kuupäevaga lepingule nr"________" ___________ 2015

elektroonikaga liitumisel

töövoog "Dialoog"
MÄÄRUSED

süsteemi kasutamine elektrooniline dokumendihaldus"Dialoog"

Simferopol "____" ___________ 2015

1. Üldsätted

   1. 
      Määrus määrab elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Dialog (edaspidi nimetatud Dialog EDMS) kasutamise korra ja tingimused.
   2. 
      EDMS "Dialog" on infosüsteem, mis on loodud elektroonilise dokumendihalduse täieliku toimimise tagamiseks, sealhulgas piiratud leviga teenuseteavet sisaldavate dokumentide haldamiseks. täitevorganid Krimmi Vabariigi riigiasutused ja kohalikud omavalitsused omavalitsused Krimmi Vabariigis.
   3. 
      EDMS "Dialog" juurutatakse eesmärgiga korraldada paberivaba elektroonilist dokumendihaldust ja üleminekut osakondadevahelisele tasuta tarkvarakomponentidel põhinevale elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile, teenuste osutamiseks elektroonilisel kujul ja Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite ja Krimmi Vabariigi kohalike omavalitsusorganite ühtse inforuumi loomine.
   4. 
      EDMS "Dialoog" hõlmab dokumentide koostamist, ümbersuunamist ja juhiste esitamist, samuti juhiste täitmise kontrolli koos võimalusega kasutada juriidiliselt olulist elektrooniline allkiri Sertifitseerimiskeskuse baasil, mis toimib vastavalt kehtivate õigusaktide nõuetele.
   5. 
      EDMS "Dialoog" vastab peamiste seadusandlike aktide ning regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide nõuetele reguleerimise valdkonnas infosüsteemid kasutatakse elektrooniliseks dokumendihalduseks.
      1. 
         EDMS "Dialoog" vastab järgmiste seadusandlike aktide nõuetele:

• 
  föderaalseadus Venemaa Föderatsioon 22. oktoobril 2004 N 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis";
• 
  2. mai 2006. aasta föderaalseadus nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta" (muudetud kujul);
• 
  Vene Föderatsiooni 29. juuli 2004. aasta föderaalseadus N 98-FZ "Ärisaladuste kohta";
• 
  Vene Föderatsiooni 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 152-FZ "Isikuandmete kohta";
• 
  Vene Föderatsiooni 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta";
• 
  Vene Föderatsiooni 6. aprilli 2011. aasta föderaalseadus N 63-FZ "Elektroonilise allkirja kohta"

1. 
   EDMS "Dialogue" vastab järgmistele standarditele:

• 
  GOST R 51141-98. Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused.
• 
  GOST R 6.30-2003 Nõuded paberimajandusele.
• 
  GOST R ISO 15489-1-2007 Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded.
• 
  GOST R 34.10-2001. "Infotehnoloogia. Teabe krüptograafiline kaitse. Elektroonilise digitaalallkirja moodustamise ja kontrollimise protsessid.

1. Tingimused ja määratlused

Dokument - ametlik dokument loodud riigiorgani, kohaliku omavalitsuse organi, juriidilise või individuaalne, mis on koostatud ettenähtud korras ja kaasatud piirkondliku täitevvõimu dokumendivoogu;

Dokumendivoog- dokumentide liikumine nende loomisest või vastuvõtmisest kuni täitmise lõpetamiseni, toimikusse paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

MEDO- osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse süsteem;

Originaal elektrooniline dokument- ES allkirjastatud dokument, mis on algselt loodud elektroonilise dokumendi kujul ja millel ei ole paberkandjal originaali;

EDMS-i kasutaja- elektrooniliste dokumentide kogumise, töötlemise, säilitamise ja levitamise protsessidega seotud ametnik, nimelt: minister, ministri esimene asetäitja, aseministrid, osakonnajuhatajad, EDMS-is töötamise eest vastutavad spetsialistid;

Dokumendi registreerimisnumber- dokumendile registreerimisel määratud dokumendi digitaalne või tähtnumbriline tähistus;

Dokumendi registreerimine- dokumendi kohta volituste fikseerimine ettenähtud kujul, selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti fikseerimine;

Resolutsioon- tehtud otsus ametnik. Sisaldab teavet dokumendi täitjatele antud ülesannete (korralduste) kohta, andmeid autori, täitja, kontrollija, tähtaja, kontrolli märki kohta;

Dokumendi rekvisiidid- dokumendi registreerimise element, mis annab sellele juriidilise jõu;

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS)- infosüsteem, mis võimaldab dokumentide kogumist (dokumentide kaasamist süsteemi), nende töötlemist, dokumendihaldust ja juurdepääsu neile;

Elektrooniline dokument- ametlik dokument elektrooniline vorm riigiorgani, kohaliku omavalitsuse organi, juriidilise või füüsilise isiku poolt loodud, nõuetekohaselt vormistatud ja piirkondliku täitevvõimu EDMS-i lisatud;

Elektrooniline dokumendihaldus- dokumendivoog, kasutades infosüsteemi;

Dokumendi elektrooniline kujutis- paberkandjal tehtud dokumendi elektrooniline koopia;

EP- elektrooniline allkiri, elektroonilise dokumendi atribuut, mille eesmärk on kaitsta seda elektroonilist dokumenti võltsimise eest ja mis on saadud teabe krüptograafilise teisendamise tulemusena, kasutades elektroonilise allkirja privaatvõtit ja mis võimaldab tuvastada allkirjavõtme sertifikaadi omanikku, samuti tuvastada elektroonilises dokumendis teabe moonutamise puudumine;

Elektroonilise dokumendi paberkoopia- dokument, mis on saadud elektroonilise originaali trükkimisel, millel on sama nimi kui elektroonilisel dokumendil ja mille on tõestanud tõendav isik see dokument.

1. Süsteemi opereeriva personali kvalifikatsiooninõuded

   1. 
      Süsteemi peab töötama spetsiaalse väljaõppe läbinud personal.
   2. 
      EDMS-i "Dialoog" kasutajad on kohustatud tutvuma EDMS-i kasutusjuhendiga, omama EDMS-i "Dialog"-ga töötamise oskusi ja järgima käesolevaid eeskirju.

2. EDMS-süsteemi "Dialoog" eesmärk

   1. 
      Elektrooniline dokumendihaldussüsteem Dialog on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

• 
  sissetuleva, väljamineva ja sisemise kirjavahetuse, sealhulgas kodanike, organisatsioonide ja kodanike kollektiivsete pöördumiste registreerimine;
• 
  sissetulevatest ja väljaminevatest paberdokumentidest elektrooniliste kujutiste loomine skaneerimise teel, Interneti, MEDO, muudest infosüsteemidest saadud dokumentide sisestamine, samuti dokumendi otsene loomine süsteemis;
• 
  dokumendi fikseerimine süsteemis;
• 
  dokumendi viimine süsteemi kasutajani;
• 
  läbirääkimised ja otsuste kehtestamine;
• 
  ülesannete ja juhiste kujundamine vastavalt resolutsioonidele;
• 
  dokumentide ühine koostamine;
• 
  dokumentide kinnitamine ES-i abil;
• 
  dokumentide saatmine;
• 
  päringute ja analüütiliste aruannete koostamine töövoo seisu kohta;
• 
  dokumentide säilitamine ja arvestus;
• 
  dokumendist paberkoopiate loomine.

1. 
   Elektroonilised dokumendid luuakse, töödeldakse ja säilitatakse EDMS-is. Käesoleva eeskirja kohaselt EDMS-is genereeritud elektroonsel dokumendil on juriidiline jõud ja sellega kaasnevad käesolevale dokumendile sätestatud õiguslikud tagajärjed.
2. 
   Pärast nende täitmist tuleb elektroonilisi dokumente säilitada EDMS-is samalaadsete paberkandjal dokumentide jaoks seadusega ette nähtud perioodid.
3. 
   EDMS peab arvestust sissetulevate, loodud ja saadetud elektrooniliste dokumentide üle.
4. 
   Täidetud elektroonilised dokumendid süstematiseeritakse juhtumiteks vastavalt nende nomenklatuurile.
5. 
   Elektrooniliste dokumentide otsimiseks EDMS-is kasutatakse elektrooniliste dokumentide kohta järgmist teavet (olenevalt dokumendi tüübist):

• 
  saatja;
• 
  sihtkoht;
• 
  dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi;
• 
  dokumendi tüüp;
• 
  dokumendi tüüp;
• 
  dokumendi registreerimise kuupäev;
• 
  dokumendi registreerimisnumber;
• 
  dokumendi koostamise kuupäev;
• 
  väljamineva dokumendi kuupäev ja number;
• 
  testamenditäitja.

1. 
   EDMS-i osalejad on kohustatud tagama kehtivate ES-i kasutamist käsitlevate õigusaktide nõuete täitmise.
2. 
   Elektroonilise dokumendihalduse rakendamisel on lubatud vahetada ainult avalikult kättesaadavat teavet sisaldavaid infosõnumeid. Ametliku või piiratud kasutusega teavet sisaldavate infosõnumite vahetamine ei ole lubatud.

1. Funktsioonid, mida täidab EDMS "Dialog"

   1. 
      EDMS "Dialoog" võimaldab automatiseerida järgmisi elektroonilise dokumendihaldusprotsessi protseduure:

• 
  dokumentide koostamine;
• 
  paberkandjal dokumentide tõlkimine elektroonilisele kujule;
• 
  elektrooniliste dokumentide kasutajate poolt kooskõlastamine ja heakskiitmine;
• 
  dokumentidele resolutsioonide loomine;
• 
  dokumentide resolutsioonide kooskõlastamine ja heakskiitmine kasutajate poolt;
• 
  elektrooniliste dokumentide saatmine adressaatidele;
• 
  töövõtja teavitamine dokumendi kättesaamisest ja selle täitmise tähtajast;
• 
  organisatsioonide, töötajate ja organisatsioonistruktuuride – töövoos osalejate – kataloogi pidamine;
• 
  dokumentide nomenklatuuri kataloogi pidamine;
• 
  täidesaatva distsipliini kontroll registreeritud dokumentide järgi;
• 
  korralduste täitmise statistika pidamine;
• 
  kasutaja autoriseerimine;
• 
  juurdepääsu kontroll dokumentidele;
• 
  otsida dokumendi sisu järgi;
• 
  kasutaja juurdepääsu eristamine süsteemi funktsioonidele.

1. 
   EDMS "Dialoog" pakub dokumentidega järgmisi toiminguid:

• 
  dokumendi registreerimiskaardi koostamine;
• 
  dokumendi registreerimiskaardi kustutamine;
• 
  dokumendi registreerimiskaardi toimetamine;
• 
  dokumendi lehekülgede lisamine, kustutamine, asendamine, järjekorra muutmine;
• 
  dokumendi registreerimine (registreerimisnumbri ja kuupäeva määramine);
• 
  dokumendi registreerimiskaardi, lehtede ja resolutsioonipuu vaatamine;
• 
  registreerimiskaardi, lehekülgede ja dokumendi resolutsioonipuu väljastamine paberkandjal;
• 
  ES-dokumendi allkirjastamine;
• 
  dokumendiga töötamise ajaloo vaatamine.

1. 
   Dokumendiga töötamise ajalugu kajastab kasutajate poolt dokumendiga tehtud peamisi toiminguid. Kirje dokumendiga töötamise ajaloos sisaldab järgmist teavet:

• 
  operatsiooni kuupäev ja kellaaeg;
• 
  toimingu tüüp (loomine, kustutamine, vaatamine, redigeerimine);
• 
  kasutaja perekonnanimi, initsiaalid, organisatsioon;
• 
  Kasutaja tööjaama IP-aadress.

1. 
   Süsteem pakub eraldusvõime jaoks järgmisi toiminguid:

• 
  konkreetse dokumendi resolutsiooni loomine;
• 
  vaata eraldusvõimet;
• 
  toimetamise eraldusvõime;
• 
  resolutsiooni eemaldamine;
• 
  EP resolutsiooni allkirjastamine;
• 
  resolutsiooniga tööajaloo vaatamine.

1. 
   EDMS "Dialoog" võimaldab teha dokumendi juhistega järgmisi toiminguid:

• 
  suuna loomine, mis näitab saatjat, adressaate, märkmeid;
• 
  suuna redigeerimine;
• 
  suunavaade;
• 
  suuna eemaldamine.

1. 
   EDMS "Dialog" võimaldab dokumentide täitmise märkidega teha järgmisi toiminguid:

• 
  sooritusmärgi loomine, kus on näidatud esitaja, hinde liik (täielik valmimine, vahetulemus);
• 
  täitmismärgi redigeerimine;
• 
  vaata täitmismärki;
• 
  hukkamismärgi kustutamine.

1. 
   EDMS "Dialoog" võimaldab teha dokumentide mustanditega järgmisi toiminguid:

• 
  dokumentide mustandite erinevate versioonide loomine, vaatamine;
• 
  algataja poolt dokumendi eelnõu versioonile kooskõlastusnimekirja koostamine koos marsruutide jada määramisega osalejate poolt paralleelseks ja järjestikuseks kooskõlastamiseks;
• 
  dokumentide kavandite kinnitamine kooskõlastusnimekirjas osalejate poolt;
• 
  selle osalejate poolt heakskiitmisteede lisamine heakskiitmisnimekirja;
• 
  kooskõlastuslehe oleku vaatamine, mis näitab kooskõlastuse hetkestaadiumi ja etappide kestust;
• 
  dokumentide kavandite tagastamine läbivaatamiseks koos kooskõlastuslehel osalejate kommentaaridega;
• 
  kooskõlastusprotsessi lõpetamine ja taaskäivitamine algataja poolt;
• 
  EP dokumendi eelnõu allkirjastamine.

1. 
   EDMS "Dialoog" pakub dokumentide kontrollkaartidel järgmisi toiminguid:

• 
  korralduste ja dokumentide täitjatele tähtaegade seadmine;
• 
  juhendite ja dokumentide tähtaegade muutmine;
• 
  tellimuste ja dokumentide kontrolli alt eemaldamine;
• 
  tähtaegade seadmise ja kontrolli alt eemaldamise kirjetega kontrollkaardi vaatamine.

1. 
   Kontrollkaardi kirje sisaldab:

• 
  kirje loomise kuupäev ja kellaaeg;
• 
  toimingu tüüp (kontrollperioodi seadistamine, muutmine või kontrolli alt eemaldamine);
• 
  märkus kande juurde (vajadusel);
• 
  kontrollperioodi pikenduste arv;
• 
  toimingu teinud kasutaja perekonnanimi, initsiaalid, organisatsioon;
• 
  Kasutaja tööjaama IP-aadress.

1. 
   Kasutajad saavad juurdepääsu süsteemi funktsioonidele vastavalt seatud juurdepääsuõigustele. Süsteemil on järgmised juurdepääsuõiguste rühmad:

• 
  kasutaja (vaikimisi õigused);
• 
  organisatsiooni administraator;
• 
  süsteemiadministraator.

1. 
   Vaikimisi lubadega kasutaja saab süsteemis teha järgmisi toiminguid.

• 
  vaadata talle adresseeritud dokumente;
• 
  luua ja redigeerida resolutsioone ja täitmismärke dokumentides, mille autor on kasutaja;
• 
  kustutada tema loodud otsused ja täitmismärked kuni hetkeni, mil alluvad töötajad seda dokumenti kaaluvad, samuti kustutada tema täitmismärked;
• 
  määrata, pikendada tähtaegu ja eemaldada kontrolli alt oma otsuste täitjad.

1. 
   Organisatsiooni administraatori õigused antakse kasutajatele, kes registreerivad ja haldavad dokumente oma organisatsioonis. Administraatoriõigustega kasutaja saab süsteemis teha järgmisi toiminguid:

• 
  vaadata oma organisatsiooni registreerimiskaarte ja dokumentide lehti;
• 
  luua, muuta ja kustutada (enne dokumendiga töötamist) oma organisatsiooni dokumente;
• 
  organisatsiooni registreerimisdokumendid;
• 
  luua, redigeerida ja kustutada organisatsiooni dokumentide resolutsioone;
• 
  kontrollima ja eemaldama organisatsiooni dokumendid;
• 
  luua ja vaadata organisatsiooni olemasolevaid aruandeid;
• 
  luua, muuta ja kustutada organisatsiooni meililistid;
• 
  luua ja redigeerida organisatsiooni organisatsioonilist struktuuri (jaoskonnad ja töötajad).

1. 
   Süsteemiadministraatori õigused võimaldavad teha süsteemi seadistamise ja tehnilise toega seotud toiminguid ning on mõeldud süsteemiarendajatele ja tehnilise toe töötajatele. Süsteemiadministraatori õigustega kasutaja saab teha järgmisi toiminguid.

• 
  seadistada süsteemis kasutajaõigused;
• 
  luua ja redigeerida kandeid organisatsioonide ja süsteemi kasutajate kataloogis;
• 
  vaadata kõiki süsteemis olevaid dokumente;
• 
  redigeerida kõigi süsteemis olevate dokumentide olekuid;
• 
  luua, redigeerida ja kustutada igasuguseid dokumente;
• 
  registreerida igat liiki dokumente;
• 
  luua, redigeerida ja kustutada kõiki resolutsioone;
• 
  vaadata dokumentide läbivaatamise etappe kõigile kasutajatele;
• 
  võtta enda kätte ja eemaldada kontrolli resolutsioonid;
• 
  vaadata ja genereerida kõiki saadaolevaid statistilisi aruandeid;
• 
  luua ja muuta organisatsiooni struktuuri;
• 
  vaadata kirjeid registreerimise ja raamatupidamise alamsüsteemis.

1. Nõuded dokumendihaldusprotsesside juurutamiseks EDMS Dialogi platvormil

   1. 
      Dokumendid, mis määratlevad süsteemiga töötamise protseduuri, on järgmised:

• 
  käesoleva määrusega;
• 
  EDMS "Dialog" kasutusjuhend;
• 
  Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite, Krimmi Vabariigi kohalike omavalitsuste omavalitsusorganite kantseleitöö juhendid;
• 
  Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite, Krimmi Vabariigi kohalike omavalitsusorganite, bürootöö korraldamise ja pidamise eest vastutavate isikute korraldused ja korraldused.

1. 
   Kasutaja dokumentide sisestamise protsess peaks hõlmama paberkandjal dokumentide registreerimise, skaneerimise ja elektroonilise kujutise loomise protseduure või elektroonilise dokumendi sisu fikseerimist, keelates selle muutmise.
2. 
   Dokumentide sisestamisel EDMS-i "Dialoog" peab kasutaja kasutama interaktiivseid konfigureerimis- ja haldustööriistu.
3. 
   Juhul, kui kontoritöö juhendis on määratletud paberkandjal dokumentide loetelu, millele on kehtestatud elektroonilise pildi loomise keeld, peaks sisestusprotsess hõlmama ainult dokumentide registreerimist.
4. 
   Elektrooniliste dokumentide kavandite puhul, mis on kooskõlastamisel või allkirjastamisel, fikseerib süsteem elektroonilise dokumendi sisu igal elektroonilise dokumendi kinnitamise, allkirjastamise ja hilisema registreerimise etapil kasutaja poolt.
5. 
   Dokumendid tuleb registreerida EDMS-i dialoogis, fikseerides dokumendi andmed, mis kinnitavad dokumendi järgmisi omadusi:

• 
  dokument koostati vastavalt kontoritöö juhendile;
• 
  dokumendi koostas või saatis isik, kes on märgitud selle koostajaks või saatjaks;
• 
  dokument koostati või saadeti täpselt määratud ajal määratud adressaadile;
• 
  dokument on täielik;
• 
  Elektrooniline dokument (dokumendi elektrooniline kujutis) on Dialog EDMS-is leitav, väljatõmmatav, esitletav ja tõlgendatav, välja arvatud paberdokumendid, mille kohta toimingujuhend keelab elektroonilise kujutise loomise.

1. 
   Dokumentide loomine ja töötlemine EDMS-is "Dialoog" toimub föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjadega ettenähtud viisil, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega nr 477.
2. 
   Elektrooniliste dokumentide korrektse sisestamise tagamiseks EDMS-i "Dialoogi" elektroonilise dokumendi sisestamisel, mis koosneb mitmest elektroonilise dokumendi komponendist - eraldi osadest, mis üksi või koos teiste elektroonilise dokumendi osadega moodustavad eraldiseisva elektroonilise dokumendi, peab kasutaja EDMS-i dialoog peab tagama kõigi selle komponentide sisestamise.
3. 
   Töötajad, kes vastutavad töö kirjeldus dokumentide koostamise, registreerimise, kinnitamise või vormistamise etappide jaoks on nad kohustatud vajadusel, kuid vähemalt kord 3 tunni jooksul, logima süsteemi sisse juhiste andmiseks, sissetulevate ülesannete ülevaatamiseks ja täitmiseks.
4. 
   Dokumentide adressaadile edastamise (saatmise) protsess "Dialoogi" SED-i kaudu toimub eranditult vastavalt kontoritöö juhistele.

1. Infoturbe

   1. 
      Peamine infoturbe vahend on krüptograafilise teabekaitse kasutamine.
   2. 
      EDMS-i "Dialog" teabeturbe asjakohase taseme tagamine eeldab ka tarkvara ja riistvara ning organisatsiooniliste kaitsemeetmete kasutamist EDMS-i "Dialog" administraatori ja EDMS-i "Dialogi" kasutajate (osalejate) poolt volituste piires. .
   3. 
      Tarkvara ja riistvara teabeturbe tööriistad hõlmavad järgmist:

• 
  vahendid kasutajate tuvastamiseks süsteemis;

• 
  kasutaja autentimise ja juurdepääsu kontrollimise vahendid;
• 
  kaitsevahendid volitamata juurdepääsu eest;
• 
  viirusetõrje;
• 
  kaitsevahendid võrgurünnakute eest;
• 
  vahendid tõrketaluvuse ja süsteemi varukoopia tagamiseks.

1. 
   Teabe kaitsmise organisatsioonilised meetmed hõlmavad järgmist:

• 
  EDMS-ile juurdepääsu tehniliste vahendite paigutamine kontrollitud juurdepääsuga ruumidesse;
• 
  EDMS-i tehnilistele vahenditele juurdepääsu halduspiirang;
• 
  režiimi seadistamine kasutajate poolt Dialog EDMS-ile juurdepääsuks autoriseerimisandmete hankimiseks ja kasutamiseks;
• 
  spetsiaalselt koolitatud ja koolitatud isikute lubamine tööle EDMS-is;
• 
  EDMS-i tarkvara ja riistvara heas seisukorras hoidmine;
• 
  EDMS-i tarkvara ja riistvara koondamine;
• 
  EDMS-i riistvara kaitse kahjustavate välismõjude eest.

1. EP-ga töötamise reeglid

   1. 
      Lubatud on kasutada ainult Vene Föderatsiooni Föderaalse Julgeolekuteenistuse (Venemaa Föderaalse Julgeolekuteenistuse (FSB) volitatud sertifitseerimisasutuse poolt sertifitseeritud elektroonilise allkirja tööriistu, mis võimaldavad tuvastada allkirjavõtme sertifikaadi omanikku ja tuvastada allkirja moonutuse puudumist. elektroonilises vormis statistilises teabes sisalduv teave.
   2. 
      Allkirjavõtme sertifikaat peab sertifitseerimiskeskus sisestama allkirjavõtme sertifikaatide registrisse hiljemalt allkirjavõtme sertifikaadi jõustumise kuupäevaks.
   3. 
      Allkirjavõtme sertifikaat peab sisaldama järgmist kohustuslikku teavet:

• 
  allkirjavõtme sertifikaadi omanik (isiku perekonnanimi, eesnimi ja isanimi);

• 
  ES avalik võti;
• 
  allkirjavõtme sertifikaadi kordumatu registreerimisnumber;
• 
  sertifitseerimisasutuse (CA) registris asuva allkirjavõtme sertifikaadi algus- ja kehtivusaeg;
• 
  allkirjavõtme sertifikaadi väljastanud CA nimi ja asukoht;
• 
  ES-i tööriistade nimi, millega seda ES-i avalikku võtit kasutatakse;
• 
  teave suhete kohta, mille rakendamisel saab elektroonilise allkirjaga elektroonilisel dokumendil õiguslikku tähendust;
• 
  allkirjavõtme sertifikaadi kasutusvaldkond (-valdkonnad), milles saab elektroonilise allkirjaga elektroonilisel dokumendil õigusliku tähenduse;
• 
  Sertifitseerimiskeskuse väljastatud kehtetuks tunnistatud (kehtetuks tunnistatud) allkirjavõtme sertifikaatide loendi jaotuspunkt.

1. 
   Allkirjavõtme sertifikaadile võib lisada täiendavaid andmeid allkirjavõtme sertifikaadi omaniku kohta ainult tema kirjalikul nõusolekul.
2. 
   Elektroonilise (elektroonilise allkirja) allkirja vahendid tagavad järgmiste funktsioonide täitmise:

• 
  elektroonilise allkirja loomine elektroonilises dokumendis, kasutades elektroonilise allkirja privaatvõtit;
• 
  elektroonilise allkirja autentsuse kinnitamine elektroonilises dokumendis, kasutades elektroonilise allkirja avalikku võtit (allkirjavõtme sertifikaat);
• 
  elektroonilise allkirja privaatvõtme ja avaliku võtme loomine.

1. 
   ES-i kasutamine aruandvate üksuste poolt Dialog EDMS-iga töötamise raames ei nõua erilitsentsi.
2. 
   Vastavalt artiklile 12 föderaalseadus 10. jaanuaril 2002 nr 1-FZ “Elektroonilisest digitaalallkirjast” on allkirjavõtme sertifikaadi omanik kohustatud hoidma elektroonilise allkirja (ES) privaatvõtit saladuses.
3. 
   ES-i privaatvõtit sisaldav infokandja on allkirjavõtme sertifikaadi omaniku (sertifitseerimiskeskuse kasutaja) juures ja seda tuleb säilitada tingimustes, mis välistavad selle ohustamise.
4. 
   ES privaatvõtme teisele isikule üleandmine on keelatud. ES-i privaatvõtit sisaldava teabekandja käitlemine peab toimuma vastavalt elektroonilise digitaalallkirja vahendite operatiivdokumentatsioonile ja vastavalt Sertifitseerimiskeskuse (CA) nõuetele. Meediasse ei saa kirjutada põhiteave kõrvaline teave.
5. 
   Vajalik on rakendada organisatsioonilisi infoturbemeetmeid, sealhulgas piirata juurdepääsu automatiseeritud tööjaamadele (AWP), mida kasutatakse elektrooniliste dokumentide ES-i loomiseks. Nendesse tööjaamadesse ei tohiks installida tarkvara (tarkvara), mis ei ole seotud nendes tööjaamades töötavate töötajate ametiülesannete täitmisega. Vastutus ES privaatvõtme ohustamise või kaotsimineku eest lasub ainult allkirjavõtme sertifikaadi omanikul.
6. 
   Elektroonilise allkirja (ES) privaatvõtme kahjustamine tähendab selle kaotamist, vargust, avalikuks saamist, volitamata kopeerimist, ES privaatvõtmele juurdepääsu omava töötaja vallandamist, ES privaatvõtme mis tahes muud liiki avalikustamist. ES, samuti sellised juhtumid, kui ES-i privaatvõtit sisaldava kandjaga juhtunut ei ole võimalik usaldusväärselt kindlaks teha. Sertifitseerimisasutuse (CA) kasutaja ES-i privaatvõtme kompromiteerimise ja kahtluse korral peab ta viivitamatult lõpetama ES-i privaatvõtme kasutamise elektroonilised dokumendid ja teavitama selle ES-i privaatvõtme väljastanud CA-d ohtu sattumise faktist (või kahtlusest).

1. Krahh ja krahhi tulemused

   1. 
      Asjaolude hulgas, mis võivad olla hädaolukorra põhjuseks, hädaolukorrad, sealhulgas tehnilised rikked, võivad hõlmata asjaolusid, mis ajutiselt või määramata ajaks muudavad või võivad teha võimatuks või oluliselt takistada elektroonilise dokumendihalduse rakendamist. Sellised asjaolud võivad hõlmata järgmist:

• 
  tulekahjud, üleujutused, muud loodus- või inimtegevusest tingitud katastroofid;
• 
  ebastabiilsus või elektrikatkestus, mida ei ole võimalik olemasolevate tehniliste vahenditega neutraliseerida;
• 
  seadusandlike või muude aktide vastuvõtmine või muutmine valitsusagentuurid Vene Föderatsiooni õigusaktid või nende asutuste korraldused, mis otseselt või kaudselt takistavad elektroonilise dokumendihalduse edasist rakendamist sellisel kujul, nagu seda tehti enne nende aktide vastuvõtmist;
Nõustun käesoleva määrusega Dialog EDMSi kasutamise kohta elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks. Nõustun nende eeskirjade tingimustega.


SED operaator SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	SED liige ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Direktor ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

PayDoxi ettevõtte dokumendid ja äriprotsesside haldussüsteem

Elektroonilise dokumendihalduse eeskirjad




Eeskujulik määrus

elektrooniline dokumendihaldus

kasutades ettevõtte dokumentide haldussüsteemipaydox

Paybot LLC
Sisukord

1. ÜLDINE 3

2. MÕISTED JA MÕISTED 3

3. ÜLDTEAVE SÜSTEEMI KOHTA 6

4. DOKUMENTIDE SISESTAMINE SÜSTEEMI 6

5. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE REGISTREERIMISPALIKUTES 6

6. DOKUMENTIDE OTSING 6

6.1. Dokumendiotsingu meetodid 6

6.2. Otsing perioodi, dokumendi oleku, sissetulevate/väljaminevate andmete järgi 6

6.3. Otsige väärtuste järgi töövõtjate standardkataloogidest, dokumendikategooriatest, ettevõtetest/osakondadest, tegevusliikidest ja väärtuste järgi kasutajakataloogidest 7

6.4. Sageli kasutatavate dokumentide loendid 7

6.5. Kiire kontekstiotsing 8

6.6. Otsinguparameetrite määramiseks helistamine kataloogidesse 8

6.7. Otsi kommentaaridest ja kontaktidest 8

6.8. Täisteksti otsing dokumendifailides 9

6.9. Vajalike dokumentide loendi moodustamine süsteemi e-posti teadetest 9

7. TÖÖD DOKUMENTIKAARDIGA 9

7.1. Üldine informatsioon 9

7.1. Toimingud dokumendikaardiga 9

9. DOKUMENTI VÄLJASTUS MS WORDIS 11

11. DOKUMENTIDE KOOSKÕLASTAMINE JA KINNITAMINE 12

12. DOKUMENTIDE VÕTMINE 14

13. DOKUMENTIDE JA KORRALDUSTE TÄITMISE KONTROLL 15

14. DOKUMENTIDE LUGEMINE 16

15. DOKUMENTIDE JUURDEPÄÄSU KONTROLL 16

16. SÄILITA DOKUMENDI MAKSE STATIST 16

17. KATALOOGIDE KASUTAMINE 18

18. AJAKAVA 18

19. KOHTUASIDE NOMENKLATUURI SÄILITAMINE 19

18.1. Kataloog "Juhtumite nomenklatuur" 19

19.1. Juhtumikirjeldustega toimingud 20

19.2. Nupud, algdokumendi füüsilise asukoha muudatuste registreerimine, selle väljastamine ja tagastamine Juhtumisse. 21

20. ARUANDED 21


1. ÜLDSÄTTED

Käesolev elektroonilise dokumendihalduse eeskiri (edaspidi määrus) on mõeldud dokumentidega töötamise korra reguleerimiseks ettevõttes PayDox ettevõtte dokumendihaldussüsteemi (edaspidi nimetatud süsteem) kasutavas ettevõttes.


Määrus kehtestab Süsteemi kasutavas ettevõttes dokumentidega töö korraldamise üldnõuded.

Määruste koostamisel kasutati järgmist:

• 
  STANDARDJUHISED DOKUMENTIDE TÖÖ KOHTA FÖDERAALSETES TÄITEVASUTUSTES(Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi reg. N 2508, 26. detsember 2000)
• 
  GOST R 51141-98. BÜROOTOOTMINE JA ARHIIVITEERIMINE. Tingimused ja määratlused

2.MÕISTED JA MÕISTED

Elektrooniline dokumendihaldus – ettevõtte dokumendivoo juurutamine tarkvara ja riistvara abil


Süsteem – Ettevõtte süsteem PayDoxi dokumendihaldus.

Süsteemi kasutaja– süsteemis registreeritud töötaja, kellel on õigus süsteemiga töötada

Dokument ; dokumenteeritud teave - materjalikandjale salvestatud teave koos selle tuvastamist võimaldavate üksikasjadega

Dokumendi vorm - ametliku kirjaliku dokumendi üksikasjade kogum, mis on paigutatud kindlasse järjestusse

Elektrooniline dokumendikaart - elektroonilisel kujul esitatud dokumendi üksikasjade kogum, dokumendivormi elektrooniline analoog.

Dokumendi fail - arvutifail, mis sisaldab teavet dokumendi kohta - tekst ja / või graafika

Eristada tuleb Dokumendil endal, mis reeglina esitatakse paberkandjal ja millel on juriidiline jõud, ning elektroonilisel kujul esitatud elektroonilisel dokumendikaardil ja dokumendifailil, millel reeglina ei ole juriidilist jõudu, kuid saab kasutada juriidiliselt oluliste argumentidena ja kasutada dokumendi kohta teabe esitamiseks elektroonilisel kujul.

dokumendi eelnõu - käsitsi või masinakirjas kirjutatud dokument, mis kajastab selle tekstil autori või toimetaja tööd

Originaal (ametlik) dokument - ametliku dokumendi esimene või üksikeksemplar

Dokumendi duplikaat - originaaldokumendi koopia, millel on juriidiline jõud

Dokumendi koopia - dokument, mis taasesitab täielikult ehtsa dokumendi teavet ja kõiki selle väliseid tunnuseid või osa neist, millel puudub õigusjõud

Dokumendi kinnitatud koopia - dokumendi koopia, millele on kehtestatud korras kantud vajalikud rekvisiidid, andes sellele juriidilise jõu

Dokumendi rekvisiidid - ametliku dokumendi vormistamise kohustuslik element

Mitteaktiivne dokument - dokumendi elektrooniline kaart, millel on tähis "mitteaktiivne", mis tähendab, et see dokument on esialgse vormistamise staadiumis ja ei nõua sellega töötamist teistelt täitjatelt, välja arvatud Dokumendi koostaja. Kavanddokumendi elektrooniline analoog.

Süsteemiadministraator - Süsteemi haldamise, Süsteemi tööparameetrite ja Süsteemi kataloogide seadistamise, Süsteemi kasutajate loomise ja kasutajatele õiguste määramise eest vastutav kasutaja.

Dokumendi eest vastutav töövõtja - selle dokumendi täitmise eest vastutav kasutaja.

Dokumendi looja - kasutaja, kes loob elektroonilise dokumendikaardi.

See atribuut luuakse automaatselt ja see on olemas kõigi dokumendikategooriate jaoks.

Dokumendi kinnitaja - Dokumendi kinnitamise protseduuris osalev kasutaja.

Seda atribuuti saab kohandada ja see ei pruugi mõne dokumendikategooria puhul olemas olla

Dokumendi kinnitaja - kasutaja, kes dokumendi kinnitab.

Seda atribuuti saab kohandada ja see ei pruugi mõne dokumendikategooria puhul olemas olla

Dokumendikontroller - kasutaja, kes kontrollib Dokumendi täitmist.

Seda atribuuti saab kohandada ja see ei pruugi mõne dokumendikategooria puhul olemas olla
Dokumendi kategooria (tüüp). - dokumendid, mis on kõigi jaoks samad trükitud vorm ja detailide loend, näiteks sissetulevad arved, arved jne.

Dokumendikategooriate loetelu on kohandatav ja koostatud vastavalt ettevõtte vajadustele

Ülesanne (tellimus, ülesanne) – dokumendikategooria, mille jaoks töötajad peavad teatud toiminguid tegema.
Koordineerimine - kasutajate järjestikuse paralleelse grupitöö protseduur dokumendi kallal, mille käigus kasutajad kas nõustuvad (kinnitavad) dokumendiga või keelduvad seda kinnitamast.
avaldus – sellise volitusega kasutaja poolt dokumendi ametliku heakskiitmise kord
Dokumentide registreerimise logid – elektroonilised vormid, analoog paberajakirjad dokumentide registreerimine, mis on ette nähtud dokumendi vastuvõtmise registreerimise fakti rakendamiseks.

Dokumentide registreerimise päevikute arv, nende andmete loetelu ja järjekord on konfigureeritud vastavalt ettevõtete poolt vastu võetud dokumentide registreerimise reeglitele
Dokumendi registreerimisindeks; dokumendi registreerimisnumber - Dokumendile selle registreerimisel määratud numbriline või tähtnumbriline tähis
Elektroonilise dokumendihaldustehnoloogia nõue on vajadus tagada dokumendiindeksi unikaalsus. Dokumendiindeksi unikaalsus tähendab selle unikaalsust elektroonilises dokumendihaldussüsteemis. Dokumendiindeksite unikaalsuse tagamiseks ettevõttes on vajalik kasutusele võtta vastav dokumentide indekseerimise süsteem, mis tagab dokumendiindeksite unikaalsuse ka ettevõtete divisjonides detsentraliseeritud (hajutatud) dokumentide registreerimissüsteemiga.

Sellise süsteemi võimalikuks variandiks võib olla alajaotuse koodi, dokumendikategooria koodi ja perioodikoodi kasutamine dokumendiindeksis, s.o. kasutades dokumendiindeksi vormingut kujul XXZZYYMMDD/NN, kus

XX - osakonna kood, näiteks OK - personaliosakond,

YY – aasta, näiteks 04,

MM - kuu, näiteks 09,

DD - päev, näiteks 25,

NN - päeva dokumendi seerianumber, näiteks 12,

need. dokumendiregister sisse sel juhul näeb välja selline: OKSCh040925/12

Selline dokumentide indekseerimissüsteem võimaldab üheselt määrata selle tüüpi, loomise koha ja aja dokumendi numbri järgi.


Dokumendi täitmise kontroll - toimingute kogum, mis tagab dokumentide õigeaegse täitmise
Dokumendi tähtaeg - normatiivse õigusakti, korraldus- ja haldusdokumendi või otsusega kehtestatud tähtaeg
Äri - dokumentide kogum või ühe teema või tegevusalaga seotud dokument, mis on paigutatud eraldi kaanesse
Juhtumite nomenklatuur - ettenähtud viisil koostatud organisatsioonis esitatud kohtuasjade nimede süstematiseeritud loetelu, mis näitab nende säilitamise tingimusi
Dokumendi õiguslik jõud - kehtivate õigusaktidega talle edastatud ametliku dokumendi omand, selle väljastanud asutuse pädevus ja registreerimise kord.
Kõiki käesoleva määruse mõisteid ja mõisteid kasutatakse kooskõlas elektroonilise dokumendihaldustehnoloogiagapaydox .

3.SÜSTEEMI ÜLDINE

Ettevõtte dokumendihaldussüsteem PayDox on mõeldud ettevõtte dokumentide ja äriprotsesside haldamiseks. Süsteem sisaldab kõiki võimalusi ettevõtte ühtse elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks, samuti on olemas maksedokumentide haldamise vahendid ja vahendid kasutajate rühmatöö korraldamiseks. Süsteemiadministraatorid ja edasijõudnud kasutajad saavad iseseisvalt luua uut tüüpi dokumente ja aruandeid

4. DOKUMENTIDE SISESTAMINE SÜSTEEMI

Dokumendid sisestatakse Süsteemi nende vastuvõtmise või loomise ajal.

Sissetulevate dokumentide jaoks võib süsteemis olla Elektrooniline Dokumendikaart ja kaardile saab lisada ühe või mitu skaneeritud dokumendi pildifaili.

Väljaminevate ja sisemiste dokumentide jaoks saab lisaks kaardile lisada ühe või mitu MS Word/MS Excel formaadis dokumendifaili.

Dokumendiga töötamise käigus saab dokumendikaardile luua erinevat tüüpi kommentaare (küsimused, arutelud dokumendiga töötamise edenemise kohta, resolutsioonid, teave kontaktide ja sündmuste kohta), samuti teavet kinnitamise kohta, dokumendi kinnitamine ja täitmine.

VENEMAA FÖDERATSIOONI PÕLLUMAJANDUSMINISTEERIUM


TELLIMINE


Venemaa Põllumajandusministeeriumis bürootöö korraldamisel elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise eeskirjade kinnitamise kohta


Et tagada dokumentide õigeaegne läbimine ja täitmine Venemaa Põllumajandusministeeriumis elektroonilise dokumendihaldussüsteemi abil

Ma tellin:


1. Kinnitada lisatud eeskiri Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamiseks bürootöö korraldamisel Venemaa Põllumajandusministeeriumis.


2. Määrata kontroll käesoleva korralduse täitmise üle aseminister Semenov P.V.



minister
N. V. Fedorov


Rakendus. Venemaa Põllumajandusministeeriumis kontoritöö korraldamisel elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise eeskirjad

1. Üldsätted

1.1. Käesoleva määrusega määratakse kindlaks elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS) kasutamise kord Venemaa Põllumajandusministeeriumis (edaspidi ministeerium) bürootöö korraldamisel.


1.2. Määrust ei kohaldata riigisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavate dokumentidega töö korraldamisel.


1.3. Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid ja mõisteid:

SEDO administraator - SEDO toimimise eest vastutav ministeeriumi töötaja;

kasutajad - EDMS-ile juurdepääsu omavad ministeeriumi töötajad, sealhulgas dokumentide registreerijad (registreerijad), otsuste loojad ja kinnitajad ning korralduste täitjad (täitjad);

registripidajad - EDMS-i kasutajad, kes registreerivad sissetulevaid, väljaminevaid ja (või) sisedokumente (valitsuse ja üldkirjavahetuse osakonna, täitmise kontrolli osakonna ja haldusosakonna arhiivi töötajad ja korraldustöö(edaspidi Depupravdelami) ja osakondades arvestuse pidamise eest vastutavad töötajad);

dokumendi registreerimiskaart - dokumendi kohustusliku teabe kogum, mis esitatakse ühtse arvestusobjektina ja mida kasutatakse dokumendi salvestamiseks ja otsimiseks EDMS-is;

resolutsioon - haldusteave dokumendi juhiste kohta (sisaldab teavet autori, resolutsiooni kehtestamise kuupäeva, täitja, juhise sisu, täitmise tähtaegade, kontrolli kohta);

manustatud fail - dokumendi registreerimiskaardile lisatud sissetuleva, väljamineva või sisedokumendi teksti- või graafiline fail;

dokumendi registreerimine - registripidaja poolt dokumendile püsiva registreerimisnumbri määramine koos dokumendi andmete kandmisega registreerimiskaardile.


1.4. Käesoleva eeskirjaga kehtestatud ülesannete täitmiseks ministeeriumi töötajate poolt korraldatakse ja hooldatakse SEDO kasutajate töökohtade kohane kujundus.


1.5. Ministeeriumi töötajad (EDMS-i kasutajad) on kohustatud tutvuma EDMS-i kasutusjuhendiga (paigutatud EDMS-i ja ministeeriumi teabeettevõtte portaalis (siseveebiportaalis), omama EDMS-iga töötamise oskusi ja järgima neid nõudeid. määrused.


1.6. Bürootöö korraldamist ministeeriumis SEDO abil teostab justiitsministeerium.



2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine EDMS-is

2.1. Sissetulevate dokumentide (elektrooniliselt, sealhulgas osakondadevahelise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaudu ja paberkandjal) vastuvõtt ja registreerimine ministeeriumis toimub Depravdelamy valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonnas (edaspidi osakond). valitsuse ja üldkirjavahetus) EDMS-i abil (tööpäevadel, kiireloomuline - tunni jooksul). Osakondadesse paberkandjal, faksi või kulleriga saabunud dokumentide registreerimine toimub EDMS-i abil osakondades arvestuse pidamise eest vastutavate töötajate poolt (tööpäeva jooksul, kiireloomuline - tunni jooksul).


2.2. Registreerimise ajal sissetulev dokument teostatakse: registreerimiskaardi loomine EDMS-is koos dokumendile registreerimisnumbri automaatse omistamisega, dokumendi andmete sisestamine registreerimiskaardile, dokumendi skaneerimine (kui dokument laekus ministeeriumisse paberkandjal) al. dokumendikaart ja dokumendi elektroonilise kujutise (faili) lisamine registreerimiskaardile EDMS-is (kui dokument saadi elektroonilisel kujul). Kui dokument sisaldab teavet varem antud juhiste (varem saadetud dokumentide) kohta, luuakse ühendus vastavate dokumentide registreerimiskaartidega. Dokumendi "Ametlikuks kasutamiseks" registreerimisel tehakse väljale "raisakotkas" vastav märge, märgitakse ära eksemplari number.


2.3. Järgmiste dokumentide elektroonilisi pilte (faile) ei skaneerita ja EDMS-i registreerimiskaartidele ei lisata:

märgiga "Ametlikuks kasutamiseks";

sisaldab isikuandmeid;

notariaalselt kinnitatud, samuti köidetud dokumendid, mis on kinnitatud ametniku allkirja ja organisatsiooni pitseriga;

dokumentide mahukad lisad (brošüürid, raamatud, prospektid jne).


2.4. Valitsus- ja üldkirjade osakond, registreeritud dokumendid elektroonilisel kujul ja võimaluse korral paberkandjal edastatakse aadressile:

ministri nimel - abiministrile ettekandeks ministrile, ministeeriumile, ministri ja aseministrite nimel - justiitsministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonnale (edaspidi - ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakond) ja otse osakondadele.


2.5. Kodanike pöördumised edastatakse valitsus- ja üldkirjade osakonnast ning osakondadest SEDO-s registreerimiseks ja täitmise korraldamiseks kontrolli, täitmise kontrolli ja justiitsministeeriumi arhiivi.



3. Sissetulevate dokumentide käsitlemise järjekord valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonnas ning ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonnas.

3.1. Valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonna töötajad koostavad SEDO-s ministri otsuste eelnõusid ministrile adresseeritud sissetulevate registreeritud dokumentide kohta vastavalt ministrile esitatavate dokumentide loetelule (käesoleva eeskirja lisa). Ministrile ettekande dokumendid antakse üle abiministrile. Ministri ainupädevusse mittekuuluvaid dokumente jagavad valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonna töötajad aseministrite vahel vastavalt tööülesannete jaotusele.


3.2. Ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonna töötajad valmistavad ette aseministrite otsuste eelnõud ministeeriumile adresseeritud, ministrile ja aseministritele adresseeritud sissetulevate registreeritud dokumentide kohta vastavalt nendevahelisele vastutuse jaotusele osakondade vahel. Ajutiselt äraoleva aseministri küsimusi käsitlevate dokumentide kohta koostatakse otsuse eelnõud, millele kirjutab alla aseminister vastavalt aseministri ajutise ülesannete täitmise skeemile.


3.3. Dokumendid kuuluvad valitsusosakonna töötajatele läbivaatamisele ja üldisele kirjavahetusele ning antakse üle osakonna töötajatele ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamiseks, samuti osakondadele elektroonilisel kujul ja olemasolu korral paberkandjal. tööpäeva jooksul, kiireloomuline - tunni jooksul.


3.4. Ministri ja aseministrite otsuste eelnõude ettevalmistamise eest vastutavatel valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonna ning ministeeriumi juhtkonna tegevuse toetamise osakonna töötajatel on järgmised põhiülesanded:

SEDO-s ministri, aseministrite elektroonilistesse kaustadesse laekunud dokumentide jälgimine (tööpäeva jooksul) ning nende olemasolul paberkandjal dokumentide õigeaegne vastuvõtmine valitsus- ja üldkirjade osakonnast;

dokumentide õigeaegne läbivaatamine (tööpäeva jooksul, kiireloomuline - tunni jooksul) ja ministrite, aseministrite otsuste eelnõude loomine SEDO-s vastavalt aseministrite vahelisele ülesannete jaotusele, osakondade pädevusele. ministeerium, föderaalteenistuse ja ministeeriumile alluva föderaalasutuse volitused;

SEDO-s juhiste kehtestamine "kontrolliks ministeeriumis" vastavalt Venemaa Põllumajandusministeeriumi juhiste täitmise kontrolli ja kodanike pöördumiste läbivaatamise eeskirjadega kehtestatud loetelule;

resolutsioonide kinnitamine SEDO-s pärast nende allkirjastamist ja paberkandjal saadud dokumentide edastamine valitsusele ja üldisele kirjavahetuse osakonnale täitmiseks edastamiseks föderaalteenistuse ja föderaalameti ministeeriumile.


3.5. Valitsuse ja üldkirjavahetuse osakonna juhatajal on järgmised kohustused:

töö dokumentide õigeaegse läbivaatamise ja ministri otsuste eelnõude loomise kallal SEDO-s;

otsuste eelnõudega dokumentide õigeaegne aruandlus ministrile läbivaatamiseks ja allkirjastamiseks.


3.6. Osakonna töötajatele pannakse ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamiseks järgmised tööülesanded:

töö dokumentide õigeaegse läbivaatamise ja aseministrite otsuste eelnõude loomise kallal SEDO-s;

otsuste eelnõudega dokumentide õigeaegne aruandlus aseministritele läbivaatamiseks ja allkirjastamiseks.


3.7. Ministeeriumi normatiivaktidega reguleerimata küsimuste korral saabuvate dokumentide põhitäitjate ja kaastäitjate määramise kohta peavad ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonna töötajad võtma kasutusele kõik meetmed, et lahendada. ja anda sellest kohe aru aseministrile. Aseministrite erimeelsused peatäitjate ja kaastäitjate määramise küsimuses antakse ministrile teada.


3.8. Erijuhtudel võib ministri või aseministri nimel dokumendid saata täitmiseks resolutsiooniga, mille on allkirjastanud selleks volitatud ametnik.


3.9. Resolutsiooni peab heaks kiitma SEDO. Kui resolutsioon SEDO-s heaks kiidetakse, kantakse korraldus täitjate poolt automaatselt resolutsioonis märgitud osakondade elektroonilistesse kaustadesse.


3.10. Korraldus edastatakse täitjatele (osakondadele), edastades selle vastavasse elektroonilisse kausta ja kandes üle paberkandjal koopia (kui see on olemas).



4. Dokumentide arutamise järjekord osakondades

4.1. Osakonna kontoritöö eest vastutavad osakonna töötajad:

jälgida SEDO-s osakonna elektroonilistesse kaustadesse saabunud dokumente (tööpäeva jooksul) ja õigeaegselt saada valitsusosakonnast otse osakonnale edastatud üldkirjavahetuse paberdokumendid (kui neid on), samuti dokumente koos juhistega. täitmine ( resolutsioonid);

kaaluma dokumente õigeaegselt (tööpäeva jooksul, kiireloomuliselt - tunni jooksul) ja koostama SEDO-s osakonna direktori, osakonna asedirektori otsuse eelnõusid;

viia läbi juhiste seadmine "kontrolliks ministeeriumi osakondades" SEDO-s vastavalt juhiste täitmise kontrollimise ja kodanike pöördumiste läbivaatamise töökorralduse eeskirjadele Venemaa Põllumajandusministeeriumis;

kinnitab otsused SEDO-s pärast nende allkirjastamist osakonna direktori, osakonna asedirektori poolt;

tagama paberkandjal dokumentide (olemasolul) kättetoimetamise vastutavatele täitjatele (osakondade direktori asetäitjad, osakonnajuhatajad, osakonnajuhatajate asetäitjad, teised töötajad);

kandma dokumentide registreerimiskaartidele andmed asjas vormistatud dokumentide mahakandmise kohta.


4.2. Elektroonilisel kujul kinnitatud resolutsiooniga dokument loetakse EDMS-i kasutajale kättetoimetatuks hetkest, kui see on laekunud EDMS-i vastavasse kausta või selline resolutsiooniga dokument paberkandjal (olemasolul).


4.3. Juurdepääsuõigused EDMS-ile osakondades otsuste loomiseks ja kinnitamiseks on antud:

osakondade direktorid ja nende asetäitjad;

osakonnajuhatajad ja nende asetäitjad;

teised EDMS-i kasutajad osakondade direktorite korralduste alusel;

osakondade kontoritöö eest vastutavad töötajad.


4.4. Töövõtja tööülesanneteks SEDO-s töötamiseks on: töövõtja elektroonilisse kausta laekunud dokumentide (tellimuste) jälgimine ja läbivaatamine;

koostatud väljamineva või sisedokumendi registreerimiskaardi koostamine;

dokumendi registreerimiskaardi väljade täitmine;

koostatud dokumendi registreerimiskaardi seotuse loomine teiste registreerimiskaartidega;

koostatud dokumendifaili lisamine (välja arvatud käesoleva eeskirja punktis 2.3 loetletud dokumendid);

saabunud dokumendi välja "Täitmise aruanne" ja vajadusel koostatud dokumendi registreerimiskaardi vahekaardi "päevik" väljade täitmine.


4.5. Töövõtja on kohustatud tagama, et EDMS-is registreerimiskaardile lisatud dokumendifail vastaks originaalile.



5. Sisedokumentide edastamise kord SEDO-s

5.1. Kaastäitjate (osakondade) koostatud sisedokumendid saadetakse peatäitjale (osakonnale) pärast SEDO-s registreerimist osakonna bürootöö eest vastutava osakonna töötaja poolt.


5.2. Sisedokumentide registreerimine ja kinnitamine EDMS-is saab toimuda elektroonilise allkirja (ES) abil, mis tunnistatakse samaväärseks paberdokumendis käsitsi kirjutatud allkirjaga. ES-i kasutamine EDMS-is on võimalik pärast kasutaja töökohal vajaliku tarkvara paigaldamist ja seadistamist. ES-i kasutamise kord EDMS-is on määratud eraldi määrusega.



6. Väljaminevate dokumentide registreerimine EDMS-is

6.1. Valitsus- ja üldkirjavahetuse ning ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonna töötajad kontrollivad väljaminevate dokumentide eelnõude allkirjastamiseks või kooskõlastamiseks vastuvõtmisel nende täitmise õigsust, vastavust ministeeriumi reglemendile, kinnitatud. 05.10.2011 korraldusega N 351, Ministeeriumi kantseleitöö juhend, kinnitatud 23.03.2007 korraldusega N 175 ja muud ministeeriumi normatiivaktid. Märkuste korral tagastatakse dokumentide kavandid töövõtjatele läbivaatamiseks.


6.2. Kui nende pädevusse kuuluvates küsimustes on lahkarvamusi kaastäitvate osakondadega, samuti föderaalteenistuse ja ministeeriumile alluva föderaalasutusega, siis aseminister või materjalide ettevalmistamise eest vastutava osakonna direktor, kokkuleppel järelevalveasutusega. Aseminister annab ministrile aru erimeelsuste olemusest, samuti läbiviidud lepitusmenetluste tulemustest märgukirja vormis ning tegutseb vastavalt ministri juhistele.


6.3. Koostatud väljaminevate dokumentide kavandite esitamisel allkirjastamiseks ministrile, aseministritele, täitjale ja dokumente vastuvõtva ministeeriumi juhtkonna tegevuse tagamise osakonna töötajatele täidetakse dokumendi registreerimiskaardil väli "päevik". sisse.


6.4. Ministri, aseministri allkirjastatud väljuva dokumendi viseerivad valitsus- ja üldkirjavahetuse osakonna, ministeeriumi juhtkonna tegevuse toetamise osakonna töötajad (teine ​​volitatud töötaja), misjärel esitab selle ministeeriumi valitsemisala ja üldkirjavahetuse osakonna töötajad (teine ​​volitatud töötaja). täitja registreerimiseks ja valitsus- ja üldkirjade osakonda saatmiseks. Allkirjastatud väljamineva dokumendi kättesaamisel kontrollivad valitsusosakonna töötajad ja üldkirjavahetus dokumendil kinnitusviisade olemasolu, täidavad töövõtja poolt EDMS-is ajutise registreerimiskaardi väljad, registreerivad dokumendi EDMS-is lisatud faili või tagastada valesti vormistatud dokument töövõtjale.


6.5. Osakondade direktorite allkirjastatud väljaminevad dokumendid registreerivad EDMS-is osakondade arvestuse pidamise eest vastutavad töötajad enne nende saatmist valitsusosakonda ja üldkirja.



7. EDMS-is registreeritud dokumentide arvu arvestus

7.1. Ministeerium jälgib sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide arvu teatud aja (aasta, kuu) jooksul vastavalt nende registreerimiskaartidele Depupravdely direktori kinnitatud vormil.


7.2. Teabe dokumendivoo mahu kohta esitab justiitsosakond ministeeriumi juhtkonnale.



8. EDMSi administraatori kohustused

SEDO administraatori ülesannete hulka kuulub SEDO tarkvara- ja riistvarakompleksi hoolduse koordineerimine ja kontroll, samuti järgmiste funktsioonide täitmise tagamine:

kasutajate nõustamine EDMS-i töös telefoni teel, e-mail, samuti individuaalselt töökohal;

kasutajate koolitamine EDMS-is tööle kandideerimisel, aga ka vahetusel funktsionaalsust süsteemid;

kaugkonfigureerimine kliendi tööjaama tarkvara administraatorikonsooli kaudu, sealhulgas kasutajakaustade loomine, muutmine, ümbernimetamine, samuti aruannete seadistamine EDMS-ist statistiliste andmete saamiseks;

ministeeriumi töötajate nimekirja ajakohastamine vastavalt personalikorraldustele;

organisatsioonide kataloogi täitmine ja dubleerivate kirjete kustutamine;

ministeeriumi struktuuriüksuste kohtuasjade nomenklatuuri sisestamine SEDO-sse;

SEDO süsteemikataloogide hooldus;

kasutajate töö jälgimine EDMS-is ja seiretulemuste viimine struktuuriüksuste juhtkonda;

EDMS-i andmete sisestamise õigsuse kontroll.



9. Vastutus käesoleva määruse nõuete mittetäitmise eest

Ministeeriumi töötajad (SEDO kasutajad) on distsiplinaarvastutus käesoleva eeskirja sätete rikkumise eest.



Rakendus. Ministrile esitatavate dokumentide loetelu

	Dokumendi tüüp	Artisti staatus
	Vene Föderatsiooni presidendi korraldused	Pea, kaastäitja
	Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid, mis sisaldavad juhiseid ministeeriumile	Pea, kaastäitja
	Vene Föderatsiooni valitsuse esimehe korraldused	Pea, kaastäitja
	Vene Föderatsiooni esimeste asetäitjate ja asepeaministrite korraldused	Pea, kaastäitja
	Venemaa Föderatsiooni valitsuse komisjonide koosolekute protokollid, milles minister on komisjoni liige*
	Vene Föderatsiooni peaprokuratuuri juhtkonna esildised*
	Esimehe ja audiitorite aktid Raamatupidamiskoda Venemaa Föderatsioon*
	eest vastutavate välisministrite pöördumised Põllumajandus ja (või) väliskaubandus*
	Muud liiki dokumendid ministri kirjalikul korraldusel

_______________
* Aseministrite poolt läbivaadatud dokumendid vastavalt vastutuse jaotusele.



Dokumendi elektrooniline tekst
koostatud CJSC "Kodeks" poolt ja kontrollitud:
Venemaa põllumajandusministeeriumi ametlik veebisait
www.mcx.ru (skanner-koopia)
seisuga 16.01.2013


LISA №1

lepingule nr "____" ___________ 2015.a

elektroonikaga liitumisel

töövoog "Dialoog"

MÄÄRUSED

elektroonilise dokumendihaldussüsteemi "Dialog" kasutamine

Simferopol "____" ___________ 2015

1. Üldsätted

1.1. Määrus määrab elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Dialog (edaspidi nimetatud Dialog EDMS) kasutamise korra ja tingimused.

1.2. EDMS "Dialoog" on infosüsteem, mis on loodud elektroonilise dokumendihalduse täieliku toimimise tagamiseks, sealhulgas Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite ja vabariigi kohalike omavalitsuste poolt piiratud levitatavat teenusteavet sisaldavate dokumentide haldamiseks. Krimmist.

1.3. EDMS "Dialog" viiakse ellu eesmärgiga korraldada paberivaba elektroonilist dokumendihaldust ja üleminekut vaba tarkvara komponentidel põhinevale osakondadevahelisele elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile, osutada teenuseid elektroonilisel kujul ning luua ühtne inforuum riigivõimu täitevorganitele. Krimmi Vabariik ja Krimmi Vabariigi omavalitsuste kohalikud omavalitsused.

1.4. EDMS "Dialoog" hõlmab dokumentide koostamist, ümbersuunamist ja juhiste esitamist, samuti juhiste täitmise kontrolli koos võimalusega kasutada juriidiliselt olulist elektroonilist allkirja, mis põhineb Sertifitseerimiskeskusel, mis toimib vastavalt Sertifitseerimiskeskuse nõuetele. kehtivad õigusaktid.

1.5. EDMS "Dialog" vastab elektroonilise dokumendihalduse tagamiseks kasutatavate infosüsteemide reguleerimise valdkonna peamiste õigustloovate aktide ning normatiiv- ja metoodiliste dokumentide nõuetele.

1.5.1. EDMS "Dialoog" vastab järgmiste seadusandlike aktide nõuetele:

Vene Föderatsiooni 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus N 152-FZ "Isikuandmete kohta";

Vene Föderatsiooni föderaalseadus 01.01.01 N 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta";

Vene Föderatsiooni 6. aprilli 2011. aasta föderaalseadus N 63-FZ "Elektroonilise allkirja kohta"

1.5.2. EDMS "Dialogue" vastab järgmistele standarditele:

GOST R 51141-98. Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused.

GOST R 6.30-2003 Nõuded paberimajandusele.

GOST R ISO 15489-1-2007 Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded.

GOST R 34.10-2001. "Infotehnoloogia. Teabe krüptograafiline kaitse. Elektroonilise digitaalallkirja moodustamise ja kontrollimise protsessid.

2. Tingimused ja määratlused

kontoritöö- tegevused, mis tagavad ametlike dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise föderaal- ja piirkondlikes täitevasutustes;

Dokument- riigiorgani, kohaliku omavalitsuse organi, juriidilise isiku või üksikisiku koostatud ametlik dokument, mis on koostatud ettenähtud korras ja kaasatud piirkondliku täitevvõimu dokumendivoogu;

Dokumendivoog- dokumentide liikumine nende loomisest või vastuvõtmisest kuni täitmise lõpetamiseni, toimikusse paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

MEDO- osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse süsteem;

Originaal elektrooniline dokument- ES allkirjastatud dokument, mis on algselt loodud elektroonilise dokumendi kujul ja millel ei ole paberkandjal originaali;

EDMS-i kasutaja- elektrooniliste dokumentide kogumise, töötlemise, säilitamise ja levitamise protsessidega seotud ametnik, nimelt: minister, ministri esimene asetäitja, aseministrid, osakonnajuhatajad, EDMS-is töötamise eest vastutavad spetsialistid;

Dokumendi registreerimisnumber- dokumendile registreerimisel määratud dokumendi digitaalne või tähtnumbriline tähistus;

Dokumendi registreerimine- dokumendi kohta volituste fikseerimine ettenähtud kujul, selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti fikseerimine;

Resolutsioon– ametniku tehtud otsus. Sisaldab teavet dokumendi täitjatele antud ülesannete (korralduste) kohta, andmeid autori, täitja, kontrollija, tähtaja, kontrolli märki kohta;

Dokumendi rekvisiidid- dokumendi registreerimise element, mis annab sellele juriidilise jõu;

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS)- infosüsteem, mis võimaldab dokumentide kogumist (dokumentide kaasamist süsteemi), nende töötlemist, dokumendihaldust ja juurdepääsu neile;

Elektrooniline dokument- riigiorgani, kohaliku omavalitsuse organi, juriidilise või füüsilise isiku koostatud ametlik dokument elektroonilisel kujul, mis on vormistatud ettenähtud viisil ja sisaldub piirkondliku täitevvõimu EDHS-is;

Elektrooniline dokumendihaldus- dokumendivoog, kasutades infosüsteemi;

Dokumendi elektrooniline kujutis- paberkandjal tehtud dokumendi elektrooniline koopia;

EP- elektrooniline allkiri, elektroonilise dokumendi atribuut, mille eesmärk on kaitsta seda elektroonilist dokumenti võltsimise eest ja mis on saadud teabe krüptograafilise teisendamise tulemusena, kasutades elektroonilise allkirja privaatvõtit ja mis võimaldab tuvastada allkirjavõtme sertifikaadi omanikku, samuti tuvastada elektroonilises dokumendis teabe moonutamise puudumine;

Elektroonilise dokumendi paberkoopia- dokument, mis on saadud elektroonilise originaali trükkimisel, millel on sama nimi kui elektroonilisel dokumendil ja mille on kinnitanud selle dokumendi kinnitamiseks volitatud isik.

3. Süsteemi opereeriva personali kvalifikatsiooninõuded

3.1. Süsteemi peab töötama spetsiaalse väljaõppe läbinud personal.

3.2. EDMS-i "Dialoog" kasutajad on kohustatud tutvuma EDMS-i kasutusjuhendiga, omama EDMS-i "Dialog"-ga töötamise oskusi ja järgima käesolevaid eeskirju.

4. EDMS-süsteemi "Dialoog" eesmärk

4.1. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem Dialog on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

Sissetuleva, väljamineva ja sisemise kirjavahetuse, sealhulgas kodanike, organisatsioonide ja kodanike kollektiivsete pöördumiste registreerimine;

Sissetulevatest ja väljaminevatest paberdokumentidest elektrooniliste kujutiste loomine skaneerimise teel, interneti, MEDO, teistest infosüsteemidest saabunud dokumentide sisestamine, samuti dokumendi otsene loomine süsteemi;

Dokumendi fikseerimine süsteemis;

Dokumendi toomine süsteemi kasutajani;

otsuste kooskõlastamine ja kehtestamine;

Ülesannete ja juhiste kujundamine vastavalt resolutsioonidele;

Ühine dokumentide koostamine;

Dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi;

Dokumendi tüüp;

dokumendi tüüp;

Dokumendi registreerimise kuupäev;

Dokumendi registreerimisnumber;

Dokumendi loomise kuupäev;

Väljamineva dokumendi kuupäev ja number;

Täitja.

4.7. EDMS-i osalejad on kohustatud tagama kehtivate ES-i kasutamist käsitlevate õigusaktide nõuete täitmise.

4.8. Elektroonilise dokumendihalduse rakendamisel on lubatud vahetada ainult avalikult kättesaadavat teavet sisaldavaid infosõnumeid. Ametliku või piiratud kasutusega teavet sisaldavate infosõnumite vahetamine ei ole lubatud.

5. Teostatud funktsioonidEDMS "Dialoog"

5.1. EDMS "Dialoog" võimaldab automatiseerida järgmisi elektroonilise dokumendihaldusprotsessi protseduure:

Dokumentide koostamine;

Paberkandjal dokumentide tõlkimine elektroonilisse vormi;

Elektrooniliste dokumentide kasutajate poolt kooskõlastamine ja heakskiitmine;

Dokumentidele resolutsioonide koostamine;

Dokumentide otsuste kooskõlastamine ja heakskiitmine kasutajate poolt;

Elektrooniliste dokumentide saatmine adressaatidele;

Töövõtja teavitamine dokumendi kättesaamisest ja selle täitmise tähtajast;

Organisatsioonide, töötajate ja organisatsiooniliste struktuuride – töövoos osalejate – kataloogi pidamine;

Dokumendinomenklatuuri teatmeteose pidamine;

Täitevdistsipliini kontroll registreeritud dokumentide järgi;

Tellimuste täitmise statistika pidamine;

Dokumentidele juurdepääsu diferentseerimine;

Otsi dokumendi sisu järgi;

Kasutaja juurdepääsu eristamine süsteemi funktsioonidele.

5.2. EDMS "Dialoog" pakub dokumentidega järgmisi toiminguid:

Dokumendi registreerimiskaardi koostamine;

Dokumendi registreerimiskaardi eemaldamine;

Dokumendi registreerimiskaardi redigeerimine;

Dokumendi lehekülgede lisamine, kustutamine, asendamine, järjekorra muutmine;

Dokumendi registreerimine (registreerimisnumbri ja kuupäeva määramine);

Dokumendi registreerimiskaardi, lehtede ja resolutsioonipuu vaatamine;

Registreerimiskaardi, lehekülgede ja dokumendi resolutsioonipuu väljastamine paberkandjal;

ES-dokumendi allkirjastamine;

Dokumendiga töötamise ajaloo vaatamine.

5.3. Dokumendiga töötamise ajalugu kajastab kasutajate poolt dokumendiga tehtud peamisi toiminguid. Kirje dokumendiga töötamise ajaloos sisaldab järgmist teavet:

operatsiooni kuupäev ja kellaaeg;

Toimingu tüüp (loomine, kustutamine, vaatamine, redigeerimine);

Kasutaja perekonnanimi, initsiaalid, organisatsioon;

Kasutaja tööjaama IP-aadress.

5.4. Süsteem pakub eraldusvõime jaoks järgmisi toiminguid:

Konkreetse dokumendi resolutsiooni koostamine;

Vaata eraldusvõimet;

resolutsiooni redigeerimine;

eraldusvõime eemaldamine;

EP resolutsiooni allkirjastamine;

Resolutsiooniga tööajaloo vaatamine.

5.5. EDMS "Dialoog" võimaldab teha dokumendi juhistega järgmisi toiminguid:

Saatjat, adressaate, märkmeid tähistava suuna loomine;

Suuna redigeerimine;

Suunavaade;

Suuna kustutamine.

5.6. EDMS "Dialog" võimaldab dokumentide täitmise märkidega teha järgmisi toiminguid:

Esitusmärgi loomine, mis näitab tegijat, hinde tüüpi (täielik valmimine, vahetulemus);

Täitemärgi redigeerimine;

Täitemärgi vaatamine;

Lõpetamismärgi eemaldamine.

5.7. EDMS "Dialoog" võimaldab teha dokumentide mustanditega järgmisi toiminguid:

Dokumentide mustandite erinevate versioonide koostamine, vaatamine;

Dokumendi eelnõu versioonile kooskõlastuslehe koostamine algataja poolt koos marsruutide jada määramisega paralleelseks ja järjestikuseks kooskõlastamiseks osalejate poolt;

Dokumentide kavandite kinnitamine kooskõlastuslehel osalejate poolt;

Heakskiitmisteede lisamine selle osalejate poolt heakskiitmisnimekirja;

Kinnituslehe oleku vaatamine, mis näitab heakskiidu hetkestaadiumi ja etappide kestust;

Dokumentide kavandite tagastamine läbivaatamiseks koos kooskõlastuslehel osalejate kommentaaridega;

Kinnitusprotsessi lõpetamine ja taaskäivitamine algataja poolt;

EP dokumendi eelnõu allkirjastamine.

5.8. EDMS "Dialoog" pakub dokumentide kontrollkaartidel järgmisi toiminguid:

Korralduste ja dokumentide täitjatele tähtaegade seadmine;

Juhiste ja dokumentide tähtaegade muutmine;

Tellimuste ja dokumentide kontrolli alt eemaldamine;

Tähtaegade seadmise ja registrist kustutamise kirjetega kontrollkaardi vaatamine.

5.9. Kontrollkaardi kirje sisaldab:

Kirje loomise kuupäev ja kellaaeg;

Toimingu tüüp (paigaldamine, kontrollperioodi muutmine või kontrolli alt eemaldamine);

Märkus kande juurde (vajadusel);

Kontrollperioodi pikenduste arv;

Toimingu teinud kasutaja perekonnanimi, initsiaalid, organisatsioon;

Kasutaja tööjaama IP-aadress.

5.10. Kasutajad saavad juurdepääsu süsteemi funktsioonidele vastavalt seatud juurdepääsuõigustele. Süsteemil on järgmised juurdepääsuõiguste rühmad:

Kasutaja (vaikimisi juurdepääsuõigused);

Organisatsiooni administraator;

Süsteemiadministraator.

5.11. Vaikimisi lubadega kasutaja saab süsteemis teha järgmisi toiminguid.

Vaadake talle adresseeritud dokumente;

Loo ja redigeeri resolutsioone ja täitmismärke dokumentides, mille autor on kasutaja;

Kustutada tema loodud otsused ja täitmismärgid kuni hetkeni, mil alluvad töötajad seda dokumenti kaaluvad, ning kustutada ka tema täitmismärked;

Määrake, pikendage tähtaegu ja eemaldage kontrolli alt nende otsuste täitjad.

5.12. Organisatsiooni administraatori õigused antakse kasutajatele, kes registreerivad ja haldavad dokumente oma organisatsioonis. Administraatoriõigustega kasutaja saab süsteemis teha järgmisi toiminguid:

Vaadake oma organisatsiooni registreerimiskaarte ja dokumentide lehti;

Loo, redigeeri ja kustuta (enne dokumendiga töötamist) oma organisatsiooni dokumente;

organisatsiooni registreerimisdokumendid;

Looge, redigeerige ja kustutage organisatsiooni dokumentide resolutsioone;

Võtta kontrolli alla ja eemaldada kontrolli alt organisatsiooni dokumendid;

Looge ja vaadake organisatsiooni olemasolevaid aruandeid;

Organisatsiooni meililistide loomine, muutmine ja kustutamine;

Looge ja redigeerige organisatsiooni organisatsiooni struktuur (jaoskonnad ja töötajad).

5.13. Süsteemiadministraatori õigused võimaldavad teha süsteemi seadistamise ja tehnilise toega seotud toiminguid ning on mõeldud süsteemiarendajatele ja tehnilise toe töötajatele. Süsteemiadministraatori õigustega kasutaja saab teha järgmisi toiminguid.

Seadistage süsteemis kasutajaõigused;

Loo ja redigeeri kirjeid organisatsioonide ja süsteemi kasutajate kataloogis;

Vaata kõiki süsteemis olevaid dokumente;

Muutke kõigi süsteemis olevate dokumentide olekuid;

Looge, redigeerige ja kustutage igasuguseid dokumente;

Igat tüüpi dokumentide registreerimine;

Looge, redigeerige ja kustutage kõik eraldusvõimed;

Vaadake dokumentide läbivaatamise etappe kõigi kasutajate jaoks;

Pane kontrolli alla ja eemalda kontrolli resolutsioonid;

Vaadake ja genereerige kõiki saadaolevaid statistilisi aruandeid;

Loo ja redigeeri organisatsiooni struktuuri;

Registreerimise ja raamatupidamise alamsüsteemi kirjete vaatamine.

6. Nõuded dokumendihaldusprotsesside juurutamiseks EDMS Dialogi platvormil

6.1. Dokumendid, mis määratlevad süsteemiga töötamise protseduuri, on järgmised:

See määrus;

EDMS-i "Dialog" kasutusjuhend;

Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite, Krimmi Vabariigi kohalike omavalitsuste omavalitsusorganite bürootöö juhend;

Krimmi Vabariigi riigivõimu täitevorganite, Krimmi Vabariigi kohalike omavalitsusorganite, bürootöö korraldamise ja pidamise eest vastutavate isikute korraldused ja juhised.

6.2. Kasutaja dokumentide sisestamise protsess peaks hõlmama paberkandjal dokumentide registreerimise, skaneerimise ja elektroonilise kujutise loomise protseduure või elektroonilise dokumendi sisu fikseerimist, keelates selle muutmise.

6.3. Dokumentide sisestamisel EDMS-i "Dialoog" peab kasutaja kasutama interaktiivseid konfigureerimis- ja haldustööriistu.

6.4. Juhul, kui kontoritöö juhendis on määratletud paberkandjal dokumentide loetelu, millele on kehtestatud elektroonilise pildi loomise keeld, peaks sisestusprotsess hõlmama ainult dokumentide registreerimist.

6.5. Elektrooniliste dokumentide kavandite puhul, mis on kooskõlastamisel või allkirjastamisel, fikseerib süsteem elektroonilise dokumendi sisu igal elektroonilise dokumendi kinnitamise, allkirjastamise ja hilisema registreerimise etapil kasutaja poolt.

6.6. Dokumendid tuleb registreerida EDMS-i dialoogis, fikseerides dokumendi andmed, mis kinnitavad dokumendi järgmisi omadusi:

Dokument koostati vastavalt kontoritöö juhendile;

Dokumendi koostas või saatis isik, kes on märgitud selle koostajaks või saatjaks;

Dokument koostati või saadeti täpselt määratud ajal määratud adressaadile;

Dokument on täielik;

Elektrooniline dokument (dokumendi elektrooniline kujutis) on Dialog EDMS-is leitav, väljatõmmatav, esitletav ja tõlgendatav, välja arvatud paberdokumendid, mille kohta on toimingujuhised keelanud elektroonilise kujutise loomise.

6.7. Dokumentide loomine ja töötlemine EDMS-is "Dialoog" toimub föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjadega ettenähtud viisil, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega nr 477.

6.8. Elektrooniliste dokumentide korrektse sisestamise tagamiseks EDMS-i "Dialoogi" elektroonilise dokumendi sisestamisel, mis koosneb mitmest elektroonilise dokumendi komponendist - eraldi osadest, mis üksi või koos teiste elektroonilise dokumendi osadega moodustavad eraldiseisva elektroonilise dokumendi, peab kasutaja EDMS-i dialoog peab tagama kõigi selle komponentide sisestamise.

6.9. Töötajad, kes vastutavad ametijuhendi kohaselt dokumentide koostamise, registreerimise, kinnitamise või vormistamise etappide eest, on kohustatud vajadusel, kuid vähemalt kord 3 tunni jooksul, logima süsteemi sisse juhiste andmiseks, sissetulevate ülesannete ülevaatamiseks ja täitmiseks.

6.10. Dokumentide adressaadile edastamise (saatmise) protsess "Dialoogi" SED-i kaudu toimub eranditult vastavalt kontoritöö juhistele.

7. Infoturbe

7.1. Peamine infoturbe vahend on krüptograafilise teabekaitse kasutamine.

7.2. EDMS-i "Dialog" teabeturbe asjakohase taseme tagamine eeldab ka tarkvara ja riistvara ning organisatsiooniliste kaitsemeetmete kasutamist EDMS-i "Dialog" administraatori ja EDMS-i "Dialogi" kasutajate (osalejate) poolt volituste piires. .

7.3. Tarkvara ja riistvara teabeturbe tööriistad hõlmavad järgmist:

Kasutajate tuvastamise vahendid süsteemis;

Kasutaja autentimise ja juurdepääsu kontrollimise vahendid;

Kaitsevahendid volitamata juurdepääsu eest;

Viirusetõrjevahendid;

Kaitsevahendid võrgurünnakute eest;

Vahendid tõrketaluvuse ja süsteemi varukoopia tagamiseks.

7.4. Teabe kaitsmise organisatsioonilised meetmed hõlmavad järgmist:

EDMS-ile juurdepääsu tehniliste vahendite paigutamine kontrollitud juurdepääsuga ruumidesse;

EDMS-i tehnilistele vahenditele juurdepääsu halduspiirang;

EDMS-i dialoogile juurdepääsuks kasutajate autoriseerimisandmete hankimise ja kasutamise režiimi seadistamine;

Spetsiaalselt koolitatud ja koolitatud isikute lubamine tööle EDS-i;

EDMS-i tarkvara ja riistvara heas seisukorras hoidmine;

EDMS-i tarkvara ja riistvara broneerimine;

EDMS-i riistvara kaitse kahjustavate välismõjude eest.

8. EP-ga töötamise reeglid

8.1. Lubatud on kasutada ainult Vene Föderatsiooni Föderaalse Julgeolekuteenistuse (Venemaa Föderaalse Julgeolekuteenistuse (FSB) volitatud sertifitseerimisasutuse poolt sertifitseeritud elektroonilise allkirja tööriistu, mis võimaldavad tuvastada allkirjavõtme sertifikaadi omanikku ja tuvastada allkirja moonutuse puudumist. elektroonilises vormis statistilises teabes sisalduv teave.

8.2. Allkirjavõtme sertifikaat peab sertifitseerimiskeskus sisestama allkirjavõtme sertifikaatide registrisse hiljemalt allkirjavõtme sertifikaadi jõustumise kuupäevaks.

8.3. Allkirjavõtme sertifikaat peab sisaldama järgmist kohustuslikku teavet:

ES avalik võti;

Allkirjavõtme sertifikaadi kordumatu registreerimisnumber;

Allkirjavõtme sertifikaadi algus- ja kehtivusaeg, mis asub sertifitseerimisasutuse (CA) registris;

Allkirjavõtme sertifikaadi väljastanud CA nimi ja asukoht;

ES-i tööriistade nimi, millega seda ES-i avalikku võtit kasutatakse;

Teave suhete kohta, mille rakendamisel saab elektroonilise allkirjaga elektroonilisel dokumendil õiguslikku tähendust;

Allkirjavõtme sertifikaadi kasutusala(d), milles saab elektroonilise allkirjaga elektroonilisel dokumendil õigusliku tähenduse;

Sertifitseerimiskeskuse poolt välja antud kehtetuks tunnistatud (kehtetuks tunnistatud) allkirjavõtme sertifikaatide loendi jaotuspunkt.

8.4. Allkirjavõtme sertifikaadile võib lisada täiendavaid andmeid allkirjavõtme sertifikaadi omaniku kohta ainult tema kirjalikul nõusolekul.

8.5. Elektroonilise (elektroonilise allkirja) allkirja vahendid tagavad järgmiste funktsioonide täitmise:

Elektroonilise allkirja loomine elektroonilises dokumendis, kasutades elektroonilise allkirja privaatvõtit;

Elektroonilise allkirja autentsuse kinnitamine elektroonilises dokumendis, kasutades elektroonilise allkirja avalikku võtit (allkirjavõtme sertifikaat);

Elektroonilise allkirja privaatvõtme ja avaliku võtme loomine.

8.6. ES-i kasutamine aruandvate üksuste poolt Dialog EDMS-iga töötamise raames ei nõua erilitsentsi.

8.7. Vastavalt 01.01.2001 föderaalseaduse "Elektroonilise digitaalallkirja kohta" artiklile 12 on allkirjavõtme sertifikaadi omanik kohustatud hoidma elektroonilise allkirja (ES) privaatvõtit saladuses.

8.8. ES-i privaatvõtit sisaldav infokandja on allkirjavõtme sertifikaadi omaniku (sertifitseerimiskeskuse kasutaja) juures ja seda tuleb säilitada tingimustes, mis välistavad selle ohustamise.

8.9. ES privaatvõtme teisele isikule üleandmine on keelatud. ES-i privaatvõtit sisaldava teabekandja käitlemine peab toimuma vastavalt elektroonilise digitaalallkirja vahendite operatiivdokumentatsioonile ja vastavalt Sertifitseerimiskeskuse (CA) nõuetele. Võtmeteabe kandjale ei ole lubatud salvestada kõrvalist teavet.

8.10. Vajalik on rakendada organisatsioonilisi infoturbemeetmeid, sealhulgas piirata juurdepääsu automatiseeritud tööjaamadele (AWP), mida kasutatakse elektrooniliste dokumentide ES-i loomiseks. Nendesse tööjaamadesse ei tohiks installida tarkvara (tarkvara), mis ei ole seotud nendes tööjaamades töötavate töötajate ametiülesannete täitmisega. Vastutus ES privaatvõtme ohustamise või kaotsimineku eest lasub ainult allkirjavõtme sertifikaadi omanikul.

8.11. Elektroonilise allkirja (ES) privaatvõtme kahjustamine tähendab selle kaotamist, vargust, avalikuks saamist, volitamata kopeerimist, ES privaatvõtmele juurdepääsu omava töötaja vallandamist, ES privaatvõtme mis tahes muud liiki avalikustamist. ES, samuti sellised juhtumid, kui ES-i privaatvõtit sisaldava kandjaga juhtunut ei ole võimalik usaldusväärselt kindlaks teha. Sertifitseerimisasutuse (CA) kasutaja privaatse ES-võtme kompromiteerimise ja ohustamise kahtluse korral peab ta viivitamatult lõpetama selle privaatse ES-võtme kasutamise elektrooniliste dokumentidega töötamiseks ja teavitama selle privaatse ES-võtme väljastanud CA-d. kompromissi fakt (või kahtlustatav kompromiss) .

9. Krahh ja krahhi tulemused

9.1. Asjaolud, mis võivad põhjustada hädaolukordi, eriolukordi, sh tehnilisi rikkeid, võivad hõlmata asjaolusid, mis ajutiselt või tähtajatult muudavad või võivad muuta võimatuks või oluliselt keerulisemaks elektroonilise dokumendihalduse rakendamise. Sellised asjaolud võivad hõlmata järgmist:

tulekahjud, üleujutused, muud loodus- või inimtegevusest tingitud katastroofid;

Ebastabiilsus või elektrikatkestus, mida ei ole võimalik olemasolevate tehniliste vahenditega neutraliseerida;

Vene Föderatsiooni riigiorganite seadusandlike või muude aktide või nende organite korralduste vastuvõtmine või muutmine, mis otseselt või kaudselt takistab elektroonilise dokumendihalduse edasist rakendamist sellisel kujul, nagu see tehti enne nende aktide vastuvõtmist;

Kõik muud sarnased asjaolud, mis võivad elektroonilise dokumendihalduse rakendamist oluliselt raskendada või võimatuks muuta.

9.2. Muud olukorrad, mis ei mõjuta süsteemi jõudlust, ja väljapääsud nendest olukordadest on loetletud ja kirjeldatud EDMS-i "DIALOG" kasutusjuhendis.

9.3. Pideva tehnilise toe ja kasutajate nõustamise pakkumiseks korraldati DIALOGUE EDMS tehnilise toe teenus.

9.4. Tehnilise toe talituse tööaeg: E-R. kella 9.00-19.00.

9.5. Tehnilise toe teenusega ühendust võtta saab süsteemiliidese kaudu, kasutades tööriistaribal vastavat nuppu.

10. Vaidluste lahendamine

10.1. Käesolevate reeglite kohaldamisega seotud Poolte vahel tekkivate vaidluste korral rakendavad Pooled kõik meetmed nende lahendamiseks läbirääkimiste teel.

Nõustun käesoleva määrusega Dialog EDMSi kasutamise kohta elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks. Nõustun nende eeskirjade tingimustega.

SED operaator SUE RK "Krymsvyaz" ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	SED liige ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Direktor ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

Organisatsiooni organisatsioonilise ja juriidilise dokumentatsiooni süsteemis eristatakse dokumente, mis määravad kindlaks konkreetse töö tegemise korra ja meetodid: eeskirjad ja juhised,. Praktikas kasutatakse nende dokumentide erinevaid nimetusi: eeskirjad, standard, eeskirjad, juhendid, metoodilised juhised, tööjuhendid jne. Üldtunnustatud terminoloogia puudumise tõttu kasutame järgmisi töödefinitsioone:

Metoodiline juhendamine– dokument, mis määratleb ühtsed reeglid ja meetodid teatud toimingute (funktsioonide) sooritamiseks, sooritajatest sõltumatult. Kasutatud sünonüümid: metoodiline juhend, juhised, juhised, metoodika jne.

Protsessi reguleerimine (või lihtsalt reguleerimine)- dokument, mis määrab teatud protsessi raames organisatsiooni osakondade ja töötajate vahelise suhtluse järjekorra. Kasutatud sünonüümid: protsessi standard, protsessi avaldus, protseduur jne.

Tööjuhend- dokument, mis määrab kindlaks organisatsiooni konkreetse üksuse või töötaja poolt teatud protsesside raames teostatavate üksikute või omavahel seotud toimingute (funktsioonide) teostamise korra. Kasutatud sünonüümid: tootmisjuhend, kasutusjuhised, tehnoloogiline juhendamine, manuaal jne.

Selgitame erinevusi järgmise näitega. Oletame, et räägime investeeringute planeerimine Organisatsioonis. Protsess seisneb selles, et osakute investeerimisalgatusi väljendatakse standardsel kujul investeerimisprojektid, mis pärast planeerimisosakonnas tehtud võrdlevat analüüsi esitatakse organisatsiooni investeerimiskomisjonile läbivaatamiseks.

Sisuks on investeerimisprojekti näitajate arvutamise reeglid ja valemid metoodiline juhendamine , kuna need ei sõltu (ja võrreldavuse tagamiseks ei tohiks ka sõltuda) ei investeerimisprojekti sisust ega arvutust teostava spetsialisti allüksusest või ametikohast.

Investeerimisalgatuse esitamise protsesside kirjeldused, eelarutelu, investeerimisprojektide koostamine vastavalt kehtestatud metoodikale ja nende esitamine planeerimisosakonnale ja investeerimiskomisjonile - teema määrused, kuna siin räägime organisatsiooni konkreetsete osakondade suhtlemise järjekorrast, dokumendi ühest osakonnast teise teisaldamise tingimustest, dokumentide edastamise ajastusest.

Väljavõtted määrustest koos investeerimisprojektide võrdleva analüüsi meetodite kirjeldusega (või lingid neile), mis kirjeldavad planeerimisosakonna töötaja tegevuste järjekorda ja meetodeid laekunud investeerimisprojektide võrdlemisel. tööjuhised see töötaja.

Praktikas sisaldub protsessi üldine järjekord, üksikute toimingute tegemise meetodid, protsessi üksikasjad üksikutel töökohtadel sageli ühes mahukas dokumendis. Mõnikord on see organisatsioonisisese dokumentatsioonisüsteemi vähearenenud tagajärg, kuid sageli põhjendatakse seda asjaoluga, et protsessi kõigi üksikasjade kirjeldust saab lugeda ühest dokumendist.

Sellised dokumendid nagu palgamäärused või eelarve koostamise määrused on traditsiooniliselt põhjalikud näited. AT suured ettevõtted nende maht võib ulatuda mitmesaja leheküljeni.

Autor juhtus ühe uurimisinstituudi tellimusel välja töötama mahuka teadus- ja arendustöö (TA) juhtimise määruse, mis käsitles terminoloogilisi küsimusi, T&A algatamise, planeerimise, läbiviimise ja lõpetamise korda, õiguskaitse küsimusi. ja raamatupidamine Teadus- ja arendustegevuse tulemused, samuti teadus- ja arendustegevuses osalejate rahaliste soodustuste põhimõtted ja litsentsitasude suuruse arvutamise meetodid.

Selle esitusmeetodi puuduseks on pigem psühholoogiline iseloom: sadu lehekülgi teksti koos tabelite, vormide, diagrammide, valemitega jne. masendav mõju esinejatele, kuigi igaüks neist puudutab vaid väikest osa protsessi kirjeldusest.

Protsessi kirjelduse mitmele dokumendile jaotamise puudused hõlmavad raskusi (spetsialiseeritud tööriistade puudumisel) dokumentide kogumi terviklikkuse jälgimisel. Terviklikkuse all peame silmas terminoloogia ühtsust, erinevates dokumentides kirjeldatud toimingute (sh tingimuste, protseduuride ja tähtaegade) järjepidevust, kirjeldatud protsessis kasutatavate dokumentide vormide ühtsust, nende dokumentide omavaheliste viidete õigsust. .

Niisiis on töömeetodite ja tööjärjekorra kirjeldamise vormi valik suuresti organisatsiooni tavade küsimus.

Arvestades asjaolu, et määrusteks võib nimetada väga mitmekesise sisuga dokumente, ei ole määruste ülesehitusele ja sisule kehtestatud üldisi seadusandlikke nõudeid. Erandiks on haldusmäärused, mille väljatöötamiseks ja kinnitamiseks on olemas reeglid (kirjutamise ajal ei kehtinud) ja vastavad juhised.

Teisest küljest on protsesside analüüsi ja optimeerimist käsitlevas kirjanduses juhendid, mis on pühendatud mitte ainult regulatiivsete dokumentide teksti kirjutamise küsimustele, vaid ka reguleeritavate protsesside valikule ja nende täiustamisele. Selliste juhendite hulgas märgime raamatuid,,,,,.

Riikliku standardimissüsteemi (GOST) reguleerivate dokumentide väljatöötamise üldpõhimõtted on sätestatud GOST R 1.0-92 " Riigikord Vene Föderatsiooni standardimine. Põhisätted "ja GOST R 1.5-92" Üldnõuded standardite ehitusele, esitlemisele, kujundusele ja sisule ". hea näide nende dokumentide kasutamine seoses tööstusstandardite väljatöötamisega side valdkonnas on “PR 45.02-97. Standardireeglid. Tööstuse standardimissüsteem. Normatiivdokumentide väljatöötamise põhimõtted“. Organisatsiooni regulatiivsete kohalike eeskirjade väljatöötamisel saab neid GOST-e kasutada viitamiseks.

Tuleb märkida, et protsesside reguleerimise põhimõtteid, millest käesolevas artiklis juttu tuleb, saab rakendada lepingutekstide väljatöötamisel, eriti selles osas, mis puudutab lepingupoolte omavahelise suhtluse protsesse.

2. Mida reguleeritakse?

Esitatud küsimusele õigesti vastamiseks on vaja esmalt välja selgitada protsesside reguleerimise sisu ja eesmärgid (vrd).

Määruse alusel mõistame organisatsiooni poolt läbiviidava protsessi kirjeldust selle kohalikes määrustes. Tuleb märkida, et määrus ei piirdu alati ühe dokumendiga, mida nimetatakse määruseks või standardiks.

Näiteks laevade tehnilise käitamise protsessi reguleerimiseks laevandusettevõttes töötati välja järgmised dokumendid:

1. Standard "Praanilise laevaremondi korraldamine",
2. Standard "Laevade plaanivälise remondi korraldamine",
3. Standard "Organisatsioon Hooldus kohtud",
4. Standard "Laevade tehnilise kasutamise korraldus",
5. Standard "Laevade moderniseerimise korraldus",
6. Standard "Laevade tehniline sertifitseerimine",
7. Standard "Jälgimine tehniline seisukord kohtud",
8. Standard "Laevade tehnilise käitamise protsesside standardimine",
9. laevastiku tehnilise käitamise teenistuse eeskirjad,
10. Autopargi hooldusteenistuse juhataja ametijuhend,
11. Laevade operatiivgrupi juhi ametijuhend,
12. Laevade operatiivgrupi juhi teenuste eest tasustamise eeskirjad,
13. samuti klassifikaatorid, teatmeteosed ja muude eeskirjade, juhiste ja standardite asjakohased jaotised.

Määrused (dokumendina) mängivad organisatsiooni jaoks ligikaudu sama rolli kui partituuril orkestri puhul. Eesmärk mõlemal juhul on sama – saavutada sidususüksikud esinejad. Protsessi sidusus tähendab järgmist:

• esinejad on suunatud teatud tulemuste saavutamisele, mille kogum omakorda viib reguleeritud protsessi eesmärgi saavutamiseni;
• esinejate tegevused on sünkroniseeritud;
• protsessi ühtsust ei rikuta, kui kontroll läheb töötajalt töötajale ja üksuselt üksusele.

Sidusus saavutatakse ennekõike tänu ühtsele kontseptsiooniväljale kõigi teostajate jaoks, kokkulepitud nõuetest alamprotsesside sisenditele ja väljunditele, toimingute aja- või sündmuste sünkroniseerimisele ning protsessi edenemise kohta info kättesaadavusele.

Määrus on komplekt otsustamise reeglid esinejad sisse erinevaid olukordi. Samal ajal sisaldavad ülemise tasandi regulatiivdokumendid otsustamise üldpõhimõtteid, eesmärke ja piire, madalama astme dokumendid aga valmisotsuseid (või valmisotsuste valikuvõimalusi), mis väljenduvad teatud kindlate otsuste kogumina. tegevused. See võimaldab optimeerida esinejatele määratud "intellektuaalset koormust", vabastades nad mõtlemast rutiinsetele tegevustele keerukamate, mittestandardsete ülesannete lahendamise kasuks. Vähemalt tõstab standardimine töötajate keskmist kompetentsi taset. Toimingute standardimine aitab kaasa protsessi märgatavale kiirendamisele, kvaliteedi tõusule ja kulude vähendamisele - eesmärkide saavutamisele " lahja tootmine» .

Juriidilisest vaatenurgast regulatsioon “legaliseerib” horisontaalsed vastasmõjud organisatsiooni osakonnad ja/või töötajad, mis hõlbustab oluliselt organisatsiooni juhtimist. Tõepoolest, organisatsioonis on läbivate protsesside regulatsioonide puudumisel erinevate osakondade töötajate vahel ainult üks viis - juhtide kaudu: algatav töötaja kirjutab märgukirja oma juhile, kes on selle kinnitanud. , saadab selle oma juhile ja nii edasi, kuni initsiatiiv jõuab juhini, kelle otseses alluvuses on kõik osakonnad ja töötajad, kes peavad algatatud töö ühiselt tegema. Kui kohalik normatiivakt sätestab osakondade vahetu suhtluse võimaluse ja korra, siis muutub erinevate tasandite juhtide “vahendus” vabatahtlikuks.

Reguleeritud protsess tagab teabe saamine saavutatud tulemuste (sh vahepealsete) ja protsessi edenemise kohta. Ja see tähendab, et määrus pakub infotuge juhtimisele, mida mõistab A. Failoy: "ettenägelikkus - korraldus - kord - koordineerimine - kontroll". Eelkõige aitab määrus võrdlev analüüs(võrdlusanalüüs) ja Siseauditi protsessi.

Protsessiregulatsioon on organisatsiooni intellektuaalse kapitali oluline komponent. Reguleeritud protsess võimaldab replikatsiooni, analüüsi ja täiustamist, hõlbustab personali värbamist ja koolitamist. Määruse olemasolu tõendab organisatsiooni töö läbipaistvust ja annab seetõttu reaalse panuse organisatsiooni kapitalisatsiooni. S.P. Nikanorovi sõnul on organisatsiooni toimimisviis suurem väärtus kui tema praegused eesmärgid.

Protsessi reguleerimine, eriti halva kvaliteediga, toob aga kaasa teatud kulud ja riskid (vt):

• kulud on vajalikud nii regulatiivse dokumentatsiooni väljatöötamiseks kui ka asjakohasuse säilitamiseks;
• liigne regulatsioon vähendab äri paindlikkust: öeldud sõna on hõbe, mitte öeldud on kuld;
• organisatsiooni juhtimisalase oskusteabe koondumine ühte kohta võib kaasa aidata nende lekkimisele;
• regulatsioonide kehtestamine võib tekitada vastupanu, kuna töötajad ei soovi kaugeltki mitte ühtegi regulatsiooni - paljud jäävad organisatsiooni vaid läbi aktiivse osalemise kaose loomisel ja hoidmisel.

Organisatsioon, mis on reeglitest läbi imbunud, on karm, kuid väga habras üksus. Igasugune välismõju, mis muudab organisatsiooni tegevuse tingimusi ja eesmärke, toob kaasa vajaduse vaadata üle oluline osa regulatiivsest raamistikust. Kõik muudatused organisatsiooni meeskonnas, mis nõuavad vastutuse ümberjaotamist, mõjutavad kriitiliselt ka regulatsioonisüsteemi terviklikkust.

Organisatsioonil, mis on vaba igasugustest põhimõtetest ja veelgi enam ametlikest regulatiivdokumentidest, tekib täiendavaid juhtimiskulusid, mis on seotud vajadusega viia otsused täitjateni, selgitada neile töömeetodeid ja kontrollida nende tegevust. Sellest järeldub, et organisatsiooni tegevuse reguleerimisel peab olema mingi optimaalne tase.

Eelnevast võib järeldada, et reguleerimisele kuuluvad järgmised asjad:

Tuleb märkida, et protsessi ulatus või keerukus iseenesest ei saa olla reguleerimisvajaduse üheselt mõistetavaks kriteeriumiks. Õigem oleks rääkida riskidest, mis tulenevad protsessi rakendamise selgete reeglite puudumisest. Niisiis kasutavad paljud ettevõtted "häirekaustasid" - tüüpiliste toimingute kogusid erinevate juhtumite jaoks. Seal kirjeldatud protsessid on reeglina lihtsad, kuid nende rakendamise kiirus ja täpsus on organisatsiooni ellujäämise seisukohalt kriitilise tähtsusega.

Organisatsioonides on reeglina protsessid, mis on seotud:

• klienditeenindus, klientidega suhete arendamine;
• organisatsioon vajalikke ressursse: maksehaldus, lepingute haldamine tarnijate ja töövõtjatega, eelarve koostamine, personalijuhtimine, põhiseadmete haldamine;
• organisatsiooni enda elu tagamine: turvalisuse tagamine, dokumendivoog, juhtimis- ja kontrollorganite töö.

Märksa harvem on kahjuks organisatsiooni arenguga seotud protsessid reguleeritud.

Kui ettevõte on sertifitseeritud mis tahes standardite järgimise kohta, mis eeldavad reguleeritud protsesside olemasolu (ISO, OHSAS, SA jne), siis määravad selliste protsesside koostise otseselt nende standardite nõuded või nende rakendamise väljakujunenud praktika. .

Tavaliselt reguleerivad lepingud tellimuste saatmise ja kooskõlastamise, tellimuste täitmise, tellimuste täitmise tulemuste (kaubad, tööd, teenused) vastuvõtmise ja edastamise, täidetud tellimuste eest tasumise, tagasisidet, mahtude ja hindade korrigeerimine, vahejuhtumite uurimine, aruandlus, eksperthinnang jne.

Nagu alguspunkt Organisatsioon saab reguleerimiseks kasutada protsessi võrdlusmudeleid. Selliste organisatsioonisisese tegevuse mudelite näideteks on tarneahela toimingute võrdlusmudel (SCOR) ja projekteerimisahela operatsioonide võrdlusmudel (DCOR), mille on koostanud Supply-Chain Council'i kogukond, või IDS Scheeri mitmete tööstusharude mudelid, mis tarnitakse ARIS protsesside modelleerimispaketi kasutajad.

3. Määruse ülesehitus

Eespool loetletud määruse eesmärgid võimaldavad meil määrata ainult kõige üldisemad nõuded dokumendi ülesehitusele:

Nimi
	Sisu
1.	Üldsätted
1.1.	Eesmärk
1.2.	Kasutusala
1.3.	Normatiivviited
1.4.
2.
2.1.	Tingimused ja määratlused
2.2.	Lühendid
3.
4.	Vastutus
5.	Kontroll
6.	Rakendused
6.1.	Klassifikaatorid ja teatmeteosed
6.2.
6.3.	Protsessi diagrammid
6.4.	Arvutusalgoritmid
6.5.	Protsessitäitjate rollitabelid

Samas on jaotises "Nõuete, protsesside, töömeetodite kirjeldus" reguleeritud protsessi struktuurile vastav sisemine struktuur: kirjeldatud on alamprotsesside hierarhiat, kontrollpunkte, nõudeid töödeldavatele objektidele jne.

4. Määruse vorm

Määruse kohustuslikud andmed on: organisatsiooni nimi, tunnustusdokumendi tüübi nimetus, selle kuupäev ja number, koostamise koht, tunnustustempel. Need on paigutatud määruse teksti algusesse.

Määruse eelnõu kooskõlastajate allkirjad asetatakse kas dokumendi teksti lõppu või eraldi kooskõlastuslehele, mille rekvisiidid peavad üheselt määrama, milline dokument on kooskõlastatud.

Määruse teksti lõppu või eraldi tutvumislehele annavad huvitatud töötajad oma allkirja dokumendiga tutvumise ja selle koopia kättesaamise kohta.

Selles jaotises käsitleme üksikasjalikult protsessieeskirjade jaotiste sisu.

Määruse nimetus

Määruse nimetus peaks olema kokkuvõtlik, reguleeritud protsessi täpselt iseloomustav, tagades regulatsiooni õige liigituse organisatsiooni kohalike regulatsioonide süsteemis. Määruse nimetuses ei ole reeglina lubatud kasutada lühendeid, rooma numbreid, matemaatilisi märke, kreeka tähti, välja arvatud tootesümbolid.

Määruse nimetus näitab reeglina: protsessi, protsessi põhiobjekte, protsessi asjaolusid. Näiteks:

Nõudmata likviidsuse müügi eeskirjad.
Naftavälja seadmete tehnilise valmisoleku tagamise eeskirjad.
Piirkondlike äriüksuste materiaalsete ja tehniliste ressursside taotluste esitamise eeskirjad.
Laevade hooldamise eeskirjad talvisel seisakuperioodil.

Tuleb meeles pidada, et sõna "regulatsioon" pärineb prantsuskeelsest sõnast reglement, mis tähendab "korda seadmist", mis omakorda tuleb sõnast regle, mis tähendab "korda", "reeglit". Seega on dokumendi liigi "Taotluse esitamise korra eeskirjad" nimetused või hullem kui see, "Avalduste esitamise korra eeskirjad." Õige nimi oleks "Avalduste esitamise eeskirjad".

Peamine sisunõue, eriti protsesse ja töömeetodeid kirjeldavas osas, on pealkirjade ühtlus samal tasemel. Oluline on ka osade pealkirjade lühiduse nõue. Selle järgimine peegeldab ka reguleeritud protsessi arenguastet: pikkade segaste nimede olemasolu viitab tavaliselt protsesside eesmärkide valele seadmisele või nendevaheliste piiride ebaõigele määratlemisele.

Jaotis 1. "Üldsätted"

Selles punktis kirjeldatakse määruse eesmärki, ulatust, viiteid määruse väljatöötamise aluseks olnud regulatiivsetele (sh sise-) dokumentidele, kooskõlastamise korda, määruse teksti muudatusi ja täiendusi, muud teavet, mis motiveerib määrust. ise ja kommenteerib lühidalt reguleeritud protsessi .

Jaotis 1.1. "Sihtkoht"

Käesoleva määrusega määratakse kindlaks kord<дается наименование или Lühike kirjeldus protsess> sisse<дается полное наименование организации>(edaspidi Selts).

Punkt 1.2. "Kasutusala"

Määruse reguleerimisala (ainevaldkond) on kirjeldatud:

Kohaldatakse käesoleva määruse nõudeid ja eeskirju<описывается область применения Регламента>.

Ulatuse kirjeldamiseks on see tavaliselt lühidalt, kuid üsna kindlalt märgitud:

• reguleeritud protsessiga seotud peamised objektid (näiteks: kulud, põhivarustus, sotsiaalse infrastruktuuri rajatised jne);
• määrusega hõlmatud protsessid;
• reguleeritud protsessi subjektidena või objektidena kaasatud organisatsiooni töötajad.

Reguleerimisala täpsemaks iseloomustamiseks võib viidata rakendustele (vt punkt 6.1 allpool). Näiteks:

Käesoleva eeskirja nõuded ja reeglid kehtivad Seltsi töötajatele, kelle ametikohad ja kutsealad on loetletud käesoleva eeskirja lisas nr 6.1.1.

Kui määrusega hõlmatud objektide, protsesside või töötajate nimekirjad määratakse olenevalt olukorrast, siis on vaja ära märkida sellise loetelu allikas. Näiteks:

Käesoleva reglemendi nõuded ja reeglid kehtivad Seltsi struktuuriüksustele, mille loetelu määratakse korraldusega. tegevdirektorÜhiskond.

Kui määruses kirjeldatud protsess on küllaltki mahukas, siis rubriigis "Kohaldusala" on edasise tajumise hõlbustamiseks soovitav lühidalt kirjeldada seda protsessi, selle üksikute etappide eesmärki. Näiteks:

JSC "NII ..." (edaspidi Instituut) teadustegevusele kohaldatakse käesoleva eeskirja nõudeid ja eeskirju.

Instituudi teadustegevus on suunatud uue loomisele ja/või olemasoleva täiustamisele tehnoloogilised protsessid, seadmed ja seadmed, tooted, reaktiivid, materjalid gaasi, gaasikondensaadi ja õli ettevalmistamise, transpordi ja töötlemise valdkonnas, nende töötlemise saadused, samuti omandatud teadmiste uute rakendusvaldkondade otsimine.

Käesolev määrus kirjeldab instituudi töötajate ja struktuuriüksuste korda, volituste ulatust, ülesandeid ja vastutust järgmistes teadustegevuse juhtimise protsessides:

• iga-aastane teadus- ja arendustegevuse planeerimine;
• teadus- ja arendustegevuse tulemuslikkuse juhtimine;
• T&A käigus saadud intellektuaalse tegevuse tulemuste juhtimine;
• teadus- ja arendustegevuse kulude ja tulemuste arvestamine.

Märgitakse organisatsiooni osakondade ja/või töötajate ring, kelle jaoks määrus on täitmiseks kohustuslik:

Käesolev määrus on kõigile siduv struktuurijaotusedÜhiskond.

Jaotis 1.3. "Normatiivsed viited"

Selles jaotises on toodud määruse väljatöötamise alusdokumendid:

Käesolev määrus on välja töötatud kooskõlas:<указываются документы-основания>.

Täiendavad dokumendid hõlmavad järgmist:

• dokumendid, mis näitavad nende täielikke andmeid, näevad ette või nõuavad määruse väljatöötamist (näiteks: seadus, põhimäärus, organisatsiooni juhi korraldus või standardi nõue);
• dokumendid, mis on metoodiline alus regulatsioonide väljatöötamiseks (näiteks: välis- või siseregulatsioonidokumendid, metoodiline erikirjandus);
• seotud protsesse, objekte ja subjekte kirjeldavad dokumendid, mis määratlevad nõuded reguleeritava protsessi elementidele.

Bibliograafiliste viidete kujundamise reeglid on toodud GOST 7.0.5-2008 "Bibliograafiline viide".

Punkt 1.4. "Kinnitamise, muutmise ja täiendamise kord"

Käesolevas punktis on määratletud määruse kinnitamise, muudatuste ja täienduste tegemise kord:

Käesolev määrus, kõik selle muudatused ja täiendused on kinnitatud<указывается название утверждающего органа управления>ja ellu viia<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

Võib märkida, kellel organisatsiooni töötajatest on õigus initsiatiivi teha reglemendi muutmiseks, täiendamiseks või tühistamiseks. Selliste algatuste kaalumise korra võib anda ka määrustes, kuid õigem on sellist korraldust kirjeldada eraldi dokumendis, mis reguleerib organisatsiooni kohalike eeskirjade väljatöötamise korda.

Kui organisatsioonil on kohalike regulatsioonide (sealhulgas määruste) väljatöötamise regulatsioon, siis käesoleva paragrahviga reguleeritud küsimused peaksid kajastuma nimetatud määruses; see osa ei sisaldu siis määruse tekstis.

Jaotis 2. "Terminid, määratlused ja lühendid"

Meie arvates on see osa üks olulisemaid, kuna see iseloomustab valdkonda, milles reguleeritud protsess areneb. Terminoloogia ühemõtteline mõistmine tagab teostajate tegevuse järjepidevuse reguleeritud protsessi eesmärgi saavutamiseks. Pange tähele, et haldusmääruste väljatöötamise eeskirjad sellist jaotist ette ei näe.

Mõnes organisatsioonis luuakse eraldi dokumendina terminite ja lühendite sõnastik (sõnastik või tesaurus). Kui see on olemas, võib selle määruse jaotise välja jätta, kui selles kasutatakse sõnaraamatu praeguse väljaande termineid; kui määrustes kasutatakse mõisteid, mida kehtivas sõnaraamatus ei ole, siis tuleks need määruse tekstis otse kirjeldada.

Määruse selles jaotises määratletavad mõisted hõlmavad järgmist:

• määrustes esmakordselt kasutusele võetud ja kasutatavad terminid;
• üksnes käesoleva määruse raames kasutatavad terminid, sealhulgas teksti lühendamiseks kasutatavad terminid;
• üldkasutatavad terminid, mille tähendus on konkreetse organisatsiooni või protsessiga seoses spetsialiseerunud või muutunud;
• määruses kasutatavad üldkasutatavad, kuid harva kasutatavad terminid;
• üldkasutatavad terminid, kui nende määratlused on vajalikud sõnastiku kui terviku täielikuks ja/või loogiliseks sulgemiseks või muude terminite paremaks mõistmiseks.

Terminid on tavaliselt loetletud tähestikulises järjekorras. Mõnel juhul on terminid loetletud kirjeldatud protsessi jaoks tähtsuse järjekorras (näiteks kui regulatsioon on pühendatud hankeprotsessile, siis antakse kõigepealt mõiste „ost“ ja alles seejärel termin „vastuvõtuakt“). ja “leping”). Selline järjestamisviis on mugav, kui eeskirja „sõnastiku“ osa loetakse järjekorras ette, kuid ebamugav, kui dokumendi lugemisel tuleb sõnaraamatusse ligi pääseda. Kompromissina saate kasutada terminite rühmitamist ainevaldkonna eraldi "sektsioonidesse" koos rühmasisese terminite tähestikulise järjestusega. Näiteks võib teadus- ja arendustegevusega seotud terminoloogia jagada järgmistesse rühmadesse:

• Uurimistegevuse liigid
• Intellektuaalomandi objektide liigid
• Õigused intellektuaalse tegevuse tulemustele
• Intellektuaalse tegevuse tulemuste õiguskaitse
• Teadus- ja arendustegevuse raamatupidamine
• Teadus- ja arendustegevuse juhtimisprotsesside korraldamine

Reeglina väljendatakse terminit ainsuse nimisõnaga: tegu, kokkulepe, vastaspool jne. Mitmust saab kasutada siis, kui terminit ainsuses ei eksisteeri või kui tegemist on täpselt määratletud objektide komplektiga, näiteks:

Lepingulised dokumendid - lepingust tulenevate kohustuste tekkimist, täitmist, lõppemist kajastavad dokumendid: leping, sellele lisanduvad kokkulepped, alltöövõtulepingud, protokollid, aktid, arved, maksekorraldused, arved, arved, kirjad jne.

Kuid termini kerge keerukuse või muudatuse tõttu on võimalik järgida "ainsuse reeglit":

Lepingudokumentide kogum - dokumentide kogum, mis kajastab lepingust tulenevate kohustuste tekkimist, täitmist, lõppemist: ...

Lepingu toimik - dokumentide kogum, mis kajastab lepingust tulenevate kohustuste tekkimist, täitmist, lõpetamist: ...

Ühe objekti määratlemisel on mitmuse kasutamine vastuvõetamatu. Selle asemel

Esmased dokumendid - sõlmitud lepingutest tulenevate kohustuste täitmist kinnitavad dokumendid.

peaks kirjutama:

Esmane dokument - sõlmitud lepingust tulenevate kohustuste täitmist kinnitav dokument.

Kui termin on fraas, siis on reeglina kõige üldisem termin fraasi alguses ja siis on sõnad, mis näitavad vastava objekti sorte, atribuute või staatusi. Näiteks:

• Remont -…
• Praegune remont - ...
• Kapitaalremont - ....
või
• Dokument - ...
• Dokument kinnitatud...
• Dokument kinnitatud...

Defineeritava termini jaoks on võimalik märkida selle sünonüümid või lühikesed variandid (žargoon ja rahvakeel pole lubatud), kuid esitusviisi ranguse säilitamiseks on soovitatav kasutada termini ainsat versiooni.

Määratluste allikad peaksid olema:

• kehtivad Vene Föderatsiooni õigusaktid, sealhulgas praegused osariigi standardid, tööstuse eeskirjad;
• üld-, eriterminite (sarnased,), võõrsõnade jne sõnastikke;
• korduvalt ilmunud õpikud;
• vastavas töökeskkonnas omaks võetud tavad.

Hea kombeks on näidata definitsiooni allikat. Seejuures esmakordselt kasutusele võetud ja/või eranditult käesoleva määruse raames kasutatavate terminite, samuti üldkasutatavate terminite puhul, mille tähendus on konkreetse organisatsiooni või protsessi suhtes spetsialiseerunud või muutunud, on märgitud järgmine:<Термин>– käesolevates eeskirjades –<определение термина>.

Siiski tuleb meeles pidada, et samale terminile erinevates regulatiivsetes dokumentides, sealhulgas GOST-ides, võib anda erinevaid määratlusi (näiteks mõisted "protsess" või "kvaliteet"). Seetõttu peaksid kvaliteedijuhtimissüsteeme haldavad organisatsioonid valima terminite määratlused standarditest GOST R ISO 9000-2008 ja GOST R ISO 9001-2008.

Ei ole harvad juhud, kui määruse väljatöötaja võtab uue termini kasutusele iseseisvalt. Sellises olukorras tuleks järgida järgmisi reegleid (vt §67):

Pange tähele, et defineeritavate objektide olemasolu ei pea definitsioonist otseselt tulenema ja vajab mõnel juhul eraldi tõestust.

“Arusaadavuse” reegli täitmiseks võib pärast definitsiooni ranget sõnastamist anda täiendavaid vähemformaalseid selgitusi või tuua näiteid termini õige kasutamise kohta. Näited termini ebaõige kasutamise kohta ei ole soovitatavad.

Kui sõnastik on üles ehitatud tesauruse põhimõttel, siis pärast definitsiooni sõnastamist on vaja kirjeldada mõiste sisemist struktuuri ja kirjeldatud mõiste seost teiste mõistetega. Näiteks:

Seadmete käibekapital on puurimiskomplekside töö tagamiseks vajalike seadmete fond, mis on ette nähtud hädaolukorras rikki läinud või plaanipäraselt remonti pandud puurimisseadmete asendamiseks.

Ringlusfond koosneb järgmised osad: avarii miinimumvaru, asendusseadmed plaanilisteks hooldus- ja remonditöödeks, seadmed töös, seadmed remondis.

Nagu juba märgitud, võib eritermini kasutuselevõtt teksti lühendada ja hõlbustada selle mõistmist. Näiteks inseneritoetuse kirjeldamise lihtsustamiseks autotranspordifirma regulatiivdokumendi raames võetakse kasutusele üks mõiste:

Objektid - käesolevas määruses - Seltsi mehaanilised, sh tõste- ja jõuseadmed, surveseadmed, elektri-, gaasi- ja soojusvõrgud, samuti Seltsi erisõidukite ülemised seadmed.

Terminoloogial võib olla organisatsiooni poliitika jaoks suur tähtsus.

Laevafirmas Volgotanker võeti ümberkujundamiste käigus käibelt välja sõna "laevaremont" ja asendati sõnaga "laevaremont". Esimene termin viitas selgelt traditsioonilisele kampaaniale: kogu masinapargi remondieelarve koos üldise ebakindlusega ajastuse ja tulemuste osas. Teisest terminist, mis näitab konkreetse laeva viimist väljakujunenud tehnilisse seisukorda etteantud aja- ja kulupiirangute juures, sai "bänner", mille alusel oli vaja remondiprotsessis läbi viia tõsiseid muudatusi ja muuta töötajate suhtumist sellesse protsessi. .

Reguleeritud protsessi korrektseks kirjeldamiseks pole olulised mitte niivõrd definitsioonid ise, kuivõrd definitsioonide süsteem tervikuna. See süsteem peaks olema terviklik, järjepidev ja eelistatavalt minimaalne. Just nende nõuete täitmiseks peab arendaja täitma "terminoloogilise vaakumi" või tegema muudatusi juba olemasolevas terminoloogias. Õige definitsioonisüsteemi saamiseks pole lihtsaid formaalseid reegleid. Seetõttu tuleks antud ainevaldkonna jaoks mugava ja õige definitsioonisüsteemi loomist pidada kunstiks.

• Kui reguleeritud protsessi raames mõni objekt muudab oma olekuid (näiteks dokument läbib etapid eelnõust taotluseni tellimuseni või koond käibefond muudab tsükliliselt olekuid “töös” – “remondis” – “laos”), siis tuleks neid olekuid kirjeldada sõnastikus või klassifikaatoris (vt allpool punkti 6.1 kommentaare). Kasulik oleks kirjeldada objekti olekuid tervikuna eluring. See võimaldab paremini mõista reguleeritud protsessi eesmärki.
• On vaja jälgida alternatiivide täielikkust: kui määratletavad objektid on jaotatud mõne tunnuse järgi, siis tuleks määrata kõik funktsioonide kombineerimise võimalused või pärast kõige olulisemate valikute tuvastamist tuleks ülejäänud määratleda " muu” kategooriasse. Näiteks:

  Plaaniväline remont - remont, mis tehakse väljaspool plaaniliste remondi- ja seadmete hooldustööde ajakava. Planeerimata remonditööde hulka kuuluvad:

  • erakorraline remont - õnnetuste või muude vahejuhtumite põhjustatud kahju kõrvaldamiseks tehtud plaaniväline remont, mis viiakse läbi vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivate õigusaktide ning pädevate osakondade ja organisatsioonide määrustele kehtestatud korrale;
  • renoveerimine – planeerimata remont, mis tehakse vääramatu jõu (loodusõnnetused, loodusõnnetused) põhjustatud kahju kõrvaldamiseks. sotsiaalsed konfliktid või muud pädevate asutuste poolt sellisteks tunnistatud asjaolud);
  • garantiiremont- remonditöövõtja poolt ja tema kulul tehtavad plaanivälised remonditööd, sealhulgas töövõtja süül tuvastatud ja garantiiajal tuvastatud defektide kõrvaldamise tööd;
  • muud plaanivälised remonditööd – hõlmab rutiinseid ja remonditöid, mis on põhjustatud ülaltoodud põhjustest.
• Ehitada skeeme objektide üleminekutest olekust olekusse, skeeme mõistete seostest; kajastama neid seoseid sõnastikus. Näiteks:

  Seadmete tehniline käitamine on organisatsiooniliste ja tehniliste meetmete kogum, mida rakendatakse seadmete heas seisukorras hoidmiseks kogu selle elutsükli jooksul, sealhulgas:

  • tehniline juhtimine,
  • tehniline kasutamine,
  • Hooldus,
  • remont,
  • moderniseerimine.

Kuna objekti üleminek olekust olekusse toimub teatud protsessi tulemusena, saab arendaja objekti oleku muutmise skeemist protsesside nimekirja, mida tuleks määruses kirjeldada. Loomulikult tuleks pärast mõistete määratlemist määruse tekstis lisaks üldkasutatavatele kasutada ainult teatud termineid.

Lühendid esitatakse tavaliselt määratletavatest terminitest eraldi ja on loetletud tähestikulises järjekorras või eelnevalt rühmitatud teemade kaupa. Terminite sõnastikus on lubatud lisada lühendeid järgmisel kujul:

Plaaniline ennetav hooldus (PPR) on seadmete hooldus- ja remondimeetod, mis näeb ette vastavate tööde tegemise vastavalt kinnitatud ajakavale.

Sel juhul sisaldab lühendite loend kirjet:

PPR – plaaniline ennetav hooldus.

Jaotis 3. "Nõuete, protsesside, töömeetodite kirjeldus"

Selles jaotises kirjeldatakse:

• nõuded protsessis osalevatele objektidele,
• reguleeritud protsessi üksikud alamprotsessid, funktsioonid (toimingud),
• reeglid ja töömeetodid.
Protsessi õigeks kirjeldamiseks peate täpsustama:
• protsessi eesmärk;
• protsessi väljund;
• protsessi sisend;
• protsessi teostamise parameetrid, reeglid ja meetodid;
• sündmus, mis protsessi käivitab;
• sündmus, mis lõpetab protsessi;
• protsessi lõpuleviimise aeg;
• protsessi läbiviimise koht;
• protsessi sees täidetavad funktsioonid (toimingud);
• protsessi läbiviijad (mõnikord on kasulik märkida ka elluviijate õigused ja kohustused);
• protsesside dokumenteerimise tööriistad;
• protsessi juhtimise tööriistad.

Loetletud protsessi tunnused näitavad, et protsess kulgeb füüsilises ruumis, ajas, organisatsiooni struktuuris, infoväljas, mitmesugustes objektides jne. Seetõttu on protsessi täpseks kirjeldamiseks vaja kõigis neis ruumides näidata selle piirid. Protsessipiiride õige määratlemine hõlbustab oluliselt organisatsiooni tööd. Protsessi piiride mittetäielik märkimine on tavaline viga, mis sageli tühistab normatiivdokumendi.

Kommenteerime protsessi loetletud omadusi.

Protsessi eesmärk. Protsessil peab olema konkreetne eesmärk. Protsessi eesmärk on reeglina sõnastatud optimeerimisülesandena: etteantud piirangute juures on vaja leida parim lahendus. Näiteks:

protsessi jaoks tootmise planeerimine- optimeerida laadimist tootmisvõimsust etteantud tootmisprogrammi ja etteantud läbilaskevõimega;
logistika protsessi jaoks - varustada organisatsiooni tootmisüksused materiaalsete ja tehniliste vahenditega vastavalt nomenklatuurile ja tootmisprogrammis määratud tähtaegadel.

Isegi kui protsessi eesmärk ei ole määruse vastavas punktis sõnaselgelt välja toodud, peab arendaja selle eesmärgi sõnastama enne protsessi kirjeldamisega jätkamist.

Protsessi väljund- objektide kogum, mis on protsessi tulemused: materiaalsed varad, dokumendid jne. Protsessi väljundit peaksid iseloomustama nõuded, mida vaadeldava protsessi tulemuste tarbija talle esitab.

Protsessi piirid on õigesti määratletud, kui selle väljundiks on objektide kogum, mille vastavust tarbija nõuetele saab iseseisvalt kontrollida. Kui vastupidi, protsessi väljundobjektidele esitatavad nõuded ei ole selgelt sõnastatud või neid ei saa objektiivselt kontrollida, siis on sellelt protsessilt järgmisele üleminek täis konflikte esinejate vahel, tulemuste kvaliteedi kadumist. kogu protsessi ja muid soovimatuid tagajärgi.

Seetõttu pöörame veel kord tähelepanu ühest protsessist teise ülekantavate objektide olekute õige määramise tähtsusele. Need staatused tuleks fikseerida määruses kasutatud mõistete tasemel: kas viidates olemasolevatele määrused või määrusega määratletud.

Selgitagem öeldut teenindusettevõtte näitel - ettevõte, mis varustab klienti koos meeskonnaga (meeskonnaga) seadmetega. Selleks, et teenus vastaks nii kliendi kui ka seadusest tulenevatele nõuetele, on vajalik, et seadmed omandaksid järjestikku järgmised olekud:

Juriidiline valmisolek - seadme seisukord, milles on kõik dokumendid, mis tõendavad ettevõtte õigusi sellele ohutu käitamine teie näost.

Tehniline valmisolek - seadme seisund, milles kõik selle osad ja seadmed tervikuna on heas seisukorras, kõik dokumendid, mis kinnitavad seadme töötamise võimalust kliendi poolt nõutud režiimis, on kätte saadud.

Töövalmidus - seadmete seisund, milles tehnilises valmisolekus olevad seadmed on varustatud vajaliku inventariga, varustatud energiaga, komplekteeritud meeskonnaga (meeskonnaga), mille liikmetel (kellel) on olemas kõik dokumendid, mis kinnitavad seadme käitamise võimalust. seadmeid kliendi määratud režiimis.

Tööseisund - seadme olek, milles töövalmiduses olev seade vastab kliendi nõuetele ja täidab vajalik töö(osutab teenuseid).

Teenindusettevõtte protsesside piiritlemisel kirjeldatud viisil on kaugeleulatuvad tagajärjed sobivate eelarvete määramisel, ülesannete jaotamisel, õiguste ja kohustuste täitmisel, organisatsiooniline struktuur ettevõtted jne. .

Ärge ajage segamini protsessi eesmärki ja väljundit. Näiteks tootmise planeerimise protsessi jaoks, mille eesmärk on eespool sõnastatud, on tulemuseks dokument nimega "Tootmise ajakava".

Protsessi sisend- protsessi käigus tarbitavate või muudetud objektide kogum: materiaalsed varad, dokumendid jne. Sisendobjektidele esitatavad nõuded tuleks sõnastada neid kasutava protsessi seisukohast.

Kuna ühe protsessi sisendid on reeglina teiste protsesside väljundid, siis sisendobjektide puhul kehtivad ülaltoodud soovitused ja kommentaarid. Eelkõige peab arendaja teatud protsessi kirjeldamisel sõnastama nõuded selle protsessi sisendobjektidele.

Pange tähele, et protsessil peaks olema sisseehitatud mehhanism, mis võimaldab kontrollida tegelikult vastuvõetud sisendobjekte neile kehtestatud nõuete ja tegevusreeglite suhtes lahknevuse korral. Toyota tootmissüsteemi reeglite kohaselt ei saa defektseid tooteid edasiseks töötlemiseks vastu võtta või, nagu on näidatud allolevas näites, ei ole lubatud kasutada muret tekitavaid seadmeid:

Rentniku volitatud töötajal, kes võtab seadmeid Rendileandjalt vastu, on õigus ilma seadmeid lahti võtmata kontrollida, mõõta seadme välismõõtmeid, kontrollida selle toimivust (kui selliseks kontrolliks ei ole vaja tööriistu, mida vastuvõttev töötaja ei vaja). omama või kasutama meetodeid, milleks vastuvõttev töötaja ei ole koolitatud). Kui seadmete määratud ülevaatuse ja kontrollide tulemusena leitakse märke seadme tõrgeteta töötamise võimatusest, siis ei tohiks tarnitud seadmeid kasutada ning seadmeid vastuvõtval Rentniku töötajal on kohustus sellest teada anda. Rentniku piirkondliku objekti vahetustehnoloog juhtunust.

Protsessi parameetrid, reeglid ja meetodid- need on objektid (reeglina informatiivse iseloomuga: määrused, meetodid, tehnoloogiad, teatmeteosed jne), mida kasutatakse, kuid mida protsessi läbiviimisel ei muudeta.

… esineb<действие>kooskõlas<наименование документа>

kui on täpsustatud konkreetsed dokumendid, või

… esineb<действие>vastavalt voolu nõuetele tööõigus Venemaa Föderatsioon

kui dokumentide koosseis on ulatuslik või võib muutuda.

Siin on veel üks näide:

Tehnoloogia igat tüüpi tööde tegemiseks (hooldus, Hooldus, kapitaalremont, katsetamine) määratakse passis või seadme kasutusjuhendis. Nimetatud tehnoloogiate kirjelduste puudumisel kasutatakse peainseneri poolt heaks kiidetud tehnoloogiaid.

Kui ühe regulatiivdokumendi kohaselt viiakse läbi mitu protsessi, siis loomulikult ei ole vaja seda dokumenti igas määruse punktis mainida - piisab, kui teha seda üks kord.

Juhul, kui reeglite või nõuete allikas on kontekstist selge, on lubatud kasutada sõnastust: "õigeaegselt", "hea kvaliteediga".

Sündmus, mis protsessi käivitab. Protsessi täitmine algab ainult teatud sündmuste toimumisel (teatud tingimused on täidetud). Need sündmused hõlmavad tavaliselt järgmist:

Protsessi lõpetav sündmus on tavaliselt kõigi vajalike väljundobjektide laekumine ja protsessi eesmärgi saavutamine.

Näiteks:

Mehaanikainsener võtab seadmed tehnilise valmisoleku lattu vastu tingimusel, et:

• kõigi remondinimekirjaga ettenähtud tööde teostamine;
• seadmete passi remondivormis kirjete olemasolu tehtud tööde ja katsete kohta;
• muud käesoleva eeskirja lisas nr 6.1.2 sätestatud dokumendid ja lepingud klientidega.
Seadmete tehnilise valmisoleku lattu vastuvõtmise fakt registreeritakse:
• mehaanikainsener remondinimekirjas ja seadmete remondipäevikus;
• operaator seadmete liikumise päevikusse.

Pange tähele, et protsesse alustavad ja lõpetavad sündmused peavad olema kooskõlas protsessi sisendite ja väljundite valmisolekuga. Protsessi ei saa õigesti käivitada, kui näiteks selle täitmise tähtaeg on saabunud, kuid sisendobjektid pole täielikult ette valmistatud.

Protsessi lõpetava sündmuse hetk on reeglina rangelt seotud selle protsessi rakendamise (äritehingu kajastamise) raamatupidamise hetkega organisatsiooni raamatupidamissüsteemis.

Protsessi teostusaeg tavaliselt antakse:

Protsessi teostamise arvestamiseks, eelkõige selle teostamise aja kontrollimiseks, on vajalik dokumentides ja/või automatiseeritud infosüsteemis (edaspidi AIS) fikseerida käivitamise hetked ja protsessi lõppu ja võrrelda neid standardsete lõpetamistähtaegadega. Seetõttu on oluline protsesside alguse ja lõpu tingimusi üheselt iseloomustada.

Protsessi asukoht peab vastama protsessi väljunditele ja protsessi läbiviimise meetoditele esitatavatele nõuetele.

Näiteks tuleb teatud tüüpi hooldust, remonti või katsetamist läbi viia spetsiaalselt varustatud tootmispiirkondades. Tööde tegemine muudes kohtades toob kaasa kehtestatud tehnoloogia rikkumise, seetõttu ei taga nõutavat kvaliteeti ning seetõttu karistatakse rikkumise toime pannud isikuid.

Protsessi sees sooritatavad funktsioonid (toimingud)., peab täitma ametijuhendites, allüksuste määrustes, kollegiaalsete organite määrustes kehtestatud ülesandeid.

Funktsiooni (tegevust) kirjeldab tegusõna: arendab, moodustab, annab, korraldab, jälgib, juhib jne.

protsessi täitjad. Protsessi läbiviijate näitamine on määruse üks olulisemaid eesmärke. Protsessi läbiviija võib olla:

• teatud ametikohal töötav töötaja (omab teatud elukutset);
• organisatsiooni allüksus (eeldusel, et konkreetse töövõtja määramise kord on teada või eeskirjades kehtestatud);
• organisatsiooni kollegiaalne organ (komisjon, komisjon, kolleegium, nõukogu, ekspert- või töörühm jne).

Kui konkreetset täitjat ei ole võimalik määrata, siis tuleks määruse raames määrata ühe või mitme määruses kirjeldatud protsessi läbiviimiseks vajalik roll (ülesannete, õiguste ja kohustuste kogum). Edasi on määrustes kirjeldatud protsessi elluviimiseks vastava juhi täitevaktis ära märgitud konkreetsed vajalike rollide täitjad.

Näiteks ettevõtte keskkontorist eemal asuvate töökodade töötajate testimiseks luuakse ajutised tööüksused:

Töötajate testimist kaugtöökodade brigaadide asukohtades viivad läbi testimisüksused, mis koosnevad:

• peadirektori korraldusega määratud lingi juht;
• tsehhi juhataja korraldusega määratud inseneri esindaja.

Määratud täitja peab vastama protsessi ulatusele. Seega on lubatud öelda:

Seadmete tehnilise seisukorra jälgimine tootmistsehhid Seltsi toodab peamehaaniku osakond.

Kui aga tegemist on konkreetset tüüpi seadmetega, on vaja märkida konkreetne töötaja:

Ettevõtte tootmistsehhide tõsteseadmete tehnilise seisukorra kontrolli teostab peamehaaniku osakonna juhtivspetsialist.

Kui protsessi konkreetne elluviija määratakse vahetult enne protsessi läbiviimist (näiteks operaator pangas), siis tuleks määruste või muude normatiivaktidega kehtestada seda protsessi teostava konkreetse töötaja määramise kord.

Eeskirjad peaksid selgelt fikseerima protsessi juhtimise (või protsessiobjektide üleandmise) ühelt täitjalt teisele ülemineku hetked.

Määrused võivad lisaks ametijuhendis, osakondade või kollegiaalsete organite eeskirjades kirjeldatule määratleda:

• töötajate, osakondade, kollegiaalsete organite funktsioonid,
• töötajate õigused,
• töötajate vastutus
kirjeldatud protsessi läbiviimiseks vajalik.

Arendaja peab jälgima, et teostajate täiendavad funktsioonid, õigused ja kohustused ei läheks vastuollu olemasolevatega ning vajadusel võtma initsiatiivi muuta kehtivaid kohalikke regulatsioone.

Protsessi läbiviijate hulgast paistab silma protsessi juht (või omanik) - töötaja, kes korraldab protsessi läbiviimist vastavalt kehtestatud reeglitele: teeb protsessi võtmepunktides otsuseid, tagab protsessi väljundite vastavuse. protsessi nõuded ja eesmärgid.

Protsessi nõuetekohaseks toimimiseks on vaja, et:

• protsessijuhi otsused olid õiguspärased (töötajal on õigus anda vahetult juhiseid teistele protsessi läbiviijatele või on olemas mõni muu õiguslik mehhanism juhi haldusalgatuste muutmiseks siduvateks juhisteks);
• protsessijuhil oli õigus hallata vajalike tulemuste saavutamiseks vajalikke ressursse (eelkõige hallata protsessi eelarvet, mõjutada teostajate valikut, algatada teatud toiminguid protsessi sees jne);
• protsessijuht oli huvitatud nõutava tulemuse saavutamisest (positiivsete ja negatiivsete stiimulite (vastutus) tasakaalu tõttu).

Protsessi dokumentatsioon. Protsessi käik, väljendatuna:

• alustada, peatada, lõpetada protsess,
• sisend- ja väljundobjektide vastuvõtmine ja edastamine,
• sisend- ja väljundobjektide olekute muutmine,
• otsuste tegemine protsessi hargnemispunktides,
• protsessi teostajate määramine,
• protsessi teostamise koha määramine jne.
peaks kajastuma dokumentides ja/või AIS-i andmebaasis.

Protsessi kohta teabe üksikasjalikkuse määravad samad eesmärgid, millega seda protsessi reguleeritakse. Tuleb meeles pidada, et dokumentide vormistamine ja/või teabe AIS-i sisestamine pikendab protsessi aega ja seab töövõtjale kõrgendatud nõudmised. Teisest küljest võivad protsessi kohta teabe puudumisega seotud kahjud olla tõsisemad, kuna reeglina viib protsessi läbiviimise kohta kogunenud teabe analüüs vastuvõtmiseni. investeerimisotsused seotud märkimisväärsete summadega ja/või keskendunud pikaajalisele. Määruse rakendamisel on vaja täitjatele selgitada nende toimingute eesmärke, mis aitavad koguda vajalikku analüütiline teave protsessi kohta.

Protsessi kirjeldamisel tuleks loetleda dokumendid, mis kajastavad selle rakendamise edenemist, samuti protsessi käigus töödeldud ja genereeritud dokumendid. Dokumentide vormid võivad olla kas ühtsed (nagu näiteks materiaalsete ja tehniliste ressursside liikumise arvestusega seotud protsessid) ja mitteühtsed - organisatsiooni poolt spetsiaalselt välja töötatud. Viimasel juhul on vajalik (ja esimesel juhul soovitav), et määruse lisa sisaldaks dokumentide vormid, eeskirjad ja/või nende täitmise näidised (vt selle kohta lähemalt allpool); samas on määruse tekstis toodud viited asjakohastele lisadele.

Arendaja peab selgelt aru saama reguleeritud protsessis kasutatavate dokumentide liikumisest. Eelkõige aitab see protsessi ennast paremini struktureerida.

Protsessi läbiviimise kontrollimise vahendid. Reguleeritud protsessi puhul on kontrollitav nii protsessi läbiviimise korraldus (peab vastama regulatsioonidele) kui ka protsessi teostamise tegelikud tulemused ning kui protsess on keeruline, pikk või kulukas, siis vaheandmed edenemise kohta. protsessist.

Protsessi juhtimine tähendab protsessi tegelikult saadud (või vahe)tulemuste võrdlemist kavandatu ja/või vastavas normatiivaktis määratletuga, ülesannete, kriteeriumide jms. (praegusrežiimis perioodiliselt, valikuliselt), samuti tuvastatud kõrvalekallete minimeerimisele suunatud toimingute rakendamine või algatamine, sealhulgas protsesside täitmise reeglite korrigeerimisega seotud toimingud.

Seetõttu tuleks määruses kontrollivahendite kirjeldamisel märkida järgmist:

• võrdlusalused (sh väärtuste arvutamise reeglid, arvutamise sagedus, väärtuste kriitilised tsoonid, tegevusreeglid kriitiliste tsoonide saavutamisel);
• kontrollfunktsioone täitvad töötajad (loomulikult peaks neil olema piisavalt õigusi, et mõjutada kontrollitava protsessi kulgu).

Seega on juhtimisfunktsioon protsessi täiustamise tsükli üks komponente.

Kontrolltoimingud, mis ei ole seotud protsessi korrigeerimisega, koos protsessi läbiviimise korraldamisega vastavalt määratud reeglitele, viib reeglina läbi protsessijuht. Täisväärtuslikku juhtimisfunktsiooni peaks täitma kõrgema taseme juht.

Näide: lepinguliste tööde protsesse juhivad lepingu kuraatorid (nende ülesanneteks on lepingu projekti koostamine, osapooltega läbirääkimistel osalemine, lepingu täitmisega seotud dokumendihalduse tagamine, lepingutingimuste täitmise jälgimine jne), ja lepinguliste tööde kontroll on määratud tegevjuhtide organisatsioonidele.

Teine näide: organisatsiooni tootmispersonali testitakse erialased teadmised testimise kaudu. Protsessi juhib personaliosakonna juhataja, kontrolli teostab peainsener - peadirektori esimene asetäitja, kuna selles organisatsioonis vastutab tootmistegevuse juhtimise eest.

Kogu reguleeritud protsessi kontrollivahendite kirjelduse saab paigutada määruse iseseisvasse jaotisesse (vt allpool jaotise „Kontroll“ kommentaari).

Niisiis oleme loetlenud protsessi tunnused, mille märkimine on selle korrektseks reguleerimiseks vajalik. Nüüd räägime nende nõuete kehastamisest määruse tekstis.

Jaotise teksti ehitus

Protsessiregulatsioonide alamprotsesside osa jaguneb tavaliselt alajaotisteks, iga alamprotsessi jaoks üks. Alajao alguses sõnastatakse alaprotsessi eesmärk ja protsessi käivitamise tingimused. Edasi vastavalt valemile:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

kirjeldab toiminguid, mille järgnevus moodustab alamprotsessi. Kuna vene keel on üsna paindlik ega fikseeri sõnade järjekorda lauses, saab elementaarseid toiminguid kirjeldavaid fraase konstrueerida, võttes arvesse erinevaid asjaolusid. Näiteks kui on oluline keskenduda protsessi tulemusele, siis fraasi algus viitab tulemusele:

Aruandekuu lõpus saadaolevate arvete tõend (vastavalt käesoleva määruse lisa punkti ... vormile) koostatakse raamatupidamisandmete alusel juhataja poolt. finants osakond Ettevõtted hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 03. kuupäevaks.

Kui määruse jaotis on üles ehitatud nii, et selle lõiked vastavad finantsosakonna töötajate ametikohtadele, näeb ülaltoodud reegel välja järgmine:

Seltsi finantsosakonna juhataja koostab hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 03. kuupäevaks raamatupidamisandmete alusel aruandekuu lõpu nõuete kohta tõendi (punkti vormis . .. käesoleva määruse lisa).

Igal juhul peab arendaja tagama, et kirjelduses on ära toodud kõik protsessi olulised omadused, aga ka see, et kirjeldus tervikuna ei osutuks raskesti arusaadavaks.

Alajao lõpus tuuakse tavaliselt ära protsessi lõpetamise tingimused, protsessi läbiviimise arvestuseks vajalikud toimingud ning protsessi läbiviimise kontrollimise vahendid.

Protsessi tuleks kirjeldada maksimaalselt mitmekülgselt. See kehtib nii protsessi struktuuri kui ka selle parameetrite kohta.

Kahjuks kirjeldavad regulatsioonid väga sageli vaid tavalisi olukordi, mis pealegi konflikte ei tekita. Sel juhul ei ole määrus vajalik. Vastupidi, lahendamist vajavad konfliktid tekivad reeglina siis, kui protsessi käik kaldub kõrvale “peateelt”. Seetõttu peaks regulatsioon sarnanema arvutiprogrammiga: protsess ei tohiks erinevatel asjaoludel "külmuda".

Kuid kui programmeerimisel on "külmumise" vastu võitlemise ainus vahend kõigi võimalike arvutusjuhtumite täpne kirjeldus, siis äriprotsesside kirjeldamisel pole selline lähenemine alati põhimõtteliselt võimalik. Seetõttu soovitame arendajale, et eeskirjades oleks kirjeldatud kõik kõige tõenäolisemad protsessi käigu variandid ning käitumist harvaesinevates eriolukordades reguleeriks kas vastutav töötaja või kollegiaalne organ (mis võib olla loodud ja kokku kutsutud spetsiaalselt lahendada selles protsessis eriolukordi). Seda nõuannet järgides ei tohiks unustada tõsiasja, et ebatüüpilise otsuse vastuvõtmine vastutava töötaja ja veelgi enam kollegiaalse organi poolt nõuab lisaaega; määrustes standardiseeritud lahenduse teostamisega saab alustada kohe.

Määruse teksti tajumise hõlbustamiseks saab selle põhiosas kirjeldada vaid tavalist olukorda kõige tõenäolisemate kõrvalekalletega; lisasse võib lisada ebatõenäoliste hädaolukordade kirjelduse koos tegutsemisreeglitega (vrd kodumasinate tööjuhendi ehitusega); kui on vaja luua kollegiaalne organ, töötatakse selle kohta säte välja eraldi, paralleelselt määruse tekstiga.

Mis puudutab reguleeritud protsessi parameetreid: mitmesugused loendid, arvväärtustega tabelid jms, siis on soovitav need lisada määruse lisadesse või koguni eraldi norm- ja haldusaktidesse. See pikendab määruse “eluiga”: parameetrite koostise ja/või väärtuste muutumisel tuleb muudatusi teha ainult lisades või määruse teksti üldse mitte muuta.

Millises järjekorras tuleks kirjeldada reguleeritud protsessi alamprotsesse? Kõige loomulikum on põhiobjekti elutsükli etappidele vastav alamprotsesside kirjeldamine, mida kirjeldatud protsess töödeldakse.

Näiteks regulatiivdokumentide väljatöötamise eeskirjades võivad olla järgmised jaotised:

• Reguleeriva dokumendi väljatöötamise algatamine.
• Normatiivdokumendi eelnõu väljatöötamine.
• Regulatiivdokumendi eelnõu heakskiitmine.
• Normatiivdokumendi kinnitamine.
• Reguleeriva dokumendi rakendamine.
• Töötajate teavitamine regulatiivdokumendist.
• Õigusliku dokumendi rakendamise jälgimine.
• Normatiivdokumendis muudatuste ja täienduste tegemine.
• Normatiivdokumendi tühistamine.
• Normatiivdokumendi säilitamine.

Kui elutsükkel on pesastatud, järjestikuste või paralleelsete tsüklite kogum, algab kirjeldus kiireima tsükliga.

Näiteks seadmete ja tööriistade haldamise eeskirjad kapitaalremont kaevud (sisemised normdokument seadmete rentija) jaguneb kolmeks põhiosaks:

• Seadmete ja tööriistade tellimuste täitmine (esimene töötsükkel - kirjeldab üürniku ja üürileandja vahelist suhtlust).
• Seadmete ja tööriistade tehnilise valmisoleku tagamine (teine ​​töötsükkel - kirjeldab rendileandja poolt teostatava diagnostika, hoolduse ja remondi protsesse).
• Seadmete ja tööriistade käibekapitali juhtimine ja selle muutmise otsuste tegemine (investeeringutsükkel - kirjeldab liisinguandja omaniku otsustustsüklit).

Määruse tekstiosas (jaod 1 - 5) tabeleid, jooniseid, diagramme jms, kui neid on üsna palju, tavaliselt ei esitata - need paigutatakse määruse lisadesse (p 6) . Teksti võib paigutada mõned tabelid või graafilised elemendid.

4. jagu Vastutus

See jaotis määratleb esinejate vastutuse eeskirjade eiramise eest:

Käesoleva Eeskirja täitmata jätmine (ebaõige täitmine) Ettevõtte töötajate poolt on nendepoolne rikkumine ametlikud kohustused. Ettevõtte töötajad vastutavad käesolevate eeskirjade täitmata jätmise (ebaõige täitmise) eest vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele.

5. jagu Juhtimine

Selles jaotises kirjeldatakse määruse rakendamise järelevalve vahendeid üldiselt:

Nende eeskirjade rakendamise kontroll on usaldatud<наименование должности>.

6. jagu Taotlused

See määruse jaotis pakub reguleeritud protsessi kohta teenindus- ja lisateavet. Selle teabe koostis võib olenevalt määruse esemest erineda. Kommenteerime levinumaid rakenduste liike.

Punkt 6.1. "Klassifikaatorid ja teatmeteosed"

See rakendus sisaldab viiteteavet, sealhulgas klassifikaatoreid ja teatmeteoseid: loendeid, väärtustabeleid jne.

Klassifikaatorite ja teatmeteoste väljatöötamine on regulatsioonide väljatöötamise väga oluline etapp. Klassifitseerimine peaks alustama eeskirjade väljatöötamise protsessi. Kui arendajad kiirustavad (ja seda juhtub sageli - soovite tulemust kohe näidata), võivad selle tagajärjed olla väga kahetsusväärsed. Nagu praktika näitab, tuleb klassifikaatorite juurde tagasi pöörduda peaaegu igas organisatsiooni kavandamise etapis kuni viimaseni välja.

Ühtne klassifikatsioon aitab ühtlustada esitajate seisukohti reguleeritud protsessi kohta. Reguleeritud protsessi rakendamisega seotud teabe kogumise ja töötlemise efektiivsus sõltub edukast klassifitseerimisest.

Viiteteave määratleb seosed klassifikatsiooniobjektide vahel, mis struktureerivad ainevaldkonda ja määravad teatud määral reguleeritud protsessi kulgu.

Klassifikaatorid peaksid olema võimalikult mitmekülgsed; miinimumnõue on protsesside tulemuste teostajate ja tarbijate klassifikaatorite järjepidevus.

Teatud tüüpi objektide klassifikatsioonisüsteem peab vastama järgmistele nõuetele (vt):

• tagama, et klassifitseeritav objekt kuuluks täpselt ühte klassifikatsioonikategooriasse;
• olema piisava paindlikkuse ja suutlikkusega ning vajaliku täielikkusega;
• omama piisavat ja majanduslikult põhjendatud sügavust;
• pakkuda (võimalusel) liidest samade objektide muude klassifikaatoritega;
• tagada klassifikaatori hooldamise protsesside lihtsus;
• pakkuda salastatud objektidega seotud andmete tõhusat automaatset töötlemist.

Protsessi reguleerimise vajaduste jaoks klassifikaatorite väljatöötamisel tuleb silmas pidada, et protsessi kohta käiva info tarbijad, mis on vastavalt aktsepteeritud klassifikaatoritele “märgistatud”, võivad olla erinevad. funktsionaalsed jaotused. Seetõttu peab klassifikaatoril olema selline detailsus, et protsessi kohta käivat infot saaksid töödelda erinevad kasutajad.

Ettevõte rendib seadmeid käibefondist; käibekapitali täiendamise investeeringute määramiseks on vaja hankida teavet seadme käibeaja kohta.

Lihtsamal juhul mõõdetakse vajalikuks ajaks ajavahemikku seadmete vastuvõtmise ja üürnikule üleandmise hetkest järgmiseni. Majanduslikust aspektist tuleks kogukäibeperioodi raames eristada perioodi, mil seadmed on rentniku juures - millal seadmed toovad ettevõttele tulu, ja perioodi, mil seadmed ettevõttes on, seadmed tekitavad kulusid.

Lisateabe saamiseks üksikasjalik analüüs seadmete ettevõttes viibimise perioodil on vaja eristada kolme seadmete olekut: remondis olevad seadmed, tehnilises valmisolekus laos olevad seadmed, teel olevad seadmed.

Seega on seadmete rentimise protsessi korrektseks tehniliseks ja majanduslikuks analüüsiks vajalik tuvastada ja protsessiga kaasnevates dokumentides fikseerida vähemalt neli seadme olekut.

Kui salastatud objekti määramine liigituskategooriatesse on mitmetähenduslik või selle määramine erinevatesse ei too kaasa erinevaid tagajärgi, siis on selline liigitus vähemalt kasutu.

Protsessipõhise lähenemisviisi spetsialistid on palju koopiaid purustanud, kui nad otsustasid, kas liigitada protsessid põhi-, abi-, juhtimis- jne. See klassifikatsioon ei too aga endas põhimõtteliselt erinevaid tagajärgi kirjeldamise, rakendamise, kontrolli, eelarvestamise meetodites (kus see on, protsessi eelarvestamine?...). Veelgi enam, protsesside ja koos sellega jaotamise ebaselgus nendesse kategooriatesse võib viia tööseaduste rikkumiseni. Seetõttu pole selline klassifikatsioon mitte ainult ebaproduktiivne, vaid ka (potentsiaalselt) ebaseaduslik.

Klassifitseerimise lähenemisviiside ja saadaolevate klassifitseerimismeetodite kohta saate teada , , , , , näitena, mida on kasulik kaaluda.

Klassifikaatorite loomisel tuleks aluseks võtta ülevenemaalised klassifikaatorid, tööstuse klassifikaatorid, tarnijate ja töövõtjate kasutatavad klassifikaatorid. Kui väliste organisatsioonide klassifikaatorite sõna-sõnaline reprodutseerimine ei ole võimalik, tuleks "tõlkeraskuste" vältimiseks ette näha vahend ühe klassifikatsiooni teisendamiseks. Hoolimata olemasolust väga mittetriviaalne ISO standard 15926 Tööstuslikud automatiseerimissüsteemid ja integratsioon. Pidevate tootmisettevõtete, sealhulgas nafta- ja gaasitootmisseadmete elutsükli andmete integreerimine, on parem usaldada klassifikaatorite ja kataloogide integreerimise töö spetsialistidele.

Kui erinevad klassifikaatorid ja kataloogid on omavahel ühendatud, kasutatakse andmebaasi normaliseerimise reegleid.

Kui reguleeritud protsessis kasutatavaid klassifikaatoreid ja teatmeid saab muuta, siis tuleks kas määruses endas või eraldi dokumendis kehtestada teatmeteostes ja klassifikaatorites muudatuste ja täienduste tegemise kord.

Punkt 6.2. "Dokumentide töötlemise vormid ja reeglid"

Käesolevas lisas esitatakse vormid ja selgitatakse reguleeritud protsessi rakendamisega kaasnevate dokumentide menetlemise reegleid.

Reeglina antakse:

• dokumentide vormid (täitmata);
• dokumentide vormide täitmise näidised;
• vormide täitmise reeglid (kui on täitmisvõimalusi, mida näidisena ei sobi esitada);
• dokumentide nummerdamise reeglid.

Vormide täitmise reeglid ühtsed dokumendid määrab kehtivad õigusaktid. Sel juhul piisab, kui viidata normatiivaktile, milles sellised reeglid määruses on kehtestatud. Mittestandardsete dokumentide vorme (s.o organisatsiooni enda väljatöötatud dokumentide vorme) tuleks täpsemalt kirjeldada määruse lisas.

Peatugem mittestandardsete dokumentide vormide väljatöötamise põhimõtetel. Protsessiga kaasnevad dokumendid täidavad mitmeid funktsioone (vt):

• tõendid - kinnitavad sündmuse toimumise fakti;
• informatiivne - toimib raamatupidamis- ja analüütiliste protseduuride teabeallikana;
• kontroll - võimaldavad kontrollida protsesside täitmist, tööd üksikisikud jne.;
• kumulatiivsed - need on teabe materiaalne kandja ja talletaja (see funktsioon on eriti oluline automatiseeritud andmehoidlate puudumisel).

Need funktsioonid määravad kindlaks nõuded dokumentide vormile ja sisule.

Nõuded raamatupidamise algdokumentide kohustuslike detailide kohta on sõnastatud raamatupidamise määruse punktis 13 ja finantsaruanded Vene Föderatsioonis:

Raamatupidamise esmased dokumendid peavad sisaldama järgmisi kohustuslikke andmeid: dokumendi (blanketi) nimetus, vormi kood; koostamise kuupäev; organisatsiooni nimi, kelle nimel dokument koostatakse; äritehingu sisu; äritehingute arvestid (füüsilises ja rahalises mõttes); majandustehingu sooritamise ja selle täitmise õigsuse eest vastutavate isikute ametikohtade nimed, isiklikud allkirjad ja nende ärakirjad (sh arvutitehnoloogia abil dokumentide loomise juhud).

Neid nõudeid koos asjakohaste muudatustega tuleks arvesse võtta muude (mitte tingimata raamatupidamislike) mittestandardsete dokumentide vormide väljatöötamisel.

• dokumendivormi täitvate ja kasutavate töötajate arusaamise lihtsus ja lihtsus, dokumendivormi täitmise reeglid ja tehtud kannete tähendus;
• füüsiline võime lugeda dokumendi teksti ja sisestada vajalik tekst dokumendi vormi (font peab olema "loetava suurusega", käsitsi kirjutatud kannete väljad peavad olema piisava suurusega);
• dokumendivormi täitmise kiirus;
• võimalus dokumenti skannida, kopeerida, faksi teel saata ilma selle sisu moonutamata ja/või kaotamata;
• minimaalsed kulud dokumendivormide valmistamiseks: kompaktsus, mittevajalike graafiliste elementide puudumine;
• paberkandjal dokumendi vastavus AIS-is olevale ekraanivormile (kui seda kasutatakse).

Ideaalis peaks dokumendi vorm olema seda täitvatele töötajatele arusaadav ilma täiendavate selgitusteta. Selleks võib vorm ise sisaldada "vihjeid" nagu: "kriipsutage alla, mida vajate", "vali kataloogist ..." jne. Soovitused vormide arendamiseks on antud sek. 2,3, 4,5.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata vastutavate täitjate allkirjade paigutamisele. Kõikide allkirjade paigutamine ühte kohta dokumendis on vale, kuna dokumendile allakirjutanud töötaja vastutab sageli vaid teatud dokumendifragmendi sisu eest, mis vastab dokumenteeritud protsessi killule.

Dokumendi vormis ei ole kohatu esitada fraas, mis selgitab, millele töötaja täpselt allkirja annab. Näiteks:

Remondist saadud seadmed üle antud.
Lukksepp ________________ (täisnimi)
Võttis seadmed remondist vastu ja kontrollis, et seadmed on töökorras, Vajalikud dokumendid olemas, seadmepassi on tehtud parandustööde ja katsetuste kirjed ning kasutusluba olemas.
Mehaanikainsener ________________ (täisnimi)

Kui selliseid selgitusi ei anta dokumendi vormis, siis tuleb need esitada määruse tekstis.

Eeskirja lisas toodud dokumentide vormide täitmise näited vastavad reeglina enamlevinud olukordadele.

Kui täitmisvõimalusi on palju, siis on soovitatav esitada dokumendivormi täitmise reeglid tabelina, mille ühes veerus on loetletud dokumendi väljad ja teises on märgitud nende täitmise reeglid: väärtuse allikas (näiteks heakskiidetud teatmik või instrumendi näidud), näidatud väärtuse sõltuvus teiste dokumendiväljade väärtustest (näiteks valem). Kui dokumenti täidab mitu täitjat, siis tabeli kolmandas veerus on märgitud selle välja täitmise eest vastutav töötaja.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata dokumentide nummerdamise reeglitele, kuna need peavad tagama dokumendi korrelatsiooni objektide ja toimingutega ning dokumendisüsteemi viiteterviklikkuse. Näiteks:

Käitava ettevõtte ja töövõtja vahel sõlmitud laeva remondilepingu number esitatakse järgmiselt:

DR-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
kus
XXX – Tegevettevõtte kolmekohaline numbriline kood;
YYY – töövõtja kolmekohaline numbriline kood, mis on määratletud Volitatud töövõtjate nimekirjas;
SS-NNN – laeva kood, milles kaks esimest tähemärki (tähte) tähistavad laeva tüüpi, kolm viimast tähemärki – laeva seerianumber antud seerias (tüübis);
DD - laeva remondilepingu kahekohaline seerianumber

Laeva remondilepingu alusel remonditööde vastuvõtmise akti number esitatakse kujul:

AR-<Номер договора>/ZZ,
kus
ZZ - remonditööde vastuvõtmise akti kahekohaline seerianumber.

Selline dokumentide "käsitsi" kodeerimine on oluline, kui dokumentatsioon võetakse kasutusele näiteks testrežiimis, ilma AIS-i toeta. Kui töövoogu toetab AIS, muutub geniaalne kodeerimine ebaoluliseks. Kõik koodi sisestatud toimingu märgid (nagu ülaltoodud näites) ilmuvad laiendatud kujul dokumendi väljadele ja sellest tulenevalt ka andmebaasi väljadele. Seetõttu pakutakse andmebaasist dokumentide valikut antud välja väärtuste järgi.

Mõnikord on dokumentide vormid jagatud kohustuslikeks ja soovitatavateks. Kohustuslike vormide täitmise reeglitest kõrvalekaldumine ei ole lubatud. Soovitatud vormide alusel saavad esitajad luua ja kasutada oma vorme, mis võivad soovitatud vormis sisalduvat teavet täpsustada ja/või täiendada selle struktuuri rikkumata.

Kui dokumendi vormi ei saa määruses määrata, kuid dokumendi sisule on teatud nõuded, siis on soovitatav need nõuded sätestada määruse lisas. Kirjeldatud olukord tekib näiteks lepingute sõlmimisel vastaspoole pakutud kujul. Sel juhul sisaldavad eeskirjad nõudeid lepingu sisule või sätete ligikaudsele sõnastusele, mille lisamist lepingu teksti organisatsioon peab nõudma.

Arendaja peab selgelt aru saama mittestandardse dokumendi kogu elutsüklist (loomine, töötlemine, arhiveerimine, hävitamine).

Oluline on märkida, et hästi struktureeritud dokument suudab selles dokumendis kajastatud protsessi sujuvamaks muuta. Selles mõttes on "objekt tähtsam kui protsess".

Punkt 6.3. "Protsessi skeemid"

See lisa sisaldab määruses kirjeldatud protsesside diagramme.

Protsessiskeemid on illustratiivse tähendusega, hõlbustamaks määrusest arusaamist ega asenda määruse teksti. Sellest tuleneb järgmine:

• sellesse lisasse on soovitatav lisada diagrammid ainult sageli korduvate ja/või enamike kohta olulised protsessid; te ei tohiks värvida kõiki protsessi võimalusi ja veelgi enam - proovige neid kujutada ühes diagrammis;
• skeemide keele valiku peaks määrama eesmärk, et reguleeritud protsessi rakendamise olulisemate tunnuste regulatsioon oleks lugejale võimalikult mugav ja selge; parem on anda ühe protsessi kohta mitu "projektsiooni", kui püüda kujutada kogu protsessi kohta käivat infot korraga ühel diagrammil.

Kui organisatsiooni sisemine standardimispoliitika nõuab teatud protsesside määratlemise keelte kasutamist, peaks organisatsioonil olema dokumenteeritud metoodika nende keelte kasutamiseks (nimetatakse "modelleerimiskonventsiooniks"). See dokument määratleb eelkõige diagrammides kasutatavate sümbolite semantika. Sellise dokumendi puudumisel tuleks taotluse tekstis määratleda märgete semantika.

Kõige lihtsam ja hõlpsamini mõistetav on vooskeemi keel (seda on vaikimisi soovitatav kasutada haldusmääruste kirjutamisel), kajastab toiminguid ja hargnemist (tingimuslikud üleminekud). Kuid see on vaid osa protsessi täielikust teabest (vt ülaltoodud kommentaare jaotise "Nõuete, protsesside, töömeetodite kirjeldus" kohta).

Hea sissejuhatus protsesside kirjeldamise tehnikatesse on toodud . Visuaalsed ja praktilised soovitused.

Kas skeemid võivad asendada määruse teksti? Praktika näitab, et ebapiisavalt detailselt tehtud skeem vajab täpsustamist. Liiga detailne diagramm on reeglina loetamatu. Lisaks ei suuda kõik isegi väga "arenenud" organisatsiooni töötajad diagramme õigesti lugeda. Üks peamisi raskusi on erinevate harude skeemide, eranditega reeglite jms kirjeldamine (mis tahes) keeles. kodumaises äris levinud nähtused. Hästi struktureeritud tekst tuleb nende probleemide lahendamisega paratamatult toime, kuid hea skeem ei lähe üleliigseks.

Punkt 6.4. "Arvutusalgoritmid"

Määrustes kasutatud arvutusalgoritmid saab lisada käesolevasse lisasse. Alternatiivne võimalus on märkida metoodilistes juhendites arvutusalgoritmid ja anda määrustes link sellele.

Arvutusalgoritmi kirjeldamisel on vaja sõnastada arvutuse tegemise olukord, arvutuse eesmärk, kirjeldada sisend- ja väljundmuutujaid ning konstandid, näidates iga väärtuse juures:

• määramine,
• nimi,
• tähendus,
• mõõtühik
• andmeallikas (konstandi puhul väärtus).

Andmeallika kirjeldamisel on vaja jälgida arvutamisel kasutatud väärtuste sünkroonsust.

Punkt 6.5. "Protsessi täitjate rollide tabelid"

See lisa on teabeks, kuna see esindab mugavalt protsessi rollistruktuuri.

Rolle saab kasutada kirjeldamaks:

• vastutusmaatriksid;
• tabelid "protsess - täitja - funktsioonid - õigused - kohustused".

Vastutusmaatriks on tabel, mis loetleb protsessi lõpuleviimiseks vajalikud funktsioonid (ridade kaupa) ja protsessitäitjate positsioonid (veergude kaupa) ning rea ja veeru ristumiskohas selle täitja rolli näidatakse selle funktsiooni täitmist: algatab, korraldab, osaleb, annab , täidab iseseisvalt, kontrollib jne.

Tabel "protsess - täitja - funktsioonid - õigused - kohustused" on tabel veergudega, mis näitavad protsessi nimetust, täitjat, tema funktsioone selle protsessi raames, nende funktsioonide täitmiseks vajalikke õigusi, täitja vastutust.

Mõlemad tabelid pakuvad hindamatut abi ametijuhendite, jaoskondade eeskirjade, kollegiaalsete organite määruste väljatöötajale, kuna töötaja, osakonna või kollegiaalse organi kogu "funktsionaalne koormus" koosneb tema poolt kõigis organisatsiooni protsessides täidetavatest funktsioonidest. organisatsioon.

6. Metoodiline juhendamine

Metoodiline juhend määratleb ühtsed reeglid ja meetodid teatud protsessi läbiviimiseks, sooritajatest sõltumatult.

Metoodilise juhendi ligikaudne struktuur on järgmine:

• piisavalt üksikasjalik kirjeldus ainevaldkonnast, milles kirjeldatud reegleid ja meetodeid rakendatakse; eelkõige on soovitatav anda nendes reeglites ja meetodites kasutatavate objektide klassifitseerimise põhimõtted või süstemaatiline loetelu;
• saavutatud tulemuste analüüsi ja tõlgendamise eesmärkide ja reeglite kirjeldus vastavalt toodud metoodikale;
• kirjeldatud reeglite ja meetodite rakendamise näited, nende rakendamise dokumentatsioon.

Metoodilised juhendid (eriti klassifikaatorite ja dokumentide vormide osas) on soovitatav välja töötada ja kokku leppida enne vastavate määruste kirjutamist. Soovitused metoodilise juhendi osade kirjutamiseks on sarnased ülaltoodud soovitustega.

7. Tööjuhend

Tööjuhend määratleb organisatsiooni konkreetse üksuse või töötaja poolt teatud protsesside raames teostatavate üksikute või omavahel seotud toimingute (funktsioonide) teostamise korra.

Tööjuhendi ligikaudne ülesehitus on järgmine:

Nimi
	Sisu
1.	Üldsätted
1.1.	Eesmärk
1.2.	Kasutusala
1.3.	Normatiivviited
1.4.	Kooskõlastamise, muudatuste ja täienduste kord
2.	Mõisted, määratlused ja lühendid
2.1.	Tingimused ja määratlused
2.2.	Lühendid
3.	Nõuete, protsesside, töömeetodite kirjeldus
4.	Vastutus
5.	Kontroll
6.	Rakendused
6.1.	Teatmeteosed
6.2.	Dokumentide menetlemise vormid ja reeglid
6.3.	Protsessi diagrammid
6.4.	Arvutusalgoritmid

Soovitatav on tööjuhendisse lisada näiteid üksiktoimingute (funktsioonide) sooritamisest, dokumendiplankide kasutamisest jms. Tööjuhendi osade kirjutamise juhised on samad, mis ülal. Tööjuhendid tuleks kirjutada pärast protsessireeglite kokkuleppimist, mille fragmente kirjeldada tööjuhendis.

8. Määruste väljatöötamise ja rakendamise korraldamine

Määrus on organisatsiooni töötajate "ühiskondlik leping". See tekib seal, kus ja millal on teadlik vajadus vastutusvaldkondade ratsionaalseks jaotamiseks, jõupingutuste ühtlustamiseks ühise tulemuse saavutamiseks.

Protsessi edukaks reguleerimiseks on vajalik, et protsessis osalejad ja selle tulemuste tarbijad püüaksid saavutada selles protsessis vastastikku kasulikku positsioneerimist. Seetõttu on reguleerimise psühholoogiliseks eelduseks kas "kriitilise massi" olemasolu töötajatest, kes soovivad asju protsessis korda seada, või juhtkonna kindel tahe. Mõlemal juhul ei sünni õige otsus kohe ja see nõuab aega toetajate hankimiseks.

Regulatiivse dokumentatsiooni väljatöötamise korraldust on üksikasjalikult kirjeldatud erialakirjanduses , , , , seetõttu piirdume mõne meie arvates olulise märkusega.

• Protsessi tulemuste tarbija peaks selgelt sõnastama nendele tulemustele esitatavad nõuded.
• Protsessi eesmärk tuleb sõnastada väljastpoolt protsessi.
• Määruse (või regulatiivsete dokumentide kogumi) väljatöötajate töörühm peab korrektselt määrama protsessidesse kaasatud objektid ja protsesside piirid. Selles etapis on kasulik joonistada mitmesuguseid diagramme, diagramme ja tabeleid. Neist edukaimad – need, mis kajastavad kirjeldatud protsessi olemust ja iseärasusi – tuleks lisada määruste lisadesse.
• Protsessiga seotud klassifikaatorid ja teatmeteosed peavad olema hoolikalt kavandatud.
• Joondamata dokumentide vormid tuleb kujundada väga hoolikalt.

Määruse väljatöötajate töörühma peaksid kuuluma nii protsessiga otseselt seotud spetsialistid kui ka protsessi tulemuste tarbijad. Kui enne regulatsiooni esines protsessi läbiviimisel vastuolusid, siis tuleks töörühma kaasata või vähemalt kutsuda selle töökoosolekutele konflikti poolte esindajad. Määruse väljatöötamise üldist metoodilist juhendamist võib läbi viia organisatsiooni spetsialiseerunud osakond (mida tavaliselt nimetatakse organisatsiooni arendamise osakonnaks, ettevõtte tehnoloogiate osakonnaks, integreeritud kvaliteedijuhtimise osakonnaks jne).

Kas spetsialiseeritud tarkvara kasutamine protsesside kirjeldamisel aitab määrusega kaasneda? Selline tarkvara võimaldab teil protsessi korraldamise kohta juba tehtud otsuse õigesti väljendada, kuid tõenäoliselt ei aita see teil seda leida. Erandiks on juhud, kus optimaalse lahenduse leidmiseks on vaja arvukalt arvutusi – siin pole enam võimalik vältida protsessi modelleerimist spetsiaalsetes tarkvarakeskkondades. Protsesside kirjeldamise spetsialiseeritud tarkvara vaieldamatu eelis on kirjelduse viiteterviklikkuse automaatne kontroll.

Alustades protsessi arendamiseks spetsiaalses keskkonnas ja valides protsessi esindamiseks teatud formaalse keele, võite kohata tõsiasja, et selle keele väljendusvõime ei ole protsessi tunnuste kajastamiseks piisav. Seetõttu on töö alguses soovitatav kasutada lihtsamaid kirjelduskeeli ja protsessi iseärasuste selgumisel kirjelduste täpsustamiseks. Protsessi parim "projektsioon" ja parim kirjelduskeel (või mitu keelt) selgub töö lõpus. Just neid "projektsioone" ja keeli tuleks kasutada.

Pärast määruse loetletud komponentide osas selguse saamist saate koostada teksti eelnõu versiooni ja asuda selle kinnitamisele. Peate olema valmis selleks, et kirjeldatud protsessi ideed ja määruste tekst võivad läbida kõige radikaalsemad muutused.

Pärast kõigi huvitatud isikute nõusoleku saamist tuleks koostada tegevuskava määruse rakendamiseks. Seda plaani saab kajastada eeskirjade kinnitamise korralduses (või saada korralduse lisaks). Tegevused võivad hõlmata järgmist:

• nende kohalike määruste kehtetuks tunnistamine, mis varem reguleerisid uues määruses kirjeldatud protsessi;
• kohalike eeskirjade täienduste ja muudatuste tegemine seoses uue määruse kinnitamisega;
• uute eeskirjade alusel töötamiseks vajalike uute kohalike eeskirjade väljatöötamine;
• automatiseeritud infosüsteemide moodulite täiustamine või kasutuselevõtt;
• uue määruse kohaselt kasutatavate mittestandardsete dokumentide plankide valmistamine;
• muudatused ja/või täiendused töötajate nimekirjas;
• kandidaatide otsimine uutele ametikohtadele; töötajate nimetamine või üleviimine uutele ametikohtadele;
• protsessi läbiviijate koolitamine uute tööreeglitega;
• selgitustöö protsessi läbiviijate seas;
• uue protsessi raames esinejate töö toetamine töörühma liikmete (regulatsioonide väljatöötajate) poolt (nii-öelda uue määruse „pilootoperatsioon“);
• määruse teksti korrigeerimine lähtuvalt "pilootoperatsiooni" tulemustest;
• määruse muudetud versiooni tutvustamine;
• määruse kvaliteedikontrolli protseduuride määratlemine.

Olles otsustanud rakendusmeetmed, annab organisatsiooni juht korralduse uue määruse kinnitamiseks ja jõustamiseks. Pange tähele, et pikaajaliste sündmuste esinemisel on määruse kinnitamise ja jõustumise kuupäevad erinevad.

Määruse kallal töötamine reeglina ei lõpe hetkel, mil jõustub määruse versioon, mis on kohandatud vastavalt "pilootoperatsiooni" tulemustele. Organisatsiooni äritegevus on muutumas, regulatsiooni rakendamise praktikast ilmnevad ebatäpsused, vead, aga ka detailid, mida arendajad ei märka või regulatsioonis mitteoptimaalselt “legaliseeritud”. Seetõttu on määruste muudatused ja täiendused üsna loomulikud. Kui nende muudatuste ja täienduste maht muutub piisavalt suureks, tuleks välja anda dokumendi uus väljaanne. Nimetatud eeskirjade läbivaatamist peaks algatama eelkõige töötaja, kelle tööülesannete hulka kuulub eeskirjade täitmise jälgimine.

Dokumendi tekstiga peaks töötama selle dokumendi "valdaja", kellel on piisavalt teadmisi nii reguleeritud protsessi olemusest kui ka kohaliku õigustloova akti tekstiga töötamise põhimõtetest. Selliseks “omanikuks” võib olla üks protsessijuhi asetäitjatest või juhtimissüsteemi dokumentatsiooni väljatöötamise ja asjakohasuse säilitamise eest vastutava üksuse töötaja (kui selline üksus on olemas).

Organisatsioon võib kinnitada "metaregulatsiooni" - dokumendi, mis kehtestab regulatsioonide ja muude kohalike eeskirjade väljatöötamise korra. Sellise dokumendi prototüüpi saab kasutada.

9. Taotlus

Lugeja mugavuse huvides anname lisas oleva määruse malli. Iga organisatsioon saab ja peaks välja töötama oma eeskirjade ja juhiste mallid, samas mitte kaldudes kõrvale pakutud soovitustest.

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Eesmärk

1.1.1. Käesoleva määrusega määratakse kindlaks kord<дается наименование или краткое описание процесса>sisse<дается полное наименование организации>(edaspidi Selts).

1.2. Kasutusala

1.2.1. Kohaldatakse käesoleva määruse nõudeid ja eeskirju<описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Käesolevad eeskirjad on täitmiseks kohustuslikud kõikidele Seltsi struktuuriüksustele.

1.3.1. Käesolev määrus on välja töötatud kooskõlas:<указываются документы-основания>.

1.4. Kooskõlastamise, muudatuste ja täienduste kord

1.4.1. Käesolev määrus, kõik selle muudatused ja täiendused on kinnitatud<указывается название утверждающего органа управления>ja ellu viia<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. TERMINID, MÕISTED JA LÜHENDID

2.1. Tingimused ja määratlused

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. Lühendid

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. NÕUETE, PROTSESSIDE, TÖÖMEETODITE KIRJELDUS

3.1. Alamprotsess 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. Alamprotsess 2

4. VASTUTUS

4.1. Käesoleva Eeskirja täitmata jätmine (ebaõige täitmine) Ettevõtte töötajate poolt on nende ametikohustuste rikkumine. Ettevõtte töötajad vastutavad käesolevate eeskirjade täitmata jätmise (ebaõige täitmise) eest vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele.

5. KONTROLL

5.1. Nende eeskirjade rakendamise kontroll on usaldatud<наименование должности>.

6. RAKENDUSED

6.1. Klassifikaatorid ja teatmeteosed

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. Dokumentide menetlemise vormid ja reeglid

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. Protsessi diagrammid

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. Arvutusalgoritmid

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. Protsessitäitjate rollide tabel

6.5.1. Vastutusmaatriks

6.5.2. Tabel "protsess - täitja - funktsioonid - õigused - kohustused"

Kirjandus

1. Andersen B. Äriprotsessid. Parandusvahendid. – M.: RIA “Standardid ja kvaliteet”. - 2005. - 272 lk.

2. Suur sõnastik ametlikud tingimused / komp. Yu.I. Fedinsky - M .: Astrel Publishing House LLC. - 2004. - 1165 lk.

3. Borisov A.B. Mis on äriprotsesside reguleerimisel hästi ja mis halvasti ehk Kuidas luua “õiget” regulatsiooni. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2009.

4. Borges H.L. John Wilkinsi analüütiline keel. Raamatust "Uued uurimised" (1952) / raamatus. Borges H.L. Erinevate aastate proosa. M.: Vikerkaar. - 1989. - 320 lk.

5. GOST 3.1130-93. ESTD. Üldnõuded dokumentide vormidele ja vormidele (jõustunud Vene Föderatsiooni standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise komitee 31. jaanuari 1995. a otsusega nr 28).

7. GOST R 1.0-92 Vene Föderatsiooni riiklik standardimissüsteem. Põhisätted (kehtestatud Venemaa riikliku standardi dekreediga 1. juulist 1992 nr 7).

8. GOST R 1.5-92 Üldnõuded standardite ehitusele, esitlemisele, kujundamisele ja sisule (jõustunud Venemaa riikliku standardi määrusega 1. juulist 1992 nr 7).

9. GOST R 51141-98. Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused (kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 27. veebruari 1998. a määrusega nr 28).

10. GOST R 6.30-2003 ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele (jõustunud Venemaa riikliku standardi määrusega 03.03.2003 nr 65-st).

11. GOST R ISO 9000-2008 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Põhisätted ja sõnastik (kinnitatud föderaalse tehniliste eeskirjade ja metroloogiaameti 18. detsembri 2008. aasta määrusega nr 470-st).

12. GOST R ISO 9001-2008 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded (kinnitatud föderaalse tehniliste eeskirjade ja metroloogia agentuuri 18. detsembri 2008. aasta määrusega nr 471-st).

13. GOST R ISO 15926-1-2008 Tööstuslik automatiseeritud süsteemid ja integratsiooni. Töötlemistehaste, sealhulgas nafta ja gaasi elutsükli andmete integreerimine tootmisettevõtted. 1. osa. Ülevaade ja aluspõhimõtted (kinnitatud ja jõustatud föderaalse tehniliste eeskirjade ja metroloogia agentuuri 18. detsembri 2008. aasta korraldusega nr 619-st).

14. Demidov E.E. Andmebaaside kontekstimudelid. / Rakendus- ja tööstusmatemaatika ülevaade. - 2003. - v. 10, nr. 2. - lk. 641-642.

15. Demidov E.E. Teenindusettevõtte juhtimissüsteemi loomine. - Kontrollimine. - 2007. - nr 22. - lk. 40-50.

16. Demidov E.E., Berežkov S.I. Konsultatsiooniprojekti riskidest ehk Volgotankeri mälestusest. - Konsultant. - 2010. - nr 9. - lk. 30-34.

17. Juhtimise, planeerimise ühtne terminoloogia tööstuslik tootmine ja normeerimine materiaalsed ressursid(projekt). – M.: Gosplan. - 1971. - 95 lk.

18. Eliferov V.G., Repin V.V. Äriprotsessid. Reguleerimine ja juhtimine. – M.: Infra-M. - 2009. - 320 lk.

20. Kalašjan A.N., Kaljanov G.N. Struktuursed ärimudelid: DFD-tehnoloogiad. – M.: Rahandus ja statistika. - 2003. - 256 lk.

21. Kondratjev V.V., Kuznetsov M.N. Näitame äriprotsesse alates ettevõtte protsessimudelist kuni protseduurireegliteni välja. – M.: Eksmo. - 2008. - 256 lk.

22. Kuznetsov S.D. Andmebaasi põhialused. - M.: Interneti-Infotehnoloogiaülikool; BINOMIAL. Teadmiste labor. - 2007. - 484 lk.

23. Nikanorov S.P. Kontseptuaalsed meetodid. – M.: Kontseptsioon. - 2002. - 30 lk.

24. Dokumentidega töö korraldus: Õpik / Toim. prof. V.A. Kudrjajev. - 2. väljaanne, muudetud. ja täiendav – M.: INFRA-M, 2002. – 592 lk.

25. ORDMR 13-85. Tööstuse juhenddokument. Juhised. Tööde koosseis ja sisu meditsiinilise ja tehnilise ja majandusteabe valdkonnapõhiste klassifikaatorite väljatöötamise erinevatel etappidel (etappidel) (kinnitatud NSVL Tervishoiuministeeriumi meditsiinistatistika ja arvutitehnoloogia osakonna poolt 03.01.1986).

26. Raamatupidamise ja finantsaruandluse määrused Vene Föderatsioonis. (kinnitatud Vene Föderatsiooni Rahandusministeeriumi 29. juuli 1998. a korraldusega nr 34n, muudetud 24. detsembril 2010).

27. Vene Föderatsiooni valitsuse 16. mai 2011. a määrus nr 373 „Riiklike ülesannete täitmiseks vajalike haldusmääruste ja halduseeskirjade väljatöötamise ja kinnitamise kohta. avalikke teenuseid».

28. PR 45.02-97. Standardireeglid. Tööstuse standardimissüsteem. Regulatiivdokumentide väljatöötamise põhimõtted (kinnitatud ja jõustatud Vene Föderatsiooni riikliku sidekomitee kirjaga 26. detsembrist 1997 nr 7181).

29. PR 50.1.019-2000. Standardireeglid. Põhisätted ühtne süsteem tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe ning ühtsete dokumentatsioonisüsteemide klassifikatsioon ja kodeerimine Vene Föderatsioonis (kinnitatud 25. detsembri 2000. aasta Venemaa riikliku standardi määrusega nr 409-st; aegus 1. aprillil 2006).

30. PR 50.1.020-2000. Standardireeglid. Arengu järjekord ülevenemaalised klassifikaatorid(kinnitatud ja jõustatud Venemaa riikliku standardi dekreediga 25. detsembrist 2000 nr 409-st).

31. PR 50.1.024-2005. Standardireeglid. Ülevenemaaliste klassifikaatorite väljatöötamise, kasutuselevõtu ja rakendamisega seotud töö põhisätted ja töökord (kinnitatud ja jõustatud föderaalse tehniliste eeskirjade ja metroloogiaameti 14. detsembri 2005. aasta korraldusega nr 311-st).

32. Infosüsteemide projekteerimine: loengute kursus. / Grekul V.I., Deništšenko G.N., Korovkina N.L. - M.: Internetiülikool Infotehnoloogiad. - 2005. - 304 lk.

33. Rasskazova-Nikolaeva S.A., Shebek S.V. Ettevõtte standardid. Ideest õpetuseni. – M.: Raamatumaailm. - 2008. - 320 lk.

34. Rahmanin L.V. Stilistika ärikõne ja kontoridokumentide toimetamine. – M.: Kõrgkool. - 1988. - 239 lk.

35. RD 50-699-90. Juhised. Usaldusväärsus tehnoloogias. Üldreeglid rikete ja piirseisundite klassifikatsioon (kinnitatud NSVL Riikliku tootekvaliteedi juhtimise ja standardite komitee määrusega 29. detsembrist 1990 nr 3551).

36. Soovitused Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigivõimu täitevorganite riiklike ülesannete täitmiseks ja avalike teenuste osutamiseks halduseeskirjade väljatöötamise ja kinnitamise korra väljatöötamiseks. Kinnitatud haldusreformi valitsuskomisjoni 23. novembril 2010 nr 109.

37. Repin V.V. "Pussid" äriprotsesside reguleerimisest. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741 . - 2011.

38. Repin V.V. "Miinused" äriprotsesside reguleerimisest? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736 . - 2011.

39. Repin V.V. Ettevõtte äriprotsessid: ehitus, analüüs, reguleerimine. – M.: Standardid ja kvaliteet. - 2007. - 240 lk.

40. Repin V.V. Äriprotsesside õigete skeemide loomise omadused. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708 . - 2011.

41. Rother M., Shook J. Õppige nägema äriprotsesse: väärtusvoo kaardistamise praktika. – M.: Alpina Business Books. - 2008. - 144 lk.

42. Juhtimisdokumentide tekstide ühtlustamine. Juhised (kinnitatud NSVL Peaarhiivi poolt). M.: ENSV Peaarhiiv; Üleliiduline dokumentatsiooni ja arhiivinduse uurimisinstituut, 1982.

43. Fayol A. Üld- ja tööstusjuhtimine. – M.: Controlling, 1992. – 111 lk.

44. Foucault M. Sõnad ja asjad. Humanitaarteaduste arheoloogia. Peterburi: A-kad. - 1994. - 408 lk.

45. Eco W. Vertigo: kujutiste, mõistete, objektide ringlus. M.Slovo. - 2009. - 406 lk.

46. ​​Kontoritöö entsüklopeedia. / Juhtimisdokumentatsiooni kompetentsikeskus. http://www.edou.ru

47. Jamolejev R. Nõuded protsessimudelites ja tootmistegevuse standardiseerimisel kasutatavate terminite raamatukogule masinaehitusettevõte. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogo_predpriyatiya. - 2012.

Termin (ladina terminist - piir, piir) on sõna või fraas, mis on mõne teaduse, tehnoloogia, kunsti jne valdkonna teatud kontseptsiooni nimi. Erinevalt tavasõnavaralistest sõnadest, mis on sageli polüsemantilised ja kannavad oma tähendust. emotsionaalne värvimine, on rakenduse piires üheselt mõistetavad ja väljendusvabad.

W. Herschel: "Arutluskäiku on võimatu tuua selgust, kui seda esmalt definitsioonidesse sisse ei viida."

Sõnastik (lat. glossarium - "sõnakogumik") - mis tahes teadmiste haru väga spetsiifiliste terminite sõnastik koos tõlgenduse, mõnikord teise keelde tõlkimise, kommentaaride ja näidetega.

Tesaurus (kreeka keelest - aare) on sõnastik, mis iseloomustab ainevaldkonna termineid mitte ainult definitsioonide kaudu, vaid ka selle termini seoste kaudu teiste terminite ja nende rühmadega.

Andmebaasi haldamise seisukohalt iseloomustame üksikut numbrit kasutades üksikut objekti (kirje tabelis). Veelgi enam, sõnastusega "sõlmitud lepingust tuleneva kohustuse täitmist kinnitav dokument" viitame sellele, et ühe kohustuse täitmise kinnituseks saab ühe põhidokumendi omistada ainult ühele lepingule. Mitmuse kasutamine peab vastama suhtetüübile "üks-mitmele". Esialgselt välja pakutud sõnastuses puudub nii täiendav infokoormus kui ka vajalik kindlus: pole selge, kas mitme lepingu alusel on lubatud ühe algdokumendiga mitut kohustust “sulgeda”, kas on vaja süstematiseerida ja säilitada algdokumendid seotud lepingutega, millega need on seotud, või neid võib hoiustada eraldiseisvas hunnikus.

Paljudes terminoloogilistes GOST-ides on kasutamiseks vastuvõetamatud sünonüümid konkreetselt antud (märgiga "NDP").

Niisiis, GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja definitsioonid“ loeme kahetsusega: „39 dokumendi üksikasjad: Ametliku dokumendi vormistamise kohustuslik element“; "49 dokumendi vormistamine: dokumentatsioonireeglitega kehtestatud vajalike üksikasjade kirjapanemine."

Üks osa nende reeglite süsteemist on andmebaaside nn normaliseerimise reeglid. Üldiselt peaks korrektselt koostatud sõnastik koos klassifikaatorite ja teatmeteostega olema piisav reguleeritud protsessi teabetoeks vajaliku andmebaasi kirjeldamiseks.

Näiteks sait www.sokr.ru venekeelsete lühendite jaoks.

Mõistele "protsess" või "äriprotsess" ei ole üldtunnustatud määratlust. Ilmselt saab selle mõiste õige definitsiooni anda selle vajalike atribuutide loetlemisega ja nendevaheliste seoste esialgse selgitamisega, nagu seda tehakse allpool. Sellise "definitsiooni" tekst osutub ülemäära pikaks, kuid õigeks. Lühiheuristilise definitsioonina võib kasutada järgmist: äriprotsess on sihipärane, teatud viisil organiseeritud tegevus teatud ainevaldkonna piires.

Mõiste "intsident" on määratletud tsiteeritud dokumendis; samas dokumendis kirjeldatakse Liisinguvõtja ja Liisinguandja vahelise suhtluse korda vahejuhtumi korral.

IDEF0 terminoloogias nimetatakse selliseid objekte vaadeldava protsessiga (täpsemalt funktsiooniga) seoses "piiranguga".

Näiteks selle seadme töö algusest.

Tuletame meelde, et kui normatiivakti tekstis on terminid, kogused jne. on näidatud numbritega, siis neile järgneb sulgudes vastav väärtus sõnades koos suur algustäht: "... hiljemalt 2 (kahe) tööpäeva jooksul...", "... 10 (kümne) ühiku ulatuses...".

Ajaühiku märkimisel tuleks olla ettevaatlik; eelkõige tuleks vahet teha töö- ja kalendripäevadel.

Selleks et kehtestada määrustes või muudes kohalikes määrustes lisafunktsioone, õigused ja kohustused ei läinud vastuollu ametijuhendiga, piisab, kui lisada ametijuhenditesse sätted, et: „töötaja ... juhindub ... muudest Ettevõtte kohalikest määrustest“, „töötaja täidab ülesandeid“. ... mis on talle määratud ettevõtte muude kohalike eeskirjadega", "töötajal on õigused, mis on kehtestatud ettevõtte teiste kohalike eeskirjadega", "töötaja kannab ... vastutust juhtudel, mis on ette nähtud ettevõtte muudes kohalikes eeskirjades". ", jne. On selge, et ametijuhendis või allüksuse määruses on vaja loetleda kõik Ettevõttes “nimeliselt” saadaval olevad kohalikud eeskirjad ainult hädaolukorras.

Kontrollide (auditite) käigus kontrollitakse muuhulgas protsessi läbiviimise dokumenteeritud tulemuste vastavust tegelikele; seetõttu peaksid protsessiga kaasnevad dokumendid sellist kontrolli võimaldama.

Selle aja piiramiseks on määruse tekstis kirjas: „teeb otsuse<характеризуется вопрос, по которому принимается решение>õigel ajal hiljemalt<указывается срок>aastast<дается описание события, инициировавшего процесс>».

Klassifikaator - normatiivdokument, mis esindab klassifikatsioonirühmade ja/või klassifitseerimisobjektide nimede ja koodide süstemaatilist kogumit.

Kataloog - dokument (organisatsioonis - normatiivne), mis esindab teatud teavet süstemaatilisel kujul, mis on määratud teabe klassifitseerimistunnustega.

Klassifitseerimine on esimene samm tõeliselt teadusliku teadmise loomise suunas. H.L. Borges viitab "teatud Hiina entsüklopeediale", mis ütleb, et "loomad jagunevad: a) keisrile kuuluvad, b) palsameeritud, c) taltsutatud, d) imetavad sead, e) sireenid, f) vapustavad, g) hulkuvad koerad, h) kuuluvad meie klassifikatsiooni, i) märatsevad nagu hullus, j) lugematu arv, k) joonistatud väga õhukese kaamelikarvaharjaga, m) ja teised, n) lihtsalt kannu lõhuvad, o) näivad kärbsed vahemaa" (vt ka , ).

B toob näite, kui ettevõtte äriprotsesside ühtlustamise töörühm "väljastas" juhitavatele ettevõtetele tüüpiliste äriprotsesside loendi, mille hulgas oli ka "Tehnoloogiliste protsesside juhtimine", ilma kommentaarideta. Kohapeal on "tehnoloogilisi protsesse" tõlgendatud erinevalt: peamise juhtimine tootmisseadmed, tehnoloogiliste protsesside arendamine, tootmise korraldamine.

Objekti atribuudi väärtuse määrab kontekst, milles seda objekti vaadatakse. Sellest tulenevalt on atribuudi väärtuse õigeks sisestamiseks dokumenti vaja konteksti iseloomustada. Sellised üksikasjad nagu organisatsiooni nimi, koht, dokumendi koostamise aeg, dokumenteeritud toimingu koht ja aeg seavad kõige üldisema konteksti. Lisaks määratakse näiteks kululimiit konkreetsele osakonnale, teatud periood konkreetse kuluartikli jaoks. Kõik see on "kululimiidi" objekti väärtuse kontekst. Vastavalt sellele peab kululimiiti määratleva dokumendi vorm sisaldama viidet kõikidele konteksti moodustavatele objektidele: osakond, periood, kuluartikkel.

Dokumendivormide kõige üldisemad nõuded sisalduvad GOST 3.1130-93. "ESTD. Üldnõuded vormidele ja dokumentide vormidele ", samuti GOST R 6.30-2003" Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele".