2 Dokumendi mõiste Dokument (sõnast documentum - “näidis, tõend, tõend”) on materiaalne objekt, mis sisaldab kindlal kujul teavet ja on spetsiaalselt loodud selle edastamiseks ajas ja ruumis. Dokument (ladina keelest documentum - "näidis, tõend, tõend") on materiaalne objekt, mis sisaldab teavet fikseeritud kujul ja on spetsiaalselt loodud selle edastamiseks ajas ja ruumis. Dokument on identifitseeritav teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale ja mille on loonud, saanud ja säilitanud organisatsioon või üksikisik tõendina juriidiliste kohustuste või äritegevuse kinnitamisel. Dokument on identifitseeritav teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale ja mille on loonud, saanud ja säilitanud organisatsioon või üksikisik tõendina juriidiliste kohustuste või äritegevuse kinnitamisel. GOST R ISO “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded".
3 Dokumentatsioon Dokumentatsioon on teabe kandjale salvestamise reguleeritud protsess, mis tagab selle juriidilise jõu. Dokumenteerimine on reguleeritud protsess teabe salvestamiseks andmekandjale, mis tagab selle juriidilise jõu. Kandja on materiaalne objekt, mida kasutatakse kõne, heli või visuaalse teabe fikseerimiseks ja talletamiseks, sealhulgas teisendatud kujul. Kandja on materiaalne objekt, mida kasutatakse kõne, heli või visuaalse teabe fikseerimiseks ja talletamiseks, sealhulgas teisendatud kujul. Dokumenteerimisvahendid: Dokumenteerimisvahendid: lihtsad tööriistad (pliiatsid, pliiatsid); lihtsad tööriistad (pliiatsid, pliiatsid); mehaanilised ja elektromehaanilised (kirjutusmasinad, magnetofonid, diktofonid, foto-, filmi- ja videotehnika); mehaanilised ja elektromehaanilised (kirjutusmasinad, magnetofonid, diktofonid, foto-, filmi- ja videotehnika); automaatikaseadmed (vastava tarkvaraga arvutiseadmed). automaatikaseadmed (vastava tarkvaraga arvutiseadmed).
4 Dokumendi omadused Autentsus. Dokument on autentne, kui selle on loonud või saatnud selleks volitatud isik dokumendis märgitud ajal. Dokument on autentne, kui selle on loonud või saatnud selleks volitatud isik dokumendis märgitud ajal. Töökindlus. Usaldusväärne dokument on dokument, mille sisu võib pidada tegevuse või kinnitatavate faktide täielikuks ja täpseks esituseks ning mida saab edaspidises tegevuses usaldada. Usaldusväärne dokument on dokument, mille sisu võib pidada tegevuse või kinnitatavate faktide täielikuks ja täpseks esituseks ning mida saab edaspidises tegevuses usaldada. Terviklikkus. Dokumendi terviklikkuse määrab selle täielikkus ja muutumatus. Dokumendi terviklikkuse määrab selle täielikkus ja muutumatus. sobivus kasutamiseks. Kasutatav dokument on dokument, mida saab lokaliseerida, leida, reprodutseerida ja tõlgendada. Kasutatav dokument on dokument, mida saab lokaliseerida, leida, reprodutseerida ja tõlgendada.
5 Dokumendi omadused Üldfunktsioonid dokument: Dokumendi üldfunktsioonid: informatiivne; informatiivne; sotsiaalne; sotsiaalne; suhtlemisaldis; suhtlemisaldis; kultuuriline. kultuuriline. Eriomadused dokument: Dokumentide erifunktsioonid: juhtimisalane; juhtimisalane; seaduslik; seaduslik; ajalooline. ajalooline.
6 Dokumentide liigitus andmekandja liikide järgi - elektrooniline, paber; kandja tüübi järgi - elektrooniline, paber; struktuuri järgi - formaliseeritud, vormistamata; struktuuri järgi - formaliseeritud, vormistamata; tegevusalade järgi - teadus-, disaini-, tehnika-, juhtimis-, tootmis-; tegevusalade järgi - teadus-, disaini-, tehnika-, juhtimis-, tootmis-; kokkuleppel - organisatsiooniline, haldus-, raamatupidamis-, referents- jne; kokkuleppel - organisatsiooniline, haldus-, raamatupidamis-, referents- jne; sisu tüübi järgi - tekst, graafika, multimeedia jne; sisu tüübi järgi - tekst, graafika, multimeedia jne; edastamise suunas - sissetulev, väljaminev, sisemine. edastamise suunas - sissetulev, väljaminev, sisemine.
7 Dokumentatsioonisüsteemid Dokumentatsioonisüsteem - kõigi tunnustega omavahel seotud dokumentide kogum: Dokumentatsioonisüsteem - kõigi tunnuste järgi omavahel seotud dokumentide kogum: päritolu, päritolu, eesmärk, eesmärk, tüüp, liik, tegevusala, tegevusala, ühtsed nõuded nende hukkamine. ühtsed nõuded nende disainile. Dokumentatsioonisüsteemid on loodud konkreetse haldusfunktsiooni dokumenteerimiseks. Dokumentatsioonisüsteemid on loodud konkreetse haldusfunktsiooni dokumenteerimiseks.
8 Juhtimisdokumentatsioonisüsteemide organisatsiooniline ja juriidiline dokumentatsioon; organisatsiooniline ja juriidiline dokumentatsioon; planeeritud; planeeritud; administratiivne; administratiivne; aruandlus; aruandlus; personali dokumentatsioon; personali dokumentatsioon; finantsdokumentatsioon; finantsdokumentatsioon; logistika dokumentatsioon; logistika dokumentatsioon; lepinguline dokumentatsioon; lepinguline dokumentatsioon; organisatsiooni või ettevõtte põhitegevust kajastav dokumentatsioon. organisatsiooni või ettevõtte põhitegevust kajastav dokumentatsioon.
9 Ühtne dokumentatsioonisüsteem (Unified Documentation System, UDS) on omavahel seotud dokumentide vormide kogum, mis tagab teatud vormides andmete dokumenteeritud esitluse. majanduslik tegevus, nende haldamise vahendid, reguleerivad ja õppematerjalid nende arendamiseks ja rakendamiseks. Ühtne dokumentatsioonisüsteem (UDS) on omavahel seotud dokumentide vormide kogum, mis pakub dokumenteeritud esitlust teatud tüüpi äritegevuse kohta, nende läbiviimise vahendeid, regulatiivseid ja metoodilisi materjale nende arendamiseks ja rakendamiseks. DDD loomise eesmärgid: DDD loomise eesmärgid: 1) Majandusliku efektiivsuse ja garanteeritud teabekvaliteedi taseme tagamine dokumentide töötlemise kõikides etappides. 2) Dokumentide sisu ja vormide mitmekesisuse parandamine ja vähendamine.
10 Rahvusvaheline tegevus dokumentide standardimise valdkonnas TC 46 "Dokumentatsioon" TC 46 "Dokumentatsioon" TC 97 "Arvutid ja teabetöötlus"; TC 97 "Arvutid ja teabetöötlus"; TC 154 "Dokumendid ja teabeelemendid juhtimises, kaubanduses ja tööstuses" TC 154 "Dokumendid ja teabeelemendid juhtimises, kaubanduses ja tööstuses" 2007. aastal käivitati projekt "Dokumendihaldussüsteem" (120 spetsialisti 40 riigist). Eesmärk on pakkuda organisatsioonidele strateegilist lähenemisviisi teaberessursside kasutamiseks äri- ja ärivarade ning teadmiste hoidlatena.
11 Nõuded DDD-s sisalduvatele DDD-dokumentidele tuleks välja töötada, võttes arvesse nende kasutamist omavahel ühendatud EIS-i süsteemis; KDV osaks olevad dokumendid tuleks välja töötada, võttes arvesse nende kasutamist omavahel ühendatud EISi süsteemis; DDD peab sisaldama täielikku teavet, mis on vajalik selle objekti optimaalseks haldamiseks, mille jaoks seda süsteemi arendatakse; DDD peab sisaldama täielikku teavet, mis on vajalik selle objekti optimaalseks haldamiseks, mille jaoks seda süsteemi arendatakse; DDD peaks keskenduma arvutitehnoloogia kasutamisele teabe kogumisel, töötlemisel ja edastamisel; DDD peaks keskenduma arvutitehnoloogia kasutamisele teabe kogumisel, töötlemisel ja edastamisel; DDD peaks tagama erinevate tasemete EIS-i teabe ühilduvuse; DDD peaks tagama erinevate tasemete EIS-i teabe ühilduvuse; kõik väljatöötatud DDD-sse kuuluvad dokumendid ja kõik neis olevad üksikasjad-märgid peavad olema kodeeritud rahvusvaheliste, süsteemiüleste või kohalike klassifikaatorite abil. kõik väljatöötatud DDD-sse kuuluvad dokumendid ja kõik neis olevad üksikasjad-märgid peavad olema kodeeritud rahvusvaheliste, süsteemiüleste või kohalike klassifikaatorite abil.
12 Ühtlustamise suunad Struktuuri ühtlustamine Sisu ühtlustamine Kujunduse ühtlustamine dokumendi kolme osa olemasolu; dokumendi kolme osa olemasolu; pealkirja ja kujundusosade detailide üldkoosseis; pealkirja ja kujundusosade detailide üldkoosseis; kandja standardsuurused ja dokumendiveerised; kandja standardsuurused ja dokumendiveerised; dokumendi andmete asukoht. dokumendi andmete asukoht. standardiseeritud erialasõnavara kasutamine; standardiseeritud erialasõnavara kasutamine; äristiili nõuete järgimine; äristiili nõuete järgimine; dokumentide identifitseerimise ja nende õigusjõu tagamise nõuete täitmine. dokumentide identifitseerimise ja nende õigusjõu tagamise nõuete täitmine. dokumentide ergonoomilised omadused; dokumentide ergonoomilised omadused; andmeesitlusvormide informatiivsus; andmeesitlusvormide informatiivsus; järjepidevus sama tüüpi dokumentide kujundamisel. järjepidevus sama tüüpi dokumentide kujundamisel.
14 Klass USD Kood OKUD Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsioon Esmane raamatupidamisdokumentatsioon Arveldus- ja rahandusdokumentatsioon Eelarveliste asutuste ja organisatsioonide finants-, esmane, aruandlus- ja raamatupidamisdokumentatsioon Aruandlus- ja statistiline dokumentatsioon Hinnakujundusdokumentatsioon Materjali- ja tehnikavarustuse dokumentatsioon Kaubanduse dokumentatsioon väliskaubandus Kapitaliehituse projektdokumentatsioon Ühtne süsteem projekteerimisdokumentatsioon(ESKD) Tehnoloogilise dokumentatsiooni ühtne süsteem (ESTD) Ühtne süsteem tehniline väljaõpe tootmine (CEST) SLeiutamise ja avastamise dokumentatsioon
15 Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem GOST R “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide süsteem. Nõuded paberimajandusele” GOST R “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide süsteem. Nõuded dokumentide täitmisele "Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet alates" Föderaalsete täitevvõimude vahelise suhtluse näidisregulatsiooni kohta jne. Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet alates "Föderaalse täitevvõimu vahelise suhtluse näidisregulatsiooni kohta" asutused" jne. Föderaalvõimude bürootöö reeglid, kinnitatud . Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse määrus föderaalsete täitevorganite bürootöö reeglitest. Vene Föderatsiooni valitsuse määrus nr.
17 Organisatsiooni- ja haldusdokumentide klassid Organisatsioonidokumendid on omavahel seotud dokumentide kogum, mis reguleerib ettevõtte struktuuri, ülesandeid ja ülesandeid, selle töökorraldust, ettevõtte juhtide ja spetsialistide õigusi, kohustusi ja vastutust. Organisatsioonidokumendid - omavahel seotud dokumentide kogum, mis reguleerib ettevõtte struktuuri, ülesandeid ja funktsioone, selle töökorraldust, ettevõtte juhtide ja spetsialistide õigusi, kohustusi ja vastutust. Haldusdokumentatsioon sisaldab dokumentatsiooni, milles on fikseeritud kontrolliobjekti tegevuse haldus- ja korraldusküsimuste otsused. Haldusdokumentatsioon sisaldab dokumentatsiooni, milles on fikseeritud kontrolliobjekti tegevuse haldus- ja korraldusküsimuste otsused. Teave ja viitedokumendid annavad teavet, mis julgustab teatud juhtimisotsuseid. Teave ja viitedokumendid annavad teavet, mis julgustab teatud juhtimisotsuseid.
18 Haldusdokumentide liigid otsustamise seisukohalt Kollegiaalselt välja antud dokumendid Üksikult välja antud dokumendid Dokumendiliigid Määrused, otsused Korraldus, korraldus Otsuste tegemise tasand Föderaalvalitsus, komiteed ja komisjonid, ministeeriumide nõukogud, aktsiaseltside kõrgeimad juhtorganid Föderaalministeeriumid, Vene Föderatsiooni üksuste administratsioonid, ettevõtete juhid Kasu Suurendab tehtud otsuste järjepidevust Tagatakse tõhusus, suureneb vastutus
19 ORD-i struktuur Vormistamata dokument Vormistamata dokument Omab tüüpilist detailide koostist ja paigutust; detailide tüüpiline kompositsioon ja paigutus; standardse disaini üksikasjad; standardse disaini üksikasjad; paberikasutus standardsed suurused standardsuuruses paberi kasutamine, väike arv tüüpilisi detaile; väike arv standardseid detaile; mitmeleheküljelised dokumendid; mitmeleheküljelised dokumendid; tekstilise, tabelilise, graafilise teabe kättesaadavus. tekstilise, tabelilise, graafilise teabe kättesaadavus. Tüübid Kõik USD-s sisalduvad dokumendid Arvustused, aruanded, kokkuvõtted
20 Originaalmääruse detailide koosseis 01 Vene Föderatsiooni riigivapp 02 Vene Föderatsiooni subjekti embleem 03 Organisatsiooni embleem või kaubamärk 04 Organisatsiooni kood 05 Juriidilise isiku põhiregistrinumber. isik (OGRN) 06TIN/KPP 07 Dokumendi vormi kood 08 Organisatsiooni nimi 09 Viiteandmed organisatsiooni kohta 10 Dokumendi liigi nimetus 11 Dokumendi kuupäev 12 Dokumendi registreerimisnumber 13 Viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale dokument 14 Dokumendi koostamise või avaldamise koht 15 Adressaat
21 ORD-i üksikasjade koosseis 16 Dokumendi kinnitustempel 17Resolutsioon 18 Teksti pealkiri 19 Kontrollmärk 20 Dokumendi tekst 21 Taotlusmärk 22Allkiri 23 Dokumendi kinnitustempel 24 Dokumendi kinnitusviisad 25 Pitsati jäljend 26 Koopia sertifitseerimismärk 27 Teostaja tähis dokument ja asjasse saatmine 29 Märk dokumendi kättesaamise kohta organisatsiooni poolt 30 Dokumendi elektroonilise koopia tunnus
23 DOW-teenuse ülesanded Tehtud juhtimisotsuste dokumenteerimine Tehtud juhtimisotsuste dokumenteerimine Välis- ja siseinfovoogude vastuvõtmine, sorteerimine ja jaotamine osakondade juhtidele ja juhtidele vastavalt nende volitustele Väliste ja sisemiste infovoogude vastuvõtmine, sorteerimine ja jaotamine. siseinfo osakondade juhtidele ja juhtidele vastavalt nende volitustele Dokumentide täitmise kontroll, täitmise kvaliteedi ja ajastamise analüüs Dokumentide täitmise kontroll, täitmise kvaliteedi ja ajastamise analüüs Dokumentide säilitamise, otsimise ja väljastamise korraldamine . Dokumentide hoidmise, otsimise ja väljastamise korraldamine.
24 Dokumendiringluse maht aastas Organisatsioonilised vormid koolieelsed teenused Ettevõtte liik, dokumentide korraldus Juhtumikorraldus Vene Föderatsiooni presidendi administratsioon, Valgevene Vabariik, Vene Föderatsiooni valitsus, Valgevene Vabariik 4. klass 3. klass 2. klass 1. klass 100 000 dokumenti Vene Föderatsiooni presidendi administratsioon, Valgevene Vabariik, Venemaa Föderatsiooni valitsus, Valgevene Vabariik 4. klass 3. klass 2. klass 1. klass "> 
25 DOW-teenuse struktuuriüksuste loetelu Ettevõtte juhtimissüsteemi kontoritöö tõhustamise allüksus Ettevõtte juhtimissüsteemi kontoritöö ratsionaliseerimise allüksus Kirjavahetuse vastuvõtmise ja saatmise allüksus Kirjavahetuse vastuvõtmise ja saatmise allüksus Täitmise kontrolli allüksus Täitmise kontrollimise allüksus korrektuur Grupp
26 Koolieelse õppeasutuse talituse ametlik koosseis Juhatajad Spetsialistid Tehnilised abitöötajad Juhataja. teenindus DOW Head. teenindus DOW Head. protokolli sektor protokollisektor Sekretariaadi juhataja Sekretariaadi juhataja arhiiv Juhataja. Arhiiv Dokumendihaldur Dokumendihaldur Juhatajaabi Arhivaar Arhivaar Referents Referent Toimetaja Toimetaja Inspektor Inspektor Korrektor Korrektuur Sekretär Ekspediitor Ekspediitor Kirjanik ametnik Kirjanik masinakirjutaja Masinakirjutaja Stenograaf Stenograaf kuller kuller Kontoriseadmete operaator
27 Töötajate arvu määramise, konkreetsete ülesannete täitmiseks kuluva aja arvutamise ja töömahu määramise normatiivdokumendid Juhtkonna dokumentaalse toega töö valdkondadevahelised ajanormid. Sektoritevahelised ajastandardid juhtimise dokumentaalseks toetamiseks. Ministeeriumide, osakondade, ettevõtete ja organisatsioonide juhtimise dokumentatsioonitoe parandamise töö ajanormid. Ministeeriumide, osakondade, ettevõtete ja organisatsioonide juhtimise dokumentatsioonitoe parandamise töö ajanormid. Tähtajad tööde tegemiseks automatiseeritud arhiivitehnoloogia ja juhtorganite dokumentatsiooni toega. Tähtajad tööde tegemiseks automatiseeritud arhiivitehnoloogia ja juhtorganite dokumentatsiooni toega.
Rohkem esseesid, kursusetöid, lõputöid sellel teemal:
Psühhodiagnostika. Loengukonspekt loeng. Psühhodiagnostika päritolu psühhodiagnostika: loengukonspektid
Psühhodiagnostika loengukonspektid .. ja Luchininiga ..
Kinnisvaramajanduse distsipliini loengute kokkuvõte
Riigieelarveline õppeasutus.. erialane kõrgharidus.. Uurali Riiklik Majandusülikool..
Loengukonspekt personalijuhtimise ajalugu personalijuhtimise teaduse arengulugu
Personalijuhtimise teaduse arengulugu .. Kaasaegsed juhtimisteooriad ..
Juhtimise mõiste. Juhtimise tüübid. Juhtimistöö ja selle omadused. JUHTMISMUDELID. JUHTIMISE LÄHENEMISVIISID
F W asutaja Taylor Wg andis välja esimese trükitud teose, mis .. Põhiidee mõõtmiste ja esinejate töö vaatluste abil saab optimeerida töö tegemise tehnoloogiat.
Loengukonspektid distsipliinist Ettevõtte juhtimine Majandus ja ettevõtte juhtimine
Föderaalne Haridusagentuur.. Vene Föderatsiooni Haridus- ja Teadusministeerium.. Riiklik erialane kõrgharidusasutus..
Üldine psühhopatoloogia. Psühhiaatria: loengukonspektid
Psühhiaatria loengukonspektid. Litagendi pakutud tekst http liters ru..
arhitektuurne materjaliteadus
Loengukonspekt kursusele Arhitektuurne materjaliteadus. Federal State Educational Institute of Higher Professional Education Southern Federal University. Arhitektuuri ja kunstide instituut.. Inseneri- ja ehitusdistsipliinide osakond..
Maailma religioonide ajalugu: Loengumärkmed Maailma religioonide ajalugu. Religioon kui kultuurinähtus Religioonide klassifikatsioon
Maailma religioonide ajalugu loengukonspektid.. f pankiniga..
Haldusdokumentatsiooni tugiteenus (DOE)
Mõelge SDOU põhitoimingutele: Raamatupidamine ja teatmeteos ning dokumentide registreerimine. Asutuste asjaajamisdokumentide koostamine ja väljastamine. Kontrollimine .. Selleks on vaja SDOU selget organisatsioonilist struktuuri, eelistada ratsionaalsemat töövormi ..
Ettevõtete üldjuhtimise majanduse ja ettevõtte juhtimise distsipliini loengute kokkuvõte
Föderaalne Haridusagentuur.. Vene Föderatsiooni Haridus- ja Teadusministeerium.. Riiklik erialane kõrgharidusasutus..
?Teema 1. Kaasaegse dokumentatsioonihalduse sisu ja põhiülesanded.
Tunni eesmärk: koolieelsete lasteasutuste põhimõistete ja mõistete õppimine; dokumentide koha ja rolli määramine äriettevõtte tegevuses; dokumentide salastatuse arvestamine.
Küsimused õppimiseks:
1. Koolieelse lasteasutuse õppeaine, sisu ja ülesanded.
2. Dokumentide koht ja roll juhtimises praeguses etapis.
3. Dokumentide liigitus.
1. Koolieelse lasteasutuse õppeaine, sisu ja ülesanded
Mõistliku ja tulemusliku juhtimisotsuse, tulemusliku ja otstarbeka tegevuse võti on info hankimise õigeaegsus ja piisavus. Asjatundjate hinnangul kahekordistub maailmas info hulk iga kolme aasta tagant, mis peegeldab inimkonna kõrgeid arengumäärasid kõigis valdkondades. Meie riigis tekib igal aastal hulgaliselt uusi, erineva omandivormiga ettevõtteid, mis on loodud erinevatel eesmärkidel ja millest saavad teabe edastamise objektid ja subjektid. Seega on dokumenteerimisküsimuste teadmiste asjakohasus suur ja suureneb pidevalt.
Teave - hädavajalik kaup. Tiheda konkurentsi tingimustes jääb ellu see, kes saab õigeaegselt ja õiges koguses teavet turu, uute seadmete, tehnoloogiate jms kohta. Dokument on teabe materialiseerimise, ruumis ja ajas fikseerimise vahend ning dokumentide koostamise ja töötlemise tegevust nimetatakse juhtimisdokumentatsiooni toeks.
Juhtimise dokumentatsiooni tugi on juhtimisaparaadi tegevus, mis hõlmab juhtimisfunktsioonide täitmise protsessis dokumenteerimise ja dokumentidega töö korraldamise küsimusi. Dokumentide loomisega otseselt seotud kontoritöö osa nimetatakse dokumenteerimiseks. Dokumentide liikumise ja arvestuse küsimused on seotud dokumendivoo mõistega. Dokumentide säilitamise korraldamise tegevus kuulub arhiivinduse alla.
Juhtimise dokumentatsioonitugi on fundamentaalne juhtimistehnoloogia, mille põhieesmärk on anda juhtkonnale teavet ettevõtte asjade seisu kohta usaldusväärsete juhtimisotsuste tegemiseks ja nende elluviimise jälgimiseks.
DOW objektiks on nii üksikud dokumendid kui ka kogu dokumentatsiooni komplekt.
DOW teemaks on kogu spektrit kajastavate dokumentide korrektne täitmine juhtimistegevused ettevõtted; töövoo nõuetekohane korraldamine vastavalt GOST-i nõuetele.
Distsipliini õppimise eesmärk on omandada dokumentide õige vormistamise ja töövoo nõuetekohase korraldamise põhitõed vastavalt GOST-i nõuetele.
Koolieelse õppeasutuse põhiülesanded:
ettevõtte juhtimise, tootmise ja muu tegevuse kajastamine asjakohastes dokumentides;
dokumentide ratsionaalse kasutamise tagamine ettevõtte äritegevuses.
Dokumentidega töötamisel peaks olema nii väljakujunenud protseduur, et see ei tõmbaks töötajaid kõrvale ettevõtte põhieesmärkidest. Sellega seoses valib iga ettevõte iseseisvalt kontoritöö korraldamise vormi: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud.
Tsentraliseeritud vormiga on kõik dokumenditöötlustoimingud koondunud ühte keskusesse – kontorisse, ühisesse osakonda või sekretäri.
Detsentraliseeritud vorm näeb ette kontoritoimingute hajutamise struktuuriüksuste vahel.
Segavormiga tehakse toiminguid tsentraalselt (vastuvõtt, registreerimine) ja detsentraliseeritult (hoiustamine, juhtumite vormistamine). Kontoritöö korraldamise vorm valitakse, võttes arvesse ettevõtte suurust, töövoo mahtu, struktuuriüksuste koosseisu. (Väikestes äriettevõtetes kasutatakse kõige sagedamini tsentraliseeritud vormi).
2. Dokumentide koht ja roll juhtimises praeguses etapis
Juhtkonna dokumentaalse toe probleem ei kaota praegu oma aktuaalsust. Seda seletatakse järgmiste põhjustega:
on selge mahajäämus teaduse ja tehnoloogia areng infovoogude kasvutempo kohta üldiselt ja juhtimisteabe kasvutempo kohta.
Dokumenditöötlusmeetodid ja -meetodid, mis on praegu paljude ettevõtete töötajate käsutuses, mis igapäevaselt läbivad tuhandeid haldus- ja muid äripabereid, on endiselt täiuslikkusest väga kaugel.
Dokumentidega töökorraldus mõjutab juhtkonna töö kvaliteeti, juhtimistegevuse edukus tervikuna sõltub sellest, kui professionaalselt dokumentatsiooni hoitakse. Tavaliselt dokumenteeritakse kõik organisatsioonilise töö etapid. Dokumentidega töötamine nõuab eriteadmisi ja -oskusi. Dokumendid on mitmekesised ja igal dokumendil – harta, protokoll, korraldus, sertifikaat jne – on oma eripärad ja nendega töötamise reeglid.
Dokumendid tuleb mitte ainult korrektselt vormistada ja vormistada, vaid ka üle kanda, säilitada ja vajadusel kiiresti leida. Seetõttu tuleks ettevõtetes pöörata suurt tähelepanu juhtimistegevuse teabe- ja dokumentatsioonitoele.
Iga juhtimisotsus põhineb alati teabel käsitletava teema või hallatava objekti kohta.
Lisaks usaldusväärsusele ja täpsusele on teabele kehtestatud kaks rangemat nõuet:
1. See peab olema õigeaegne.
2. Sellest peab vastuvõtmiseks piisama parim lahendus.
Kui teave tuli hiljaks, ei saa te enam üheski tegevuses ega sündmuses osaleda. Teisest küljest, kui teave on ebapiisav, teate midagi poole peal, ei pruugi teie otsus mitte ainult olla parim, vaid ka ekslik.
Iga ettevõte, aga ka iga inimene eraldi, saab eksisteerida ainult teavet vahetades. Teabekandjaks on enamikul juhtudel dokument. Ameerika Ühendriikides läbiviidud küsitlusest selgub, et enam kui 90% teabest salvestatakse paberil. Seetõttu omistatakse paljudes arenenud riikides dokumentidega töökorraldusele suurt tähtsust.
Meie riigis võeti 27. juulil 2006 vastu Venemaa Föderatsiooni föderaalseadus "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta". Seadus kajastab mõisteid "teave" ja "dokument".
TEAVE on teave isikute, objektide, faktide, sündmuste, nähtuste ja protsesside kohta, sõltumata nende esitusviisist;
DOKUMENTEERITUD INFORMATSIOON (DOKUMENT) - inimese poolt loodud viisil fikseeritud teabega materiaalne objekt selle edastamiseks ajas ja ruumis.
Mõelge dokumendi omadustele ja funktsioonidele.
Dokumendil on kaks omadust – informatiivne ja operatiivne.
Dokumendi informatiivne omadus on selle võime teavet edastada. See hõlmab asjakohasust, usaldusväärsust, teabe kättesaadavust jne. Dokumendi tööomadused hõlmavad vastupidavust, dokumendi tugevust, võimet taluda erinevaid mõjutusi. Tööomadused määravad dokumendi ohutuse, mis sõltub materjalist ja kirjutamisvahenditest.
Dokumendi põhifunktsioonid:
- informatiivne (faktid, sündmused, nähtused on dokumenti salvestatud ..)
-korralduslik (dokumendi abil tagatakse mõju inimrühmadele nende tegevuse korraldamiseks ja koordineerimiseks)
- suhtlemisaldis (dokument näeb ette Välised lingid ettevõtted);
- juriidiline (vaidluste lahendamisel kasutatakse dokumendi sisu tõendina;
- hariduslik (dokument distsiplineerib esinejat, nõuab kõrgemat haridustaset;
- hariv (algajatele ja noortele professionaalidele valmis dokumendid või saavad nende koopiad eeskujuks uute dokumentide koostamisel ja vormistamisel).
3. Dokumentide liigitus
Juhtimistegevuse käigus seisame silmitsi tohutu hulga erinevate dokumentidega. Igaüks neist omakorda eristub teistest mitte ainult disaini ja sisu, vaid ka teostamise järjekorra poolest. Dokumentide klassifitseerimine aitab suurendada nendega töötamise tõhusust. Dokumentide jaotamine erinevatesse gruppidesse võimaldab dokumenteerimistegevust paremini korraldada.
Kõik dokumendid vastavalt neis kajastatud tegevusliikidele jagunevad kahte klassi:
-dokumendid üld- ja haldusküsimuste kohta (ettevõtte ja selle tegevuse üldjuhtimise küsimused). Selliseid dokumente saavad koostada kõigi osakondade töötajad.
- juhtimisfunktsioonide dokumendid. Neid dokumente koostavad finantsasutuste, raamatupidamise, planeerimise, tarnimise ja turunduse töötajad.
Kõik dokumendid on jagatud ka järgmistesse rühmadesse:
- vastavalt dokumenteerimismeetodile
- käsitsi kirjutatud;
- elektrooniline;
-graafika;
-kino, fotodokumendid.
kasutusala järgi
- organisatsiooniline ja haldus;
- rahaline;
- teaduslik ja tehniline;
-aruandlus-statistika.
sisu
-lihtne;
- keeruline.
koostamise kohas
-sisemine;
- väline.
avalikustamise järgi
- avatud;
- juurdepääsupiirangu templiga ("ametikasutuseks" - teave, mis on mõeldud ainult selle ettevõtte töötajatele; "ärisaladus" - teave, mille avaldamine võib kahjustada selle omanikku; "salajane" - riigisaladust moodustav teave).
- päritolu järgi
- ametlikud või ametlikud dokumendid (juriidilise isiku või üksikisiku koostatud ja nõuetekohaselt vormistatud ettevõtte huve kajastavad dokumendid);
isiklik (teatud isiku huve mõjutav, registreeritud dokumendid).
- juriidilise jõuga
- originaalid või originaalid (autori allkirjastatud ametlike dokumentide esimesed või ainsad koopiad);
-koopia (dokumendid, mis reprodutseerivad täielikult originaalide teavet ja kõiki selle välismärke, millel ei ole juriidilist jõudu);
puhkus (originaali täitmise ajal koopiana tehtud koopia, mis jääb ettevõtte tegevusse, ei ole reeglina allkirjaga kinnitatud);
- tõestatud koopiad (koopiad vajalike andmetega, mis annavad neile juriidilise jõu);
- väljavõtted (dokumendi osad, mis näitavad, millisest dokumendist väljavõte tehti, ametniku poolt kinnitatud ja pitseeritud);
- duplikaadid (originaaldokumendi korduvad koopiad, millel on originaaliga sama juriidiline jõud) - väljastatakse originaali kaotsimineku või hävimise korral.
- vastavalt esitusviisile (ühtlustamise aste)
-individuaalne (ühekordne dokument, mille sisu esitatakse mis tahes kujul);
- šabloon (kui dokumendi struktuur ja osa sisust on eelnevalt koostatud ning teine osa täidetakse koostamisel);
- standard (standardseid protsesse ja nähtusi kirjeldavad dokumendid - standardjuhised);
- eeskujulik (kasutatakse analoogia põhjal dokumentide koostamiseks ja vormistamiseks);
- ühtne (sisaldub mis tahes ühtses dokumentatsioonisüsteemis).
- vastavalt tähtaegadele
- kiireloomuline (tähtaja äramärkimisega);
- mitte kiireloomuline.
säilivusaja järgi
-ajutine ladustamine (kuni 10 aastat);
- pikaajaline ladustamine (üle 10 aasta);
- alaline ladustamine.
Teema 2. Riikliku dokumentatsioonisüsteemi kujunemislugu.
Uuringu eesmärk: riikliku dokumentatsioonisüsteemi arendamise põhietappide uurimine ja teatud traditsioonide väljaselgitamine dokumentide loomisel.
Küsimused õppimiseks:
1. Kontoritöö Vana-Venemaal.
2. Kohustuslik kontoritöö XV-XVII sajand.
3. Kolleegiline kontoritöö.
1. Kontoritöö Vana-Venemaal
Vana-Vene riigi arengu algfaasis (kuni 15. sajandi lõpuni) avalikud institutsioonid ei eksisteerinud. Nende ülesandeid täitsid enamasti üksikud ametnikud või organid. Nendel tingimustel ei olnud ühtne kontoritöö süsteem juhtimissüsteemi enda poolt nõutud. Meie aegadesse jõudnud dokumendid näitavad aga, et juba X sajandil. Vana-Vene riigis oli dokumentide kirjutamise kultuur. Sel perioodil (X-XV sajand) dokumenteeritakse peamiselt õigussuhteid, luuakse testamente. Riigi seadusandlike aluste arenedes tekivad dokumendid, mis fikseerivad konkreetsed eraõiguslikud suhted. Need on arvukad seadusjärgsete müügiarvete kirjad; laenatud, pandiorjus, raha laenu fikseerimine jne.
X-XIV sajandil Venemaal kujunesid dokumentide koostamisel ja vormistamisel teatud traditsioonid, võttes arvesse nende funktsionaalset eesmärki.
Koos tekkivate dokumentide arvu kasvuga on välja selgitatud ka kohad nende kõige turvalisemaks hoidmiseks. Linnades on need reeglina kesksed templid ja kloostrid. Samuti on olemas elemendid teabe kaitsmiseks volitamata juurdepääsu eest salvestamise ja kasutamise etapis. Samuti on fikseeritud esimesed dokumentide võltsimise juhtumid poliitilistel ja isiklikel palgasõduritel.
Kuni neljateistkümnenda sajandi lõpuni. Põhiliseks kirjutamismaterjaliks Venemaal oli pärgament (spetsiaalselt riietatud vasika-, lamba- või kitsenahk). Dokumendid kirjutati pidevas tekstis, ilma eraldi sõnadeks jaotamata. Kirjavahemärkidest kuni XIV sajandini. lause lõpus kasutati punkti. Viieteistkümnendal sajandil kallis pärgament asendati paberiga, mis toodi algselt Lääne-Euroopa riikidest ja alates 17. sajandi teisest poolest. kasutatud oma, kodumaine. Algselt valmistati paberit kaltsudest ja tinti rauasooladest ja tindipähklitest ekstraheeritud tanniinidest. Tindi ja kaltsupaberi kombinatsioon muutis teksti eriti vastupidavaks. Seetõttu on arhiivis talletatud selle perioodi dokumendid hästi loetavad.
Vaadeldavat perioodi võib iseloomustada kui Venemaa kontoritöösüsteemi traditsioonide järkjärgulise kokkumurdmise, dokumentide dokumenteerimise, töötlemise ja säilitamise ning nende turvalisuse tagamise kogemuste kogumise perioodi. See polnud aga veel kontoritöö, vaid pigem info dokumenteerimise komme.
2. Kohustuslik kontoritöö XV-XVII sajand
Haldussfääris hakkas praktiline dokumendihaldus erilises süsteemis välja kujunema samaaegselt Venemaa tsentraliseeritud riigi kujunemisprotsessiga 15-16 sajandil.
Riigikantseleitöö süsteem hakkab kujunema alles 15. sajandi keskpaigas, Moskva vürstiriigi kujunemisega riigiks. Siis loodi esimesed ordud - riigivõimu keskorganid, mis vastutavad teatud vürstivalitsuse harude eest, ja ordumajandid - organid valitsuse kontrolli all kohtades. Nende organite tegevuse käigus sündis töö dokumentidega, mida nimetati kantseleitööks.
Tellimuse kontoritöö - töö tellimustes teostatud dokumentidega. Ordenites kujunes vähehaaval asjatundmatutest, oma äri tundvatest ja ajapikku riiklike küsimuste lahendamist mõjutama hakanud teenistuse inimestest professionaalsete ametnike kiht.
Käskude menetlemine algas kas sissetuleva dokumendi saabumise hetkest või algatusdokumendi koostamisest tsaari või bojaari juhtimisel. Ühe juhtumiga seotud dokumendid liimiti üksteise külge, liimimiskohad kinnitas tagaküljel allkirjaga ametnik. Juhtumiga tutvumiseks oli vaja veergu laiendada ja lugemisel see kokku tõmmata. Tellimusbürootööst saime päranduseks sõna "bürokraatia". Kleebituna keskmiselt 50-80 m pikkusteks veergudeks, keriti dokumendid pulkadele rullidesse. Linde lohistati lugemise ajal, sellest sündiski kontseptsioon, mis tänapäeval tähistab enneaegset ja mitte sisuliselt konkreetse probleemi lahendust.
Selle perioodi dokumentide iseloomulikuks jooneks on võimulolijate mõõtmatu ülendamine kõikvõimalike tiitlite, auastmete ja võimude loetlemisega.
Just selles etapis luuakse järk-järgult kesk- ja kohalike asutuste kontoritöö süsteem, moodustatakse kontoritöötajate kaader, luuakse stabiilsed dokumentide vormid ja nende koostamise meetodid. Seitsmeteistkümnenda sajandi keskel bürootöös korra taastamiseks rakendatakse mõningaid meetmeid, ilmuvad eraldi seadusandlikud aktid dokumenteerimise korra kohta.
3. Kolleegiline kontoritöö
Vananenud tellimuste süsteemi asemel 1717.–1718. Peeter 1 lõi 12 kolledžit, millest igaüks vastutas konkreetse tööstuse või juhtimisvaldkonna eest. Riigikolleegiumide üldmäärustega loodi tegelikult büroo ja kinnitati sekretäri koht; 27. veebruar 1720 võib pidada Venemaal sekretäri ametikoha sünnikuupäevaks Kollegiaalne kontoritöö - dokumentidega töökorraldus kolledžites (alates 1717. aastast). Nendes asutustes on domineerivaks muutunud kollegiaalne otsuste langetamise viis kolleegiumi, reeglina presidendi, asepresidendi ja 2-3 nõuniku kohalolekuga.
Eelkõige käsitleti kolledžites riigiasju, seejärel eraasju. Nädal tugines riigiasjade otsusele, eraasjad kaebuste peale tuli lahendada kuue kuu jooksul. Kogu juhatuse kantseleitöö toimus sekretäri juhendamisel. Olulised paberid koostas ta ise, ülejäänud valmis tema juhendamisel.
Igas kolleegiumis oli prokurör, kes jälgis juhtumite lahendamise järjekorda ja seaduslikkust. Kollegiaalses kontoritöös paistab see tekstist välja ja muutub vormi iseseisvaks elemendiks, dokumendi kuupäevaks. Dokumendi nimi muutub vormi iseseisvaks elemendiks. Üldjoontes iseloomustas juhatuste kontoritööd kirjaliku töö ja formaalsuste märkimisväärne suurenemine, mille üle töötajad nurisesid. Isegi ametnike koosseis, võrreldes korraldustega oluliselt suurenenud, ei tulnud juhtumite rohkusega toime, mis tõi kaasa kontoritöö aegluse ja bürokraatia.
Kollegiaalse kontoritöö perioodil pandi alus raamatupidamise korraldamisele ja dokumentide säilitamisele, samal ajal tekkis esmakordselt nimetus “arhiiv”.
XVIII sajand bürootöö arendamisel iseloomustas büroo ja asutuse kui terviku tegevuse kõigi aspektide seadusandliku regulatsiooni tugevdamine, asutuste tegevuse üldiste halduspõhimõtete kujunemine ja kinnistamine ning eelkõige bürokraatlik põhimõte.
4. 19. sajandi - 20. sajandi alguse ministrite arvestus.
Üheksateistkümnenda sajandi algus tähistas uus avaliku halduse ja kantseleitöö reform, mis puudutas peamiselt kõrgemat valitsemistasandit. Sel perioodil ilmus uus juhtimissüsteem - ministrite haldus, mis põhineb käsu ühtsuse põhimõttel.
Esimesed ministeeriumid, mis loodi 1802. aastal, olid mereväe-, välis-, rahandus-, rahvahariduse jne ministeeriumid. Igale ministrile tehti ülesandeks luua amet ja omada assistent.
Tuleb märkida, et kontoritöö mõiste tekkis 18. sajandi teisel poolel. ja tähistas tegevusi, millega tegeles mitte ainult büroo, vaid kogu asutuse aparaat tervikuna. Mõiste "paberimajandus" tuleneb sõnade "juhtum" kombinatsioonist ja tollal mõisteti "asja" mitte kui kausta dokumentidega, nagu selle sõna tänapäevases tähenduses, vaid kui arutlusel olevat ja lahendatavat küsimust. , st. juhtumi otsus.
Kõik ministeeriumisse laekunud juhtumid jagunesid kolme kategooriasse: jooksvad juhtumid (aruanded, avaldused, kirjavahetus jne); erakorralised juhtumid (avastatud kuritarvitamise juhtumid); "kannatamatud" või kiireloomulised juhtumid. “Juhtumimenetluse” käigus tekkinud dokumendid võib jagada kahte rühma: büroosisest tööd kujutavad dokumendid (märkmed, tõendid, registreerimispäevikud) ning teistest asutustest asutusse saabunud ja teistele asutustele saadetud dokumendid.
Muudatused juhtimissüsteemis, vastavad ümberkorraldused uute asutuste tegevuse dokumenteerimise süsteemis tõid kaasa muudatused dokumendi vormis. Ministeeriumite kantseleitöösse ilmuvad asutuste vormid detailide nurgataotusega. Vormid trükiti tüpograafiliselt või kirjutati käsitsi.
Kogu üheksateistkümnendal ja kahekümnenda sajandi alguses. teostatakse kõrgemate, kesk- ja kohalike asutuste kantseleitöö seadusandlikku reguleerimist.
Vaatamata olulisi muutusi et ministriameti töö süsteem on XIX sajandi lõpuks läbi teinud. nõuti paindlikumaid kontoritöö vorme. Kiiresti muutuvate ühiskondlike suhete jaoks oli ministriameti töösüsteem jätkuvalt kohmakas.
Välimus kirjutusmasinad kiirendas kogu büroo kirjalikku tööd, võimaldas toota korraga mitu koopiat dokumentidest, vähendades oluliselt käsitsi kirjutatud töö mahtu. Lisaks on masinakirjas kirjutatud tekst muutunud kompaktsemaks, vähendades seeläbi asutustes dokumentide mahtu.
Telegraafi tulek äratas ellu uut tüüpi kirjavahetus - telegrammid, millest said väga kiiresti massidokumendid; Telefoni leiutamine tõi kaasa telefonisõnumite ilmumise - telefoni teel edastatud sõnumi kirjaliku salvestuse.
XIX lõpus - XX sajandi alguses. Üha enam pööratakse tähelepanu registreerimissüsteemile, vajadusele seda tsentraliseerimise kaudu lihtsustada. Selle perioodi kontoritöö korralduse eripäraks pole mitte ainult selle selge seadusandlik regulatsioon, vaid ka üsna ulatusliku bürookirjanduse ilmumine. XVIII sajandi teisel poolel. ilmuvad esimesed näidisdokumentide kogud. Sellised kogud olid mõeldud kõige laiemale hulgale ametnikele ja üksikisikutele, kes pidid pöörduma riigiasutuste poole.
5. Juhtimise ja kontoritöö ajalugu 20. sajandil.
1917. aasta Oktoobrirevolutsiooni tagajärjel lakkas Venemaal olemast vana riigiaparaat ja hakati ehitama uut.
Nõukogude asutustesse värvati tööle erihariduseta töötajaid ja sõdureid. Dokumentatsioonihalduse tase on langenud.
Töö kontorisüsteemi täiustamiseks aga jätkus. Juhtimistehnoloogia ratsionaliseerimisel kasutati eelkäijate kogemusi. Nõukogude riigiaparaadi kujunemisel pöörati suurt tähelepanu kontoritöö lihtsustamisele ja ratsionaliseerimisele.
Juhtimis-, NOT- ja kontoritöö valdkonna uurimistöö korraldamise seisukohalt võib 1920. aastate perioodi pidada kõige soodsamaks. 1921. aastal toimus I ülevenemaaline töö ja tootmise teadusliku korralduse konverents, kus töö ja tootmise teadusliku organiseerimise küsimuste kõrval puudutati ka juhtimistöö teadusliku korralduse ja dokumentidega töötamise probleeme. peale. 1923. aastal loodi büroo "Standardeerimine", mis tegeles juhtimise dokumentaalse toetamise küsimustega. 1926. aastal asutati Riiklik Juhtimistehnoloogia Instituut (ITU), mis tegeles riigiaparaadi täiustamisega.
Kõige huvitavam ja paljutõotavad arengud ITU-s viidi läbi kontoritöö probleeme järgmistes põhivaldkondades:
-asutuste dokumendivoog ja selle optimeerimise meetodid;
-dokumentide registreerimise meetodid;
- dokumentide täitmise kontroll;
- dokumentide säilitamine.
Nõukogude institutsioonide töötajate madal üldine juhtimiskultuur on aga põhjustanud nõudluse puudumise paljudes valdkondades.
30ndatel. kujundamisel ja tugevdamisel on jäik tsentraliseeritud haldus-käsujuhtimissüsteem, mis välistab alternatiivsete lähenemiste kaalumise riigiameti töö korraldamisel. Selle tulemusena lagunevad NOT-i ja kontoritöö teemade uurimisega seotud struktuurid ning ITU likvideeritakse.
1936. aasta põhiseadus muutis oluliselt poliitilist süsteemi, hierarhiat ja kõrgeimate võimude volitusi. Iga hierarhilise struktuuri jaoks kehtestati teatud tüüpi dokumentide avaldamisel jäik volituste süsteem.
Teadustöö märkimisväärne vähenemine juhtimise ja kontoritöö vallas ei tähenda, et 30. a. töö selles valdkonnas on lõppenud. Sel perioodil viidi läbi uuringud spetsiaalsete dokumentatsioonisüsteemide standardimise ja ühtlustamise kohta. Teatavaid edusamme on tehtud raamatupidamise ja personaliarvestuse sujuvamaks muutmisel.
Suure Isamaasõja puhkemine nõudis kõigi ressursside allutamist sõjaaja vajadustele. Peatati dokumentidega töötamise ratsionaliseerimise, nende standardimise arendused.
Sõjajärgne periood nõudis märkimisväärseid jõupingutusi rahvamajanduse taastamiseks ja tõrjus dokumendihalduse küsimused tagaplaanile. Alles 1960. aastate alguseks hakati uuesti uurima tehnoloogia ja juhtimistehnika ratsionaliseerimise alast. 1966. aastal moodustati NSV Liidu Peaarhiivivalitsuse süsteemis Üleliiduline Dokumendihalduse ja Arhiivinduse Teadusliku Uurimise Instituut (VNIIDAD), mille üheks peamiseks ülesandeks oli ühtse riikliku dokumendihalduse süsteemi loomine ( EGSD).
Aastatel 1969-1970. töötati välja ja kiideti heaks rida juhtimisdokumentatsiooni riiklikke standardeid.
Alates 1972. aastast hakkasid NSV Liidus kehtima ühtsed korraldus- ja haldusdokumentide koostamise ja vormistamise eeskirjad ning ühtsed dokumentidega töö korraldamise eeskirjad.
1975. aastal kehtestati GOST 6.15.1-75 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Põhisätted. ”, mis määratleb põhinõuded organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtsetele fondidele.
1984. aasta alguseks töötati välja ja kinnitati 16 üleliidulise tähtsusega SRD-d, 27 riiklikku standardit ja 26 üleliidulist tehnilise ja majandusliku teabe klassifikaatorit.
Uus etapp kodumaise dokumentatsiooni arengus algas 1980.-1990. aastate vahetusel. Venemaal toimus poliitilises ja majanduslikus süsteemis muutus. Dokumentidega töötamisel hakati laialdaselt kasutama uusimaid arvutitehnoloogiaid, riik hakkas sisenema maailma inforuumi.
Mõne GOST-i tähtsus ilmnes täielikult hiljem 90ndatel. Nende materjalide kasutuselevõtt juhtimispraktikas on oluliselt parandanud dokumentatsiooni vormistamist, tõhustanud teabe otsimise, salvestamise ja säilitamise protseduure.
Seega oli kontoritöö arengus Venemaal 20. sajandil kolm peamist perioodi: kogu kontoritöö korraldamise süsteemi ümberkorraldamine 20-30ndatel aastatel, periood, mil selle valdkonna arengud peaaegu täielikult puudusid 40ndatel. -50ndad ja arendamine ulatuslik õiguslik raamistik, kontoritöö normid ja reeglid 60-90.
Venemaa majanduse radikaalse ümberkorraldamise kontekstis on järsult kasvanud dokumentaalse juhtimise roll ja tähtsus.
Teema 3. Koolieelsete lasteasutuste regulatiivne ja metoodiline raamistik.
Uuringu eesmärk: föderaalseaduste, GOST-ide, Venemaal dokumenteerimistegevust reguleerivate klassifikaatorite uurimine.
Küsimused õppimiseks:
1. Koolieelse lasteasutuse normatiiv- ja metoodilise baasi koosseis.
2. Koolieelse haridussüsteemi standardimine ja ühtlustamine.
3. Ülevenemaalised dokumentatsiooni klassifikaatorid.
4. Juhtimise dokumentaalse toe riiklik süsteem.
1. Koolieelse lasteasutuse regulatiivse ja metoodilise baasi koosseis.
Praegu reguleerivad ettevõtete, organisatsioonide ja asutuste juhtimise dokumentatsiooni toetamist kehtivad õigusaktid, kõrgemate asutuste asjaajamisdokumendid, arhiivihalduse eeskirjad ja juhendid.
Koolieelse lasteasutuse normatiivne ja metoodiline baas on seaduste, määruste, organisatsiooniliste ja metoodiliste dokumentide kogum, mis reguleerib dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise ja kasutamise tehnoloogiat. praegused tegevused organisatsioonid või asutused. See baas hõlmab ka PEI-teenuse ja muude haldusaparaadi teenuste tegevuse reguleerimist (olekud, funktsioonid, struktuur, tehniline tugi ja muud aspektid).
Koolieelse õppeasutuse normatiivne ja metoodiline baas sisaldab:
-Vene Föderatsiooni õigusaktid teabe ja dokumentatsiooni valdkonnas;
- Vene Föderatsiooni valitsuse, föderaalsete täitevorganite (ministeeriumid, komiteed, talitused, asutused jne) otsused ja korraldused, mis reguleerivad föderaalse tasandi juhtimise dokumentaalse toe küsimusi;
- riiklik juhtimisdokumentide toetamise süsteem (Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumentide tugiteenustele (GSDOU - NSVL Peaarhiivi korraldus 25.05.88 nr 33);
-Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste ja nende territoriaalsete üksuste esindus- ja täitevvõimude õigusaktid, mis reguleerivad koolieelsete haridusasutuste küsimusi;
-regulatiivse ja juhendava iseloomuga õigusaktid, erinevate organisatsioonide koolieelsete lasteasutuste metoodilised dokumendid;
-riiklikud standardid dokumenteerimisel;
-ühtsed dokumentatsioonisüsteemid;
- ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid;
-määrused koolieelse lasteasutuse töötajate juhtiva töö korraldamise ja kaitse kohta;
-dokumentide arhiivihoiu korralduse normdokumendid.
Tsiviilõiguse aluseks on Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik, mille 1. osa võeti vastu 21. oktoobril 1994, 2. osa - 22. detsembril 1995. aastal. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik kehtestab tsiviilsuhete aktide fikseerimiseks ja nende faktide registreerimiseks loodud dokumentide liigid ja sordid. tekkimine või lõppemine, õigussuhete kinnitamine jne. Näiteks Art. Tsiviilseadustiku artiklid 51 ja 4. peatüki järgnevad artiklid kehtestavad juriidilise isiku loomisel, registreerimisel, ümberkorraldamisel ja likvideerimisel kasutatavate dokumentide liigid.
Koos Vene Föderatsiooni tsiviilseadustikuga reguleerivad teabe ja dokumentidega töötamise teatud aspektid föderaalseadused.
Vene Föderatsiooni 10. juuli 1993. aasta seadusega "Tehniliste eeskirjade kohta" nr 5154-1 kehtestatakse Vene Föderatsiooni standardimise õiguslik raamistik, mis on kohustuslik kõikidele valitsusasutustele, ning määratakse kindlaks meetmed, millega kaitstakse riigi huvisid. tarbijatele ja riigile standardimise ja dokumentatsioonihalduse valdkonna regulatiivdokumentide väljatöötamise ja rakendamise kaudu.
27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 149-FZ "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta" sätestab, et teaberessursid (dokumendid ja dokumendimassiivid) on üksikisikute, juriidiliste isikute ja riigi vaheliste suhete objektid ning neid kaitseb seadus , koos muude ressurssidega. Seadusega kehtestatakse teaberessursside loomise, säilitamise ja kasutamise õigusrežiim.
Vene Föderatsiooni seadus "Riigisaladuse kohta" 21. juulist 1993 nr 5485-1 reguleerib suhteid, mis tekivad seoses teabe riigisaladuseks tunnistamisega, nende salastatuse kustutamisega ja kaitsega Venemaa julgeoleku tagamise huvides. Föderatsioon. Seaduses käsitletakse riigisaladust, mida riik kaitseb oma sõjalises, välispoliitikas, majandus-, luure-, vastuluure- ja operatiivotsingutegevuses, mille levitamine võib kahjustada Vene Föderatsiooni julgeolekut.
21. novembri 1996. aasta föderaalseadus nr 129-FZ “Raamatupidamise kohta” kajastab raamatupidamise põhinõudeid, määratleb esmaste raamatupidamisdokumentide kohustuslikud üksikasjad, selgitab koosseisu. finantsaruanded äriorganisatsioonid ja kehtestatud tähtajad raamatupidamisdokumentide, raamatupidamisaruannete säilitamiseks vastavalt riigiarhiivi korrastamise eeskirjale.
Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik, seadusandluse alused ja föderaalseadused leidis nende edasise arengu Vene Föderatsiooni presidendi määrustes, Vene Föderatsiooni valitsuse otsustes, määrustes ja reeglites.
Spetsialist peab teadma sätteid:
- Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet nr 1203 "Riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta" (muudetud Vene Föderatsiooni presidendi 24. jaanuari 1998. aasta dekreediga nr 61 );
- Vene Föderatsiooni valitsuse 5. detsembri 1991. a dekreet nr 35 “Teabe loetelu kohta, mida ei saa anda ärisaladus»;
- muud regulatiivsed juriidilised dokumendid.
Kõik need normatiivdokumendid on ettevõtete kontoritöö protsessi korraldamisel väga olulised.
2. Koolieelse haridussüsteemi standardimine ja ühtlustamine
Enamik juhtimisteave fikseeritud dokumentide kujul. Juhtimisprotsessi ennast iseloomustab töösituatsioonide ja nende lahendamiseks ettevõtlike tegevuste märkimisväärne mitmekesisus ja kordumine. Dokumentatsiooni täiustamise põhisuund on ühtlustamine ja standardimine.
Unifitseerimise all mõistetakse millegi ühtsesse süsteemi, vormi, ühtsusse viimist.
Dokumentide ühtlustamine toimub selleks, et vähendada juhtimistegevuses kasutatavate dokumentide hulka, tüpiseerida nende vorme, kehtestada ühtsed nõuded sama tüüpi juhtimisülesannete lahendamisel loodud dokumentide vormistamisele, vähendada dokumentide koostamise ja menetlemise kulusid. ja saavutada erinevates tööstusharudes loodud andmebaaside teabeühilduvus.
Ratsionaalselt organiseeritud omavahel seotud dokumentide kogumit, mis on loodud ühtsete reeglite ja nõuete järgi ning mida kasutatakse teatud tegevusvaldkonnas, nimetatakse ühtseks dokumentatsioonisüsteemiks (UDS).
Standardimise olemus on optimaalsete reeglite ja nõuete kehtestamine, mis on kohustuslik kohaldamiseks ettenähtud korras vastuvõetud dokumentide väljatöötamiseks ja täitmiseks nende üldiseks ja korduvaks kasutamiseks kontoritöös. Arendustulemused vormistatakse riikidevaheliste (GOST), osariikide (GOSTR), tööstuse (OST) ja ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide standardite (STP) kujul.
Ühtlustamise ja standardimise alase töö tulemuseks võivad olla nii teatud tüüpi dokumentide (näiteks GOST 7.32-2001 "Uurimisaruanne. Registreerimise struktuur ja reeglid") kui ka ühtsete dokumentatsioonisüsteemide standardid. Näiteks GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele" on osa organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtsest süsteemist (USORD). Lisaks on riigis ühtne pangadokumentatsiooni süsteem, tööjõu arvestuse ja selle tasumise dokumentatsioon, väliskaubanduse dokumentatsioon jne. USDD täielik loetelu on toodud ülevenemaalises juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatoris OK 011-93.
Nõuded ühtsete dokumentide vormide väljatöötamisele
Töötatakse välja ühtsed dokumentide vormid, kui juhtimisprobleemide lahendamiseks on vaja moodustada uusi näitajaid. Näitajate dubleerimine erinevates vormides dokumentides ei ole lubatud.
Dokumendiplankide andmed on paigutatud näidisvõtme alusel, mis on ehitatud arvestades lehe kahe külje ratsionaalset kasutamist dokumendiplankide jaoks, mille plangid on trükitud. Teine ja järgnevad leheküljed peavad olema nummerdatud. Leheküljenumbrid asetatakse lehe ülemise veerise keskele. Araabia numbrid.
Dokumendi vormi sisu tuleks koostada vastavalt standardile GOST 1.5-85. Dokumendi sisu on lubatud vormistada teksti kujul.
Dokumentide ühtsete vormide üksikasjade nimetused peavad vastama ülevenemaalistes tehnilise ja majandusteabe klassifikaatorites (OKTEI) kasutusele võetud nimedele.
Nende veergude nimedes, milles koodid on esitatud, tuleks märkida kasutatud klassifikaatorite lühendatud nimetused või nende jaoks vastuvõetud tunnus.
Dokumendivormide püsivad üksikasjad peaksid reeglina eelnema muutujatele. Arvutitehnoloogia abil töödeldavaid detaile sisaldava tsooni tabeli esimesed veerud tuleks reserveerida detailidele, mis tuvastavad arvutisse sisestamisel reale pandud teabe.
Kontrollsumma meetodi kasutamisel on soovitatav salvestada kontrollsummad, mis on mõeldud teabe kaitsmiseks juhuslike vigade eest, eraldades tabeli viimase rea ja (või) selle veeru, võttes arvesse andmetöötluses kasutatavate arvutusvahendite nõudeid.
Nõuded dokumentide tekstidele ja nende esitamise järjekord määratakse organisatsioonilist ja haldusdokumentatsiooni reguleerivate dokumentidega.
Sõnade lühendid dokumendivormides peavad vastama kehtivatele OKTEI-s vastu võetud õigekirja- ja kirjavahemärkide reeglitele ja lühenditele.
Dokumentide ühtsete vormide klassifikatsioon
Sõltuvalt heakskiidu tasemest ühtsed vormid Dokumendid jagunevad nelja kategooriasse:
- riik (ülevenemaaline);
- valdkondlik (osakondlik);
- Vene Föderatsiooni subjektid;
- ühingute, ettevõtete, organisatsioonide dokumentide vormid.
3. Ülevenemaalised dokumentatsiooni klassifikaatorid.
Olulised teabetoetuse vahendid on tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid. Nad pakuvad integreeritud andmetöötlust automatiseeritud infosüsteemides.
Tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid - normatiivdokumendid, mis sisaldavad klassifikatsioonirühmadena esitatud objektide nimede ja neile määratud koodide süstematiseeritud kogumit.
Praegu jätkab tööd 37 ülevenemaalist ja üleliidulist klassifikaatorit. Klassifikaatorite kogum, samuti teaduslikud, metoodilised ning regulatiivsed ja tehnilised dokumendid nende arendamiseks, hooldamiseks ja rakendamiseks moodustavad ühtne süsteem tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifitseerimine ja kodeerimine.
Sõltuvalt rakendusalast jagatakse klassifikaatorid ülevenemaalisteks, valdkondlikeks ja ettevõtete klassifikaatoriteks.
Sisu järgi võib kõik klassifikaatorid jagada järgmistesse rühmadesse:
Juhtimisdokumentide, automatiseeritud juhtimissüsteemides lahendatud ülesannete, tegevusliikide, majanduslike ja sotsiaalsete näitajate teabe klassifikaatorid:
- Ülevenemaaline standardite klassifikaator (OKS)
- Ülevenemaaline toodete klassifikaator (OKP)
- Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator (OKUD)
- Ülevenemaaline mõõtühikute klassifikaator (OKEI)
Organisatsioonistruktuuride teabe klassifikaatorid:
- Ülevenemaaline ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaator (OKPO)
- Ülevenemaaline rahvamajanduse sektorite klassifikaator (TÖÖTAS kuni 2003. aastani)
-Vene Föderatsiooni Standardi- ja Metroloogiakomitee 6. novembri 2001. aasta dekreet nr 454, mis võeti vastu ja jõustus 1. jaanuaril 2003, ülevenemaaline majandustegevuste klassifikaator (OKVED), mille töötas välja Vene Föderatsioon. Majandusarengu ministeerium.
Rahvastiku ja tööjõu teabe klassifikaatorid
- Ülevenemaaline hariduse erialade klassifikaator (OKSO)
- Ülevenemaaline töötajate ametite klassifikaator, töötajate ametikohad ja tariifikategooriad(OKPDTR).
4. Juhtimise dokumentatsiooni toetamise riiklik süsteem.
Kõige terviklikum valdkondadevaheline dokument juhtimise dokumentatsioonitoe korralduse kohta on 1990. aastal välja antud riiklik juhtimistoetuse süsteem (GSDM). GSDOU normid ja reeglid põhinevad 1973. aastal NSV Liidus loodud ühtse riikliku registrisüsteemi (EGSD) põhisätetel. ning mängis olulist rolli dokumenteerimisprotsesside optimeerimisel kodumaises majanduses.
GSDOU - põhimõtete ja reeglite kogum, mis kehtestab ühtsed nõuded juhtimistegevuse dokumenteerimiseks ja dokumentidega töö korraldamiseks valitsusasutustes, ettevõtetes ja avalik-õiguslikes organisatsioonides.
GSDOU põhieesmärk on tõhustada organisatsioonide dokumendivoogu, vähendada dokumentide arvu ja parandada nende kvaliteeti, luua kõige soodsamad tingimused tehniliste vahendite kasutamiseks ja kaasaegsed tehnoloogiad teabe kogumine, töötlemine ja analüüs.
GSDOU põhisätted hõlmavad haldustegevuse dokumenteerimise, dokumentidega töö korraldamise, dokumentidega töö mehhaniseerimise ja automatiseerimise, dokumendihaldusteenuse korraldamise küsimusi.
GSDOU sätted on Vene Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade bürootöö tüüpjuhistes välja töötatud seoses vastava juhtimistasemega. 6. juulil 1992 kinnitas Riigiarhiiviteenistus Vene Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade paberimajanduse näidisjuhised. See võeti kasutusele eesmärgiga täiustada ühtsetel alustel juhtimise dokumentatsiooni tuge ja tõsta selle efektiivsust, ühtlustades juhtimisdokumentide koosseisu ja vormid ning nendega töötamise tehnoloogia.
Vastavalt DOW süsteemile ja bürootöö näidisjuhendile töötavad ministeeriumid ja organisatsioonid välja sarnased dokumendid, võttes arvesse valdkonna ja konkreetse organisatsiooni eripära.
Lähiaastatel on kavas välja töötada GSDOU uus väljaanne kui normide, nõuete ja määruste süsteem, mis reguleerib ettevõtetes ja organisatsioonides dokumentidega töötamise põhireegleid. Tulevase süsteemi põhimõtteline erinevus seisneb selles, et see on ühtne automatiseeritud dokumentatsiooni ja töövoo kompleks, mis põhineb uutel infotehnoloogiatel (kaasaegsed tekstiredaktorid, e-post, juhtumite automatiseeritud nomenklatuur)
Teema 4. Põhinõuded dokumendi koostamisele ja vormistamisele.
Uuringu eesmärk: uurida juhtimisdokumentide detailide koostist ja asukohta vastavalt GOST R6.30-2003.
Küsimused õppimiseks:
1. Dokumentide vormid ja nõuded neile. Dokumendi struktuur. Nõuded dokumentide vormistamisele vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele.
Dokumentide vormid ja nõuded neile
Enamik ettevõtte dokumente, sealhulgas väljaminevad dokumendid, on vormistatud kirjaplangile.
Vorm - standardne paberileht, millele on tüpograafiliselt reprodutseeritud püsiv teave.
Dokumentide vorme saab toota tüpograafiliselt, kasutades operatiivseid printimisvahendeid, või reprodutseerida arvutitehnoloogia abil konkreetse dokumendi loomisel. Kõige olulisemate dokumentide jaoks kasutavad ettevõtted eelprinditud vorme, millel on väga üksikasjalik logo, reljeef, vesimärgid, mitmevärviline printimine ja muud võltsimise funktsioonid. Reeglina nummerdatakse sellised vormid tüpograafiliselt või spetsiaalsete lugejatega. Iga sellise vormi kasutamine tuleks registreerida spetsiaalsetel registreerimisvormidel.
Kirjaplangi paberil peaksid olema sellised omadused nagu ülekuumenemisel või märjal mitte kõverdumine ja lehe pinnalt tolmuvaba, samuti vastama tiheduse nõuetele - 80 g / m2 kuni 200 g / m2 ja valgedus - 88% kuni 98%.
Vormide valmistamiseks kasutatakse peamiselt kahte A4 formaadis paberilehte - (210 * 297 mm) ja A5 (148 * 210 mm).
Igal dokumendi lehel, mis on koostatud nii vormile kui ka ilma selleta, peavad olema sobiva suurusega veerised:
Vasak - 20 mm;
Parem - 10 mm;
Top - 20 mm;
Alumine - 20 mm.
GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele. võimaldab luua ettevõtte, struktuuriüksuse ja ametniku kirjaplanke.
Vastavalt GOST-i nõuetele kehtestatakse järgmist tüüpi ettevõttevormid:
Üldvorm - ettevõtte või struktuuriüksuse vorm mis tahes liiki dokumendi (v.a kiri) valmistamiseks;
kirjaplank;
Teatud tüüpi dokumendi vorm, välja arvatud kiri.
Vormi detailide asukohaks on kaks võimalust - nurgeline ja pikisuunaline.
Dokumendi struktuur. Nõuded dokumentide vormistamisele vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele »
Iga dokument koosneb teatud üksikasjadest.
Rekvisiit on mis tahes kohustuslik element ametlik dokument.
Dokumendi moodustavate detailide kogumit nimetatakse dokumendivormiks.
Paigutuse võti - dokumendi koostamise mudel, mis määrab konstruktsiooniruudustiku koostamise nõuete ulatuse, vormingud, väljade suurused ja põhidetailid. Näidisvõti on kindlasse järjestusse paigutatud detailide kogum, mis on omane igat tüüpi dokumentidele.
GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele” näeb dokumentide koostamisel ja vormistamisel ette 29 detaili asemel 30 GOST 6.30-97 järgi.
Seda standardit kohaldatakse organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtse süsteemiga (USORD) seotud organisatsioonilistele ja haldusdokumentidele – resolutsioonidele, korraldustele, korraldustele, otsustele, protokollidele, aktidele, kirjadele jms (edaspidi dokumendid), mis sisalduvad Kõik - Venemaa juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator (OKUD) (klass 0200000) ja kasutatakse tegevustes:
- föderaalosariigi ametiasutused, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste, sealhulgas Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigiasutused, mille riigi riigikeeleks on koos vene keelega kohalikud omavalitsused;
- ettevõtted, organisatsioonid ja nende ühendused, sõltumata omandivormist ja õiguslikust vormist.
See standard määrab kindlaks dokumentide üksikasjade koostise; dokumentide üksikasjade registreerimise nõuded; nõuded vormidele ja paberimajandusele; nõuded Vene Föderatsiooni riigivambleemi, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste embleemide reproduktsiooniga vormide tootmisele, arvestusele, kasutamisele ja säilitamisele.
Dokumentide koostamisel ja töötlemisel kasutatakse järgmisi üksikasju:
01 - Vene Föderatsiooni riigivapp;
02 - Vene Föderatsiooni subjekti embleem;
03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);
04 - organisatsiooni kood;
05 - peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN)
juriidilise isiku;
06 - maksumaksja TIN / KPP;
07 - dokumendi vormi kood;
08 - organisatsiooni nimi;
09 - viiteandmed organisatsiooni kohta;
10 - dokumendiliigi nimetus;
11 - dokumendi kuupäev;
12 - dokumendi registreerimisnumber;
13 - viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale;
14 - dokumendi koostamise või avaldamise koht;
15 - adressaat;
16 - dokumendi kinnitamise tempel;
17 - eraldusvõime;
18 - teksti pealkiri;
19 - kontrollmärk;
20 - dokumendi tekst;
21 - märge taotluse olemasolu kohta;
22 - allkiri;
23 - dokumendi kinnitamise tempel;
24 - dokumentide kinnitamise viisad;
25 - trükk;
26 - märge koopia tõestamisel;
27 - märk esineja kohta;
28 - märge dokumendi vormistamise ja asjasse saatmise kohta;
29 - märge dokumendi kättesaamise kohta organisatsiooni poolt.
30 - dokumendi elektroonilise koopia ID
NÕUDED DOKUMENTIDE ANDMETE REGISTREERIMISELE
01. Vene Föderatsiooni riigivambleem kantakse kirjaplangile vastavalt Vene Föderatsiooni riigivambleemi käsitlevatele määrustele.
02. Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp kantakse kirjaplangile vastavalt Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste õigusaktidele.
03. Organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk) kantakse organisatsiooni kirjaplangile vastavalt põhikirjale (organisatsiooni määrustele). Embleemi ei reprodutseerita kirjaplangile, kui sellel on Vene Föderatsiooni riigivapp või Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp.
04. Organisatsiooni kood pannakse üles vastavalt ülevenemaalisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile (OKNO).
05. OGRN kinnitatakse vastavalt maksuameti väljastatud dokumentidele.
06. Maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood kantakse üles vastavalt maksuhalduri poolt väljastatud dokumentidele.
07. Dokumendi vormi kood kinnitatakse vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile (OKUD).
08. Dokumendi autoriks oleva organisatsiooni nimi peab vastama dokumendis fikseeritud nimele asutamisdokumendid. Organisatsiooni nime kohal märkige emaorganisatsiooni lühend ja selle puudumisel täisnimi. Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste organisatsioonide nimed, mis koos vene keelega riigi riigikeelena trükitakse kahes keeles - vene ja rahvuskeeles. Organisatsiooni lühendatud nimi antakse juhtudel, kui see on kirjas ettevõtte asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla. Nimi peal võõrkeel reprodutseerida juhtudel, kui see on sätestatud hartas (organisatsiooni eeskirjad). Võõrkeelne nimi asetatakse venekeelse nime alla. Struktuuriüksuse filiaali, territoriaalse asutuse, esinduse nimi märgitakse juhul, kui tegemist on dokumendi autoriga, ja paigutatakse ettevõtte nime alla.
Dokumendi autoriks võib olla organisatsiooni esindav ametnik.
09. Organisatsiooni viiteandmed hõlmavad postiaadressi, telefoninumbreid ja muud organisatsiooni äranägemisel olevat teavet (faks, teleks, pangakonto numbrid, aadress Meil ja jne).
10. Organisatsiooni koostatud või avaldatud dokumendi tüübi nimetus on reguleeritud hartaga (organisatsiooni käsitlevad eeskirjad) ja see peab vastama USORD-i ja OKUD-ga (klass 0200000) sätestatud dokumendiliikidele.
Kirjas ei ole märgitud dokumendiliigi nimetust.
11. Dokumendi kuupäev on protokolli jaoks selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev - koosoleku (otsuse tegemise) kuupäev, toimingu puhul - sündmuse toimumise kuupäev. Kui dokumendi autoriteks on mitu ettevõtet, siis on dokumendi kuupäevaks viimane allkirjastamise kuupäev.
Dokumendi kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järgmises järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on kirjutatud kahe araabia numbrite paariga, mis on eraldatud punktiga, aasta - nelja araabia numbriga. Näiteks kuupäev 5. jaanuar 2008 tuleks vormistada: 01/05/2008.
Kuupäeva vormindamiseks on lubatud sõnaline-numbriline viis, näiteks: 5. jaanuar 2008, samuti kuupäeva vormindamine järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev, näiteks: 2008.01.05.
12. Dokumendi registreerimisnumber koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumiindeksiga vastavalt asjade nomenklatuurile, andmetega korrespondendi, täitjate jms kohta. Dokumendi registreerimisnumber kahe või enama ettevõtte ühiselt koostatud koosneb iga sellise organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, mis on dokumendis autorite järjekorras eraldatud kaldkriipsuga.
13. Viide registreerimisnumbrile ja dokumendi kuupäevale sisaldab registreerimisnumbrit ja selle dokumendi kuupäeva, millele vastatakse.
14. Dokumendi koostamise või avaldamise koht näidatakse, kui seda on raske kindlaks teha, rekvisiitidega “Organisatsiooni nimi” ja “Organisatsiooni viiteandmed”. Koostamise või avaldamise koht märgitakse aktsepteeritud haldusterritoriaalset jaotust arvestades ning see sisaldab ainult üldtunnustatud lühendeid.
15. Adressaadiks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Dokumendi adresseerimisel ametnikule või üksikisikule initsiaalid ilmuvad perekonnanime ette. Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimed märgitakse nimetavas käändes.
Venemaa justiitsministeerium
Süstematiseerimisosakond
seadusandlus
Datiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele dokument on adresseeritud, näiteks:
CJSC "Bolševski tekstiil"
Raamatupidamine
Vanemökonomist
A.S. Nikolajev
või CJSC Lomonosovi portselanivabriku president
IN JA. Petrov
Kui dokument saadetakse mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele, tuleks need märkida üldistatult, näiteks:
Piirkonna administratsioonid
Moskva piirkond
Nõutava "Aadressi" koostis võib vajadusel sisaldada postiaadressi. Elemendid postiaadress märkida postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.
Atribuudi "Address" iga rida on lubatud tsentreerida pikima rea suhtes, näiteks:
Aiaühistu "Mozhaisk Dali" esimees V.A. Bunejev
16. kinnitustempel – rekvisiit, mis näitab selle sisu normatiivset või õiguslikku laadi. Dokumendi kinnitab ametnik või eriväljastatud dokument.
17. resolutsioon - rekvisiit, milles juht märgib selle dokumendi täitmise ülesande, täitmise tähtaja ja konkreetsed teostajad.
18. pealkiri - väljendab kokkuvõte tekst, selle peamine semantiline koormus.
19. Kontrollmärk tähendab, et dokument on kontrolli alla võetud. Kõik täitmist vajavad dokumendid on kontrolli all.
20. Ankeedivormis teksti koostamisel tuleb iseloomustatava objekti tunnuste nimetusi väljendada nimisõnaga nimetavas käändes või fraasiga mitmuse teise isiku oleviku või mineviku verbiga (“on ”, „oma” või „olid”, „olid” jne .d.). Suuliselt väljendatud omadused peavad olema kooskõlas märkide nimetustega. Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, peavad tabeli veerud olema nummerdatud ja järgmistele lehtedele trükitakse ainult nende veergude numbrid.
Lingitud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimeses osas tuuakse ära dokumendi koostamise põhjused, alused, eesmärgid, teises (lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte lõpuosa (näiteks korraldused - haldusosa ilma avalduseta; kirjad, avaldused - selgitusteta taotlus; tõendid, memod - hinnang faktidele, järeldused).
Teiste organisatsioonide dokumentide või varem avaldatud dokumentide alusel koostatud dokumendi tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi, dokumendi autor, dokumendi kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, teksti päis.
Kui tekst sisaldab mitut otsust, järeldust vms, siis tuleks see jagada osadeks, alajaotisteks, lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega.
Käsu ühtsuse põhimõttel tegutsevate organisatsioonide haldusdokumentides (korraldused, juhised jne), samuti organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud dokumentides peaks tekst olema ainsuse esimeses isikus (“käsun”, “ pakkumine", "palun"). Kollegiaalsete organite asjaajamisdokumentides esitatakse tekst ainsuse kolmandas isikus (“otsustab”, “otsustas”). Ühistes haldusdokumentides esitatakse tekst mitmuse esimeses isikus (“tellime”, “otsustasime”). Protokolli tekst esitatakse mitmuse kolmandas isikus ("kuulas", "rääkis", "otsustas").
Organisatsioonide, nende struktuuriüksuste õigusi ja kohustusi kehtestavates dokumentides (määrused, juhendid), samuti kirjeldust, hinnangut faktidele või järeldustele (akt, tõend) sisaldavates tekstides kasutage ainsuse või mitmuse kolmanda isiku vormi. (“osakond täidab ülesandeid” , “liitu kuulub”, “komisjon on asutanud”).
Kirjades kasutatakse järgmisi esitusviise:
- mitmuse esimesest isikust ("palun saada", "saada kaalumiseks");
- ainsuse esimesest isikust ("Pean vajalikuks", "Palun esile tõsta");
- ainsuse kolmandast isikust (“ministeerium ei vaidle vastu”, “VNIIDAD peab võimalikuks”).
21. Märkus tekstis nimetatud avalduse olemasolu kohta vormistatakse järgmiselt - Taotlus: 5 lehte. 2 eksemplaris.
Kui dokumendil on tekstis nimetamata rakendus, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui rakendusi on mitu, on need nummerdatud, näiteks:
Rakendus:
1. Piirkondliku laenuosakonna määrustik 5 aastaks. 1 eksemplaris.
2. Regionaalkrediidiosakonna dokumentide koostamise ja vormistamise eeskiri 7 lehele. 2 eksemplaris.
Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.
Haldusdokumendi lisasse selle esimesele lehele paremas ülanurgas kirjutavad nad "Lisa", märkides haldusdokumendi nimetuse, kuupäeva ja registreerimisnumbri, näiteks:
Lisa 2
instituudi direktori 15. juuni 2007 korraldusele nr 319
Kui dokumendile on lisatud muu dokument, millel on ka lisa, tehakse märge avalduse olemasolu kohta järgmiselt:
Lisa: Föderaalarhiivi kiri 14.06.2007 nr 02-4/156 ja selle lisa, kokku 30 lehte.
Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, tehakse selle olemasolu kohta märge järgmiselt: Taotlus: 3 lehte. 5 eksemplaris. esimesele aadressile.
Lubatud on trükkida väljend "LISA nr." suurtähtedega, samuti tsentreerida see väljend, dokumendi nimi, kuupäev ja registreerimisnumber näiteks pikima rea suhtes.
LISA nr 2
instituudi direktori korraldusel
15.06.2007 № 19
22. Rekvisiidi "Allkiri" koosseis sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nime (täielik, kui dokument ei ole välja antud dokumendi blanketil ja lühendatult - dokumendil, välja antud dokumendil vorm); isiklik allkiri; allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi), näiteks:
Direktor Isiklik allkiri N.A. Fedorov
Ametniku kirjaplangile dokumendi vormistamisel selle isiku ametikohta allkirjas ei märgita.
Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla näiteks ametikohale vastavas järjestuses;
Peadirektor Isiklik allkiri M.A. Medvedev
Pearaamatupidaja Isiklik allkiri N.A. Loginova
Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele, näiteks:
Vene Föderatsiooni justiitsministri asetäitja
Vene Föderatsiooni rahandusministri asetäitja
Isiklik allkiri
Isiklik allkiri
V.M. Stepanov
A.P. Mironov
Komisjoni koostatud dokumentides ei märgita dokumendile allakirjutanud isikute ametikohti, vaid nende ülesandeid komisjoni liikmena vastavalt jaotusele, näiteks:
komisjoni esimees
Isiklik allkiri N.V. Kulikov
komisjoni liikmed
K.M. isiklik allkiri. Artemjeva
S.P. isiklik allkiri. Matvejev
Isiklik allkiri V A. Filatov
Dokumendile võib alla kirjutada kohusetäitja, märkides ära oma tegeliku ametikoha ja perekonnanime. Samal ajal ei ole lubatud panna eessõna "Eest", käsitsi kirjutatud pealdis "Asetäitja". või kaldkriips enne ametinimetust.
23. Dokumendi kinnitamise tempel koosneb sõnast KOKKULEB, isiku ametikohast, kellega dokument on kooskõlastatud (sh organisatsiooni nimi), isiklikust allkirjast, allkirja dekodeerimisest (initsiaalid, perekonnanimi) ja kinnitamise kuupäevast, näiteks :
NÕUSTUD
Finantsakadeemia rektor
Vene Föderatsiooni valitsuse alluvuses
A. Grjaznovi isiklik allkiri
23.04.2007
Kui kinnitamine toimub kirja, protokolli vms vormis, vormistatakse kinnitustempel järgmisel kujul:
NÕUSTUD
Venemaa Meditsiiniteaduste Akadeemia kiri
30. oktoobril 2007 nr 451-805
NÕUSTUD
Koosoleku protokoll
Kindlustusamet
firma "Planet"
21.06.2007 nr 10
24. Dokumendi kinnitamine vormistatakse viisaga, sealhulgas dokumendi kinnitaja allkiri ja seisukoht, allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi) ja allkirjastamise kuupäev. Näiteks:
Juriidilise osakonna juhataja
A.S. isiklik allkiri. Orlov
25.11.2007
Kui dokumendi kohta on märkusi, väljastatakse viisa järgmiselt:
Kommentaarid lisatud
A.S. isiklik allkiri. Orlov
25.08.2007
Märkused kantakse eraldi lehele, allkirjastatakse ja lisatakse dokumendile.
Dokumendi puhul, mille originaal jääb organisatsioonile, kinnitatakse viisa originaaldokumendi viimase lehe tagakülje allserva.
Dokumendile, mille originaal saadetakse organisatsioonist, kleebitakse viisad saadetava dokumendi koopia esikülje alla.
Eraldi kooskõlastuslehel on võimalik väljastada viisadokument.
Organisatsiooni äranägemisel on lubatud dokumendi ja selle rakenduse kinnitamine lehtede kaupa.
25. Pitsat tõendab ametniku allkirja õigsust erimääruses sätestatud dokumentidel määrused rahaliste vahenditega seotud fakte fikseerivate isikute õiguste tõendamine.
Dokumendid on kinnitatud organisatsiooni pitseriga.
26. Dokumendi koopia originaalile vastavuse tõendamisel kantakse nõutava «Allkiri» alla: «Koopia kinnitanud isiku seisukoht on õige; isiklik allkiri; allkirja dekrüpteerimine (initsiaalid" perekonnanimi); sertifitseerimise kuupäev, näiteks:
Allkiri
Õige
Personaliosakonna inspektor Isiklik allkiri M.V. Koposkov
07.06.2007
Dokumendi koopia on lubatud kinnitada pitseriga, mis määratakse organisatsiooni äranägemisel.
27. Märkus esitaja kohta sisaldab dokumendi täitja perekonnanime (või perekonnanime, eesnime, isanime) ja tema telefoninumbrit Märkus esitaja kohta paigutatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele alumine vasak nurk,
näiteks:
Petrov I.I.
333-25-25
28. Märkus dokumendi vormistamise ja asjasse saatmise kohta sisaldab järgmisi andmeid: viidet selle täitmist tõendava dokumendi kuupäevale ja numbrile või selle puudumisel lühiteavet täitmise kohta. ; sõnad "Äritegevuses"; juhtumi number, milles dokumenti hoitakse.
Märkus dokumendi kasutamise ja asjale esitamise kohta peab olema allkirjastatud ja kuupäevastatud dokumendi täitja või selle struktuuriüksuse juhi poolt, kus dokument vormistati.
29. Märkus dokumendi vastuvõtmise kohta organisatsiooni poolt sisaldab ka dokumendi kättesaamise kuupäeva (vajadusel tunnid ja minutid)
Dokumendi kättesaamine organisatsioonis on lubatud märgistada pitsati kujul.
30. Dokumendi elektroonilise koopia identifikaator on dokumendi iga lehekülje vasakusse alumisse nurka paigutatud märk (jalus), mis sisaldab masinkandjal oleva faili nime, kuupäeva ja muid dokumendis kehtestatud otsinguandmeid. organisatsioon.
Teema 5. Dokumentatsioonisüsteemid.
Uuringu eesmärk: tutvumine juhtimisdokumentide peamiste liikidega ning organisatsiooniliste, haldus- ning teabe- ja võrdlusdokumentide koostamise ja täitmise tunnuste uurimine
Küsimused õppimiseks:
1. Organisatsioonilise dokumentatsiooni süsteem.
Üks ettevõtete tegevuses rakendatavaid juhtimisfunktsioone on süsteemi ja juhtimisprotsesside korraldamise funktsioon.
Ettevõtte organisatsiooniline tegevus väljendub organisatsiooniliste ja juriidiliste dokumentide komplekti väljatöötamises ja kinnitamises, mis sisaldavad reegleid, norme, eeskirju, mis määravad kindlaks ettevõtte staatuse, pädevuse, struktuuri, personali ja muud aspektid.
Asutuste tegevus on fikseeritud erinevat tüüpi dokumentides. Vastavalt kehtivale seadusandlusele annavad organisatsioonid, asutused ja eraettevõtted välja hartasid, määrusi, juhiseid, personali komplekteerimine jne Kõik need dokumendid moodustavad organisatsiooniliste dokumentide rühma.
Organisatsioonidokumendid - omavahel seotud dokumentide kogum, mis reguleerib ettevõtte struktuuri, ülesandeid, funktsioone, selle töökorraldust, ettevõtte juhtkonna õigusi, kohustusi ja vastutust. Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid sisaldavad siduvaid sätteid ja on ettevõtte tegevuse õiguslikuks aluseks.
Organisatsioonidokumentide tüübid:
Ettevõtte põhikiri on reeglite kogum, mis reguleerib organisatsioonide tegevust, nende suhteid teiste organisatsioonide ja kodanikega, õigusi ja kohustusi riigi või majandustegevuse valdkonnas.
Harta on keeruline dokument, mille ülesehituse ja sisu määravad arendajad ise. Harta on osa ühtsest organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemist ning sellel on väljakujunenud tekstistruktuur.
Harta koostamise nõuded on toodud Tsiviilkoodeks RF osa 1.
Harta peab sisaldama järgmisi üksikasju:
ettevõtte nimi;
Dokumendiliigi nimi;
Dokumendi kuupäev;
Dokumendi koostamise või avaldamise koht;
dokumendi kinnitamise tempel;
Põhikirja tekst;
Dokumendi kinnitaja allkiri.
Määrus on õigusakt, mis määrab ettevõtte kui terviku või selle struktuuriüksuste moodustamise korra, ülesanded, kohustused, õigused, vastutuse ja töökorralduse. (Näiteks, Üldine positsioon ministeeriumide kohta, raamatupidamise määrused jne.) Ka määrused on osa ühtsest süsteemist ja neil on väljakujunenud tekstiline struktuur.
Eeskirjad töötatakse välja ettevõtte juhtide juhtimisel, struktuuriüksuste juhtide algatusel.
Määrusele kirjutab alla struktuuriüksuse juht, kooskõlastatud õigusosakond kinnitab ettevõtte juht.
Määrus on koostatud organisatsiooni üldplangil ja sisaldab järgmisi üksikasju:
ettevõtte nimi;
Struktuuriüksuse nimetus;
Dokumendiliigi nimi;
Kuupäev;
Dokumendi kinnitamise tempel.
Määrus on keeruline dokument. Reglemendi ülesehituse ja sisu määrab reeglina organisatsioon-arendaja.
Määruse tekst sisaldab järgmisi jaotisi:
üldsätted.
peamised eesmärgid.
funktsioonid.
õigusi.
töökorraldus.
Juhend - õigusakt, mis antakse või kinnitatakse asutuste, organisatsioonide, ametnike tegevuse organisatsioonilisi, teaduslikke, tehnilisi, finants- ja muid aspekte reguleerivate eeskirjade kehtestamiseks. Juhendi pealkiri peaks sisaldama mitmeid küsimusi, objekte ja isikuid, kelle suhtes selle nõuded kehtivad. (Näiteks Juhised kontoritööks)
Juhend on püsiv või pikaajaline dokument (kuni uue väljavahetamiseni).
Juhendi tekst on indikatiivse iseloomuga ja sisaldab käsusõnu: PEAB, PEAKS, VAJALIK jne.
Juhend sisaldab järgmisi üksikasju:
ettevõtte nimi;
dokumendiliigi nimetus;
kuupäev;
avaldamiskoht;
teksti pealkiri;
kinnitustempel;
tekst;
allkiri.
Iga ettevõtte töötaja kohta koostatakse ametijuhend - dokument, mis määratleb ettevõtte töötaja ülesanded, ülesanded, õigused ja kohustused. Ametijuhendi alusel töötatakse töötajaga välja tööleping. Töölepingut ja ametijuhendit kasutatakse tööandja ja töötaja vaheliste konfliktsituatsioonide lahendamisel.
Ametikirjeldus on väljatöötamisel personaliteenus advokaadiga kokku lepitud ja ettevõtte direktori poolt heaks kiidetud.
Ametikirjelduse teksti põhiosad:
üldsätted;
ametikohustused;
õigused;
vastutus;
Jaotis 1 näitab spetsialisti tegevusala; tema ametisse nimetamise ja ametist vabastamise kord; kvalifikatsiooninõuded; spetsialisti alluvus; määrused.
2. jaos loetletakse konkreetsed spetsialisti poolt tehtavad tööd.
Paragrahv 3 kehtestab spetsialistile temale pandud ülesannete täitmiseks vajalikud õigused.
Jaotis 4 näitab, mille eest spetsialist konkreetselt vastutab.
Personalitabel on dokument, mis fikseerib ettevõtte ametliku ja arvulise koosseisu, näidates ära palgafondi.
Personalitabel koostatakse ettevõtte kirjaplangile, kuhu on märgitud ametikohtade loetelu, teave numbri kohta staabiüksused, ametlikud palgad ja igakuine palgaarvestus.
Personalitabel sisaldab järgmisi üksikasju:
ettevõtte nimi;
dokumendiliigi nimetus;
kuupäev;
avaldamiskoht;
kinnitustempel;
tekst;
viisad;
allkiri.
Personalinimekirjale kirjutab alla juhataja asetäitja, kooskõlastatakse pearaamatupidajaga, kinnitab ettevõtte juht. Tunnistuse tempel on kinnitatud organisatsiooni pitseriga.
Personalitabeli muudatused tehakse ettevõtte juhi korraldusel.
Struktuur ja personal - organisatsiooniline dokument, mis näitab kõik ettevõtte struktuurijaotused, ettevõttes kasutusele võetud ametikohad ja iga ametikoha personaliüksuste arv. (koostatud ja allkirjastatud samamoodi nagu personalitabel).
Sisemised tööeeskirjad on organisatsiooniline dokument, mis kajastab järgmisi küsimusi:
ettevõtte korraldus;
töötajate ja administratsiooni vastastikused kohustused;
puhkuse andmine;
töötajate lähetamine;
objektisisene režiim.
Eeskirjad koostatakse ettevõtte kirjaplangil, lepitakse kokku ettevõtte töötajate koosolekul läbirääkimistel, kinnitatakse juristi poolt ja kinnitatakse ettevõtte juhiga.
2. Haldusdokumentatsiooni süsteem.
Asutuste, ettevõtete ja organisatsioonide juhtimisel on väga oluline roll haldusdokumentidel.
Haldusdokumendid - administratiivse iseloomuga dokumendid, mis on adresseeritud alluvatele või alluvatele organisatsioonidele, rühmadele või üksikametnikele. Haldusdokumentide põhieesmärk on tegevuste reguleerimine, võimaldades juhtorganil tagada talle pandud ülesannete täitmine, saada maksimaalne efekt nende tegevusest.
Haldusdokumentide koostamise skeem:
teema terviklik uurimine, dokumendi eelnõu koostamine;
teksti kinnitamine ja selle allkirjastamine;
dokumendi arutamine ja vastuvõtmine kollegiaalse organi koosolekutel (määrus, otsus)
Haldusdokumendi tekst koosneb kahest üksteisest sõltuvast osast: tuvastav ja haldus.
Kinnitav osa on sissejuhatus vaadeldava probleemi olemusse, mille eesmärk on selgitada, mis korraldused põhjustas. Märkimisosa on vabatahtlik, see võib puududa, kui pole vaja selgitusi anda.
Peamise koormuse kannab haldusosa.
Haldusosa on märgitud imperatiivvormis. Olenevalt dokumendi tüübist algab see sõnadega: OTSUSTATUD (otsused), OTSUSTAB (OTSUSTATUD) - otsused, TELLIN - korraldused.
GOST märgib: "käsu ühtsuse põhimõtetel tegutsevate organisatsioonide haldusdokumentides, samuti organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud dokumentides tuleks tekst esitada ainsuse esimeses isikus (käslan, soovitan, küsin ...)"
Haldusdokumentide tüübid:
Otsus on õigusakt, mille on vastu võtnud kollegiaalse juhtimisorgani kõrgeim ja mõned keskorganid, et lahendada nende organite ees seisvad olulisemad ja põhimõttelisemad ülesanded ning kehtestada stabiilsed käitumisreeglid.
Otsused võtavad vastu kõrgeimad riigivõimud oma volituste teostamisega seotud organisatsioonilistes, majanduslikes, poliitilistes ja muudes küsimustes.
Otsuse vormil on järgmised üksikasjad:
Vene Föderatsiooni või subjekti vapp;
dokumendi väljastanud organisatsiooni nimi;
dokumendiliigi nimetus;
koostamise koht;
dokumendi kuupäev, registreerimisnumber;
teksti pealkiri;
tekst;
allkirjad;
viisa kinnitamine.
Otsuse eelnõud peab kinnitama õigusnõustaja. Otsusele kirjutab alla selle dokumendi väljastanud asutuse juht.
Käsk (põhitegevuse kohta) - ettevõtte juhi poolt välja antud õigusakt ettevõtte ees seisvate põhi- ja tegevusülesannete lahendamiseks.
Tellimused väljastatakse:
ettevõtte tegutsemise kord;
otsused ja juhised töökorralduse kohta;
korralduslikud meetmed;
töö tulemused;
auditi tulemused.
Tellimusi väljastatakse ainult vajaduse korral.
Tellimuste muutmine, täiendamine, tühistamine toimub ainult tellimuste alusel. Korraldusele kirjutab alla organisatsiooni juht või tema asetäitja. Korraldus jõustub selle allakirjutamise hetkest, kui tekstis ei ole märgitud teist jõustumise tähtaega.
Korraldus - õigusakt, mille annavad ettevõtetes tegevusküsimustes välja ainult esimese juhi asetäitjad, peainseneri asetäitjad, samuti struktuuriüksuste juhid.
Reeglina on korraldus piiratud kestusega ning puudutab kitsast ringi üksusi, ametnikke ja kodanikke. Tellimuse tekstis on samad jaotised, mis tellimusel, ainult asjaajamisosa algab sõnadega "PAKKUMINE" või "KOHUSTUSLIK". Juhataja allkirjaga ja selle dokumendi huvilistega nõus.
Juhend - valitsusasutuste, ministeeriumide, osakondade, ettevõtete ja organisatsioonide poolt väljaantav haldusdokument teabe- ja metoodilistes küsimustes, samuti valitsusorganite korralduste, juhiste ja muude toimingute täitmise korraldamisega seotud küsimustes.
Teabe-, metoodilised ja korralduslikud küsimused hõlmavad järgmist:
A. Tellimuste täitmise korraldamine;
B. Juhtnööride täitmise korraldus.
Juhendi tekst koosneb kahest osast: tuvastav ja administratiivne.
tuvastav osa toob välja dokumendi väljastamise põhjused ja algab sõnadega: "... järgi", "selleks", "vastavalt"
haldusosa algab sõnaga PAKUN, see näitab ettenähtud toiminguid.
Otsus - kollegiaalse juhtorgani haldusdokument, mis antakse välja olulisemates küsimustes või normide, määruste kehtestamiseks. Otsused tehakse vastavalt tootmisprobleemid juhatused, üldkoosolek aktsionärid jne.
Tekst koosneb avaldusest ja haldusosast. Kinnitavas osas tuuakse välja dokumendi väljastamise põhjused. Haldusosas märkida otsustusorgani nimi, seejärel - eraldi real sõna OTSUSTUD.
Haldusosa on jagatud lõigeteks. Iga ese on üles ehitatud vastavalt skeemile: tegevus - esitaja - tähtaeg.
Otsusele kirjutavad alla kollegiaalse organi esimees ja sekretär.
3. Teabe- ja viitedokumentatsiooni süsteem.
Enamik organisatsioonides avaldatud dokumentidest on informatiivsed ja viited.
Teave ja viitedokumendid on dokumentide kogum, mis sisaldab teavet asjade tegeliku seisu kohta ja on otsuste tegemise aluseks.
Teabe ja viitedokumentide tüübid:
Akt on isikute rühma poolt koostatud teave ja viitedokument tuvastatud faktide ja sündmuste kinnitamiseks. Akt võib sisaldada selle koostajate järeldusi, soovitusi, ettepanekuid.
Akt kiidetakse heaks haldusdokument või juht, kelle korraldusel dokument koostati.
Akti tekst koosneb kahest osast: sissejuhatav, tuvastav.
Akti teksti sissejuhatavas osas on märgitud akti koostamise alus, loetletakse akti koostanud isikud, kes viibivad samal ajal.
Kinnitav osa sisaldab tehtud töö kirjeldust; fikseeritakse faktid, esitatakse järeldused, akti koostajate ettepanekud. Aktile kirjutavad alla kõik selle koostamises osalenud isikud.
Protokoll - dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, koosolekutel, koosolekutel.
Protokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.
Protokolli teksti sissejuhatavas osas on pidev ja muutuv teave.
Püsiv - sõnad: "Esimene", "Sekretär", "Osales" (kirjutatud vasakult väljalt).
Muutuja - esimehe, sekretäri, kohalolijate initsiaalid ja perekonnanimed. See on kirjutatud tabulaatori teisest positsioonist.
Protokolli põhiosa on üles ehitatud skeemi järgi: KUULATUD - RÄÄKITUD - LAHENDATUD (LAHENDATUD) igal teemal eraldi, vasakust veerisest ilma kirjavahemärkideta.
Sõna KUULATUD ette pannakse päevakorrapunkti arv, kui küsimusi on mitu. Kirjutage punaselt joonelt kõneleja initsiaalid ja perekonnanimi nimetavas käändes, seejärel printige aruande sisu, sõnumid.
Peale punaselt joonelt RÄÄKIMIST kirjuta kõnelejate initsiaalid ja perekonnanimed nimetavas käändes, seejärel trükkige aruande sisu, sõnumid.
Protokolli teksti viimane osa on selle küsimuse resolutsioon. See algab sõnaga DECIDED. See on ehitatud vastavalt skeemile: tegevus - esineja - tähtaeg. Protokollile kirjutavad alla esimees ja sekretär. Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev.
Memorandum - dokument, mis on adresseeritud tema või kõrgema organisatsiooni juhile ja mis sisaldab avaldust mis tahes probleemi või fakti kohta.
Sisu järgi on aruanded: informatiivsed; aruandlus.
Olenevalt adressaadist: sisemine, väline.
Sisememorandumid vormistatakse A4 formaadile, lk
jne.................
MÄRKUS
Loengukonspektid on välja töötatud vastavalt teise põlvkonna kutsekõrghariduse riikliku haridusstandardi kohustusliku miinimumsisu ja ettevalmistustaseme nõuetele erialal 032001 „Dokumentatsioon ja dokumentatsioon.
juhtimise tagamine”. Esitatakse juhtimise dokumentatsiooni toetamise (DOE) põhimõisted. Välja on toodud koolieelsete lasteasutuste teenuste korralduse nõuded. Kirjeldatud on koolieelsete lasteasutuste kohalike eeskirjade väljatöötamise eeskirjad. Antakse metoodika koolieelsete lasteasutuste olukorra analüüsimiseks organisatsioonides.
Loengute kokkuvõte koostati juhtimise ja tootmise infotoe osakonnas. Mõeldud eriala "Dokumenditeadus ja koolieelne õppeasutus" täis- ja osakoormusega üliõpilastele, samuti koolieelsete õppeasutuste korraldust õppivatele teiste erialade üliõpilastele.
Loengukonspektid on raamatu elektrooniline versioon:
Dokumentatsioonihalduse toe korraldus ja tehnoloogia: Loengukonspekt. Fionova L.R. Penza: kirjastus Penz. olek un-ta, 2008.– 159 lk.: ill. 34, bibliograafia. - 29 nimetust
SISSEJUHATUS
1 DOKUMENTATSIOONI PÕHIMÕISTED
JUHTIMINE (JUHTUMI TÖÖ)
2 DOKUMENTATSIOONITEENUSE KORRALDUS
JUHTIMINE (DOE)
2.1 PEI teenuse vormid ja struktuur
2.2 Koolieelse lasteasutuse teeninduseeskiri
2.3 Koolieelse lasteasutuse talituse ametlik koosseis
2.4 Töökirjeldus
3 DOKUMENTIDEGA TÖÖ KORRALDAMINE
3.1 Sissetulevate või sissetulevate dokumentide töötlemine
3.2 Väljaminevate või väljaminevate dokumentide käsitlemine
3.3 Sisedokumentide edastamise kord
3.4 Dokumentide registreerimine
3.5 Teabe- ja teatmeteoste korraldamine
3.6 Kontroll dokumentide täitmise üle
3.7 Töö kodanike pöördumistega
4 KOHALIKE MÄÄRUSTE VÄLJATÖÖ ALAMINE
Ametlik töö
4.1 Juhised kontrolli dokumenteerimiseks
4.2 Organisatsiooni dokumentide vormide tabeli väljatöötamine
4.3 Organisatsioonis kasutatavate dokumentide vormide albumi väljatöötamine
4.4. Nomenklatuuri koostamine
4.5 Metoodika DOE seisundi analüüsimiseks organisatsioonis
5 KOHTUJUHTUDE VORMISTAMINE JA REGISTREERIMINE PRAEGUSEL KONTORITÖÖS
ORGANISATSIOONID
6 DOKUMENTIDE VÄÄRTUSE KONTROLL
KASUTATUD ALLIKATE JA KIRJANDUSE LOETELU
SÕNASTIK
KÜSIMUSED EKSIKS
RAKENDUSED
Sissejuhatus
Edukas juhtimine mis tahes protsess, äri, ettevõte on võimatu ilma kaasaegsete kontoritöötehnoloogiate või dokumendihalduse toe (DOE) kasutamiseta. Juhtimisprotsess põhineb hallatavate objektide infol, mis kõige sagedamini esitatakse dokumentides ja on omakorda aluseks
mis tahes otsuse tegemisel. DOW tekib ainult siis, kui tekib haldusprotsess, kuid juhtimisprotsess ise saab eksisteerida ainult siis, kui sellesse on seatud DOW, st on kindlaks määratud dokumenteerimise ja dokumentidega töötamise kord. Sisuliselt on DOW juhtimistehnoloogia.
Koolieelse õppeasutuse korraldus tänapäevaste nõuete tasemel näeb ette ühtse loomise integreeritud süsteem DOW, ühtne dokumentidega töötamise kord, alates nende loomisest / vastuvõtmisest kuni arhiivi toimetamiseni (hävitamiseni). DOW on tõhus tööriist täitmise jälgimiseks, üsna lihtne vahend üldise kontoritöö tegemiseks ja erinevate probleemide lahendamiseks dokumentidega töötamisel.
Iga organisatsiooni juht peab omama teavet oma alluvate töö kohta ning tegema õigeaegselt otsuseid probleemide kõrvaldamiseks ja organisatsiooni personali tegevuse koordineerimiseks.
Tuleb märkida, et kõik organisatsiooni töötajad töötavad dokumentidega. Dokumendid luuakse alati ainult mis tahes eesmärgil: kas teabe turvamiseks ülesannete täitmisel või reguleerivate asutuste nõudmisel.
Organisatsiooni töötaja püüab dokumentidesse koondada teavet järgmiste ülesannete lahendamisel:
jooksva töö juhtimine, kui see on seotud suure hulga teabe vastuvõtmise ja edastamisega,
organisatsiooni ressursside haldamine ajas ja ruumis praeguses režiimis ja tulevikku silmas pidades,
alluvate personali töö juhtimine (koordineerimine),
väliste organisatsioonidega sõlmitud lepingute täitmine,
sündmuste käigu, sündmuste peegeldus,
erinevate andmete analüüs ja nende hindamine,
teatud perioodi töötulemuste summeerimine,
tööaja planeerimine,
teatud protsesside arengu prognoosimine ning toimingute optimaalseima järjestuse ja sisu määramine.
Seega täidab töötaja üht või teist tüüpi ametlikku dokumenti koostades teatud funktsiooni vastavalt oma rollile organisatsioonis. Dokumentide koostamise kvaliteet ja õigeaegsus mõjutab nii töötaja kui ka ettevõtte kui terviku tulemuslikkust ning tõstab seetõttu selle konkurentsivõimet.
Koolieelse kasvatuse aluste tundmine on vajalik igale kaasaegsele spetsialistile. Just dokument kui materiaalsele kandjale salvestatud õiguslikult siduv teave on peamiseks tõendiks ühe või teise tegevuse kohta erinevates tööstusharudes, sealhulgas majandusvaidluste lahendamisel äripartneritega. vahekohus või töökonfliktide käsitlemisel ettevõtte töötajatega rahvakohtus.
Elektrooniline versioon raamatuid: [Laadi alla, PDF, 1,23 MB].
Raamatu PDF-vormingus vaatamiseks on vaja Adobe Acrobat Readerit, mille uue versiooni saab tasuta alla laadida Adobe kodulehelt.
