50. Organizacijski i administrativni poslovi u sustavu socijalnih službi, ustanova i organizacija
Zadaća organizacijsko-upravne ili organizacijsko-upravne djelatnosti je koordinacija djelovanja podređenih. Organizacijski i administrativni učinak osigurava jasnoću, disciplinu i red rada u timu, a umijeće menadžera očitovat će se u sposobnosti određivanja optimalne kombinacije organizacijskih, administrativnih i ekonomskih metoda.
U širem smislu, pojam "upravljanje osobljem" koristi se kao sinonim za pojam "upravljanje ljudskim resursima", temeljno novu tehnologiju upravljanja osobljem.
Osoblje poduzeća može se klasificirati prema različitim kriterijima. Primjerice, prema funkcijama koje zaposlenici obavljaju, prema stupnju obrazovanja, specijalnostima, spolnim i dobnim karakteristikama itd. Čini se da je najznačajnija klasifikacija prema funkcijama koje zaposlenici obavljaju. S ove točke gledišta osoblje se dijeli na proizvodno i rukovodeće.
Glavni cilj upravljanja osobljem je što učinkovitije iskoristiti kadrovski potencijal organizacije. Temeljni element sustava upravljanja osobljem su principi rada s osobljem.
Načela su sljedeća: odabir kadrova prema osobnim i poslovnim kvalitetama; nasljeđivanje osoblja; jasno definiranje prava, dužnosti i odgovornosti svakog zaposlenika; osiguranje uvjeta za profesionalni i radni razvoj; kombinacija povjerenja u osoblje s provjerom učinka. Na temelju načela upravljanja osobljem formira se kadrovska politika čije su komponente:
Politika zapošljavanja (analiza poslova, metode zapošljavanja, metode odabira, napredovanje, dopusti i postupci otpuštanja);
Politika osposobljavanja (obuka);
Politika nagrađivanja (sustav plaćanja, beneficije);
Politika industrijskih odnosa (uspostava određenih postupaka za jednostavno rješavanje problema rada);
Politika socijalne skrbi (mirovine iz radnog odnosa, bolesničke naknade, invalidnine, zdravstvene, usluge prijevoza, stanovanje, hrana).
Upravljanje ljudskim resursima uključuje sljedeće korake:
1) planiranje radnih resursa;
2) novačenje;
4) definicija plaće i koristi;
5) profesionalno usmjeravanje i prilagođavanje;
6) osposobljavanje;
7) ocjenu radne aktivnosti;
8) osposobljavanje rukovodećeg kadra.
Potreba za organizacijskim djelovanjem proizlazi iz sljedećih aspekata:
1. da bi postigli svoje ciljeve, ljudi su prisiljeni ujediniti se;
2. bilo koji Timski rad bit će učinkovitije ako se za svakog člana tima odredi, prvo, što treba raditi; drugo, za što je odgovoran; treće, tko kontrolira njezine aktivnosti.
Odgovor na ova tri pitanja određuje organizacijsku ulogu člana bilo kojeg tima.
Skup i međusobni odnosi organizacijskih uloga čine organizacijsku strukturu organizacije.
Organizacijske aktivnosti mogu se podijeliti u tri glavna područja:
1. definicija normi upravljivosti, t.j. određivanje broja ljudi kojima menadžer može učinkovito upravljati;
2. uspostavljanje odnosa ovlasti i odgovornosti koji povezuju rukovoditelje različitih razina i njihove podređene;
3. oblikovanje organizacijska struktura, tj. podjela na odjeljenja i uspostavljanje veza među njima.
Organizacijske strukture temelje se na dva glavna principa.
Načelo jedinstva svrhe , prema kojem je organizacijska struktura učinkovita ako olakšava suradnju ljudi u postizanju ciljeva organizacije.
Načelo učinkovitosti , prema kojem je organizacijska struktura učinkovita ako pridonosi postizanju ciljeva od strane ljudi uz nepoželjne minimalne posljedice ili troškove. Pritom se pod troškovima ne podrazumijevaju samo troškovi materijalnih i financijskih sredstava, već i pojedinačno i grupno zadovoljstvo ili nezadovoljstvo zaposlenika postojećim ustrojem organizacije.
Učinkovitost aktivnosti socijalne službe ovisi o vrsti organizacijske strukture koja se koristi. Upravljanje socijalnim radom shvaćeno je kao skup elemenata tijela upravljanja i stabilnih veza između njih, osiguravajući njegovu cjelovitost, očuvanje njegovih osnovnih svojstava tijekom različitih unutarnjih i vanjskih promjena.
Glavni zahtjevi za organizacijsku strukturu: minimalan broj karika i razina upravljanja, jasna raspodjela funkcija, stabilnost, kontinuitet, učinkovitost i fleksibilnost upravljanja.
Formiranje radnih resursa organizacije sastoji se od 4 faze.
1. Planiranje radnih resursa.
Planiranje osoblja- dio ukupni proces planiranje u organizaciji.
2. Zapošljavanje. Kao što znate, cilj zapošljavanja je stvoriti rezervu kandidata za sva radna mjesta, uzimajući u obzir, između ostalog, buduće organizacijske i kadrovske promjene, otkaze, preseljenja, odlaske u mirovinu, isteke ugovora, promjene smjera i prirode proizvodnje. aktivnosti.
3. Odabir. Potrebno je odabrati takvog zaposlenika koji je u stanju postići očekivani rezultat organizacije.
4. Određivanje plaća i naknada. Struktura plaća sastoji se od osnovnih stopa, bonusa, socijalnih programa.
Metoda upravljanja je metoda utjecaja subjekta upravljanja na objekt radi praktične provedbe strateških i taktičkih ciljeva sustava upravljanja. Metode upravljanja su skup tehnika i metoda svrhovitog utjecaja na proizvodni tim ili pojedinog zaposlenika kako bi ih se potaknulo na poduzimanje određenih radnji u interesu poduzeća. Metode upravljanja razlikuju se jedna od druge po svojim motivacijskim karakteristikama, tj. na aktiviranje na koje su motive ponašanja ljudi usmjereni. Metode se dijele na administrativne, ekonomske i socijalno-psihološke.
Organizacijski dokumenti su statuti, pravilnici i upute. Pod, ispod čarter shvaća se kao skup pravila koja uređuju djelovanje organizacija, njihove odnose s drugim organizacijama i građanima, prava i obveze u području njihova djelovanja. Povelje moraju sadržavati određene odredbe, bez kojih državna registracija organizacije nije dopuštena. Dakle, povelja treba definirati: naziv organizacije, njezinu lokaciju, predmet i ciljeve djelatnosti, postupak formiranja imovine ili osnivanja temeljnog kapitala, tijela upravljanja i kontrole, uvjete za reorganizaciju i prestanak djelatnosti, itd.
Propisi- normativni akti kojima se utvrđuje postupak formiranja, struktura, funkcije, nadležnost, dužnosti i organizacija rada ustrojstvene jedinice, povjerenstava, rad službenika i dr. U posebnu skupinu mogu se izdvojiti odredbe koje uređuju ukupnost organizacijskih, radnih i drugih odnosa o određenom pitanju. Odredbe se odobravaju na propisani način. I statuti i propisi složeni su dokumenti, a njihovu strukturu i sadržaj obično određuju nositelji nacrta.
Upute - pravni akti koji se izdaju kako bi se utvrdila pravila koja uređuju različite aspekte aktivnosti organizacija, njihovih odjela i službi, službenika, građana, kao i kako bi se razjasnio i odredio postupak za primjenu zakonodavnih akata.
Administrativna služba – rezultat obnašanja ovlasti ovlaštenog subjekta koji u skladu sa zakonom osigurava zakonska registracija uvjeti za ostvarivanje prava, sloboda i legitimnih interesa fizičkih i pravnih osoba na njihov zahtjev (izdavanje dozvola (licenci), potvrda, potvrda, registracija i dr.).
U skladu s Uredbom Kabineta ministara "O mjerama za pojednostavljenje administrativnih usluga" od 17. srpnja 2009. N737, administrativna služba je usluga koja je rezultat izvršenja subjekta ovlasti za prihvaćanje, u skladu s pravni akti, po žalbi tjelesne odn pravna osoba upravni akt usmjeren na provedbu i zaštitu njegovih prava i legitimnih interesa i / ili ispunjavanje dužnosti određene osobe (dobivanje dozvole (licence), potvrde, potvrde i drugih isprava, registracija nečega).
Upravne usluge ne obuhvaćaju poslove nadzora (inspekcije, revizije, inspekcije i sl.), obrazovne, zdravstvene i gospodarske usluge koje pružaju tijela izvršne vlasti, državna poduzeća, ustanovama i organizacijama.
Administrativne usluge mogu se pružati na plaćenoj i besplatnoj osnovi.
Administrativne usluge pružaju se u skladu sa standardima koje su odobrili subjekti u skladu sa svojim ovlastima, uzimajući u obzir metodološke preporuke o izradi standarda za upravne usluge. Institucije kojima su prenesene ovlasti za pružanje upravnih usluga, dodijeljene u skladu s regulatornim pravnim aktima izvršnim tijelima, pružaju te usluge u skladu sa standardima odobrenim od strane izvršnih tijela koja su delegirala te ovlasti.
Subjekti koji pružaju administrativne usluge na stalna osnova, osigurati: objavu informacija o pružanju upravnih usluga na štandovima i službenim internetskim stranicama, davanje pojašnjenja o pitanjima vezanim uz pružanje upravnih usluga.
Može postojati mnogo klasifikacija administrativnih usluga. Upravne usluge prema kriteriju plaćanja dijele se na plaćene i besplatne za osobu.
Ovisno o predmetu , koja pruža upravne usluge, mogu se podijeliti na državne upravne službe i općinske upravne službe. Važne su, prije svega, one klasifikacije koje su od praktičnog značaja, odnosno omogućuju davanje preporuka za unapređenje sustava pružanja upravnih usluga.
Jedan od takvih kriterija klasifikacije je razina autorizacije za pružanje upravnih usluga pravno uređenje postupka njihovog pružanja , posebno:
1) administrativne usluge pod centraliziranom regulativom (zakoni, akti predsjednika Ukrajine, Kabineta ministara i središnje izvršne vlasti Ukrajine);
2) administrativne službe za lokalno uređenje (akti jedinica lokalne samouprave, lokalne izvršne vlasti);
3) upravne usluge pod "mješovitom" regulacijom (kada se istovremeno provode centralizirana i lokalna regulacija).
Administrativne usluge mogu se klasificirati po pravnoj grani , točnije, o predmetu (po naravi) pitanja za čije se rješavanje osobe obraćaju tijelima uprave. Među njima su poduzetničke (ili gospodarske), socijalne, zemljišne, građevinsko-komunalne, stambene i druge vrste upravnih usluga. Pritom se pod društvenim upravnim uslugama podrazumijevaju usluge vezane uz obnašanje vlasti, npr. imenovanje državne socijalne pomoći i slično. Primjer zemljišno upravnih usluga može biti donošenje odluke o pružanju od strane tijela lokalne samouprave zemljišna parcela za korištenje, ali primjeri poduzetničkih javna služba– registracija subjekata poduzetničke aktivnosti, izdavanje licenci i slično.
Pravilnik o poslovima administrativnog i rukovodećeg osoblja
1. Opće odredbe
1.1. Propisi o administrativnom i rukovodećem osoblju drž proračunska ustanova„Regionalni centar za socijalnu pomoć obitelji i djeci „Zhuravushka“ (u daljnjem tekstu: Ustanova) je lokalni regulatorni akt Ustanove koji definira zadaće i funkcije jedinice u strukturi Ustanove, njezina prava i obveze. u odnosima s drugim jedinicama.
1.2. Pravilnik o administrativnom i rukovodećem osoblju daje suglasnost ravnatelj Ustanove.
1.3. Odobreni Pravilnik o administrativno-rukovodećem osoblju čuva kadrovski stručnjak Ustanove.
1.4. Administrativno - rukovodeće osoblje(u daljnjem tekstu - AUP) ustrojbeni je odjel Ustanove.
1.5. Neposredno rukovođenje poslovima AUP-a provodi ravnatelj Ustanove.
1.6. U svom djelovanju AUP se rukovodi Ustavom Ruska Federacija, savezni zakoni, drugi regulatorni pravni akti, naredbe i naredbe Ministarstva socijalne politike Regija Nižnji Novgorod, Statuta Ustanove, naredbi ravnatelja Ustanove, opisa poslova zaposlenika i drugih regulatornih pravnih akata.
2. Ciljevi i zadaci odjela
Svrha djelovanja AMS-a je organiziranje i koordinacija rada Ustanove jačanjem resursne osposobljenosti Ustanove i unapređenjem sustava socijalne službe obitelji i djece u regiji Nižnji Novgorod.
U svom djelovanju AUP treba osigurati rješavanje sljedećih zadataka:
2.1. opće upravljanje raditi strukturne podjele Institucije i koordinacija njihovih aktivnosti;
2.2. osiguranje provedbe u djelatnosti Ustanove savezni zakoni i drugi regulatorni pravni akti Ruske Federacije u dijelu koji se odnosi na nadležnost djelatnosti Ustanove;
2.3. organizacija i provedba izrade strategije, glavni pravci kadrovska politika Institucije i osiguranje njegove provedbe;
2.4. formiranje visokostručnog kadra Ustanove, sposobnog da učinkovito osigurava ispunjavanje zadataka i funkcija koje su mu dodijeljene;
2.5. organiziranje i obavljanje poslova iz područja socijalnog radni odnosi i nagradni rad;
2.6. prikupljanje i objedinjavanje informacija o djelatnosti Ustanove, davanje informacija o djelatnosti Ustanove voditelju odjela socijalna zaštita stanovništvo sovjetskog okruga grada Nižnji Novgorod;
2.7. provođenje mjera za stvaranje sigurnih i povoljni uvjeti rad radnika Ustanove;
2.8. organizacija ispravnog tehničkog rada zgrade, građevina, mreža i komunikacija te njihovo održavanje u stalnoj operativnoj pripravnosti; sustavni tehnički pregledi;
2.9. organizacija kapitala, tekući popravak zgrade, strukture, kontrola kvalitete obavljenog posla;
2.10. odredbe Ustanove potrebna oprema, namještaj, inventar, goriva i maziva, prehrambeni proizvodi, građevinski materijali;
2.11. osiguravanje strogog poštivanja pravila zaštite na radu i sigurnosti i tehničkog rada opreme i instrumenata;
2.12. organizacija rada na računovodstvo te osiguravanje reda čuvanja knjigovodstvenih isprava;
2.13. kontrola nad tehničko osiguranje i zaštita rada svih strukturnih odjela;
2.14. vođenje evidencije pristigle i odlazne korespondencije, sistematizacija i osiguranje sigurnosti dokumenata na propisani način;
2.15. kontrola nad radna disciplina te usklađenost zaposlenika s internim propisima o radu.
3. Funkcije
Kako bi riješio zadatke koji su pred njim, AUP obavlja sljedeće funkcije:
3.1. organizacija učinkovitog funkcioniranja strukturnih odjela Ustanove;
3.2. sigurnosti učinkovit sustav nadzor nad stanjem rada Ustanove;
3.3. izrada akcijskog plana za utvrđivanje perspektive razvoja Ustanove;
3.4. organizacija izvršavanja naloga i uputa ravnatelja, nadzor nad njihovim izvršavanjem od strane zaposlenika;
3.5. pripremu i podnošenje na razmatranje ravnatelju prijedloga o provedbi saveznih zakona i drugih propisa, kadrovske i radne poslove;
3.6. Osiguravanje rada povjerenstava:
- citat;
- ravnoteža;
- o reguliranju sukoba interesa;
- u smislu radnog iskustva.
4. Prava
4.1. Tražiti i primati od svih strukturnih odjela podatke potrebne za provedbu svojih aktivnosti.
4.2. Ako je potrebno, komunicira s vanjskim organizacijama.
4.3. Davati prijedloge za poticanje zaposlenika na savjestan, učinkovit rad i protiv njih primjenjivati disciplinske mjere.
4.4. Zaključiti, promijeniti i raskinuti ugovori o radu sa zaposlenicima na način i pod uvjetima koji su utvrđeni Zakon o radu Ruska Federacija, drugi zakoni, regulatorni pravni akti.
4.5. Izvršiti odgovarajuće prilagodbe važećim lokalnim propisima i nacrtima dokumenata koje izrađuje Ustanova.
Zaposlenici odjela uživaju prava i obavljaju poslove u skladu s opisom poslova.
5. Odgovornost
5.1. Osoblje je odgovorno za pravilno i pravodobno obavljanje poslova predviđenih Pravilnikom o upravnom i rukovodećem osoblju, u granicama propisanim Zakon o radu Ruske Federacije i drugi regulatorni pravni akti koji uređuju rad Ustanove.
6. Interakcija
6.1. Unutar Ustanove, AUP je u interakciji sa svim strukturnim odjelima.
6.2. Obavlja interakciju s tijelima državne vlasti, ustanovama socijalne skrbi za stanovništvo, ustanovama zdravstvene zaštite, obrazovanja i predstavnicima medija.
6.3. Interakcija se provodi s dobrotvornim organizacijama, udrugama, velikim fondovima.
7. Reorganizacija i likvidacija
7.1. AUP se reorganizira ili likvidira u vezi s reorganizacijom ili likvidacijom Ustanove.
8. Završne odredbe
8.1. Za vrijeme privremene odsutnosti jednog od zamjenika ravnatelja Ustanove (službeni put, godišnji odmor, odsutnost zbog privremene spriječenosti i sl.), ravnatelj obavljanje njegovih poslova povjerava nadležnim članovima upravnog i rukovodećeg osoblja ili voditelja jednog od odjela kojima rukovodi odsutni zamjenik ravnatelja Podružnice.
8.2. Raspored godišnjih odmora PAM-a izrađuje se u dogovoru s ravnateljem na način da boravak djelatnika PAM-a na godišnjem odmoru ne dovede do značajnog smanjenja učinkovitosti rada Ustanove i njezinih odjela koje nadziru nadležni članovi PAM-a.
Propisi o aktivnostima AUP-a izrađeni su u skladu s Statutom Ustanove. Pravilnik o djelatnosti PKP-a može se mijenjati i dopunjavati, uzimajući u obzir promjene trenutno zakonodavstvo RF ili prema potrebi. Propis se mora revidirati najmanje jednom svakih pet godina.
U svakoj tvrtki postoji nekoliko funkcija bez kojih ona ne može, bez obzira čime se ta tvrtka bavi. A u takve funkcije spadaju i upravni i ekonomski poslovi. U ovom članku govorit će se o najznačajnijim upravnim i gospodarskim funkcijama u poduzećima, radnim mjestima koja te funkcije mogu obavljati, mjestu i ulozi ove funkcije u strukturi poduzeća, kao i detaljnije o nekim upravnim funkcijama koje se obično dodjeljuju. nedovoljno pažnje.
Unatoč činjenici da su administrativne i ekonomske funkcije u različitim poduzećima tipične, ipak njihov specifični sadržaj ovisi o ciljevima pred kojima se poduzeće trenutno postavlja, kao io veličini poduzeća i njegovim resursima. Razmotrite najtipičnije administrativne i ekonomske funkcije, kao i utjecaj na njih trenutnih zadataka i situacije u poduzeću.
Sve upravne i gospodarske funkcije mogu se podijeliti u nekoliko skupina:
1) Tekuće održavanje djelatnosti:
- pružanje tiskanice
- Opskrba uredskim materijalom i potrošnim materijalom
- opskrba kućanskim potrepštinama
- održavanje uredske opreme, namještaja u ispravnom stanju (popravak i preventiva)
- komunikacija (veza Mobiteli, namjenski internetski kanali, rad gradskih linija)
- realizacija velikih jednokratnih kupnji (namještaj, uredska oprema)
2) Tijek dokumenata:
- razvoj datotečnog sustava
- upravljanje dokumentima
- arhiviranje
- održavanje knjižnica, baza podataka
3) Rad zgrade, prostora, teritorija:
- čišćenje prostorija
- održavanje zgrade (struja, vodovod, manji popravci u kućanstvu)
- dizajn interijera
- renoviranje prostorija
- uređenje susjednih teritorija
- uređenje okoliša
4) Organizacijski poslovi:
- organizacija poslova
- organizacija događanja (praznici, korporativni sastanci, prezentacije)
- organizacija konferencijskih dvorana
- catering osoblja
- usluga prijevoza
- kurirska služba
- organiziranje osiguranja zaposlenika i poduzeća
- organizacija selidbe
5) Odnosi s trećim stranama:
- interakcija s državnim tijelima (pitanja rada zgrade, susjednih teritorija)
- interakcija sa stanodavcima (ili stanarima)
- odnosi s dobavljačima, praćenje ugovora, faktura, plaćanja.
6) Interno informiranje osoblja:
- organizacija obavijesti o novim dokumentima
- nadzor nad izvršenjem naloga
- izdavanje internih korporativnih publikacija (novine, bilteni, leci), priprema i distribucija informativnih poruka
- organiziranje i ažuriranje oglasnih ploča
- organiziranje kućnih muzeja i izložbi
Skrećemo pozornost da su neke od upravnih i gospodarskih funkcija trajne naravi, a neke su jednokratni poslovi koji se mogu obavljati nekoliko ili čak jednom. Unatoč tome, treba ih zapamtiti i razgovarati sa zaposlenicima kada im postavljate radne ciljeve. Tako da, ako je potrebno, riješiti bilo koji jednokratni, ali globalni zadatak (na primjer, organizirati selidbu), ne postavlja se pitanje "Tko bi to trebao učiniti?"
Štoviše, administrativni i ekonomski radnici trebaju biti čvrsto svjesni da je njihova glavna svrha osigurati nesmetan i udoban rad svih usluga tvrtke. Njihov glavni zadatak je pomoći svim ostalim odjelima tvrtke da ispune proizvodni planovi bez obzira što morate učiniti za to. Stoga se popis funkcija može smanjiti i proširiti, ovisno o specifičnoj situaciji.
Sljedeći čimbenici utječu na to koje su funkcije i u kojoj mjeri određene organizacije potrebne:
- veličina tvrtke
- ciljevi poduzeća
- je zgrada u vlasništvu
- specifičnosti djelatnosti tvrtke (na primjer, koliko često je potreban rad kurira ili koliko službenih automobila je potrebno)
Odnosno, svaka tvrtka može samostalno formirati popis funkcija koje su joj potrebne provođenjem odgovarajuće analize.
Uzmimo dva primjera kao ilustraciju.
velika industrijsko poduzeće postavila cilj - doći na međunarodnu razinu i približiti standarde svog rada svjetskim. Planirano je da se razvije međunarodnu suradnju i primaju delegacije. Poduzeće posjeduje nekoliko proizvodnih zgrada (5 radionica, upravnu zgradu, kontrolnu točku, kotlovnicu, kantinu, staklenik) i ima vlastiti teritorij. Uprava je postavila zadatak reorganizacije upravnih i gospodarskih odjela, uzimajući u obzir nove zahtjeve. Prije transformacije poduzeće je imalo administrativno-ekonomski odjel koji je uključivao: ured, arhivu, pisaći biro, kurirsku službu, dizajnera, čistačice, domare. Zanimljivo je da je AXO bio podređen komercijalnom (!) direktoru, koji je, naravno, vrlo rijetko i spominjao postojanje ovog odjela. Osim toga, kao posebni odsjeci koji su odgovarali izravno direktoru pogona, postojale su sljedeće službe: odjel uređenja, transportna radionica, kantina i tvornički list. Neke upravne i gospodarske funkcije uopće nisu bile dodijeljene nikome, što je redovito stvaralo probleme. Dakle, nitko nije bio odgovoran za manje popravke u kućanstvu, a svi menadžeri rješavali su takve probleme najbolje što su mogli, uključujući svoje podređene, koji su bili bolji od drugih u tehnologiji, da rade. Također, nije bilo centralizirane nabave papirnatog i komunalnog materijala, kao ni uredske opreme. Opet, svaki pročelnik sam je kupio sve što mu treba, nitko nije pratio predračune tih troškova.
Uprava tvornice uvidjela je neučinkovitost ovog smjera i odlučila se reorganizirati. Kao rezultat toga, stvoren je poseban odjel, koji je vodio zamjenik ravnatelja za opća pitanja(nova objava). Njemu su bile podređene sljedeće službe: AHO, kantina, prometni odjel, odjel za uređenje okoliša i okućnicu, zaštitarska služba i visokonakladne novine.
Promijenjen je i ustroj upravno-gospodarskog odjela. Uključuje:
- ured
- arhiva
- administrativni sektor (organizacija rada pregovaračkih soba, sastanaka delegacija, događanja, rezervacija karata i hotela i sl.)
- opskrbni sektor tekuće aktivnosti(kupnja uredskog materijala i kućanskog inventara, kupnja namještaja i opreme, manji popravci, osiguranje komunikacija, uređenje prostora, organizacija radnih mjesta)
- sektor čistoće (čistačice)
Tako su uvedena dva nova odjela (upravni sektor i sektor za osiguranje tekućih poslova), ukinut je daktilografski biro (u vezi s prelaskom na upravljanje elektroničkim dokumentima) i kurirske usluge (izračun je pokazao da su usluge trećih strana jeftinije). Domari su postali podređeni odjelu za uređenje okoliša. Kao rezultat transformacija, rashodi su značajno smanjeni zbog oslobađanja glavnih odjela od obavljanja neuobičajenih funkcija (popravci, kupnja), kao i zbog činjenice da je provedba centralizirane nabave papirnatog materijala i kućanskog inventara omogućila dobiti značajne popuste za količinu, a također je dovelo do potrebe za točnim računovodstvom izdataka za tiskanice što je također rezultiralo značajnim uštedama.
Primjer 2
Mala organizacija (izdavačka djelatnost) unajmila je nekoliko prostorija u poslovna zgrada. Popravak prostorija, opskrbu strujom, vodoinstalaterske radove, hranu (blagovaonicu) osigurali su iznajmljivači. Prije je sve potrebne administrativne poslove obavljao tajnik. Po potrebi su pomagali i drugi djelatnici. Ali postupno je tvrtka rasla, a zadataka je bilo toliko da je odlučeno uvesti posebnu poziciju za ovaj posao. Odlučeno je da se mjesto voditelja ureda dodijeli sa sljedećim funkcijama:
- tekuća podrška aktivnostima u cijelosti
- nadzor nad radom tajnice, spremačice, kurira, vozača, informatičara
- interakcija (sastavljanje ugovora, knjiženje primarnih knjigovodstvenih dokumenata, kontrola plaćanja) s trećim stranama (dobavljači, iznajmljivači)
- organizacija rada pregovora
- osiguranje internog informiranja u poduzeću (priprema tekstova za newslettere, izdavanje newslettera, dizajn oglasne ploče)
Dakle, vidimo da je za određivanje funkcija i zadataka administrativno-ekonomskog bloka u poduzeću potrebno:
- analizirati trenutno stanje poduzeća, identificirati funkcije koje nedostaju
- definirati ciljeve smjera, na temelju ciljeva poduzeća
- identificirati specifičnosti poduzeća i njegov utjecaj na ciljeve usmjerenja
- identificirati "uska grla"; trenutke koji mogu ometati postizanje ciljeva
- izračunajte izvedivost obavljanja nekih radova sami ili uz uključivanje izvođača trećih strana
- odrediti najbolji format za provedbu ove funkcije (jedan zaposlenik, odjel, cijela služba)
- riješiti pitanje subordinacije ovog položaja
Format članka ne daje mogućnost detaljnijeg razmatranja svake od funkcija upravno-gospodarskog odjela, pa ćemo se usredotočiti samo na dvije funkcije kojima se obično ne posvećuje dovoljno pažnje. Prema našem iskustvu, prigovori upravno-gospodarskom odjelu najčešće se javljaju na sljedeća pitanja:
- organizacija radnih mjesta zaposlenika
- ispunjavanje zahtjeva za manje popravke
Budući da su ovi zadaci klasificirani kao međufunkcionalni, problemi najčešće nastaju zbog nedosljednosti u postupanju različitih odjela. U ovoj situaciji uloga AHO je organizirati cijeli proces i koordinirati rad svih službi. A budući da se tvrdnje obično odnose na vremenski raspored tih zadataka, očito je da problemi leže u tzv. mrežno planiranje. Razmotrite kako najbolje izgraditi organizaciju za provedbu svakog od ovih zadataka.
Organizacija radnih mjesta
Budući da se nova radna mjesta u poduzećima ne organiziraju svaki dan, obično nema nikakvih propisa o tome ovaj proces nije razvijen, a zadatak se rješava prema situaciji, najčešće u nuždi. Ali to su Pravila za organiziranje novog radnog mjesta koja će vam omogućiti da isplanirate cijeli proces na papiru, shvatite kako se može optimizirati i koji je redoslijed najbolje poduzeti. To se posebno odnosi na tvrtke koje imaju zacrtane ciljeve aktivnog razvoja, što je najčešće povezano sa kadrovskim proširenjem.
Prvo od čega treba početi ovaj posao je napisati opis posla. Takav bi opis trebao sadržavati popis potrebnog namještaja i opreme za tipično radno mjesto. Poslovi se mogu klasificirati ovisno o razini pozicije (glavni menadžer, srednji menadžer, izvođač) i specifičnostima aktivnosti (prisutnost posjetitelja, korištenje dodatne posebne opreme ili inventara, posebni zahtjevi za sobnu temperaturu, osvjetljenje itd. .).
U idealnom slučaju, bolje je napisati opis posla za svako radno mjesto. Međutim, ovo je vrlo dugotrajan posao, tako da se u prvoj fazi možete ograničiti na sastavljanje opisa tipičnog radnog mjesta, kao i radnih mjesta pojedinih (specifičnih) pozicija. Na primjer, važno je za tajnicu osigurati pomoćni ormarić za pohranjivanje posuđa, kućanskih potrepština i hrane. Za laboratorijskog radnika važno je osigurati dovoljno osvjetljenja i određeni temperaturni režim. Za zaposlenike koji rade s klijentima - dostupnost mjesta za čekanje posjetitelja. A za glavnog računovođu - sef.
Navedimo primjer opisa tipičnog radnog mjesta uredskog zaposlenika.
|
Indeks |
Vrijednost indikatora |
Bilješka* |
|
Područje radnog mjesta |
Minimalno 4 m2. |
Na temelju ovog pokazatelja izračunava se najveći dopušteni broj radnih mjesta u svakoj radnoj sobi. |
|
osvjetljenje |
Dovoljna opća rasvjeta |
Neka radna mjesta mogu zahtijevati dodatnu lokalnu rasvjetu |
|
Potreban namještaj |
||
|
Stolica - 2 kom. |
Jedna stolica za posjetitelje |
|
|
Mobilni kabinet |
||
|
Ormari za kartoteke |
||
|
Potrebna oprema |
Računalo |
|
|
Opća namjena za više prostorija |
||
|
Inventar |
Kalkulator |
|
|
Kutija za pohranu disketa |
||
|
Izmjenjivi pogon |
||
|
Set pribora za pisanje |
(uključujući spajalice, ravnalo, gumbe, olovke, olovke, gumice) |
|
* U napomeni pravog dokumenta najbolje je navesti koordinate dobavljača za ovu stavku.
Dakle, ako je unaprijed jasno što je točno potrebno za organizaciju radnog mjesta, tada je lakše razmišljati o tome kako organizirati cijeli proces.
Osnovno načelo u ovaj slučaj- utvrditi što je bolje imati stalno na zalihi (u slučaju zapošljavanja novog zaposlenika), a što kupiti nakon primitka informacije o otpuštanju nove osobe. Tako je, na primjer, bolje imati malu zalihu inventara, pogotovo zato što bi zaposlenici mogli također trebati. Ukoliko prostor dopušta, stolove i stolice možete imati na zalihi. Ali pohranjivanje računala u rezervi jedva da se isplati - i skupo je i, što je najvažnije, takva oprema brzo zastarijeva i neučinkovito ju je pohraniti bez rada.
Kako bi se smanjilo vrijeme organiziranja radnog mjesta, AHO bi trebao imati ažurne podatke o dobavljačima namještaja i opreme. Ako se takve informacije ne uzmu u obzir i ne pohrane, tada će administrativni radnik morati u početku potrošiti dosta vremena da pronađe potrebne dobavljače i među njima odabere one koji odgovaraju situaciji.
Općenito, najbolje je napraviti matricu cjelokupnog poslovnog procesa organizacije radnog mjesta i u njoj naznačiti sve odjele koji su uključeni u proces, kao i koji odjel, što i u kojem roku treba napraviti. To je tim važnije, jer do proboja vrlo često dolazi upravo zbog kvarova u prijenosu informacija.
Navedimo pojednostavljeni primjer poslovnog procesa za organiziranje novog radnog mjesta.
|
Akcijski |
Bilješka |
|
Odluka o zapošljavanju novog djelatnika |
Odluku donosi ravnatelj i dogovara termin s kadrovskom službom |
|
Odjel za ljudske resurse obavještava AHO o datumu otpuštanja novog zaposlenika, podnosi zahtjev s naznakom posebnih zahtjeva |
Istog dana kada je donesena odluka |
|
Izrada Plana pripreme novog radnog mjesta na temelju standardni plan i Trenutna situacija. Revizija onoga što je dostupno i što treba kupiti. |
AHO sastavlja na dan primitka zahtjeva i odobrava od ravnatelja (uključujući i predračun) |
|
Odluka o smještaju novog radnog mjesta (u kojoj prostoriji, kako) |
O ovom pitanju razgovaraju kadrovska služba i AHO prilikom rasprave o prijavi. Na dogovorenu odluku odobrava ravnatelj |
|
AXO s IT stručnjakom raspravlja o zahtjevima za opremu i postavlja mu zadatke u pogledu rokova |
Termini prema planu |
|
AXO naručuje sve što vam je potrebno od dobavljača |
|
|
AXO prima fakture od dobavljača i dostavlja ih računovodstvu na plaćanje |
Odmah po primitku računa |
|
AXO kontrolira provedbu plaćanja i isporuke |
|
|
AHO organizira proces postavljanja namještaja i opreme, provjerava spremnost radnog mjesta |
Uoči izlaska novog zaposlenika |
Ispunjavanje zahtjeva za manje popravke
Pritužbe na ovo pitanje nastaju najčešće jer mu se pridaje pažnja po rezidualnom principu. Informacije zaposlenika se ne uzimaju u obzir, ne planira se njihova provedba, a kao rezultat toga upute se zaboravljaju i ne izvršavaju. Ovaj problem se rješava relativno jednostavno.
Prije svega, potrebno je voditi dnevnik prijava i imenovati djelatnika zaduženog za stalni nadzor pristiglih prijava i izdavanje zadataka izvođaču. Tu funkciju može obnašati i sam voditelj AHO-a. On mora odrediti učestalost pregledavanja dnevnika te zatim postaviti zadatak izvršiteljima i kontrolirati izvršenje. Još je bolje podnošenje zahtjeva organizirati elektroničkim putem.
Obrazac za prijavu može biti sljedeći:
|
datum prijave |
Zaposlenik odjela se prijavljuje |
Bit aplikacije, što treba učiniti |
Razdoblje izvršenja |
Odgovoran |
Rok |
Kvaliteta izvedbe |
|
računovođa |
Popravak uređaja na račun novca |
Tehničar AHO |
Dobro, nema pritužbi |
Postupak postupanja s takvim zahtjevom može biti sljedeći:
- Stupce 1 - 4 popunjava pristupnik prilikom prijave.
- Stupac 4 (rok za prijavu) može korigirati voditelj ACS-a (ili djelatnik odgovoran za raspodjelu prijava), uz dogovor s podnositeljem zahtjeva.
- Stupac 5 popunjava voditelj AHO (ili djelatnik odgovoran za distribuciju prijava), nakon čega se prijava prosljeđuje izvođaču.
- Nakon što je prijava ispunjena, izvođač popunjava stupac 6 (datum završetka) i potpisuje prijavu s podnositeljem zahtjeva, koji svojim potpisom u stupcu 7 mora naznačiti kvalitetu prijave sa svog stajališta, kao i navesti tvrdnje. , ako ijedan.
- Nakon toga popunjena prijava se prosljeđuje voditelju AHO-a na kontrolu i arhivira u fasciklu, a njeni podaci se uzimaju u obzir prilikom stimuliranja.
Za povećanje učinkovitosti rada na sitnim popravcima važno je poticaje administrativnim radnicima vezati uz kvalitetu i brzinu obrade zahtjeva. Razumna kritika jednog od zaposlenika trebala bi dovesti do kažnjavanja izvođača.
Kako bi se osigurala pravednost, najbolje je postaviti standarde za izvršenje zahtjeva. Da bi se to postiglo, sastavlja se potpuni popis mogućih primjena (koji se može nadopunjavati prema prethodnom) i utvrđuju se standardi izvedbe za svaku stavku.
Ne postoje standardne norme po ovom pitanju, stoga svaka tvrtka postavlja svoje norme, na temelju svojih specifičnosti i trenutnih zadataka. Na primjer,
Dakle, ispitali smo popis najtipičnijih funkcija administrativnog i gospodarskog osoblja, utjecaj na sadržaj ovih funkcija ciljeva poduzeća, njegovu veličinu i specifičnosti. I također detaljnije pitanje kako možete izgraditi proces za organizaciju radnog mjesta i proces za ispunjavanje zahtjeva za manje popravke. Kao što smo pokazali, ti se problemi rješavaju detaljno planiranje i jasno definirane poslovne procese, tj. važno je uspostaviti jasnu proceduru provedbe ovog posla, izraditi propis, upoznati sve koji su uključeni u njegovu provedbu i stalno pratiti taj proces. Zadatak je čisto menadžerski. U bilo kojoj aktivnosti kompetentno upravljanje dramatično povećava učinkovitost cjelokupnog procesa, stoga je potrebno upravljati i administrativno-ekonomskim funkcijama u organizaciji, au tome se krije velika razvojna rezerva.
,Učinkovitost poduzeća određena je njegovom organizacijom (struktura, ovlasti, prava i obveze, organizacijski propisi i propisi) i sustavom upravljanja (postavljanje ciljeva, planiranje, praćenje, računovodstvo, priprema upravljačke odluke korektivne i preventivne radnje). Međutim, učinkovitost poduzeća ne ocjenjuje se prema tome kako su organizacija i sustav upravljanja izgrađeni, već prema tome koji su rezultati postignuti i koje su objektivne prognoze dostupne za budućnost.
Ovo je poteškoća stvaranja učinkovita organizacija te učinkovitu strukturu i sustav upravljanja. A to određuje potrebu za privlačenjem konzultantskih organizacijskih i upravljačkih usluga u izgradnji učinkovito poduzeće. Nemoguće je jednostavno uzeti poznata načela upravljanja i organizacije i dobiti učinkovito rješenje. Potrebno je ići od cilja koji je poduzeće postavilo, osiguravajući svaki korak maksimalnu učinkovitost poduzeća:
Postavljeni cilj>> privatni ciljevi djelatnosti >> politike koje se donose za postizanje postavljenih ciljeva >> struktura koja osigurava postizanje privatnih ciljeva >> programi za postizanje privatnih ciljeva i njihova provedba >>cilj postignut.
Istodobno, napominjemo da su svi ovi koraci strategija poduzeća. „Strategija je definicija glavnih dugoročnih ciljeva i zadataka poduzeća te odobrenje smjera djelovanja i raspodjela resursa potrebnih za postizanje tih ciljeva“ (Alfred Chandler). „Strategija bi trebala sadržavati tri bitne komponente: (1) glavne lance djelovanja; (2) najznačajnije elemente politike koji usmjeravaju ili ograničavaju polje djelovanja; i (3) programe glavnih akcija usmjerenih na postizanje zadanog ciljeva i ne izlazeći izvan okvira odabrane politike" (James Quinn).
Na ovaj način, učinkovita struktura razvijeno tijekom procesa razvoja strategije, ono je u središtu strategije. Strategija (postavljeni privatni ciljevi, usvojene politike) određuje strukturu, ali u isto vrijeme struktura utječe i na strategiju, budući da privatni ciljevi trebaju pasti na određene strukturne jedinice, koje se mogu graditi samo prema određenim principima - principima organizacijsku strukturu. Postoje četiri takva načela koja određuju strukturu poduzeća:
1. Usvojeni kontrolni raspon
2. Prihvaćeno načelo grupiranja strukturnih jedinica
3. Prihvaćeno načelo delegiranja ovlasti i decentralizacije
4. Prihvaćeni princip outsourcinga
1. kontrolno područje određuje broj podređenih jedinica (na nižoj razini – broj podređenih zaposlenika). U mnogim našim pogonima taj se raspon kreće od 4-9, a ponekad i ispod označene donje granice. Optimalna vrijednost je u rasponu od 7-11. Sukladno tome, privatne ciljeve treba optimalno grupirati u 7-11 skupina, po jednu skupinu za svaku podređenu strukturnu strukturnu jedinicu.
2. Načela grupiranja. Strukturne podjele mogu se grupirati prema različitim načelima: funkcionalnim, proizvodnim, teritorijalnim, potrošačkim itd. Na primjer, poduzeće može usvojiti politiku proizvodnje proračunskih proizvoda (ekonomska klasa), proizvoda s optimalnim omjerom cijene i kvalitete (budget-klasa) ili politiku proizvodnje skupih, ali visokokvalitetnih proizvoda (premium klasa), a ti načela određuju specifičnu primijenjenu strukturu. Pritom uvijek postoje administrativne podjele: računovodstvo, tajništvo, financijsko-ekonomska, administrativno-ekonomska, neovisna o ovoj politici.
2.1. Proračunski proizvodi se proizvode uz maksimalnu podjelu rada, kada svaki odjel obavlja svoju funkciju u lancu proizvodnje: marketing, razvoj, proizvodnja, prodaja. Ovo je linearna funkcionalna organizacijska struktura (slika 1). Zahvaljujući podjeli rada prema funkcijama (operacijama), proizvodi imaju najnižu cijenu, ali u isto vrijeme svaki odjel je odgovoran samo za svoj rad, a niti jedan odjel nije odgovoran za konačni rezultat, već teško razumjeti koji je odjel odgovoran za otkrivene nedostatke proizvoda, tako da ovo nije proizvod visoke kvalitete.
Slika 1. Linearna funkcionalna organizacijska struktura
2.2. Proizvodi najvišeg cjenovnog segmenta
Zahtjev za visokokvalitetnim proizvodima više ne zahtijeva podjelu rada po funkcionalnim odjelima, gdje svaki odjel obavlja određenu funkciju za sve proizvedene proizvode, podjelu rada po vrsti proizvoda, gdje svaki odjel obavlja sve funkcije puštanja u promet svog proizvoda. To rezultira višim troškovima, ali budući da se proizvod proizvodi u jednom odjelu koji je u potpunosti odgovoran za njega, kvaliteta proizvoda je viša.
Ovo je linearna organizacijska struktura proizvoda (slika 1).
Slika 2. Organizacijska struktura linearnog proizvoda
2.3. Proizvodi s optimalnim omjerom cijene i kvalitete.
Kako bi se spojile prednosti funkcionalne i proizvodne strukture, stvorena je matrična organizacijska struktura u kojoj postoje i proizvodni i funkcionalne podjele, a funkcionalne cjeline su pod dvostrukom kontrolom: administrativnu od strane voditelja, i tehničku od strane proizvodnog odjela (Sl. 3 a) ili su proizvodne jedinice (u ovom slučaju restorani) pod dvojnom kontrolom (Sl. 3 b).
Slika 3. Matrična organizacijska struktura
3. Delegiranje ovlasti i decentralizacija
3.1. Vertikalna decentralizacija provodi se u divizionalnoj organizacijskoj strukturi, te mrežnoj organizacijskoj strukturi. Po svom izgledu ove se strukture ni po čemu ne razlikuju od linearne strukture proizvoda (slika 1), matrične organizacijske strukture (slika 3 b). Jedina je razlika u tome što linearni odjeli proizvoda u prvom slučaju i restorani u drugom imaju značajnu neovisnost i izvješćuju voditelja samo o određenom uskom rasponu pitanja. Izvan ovih pitanja, oni rade neovisno.
3.2. Horizontalna decentralizacija je dodatna horizontalna upravljačka veza u linearnim strukturama. Na primjer, kada komercijalna služba daje dnevne planove tehnička služba(proizvodnja) bez odobrenja direktor tvrtke, osim ako, naravno, ne prelaze zadane granice (vodoravna linija 6 na sl. 4).
Slika 4. Linearna organizacijska struktura s horizontalnim upravljačkim vezama
4. Outsourcing
Pojam "outsourcing" (od engleskog "outsourcing") doslovno se prevodi kao korištenje tuđih resursa. Drugim riječima, outsourcing je prijenos na ugovornoj osnovi sporednih funkcija na druge organizacije koje su specijalizirane za određeno područje i imaju relevantno iskustvo, znanje i tehnička sredstva. Dakle, outsourcing je politika koja vam omogućuje da optimizirate aktivnosti poduzeća koncentriranjem aktivnosti u glavnom području u kojem imaju ključne kompetencije i iskustvo, i eksternaliziranjem sporednih područja u kojima poduzeće ne može imati potrebne visoke kompetencije i iskustvo, ili će njihova nabava i podrška biti vrlo skupi za poduzeće i smanjit će njegovu učinkovitost.
Na primjer, u mnogim poduzećima već ne postoje IT odjeli, pravni, sigurnosni itd. odjeli. Velika poduzeća prodaju proizvode samo na veliko i nemaju maloprodajne odjele. Outsourcing vam omogućuje smanjenje broja strukturnih jedinica, smanjenje napora menadžmenta za upravljanje sporednim područjima, fokusiranje svih kompetencija poduzeća na njegov glavni smjer - proizvodnju i prodaju proizvoda. Jedan od smjerova outsourcinga je outsourcing u području konzultantskih usluga.
Naša tvrtka pruža usluge razvoja optimalne organizacijske strukture poduzeća i sve prateće organizacijske dokumentacije (pravilnici o odjelima, opis posla, propisi za interakciju odjela), osiguravajući njegovu maksimalnu učinkovitost.
