควบคุมการชำระเงิน) กับองค์กรภายนอก (ซัพพลายเออร์ ผู้ให้เช่า)
- องค์กรของการทำงานของการเจรจา
- รับรองข้อมูลภายในบริษัท (การจัดเตรียมข้อความสำหรับจดหมายข่าว, การออกจดหมายข่าว, การออกแบบกระดานข่าว)
ดังนั้น เราเห็นว่าเพื่อกำหนดหน้าที่และภารกิจของบล็อกการบริหารและเศรษฐกิจในบริษัท มีความจำเป็น:
- วิเคราะห์สถานะปัจจุบันของบริษัท ระบุฟังก์ชันที่ขาดหายไป
- กำหนดเป้าหมายของทิศทางตามเป้าหมายของบริษัท
- ระบุลักษณะเฉพาะของบริษัทและผลกระทบต่อเป้าหมายของทิศทาง
- ระบุ "คอขวด"; ช่วงเวลาที่สามารถขัดขวางความสำเร็จของเป้าหมายได้
- คำนวณความเป็นไปได้ในการทำงานบางอย่างด้วยตัวเองหรือมีส่วนร่วมของผู้รับเหมาบุคคลที่สาม
- กำหนดรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับการนำฟังก์ชันนี้ไปใช้ (พนักงานหนึ่งคน แผนก บริการทั้งหมด)
- แก้ไขปัญหาการอยู่ใต้บังคับบัญชาของตำแหน่งนี้
รูปแบบของบทความไม่ได้ให้โอกาสในการพิจารณารายละเอียดหน้าที่แต่ละอย่างของฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจ ดังนั้นเราจะเน้นที่เพียงสองหน้าที่เท่านั้นที่มักจะได้รับความสนใจไม่เพียงพอ จากประสบการณ์ของเรา การร้องเรียนต่อฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจมักเกิดขึ้นในประเด็นต่อไปนี้:
- การจัดสถานที่ทำงานของพนักงาน
- ดำเนินการตามคำขอซ่อมแซมเล็กน้อย
เนื่องจากงานเหล่านี้จัดเป็นงานข้ามสายงาน ปัญหาส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นเนื่องจากความไม่สอดคล้องกันในการดำเนินการของหน่วยงานต่างๆ ในสถานการณ์นี้ บทบาทของ AHO คือการจัดระเบียบกระบวนการทั้งหมดและประสานงานงานของบริการทั้งหมด และเนื่องจากการเรียกร้องมักจะเกี่ยวข้องกับระยะเวลาของงานเหล่านี้ เห็นได้ชัดว่าปัญหาอยู่ในสิ่งที่เรียกว่า การวางแผนเครือข่าย. พิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างองค์กรสำหรับการใช้งานแต่ละงานเหล่านี้
การจัดสถานที่ทำงาน
เนื่องจากงานใหม่ในบริษัทไม่มีการจัดทุกวัน จึงมักไม่มีข้อบังคับเกี่ยวกับ กระบวนการนี้ไม่ได้รับการพัฒนา และงานจะได้รับการแก้ไขตามสถานการณ์ ส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน แต่เป็นข้อบังคับสำหรับการจัดสถานที่ทำงานแห่งใหม่ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนกระบวนการทั้งหมดบนกระดาษ ทำความเข้าใจว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร และลำดับใดที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่กำหนดเป้าหมายสำหรับการพัฒนาเชิงรุก ซึ่งส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการขยายพนักงาน
สิ่งแรกที่ต้องเริ่มต้นด้วย งานนี้คือการเขียนรายละเอียดงาน คำอธิบายดังกล่าวควรมีรายการเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับสถานที่ทำงานทั่วไป งานสามารถจำแนกได้ขึ้นอยู่กับระดับของตำแหน่ง (ผู้จัดการระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง นักแสดง) และกิจกรรมเฉพาะ (การปรากฏตัวของผู้เยี่ยมชม การใช้อุปกรณ์พิเศษเพิ่มเติมหรือสินค้าคงคลัง ข้อกำหนดพิเศษสำหรับอุณหภูมิห้อง แสงสว่าง ฯลฯ .)
เป็นการดีที่จะเขียนรายละเอียดงานสำหรับแต่ละตำแหน่ง อย่างไรก็ตาม นี่เป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก ดังนั้นในขั้นแรก คุณสามารถจำกัดตัวเองให้รวบรวมคำอธิบายของสถานที่ทำงานทั่วไป รวมถึงสถานที่ทำงานของตำแหน่งส่วนบุคคล (เฉพาะ) ได้ ตัวอย่างเช่น เลขานุการต้องจัดเตรียมตู้เก็บของเอนกประสงค์สำหรับเก็บจาน ของใช้ในบ้าน และอาหาร สำหรับผู้ปฏิบัติงานในห้องปฏิบัติการ การให้แสงสว่างที่เพียงพอและการปรับอุณหภูมิให้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับพนักงานที่ทำงานกับลูกค้า - ความพร้อมของสถานที่สำหรับรอผู้เยี่ยมชม และสำหรับหัวหน้าฝ่ายบัญชี-ตู้เซฟ
ให้เรายกตัวอย่างคำอธิบายสถานที่ทำงานทั่วไปของพนักงานในสำนักงาน
|
ดัชนี |
ค่าตัวบ่งชี้ |
บันทึก* |
|
พื้นที่ทำงาน |
ขั้นต่ำ 4 ตร.ม. |
ตามตัวบ่งชี้นี้ จำนวนงานสูงสุดที่อนุญาตในแต่ละห้องทำงานจะถูกคำนวณ |
|
แสงสว่าง |
แสงสว่างทั่วไปเพียงพอ |
สถานที่ทำงานบางแห่งอาจต้องใช้ไฟส่องสว่างในพื้นที่เพิ่มเติม |
|
เฟอร์นิเจอร์ที่จำเป็น |
||
|
เก้าอี้ - 2 ชิ้น |
เก้าอี้หนึ่งตัวสำหรับผู้เยี่ยมชม |
|
|
ตู้เคลื่อนที่ |
||
|
ตู้เก็บเอกสาร |
||
|
อุปกรณ์ที่จำเป็น |
คอมพิวเตอร์ |
|
|
ใช้งานทั่วไปได้หลายห้อง |
||
|
รายการสิ่งของ |
เครื่องคิดเลข |
|
|
กล่องเก็บของฟล็อปปี้ดิสก์ |
||
|
ไดรฟ์ที่ถอดออกได้ |
||
|
ชุดเครื่องเขียน |
(รวมถึงคลิปหนีบกระดาษ ไม้บรรทัด กระดุม ปากกา ดินสอ ยางลบ) |
|
* ในหมายเหตุของเอกสารจริง เป็นการดีที่สุดที่จะระบุพิกัดของซัพพลายเออร์สำหรับรายการนี้
ดังนั้น หากมีความชัดเจนล่วงหน้าถึงความจำเป็นในการจัดระเบียบสถานที่ทำงาน ให้คิดว่าจะจัดระเบียบกระบวนการทั้งหมดได้ง่ายขึ้นอย่างไร
หลักการพื้นฐานใน กรณีนี้- เพื่อกำหนดสิ่งที่ดีกว่าที่จะมีในสต็อกตลอดเวลา (กรณีจ้างพนักงานใหม่) และสิ่งที่จะซื้อหลังจากได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการปล่อยตัวบุคคลใหม่ ตัวอย่างเช่น ควรมีสินค้าคงคลังจำนวนเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานที่ทำงานอยู่อาจจำเป็นต้องใช้ด้วย หากมีพื้นที่เพียงพอ คุณสามารถมีโต๊ะและเก้าอี้ในสต็อกได้ แต่การจัดเก็บคอมพิวเตอร์สำรองนั้นแทบจะไม่คุ้มค่าเลย เพราะทั้งมีราคาแพง และที่สำคัญที่สุดคืออุปกรณ์ดังกล่าวจะล้าสมัยอย่างรวดเร็วและไม่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บโดยไม่ต้องทำงาน
เพื่อลดเวลาในการจัดระเบียบสถานที่ทำงาน AHO ควรมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ของเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ หากข้อมูลดังกล่าวไม่ได้นำมาพิจารณาและไม่ได้จัดเก็บ เจ้าหน้าที่ธุรการจะต้องใช้เวลาค่อนข้างมากในตอนแรกเพื่อค้นหาซัพพลายเออร์ที่จำเป็นและเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมกับสถานการณ์
โดยทั่วไป เป็นการดีที่สุดที่จะจัดทำเมทริกซ์ของกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดในการจัดสถานที่ทำงาน และระบุในนั้นแผนกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ เช่นเดียวกับแผนกใด อะไร และในกรอบเวลาใดที่ควรทำ ทั้งหมดนี้มีความสำคัญมากกว่า เนื่องจากการเจาะมักจะเกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำเนื่องจากความล้มเหลวในการส่งข้อมูล
มายกตัวอย่างง่ายๆ ของกระบวนการทางธุรกิจสำหรับการจัดสถานที่ทำงานใหม่
|
การกระทำ |
บันทึก |
|
การตัดสินใจจ้างพนักงานใหม่ |
กรรมการเป็นผู้ตัดสินใจและตกลงวันที่กับฝ่ายบุคคล |
|
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลแจ้ง AHO เกี่ยวกับวันปล่อยตัวพนักงานใหม่ยื่นใบสมัครระบุข้อกำหนดพิเศษ |
ในวันเดียวกับที่ตัดสินใจ |
|
จัดทำแผนการเตรียมสถานที่ทำงานใหม่ตาม แผนมาตรฐานและ สถานการณ์ปัจจุบัน. ทบทวนสิ่งที่มีอยู่และสิ่งที่ต้องซื้อ |
AHO วาดขึ้นในวันที่ได้รับใบสมัครและอนุมัติจากผู้อำนวยการ (รวมทั้งประมาณการ) |
|
การตัดสินใจย้ายที่ทำงานใหม่ (ในห้องไหน อย่างไร) |
ฝ่ายบุคคลและ AHO กล่าวถึงปัญหานี้เมื่อหารือเกี่ยวกับแอปพลิเคชัน การตัดสินใจที่ตกลงกันไว้ได้รับการอนุมัติโดยกรรมการ |
|
AXO หารือเกี่ยวกับข้อกำหนดสำหรับอุปกรณ์กับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและกำหนดงานตามกำหนดเวลา |
เงื่อนไขตามแผน |
|
AXO สั่งซื้อทุกสิ่งที่คุณต้องการจากซัพพลายเออร์ |
|
|
AXO รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์และส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อชำระเงิน |
ทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้ |
|
AXO ควบคุมการดำเนินการชำระเงินและจัดส่ง |
|
|
สธ.จัดขั้นตอนการติดตั้งเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ตรวจสอบความพร้อมของสถานที่ทำงาน |
เนื่องในวันลาออกของพนักงานใหม่ |
ดำเนินการตามคำขอสำหรับการซ่อมแซมเล็กน้อย
ข้อร้องเรียนเกี่ยวกับ เรื่องนี้เกิดขึ้นบ่อยที่สุดเพราะให้ความสนใจตามหลักการตกค้าง ข้อมูลจากพนักงานจะไม่ถูกนำมาพิจารณา การใช้งานไม่ได้ถูกวางแผนไว้ และด้วยเหตุนี้ คำสั่งจึงถูกลืมและไม่ถูกดำเนินการ ปัญหานี้แก้ไขได้ค่อนข้างง่าย
ก่อนอื่นคุณต้องเก็บบันทึกการสมัครและแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบใบสมัครที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องและการออกงานให้กับผู้รับเหมา ฟังก์ชั่นนี้สามารถทำได้โดยหัวหน้า AHO เอง เขาต้องกำหนดความถี่ในการดูบันทึกแล้วตั้งค่างานสำหรับผู้ดำเนินการและควบคุมการดำเนินการ เป็นการดีกว่าที่จะจัดระเบียบการยื่นใบสมัครทางอิเล็กทรอนิกส์
แบบฟอร์มใบสมัครอาจเป็นดังนี้:
|
วันที่สมัคร |
รับสมัครพนักงานสาขา |
สาระสำคัญของการสมัครสิ่งที่ต้องทำ |
ระยะเวลาดำเนินการ |
รับผิดชอบ |
วันกำหนดส่ง |
คุณภาพของการดำเนินการ |
|
นักบัญชี |
ซ่อมเครื่องด้วยเงิน |
ช่างเทคนิค AHO |
ดีไม่มีข้อตำหนิ |
ขั้นตอนในการจัดการแอปพลิเคชันดังกล่าวอาจเป็นดังนี้:
- คอลัมน์ 1 - 4 กรอกโดยผู้สมัครเมื่อสมัคร
- คอลัมน์ 4 (กำหนดส่งใบสมัคร) สามารถปรับได้โดยหัวหน้า ACS (หรือพนักงานที่รับผิดชอบในการแจกจ่ายใบสมัคร) หลังจากตกลงกับผู้สมัคร
- คอลัมน์ 5 ถูกกรอกโดยหัวหน้า AHO (หรือพนักงานที่รับผิดชอบในการแจกจ่ายแอปพลิเคชัน) หลังจากนั้นแอปพลิเคชันจะถูกโอนไปยังผู้รับเหมา
- หลังจากสมัครเสร็จ ผู้รับเหมากรอกคอลัมน์ 6 (วันที่เสร็จสิ้น) และลงนามในใบสมัครกับผู้สมัครซึ่งจะต้องลงลายมือชื่อในคอลัมน์ 7 และระบุคุณภาพของใบสมัครจากมุมมองของเขารวมทั้งระบุการเรียกร้อง , ถ้ามี.
- หลังจากนั้นแอปพลิเคชันที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกโอนไปยังหัวหน้า AHO เพื่อควบคุมและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์และข้อมูลจะถูกนำมาพิจารณาเมื่อมีการกระตุ้น
เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการซ่อมแซมเล็กน้อย สิ่งสำคัญคือต้องเชื่อมโยงสิ่งจูงใจสำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการกับคุณภาพและความเร็วของแอปพลิเคชันในการประมวลผล การวิพากษ์วิจารณ์อย่างสมเหตุสมผลของพนักงานคนหนึ่งควรนำไปสู่การลงโทษนักแสดง
เพื่อให้เกิดความเป็นธรรม ควรกำหนดมาตรฐานสำหรับการดำเนินการสมัคร ในการทำเช่นนี้ รายการที่สมบูรณ์ของแอปพลิเคชันที่เป็นไปได้จะถูกรวบรวม (ซึ่งสามารถเติมเต็มได้ตามแบบอย่าง) และกำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพสำหรับแต่ละรายการ
ไม่มีบรรทัดฐานมาตรฐานสำหรับปัญหานี้ ดังนั้น แต่ละบริษัทจึงกำหนดบรรทัดฐานของตนเอง โดยพิจารณาจากลักษณะเฉพาะและงานปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น,
ดังนั้นเราจึงตรวจสอบรายการหน้าที่ทั่วไปที่สุดของบุคลากรด้านการบริหารและเศรษฐกิจ ผลกระทบต่อเนื้อหาของหน้าที่เหล่านี้ตามเป้าหมายของบริษัท ขนาดและลักษณะเฉพาะ และในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำถามว่าคุณสามารถสร้างกระบวนการจัดระเบียบสถานที่ทำงานและกระบวนการตอบสนองคำขอซ่อมแซมเล็กน้อยได้อย่างไร ดังที่เราได้แสดงให้เห็นแล้วว่าปัญหาเหล่านี้แก้ไขได้ด้วย การวางแผนอย่างละเอียดและกำหนดกระบวนการทางธุรกิจให้ชัดเจน กล่าวคือ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินงานนี้ จัดทำกฎระเบียบ ทำความคุ้นเคยกับทุกคนที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการ และตรวจสอบกระบวนการนี้อย่างต่อเนื่อง งานนี้เป็นการจัดการอย่างหมดจด ในทุกกิจกรรม การจัดการที่มีความสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทั้งหมดอย่างมาก ดังนั้น หน้าที่การบริหารและเศรษฐกิจในองค์กรยังต้องได้รับการจัดการ และสิ่งนี้มีทุนสำรองเพื่อการพัฒนาจำนวนมาก
,ประสิทธิภาพขององค์กรถูกกำหนดโดยองค์กร (โครงสร้าง อำนาจ สิทธิและภาระผูกพัน กฎระเบียบและข้อบังคับขององค์กร) และระบบการจัดการขององค์กร (การตั้งเป้าหมาย การวางแผน การเฝ้าติดตาม การบัญชี การเตรียมการ การตัดสินใจของผู้บริหารการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน) อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพขององค์กรไม่ได้ถูกประเมินโดยวิธีสร้างองค์กรและระบบการจัดการ แต่ประเมินจากผลลัพธ์ที่สำเร็จและการคาดการณ์วัตถุประสงค์ใดบ้างที่มีสำหรับอนาคต
นี่คือความยากลำบากในการสร้าง องค์กรที่มีประสิทธิภาพและโครงสร้างและระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพ และสิ่งนี้กำหนดความจำเป็นในการดึงดูดองค์กรที่ปรึกษาและบริการการจัดการในการก่อสร้าง องค์กรที่มีประสิทธิภาพ. เป็นไปไม่ได้เลยที่จะนำหลักการจัดการและองค์กรที่เป็นที่รู้จักและได้ โซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพ. จำเป็นต้องไปจากเป้าหมายที่กำหนดโดยองค์กรในทุกขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจ ประสิทธิภาพสูงสุดวิสาหกิจ:
เป้าหมายที่ตั้งไว้>> เป้าหมายส่วนตัวของกิจกรรม >> นโยบายที่นำมาใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ >> โครงสร้างที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายส่วนตัว >> โปรแกรมเพื่อบรรลุเป้าหมายส่วนตัวและการดำเนินการ >>บรรลุเป้าหมาย.
ในขณะเดียวกัน เราสังเกตว่าขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นกลยุทธ์ขององค์กร "กลยุทธ์คือคำจำกัดความของเป้าหมายหลักระยะยาวและวัตถุประสงค์ขององค์กร และการอนุมัติแนวทางปฏิบัติและการจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้" (อัลเฟรด แชนด์เลอร์) “กลยุทธ์ควรมีองค์ประกอบสำคัญสามประการ: (1) ห่วงโซ่หลักของการดำเนินการ (2) องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของนโยบายที่ชี้นำหรือจำกัดขอบเขตของการดำเนินการ และ (3) โปรแกรมของการดำเนินการหลักที่มุ่งบรรลุชุด เป้าหมายและไม่ก้าวข้ามการเมืองที่เลือก" (เจมส์ ควินน์)
ทางนี้, โครงสร้างที่มีประสิทธิภาพที่พัฒนาขึ้นในระหว่างกระบวนการพัฒนายุทธศาสตร์ ถือเป็นศูนย์กลางของยุทธศาสตร์ กลยุทธ์ (กำหนดเป้าหมายส่วนตัว นโยบายที่นำมาใช้) กำหนดโครงสร้าง แต่ในขณะเดียวกัน โครงสร้างก็มีอิทธิพลต่อกลยุทธ์เช่นกัน เนื่องจากเป้าหมายส่วนตัวควรอยู่ในหน่วยโครงสร้างเฉพาะ ซึ่งสามารถสร้างขึ้นได้ตามหลักการบางอย่างเท่านั้น - หลักการของ โครงสร้างองค์กร มีสี่หลักการดังกล่าวที่กำหนดโครงสร้างขององค์กร:
1. ใช้ช่วงการควบคุม
2. หลักการที่ยอมรับในการจัดกลุ่มหน่วยโครงสร้าง
3. ยอมรับหลักการของการมอบอำนาจและการกระจายอำนาจ
4. หลักการเอาท์ซอร์สที่ยอมรับได้
1. ช่วงการควบคุมกำหนดจำนวนหน่วยรอง (ที่ระดับล่าง - จำนวนพนักงานรอง) โรงงานหลายแห่งของเรา ช่วงนี้อยู่ในช่วง 4-9 และบางครั้งอาจต่ำกว่าขีดจำกัดล่างที่ทำเครื่องหมายไว้ ค่าที่เหมาะสมอยู่ในช่วง 7-11 ดังนั้น เป้าหมายส่วนตัวควรจัดกลุ่มให้เหมาะสมที่สุดในกลุ่ม 7-11 หนึ่งกลุ่มสำหรับหน่วยโครงสร้างย่อยแต่ละหน่วย
2. หลักการจัดกลุ่มแผนกโครงสร้างสามารถจัดกลุ่มได้ตามหลักการที่แตกต่างกัน: การทำงาน ผลิตภัณฑ์ อาณาเขต ผู้บริโภค ฯลฯ ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจนำนโยบายการผลิตผลิตภัณฑ์ราคาประหยัด (ชั้นประหยัด) ผลิตภัณฑ์ที่มีอัตราส่วนราคาต่อคุณภาพที่เหมาะสม (ระดับงบประมาณ) หรือนโยบายการผลิตสินค้าราคาแพงแต่คุณภาพสูง (ระดับพรีเมียม) และสิ่งเหล่านี้ หลักการกำหนดโครงสร้างเฉพาะที่ใช้ ในเวลาเดียวกัน มีแผนกธุรการอยู่เสมอ: การบัญชี สำนักเลขาธิการ การเงินและเศรษฐกิจ การบริหารและเศรษฐกิจ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับนโยบายนี้
2.1. ผลิตภัณฑ์ราคาประหยัดผลิตขึ้นด้วยการแบ่งงานสูงสุด เมื่อแต่ละแผนกทำหน้าที่ในห่วงโซ่การผลิต: การตลาด การพัฒนา การผลิต การขาย นี่คือโครงสร้างองค์กรที่ทำงานเชิงเส้นตรง (รูปที่ 1) เนื่องจากการแบ่งงานตามหน้าที่ (operation) สินค้าจึงมีต้นทุนต่ำที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน แต่ละแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะการดำเนินงานของตนเองเท่านั้น และไม่มีแผนกใดรับผิดชอบผลลัพธ์สุดท้าย ยากที่จะเข้าใจว่าแผนกใดรับผิดชอบข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์ที่ตรวจพบ ดังนั้นนี่ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์คุณภาพสูง
รูปที่ 1 โครงสร้างองค์กรเชิงหน้าที่เชิงเส้น
2.2. สินค้าในกลุ่มราคาสูงสุด
ข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงไม่จำเป็นต้องมีการแบ่งแรงงานตามแผนกที่ใช้งานได้อีกต่อไป ซึ่งแต่ละแผนกมีหน้าที่เฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ผลิตทั้งหมด การแบ่งแรงงานตามประเภทผลิตภัณฑ์ โดยแต่ละแผนกจะทำหน้าที่ทั้งหมดในการปล่อยผลิตภัณฑ์ของตน ส่งผลให้ต้นทุนสูงขึ้น แต่เนื่องจากผลิตภัณฑ์ถูกผลิตขึ้นในแผนกเดียวที่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ คุณภาพของผลิตภัณฑ์จึงสูงขึ้น
นี่คือโครงสร้างองค์กรผลิตภัณฑ์เชิงเส้น (รูปที่ 1)
รูปที่ 2 โครงสร้างองค์กรผลิตภัณฑ์เชิงเส้น
2.3. ผลิตภัณฑ์ที่มีอัตราส่วนราคาต่อคุณภาพที่เหมาะสม
เพื่อรวมข้อดีของโครงสร้างการทำงานและโครงสร้างผลิตภัณฑ์ โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ได้ถูกสร้างขึ้น ซึ่งมีทั้งผลิตภัณฑ์และ หน่วยงานที่ทำหน้าที่และหน่วยการทำงานอยู่ภายใต้การควบคุมแบบคู่: การบริหารโดยหัวหน้าและด้านเทคนิคโดยแผนกผลิตภัณฑ์ (รูปที่ 3 a) หรือหน่วยการผลิต (ในกรณีนี้คือร้านอาหาร) อยู่ภายใต้การควบคุมแบบคู่ (รูปที่ 3 b)
รูปที่ 3 โครงสร้างองค์กรเมทริกซ์
3. การมอบอำนาจและการกระจายอำนาจ
3.1. การกระจายอำนาจในแนวตั้งดำเนินการในโครงสร้างองค์กรแบบแบ่งกลุ่มและโครงสร้างองค์กรเครือข่าย ในลักษณะที่ปรากฏ โครงสร้างเหล่านี้ไม่แตกต่างจากโครงสร้างผลิตภัณฑ์เชิงเส้น (รูปที่ 1) โครงสร้างองค์กรเมทริกซ์ (รูปที่ 3 b) ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือแผนกผลิตภัณฑ์เชิงเส้นในกรณีแรก และร้านอาหารในส่วนที่สอง มีความเป็นอิสระอย่างมีนัยสำคัญและรายงานต่อหัวหน้าเฉพาะในประเด็นที่แคบเท่านั้น นอกประเด็นเหล่านี้ พวกเขาทำงานอย่างอิสระ
3.2. การกระจายอำนาจในแนวนอนเป็นลิงค์ควบคุมแนวนอนเพิ่มเติมในโครงสร้างเชิงเส้น ตัวอย่างเช่น เมื่อ บริการเชิงพาณิชย์ให้แผนรายวัน บริการด้านเทคนิค(การผลิต) โดยไม่ได้รับอนุญาต ผู้บริหารสูงสุดเว้นแต่แน่นอนว่าเกินขอบเขตที่กำหนด (เส้นแนวนอน 6 ในรูปที่ 4)
รูปที่ 4 โครงสร้างองค์กรเชิงเส้นพร้อมลิงค์ควบคุมแนวนอน
4. การเอาท์ซอร์ส
คำว่า "เอาท์ซอร์ส" (จากภาษาอังกฤษว่า "เอาท์ซอร์ส") แปลตามตัวอักษรว่าเป็นการใช้ทรัพยากรของผู้อื่น กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเอาท์ซอร์สคือการถ่ายโอนตามสัญญาของหน้าที่ที่ไม่ใช่ธุรกิจหลักไปยังองค์กรอื่นๆ ที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและมีประสบการณ์ ความรู้ และวิธีการทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น การเอาต์ซอร์ซจึงเป็นนโยบายที่อนุญาตให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมขององค์กรโดยเน้นกิจกรรมไปในทิศทางหลัก โดยที่พวกเขามีความสามารถและประสบการณ์หลัก และเอาต์ซอร์ซในส่วนที่ไม่ใช่ธุรกิจหลัก ซึ่งองค์กรไม่สามารถมีความสามารถและประสบการณ์สูงที่จำเป็น หรือการได้มาและการสนับสนุนของพวกเขาจะมีราคาแพงมากสำหรับองค์กรและจะลดประสิทธิภาพลง
ตัวอย่างเช่น ในหลายองค์กรไม่มีแผนกไอที แผนกกฎหมาย ความปลอดภัย ฯลฯ อยู่แล้ว องค์กรขนาดใหญ่ขายสินค้าในปริมาณมากเท่านั้นและไม่มีแผนกขายปลีก การเอาท์ซอร์สช่วยให้คุณลดจำนวนหน่วยโครงสร้าง ลดความพยายามในการจัดการเพื่อจัดการพื้นที่ที่ไม่ใช่ธุรกิจหลัก มุ่งเน้นที่ความสามารถทั้งหมดขององค์กรในทิศทางหลัก - การผลิตและการขายผลิตภัณฑ์ ทิศทางหนึ่งของการเอาท์ซอร์สคือการเอาท์ซอร์สในด้านบริการให้คำปรึกษา
บริษัท ของเราให้บริการเพื่อการพัฒนาโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมที่สุดขององค์กรและเอกสารองค์กรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (ระเบียบเกี่ยวกับแผนก รายละเอียดงาน, ระเบียบการปฏิสัมพันธ์ของหน่วยงานต่างๆ) เพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพสูงสุด
