Näide elektroonilisest dokumendihaldusest organisatsioonis. Elektroonilise dokumendihalduse korraldamine organisatsioonis. Elektrooniline dokumendihaldus integreeritud äriautomaatika süsteemi juurutamise osana

Kaasaegses organisatsioonis on elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS) muutumas IT infrastruktuuri asendamatuks elemendiks. Nende abiga tõsta äriettevõtete efektiivsust ja tööstusettevõtted, ja avalikes asutustes lahendatakse elektrooniliste dokumendihaldustehnoloogiate baasil sisehalduse, osakondadevahelise suhtluse ja elanikkonnaga suhtlemise ülesanded. Üldtunnustatud lühend on EDMS, kuigi koos sellega kasutatakse ka CAD (töövoo automatiseerimise süsteem), EDMS (elektrooniline dokumendihaldussüsteem) ja SADO (dokumendihaldussüsteem).

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on organisatsiooniline ja tehniline süsteem, mis tagab elektrooniliste dokumentide loomise, juurdepääsu haldamise ja levitamise protsessi arvutivõrkudes, samuti kontrolli dokumentide liikumise üle organisatsioonis.

Algselt peeti selle klassi süsteeme vaid klassikalise kontoritöö ülesannete automatiseerimise vahendiks, kuid aja jooksul hakkasid need hõlmama üha laiemat ülesannete ringi. Tänapäeval suunavad EDMS-i arendajad oma tooteid töötama mitte ainult kirjavahetuse ja ORD-iga (organisatsiooni- ja haldusdokumendid), vaid ka erinevate sisedokumentidega (lepingud, normatiiv-, viite- ja projektidokumentatsioon, personalitegevuse dokumendid jne). EDMS-e kasutatakse ka rakendusprobleemide lahendamiseks, milles töö elektrooniliste dokumentidega on oluline komponent: klientidega suhtlemise haldamine, kodanike pöördumiste töötlemine, teenindusosakonna töö automatiseerimine, projekti töövoo korraldamine jne. Tegelikult on elektrooniline dokumendihaldus süsteemiks nimetatakse mis tahes infosüsteemi, mis võimaldab tööd elektroonilised dokumendid.

EDMS-i turg viimased aastad on kodumaise IT-tööstuse üks dünaamilisemalt arenevaid segmente. 2009. aastal IDC andmetel Venemaa üldise tarkvaraturu ligi 50% vähenemise taustal, see segment näitas kõrget stabiilsust. 2009. aasta andmetel ei olnud selle langus suurem kui 20-25%. Numbriliselt on EDMS-i turu maht täna CNews Analyticsi andmetel umbes 220-250 miljonit dollarit.

Elektrooniliste dokumendihaldustehnoloogiate tarbijad on erineva suuruse ja spetsiifikaga organisatsioonid. Traditsiooniliselt jääb avalik sektor EDMS-i peamiseks tarbijaks. Ekspertide hinnangul moodustavad umbes 30% elektrooniliste dokumendihaldustehnoloogiate kasutuselevõtu projektidest riigiasutused. Samas on oluline, et just riigipoolne huvi sai EDMS-i turu jätkusuutlikkuse aluseks, mis sai ka kriisiajal olulise arengutõuke. Elektroonilist dokumendihaldust nimetati "elektroonilise valitsemise" kontseptsiooni võtmeelemendiks, mille rakendamine peaks aitama kõrvaldada bürokraatlikke takistusi riigi, elanikkonna ja ettevõtluse vahelises suhtluses ning vähendada korruptsiooni. Projektide elluviimise tunnusena riigiasutustes ja suurtes riigiasutustes väärib märkimist suurenenud nõuded infoturbe. See on umbes turvaliste elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide paljundatud tarkvaratoodete baasil ehitamise (arenduse) kohta.

Põhimõisted ja põhimõtted

Dokumendivoog - dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või väljasaatmiseni; tööde kompleks koos dokumentidega: vastuvõtmine, registreerimine, jagamine, täitmise kontroll, kohtuasjade vormistamine, dokumentatsiooni säilitamine ja taaskasutamine, teatmeteos.

Elektrooniline dokumendihaldus (EDM) on ühtne mehhanism dokumentidega töötamiseks, kellele esitatakse elektroonilisel kujul, "paberivaba kontoritöö" kontseptsiooni rakendamisega.

Masinloetav dokument on dokument, mis sobib selles sisalduva teabe automaatseks lugemiseks, salvestatud magnetilistele, optilistele ja muudele teabekandjatele.

Elektrooniline dokument (ED) on arvutiteabetöötlusvahendite abil loodud dokument, mida saab allkirjastada elektroonilise allkirjaga (ES) ja salvestada masinkandjale vastava formaadi failina.

Elektrooniline allkiri (ES) on käsitsi kirjutatud allkirja analoog, mis on infoturbe tööriist, mis võimaldab kontrollida elektrooniliste dokumentide terviklikkust ja autentida.

Elektroonilise dokumendihalduse põhiprintsiibid:

· Dokumendi ühekordne registreerimine, mis võimaldab dokumenti üheselt identifitseerida.

· Toimingute paralleelse teostamise võimalus, mis võimaldab vähendada dokumentide liikumise aega ja tõsta nende täitmise efektiivsust

· Dokumendi liikumise järjepidevus, mis võimaldab tuvastada dokumendi (ülesande) täitmise eest vastutava isiku igal dokumendi (protsessi) eluea hetkel.

· Dokumentaalse teabe ühtne (või koordineeritud hajutatud) andmebaas, mis võimaldab välistada dokumentide dubleerimise võimaluse.

· Tõhusalt organiseeritud dokumendiotsingusüsteem, mis võimaldab leida dokumendi, mille kohta on minimaalselt teavet.

· Täiustatud aruandlussüsteem dokumentide erinevate olekute ja atribuutide jaoks, mis võimaldab teil kontrollida dokumentide liikumist läbi töövoo protsesside ja aktsepteerida juhtimisotsused aruannete andmete põhjal.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide arengulugu

Suhteliselt hiljuti ilmunud elektroonilised dokumendihaldussüsteemid on nüüdseks ettevõtte infostruktuuris kindlalt oma koha sisse võtnud. Esialgu oli nende ülesandeks ülilihtne töövoo automatiseerimine ehk ametnike abistamine, kuid mitte kuidagi ettevõttes ringlevate dokumendivoogude asendamine.

Palju on muutunud, kui EDMS-i tootjad hakkasid mitte ainult kopeerima paberdokumentide liikumist tagavate ettevõtete protsesse, vaid võtma arvesse nii nende protsesside eeskätt kui ka kogu töövoogu üldiselt ees seisvaid ülesandeid.

Arusaam, et ettevõtte dokumendivoog on mõeldud tema juhtimissüsteemi toetamiseks, ei tulnud EDMS-i kohe. Veelgi enam, paljud kaasaegsed föderaal- ja munitsipaalasutused ja Sel hetkel kasutada lihtsaimat EDMS-i, mille ülesannete hulka kuulub ainult pabertöövoo dubleerimine, kuid mitte asendamine ning haldusstruktuuri optimeerimine ja toetamine.

Jagades kronoloogiliselt elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide arenguetappe, tuleb neist välja tuua esimene, mis algas XX sajandi 80ndatel ja kestis tegelikult kuni selle lõpuni. Seda perioodi iseloomustab lahenduste killustatus, mis ilmnes sellest, et ettevõtetel, kelle juhtkond juba mõistis töövoo automatiseerimise vajadust, puudus veel ühtne tööriistakomplekt, mis sedalaadi probleemide lahendamiseks oleks vajalik.

Mõelge põhjustele, mis algselt viisid vajaduseni töövooge automatiseerida. Kahekümnenda sajandi viimasel veerandil ei ole ettevõtete juhtimisdokumentatsiooni maht veel kriitilist taset saavutanud, kuid olemasolev territoriaalne killustatus struktuurijaotused tõi kaasa asjaolu, et erinevate tasandite juhtide heakskiitmismenetlused võivad kesta nädalaid ja mõnel juhul isegi kuid. Helinapostiteenuste kasutuselevõtt sellistes ettevõtetes võimaldas optimeerida ainult järjestikuse koordineerimise mehhanisme, samal ajal kui lehvikukujuline ehk nagu praegu nimetatakse paralleelkoordinatsioon nõudis väga suuri ajakulusid, mille tõttu selle kasutamine minimeeriti ja rakendati võimaluse korral eranditult samas hoones.

Kui paljudes suurtes tööstusettevõtetes ja ametiasutustes hakkas töövoo maht lähenema kriitilistele väärtustele, sai selgeks, et töövooprotsessid vajavad kardinaalset ümberkujundamist ehk restruktureerimist, mille tulemusena, säilitades samal ajal üldised nõuded protsesside tulemustele tuli protsessid ise optimeerida ja sellest tulenevalt oleks nende läbimine pidanud võtma palju vähem aega.

Seega olid esimesed EDMS-id täielikult individualiseeritud, välja töötatud otse ettevõtetes, mille jaoks need loodi sisemiste ressursside abil. Selle lähenemisviisi ilmsed eelised (ehitatud EDMS-i selge vastavus tegelikele reguleeritud töövooprotsessidele, üldine integreerimine organisatsiooni infoinfrastruktuuri) kompenseeris enam kui ühe fundamentaalse puudusega: sellist organisatsioonis endas välja töötatud süsteemi tavaliselt ei olnud. skaleeritav ning automatiseeritud protsesside struktuuri oli peaaegu võimatu muuta, mistõttu ei saanudki sellist süsteemi välja töötada. Ja kuna sel viisil saadud EDMS oli lahutamatult seotud organisatsiooni juhtimismudeliga, siis saabus hetk, mil ettevõtte areng seiskus täielikult, kuna kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem aeglustas seda, mida ta pidi parandama: organisatsioonis kasutusele võetud juhtimissüsteemi efektiivsus hakkas kiiresti langema ning ettevõte oli sunnitud tegema jõupingutusi adekvaatse juhtimist toetava ja ettevõtte arengut efektiivsemaks muutva EDMSi loomise nimel.

Mitmed 1990. aastate keskel asutatud ettevõtted võtsid nende ülesannete lahendamise enda kanda üheaegselt: hakati looma universaalset EDMS-i, mida sai hõlpsasti skaleerida peaaegu iga kliendi vajadustele ning lõpliku EDMS-i lahenduse loomise tehnoloogiast sai kahe- esimene etapp: esimeses etapis lõi ettevõte ühtse põhilise EDMS-i, teises etapis toimus juurutamine - protsesside kohandamine konkreetse kliendi vajadustega. Selline lähenemine võimaldas vähendada lõpplahenduste maksumust ning olles samal ajal palju funktsionaalsem, andis võimaluse süsteemi organisatsiooniliseks ja funktsionaalseks skaleerimiseks.

Alates 20. sajandi lõpust hakkas lähenemine töövoo automatiseerimisele kvalitatiivselt muutuma: Venemaale tulid uued juhtimiskäsitlused, mis võimaldasid selle metoodiliselt tõhusust tõsta. Nii jõudis meieni kvaliteedijuhtimise kontseptsioon ja koos sellega - protsessi lähenemine juhtkonnale. Infosüsteemid reageerisid nendele suundumustele peaaegu kohe, selle tulemusena said nad kontseptsiooni Töövoog - töövood, mis olid äridokumentidele orienteeritud protsesside üksikud eksemplarid. Kaasaegne EDMS vastas nende tekkele protsessile orienteeritud mootorite (WorkFlow-engines) juurutamisega, millest sai samal ajal uus metoodiline samm, mis võimaldab kaasaegsel EDMS-il veelgi kiiremini ja tõhusamalt kohaneda kiiresti kasvavate ettevõtete vajadustega. Tulemas Venemaa turg Lääne arendajad (IBM Lotus, Documentum), kes tootsid nendele süsteemidele platvorme, võtsid kasutusele kontseptsiooni ECM - ettevõtte sisuhaldus (ettevõtte teabehaldus). Metoodiliselt eristus ECM kategooriasse kuuluv EDMS teistest selle poolest, et neis ilmnes selge jaotus: dokument ise, selle infokomponent (sisu). ECM-süsteem töötas dokumentide sisuga läbi selle metaandmete – valitud teabe, millel on organisatsiooni jaoks teatud tähtsus. Seega võiks väljamineva kirja metaandmeteks olla adressaat, allkirjastamise kuupäev ja ametlik allkirjastaja, registreerimisnumber ning info väljumise ja kättetoimetamise kohta.

Töövoo kasutamine on juba võimaldanud elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme haldavate ettevõtete spetsialistidel tagada automatiseeritud protsessi pideva muutumise, et maksimeerida selle vastavust ettevõtte protsessidele. See oli kindlasti suur hüpe edasi.

Muutunud on ka lahenduste arhitektuur: kui algselt oli EDMS näide kahetasandilisest arhitektuurist (DBMS – rakendus), siis 2005. aastaks sai DBMS-i – rakendusserveri – kasutajaliidese kolmetasandilise arhitektuuri nõue. facto tööstusstandard ja EDMS-i tarnimiseks hankeid läbi viivad organisatsioonid märgivad just sellise süsteemiarhitektuuri nõude eelistatuks või kohustuslikuks.

Toonane soodne majanduslik olukord aitas kaasa ettevõtete kiirele kasvule kõigis tööstusharudes, luues soodsad tingimused uute EDMS-i tootelahenduste turule toomiseks. Sel ajal kujunes lõpuks välja Venemaa turul ja naaberriikide turgudel tegutsevate EDMS-i tootjate ring.

Kaasaegne EDMS-i funktsionaalsus

Ettevõtete infosüsteemid ja eelkõige elektroonilised dokumendihaldussüsteemid on lahendused, mis on mõeldud eelkõige keskmiste ja suurte ettevõtete inforessursside haldamiseks. Selle kihistumise peamised põhjused on ennekõike selle turu “sisenemispileti” üsna kõrge hind. Täisväärtusliku, kvaliteetse ja turvalise andmebaasihaldussüsteemi (DBMS) soetamine, selle tagamine kaasaegsed vahendid teabe krüptograafiline kaitse, aga ka vajadus kaasata juurutusprojektidesse kõrgelt kvalifitseeritud analüütikuid, konsultante ja rakendajaid, viis selleni, et ettevõte, kes jõudis vajaduseni hankida nii võimas ettevõtte sisuhaldustööriist nagu EDMS, oli sunnitud tekivad korraga üsna suured rahalised kulud, mida ei saa endale lubada üksikettevõtjad ja väikeettevõtted. Seega sai EDMS-ist tööriist suurettevõtete juhtimise parandamiseks ning territoriaalselt jaotatud valdustüüpi äristruktuurid võiksid pakkuda rakendamisel maksimaalset tulu.

EDMS-i funktsionaalsuse areng on viinud selleni, et üha enam on dokumentidele suunatud haldusprotseduure automatiseeritud ning nende funktsionaalsusega on haaratud üha rohkem valdkondi ettevõtete igapäevastest tegevustest.

Tänaseks on kaasaegse EDMS-i tegelikuks standardiks järgmised tegevusvaldkonnad:

· üldine kantseleitöö - saabunud kirjade ja kodanike pöördumiste menetlemine, väljaminevate kirjade ja dokumentide koostamine, sise- ja organisatsiooni- ja haldusdokumentatsioon, korralduste täitmise kontroll;

· personalidokumentide haldamine on eradokumentide haldamise rangelt reguleeritud valdkond, mis võimaldab toetada töötajate töölevõtmise ja vallandamise, töötajate lähetusse saatmise, planeeritud puhkuse ja muud tüüpi puhkuste pakkumist. Sellised süsteemid tagavad kõigi heakskiidetud personalidokumentide haldamise vormide säilitamise: korraldus töötaja töölevõtmiseks (f. T-1), korraldus töölepingu lõpetamiseks. tööleping(f. T-8, T-8a), korraldus töötaja üleviimiseks teisele tööle (f. T-5), töötaja isiklik kaart (f. T-2, T-2GS, T-2MS), personali komplekteerimine (f. . T-3), puhkuste ajakava (f. T-7);

· arhiivibürootöö - erakontoritöö valdkond, mis lõpetab organisatsiooni dokumentide elutsükli ja toetab järgmisi protseduure: inventuuride moodustamine vastavalt kinnitatud vormidele, toimikute üleandmine arhiivihoiule, dokumentide väärtuse uurimine. dokumendid ja toimikud üldiselt, dokumentide ja toimikute hävitamine, mis ei ole enam organisatsiooni, selle töötajate, riigi ja ühiskonna jaoks väärtuslikud, üksikute toimikute edastamine föderaalse arhiiviameti (Rosarchiv) struktuuridele säilitamiseks;

· kollegiaalne töö – võimaldab automatiseerida kollegiaalsete juhtorganite – koosolekute, koosolekute, juhatuse, aktsionäride koosolekute – tegevuse dokumentaalset toetamist. Samuti võimaldab see koostada, kooskõlastada ja kinnitada päevakordi (planeerimisdokumentatsioon) ja protokolle (tulemuslik dokumentatsioon);

· kliendisuhete haldus - CRM-i (cunsumer relation management) funktsionaalsus on nüüdseks ühel või teisel määral juurutatud kõigis EDMS-ides, välja arvatud vanimad, mille kasutajate jaoks pole selline funktsionaalsus aga eriti nõutud.

Venemaa EDMS-i turu omadused

Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turgu rahaliselt hindavad eksperdid praegu 170 miljonile dollarile ja seda iseloomustavad suured kasvumäärad - erinevatel hinnangutel 25–40 protsenti aastas. See muudab selle väga atraktiivseks, sealhulgas võimsate välismaiste ettevõtete jaoks, nii et olukord tööstuses võib kergesti muutuda. Loomulikult on ühelt poolt küllastumata turul kõigil piisavat aktiivsust näidanud tarnijatel põhimõtteliselt suured arenguvõimalused. Kuid teisest küljest võib nüüd juba öelda, et suurte mängijate kogum on praktiliselt tekkinud.

Välis- ja Venemaa arendajad on seni jaganud turu rahaliselt ligikaudu võrdselt, kuid juurutuste arvu osas ei ole suhe välismaiste arenduste kasuks ilmselgelt. Välisprogrammide litsentside kõrge hinna, samuti kalli ja aeganõudva Venemaa standardite nõuetega kohandamise tõttu kasutatakse neid peamiselt suurtes ettevõtetes ja valitsusasutustes, mille puhul hinna küsimus ei olnud nii terav. Väikesed ja keskmised ettevõtted kasutavad kodumaist arendust rohkem nende paindlikkuse ja odavuse tõttu ning olukord siin tõenäoliselt ei muutu. Kuid, suured ettevõtted pöörduvad üha enam Venemaa EDMS-i poole. Mida kaugemale, seda suurema osa turust vallutavad tõenäoliselt kodumaised süsteemid: iga aastaga muutuvad need funktsionaalsemaks, nende juurutamine on oluliselt odavam ja mis on väga oluline, need on välja töötatud spetsiaalselt Venemaa tegelikkuse jaoks.

Välismaiste platvormide ja lahenduste arendajate osakaal moodustab enam kui 50% EDMS-i turust. Suure osa EDMS-i turust (umbes kolmandiku) hõivavad Documentumi platvormil põhinevad lahendused. Uuringus osalevad ettevõtted, kes arendavad oma süsteeme IBM Lotus Domino / Notes platvormil (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), omavad 12–15% turust. Venemaa ettevõtete hulgas on turul olulisel kohal: EOS, Lanit, Directum ja Cognitive Technologies. Kõigi nende ettevõtete väljatöötatud süsteemi osakaal moodustab enam kui 5% EDMS-i turust. Ka Upscale Softil, Docsvisionil ja Naumenil on üsna tugevad positsioonid. EDMS ei võta arvesse teisi ECM-lahenduste (Lotus Notes, Content Manager jne) arendamiseks kasutatavate IBM-i platvormide baasil loodud lahendusi, samuti Microsofti ja Oracle'i ettevõtete ja lahenduste ECM-i rakenduste arendamise platvormidel põhinevaid lahendusi. Vene arendajatelt, kes CNA uuringus ei osalenud. Venemaa EDMS-i turu täpsustatud segmendiks hindavad eksperdid 45-55 miljonit dollarit.Kuid arvestades, et elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide loomiseks kasutatavad IBM-i platvormid on Venemaal laialdaselt esindatud, siis on lahenduste osakaal põhinevatel. IBM tehnoloogiad võib osutuda oluliselt suuremaks kui CNA küsitletud ettevõtete koguosakaal, sealhulgas tänu enda arengud. Üldiselt on kolm peamist turukasvu valdkonda, mille nimel saavad konkureerida uued ja olemasolevad tegijad. Esiteks võime oodata nõudluse kasvu avalikud institutsioonid pärast asjakohase reguleeriva raamistiku väljatöötamist. Kuna Venemaal on EDMS-i määrav tarbija avalik sektor, mis moodustab umbes 40% turust, sõltub palju sellest, millise tee riik valib arenenud osakondadevahelise teabevahetusstruktuuri loomisel. Teiseks püüavad suured kommertsstruktuurid, mis on EDMS-i juba pikka aega aktiivselt kasutanud, kuid ainult mõnes divisjonis, ühendada hajutatud harud ühtseks inforuumiks ja laiendada edukat praktikat kogu ettevõttele. Ja kolmandaks, viimase kahe-kolme aasta jooksul on keskmised ja väikesed ettevõtted võtnud kasutusele üha rohkem süsteeme töövoo korraldamise tõhustamiseks ja juba mõistnud, millist kasu see annab.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) turumaht Venemaal 2008. aastal ulatus 2008. aastani esialgsed hinnangud CNews Analytics, umbes 210 miljonit dollarit. Avalik sektor on endiselt suurim EDMS-i klient Venemaal ning lootused edasisele kasvule on seotud ka valitsuse algatustega. Edasise arengu lootused on endiselt seotud avaliku sektori, pankade, telekomi ning nafta ja gaasiga, mis alguses selle turu Venemaal "tõstsid". Hinnates EDMS-i turu mahtu Venemaal, võtavad CNews Analyticsi eksperdid, aga ka vastajad – arendusettevõtted ja integraatorid – arvesse süsteemi komponentide, nõustamisteenuste, süsteemi juurutamise ja uuendamise, aga ka koolituse ja tehnilise toe maksumust. Kui 2007. aasta uuringu järgi oli juurutusteenuste osakaal ligikaudu võrdne süsteemi maksumusega (umbes 36%), siis 2008. aastal märkisid vastajad, et juurutamise osakaal kasvas veidi - 40% versus 35% (süsteemi maksumus). ). Osaliselt oli selle muutuse taga kodumaise IT-teenuste sektori kui terviku kiire kasv, mille taustal konsultantide töö maksumus märgatavalt ja kiiresti kasvas. Seoses kriisimuutuste algusega riigis ootasid kliendid innukalt, et nende teenuste hinnad peagi langevad. Tegelikult pole aga professionaalsete IT-teenuste hinna järsku langust veel toimunud, hoolimata sellest, et see turg on esimene, kes riskitsooni langeb.

Riis. 1. Kulude struktuur EDMSi rakendamine.

Ülevaade kaasaegsetest elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest

Mõelge kaheksale kõige levinumale EDMS-ile Venemaal: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Dokumendihaldus (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group), DELO ( EOS), EUFRATS (kognitiivsed tehnoloogiad). Esitatud EDMS-i vaade on katse hinnata tarkvaratoodete võimekust ja valmisolekut lahendada ettevõttes elektroonilise dokumendihalduse korraldamise tegelikke ülesandeid.

Ülevaates välja toodud kriteeriumid aitavad analüüsida vaadeldavate lahenduste võimalusi teatud EDMS-i ülesannete tehnilise teostamise seisukohalt. Kõik võimalused on jagatud seitsmeks automatiseerimise valdkonnaks:

kontoritöö;

Üldine dokumendivoog;

Lepingute haldamine;

elektrooniline arhiiv;

Töö kodanike pöördumistega;

Projekti juht;

Töö QMS dokumentatsiooniga.

Tabelis 1 on loetletud mitmed ilmsed kriteeriumid, mis on omased kõigile vaadeldavatele süsteemidele (ja põhimõtteliselt kõigile EDMS-klassi süsteemidele), ja kriteeriumid, mis võimaldavad lahendusi üksteisest eristada. Üldiselt on süsteemide funktsionaalsus sama ja ainult töövoo mõnede põhiülesannete üksikasjalik kirjeldus ja nende rakendamise omadused võimaldavad võrrelda erinevaid lahendusi. Tuleb märkida, et kõigi ülevaates esitatud süsteemide puhul on rakendamispraktika üsna suur. Neid süsteeme kasutavad töövoo automatiseerimiseks sajad organisatsioonid. Lisaks nendele lahendustele on turul üle 50 tarkvaratoote, mida laialdaselt ei kasutata.

Kui analüüsime turul juhtival positsioonil olevate süsteemide uusi versioone, siis väärib märkimist, et viimase kolme aasta jooksul on nende arendamine olnud peamiselt suunatud teenindusvõimaluste parandamisele, kuna põhivõimalused ühel või teisel kujul on juba varem juurutatud. . Kui räägime uutest tehnilistest võimalustest, võime märkida EDMS-i arendamise potentsiaali erinevat tüüpi sisu (multimeediumi) haldamise, automaatse töötlemise tehnoloogiate kasutamise ja dokumendi sisu parsimise suunas. Kuid siiani pole selline EDMS-i funktsionaalsus kohustuslik ja mis kõige tähtsam, nõudlus selle järele Venemaal pole täielikult välja kujunenud.

Tabel 1. Üldised omadused kõige populaarsem EDMS

Kaaluge esitatud EDMS-i vastavalt kõigile arusaadavale seosele« hind / funktsionaalsus" [12]:

Riis. 2. "Optimaalne hind / funktsionaalsus" EDMS (skeem Gartner)

See diagramm on üles ehitatud "maagilise kvadrandi" põhimõttel Gartner ”, milles optimaalset suhet vastavalt kriteeriumile „optimaalne hind / funktsionaalsus” pakuvad süsteemid, mis asuvad ma kvadrant. II ja IV aastal Diagrammi kvadrandid on süsteemid, mille hind ja funktsionaalsus ei ole tasakaalus.

Uuringuks valitud kriteerium võimaldab hinnata erinevaid EDMS-e nende valmisolekust lahendada kaasaegses ettevõttes elektroonilise dokumendihalduse tegelikke probleeme. Juhtide rühma kuulusid süsteemid Directum, DocsVision ja Eufrat. Ülejäänud süsteemid asuvad II ja IV kvadrant.

Õiguslik regulatsioon ja standardid EDMS-i valdkonnas

Tänapäeval on EDMS-i arendajate tegevus praktiliselt reguleerimata. Tarkvaratoodete väljatöötamisel ja rakendusprojektide elluviimisel juhinduvad arendajad ja müüjad ühel või teisel määral järgmistest regulatiivsetest ja juriidilistest dokumentidest:

GOST R 51141-98. Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused (kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 27. veebruari 1998. a määrusega nr 28);

10. jaanuari 2002. aasta föderaalseadus nr 1-FZ "Elektroonilise digitaalallkirja kohta" (muudetud 8. novembril 2007);

GOST R 6.30-2003. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele (kinnitatud 3. märtsi 2003. aasta Vene Föderatsiooni riikliku standardi dekreediga N 65-st);

Vene Föderatsiooni valitsuse 22. septembri 2009. aasta määrus nr 754 "osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse süsteemi eeskirjade kinnitamise kohta";

27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta".

EDMS-i rakendamise projektide elluviimisel tuleb isikuandmetega töötamise korral juhinduda 27. juuli 2006. aasta föderaalseaduste N 152-FZ "Isikuandmete kohta" ja 27. detsembri nõuetest, 2009 N 363-FZ "Isikuandmete föderaalseaduse artiklite 19 ja 25 muutmise kohta".

Kuna GOST-id on oma olemuselt nõuandev, lisavad arendajad oma lahendustesse maksimaalset paindlikkust, et olenevalt kliendist saaks süsteemi baasil rakendada erinevaid dokumentidega töötamise skeeme. Sageli peab süsteemi arhitektuur ja loogika pakkuma erinevaid ja mõnikord vastupidiseid lähenemisviise dokumendivoo automatiseerimisele. Üldtunnustatud standardite puudumine on probleem mitte ainult arendajatele, vaid ka klientidele, kuna EDMS-i nõuete valik muutub liiga subjektiivseks. Dokumentidega töötamise reeglid ja eeskirjad võivad ettevõtteti erineda, mitte ainult samas tööstusharus, vaid isegi sama kontserni piires. Ja kuigi üldiselt on elektroonilise dokumendihalduse ülesannete kompleks üsna selge, on nende rakendamise meetodid väga erinevad. Selgub, et tänapäevase EDMS-i arendajatele on üheks peamiseks nõudeks pakkuda hinna, kvaliteedi ja teostusaja osas adekvaatset lahendust, sõltumata tellija töö spetsiifikast (ehk mistahes spetsiifika rahuldamisest).

Bibliograafia

1. Michael J. D. Sutton. «Ettevõtte dokumendivoog. Põhimõtted, tehnoloogiad, teostusmetoodika”. - Peterburi: Azbuka, 2002

Raamat sisaldab teoreetilised mõisted ja arvukalt praktilisi nõuandeid dokumendihaldussüsteemi arhitektuuri optimeerimisest, vastutuse jaotusest juhtide ja tehniliste töötajate vahel nii süsteemi loomise etapis kui ka töö ajal, säästliku säilitamise ja dokumentide ülitõhusa otsimise korraldamisest ja paljust muust. Kõik need näpunäited põhinevad rikastel praktiline kogemus Autor on Kanada juhtiv töövoo optimeerimise spetsialist, kes töötas oma riigi valitsusasutuste ja juhtivate ülemaailmsete korporatsioonide tellimuste alusel.Põhiidee on selles, et hästi läbimõeldud töövoosüsteem ei võta palju ressursse, vaid aitab kaasa tõhusaid lahendusi, tõstab ettevõtte konkurentsivõimet tänu sellele, et vajalik info muutub kergesti kättesaadavaks ja alati "käepärast". Selles raamatus kirjeldatakse tõhusa ettevõtte töövoosüsteemi loomise tehnoloogiat.

2. Dokumentidega töötamise meetodid ja vahendid. Antoloogia. -Toimetus URSS, 2000

Kogumik esitab töid töövoo teoreetiliste ja rakenduslike aspektide ning tekstituvastuse, andmebaasidega interaktsiooni, kasutajaliidese ja sellega seotud ülesannete kohta.Kogumik on suunatud dokumendihaldussüsteemide uurijatele ja arendajatele.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektroonilised dokumendid sisse ettevõtete võrgud. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

Monograafias on välja toodud asutuse kontoriautomaatika efektiivsuse tõstmise põhitõed ja küsimused, sh paberivabale tehnoloogiale üleminekuga kaasnevad spetsiifilised probleemid. Vaadeldakse kaasaegsete elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) ehitamise põhimõtteid ja nende arendamise suundi. Antakse SUD-valdkonna kõige arenenumate välismaiste toodete kirjeldused. Antakse standardid erinevat tüüpi teabe kodeerimise, tihendamise, vahetamise ja integreerimise valdkonnas.

4. V. Žerebenkova. Dokumentatsioon ettevõttes. - Top, 2005

Raamat käsitleb töövoogu raamatupidamise ja maksuarvestuse positsioonilt. Organisatsioonilise ja haldusdokumendid. Arvelduskohustuslastega, sularahatehingutes, arvelduskontotehingutes, materiaalse ja immateriaalse põhivara, põhivara, tööjõu ja põhivara arvestuses kasutatavate ühtsete vormide näidised palgad. Esitatakse autori poolt välja töötatud maksuarvestuse registrid.

5. Tšernov V.N. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. - M: RAGS, 2009. - 84lk.

Loomise põhimõtted ja tunnused automatiseeritud süsteemid dokumentatsiooni tugi juhtimine. Viidi läbi Venemaa turul pikka aega tegutsenud ja suure hulga edukate praktiliste rakendustega arendusettevõtete juhtimise dokumentatsiooni toetamise automatiseeritud süsteemide kriteeriumide valik ja omaduste võrdlus. Käsitletakse elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide regulatiivse ja õigusliku toe küsimusi.

6. EDMS (Venemaa turg)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8

Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turu omadused

7 Layna Fischer Innovatsioon ja tipptasemel töövooprotsesside ja teadmiste haldamine. – Future Strategies Inc., 2000

Kirjeldatakse silmapaistvamaid projekte äriprotsesside ümberkorraldamise ja juhtimise ning töövoosüsteemide juurutamise valdkonnas.Lihtsustage äriprotsesse töövootehnoloogia ja ekstraneti lahendustega. Tehnoloogiad virtuaalse ettevõtte jaoks. Töövoo ja grupitöö strateegiad. Kaasaegsed äristrateegiad ja protsesside tugi. töövoo turg. Töövoosüsteemide integreerimine maksearvete ja dokumentide graafiliste kujutiste töötlemiseks.

8. Sapkov V.V. Infotehnoloogiad ja kontoritöö arvutistamine. - Peterburi: Akadeemia, 2006. -288 lk.

Käsitletakse kontoritöö arvutistamisel kasutatavaid infotehnoloogiaid. Praktiliste oskuste omandamiseks tuuakse näiteid koos nende soorituse analüüsiga. Antakse andmebaasihaldussüsteemi loomise tehnoloogia. Kaalutakse tööd kirjastamissüsteemidega.

9. Glinskihh Aleksander. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide maailmaturg. - Jet Info nr 8 (2002)

http://www.jetinfo.ru/2002

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide põhimõisted. Analüüs tipptasemelülemaailmsel EDMS-i turul. Venemaa EDMS-i turg. Näiteid EDMS-i kasutamisest maailmas. EDMS-i integreerimine teiste rakendustega: ERP süsteemid ja CRM süsteemid. EDMS-i valiku ja rakendamise tunnused. Peamised osalejad ülemaailmsel EDMS-i turul ja Venemaa EDMS-i turul. Ettevõtte jaoks on võtmetähtsusega töövoo optimeerimise ja kontrolli ning teabe töötlemise kontrollimise küsimused.

10. Kunjajev N.N., Demuškin A.S., Fabritšnov A.G. Konfidentsiaalne kontoritöö ja turvaline elektrooniline dokumendihaldus. - M: Logos, 2011. -452 lk.

Selgub konfidentsiaalse kontoritöö olemus ja omadused. Konfidentsiaalse teabe dokumenteerimise, konfidentsiaalsete dokumentide registreerimise, nende arvestuse, konfidentsiaalsete dokumentide liikumise korraldamise, konfidentsiaalsete dokumentide liigitamise ja süstematiseerimise, juurdepääsulubade süsteemi ja konfidentsiaalse teabe režiimi tagamise, konfidentsiaalsete dokumentide ettevalmistamise arhiivi edastamiseks. ja hävitamine on kaetud. Antakse infovaldkonna kaasaegsete normatiivsete õigusaktide analüüs piiratud ligipääs ja konfidentsiaalne dokumenteeritud teave: isikuandmed; ameti-, ameti-, ärisaladused; tootmissaladused jne.

11. GOST 34.602-89 "Automatiseeritud süsteemi loomise tingimused."

See standard kehtib automatiseeritud süsteemide (AS) kohta, mis on ette nähtud erinevat tüüpi tegevuste (juhtimine, projekteerimine, uurimine jne) automatiseerimiseks, sealhulgas nende kombinatsioonid, ning kehtestab dokumendi "Loomise ülesanded" koostise, sisu ja väljaandmise reeglid arendamine või moderniseerimine) süsteemid."

12. Leonid Reingold, Ph.D., Ülevaade elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Kaalutakse riiklikke algatusi "Elektroonilise dokumendi" ümber, EDMS-i valdkonna standardeid, kaasaegsete elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tehnilisi võimalusi, võrreldakse nende omadusi.

13. GOST R 51141-98

Peegeldab bürootöö ja arhiivinduse valdkonna mõistete terminoloogilist süsteemi.

14. Aleksei Nazarenko, Kaasaegse EDMS-i ajalugu ja arengusuunad

http://itpractice.ru/theory/technology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Käsitletakse EDMS-i arenduskäsitluse ajalugu, funktsionaalsuse, positsioneerimise ja kaasaegse funktsionaalsuse arengut, elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turu tulevikku.

15. Elektrooniline dokument ja töövoog: juriidilised aspektid. Antoloogia. – INION RAN, 2003

Kogumik analüüsib info dokumenteerimise ja töövoo korraldamise probleeme kaasaegsete infotehnoloogiate tingimustes. Dokumentide salastamise küsimused aastal sotsiaalsfäär, elektrooniliste dokumentide õiguslik jõud, nende õiguslik seisund ja säilimine, roll in õigussuhted, eelkõige tsiviilkäibe- ja menetlusseadusandluses ja praktikas, rolli ja koha föderaalseadus"Elektroonilise digitaalallkirja kohta" Venemaa Föderatsiooni dokumendihaldussüsteemis, väliskogemus elektroonilise dokumendihalduse valdkonnas.

16. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid: valikukriteeriumid

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. SED (tarkvaratehnoloogiad)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)

18. Kuznetsova, T.V. Kontoritöö (juhtimise dokumentaalne tugi) - M .: Intel-Sintez, 2002

19. Michael J. D. Sutton. Ettevõtte dokumendihaldus: põhimõtted, tehnikad ja rakendused, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid - Prentice Hall PTR, 1997